Prosjekt nr Tromsø Politi Løst inventar og utstyr. Administrative bestemmelser. Alle kontrakter

Transkript

1 Prosjekt nr Tromsø Politi Løst inventar og utstyr Administrative bestemmelser 1 av 8

2 1 Innhold 0. Formål Kvalitetssikring Generelt Kvalitetsplan Fremdriftsplan Rapportering Månedsrapport Rapportering av arbeidstaker/kontraktsparter gjelder kun for kontrakter der montasjearbeider inngår i vareanskaffelsen Administrative rutiner Faktura Korrespondanse... 5 Korrespondanse ved e-post... 6 Kommunikasjon leverandør og Statsbygg... 6 Varsel... 6 Arkivering hos Byggherren Varelevering og adgang til R6 SHA Merking Varelevering Rigg drift. Midlertidig lagring Melding til mottaker SHA Utpakking, utplassering og mottakskontroll Sluttdokumentasjon Generelt Leveranse av sluttdokumentasjon Informasjon til FDV-database Organisasjonsplan av 8

3 0. Formål Dette dokumentet fastlegger de administrative bestemmelsene som gjelder for leveransen. Dokumentet inngår i avtalen om levering av brukerutstyr. 1. Kvalitetssikring 1.1 Generelt Et dokumentert system for kvalitetsstyring skal ligge til grunn for leverandørens kvalitetssikring; at de krav som stilles i kontrakt, samt relevante myndighetskrav, blir dokumentert og oppfylt. For krav til system, se punkt 6 Styringssystem i kontraktsbestemmelser Rødboka. 1.2 Kvalitetsplan Leverandøren skal innen 30 dager etter kontraktinngåelse 1. utarbeide en prosjektrettet kvalitetsplan, som skal baseres på leverandørens eksisterende system for kvalitetsstyring. omfatte det samlede kontraktsarbeidet, inkludert styring, kontroll og oppfølgning av eventuelle underleverandører. 2. presentere kvalitetsplanen for prosjektledelsen i Statsbygg. Kvalitetsplanen i nye versjoner i kontraktstiden skal uten opphør kommuniseres til prosjektledelsen. Kvalitetsplanen skal inneholde: Organisasjonsplan: Inklusive personelle ressurser for leveransen Mål for kvalitet i leveransen: Spesifiserte og målbare Prosjektadministrative rutiner (PA) Spesielt: Dokumentstyring av styrende dokumenter og resultatdokumenter Spesielle rutiner som ikke dekkes av leverandørens styringssystem skal utarbeides Fremdriftsplan (ulike nivåer) Rutine for mottak, merking og lagring av produkter for levering og montering Plan for kontroll av kritiske arbeider Avviksbehandling: Inkluderer alle tiltak som er nødvendige for at avvik skal kunne lukkes Endringer: Styring, kontroll og oppfølgning av endringer i kontrakten Rapportering: Kvalitetsplanen tilpasses kontraktens krav til rapportering Sluttdokumentasjon og FDV: Inklusive avslutning av kontrakt med evaluering og forbedring Leverandøren er ansvarlig for at kontraktens krav knyttet til kvalitetssikring gjøres gjeldende og innarbeides hos underleverandører (inklusive oppfølgning med rapportering av resultat av egne arbeider). 2. Fremdriftsplan Fremdriftsplan for leveransen og fremdriftsrapport skal etableres av leverandøren med et omfang og en detaljeringsgrad som viser metoden for gjennomføring av leveransene, som er i hht. milepælene gitt i tilbudsinvitasjonen, og som muliggjør styring og rapportering av fremdrift. Fremdriftsplanen skal vise nødvendige ytelser fra andre aktører, både byggherreleveranser og sideleverandører, for at leverandøren skal få utføre sin leveranse på en effektiv måte. 3 av 8

4 3. Rapportering 3.1 Månedsrapport Leverandøren skal utarbeide en kortfattet månedsrapport som redegjør for elementene: - Fremdriftsmessig status - Beskrivelse av hovedaktiviteter denne perioden - Beskrivelse av hovedaktiviteter neste periode - Saker som krever oppdragsgivers avklaring, avvik, årsaker og korrigerende tiltak og løsninger - Endringslogg Periodeslutt er siste dag i måneden. Månedsrapporten leveres pr. e-post til oppdragsgiver senest 5 arbeidsdager etter månedsskifte. Dersom det oppstår spesielle forhold som medfører konsekvenser for fremdrift eller kostnadsramme, plikter leverandøren å varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. Rapporteringen vil gjelde fra kontraktinngåelse til overtakelse for de leveranser som går ut over 1 måned. 3.2 Rapportering av arbeidstaker/kontraktsparter gjelder kun for kontrakter der montasjearbeider inngår i vareanskaffelsen. Etter pålegg fra Sentralskattekontoret for utenlandssaker, og i henhold til Ligningsloven 6-10, skal kontraktsparten snarest etter at han har inngått en avtale med den enkelte underleverandør, rapportere avtalen på skjema RF-1199 til Statsbygg. Kontraktsparten skal videre sørge for at alle hans underleverandører foretar tilsvarende rapportering for sine underoppdrag, slik at alle kontrakter, i alle ledd, både norske og utenlandske, blir rapportert til Statsbygg. Tilsvarende er kontraktparten også ansvarlig for å rapportere all arbeidskraft, både norsk og utenlandsk, på skjema RF-1198 som benyttes for kontraktsarbeid i alle ledd. Dette gjelder imidlertid ikke for norske firmaer, og heller ikke for utenlandsk arbeidskraft ansatt i norske firmaer. Skjemaet leveres Statsbygg v/oppgitt kontaktperson i avtaledokumentet. Skjemaene (RF-1198, RF-1199) og opplysninger kan fås ved å kontakte Sentralskattekontoret for utenlandssaker (tlf ), på nettstedet Ved for sent innleverte oppgaver kan Sentralskattekontoret for utenlandssaker ilegge gebyr/dagmulkt. Leverandøren skal bekrefte skriftlig ovenfor oppdragsgiver før oppdragets avslutning at han har overholdt pålagt rapportering til Sentralskattekontoret for utenlandssaker. Det blir ikke utbetalt sluttfaktura før dette er bekreftet. For å ivareta spørsmål og rapporteringskrav fra myndighetene skal leverandøren til enhver tid ha tilgjengelig en oppdatert liste over alle medarbeidere i denne kontrakten. Listen skal også omfatte eventuelle underleverandører. Følgende informasjon skal fremkomme fra listen: - Navn og personalia - Nasjonalitet - Stilling - Firma - Start- og sluttdato på oppdraget Leverandøren skal oversende listen uoppfordret til oppdragsgiver. Arbeidstillatelse 4 av 8

5 Leverandøren er ansvarlig for at alle utenlandske entreprenører, leverandører eller ansatte som skal utføre arbeid i Norge er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse for kontraktsarbeider påbegynnes. 4. Administrative rutiner 4.1 Faktura Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til Statsbyggs fakturaadresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Statsbygg ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Fakturaadresse: Statsbygg Fakturamottak HK Postboks PORSGRUNN Faktura må være merket med: K Bestilling o Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt o Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.) o LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Referanse ID o Fakturaer skal være merket med PLs referanse-id, V303ARP Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato i henhold til kontrakt KID-nummer Ved tilleggsbestillinger skal kopi av bestillingsbrev medfølge fakturaen. Ved eventuelle timeoppdrag skal spesifiserte timelister medfølge. Eventuelle spørsmål kan rettes til prosjektleder. 4.2 Korrespondanse All korrespondanse inn til Statsbygg skal påføres lignende overskrift og nummerering som for utgående korrespondanse. Eksempel er et brev til Statsbygg fra kontrakt K904.01: Tromsø Politi BRUP 5 av 8

6 Kontrakt K Sak: Statsbyggs kommentarer til kvalitetsplan. Korrespondanse stiles til firma, ikke til saksbehandler. All korrespondanse til partene sendes elektronisk til vedkommendes forretningsadresse. Brev, notater og bestillinger sendes som pdf-filer, eller i posten dersom dette er mer hensiktsmessig. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev, notat eller e-post kun omhandle en sak. All korrespondanse mellom prosjektets aktører skal skje med kopi til prosjektsjef og prosjektleder brukerutstyr. Korrespondanse ved e-post I normaltilfellet skal all kommunikasjon mellom leverandør og Statsbygg være pr. e-post E-poster skal ha følgende i emnefeltet: prosjekt - sak innhold, eks: Tromsø Politi BRUP K møtereferat. Normalt skal e-post gå til en mottaker som derved er ansvarlig for videre saksbehandling. Kopi til de som skal være orientert om saksgangen. Unntaksvis kan e-post stiles til flere. Det skal da fremgå de oppgaver den enkelte skal utføre. Til leverandør skal e-post sendes i henhold til avtale mellom leverandør og Statsbygg. Kommunikasjon leverandør og Statsbygg Kommunikasjon mellom leverandør og Statsbygg skal skje mellom saksbehandlerne. Konklusjon / beslutninger knyttet til kommunikasjonen skal gjøres i referat fra møte hvor beslutningstaker med fullmakt er til stede, eller ved påtegning av person med fullmakt. Varsel Det benyttes eget skjema for varsel og ett skjema for krav. Informasjon fra leverandør til Statsbygg vedrørende forhold som, i henhold til leverandørens mening, ikke er i henhold til kontraktsforutsetningene og som kan få betydning for leverandørens mulighet til å oppfylle sin del av kontrakten, skal varsles skriftlig. Varsler behandles formelt i relevante møter hvor konklusjon referatføres. Arkivering hos Byggherren All arkivverdig korrespondanse skal sendes DocuLive for arkivering. For arkivering i DocuLive sendes kopi til arkivet med påført saksnummer. Dette gjelder også arkivverdig e-post. 5. Varelevering og adgang til SHA. 5.1 Merking Alle leveranser skal tydelig merkes med prosjektnummer og kontraktsnummer. Avsenders navn, adresse og kontaktperson skal fremgå tydelig på emballasjen. Alle leveranser skal ha medfølgende dokumentasjon som inneholder mottakers navn og adresse med kontraktsnummer, kontaktperson, pakkliste, leveringssted og anvist plass/rom, samt avsenders adresse. 6 av 8

7 5.2 Varelevering Leverandører av inventar/utstyr til er ansvarlig for transport til byggeplassen og frem til endelig plass/rom i de ulike etasjene. Leverandøren står fritt til å velge transportør, men må sørge for at transportør er kjent med leveranseområdet og at varene leveres til en byggeplass med begrenset adkomst og det ikke er tilgang til hjelpemidler for lossing og intern transport utover heis. Alle leverandører av varer/tjenester til må sørge for å stille med en plassansvarlig når transportør ankommer, slik at levering kan skje i henhold til kontraktens krav. Det legges til grunn at varene leveres og pakkes ut i garasjeanlegg på plan 1 (se vedlagte tegning) før utplassering til endelig rom. 5.3 Rigg drift. Midlertidig lagring Det vil ikke bli stilt til disposisjon rigg-/drift-fasiliteter som kontor/lager/telefon, etc for leverandører til Prosjekt Tromsø Politihus. BRUP leverandører vil kunne gjøre seg nytte av eksisterende uttak for vann og strøm, i den grad det er behov for dette og disse har tilstrekkelig kapasitet. Det forutsettes at leverandør sørger for alle nødvendige forsikringer av sine leveranser til Prosjekt Tromsø Politi BRUP inntil overtakelsesforretning har funnet sted. For utstyr med prøveperiode er overtakelse etter at prøveperioden er avsluttet. Da starter reklamasjonsperioden. Inventar og utstyr kan ikke forutsettes midlertidig lagret i eller utenfor bygget. Leverandør plikter å lagre og håndtere utstyr frem til avtalt tidspunkt for levering/montering, for egen regning. 5.4 Melding til mottaker To uker før levering skal leverandøren bekrefte leveringstidspunkt (dato og tidspunkt) for oppdragsgiver. 5.5 SHA Det forutsettes at alle leverandører ivaretar lovpålagte SHA-oppgaver for egne leveranser på en forsvarlig måte (jf Arbeidsmiljøloven), og der også hensynet til andre samtidige aktører på plassen gis høy prioritet for å unngå at utilsiktede og farlig hendelser oppstår. 6. Utpakking, utplassering og mottakskontroll Oppdragsgiver vil stille til disposisjon et felles utpakkingsareal på leveringsstedet, der varene skal pakkes ut av emballasjen i størst mulig grad, blant annet for å minimere forurensning inne i bygget. Leverandøren skal selv pakke ut utstyret i utpakkingsareal, og fjerne emballasjen umiddelbart etter utpakking, kfr. pkt 40 Pliktig medlemskap i returordning for emballasje i kontraktsbestemmelsene - Rødboka. Varene skal transporteres til de ulike rom via trapper og/eller vare-/personheis. Det gjøres oppmerksom på at adkomsten til de ulike etasjene er begrenset i forhold til størrelse på døråpninger/trapperom/heiser. Det forutsettes at leverandør forestår all intern transport og løfting for å få inventar og utstyr på plass i de rommene/etasjene det skal være. 7 av 8

8 Prosjektet skal gjennomføres etter prinsippene i Rent tørt bygg forebyggende helsevern i bygninger (RIF, 2007). Det gjøres oppmerksom på at bygget er Rød sone ihht. Rent tørt bygg-prinsippene. Håndverktøy skal ha støvsuging. For alle leveranser der det er knyttet prøvedrift/opplæring, henvises til bestemmelser i kontraktsbestemmelser Rødboka pkt. 18. For disse leveransene er det formålstjenlig å avholde en mottakskontroll når installasjoner/utstyr er på plass, mens overtakelse først skjer etter prøvedriftsperioden. 7. Sluttdokumentasjon 7.1 Generelt Leverandøren har ansvaret for at det for alle leveranser utarbeides og leveres sluttdokumentasjon. Denne skal danne grunnlag for brukernes forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av leveransen. Dokumentasjonen anses som en del av leveransen og skal være komplett før overtakelsesforretningen. 7.2 Leveranse av sluttdokumentasjon Sluttdokumentasjonen består av følgende: - En kortfattet brukerveiledning på norsk/engelsk til hver av utstyrsenhetene i leveransen. - Komplett vedlikeholdsbeskrivelse av produktet med beskrivelse av vedlikeholds- /rengjøringsmetoder. - Informasjon til brukernes FDV-database, se pkt 8 under. 8. Informasjon til FDV-database Informasjon til brukernes FDV-database skal samles inn og struktureres i hht. Mal for FDV-database. Som en del av sluttdokumentasjonen skal leverandøren fylle ut skjemaet og returnere det elektronisk. Alle leverandører vil få utlevert nødvendig grunnlag for å kunne levere inn dokumentasjon. 9. Prosjektorganisasjon Prosjektleder: Arnold Pedersen - Statsbygg Fagansvarlig: Miriam Løken Nielsen - Statsbygg IARK: Beate Ellingsen AS Brukerkoordinator: Svein Tore Larsen og Renate Myrvang Troms politidistrikt 8 av 8