Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Arkivsak: 14/141 Møtedato/tid: , kl. 11:30 Møtested: Rockheim, møterom "Glt Bord" Møtedeltakere: Gro A. Gimse (Leder) Eivind Stende Hans Bøe Sigrid Angen Gnnar Hynne Forfall: Andre møtende: Tor Arne Stbbe, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Berglann, Kontrolltvalgssekretariatet MidtNorge IKS (KonSek) Torbjørn Brandt, Konsek Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommneloven 31. Forfall eller spørsmål om habilitet meldes til: Kontrolltvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Berglann på telefon eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Gro Angell Gimse (sign.) Leder av kontrolltvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 062/14 063/14 064/14 065/14 066/14 067/14 068/14 Orienteringer - Rockheim Referatsaker Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Forslag til møteplan og enhetsbesøk 2015 Prosjektskisse - Kvalitetsarbeid i videregående opplæring Eventelt Godkjenning av møteprotokoll

3 Orienteringer - Rockheim Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 062/14 Torbjørn Brandt /28-14 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget tar redegjørelsen til orientering. Sakstredning Kontrolltvalget har ytret ønske om å oppsøke enheter i fylkeskommnen og virksomheter hvor fylkeskommnen er eier for å tvide sin knnskap om fylkeskommnens virksomhet. I dette møtet besøker kontrolltvalget Rockheim. Kontrolltvalget vil få en orientering og omvisning fra Rockheims ledelse. Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet anbefaler kontrolltvalget å ta redegjørelsen til orientering.

4 Referatsaker Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Torbjørn Brandt 14/141-2 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRFs kontrolltvalgskonferansen 2015 Sakstredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRFs Kontrolltvalgskonferanse Saksnr 063/14

5 P R O G R A M NKRFs Kontrolltvalgskonferanse 4-5 febrar 2015 Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermo Hovedtemaer: Kommnelovtvalget > Kommnereform > Informasjonssikkerhet > Evalering av kontrolltvalg og sekretariater > Korrpsjon > Grå økonomi > Målgrppe Ledere/medlemmer av kontrolltvalg, kontrolltvalgssekretærer, revisorer og andre som e interessert i tilsyn og kontroll i kommnesektoren Følg konferansen på Twitter: #k15nkrf

6 Onsdag 4. febrar Møteleder: Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) Registrering og kaffe/rndstykke / tstilling Velkommen Åpning Møteleder Ole Kristian Rogndokken, daglig leder, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) Riksrevisor Per-Kristian Foss Kommnelovtvalget statsrapport Utvalgsmedlem Nina Neset, daglig leder, Romerike Revisjon IKS Lnsj / tstilling Kommnereform eksperttvalgets slttrapport Eksperttvalgets leder Signy Irene Vabo, professor, Høgskolen i Oslo og Akershs Pase / tstilling Kommentarer til eksperttvalgets rapport Dr. polit. Jan Erling Klasen, forsker, Norsk instittt for by- og regionforskning (NIBR) Professor Nils Aarsæther, UiT Norges arktiske niversitet Pase / tstilling Annonseres senere Pase / tstilling Nll CTRL: Så lett går det galt! I en prisbelønt artikkelserie har Dagbladets reportere avdekket hvordan sviktende datasikkerhet rammer oss hjemme, på jobb og i det offentlige rom Reportasjeleder Espen Sandli, Dagbladet Middag på vakt for fellesskapets verdier

7 Torsdag 5. febrar Møteleder: Møteleder Sverre Bgge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrolltvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS Velkommen Møteleder Sverre Bgge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrolltvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS KMDs evalering av kontrolltvalg og kontrolltvalgssekretariater Director Birte Bjørkelo, Deloitte AS Pase / tsjekking / tstilling Paneldebatt om resltatene fra KMDs evalering Panel: Roar Thn (Ap), kontrolltvalgsleder, Ski kommne og styreleder i Follo interkommnale kontrolltvalgssekrtariat (FIKS) Torgn M. Bakken, daglig leder, Glåmdal sekretariat IKS Orrvar Dalby, daglig leder, Vestfold Interkommnale Kontrolltvalgssekretariat (VIKS) Lnsj / tstilling Korrpsjon Foredragsholder annonseres senere Pase / tstilling Grå økonomi Aftenposten setter i en serie reportasjer søkelyset på kobling mellom hvit og svart økonomi. Norske skattekroner slses inn i prosjekter der nderleverandører driver svart og svindler med moms, skatt og avgifter Kåseri Annonseres senere Avsltning Jornalist Siri Gedde-Dahl, Aftenposten Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) på vakt for fellesskapets verdier

8 GENERELL INFO NKRFs Kontrolltvalgskonferanse 4-5 febrar 2015 Påmelding Påmeldingsfrist: 18. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktra vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens tløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Konferansepriser* Deltakelse inkl. helpensjon: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 600) Dagpakke (lnsj mm): Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 500) Prisene inklderer dokmentasjon, lnsj, drikke til måltidene og servering i pasene. Ekstra overnatting m/frokost fra febrar 2015: Kr *) Deltakere fra kontrolltvalg i kommner/fylkeskommner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RnWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet, bli benyttet til overnatting. Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videretdanning. Norges Kommnerevisorforbnd Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, (#k15nkrf) faglig arena nettverksbygging inspirasjon erling@erlingsdesign.no / Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens tløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonstgifter. Ved avbestilling senere enn en ke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. teblivelse, medfører fll konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Velkommen på onferanse! k Avbestillingsbetingelser

9 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 064/14 Torbjørn Brandt /149-1 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget aksepterer avtaler om forvaltningrevisjon og finansiell revisjon og kontrolltvalgets leder signerer avtalene i møtet. Vedlegg Avtale om forvaltningsrevisjon for 2015 Avtale om finansiell revisjon for 2015 Sakspapirer rep.skap RMN Møteprotokoll rep.skap RMN Sakstredning Fremlagte avtaler reglerer rettigheter og plikter i samarbeidet mellom kontrolltvalget og revisjonen tover det som følger lover, forskrifter og revisjonstandarder og inngått selskapsavtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS(heretter kalt RMN) og fylkeskommnen. Avtalene angir ressrsrammene kontrolltvalget har tilgjengelig for bestilling av for like revisjonstjenester. I møtet den 8.oktober 2014 i sak 53/14 fattet kontrolltvalget følgende vedtak: Kontrolltvalget ber sekretariatet tforme et forslag til avtale om forvaltningsrevisjon for 2015 Sekretariatet tformet et avtaleforslag i tråd med fylkestingets vedtak i sak 23/10. Fylkestingets vedtak var som følger: Fylkestinget aksepterer at leveransene fra Revisjon Midt-Norge kan variere noe fra år til år, men fortsetter at STFK over tid vil motta tjenester som står i rett forhold til honoraret. I møtet 18.november 2014 ble forslaget lagt frem til behandling i kontrolltvalget, som fattet følgende vedtak i sak 58/14: Kontrolltvalget ber sekretariatet legge frem avtaleforslaget for Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrolltvalget ber sekretariatet legge frem endelig avtaleforslag til behandling i kontrolltvalgets neste møte. Kontrolltvalgssekretariatet la frem avtaleforslaget for RMN, som har akseptert avtalen etter mindre redaksjonelle endringer. Vedlagt avtale fremstår tilnærmet

10 identisk det avtaleforslaget som ble lagt fram til behandling i kontrolltvalget i sak 58/14. Vedlagt følger forslag til avtale om forvaltningsrevisjon for 2015 og avtale om finansiell revisjon for 2015, som er endret fra de foregående år. Timetall for 2015 Kontrolltvalgssekretariatet mottok avtalene fra RMN den 2.desember 2014 påtegnet omfanget av timer tilgjengelig for revisjonstjenester for RMN har for 2015 anslått behovet for finansiell revisjon til 1350 timer, det samme som i RMN har for 2015 angitt 1618 timer tilgjengelig for bestilling av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre oppdrag. Dette er en redksjon på 482 timer fra Representantskapet for RMN vedtok den i sak 2/14 enstemmig bdsjettforslaget for Bdsjettforslaget viser at fylkeskommnens honorar øker fra kroner for 2014 til kroner for Sakspapirer og møteprotokoll fra representantskapet i RMN er lagt ved saken. Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet oppfordrer kontrolltvalget å akseptere og signere avtalen om finansiell revisjon. Det er sekretariates vrdering at avtalen om forvaltningsrevisjon er hensiktsmessig tformet og ivaretar fylkestingets vedtak i sak 23/10. Det er sekretariatets vrdering at fylkestingets vedtak 23/10 medfører at kontrolltvalget må akseptere en redksjon i leveransen samtidig som at honoraret ikke redseres tilsvarende. Dette nder fortsetning av at fylkeskommnen over tid vil motta tjenester som står i rett forhold til honoraret. Sekretariatet oppfordrer derfor kontrolltvalget til å akseptere tformingen av avtalen om forvaltningsrevisjon og deretter signere avtalen i møtet.

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Forslag til møteplan og enhetsbesøk 2015 Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 065/14 Torbjørn Berglann / Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget tar forslag til møteplan og enhetsbesøk for 2015 til orientering. Sakstredning Kontrolltvalgets sekretariat ble i tvalgets forrige møte, sak 60/14, bedt om å legge fram et forslag til møteplan med enhetsbesøk samt oversikt over saker som skal til behandling. Sekretariatet foreslår følgende plan: Møtedato Møtested Saker til behandling 19. janar Virksomhetsbesøk: Revisjon Midt-Norge IKS, hovedkontoret, Orkanger 23. febrar Fylkeshset 23. mars Fylkeshset Orientering fra daglig leder Rapporter fra enhetsbesøk regnskapsrevisjon 2014 Bestilling av forvaltningsrevisjon Internkontroll og risikostyring Rapport fra revisjonen Bestillingsprosesser i kollektivtrafikken Oversikt over timeforbrk for 2014 Bestilling av forvaltningsrevisjon Kostnadstvikling investering Bestilling av selskapskontroll Foreløpig ingen saker 13. april Fylkeshset 18. mai Enhetsbesøk: Trondheim katedralskole Årsregnskap og revisjonsberetning 2014 (til FT april) Årsmelding for kontrolltvalget 2014 (til FT april) Kontrolltvalgets ttalelse til regnskap 2014 Orientering fra virksomhetsleder Forvaltningsrevisjon Drift og vedlikehold av fylkesveger Forvaltningsrevisjon kvalitetsarbeid i vgs.

26 15. jni Fylkeshset 24. agst Fylkeshset 26. oktober Fylkeshset 16. november Enhetsbesøk:Økonomiavdelingen 14. desember Fylkeshset Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2014 Rapport fra forvaltningsrevisjon Oppfølging av innkjøp Forvaltningsrevisjon - Rapport internkontroll og risikostyring Bdsjett for kontrolltvalget 2016 Orientering Årsrapport fra elevombdet 2014 Orientering om regnskapsrevisjon 2016 Orientering fra leder Avtaler om forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon 2015 Jlelnsj Rapporter fra enhetsbesøk regnskapsrevisjon 2014 Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet anbefaler kontrolltvalget å ta fremlagt forslag til møteplan og enhetsbesøk for 2015 til orientering. Sekretariatet vil brke planen i organiseringen av kontrolltvalgets møter. Sekretariatet oppfordrer kontrolltvalget til å fremme egne forslag til enhets- og virksomhetsbesøk i møtet slik at sekretariatet kan starte med organiseringen av besøk på et tidlig tidspnkt. Sekretariatet påpeker at planen er veiledende og forten de oppgaver kontrolltvalget er pålagt ved lov, vil kontrolltvalget og kontrolltvalgets leder stå fritt til å foreta endringer i perioden.

27 Prosjektskisse - Kvalitetsarbeid i videregående opplæring Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 066/14 Torbjørn Berglann 216, &58, 14/65-3 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget tar prosjektskissen til orientering og ber revisjonen ta med seg innspill gitt i møtet i den videre tformingen av prosjektet. Sakstredning Kontrolltvalget vedtok i sak 52/14 å bestille forvaltningsrevisjon av fylkeskommnens arbeid med kvalitet i videregående opplæring. Vedtaket er som følger: Kontrolltvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kvalitetsarbeid i videregående opplæring, med særlig foks på systematisk arbeid med prosesskvalitet i ndervisningen. Utvalget ber revisjonen presentere et forslag til prosjektskisse som også inklderer ressrsramme og leveringsfrist på møtet 9. desember. Ansvarlig for oppdraget, Tor Arne Stbbe fra Revisjon Midt-Norge IKS, vil legge fram en prosjektskisse i møtet og ta imot innspill fra kontrolltvalget. Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet anbefaler at tvalget tar skissen til orientering og sekretariatet ber kontrolltvalget vrdere om det er nødvendig med ytterligere innspill som revisor skal ta med seg i den videre tformingen av prosjektet før endelig prosjektplan fremlegges.

28 Eventelt Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Brandt 14/141-3 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram ten innstilling.

29 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 068/14 Torbjørn Brandt 14/141-4 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Sakstredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen legges fram i møtet.