Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte Referent og opplasting referat: Gustav Dyngeseth Ukesmail, printing, kake, kaffe: Caroline Stensland Selte Ikke tilstede: Hege B (Hallén stiller) Info fra leder: Tilbake etter lang ferie Ønsker alle velkommen tilbake fra ferie Semestermøte med IDI Mye interessant som ble tatt opp Opptaket nå til høsten vil være ganske likt som tidligere IDI vil være ganske mye større, men ikke på Gløs. Data: 140 plasser Bachelor informatikk/ master - samme som tidligere 130/80 Vil ikke utvide for mange plasser for å opprettholde det akademiske nivået Endring i masterprogrammet for data Ett valgfritt emne mindre i 3. og 4. årskurs - dette på grunn av programmeringslab i 2 og 3 semester. IDI har som mål at alle teknologistudier skal flyttes til Gløshaugen - IDI samles på ett sted innen høsten Denne fristen blir ikke overholdt Vanskelig å gjennomføre Ikke nok plass verken på lesesal eller til administrasjon Opprettet en ny sal for digital eksamen på Moholt. 4. etasje på P15 vil være åpent under eksamensperioden denne våren. 5. etasje vil bli brukt til digital eksamen. Spørreundersøkelse fra IDI: Eneste verktøy IDI har ved siden av referansegrupper så dette burde vi inkludere i ukesmail. Viktig for å kunne gi tilbakemelding til IDI med tanke på nivået på både undervisningen og underviserne i de ulike fagene. Studiemiljøkontaktene arrangerer pizza for 1. klasse både på Kalvskinnet, informatikk og data. Blir kjent med nye folk, vi kan gi mer støtte til studiemiljøkontaktene. Her skal vi hjelpe med blesting i fremtiden for å nå ut til flere i Abakus. Datamuseet Vært stengt siste årene Snakk om ny åpning

2 Vil åpne for mulighet for å spille på gamle maskiner der, og å kjøpe inn nye Christoffer Lofsberg vil være en drivkraft her Kan være kult for våre studenter Hjelpe IDI med blest IDI bruker innsida, et sted studentene ikke bruker. Legger ikke alltid ut innlegg, ofte kun referat. Skal studentene vite noe så må de lese referat. Kan dele med Abakus-siden når det er oppdateringer som omhandler instituttet eller andre ting som har med Data og Komtek å gjøre Espen ser på løsninger Tur til Munkholmen Middag med IDI etter fadderperioden for 1. klasse og HS/deler av styret + studentkontakter + professorer Meningen at studentene skal få nærkontakt med instituttet Tanken er å få et helt nytt bygg etterhvert kun for IT-studenter (langsiktig mål). Terje Rydland skal ta over for Rune Sætre. Unni skal ut i foreldrepermisjon fra høsten av Må ta kontakt med Cristian Drøshaug, som tar over for henne Baksida og deres rapport Baksida presenterte gode tall for trivsel i Abakus: Motivasjon innad i komiteene er veldig bra: Kommentar: Ikke alle medlemmer setter store nok forventninger til seg selv slik at leder ofte ender opp med å gjøre ting selv Tiltak: Starte samtaler for å styrke bevisstheten rundt kravet det stiller til de som er aktive i komite. Baksida kan komme inn på møter å snakke om det Beste arenaen for å snu en trend er når nye komitemedlemmer taes opp Kickstart er en god arena for å sette standarden Kort og godt siden sist Til tross for at det ikke har vært HS-møte siden før påske har mye blitt gjort: Fadder-t-skjorten har blitt klargjort Prikkereglene er oppdatert. Vært rolig på mange fronter, utenom media Fornøyde med egen innsats og aktivitet på mail/slack. Runde rundt bordet Nestleder Skaffet nøkler til det nye lageret Vært på Teknologidagen og stått på stand Purret på Dattera til Hagen, ønsker bekreftelse på at vi har booket stedet til sommerfest 1. juli. Webkom Komiteen jobbet godt uten leder mens 3. klasse var på tur i Asia. Hadde arbeidskveld i går, Lego går videre Diskutert Kickstart, utenlandstur og ekstra opplegg i fadderperioden.

3 Siste arbeidskveld neste uke. Som en avslutning har vi meldt oss på Progg og pils med BEKK. Arrkom: Holdt fadderinfomøte på onsdag Godt oppmøte Åpnet påmelding for faddere Ikke hatt møte denne uken enda, møte senere på dagen. Jobber mye med fadderperioden Nyhet: Vi får beholde Åre til samme pris Jobbet med endring av prikkereglene Ser på muligheten for stor utenlandstur for alle i Abakus Jobber med arrangementer til høsten Nye arrangementer - Workshop Slagord - Workshop Nytt og godt gjennomtenkt slagord: Arrkom kommer, kommer du? Readme: Diskuterte ting som kom inn på mail Utenlandstur Julebord Workshop Deadline på søndag Utgaven kommer i løpet av de neste to ukene, så det er bare å glede seg! Bedkom: Diskutert artikkelen i UA Jobbet med Linjesamarbeidet, siste uke som leder for Sarmilan i LS Interkom-trainee og opptaksansvarlige er valgt Pils og programmering skal arrangeres med BEKK på torsdag Økonomiansvarlig: Gjort feil med tanke på godkjenning av søknader Alle skal få høre om søknader som kommer inn, men Morten og Vegard kan godkjenne alt under 1000 kr. Godkjente søknader: 200 kr til klassefest til premie 172,31 kr til utvidelse av budsjettpost for Gullblekka for readme Alternativ at alle i readme skulle betale 13 kr hver 678 kr - Raspberry Pi til Abakaffe for Backup 583,55 kr - Visittkort og pitchedekk som Bedkom hadde med på Universum Awards 170 kr -Koskom trengte bordtennisballer LaBamba Snakket litt om julebord og utenlandstur på møte Tømmer LaBamba Kjøleskapet står igjen, vanskelig å få ut Mye drikke som ikke kan omsettes lovlig på grunn av 18-års aldersgrense. Mye PC-skjermer, raspberry pies osv som vi ikke vet om vi trenger eller hva vi skal gjøre med. Midlertidig ny kjeller i ett år, gamle Moholt Barnehage. Fått Herman Krags Vei 14, settes i stand til fadderperioden 2018

4 Begynner å bygge der i mai Sosialkveld i går Samfundet, Bodegaen PR: Ferdigstilt fadder-t-skjortene Arbeidskveld Redaksjonelt arbeid for UFO Opplegg for 17. mai Plakat og sanghefte Diverse administrativt arbeid - mail og telefoner angående innlegget i Universitetsavisa Fagkom: Siste bedriftskursene for semesteret er gjennomført Lightning Talks på mandag Thilde var med for første gang, vil være med årene fremover Dato neste år blir 23. april Lokale (ubestemt) - Dokkhuset eller Sukkerhuset som gode alternativer Sett på svarene fra fagkom-undersøkelsen PR-ansvarlig sett på tall Litt få svar, mye på grunn av påskeferien Eksamenskurs disse ukene Backup: Tatt opp nye medlemmer Oppstartsworkshop 4. mai Sosialkveld etter det Fordeler nye prosjektledere, og alle prosjektene til de ulike. Fordeling mellom leder/nestleder Kanskje valg av ny nestleder Ledertrening for HS i mai. Fondet: Ny søknad på kassaapparat fra Labamba kr. Oppdatert søknad fra Ababand - utsatt diskusjon rundt den pga at flere av fondets medlemmer var på klassetur. Koskom: Hatt første møte siden før ferien Workshop på tirsdag Jobbet med økonomien Hatt varetelling av SnackOverflow og innført nye rutiner for varetelling hver gang det kjøpes inn nye varer som skal fylles på. Oppdaget mye svinn i form av varer som forsvinner - det er tydelig at ikke alle betale for seg noe som er synd for alle som ønsker at det gode tilbudet skal opprettholdes. Lastet ned DLC (nye Smash-karakterer) til Wii-U. Planlagt TV-mandag Sett på løsninger for infoskjerm - Jonathan tar dette prosjektet med seg videre fra Koskom og inn i Backup. Ryddet på kontoret Sendt søknad om støtte til nye bordtennisballer og nytt toastjern på kontoret.

5 Som begge ble godkjent henholdsvis før og i løpet av dagens HSmøte. Ris og Ros ROS: RIS: Martin Hallén for godt leserinnlegg i Universitetsavisa (UA) Bedkom for god input på UA saken Morten og Espen for bra svar til UA PR for kul 17. mai plakat Inger Yri og Evgenia Kazakova fra 1. klasse Komtek for å stå på stand under teknologidagen. PR for fadder-t-skjorter BEKK for å være årets IT konsulentselskap for studenter på Universum Awards IDI for fleksibilitet med tanke på lager Jens-Andreas Rensaa for å delta på Universum Awards på vegne av Abakus Morten for å ta opp saken om forventningsavklaringer Labamba som tømmer godt! Til de som ikke betaler for seg i SnackOverflow Dagsorden Julebordsaken Stor sak. Skal vi åpne julebordet for alle eller la det være som nå? Hovedpoenget er å gjøre stor endring på julebordet for at det skal være et arrangement som sømmer alle som er der - da både komitemedlemmer og ikke komitemedlemmer. Innebærer å ikke dele ut daljene på julebordet Ønsker å fortsatt annonsere årets komitemedlem, i tillegg til revy-medlem og eventuelt abakule (ikke-komitemedlem). Estimert tid som vil bli brukt på slike hedringer skal ikke overskride 45 min. Foreslår klassebord for første og andreklasse, fri plassering for resten. Ønsker å treffe alle som ønsker å komme dit Får allerede mye av å være med i komite både sosialt og i form av støtte til andre arrangementer som helgesamling - trenger nødvendigvis ikke å hedre oss selv i form av et julebord. Utvidelsen vil være på omtrent 50 plasser. Økonomisk aspekt: Dette vil kreve utvidelse av budsjettet til julebordet, men en slik utvidelse forsvares med at arrangementet nå vil kunne gagne alle i Abakus og ikke bare komitemedlemmer. Et stort skritt i riktig retning for å jevne ut forskjellen fra komitemedlem og ikke komitemedlem Kan øke prisen med 50/100 kroner per person kombinert med å søke om utvidelse av budsjettet. Diskusjon: Q: Med på å styrke inkludering?

6 Ja, dette vil først og fremst være med på å bygge opp signalet vi sender til den jevne abakule om at vi jobber for inkludering og å utjevne forskjellen mellom Abakom og ikke komitemedlemmer. Runde rundt bordet for å høre hva komiteene har kommet frem til etter å ha luftet ideen i hver sin respektive komite. Felles tanker i de ulike komiteene: Hvis det skal åpnes for alle må ting endres drastisk Ikke så mye som går direkte på komiteene av arrangementer ellers Må være noen ting som driver komiteenes motivasjon, men det betyr ikke at julebordet er den største bidragsyteren til dette. Komitevors blir mot sin hensikt foran et åpent julebord Bekymret for om Abakus sin profesjonalitet faller pga at medlemmer ikke får like mye tilbake. Viktig at vi opprettholder profesjonaliteten til komiteene. Dersom dette er en god ide, så er dette noe Arrkom burde får fullføre. Litt synd det med at daljeutdelingen faller bort - må finne en god løsning på dette slik at daljene ikke ender opp med å bli delt ut under vors foran julebordet. Er det de som ikke føler seg inkludert som vil benytte seg av muligheten til å dra på julebordet, eller de som kjenner komitemedlemmer og allerede er inkluderte? Må finne løsninger slik at de abakulene som opprinnelig ikke føler seg mest inkludert også får lyst til å delta på et slikt arrangement. Passe på at julebordet ikke blir for likt Immball og Vårgalla Morsomste komitéarrangementet man har i følge mange Burde tenke på helgesamling og om dette heller er noe man burde revurdere istedenfor: Kanskje heller kuttet helgesamling Slå sammen julebord/helgesamling Flytte hedring/daljeutdeling til et annet arrangement Vil beholde hedring av årets komitemedlem Tenker at å åpne for alle er et stort skritt i riktig retning med tanke på signalet komiteene sender til resten av abakus For inkludering og minimalt skille mellom Abakom og andre abakuler. Savner muligheten for å spise god middag rundt et bord sammen med komiteen Dette vil falle bort når komiteene splittes under julebordet. Komitemedlemmer vil mest sannsynlig uansett være der, vil da 50stk ekstra utgjøre noen stor forskjell? Vanskelig for komiteen å finne et eget supplement til en slik mulighet julebordet er for å styrke inntrykket nye komitemedlemmer får av Abakom under julebordet Inntrykket vil være like bra selv om andre abakuler også får delta!

7 Mange som ikke kommer med i komiteer som fort føler seg ekskludert, noe vi absolutt ikke ønsker i Abakus Komitemedlemmer får allerede mye igjen: Q: Hva mister man? Skåling mellom komitébordene Evnen julebordet har til å styrke båndet innad i komiteen Kommer ikke til å savne utdelingen av daljer osv, den er jo litt kjedelig i seg selv Noen liker den "kjedelige" daljeutdelingen da det kan være en kul måte å få vite hvem de nye er. Det er på et helt annet plan enn for eksempel Kickstart. Mister kanskje noen av de som pleier å gå på julebord, som bare ville gått med komiteen. Julebordet er det eneste arrangementet hvor komiteen kan representere seg selv Svar: Komiteene handler om mye mer enn julebordet. Her er det snakk om å bygge en langtids holdningsendring: viktigere at alle føler seg inkludert enn at Abakom skal føle seg høytidelige. Utkast av eventuell gjennomføring: Setter deg på plassen - får mat - komiteene kan samles etter hvert både på tvers av komiteer og med ikke komitemedlemmer. Vil prøve å få til en mix av alle for å skape bedre samhold! Hva er i veien for å prøve ut? Alle enig i at det kan prøves ut, vil ikke bli tidenes katastrofe uansett. For å bedre inkluderingen i Abakus så må vi tørre å ta steg selv om det kan skape misnøye blant enkelte komitemedlemmer. Endre til en annen løsning enn i dag Q: Stoler vi på om Arrkom gjøre det på en god måte? Alle stoler på at Arrkom finner en løsning, men er mye som må taes i betraktning når en såpass stor endring gjøres. Q: Vil dette gå på bekostning av trivsel innad i komiteene? Ja, det går på bekostning av komiteene i det større bilde, men komiteene står veldig sterkt slik det ser ut i dag. Vi vil se at komiteene vil ofre litt av høytideligheten for å heve inkluderingen i Abakus. Julebordet kan dekkes opp for med andre ting som kan styrke båndet innad i komiteene. Komiteene står sterkt men det vil ikke være lurt å ta det for gitt at det alltid vil forbli slik. Men at vi åpner julebordet for alle vil ikke nødvendigvis si at det ikke går an å hedre komitemedlemmer og dele ut daljer ved andre arenaer. Vi må gi Arrkom tillit og håpe på at de vil finne løsninger på dette. Q: Julebord er for å hedre slik det ser ut nå, hva vil det bli nå?

8 Vil fortsatt være hedring av komitemedlemmer, og for eksempel årets abakule. Uansett om du er med i komite, revy eller ikke. Vanskelig å gjenskape inntrykket de nye får av julebordet alene som komite på samme måte julebordet har gjort i alle år. Q: Vil det være de som ikke føler seg inkludert fra før av som benyttet seg av muligheten dersom vi åpner for alle? Signalene er det positive: vi vil ikke lukke oss fra de vi jobber for Mister kanskje komitéfølelsen under julebordet, men bygger samtidig opp Abakus i sin helhet med tanke på inkludering. Q: Hvor mye ekstra vil dette koste? Nå er prisen 300 kr per person Denne prisen kan økes i kombinasjon med å søke utvidelse av arrangementsbudsjettet med opptil kr Ser på dette som forsvarlig da det allerede brukes mye penger på julebordet, og at en utvidelse vil gjøre at denne store budsjettposten da ender opp med å være et tilbud for alle i Abakus og ikke bare komitemedlemmer. Konklusjon Avstemning for å åpne julebordet til alle: For å åpne julebordet for alle (gir Arrkom ansvar for å finne en god løsning på gjennomføring): 8 For å beholde julebordet slik det er nå: 0 Avholdende: 3 Totalt: 11 Det er herved vedtatt at julebordet 2017 vil være åpent for alle Arrkom står da for planlegging og gjennomføring av julebordet og de endringene som kreves. Tanker fra Backup: Alle komitemedlemmer må få god info om hvorfor, og hvordan dette vil være en god løsning. Vis til argumentene som ble brukt under dagens møte, som endte med stor enighet innad i HS til tross for uenigheter før diskusjonen. Edruopplegg under FP i regi av de ulike komiteene (Arrkom) Tanken er at i løpet av uken så er det mye fester - greit med annet parallelt program Innspill: Det blir feil å kategorisere dette som et arrangement for de som er slitne. Viktig at det blir sett på som likestilt med hovedopplegget. Dersom man ikke vil på fest skal det være supplerende arrangementer andre uken for de som ikke har lyst til å feste hver dag. Lavterskelarrangementer Filmkveld, pokerkveld, Lan og andre ideer. Krever lite fra hver komite, kommer an på hvor mye man vil legge i det. Ikke kall det alternativt opplegg, det skal likestilles med det originale opplegget. Vanskeligere å delta på "alternativt" opplegg.

9 Online hadde dette i fjor - fikk i støtte fra IE. Kalte det edrualternativ, Vi burde søke IE om penger til støtte for lignende opplegg. Det er noen som ønsker å drikke mer, og noen som vil drikke mindre. Et ekstra edru opplegg vil kunne skape egne grupper. Like barn leker best: Kan være positivt da man finner de man kanskje har mest like interesser med allerede i fadderperioden på et Lan for eksempel. Bra hvis man tar det først andre uken. Første uken er for å dra med alle inn i Abakus og tvangssosialisere. Pass på at de supplerende arrangementene ikke klassifiseres som et opplegg for de som er slitne! Det er et opplegg for de som ikke er interessert i å feste hver dag og vil bli kjent med folk under andre omstendigheter enn på vors og fest. Interessegrupper: Kan ha opplegg på noen dager. Abellan Hackerspace Komiteene kommer til å stå for planlegging Strategi og planen videre Morten har lest boken "good strategy bad strategy" i påsken for at vi alle skal få litt innsikt i hva en strategi egentlig er: Interessant bok. Handler mye om å tjene penger, det skal ikke vi legge mye strategi på med det første. En strategi handler om å detektere et problem, og finne måter å løse det for å nå et mål. Inkluderer Abakus i et visjonsdokument, for å jobbe med en visjon vil vi ha workshopper utover høsten og nyåret slik at dette kan være klart til genfors. Ønsker vi å spare penger til å kjøpe hytte om 10 år? Da er dette en visjon, slik at vi kan lage en strategi for å oppnå dette. Strategi (finne konkrete tilfeller) - for eksempel Labamba. Viktig med god strategi slik at vi kan få gjort ting godt og enkelt, valgene vi tar skal gjøre at vi får åpnet Labamba Sette opp alt fra hvem som har ansvar for hva, og hvordan ting skal gjøres. Strategidokumentet vil virke som hjelper i overgansperioden mellom hovedstyrene. Ikke poeng å ha strategi på ting som ikke er et stort problem Hvordan gjøre ting innad i komiteen? Ikke vits å påprakke vanskelige strategidokument for komiteer. To/tre saker av gangen. Slik at strategien skal være tydelig på konkrete saker. Beholder måldokumentene. Strategien er grei å referere til når vi eller andre spør om hvorfor gjør vi ting på måten vi gjør. Da er det bare å referere til strategidokumentet som skal ha et svar på slikt.. Vi burde inkludere Backup i utviklingen av de nye strategiene. Mye rart på det tidligere strategidokumentet som vi må rydde opp slik at det blir oversiktlige. Da vil det være enklere å finne strategier man kan følge opp. Pengesøknad Toastjern Trenger nytt toastjern på kontoret da det forrige er ødelagt Brukes hver dag av mange abakuler - en nødvendighet på kontoret.

10 For: 11 Mot: 0 Blankt: 0 Koskom bestiller da nytt toastjern for 1009 kr. Eventuelt Er det møter fremover? Vi tar møte neste uke. Der får vi mer Info om LaBamba sin fremgang.