KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 27. november 2013 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 6/13 TID: kl. 12:00 STED: Møterom «Utsikten», Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 37/13 GODKJENN1NG AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. OKTOBER 2013 PS 38/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 39/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE». GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN PS 40/13 RETNINGSLINJER FOR AVSLUTNING OG BEHNDLING AV REGNSKAP FOR 1NVESTERINGSPROSJEKT I MOLDE KOMMUNE PS 41/13 NKR.F's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAGELSE PS 42/13 OPPFØLGINGSLISTE PS 43/13 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksen molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Finn Myrland (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 37/13 Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. OKTOBER 2013 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 15. oktober 2013 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: MØTEPROTOKOLL Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: 5/ kl kl Møterom «Utsikten», Molde rådhus 29/13 36/13 Are Krohn Venås, (Frp) Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Finn Myrland, leder (Ap) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Harald Valved (Sp) Rolf Magnus Orø, varamedlem (Sv) Rolf I. Gaasø (V) Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede (under sak 30/13) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 31/13) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. PS 29/13 PS 30/13 PS 31/13 PS 32/13 PS 33/13 PS 34/13 PS 35/13 PS 36/13 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 REFERAT OG ORIENTERINGER MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2013 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2013 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2013 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 5

4 PS 29/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 16. september 2013 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Møteleder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 30/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 12/13 Økonomireglement for Molde kommune revidering saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 60/13 RS 13/13 Finansreglement for Molde kommune - saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 61/13 Orienteringssaker: Sekretær orienterte til referatsakene. OS 11/13 Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune dokumentasjon av lukking av avvik orientering fra administrasjonen Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede viste til tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal som avdekket 2 avvik og orienterte innledningsvis om forståelsen av Helse- og omsorgstjenestelovens kap. 9. Hegdal redegjorde for det arbeidet som var gjort for å lukke avvikene. Avvik nr. 1 bygger bl.a. på at vedtakene som fattes mangler beskrivelser og vurdering av faktiske forhold som ligger til grunn for vedtaket og opplysninger om hva innholdet i tjenestene skal være, samt begrunnelse for vedtaket. Avvik nr. 1 er ikke lukket da fylkesmannen har underkjent de endringer i vedtakene som Molde kommune har gjort etter tilsynet. Avvik nr. 2 viste til at Molde kommune ikke sikrer at tjenestetilbud til personer med psykisk utviklingshemming er i samsvar med reglene i helse- og omsorgstjenestelovens kap. 9. Avviket bygger på brudd på lovens 8 og 9, samt intemkontrollforskriftenes 3 og 4. Avvik nr. 2 er nå lukket. Side 2 av 5

5 Hegdal orienterte videre om de daglige utfordringer tjenesten har og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for en god og fyldig orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 31/13 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2013 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2013, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget vil igjen bemerke at de ser alvorlig på kommunens økonomiske situasjon og forutsetter at de tiltak som rådmann har iverksatt for å redusere årets prognoserte merforbruk blir gjennomført. Kontrollutvalgets behandling Økonomisjef Kurt Magne Thrana redegjorde for den økonomiske situasjonen for kommunen og årsprognosene for Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte enkelte poster i regnskapet. Møteleder takket økonomisjefen for god orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 32/13 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 33/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2013 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2013 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Side 3 av 5

6 Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens rapport og svarte på spørsmål til rapporten og uavklarte forhold. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 34/13 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2013 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2013, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om innholdet i planen og redegjorde for de risikoforhold som er konstater i Molde kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 35/13 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet i møte , sak PS 37/12. Kontrollutvalget ønsket å følge denne saken videre og ba revisjonen legge fram en statusrapport i løpet av : Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en statusrapport til utvalgets første møte i Evaluering ev. revidering av gjeldende okonomireglement På bakgrunn av kommunens betydelige økonomiske utfordringer, ble praktiseringen av økonomireglementets overordnede prinsipper som gjelder merforbruk og mindreforbrnk stilt i bero, jmfr. k-sak 51/09. Under behandling av saken i kommunestyret ble det vedtatt at rådmannen skal forberede sak om evaluering og eventuelt revidering av gjeldende økonomireglement : Revidert økonomireglement er vedtatt av kommunestyret i k-sak 60/13. Saksframlegg og protokoll er lagt fram for kontrollutvalget i dagens møte i referatsak RS 12/13. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/helsetilsynet har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenester til personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune og bruk av tvang og makt overfor disse. Tilsynet avdekket 2 avvik. Tilsynsrapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møte som ønsket å følge opp at kommunen setter i verk tiltak for å lukke avvikene : Orientering gitt i dagens møte av Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede. Hegdal redegjorde for det arbeidet som var gjort for å lukke Side 4 av 5

7 avvikene. Avvik nr. 1 er ikke lukket da fylkesmannen har underkjent de endringer i vedtakene som Molde kommune har gjort etter tilsynet. Avvik nr. 2 er lukket. Kontrollutvalget anser saken fra sin side som avsluttet. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer: Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune dokumentasjon av lukking av avvik Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker til oppføring på oppfølgingslisten Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) PS 36/13 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Kontrollutvalget har konkludert tidligere med at de ønsket å besøke Råkhaugen omsorgssenter. Hensikten med besøket var å få omvisning på senteret og få en orientering om institusjonens funksjon som lokalmedisinsk senter og dagsenter. Dette er ikke lenger aktuelt da Råkhaugen omsorgssenter har fått endret funksjon. Kontrollutvalget konkluderte med at saken utsettes til neste møte. Dato for neste møte Iflg. møteplan er kontrollutvalgets neste møte berammet til tirsdag 3. desember. Av forskjellige grunner må dato for dette møtet endres. Dato for neste møte foreslås endret til : Torsdag 5. desember. Da det var stort forfall til dagens møte, ble sekretæren bedt om å sende ut e-post til de øvrige utvalgsmedlemmene og be om bekreftelse på endret møtedato. Are Krohn Venås møteleder Evy Olin Strømme Rolf I. Gaasø Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5

8 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe /06 Arkiv: 033 Saksbehandler: Åse S. Eriksen Dato: Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 38/13 Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 14/13 RS 15/13 RS 16/13 Utredning om ny felles revisjonsordning i Møre og Romsdal saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 96/13 Rullering av eiermelding 2013 saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 97/13 (vedlagt) Oppfølging av politiske vedtak - saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 113/13 (vedlagt) RS 17/13 Møteprotokoll fra styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal (vedlagt) Orienteringssaker: OS 12/13 einfo 13/6 Spørsmål om ugildhet for representanter for eierkommuner infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert (vedlagt) OS 13/13 OS 14/13 einfo 13/7 Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert (vedlagt) Rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A i Molde kommune (ingen avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

9 Behandling Ordfører Torgeir Dahl (H) fremmet følgende7orslag: Molde kakmmunestyre viser til uttalelsene fk,a Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Oppland fylkeskonmune som understreker betydr?frigen av de nasjonale retningslinjene for arealpolitikk (samordne't areal- og transportplanleggi g) og som tilsier at store, arbeids- og besøksintensive virksomheter bør styrke eksisterende b)ier/bysentre og deres kollektivknutepunkter. Molde kommunestyre forutsetter at disse problemstillingene utredes under respektive tema i konsekvensutredningen. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtaft. Ordførerens fremsatté forslag bé enstemmig vedtatt. PS 95/13 China House Deng Xia as, org.nr Søknad om ny skjenkebevilling i lokaler i Strandgaten 10 Saksprotokoll i Molde kdrnmunestyre Vedtak Under henvisning til foreliggendsøknad datert , alkoholloven 1-4b, 1-6, 1-7, 1-7a,b,c, 4-2, 4-3 og 4-4, RetningSlinjer for salg og skjenking av alkoholholdig drikk i Molde kommune, samt neckennevnte vilkkr knyttet til den enkelte bevilling, gis China House Deng Xia as, org.nr , skjenkebevklling for alkoholholdig drikk gruppe 1, 2 og 3 (fra 2,5 til 60 volumprosent alkohol) for lokale og 4grenset uteareal, for perioden fram til : \ Molde kommune ønsker å motvirke\kombinasjon alkohol og pengespill. Bevillingshavere forutsettes derfor ikke, å tillate noen form for pengespill i lokaler hvor det skjenkes alkohol. Omsetningsoppgave for omsatt menge alkoholholdig drikk innsendes og bevillingsgebyret betales innen fastsatt frist. \, Bevillingshavere har plikt til å delta i dial6,gmøte med kommunen. Arealer for uteservering forutsettes avgreset med gjerde eller lignende mot fortau, slik at alminnelig ferdsel ikke hindres. Som styrer og stedfortreder godkjennes henholdsvis Ming Xia Deng og Frank Jansen. Behandling Innstilling første avsnitt ble vedtatt med 41 mot 5 stemmer. Det ble votert samlet over de 4 kulepunktene og innstillingens siste setning som ble enstemmig vedtatt. PS 96/13 Utredning om ny felles revisjonsordning i Møre og Romsdal Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak 1. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å utrede alle sider ved å inngå i et interkommunalt samarbeid mellom kommunene i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal og Møre og Romsdal fylkes-kommune

10 om en felles revisjonsordning. Utredningen skal legges fram for kommunestyret før eventuelle forhandlinger. 2. Dersom det er ønskelig fra andre kommuner/revisjonsdistrikt om å slutte seg til den interkommunale revisjonsordningen, gir kommunestyret kontrollutvalget fulimakt til å innlemme disse i utredningen. 3. Kommunestyret velger kontrollutvalgets leder til å være kommunens representant i et representativt organ som skal utnevne styringsgruppen for prosjektet og fastsette mandatet for utredningen. Behandling Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. RS 4/13 Protokoil fra Kontrollutvalgets møte Møteprotokollen ble tatt til orientering. Torgeir Dahl ordfører Hege Merethe Gagnat Frank G. Lien

11 Molde kommune Rådmannen Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: /580-3 Ann-Mari Abelvik Saksframlegg Rullering av eiermelding 2013 Utval ssaksnr 131/13 97/13 Utval Molde formannska Molde kommunestyre Møtedato Saksprotokoll 1Molde formannskap Formannskapets innstilling 1. Eiermeldingens pkt. 3.6,vurderinger ved valg av selskapsform, brukes ved fremtidige selskapsdannelser. 2. Ordfører delegeres myndighet å representere Molde kommune i selskapenes generalforsamlinger. Medlemmer av formannskapet/rådmannen kan bistå ordfører. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører. 3. Formannskapet delegeres myndighet til å kunne foreta mindre vesentlige endringer i selskapenes vedtekter. 4. Det fremmes egen sak der hvor det er aktuelt å vurdere enkelte selskaps virksomhet på nytt, da slik vurdering er for omfattende til å undergis en tilstrekkelig behandling i en eiermelding. 5. Overordnede styringsprinsipp slik de er presentert i kapittel 11 skal gjelde. Herunder presiseres: Ved valg av styremedlemmer skal kriterier som fremgår i pkt.11.2 vektlegges. Ved fastsettelse av styrehonorar og lederlønn skal kriterier som fremgår i pkt vektlegges. Kommunens lønnsstrategiske plan og reglement for godtgjørelse til foikevalgte skal legges til grunn. Selskapene skal drives ut fra god forretningsskikk, ta samfunnsansvar og gjenkjennes med kommunens verdier i sin daglige drift. Jf. punkt Kommunal- og regionaldepartementets anbefalinger i veileder for praktisering av kommunelovens og forvaltningslovens regler om inhabilitet i kommuner skal følges. 7. Styremøter KF og IKS skal være åpne møter. Likeså representantskapsmøter i IKS. 8. Molde kommunestyre ber rådmannen gjennomføre salg av aksjene i Godtfred Liesplass 1 AS til Molde kommunale pensjonskasse. 9. Meldingen rulleres hvert 2. år. 10. For øvrig tas meldingen til orientering. Behandling Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Side 5

12 Rådmannens forslag til innstilling 11. Eiermeldingens pkt. 3.6,vurderinger ved valg av selskapsform, brukes ved fremtidige selskapsdannelser. 12. Ordfører delegeres myndighet å representere Molde kommune i selskapenes generalforsamlinger. Medlemmer av formannskapet/rådmannen kan bistå ordfører. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører. 13. Formannskapet delegeres myndighet til å kunne foreta mindre vesentlige endringer i selskapenes vedtekter. 14. Det fremmes egen sak der hvor det er aktuelt å vurdere enkelte selskaps virksomhet på nytt, da slik vurdering er for omfattende til å undergis en tilstrekkelig behandling i en eiermelding. 15. Overordnede styringsprinsipp slik de er presentert i kapittel 11 skal gjelde. Herunder presiseres: Ved valg av styremedlemmer skal kriterier som fremgår i pkt.11.2 vektlegges. Ved fastsettelse av styrehonorar og lederlønn skal kriterier som fremgår i pkt vektlegges. Kommunens lønnsstrategiske plan og reglement for godtgjørelse til folkevalgte skal legges til grunn. Selskapene skal drives ut fra god forretningsskikk, ta samfunnsansvar og gjenkjennes med kommunens verdier i sin daglige drift. Jf. punkt Kommunal- og regionaldepartementets anbefalinger i veileder for praktisering av kommunelovens og forvaltningslovens regler om inhabilitet i kommuner skal følges. 17. Styremøter KF og IKS skal være åpne møter. Likeså representantskapsmøter i IKS. 18. Molde kommunestyre ber rådmannen gjennomføre salg av aksjene i Godtfred Liesplass 1 AS til Molde kommunale pensjonskasse. 19. Meldingen rulleres hvert 2. år. 20. For øvrig tas meldingen til orientering. Saksopplysninger Molde kommune utarbeidet eiermelding i Den ble vedtatt i KS-sak 74/11: Det ble gjort følgende vedtak: Eiermeldingens pkt. 3.6,vurderinger ved valg av selskapsform brukes ved fremtidige selskapsdannelser. Kommunestyret delegerer til ordfører å representere i selskapenes generalforsamlinger. Medlemmer av formannskapet/eierutvalget kan bistå ordfører. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører. Det fremmes egen sak der hvor det er aktuelt å vurdere enkelte selskaps virksomhet på nytt, da slik vurdering er for omfattende til å undergis en tilstrekkelig behandling i en eiermelding. Kommunestyret ber om at det legges frem en egen sak som redegjør for de nye habilitetsreglene for folkevalgte og en drøfting av de konsekvenser disse nye reglene vil ha for kommunens sammensetning av styrer. Det bør også drøftes hvordan de nye reglene kan påvirke hvordan vi organiserer ivaretakelsen av vår eierrolle, ref forslaget om bruk av eierutvalg. Kommunestyret delegerer til formannskapet å kunne foreta mindre vesentlige endringer i selskapenes vedtekter. Eierutvalget kan fremme forslag om dette. Det arrangeres en årlig "Eierdag" for kommunestyret hvor selskapene presenter status og utfordringer Ved valg av styremedlemmer skal vektlegges ktiterier som fremgår i pkt.11.2 Ved fastsettelse av styrehonorar og lederlønn skal det vektlegges kriterier som fremgår i pkt Kommunens lønnsstrategiske plan skal legges til grunn. Molde kommune ønsker å bruke bestemmelsen om offentlige anskaffelser 3-12 i lov om offentlige anskaffelser for alle selskap som kommunen har eierskap til. Selskapene skal drives ut fra god forretningsskikk, ta samfunnsansvar og gjenkjennes med kommunens verdier i sin daglige drift. Styremøter KF og IKS skal være åpne møter.likeså representantskapsmøter i IKS Side 6

13 Meldingen rulleres hvert 2. år. For øvrig tas meldingen til orientering Eiermeldingen skal rulleres hvert 2. år. Herved legges Molde kommunes eiermelding frem for første rullering. Eiermeldingen som er vedlagt er pr Kjente endringer i 2013 er beskrevet i saken. Det er særlig vektlagt å oppdatere i eiermeldingen i forhold til nye regler for inhabilitet. Dette er en presisering om at Molde kommune skal praktisere regler for inhabilitet slik det er anbefalt i veileder fra kommunal- o re ionalde artementet ut itt i og som Kommunestyret vedtok i møte den sak skal gjelde for kommunens virksomhet. Molde kommune forvalter betydelige verdier. En stor del av disse verdiene eies gjennom kommunale foretak, interkommunalt samarbeid, interkommunale selskap aksjeselskap eller stiftelse. Eierskapsmeldingen skal vurdere kommunen som eier, i relasjon til disse selskapene. Meldingen skal være et av bidragene i til å bygge opp et helhetlig og forutsigbart eierskap og den skal legge grunnlaget for gode rutiner både når det gjelder å utvikle eierstrategi og utøve eierskap. Det er politikernes oppgave å vedta slike eierstrategier. Det finnes flere alternative kriterier å dele inn kommunens eierskap i ulike selskap etter. I denne eiermeldingen er presentasjonen av selskapene inndelt etter organisasjonsform - aksjeselskap, interkommunalt selskap, interkommunalt samarbeid eller stiftelse. Selskapene kan inndeles etter kommunens motivasjon for eie eller formålet med eierskapet. For en offentlig virksomhet, som en kommune, vil en kunne snakke om investeringer i eierskap som er politisk betinget. Ofte vil disse ha en karakter som vil være av samfunnsnyttig karakter. På den annen side kan eierskap være finansielt betinget. Det betyr at eiers motivasjon for eierskapet er økonomisk avkastning. Noen ganger kan formålet med å eie være en blanding både politisk og finansielt motivert. En slik inndeling kan være med å bevisstgjøre eierne hva man kan forvente av eierskapet og hvilke krav en kan stille i rammeverket. I oversikten over de ulike selskapene er det derfor tatt med en vurdering av hvilket formål som eierskapet har. I denne saken vil rådmannen kommentere særskilt noen eierskap i tillegg til det som er nevnt i eiermeldingen: Istad AS Molde kommune har 34 % aksjeandel i Istad. Siste årene har Molde kommune hatt et utbytte på mellom 10 og 14 mill. kroner hvert år. Istad-konsernet gikk i 2012 med et samlet underskudd på 29,2 millioner kroner før skatt. Nedskriving av verdier i fjernvarmeanlegget på Arø har påvirket resultatet, sammen med svake resultater fra Istad Tekniske. Dermed blir det ikke betalt utbytte til eierne. Alternativ plassering i finansmarkedet kan gi bedre økonomisk avkastning. På den annen side må dette vurderes opp mot det politiske og langsiktige motivet for å eie aksjene. En evt. vurdering av salg av aksjene i Istad må evt. legges frem som egen sak. Godtfred Lies- lass 1 AS I KS-sak 50/13 «Strategier, behov og prinsipp for anskaffelse av kontorlokaler» var et av punktene i vedtaket at eierstrukturen for Godtfred Lies-selskapene skal vurderes. I tidligere fremlagt eiermelding har det også vært signalisert at Molde kommunale pensjonskasse bør være eier av Godtfred Lies-plass 4. I KS-sak 59/07 «Pensjonsløsning for Molde kommune» er Godtfred Lies-plass 4 foreslått overført til Molde kommunale pensjonskasse. Det er hittil gode Side 7

14 erfaringer ved at Molde kommunale pensjonskasse eier bygg og leier de ut som kontorlokaler til kommunen. Jf. ordningen for, Rådhuset, Storgata 31 og nå Storgata 33 (Sparebankbygget) For videre å kunne benyttes som kontorlokaler må Godffred Lies-plass 4 renoveres. I Godtfred Lies-plass1 AS er det ikke økonomiske ressurser til å kunne gjennomføre en slik omfattende renovering som det er behov for. Situasjonen er derfor kanskje moden for at Molde kommunale pensjonskasse blir tilbudt å kjøpe aksjene i Godtfred Liesplass1AS. Prisfastsettelsen på aksjene må evt. relateres til en ny verditakst og ny tilstandsrapport for bygget. Den må også sees i sammenheng med nødvendige fremtidige investeringer i renovering, gjeld og Molde kommune sin evne til å betale husleie. Molde kommunale pensjonskasse sine samlede investeringer i bygget vil ha innvirkning på hvor mye Molde kommune må betale i husleie for kontorlokalene. Molde kommunale pensjonskasse beregner en avkastning på investeringer på 8 % pr år. Hvseskiæret AS I brev til Molde kommune blir kommunene orientert om følgende: Styret i Hyseskjæret AS gjorde på styremøte følgende vedtak: Styret konstaterer at det ikke er mulig å få Hjertøyruta i driftsbalanse uten betydelige årlige tilskudd. Styret orienterer Molde kommune og Romsdalsmuseet om at dersom de i fellesskap ikke kan sikre årlige tilskudd som dekker Hjertøyrutas underskudd, vil Hyseskjæret AS fristille konsesjonen for persontrafikk i nite mellom Molde og Hjertøya. Dersom rederiets båt «Turøy» ikke kan bortleies eller drive chartertrafikk til tilfredsstillende priser, vil styret legge ut båten for salg. N e eierinteresser i 2013: Molde Bom en eselska AS I KS-sak 23/13 ble det vedtatt å opprette bompengeselskap med formål å arbeide for og medvirke til realisering av tiltak på vegnettet i Molde som vil bedre trafikkavviklingen og øke trafikksikkerheten. Det skal legges til rette for god fremkommelighet for myke trafikanter og et godt kollektivtilbud. Selskapet skal administrere og kreve inn bompenger i henhold til avtaler som inngås med staten etter samtykke fra Stor-tinget, jf veglovens 27. Selskapet skal stå som formell utbygger av tiltakene, forvalte bompengemidler og annen tilført kapital samt annen virksomhet som naturlig hører under et slikt selskap. Selskapet har ikke som formål å skaffe økonomisk utbytte til aksjonær. Aksjekapitalen er 1.mill kr. Molde kommune er eneaksjonær. Kvstlab AS Det ble vedtatt at Molde kommune skulle delta aksjeemisjon i Kystlab AS med kr ,-. Kommunens kontantinnskudd ble finansiert ved bruk av kommunens ubundne investeringsfond. Bakgrunnen for ønsket om kapitalutvidelse var først og fremst begrunnet i investeringer som selskapet gjennomførte i Kjøp av 80 pst av Fiske-Liv AS: 2,5 mill. kroner Kjøp av 49 pst av TrollheimsLab AS: 0,8 mill. kroner Nye lokaler i Molde: 1,0 mill. kroner ROR-IKT. I KS-sak 68/13 ble det vedtatt at Molde kommune går inn i interkommunalt IKT-samarbeid fra Samarbeidet er en kombinasjon av kommunelovens 28 vertskommunesamarbeid og interkommunalt samarbeid med styre 27. ROR-IKT vil være Molde kommunes leverandør og utfører av IKT-tjenester. Andre medlemskommuner: Rauma, Vestnes, Aukra, Midsund. Interkommunalt samarbeid innen barnevernsteneste med Eide Side 8

15 Molde kommune inngikk interkommunalt verskommunesamarbeid med Midsund fra 2009 og Aukra fra 1. mars Molde kommune er vertskommune. I KS-sak 13/13 ble det vedtatt at Eide kommune også er med i samarbeidet. N or aniserin av Molde utleieboli er KF Molde eiendom KF o Molde B drift I KS-sak ble det vedtatt at Molde Eiendom KF og Molde Utleieboliger KF slås sammen til ett foretak under betegnelsen Molde Eiendom KF. Molde Bydrift ble beholdt som selvstendig enhet med følgende organisatoriske endringer: Renholdsvirksomheten ble lagt til Molde Eiendom KF Park og idrett ble lagt til Kulturtjenesten. Vurdering av økonomiske konsekvenser Ingen økonomiske konsekvenser som følger direkte av saken. Arne Sverre Dahl Magne Orten Vedlegg 1 Eiermelding Molde kommune 2013 pr Side 9

16 Hans-Olav Solli Even Røsok Dahl Eva Britt Mauseth Ingrid S ra Amundsgård Geir Bæ kelund Ingrid Kv nde Elisabeth hoem Arvid Karlsh n Gerda Tolaa9 Varamedlemmr som møtte: Navn Jens Ove Nakken, Lina Jenset Hjelset Jarle Risnes Hege Eikrem Risnes\, Rolf Helge Røsberg Jonfinn Fløtre Stine Johnsen Strande Morten Arne Lunde Øystein Eik / Magnhild Heibierg Solli Møtte for Geir Blakstad Hans-Olav Solli Even Røsok Dahl Eva Britt Mauseth Ingrid Sara Amundsgård Geir Bækkelund Ingrid Kvande Elisabeth Hoem Arvid Karlsen Gerda Tolaas AP V SP Re resenterer AP V SP Kommune*ret var derved rebresentert med 47 voterende. Innledniligsvis var det overrekkelse av gave fra Velsign Molde til Molde kommune. Det fremkom ikke merknader til innkalling og saksliste. TiVå underskrive dagens protokoll sarnmen med ordføreren ble Mali Grotli Gundersen (H) og Rolf Arne Hamre (SP) valgt. Protokollen fra kommunestyrets møte ble enstemmig godkjent. Følgende saker ble behandlet: PS 97/13 Rullering av eiermelding Molde kommune 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak 1. Eiermeldingens pkt. 3.6,vurderinger ved valg av selskapsform, brukes ved fremtidige selskapsdannelser. 2. Ordfører delegeres myndighet å representere Molde kommune i selskapenes generalforsamlinger. Medlemmer av formannskapet/rådmannen kan bistå ordfører. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører. 3. Formannskapet delegeres myndighet til å kunne foreta mindre vesentlige endringer i selskapenes vedtekter. 4. Det fremmes egen sak der hvor det er aktuelt å vurdere enkelte selskaps virksomhet på nytt, da slik vurdering er for omfattende til å undergis en tilstrekkelig behandling i en eiermelding. 4 a) En slik sak fremmes snarest om Istad AS. 5. Overordnede styringsprinsipp slik de er presentert i kapittel 11 skal gjelde.

17 Herunder presiseres: Ved valg av styremedlemmer skal kriterier som fremgår i pkt.11.2 vektlegges. Ved fastsettelse av styrehonorar og lederlønn skal kriterier som fremgår i pkt vektlegges. Kommunens lønnsstrategiske plan og reglement for godtgjørelse til folkevalgte skal legges til grunn. Selskapene skal drives ut fra god forretningsskikk, ta samfunnsansvar og gjenkjennes med kommunens verdier i sin daglige drift. Jf. punkt Kommunal- og regionaldepartementets anbefalinger i veileder for praktisering av kommunelovens og forvaltningslovens regler om inhabilitet i kommuner skal følges. 7. Styremøter KF og IKS skal være åpne møter. Likeså representantskapsmøter i IKS. 8. Molde kommunestyre ber rådmannen gjennomføre salg av aksjene i Godtfred Liesplass 1 AS til Molde kommunale pensjonskasse. 9. Meldingen rulleres hvert 2. år. 10. For øvrig tas meldingen til orientering. Behandling Kåre Ellingsgård (AP) fremmet følgende forslag: Forslag til underpunkt til punkt 4: 4 a). En slik sak fremmes snarest om Istad AS. Alternativt forslag til innstillingens punkt 8: Molde kommunestyre ber rådmannen utarbeide saksframlegg om salg av aksjene i Gotfred Lies plass 1 AS til Molde kommunale pensjonskasse Torgunn Johanne Nerland (KRF) fremmet følgende forslag: Punkt 9 b). Det gis en rapport til kommunestyret en gang per år. Voterino: Innstillingens punkt 1-4 ble enstemmig vedtatt. AP's fremsatte forslag til punkt 4 a) ble vedtatt med 24 mot 23 stemmer. Innstillingens punkt 5-7 ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom innstillingens punkt 8 og AP's fremsatte forslag der sistnevnte falt med 21 mot 26 stemmer. Innstillingens punkt 9 og 10 ble enstemmig vedtatt. KRF's fremsatte forslag til punkt 9 b) falt med 22 mot 25 stemmer. PS 98/13 Sama eidsa le for ROR-IKT Saksprotokoll i Mold ko munestyre Vedtak 1. Vedlagt sam eids aytale, for vertskommunesamarbeidet i ROR-IKT(koml 28 1b) godkjennes Avtalen t r i kraft Kostnade e som følge v avtalen dekkes av ROR-IKTs driftsbudsjett. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt

18 7 PS 112/13 Prosjekt 276,9 Langmyra barnehage renovering - sluttrapport Saksprotokåll i Molde kommunestyre Vedtak Sluttrapport med s utbedring av uteo regnskap for prosjektet 2769 Langmyra Barnehage renovering og de, godkjennes. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 113/13 Oppfølging av politiske vedtak Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr til etterretning. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 114/13 Moldebadet KF Valg av nytt styre for perioden frem til 2015 etter vedtektsendring SaksjrotokolI i Molde kommunestyre Vedtak k, Som medla..mmer og varåmedlemmer i styret for Moldebadet KF for perioden frem til 2015 velges: Medlemmer: Trond Lønseth Gunhild Morstøl,(AP) Beathe Græsdal B4ken (V) Sindre Pedersen (F P) Personlige.,Varamedle mer: Eva Britt Mauseth (H) Berit Ei,kebu (AP) Eva Marie Grimsmo (KRF) Rolf ErikFuruli (FRP) Leder: Trond Lønseth Nestleder: Sindre Pedersen Behandling Frank Ove Sæther (AP) fremmet følgende forslag: Berit Eikebu (AP) erstatter Lisbeth Rød (AP) som personlig vararepresentant for Gunhild Morstøl (AP).

19 Styret for kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Eide kommune: Aukra kommune: Fræna kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Vestnes kommune: Forfall: Gjemnes kommune: Møtende vara: Sunndal kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 2/ kl kl Formannskapssalen, Molde rådhus 07/13 12/13 Ola Krogstad, leder Ola Ki-ogstad Rita Rognskog (nestleder) Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste (under sak 07/13 11/13) Odd Ivar Røhmesmo Øyvind Uren Stein A. Brubæk Odd Helge Gravem Ingen Åse Solveig Eriksen, kst. daglig leder Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Etter ønske fra styremedlemmene skal styremøtene heretter fortrinnsvis starte kl TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 07/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE T 28. AUGUST 2013 ST 08/13 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 09/13 FASTSETTELSE AV MØTEGODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER ST 10/13 FASTSETTELSE AV LØNN TIL DAGLIG LEDER ST 11/13 ARBEIDSVILKÅR OG PENSJONSORDNINGER FOR SEKRETARIATETS ANSATTE ST 12/13 EVENTUELT Side 1 av 5

20 ST 0/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTET 28. AUGUST 2013 Styrets vedtak Protokollen fra møte 28. august 2013 godkjennes. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (8 voterende) ST 08/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling RS 02/13 Registrering i Enhetsregisteret kopi av brev fra Brønnøysundregisteret, datert RS 03/13 Budsjett for 2014 for sekretariatstjenester til medlemskommunene brev til medlemskommunene datert Styret ber daglig leder om å fremskaffe opplysninger om kostnadsfordeling til medlemskommuner som er underlagt andre kontrollutvalgssekretariat i fylket og sende dette til styremedlemmene. RS 04/13 Adresseliste for medlemmer og varamedlemmer til styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 04/13 Regnskapsutskrift sekretariatet pr OS 05/13 einfo 13/2 Arkivplikt og organisasjonsform informasjon fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (8 voterende) ST 09/13 FASTSETTELSE AV MØTEGODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER Styrets vedtak Fast ledergodtgjørelse settes til kr ,- pr. år med tillegg av godtgjørelse pr. møte. Møtegodtgjørelse til styremedlemmer settes til kr 2 500,- pr. møte. Legitimert og ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste godtgjøres ihh. til Møre og Romsdal Fylkeskommune sitt reglement. Utgifter til reise, kost og overnatting dekkes etter reglene og satsene i Statens Reiseregulativ. Side 2 av 5

21 Styrets behandling Styret hadde en grundig drøfting av alternative satser for godtgjørelse til styreleder og styremedlemmene. Styret sluttet seg til følgende forslag fremsatt i møtet: Fast ledergodtgjørelse settes til kr ,- pr. år med tillegg av godtgjørelse pr. møte. Møtegodtgjørelse til styremedlemmer settes til kr 2 500,- pr. møte. Legitimert og ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste godtgjøres ihh. til Møre og Romsdal Fylkeskommune sitt reglement. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8 voterende). Sekretærens innstilling Fast ledergodtgjørelse settes til kr... pr. år. Møtegodtgjørelse settes til kr... pr. møte. Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste godtgjøres med inntil kr...pr. time Legitimert tapt arbeidsfortjeneste dekkes i henhold til bekreftelse fra arbeidsgiver og inntil kr pr time. Utgifter til reise, kost og overnatting dekkes etter reglene og satsene i Statens Reiseregulativ. ST 10/13 FASTSETTELSE AV LØNN TIL DAGLIG LEDER Styrets vedtak Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal vedtar å øke kst. daglig leder sin lønn med kr 2 000,- brutto pr. mnd. frem til ny daglig leder er tilsatt. Vedtaket gjøres gjeldende fra 1. september Styrets behandling Kst. daglig leder redegjorde for lønnsnivået i eget og andre kontrollutvalgssekretariat og forlot møtet. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8 voterende). Sekretærens innstilling Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal vedtar å fastsette årslønnen til daglig leder til kr. Vedtaket gjøres gjeldende fra 1. september ST 11/13 ARBEIDSVILKÅR OG PENSJONSORDNINGER FOR SEKRETARIATETS ANSATTE Styrets vedtak Side 3 av 5

22 Styret for Kontrollutvalgssekretariatet vedtar at ansatte i sekretariatet skal ha arbeidsvilkår som følger av de lover og forskrifter som regulerer arbeidslivet, samt Hovedtariffavtalen mellom fagorganisasjoner og Kommunenes Sentralforbund (KS). Det vedtas at de pensjons- og forsikringsordninger for ansatte som følger av samme avtale skal tegnes i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (8 voterende) Styremedlem Paul Nauste ba om permisjon etter behandling av sak ST 11/13 og forlot møtet. ST 12/13 EVENTUELT Styrets vedtak Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Etablering av sekretariatet statusrapport Utsendelse av møtedokumenter til styrets medlemmer Styrets behandling Etablerings av sekretariatet Sekretæren redegjorde for status i arbeidet med å etablere sekretariatet. Følgende ble drøftet: - Leie av kontorlokaler - Ansettelsesvilkår virksomhetsoverdragelse Behovet for likviditetslån fra Molde kommune Kjøp av administrasjonstjenester fra Molde kommune Utsendelse av møtedokumenter til styrets medlemmer Som en konsekvens av at trykkeriet i Molde kommune blir lagt ned i løpet av inneværende år, vil det ikke lenger være mulig for sekretariatet å kjøpe trykkeritjenester fra Molde kommune. Styret bestemte at fra og med 2014 vil møteinnkalling med saksdokumenter og vedlegg sendes ut elektronisk til styremedlemmene. Møtegodtgjørelsen til styrets medlemmer vil også være en kompensasjon for bruk av eget elektronisk utstyr eller kostnader knyttet til utskrift av møtedokumenter. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (7 voterende) Side 4 av 5

23 Rita Rognskog nestleder Ola Krogstad leder Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Odd Helge Gravem Øyvind Uren Åse Solveig Eriksen sekretær Side 5 av 5

24 einfo 13/6 - Spørsmål om ugildhet for representanter for eierkommuner Med brev av 5. juni 2013 ba NKRF Kommunal- og regionaldepartementet om uttalelse vedrørende spørsmål vi hadde fått fra Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS. Departementet svarte med brev 20. september I brevet er det gitt en brei framstilling, som vi viser til uten ytterligere kommentarer. Oslo, 16. oktober 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg: Kopi av brev 20. september 2013 fra KRD Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besoksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

25 DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref. Vår ref Dato 13/ Spørsmål om habilitet i AS og IKS svar fra departementet Innledning Vi viser til henvendelse fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) av 5. juni 2013 med en kopi av korrespondanse mellom NKRF og Kontrollutvalgssekretariatet Midt- Norge IKS vedrørende spørsmål om habilitet i aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Det stilles to spørsmål: 1) Er et styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et AS inhabil til å treffe avgjørelser i generalforsamlingen som representant for en eierkommune? 2) Er et styremedlem i et IKS inhabil til å treffe avgjørelser i selskapets representantskap som representant for en eierkommune? Vår vurdering tar utgangspunkt i lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) og lov 29. januar 1999 nr. 06 om interkommunale selskaper (IKS-loven). Aksjeloven Aksjeloven 5-1 første ledd uttrykker at generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Det er generalforsamlingens medlemmer som velger "[miedlemmene av styret",jf. 6-3 første ledd første setning. Verken 5-1, 6-3 eller øvrige bestemmelser i aksjeloven forbyr medlemmer av generalforsamlingen å velges til selskapets styre. I aksjeselskaper med flere enn 200 ansatte er utgangspunktet at det skal velges en bedriftsforsamling, jf første ledd første setning, med nærmere henvisning til bestemmelsene om bedriftsforsamling i lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) som også gjelder for aksjeselskaper. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Kontoradresse Akersg.59 postmottak@krd.dep.no Informasjonsenheten Sentral: Saksbehandler Jorgen Jahr Hopperstad Org. nr

26 Allmennaksjeloven 6-35 tredje ledd første setning sier at "(tio tredeler av bedriftsforsamlingens medlemmer med varamedlemmer velges av generalforsamlingen." Verken det siterte eller øvrige bestemmelser i allmennaksjeloven forbyr å kombinere verv i generalforsamlingen med verv i bedriftsforsamlingen. Det foreligger altså ikke et forbud etter aksjeloven mot at medlemmer av generalforsamlingen også sitter i selskapets styre, alternativt i bedriftsforsamlingen. Aksjeloven er følgelig ikke til hinder for at et medlem av styret/bedriftsforsamlingen i et aksjeselskap kan stemme i generalforsamlingen som representant på vegne av en eierkommune. Vi gjør for øvrig oppmerksom på at aksjeloven og allmennaksjeloven begge ligger under Justis- og beredskapsdepartementets ansvarsområde. IKS-loven IKS-loven 6 første ledd første setning krever et representantskap i ethvert IKS. Lovens 7 første ledd første setning sier at "[dleltakerne [i IKSet] utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet" i tillegg til å slå fast at [r] epresentantskapet er selskapets øverste myndighet[...]". Det er den enkelte deltaker som velger sin(e) representant(er), jf. 6 første ledd andre setning. Interkommunale selskaper skal ha et styre, jf. 10 første ledd første setning, og det er i utgangspunktet "representantskapet" som velger styremedlemmene, jf. annet ledd første setning. Når det gjelder hvem som kan sitte i styret, sier fierde ledd at verken "[d]aglig leder eller representantskapsmedlem kan" være medlem av styret. Lovens ordlyd forbyr dermed en rollekombinasjon som for tilsvarende verv er tillatt etter aksjeloven. Etter IKS-loven er det dermed ikke en adgang til å kombinere rollen som medlem av representantskapet med vervet som styremedlem. Vi nevner for ordens skyld at IKS ikke har bedriftsforsamling. Med bakgrunn i det som er sagt over, vil rollekombinasjonene kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS spør om, være tillatt etter aksjeloven, men ikke etter IKS-loven. Det må så vurderes om det er annet lovverk som eventuelt i praksis hindrer den aktuelle rollekombinasjon i et aksjeselskap, for eksempel gjennom regler om inhabilitet. Forvaliningsloven og aksjeselskap Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kommer til anvendelse på "den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov." jf. 1 første setning. Med "forvaltningsorgan" menes "et hvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller uerdiger forskrift." jf. 1 andre og tredje setning. Side 2

27 For at loven skal gjelde for et aksjeselskap, må selskapet derfor regnes som et "organ for stat eller kommune". "[0] rgan for stat eller kommune" favner etter sin ordlyd bredt. Begrepet avgrenses likevel mot siste setning i 1 som motsetningsvis sier at private rettsubjekter ikke er "forvaltningsorgan"med mindre det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Dette tilsier at aksjeselskaper som fullt ut er privat eid og ikke utøver nevnte myndighet, faller utenfor lovens virkeområde. Spørsmålet blir om det samme gjelder for aksjeselskaper som er helt eller i hvert fall delvis eid av det offentlige. Teorien har sagt om dette at "[u]tgangspunktet er [...] at bedrifter som driver vanlig næringsvirksomhet, faller utenfor selv om de helt eller delvis eies av stat eller kommune. Helt klart er dette når staten eller en kommune) bare har en knapp aksjemajoritet. Men det samme må nok gjelde når staten har alle aksjene. En bedrift eller institusjon vil imidlertid kunne bli ansett som "organ for stat eller kommune", selv om den er eget rettssubjekt og driver forretningsmessig virksomhet. Ved bedømmelsen må det bl.a. legge vekt på virksomhetens art, særlig om den er kombinert med en viss utøvelse av offentlig myndighet, påhvor sterk organisatorisk tilknytning den har til stat eller kommune, om den har monopol og om den tjener som redskap for offentlig politikk."1 Hovedregelen etter forvaltningsloven er dermed at forvaltningsloven ikke gjelder aksjeselskaper som driver alminnelig næringsvirksomhet, selv om disse er helt eller delvis kommunalt eid. Det kan likevel ikke utelukkes tilfeller hvor et aksjeselskap har en så sterk tilknytning til det offentlige at det likevel omfattes av forvaltningslovens bestemmelser. I de tilfellene hvor forvaltningsloven kommer til anvendelse på aksjeselskapers virksomhet, vil følgelig lovens kapittel II om inhabilitet i prinsippet gjelde. Vi går ikke nærmere inn på dette, men viser til Kommunal- og regionaldepartementets veileder "Habilitet i kommuner og tlkeskommuner"2, som redegjør nærmere for reglene. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Jørgen Jahr Hopperstad rådgiver 1 Eckhoff/Smith 9. utgave s Habilitet i kommuner og fylkeskommuner, Om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven, Publikasjonskode: H Side 3

28 einfo 13/7 - Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 NKRF har fått spørsmål fra et medlem om dokumenter som sendes medlemmene av kontrollutvalget, også skal sendes i usladdet versjon til ordføreren, sjøl om de inneholder taushetsbelagte opplysninger. Vi har lagt saken fram for Kommunaldepartementet, som har svart ja på spørsmålet, jf. vårt brev 16. september 2013 og departementets svar 4. november. Oslo, 15. november 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg: NKRFs brev av 16. september 2013 til KRD KRDs svar av 4. november 2013 Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besoksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

29 Kommunal- og regionaldepartementet Oslo, 16. september 2013 Kontrollutvalgsforskriften 19 forvaltningsloven 13 Etter forskrift om kontrollutvalg 15. juni andre ledd skal innkalling til møte i kontrollutvalget sendes bl.a. til kommunens ordfører. Bestemmelsen inneholder intet unntak. Vi forstår det derfor slik at i følge bestemmelsen skal ordføreren få oversendt eksemplarer av alle de dokumenter som blir sendt ut til medlemmene av kontrollutvalget, også de som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Etter forvaltningsloven 13 gjelder taushetsplikt for opplysninger om noens personlige forhold og om forretningshemmeligheter. Denne taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13b.nr. 2. Vi har for vår del lagt til grunn at forholdet mellom disse bestemmelsene skal forstås slik at alle dokumenter som sendes medlemmene i kontrollutvalget, også skal sendes ordføreren, uansett om de inneholder taushetsbelagte opplysninger. Vi tillater oss imidlertid å be om departementets uttalelse i saken. Vennlig hilsen Ole KitiRoghokken daglig le T Bernt Fryde erg juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besoksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: postnkrf.no Twitter: c@nkrf Org.nr.: MVA Kontonr.: Web:

30 DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/ Spørsmål om anvendelsen av kontrollutvalgsforskriften 19 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon Vi viser til deres brev av 16. september og 23. oktober 2013 med spørsmål om kontrollutvalgsforskriften 19 og forholdet til forvaltningsloven 13 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Slik departementet ser det, er ikke forvaltningsloven 13 til hinder for at ordføreren kan motta en kopi av innkalling og saksdokumentene til møtene i kontrollutvalget. Det fremgår av forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2 at taushetsplikten i 13 første ledd ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentede opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes tuen signatur. Elisabeth Torkildsen rådgiver Postadresse NOpostmottak@krd.dep.no Kontoradresse Telefon* Org no Saksbehandler