RUTINER FOR REGNSKAPSFØRING, FAKTURERING OG INNGÅENDE FAKTURAER...

Transkript

1 Skihyttevegen Hytteeierforening Nordseter, 15. mars 2015 Nye Økonomirutiner Innholdsfortegnelse 0. DEFINISJONER BAKGRUNN REGNSKAPSPLIKT ØKONOMISTRUKTUR REGNSKAPSSYSTEM RUTINER FOR REGNSKAPSFØRING, FAKTURERING OG INNGÅENDE FAKTURAER RAPPORTERING TIL STYRET OG FULLMAKTER PRESENTASJON FOR ÅRSMØTET ÅRSBERETNING ÅRSREGNSKAPET REVISJON DETALJERTE RUTINER FOR ØKONOMIANSVARLIG STYREMEDLEM VEILEDNING FRA PROFESJONELL REVISOR Dette dokumentet «Nye Økonomirutiner» er en redigert utgave av «Økonomirutiner» som ble utarbeidet av sittende styre i 2012, og som ble tatt til etterretning i foreningens Årsmøte 1. juni Dokumentet er endret i forbindelse med at foreningen har engasjert Aktiv Økonomistyring AS som forretningsfører fra og med Figurene som er benyttet i dokumentet er laget av tidligere styreleder Jørgen Galtestad. Nye økonomirutiner SHV 2015 (3)

2 0. DEFINISJONER Dette er økonomirutiner for Skihyttevegen Hytteeierforening, registrert i Foretaksregisteret (og pt Frivillighetsregisteret) med organisasjonsnummer , med næringskode ; Aktiviteter i andre interesseorganisasjoner ikke nevnt annet sted og med institusjonell sektorkode; 7000 Ideelle organisasjoner. Foreningens vedtekter definerer foreningens geografiske område. Lillehammer kommune har nylig gjort Skihyttevegen «offisiell» og tildelt eiendommene nummererte adresser. Med denne nye definisjonen av Skihyttevegen kan en på enkleste måten definere foreningens nedslagsfelt: De eiendommene som har Skihyttevegen som adresse 1. Foreningens medlemmer er oppsittere langs Skihyttevegen, herunder området Nordseter Panorama på Nordseter i Lillehammer kommune. Alle medlemmer har de samme rettigheter og plikter (tilpasset de tjenestene det enkelte medlem benytter seg av). Dette dokumentet «Nye Økonomirutiner» er utarbeidet for å sikre en åpen og forsvarlig økonomisk forvaltning av foreningen. Dokumentet er en rettesnor for hvordan medlemmene ønsker at styret skal ivareta økonomifunksjonen i foreningen. Styret skal bære ansvaret for økonomisk forvaltning av foreningen. Forkortelser; VA = Vann og Avløp VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvesteringer AØ = Aktiv Økonomistyring AS 1. BAKGRUNN Det var såpass mange uklarheter og ubesvarte spørsmål ved foreningens økonomi og økonomirutiner, som smittet over på foreningens budsjett- og regnskapsoppsett, at styret i oktober 2012 valgte å innhente profesjonell bistand. Svaret fra statsautorisert revisor i BDO, Tom Erik Lehne, forelå den 2. november 2012 og er inkludert nederst i dette dokumentet. BDO-revisorens føringer ble lagt til grunn for forslaget til økonomirutiner for Skihyttevegen Hytteeierforening som ble tatt til etterretning under ordinært Årsmøte i Dokumentet Nye Økonomirutiner er videre tilpasset engasjering av Aktiv Økonomistyring AS som forretningsfører for foreningen fra og med Side 2 av 14

3 2. REGNSKAPSPLIKT Foreningen er ikke regnskapspliktig etter regnskapslovens 1-2 da den verken er næringsdrivende, har eiendeler med verdi over kroner 20 millioner eller har 20 ansatte. Styret har likevel ansvar for en tilfredsstillende økonomisk forvaltning av foreningen, og foreningen har vedtektsbestemt at det er styrets oppgave å føre regnskap og lage årsberetning over foreningens drift. Foreningens vedtekter sier om budsjetter, regnskap og årsberetning; 9 Styrets oppgaver og fullmakter:.. Følgende oppgaver tilligger styret: d) Innkreve; Årskontingent til SH (drift og -vedlikehold av Skihyttevegen). Inngangsavgift for bruk av bommen i Skihyttevegen fra nye medlemmer. Denne inngangsavgiften er tilknyttet den enkelte hyttes gårds-/bruksnummer. Brøyteavgift. VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget). Tilknytningsavgift til Vann- og avløpsanlegget i Skihyttevegen fra nye brukere hvorav 90% overføres grunneiere (frem til og med 30. juni 2032). Midler til VARR-fondet (Vann- og Avløpsfond for større Reparasjoner og Reinvesteringer). Årsavgift til felles infrastruktur for friluftsliv på Nordseter (Nordseter Utvikling) BA Årskontingent til Nordseter Vel. e) Føre regnskap over foreningens drift og lage årsberetning 10 Årsmøte:. Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker: a) Godkjenne årsregnskap og årsberetning for foregående år. b) Godkjenne budsjett for inneværende år. c) d) e) Fastsette; Årskontingent til SH (drift og -vedlikehold av Skihyttevegen) Brøyteavgift VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget) Årlig bidrag til VARR-fondet (Vann- og Avløpsfond for større Reparasjoner og Reinvesteringer), samt endelig størrelse på fondsbidraget fra hver kunde. 3. ØKONOMISTRUKTUR Det er en ganske omfattende variasjon vedrørende medlemmenes deltakelse i det foreningen holder på med. Dette er forsøkt illustrert her: Side 3 av 14

4 Skihyttevegen Hytteierforening Hvem som er med på hva Fremstilt som mengdediagram 24. november 2012 Alle som sokner til Skihyttevegen Alle nyter godt av annen infrastruktur på Nordseter Alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og som har vegrett gjennom Høgfjellia Alle som er tilknyttet vann- og avløpssystemet Alle som har vinterveg nedenfor Skogsløypa Foreningens medlemmer V a n n A v l ø p Jørgen Galtestad Alle som sokner til Høgfjellia I tillegg finnes det et vannlag (Sørby Vannverk) og sikkert andre variasjoner blant medlemmene. Sørby Vannverk er ikke inkludert i foreningens økonomi 2. Det er i dag heller ikke brøytingen av Skihyttevegen nedenfor Skogsløypa den fiolette mengden i diagrammet ovenfor. Denne brøytingen organiseres og finansieres av dem som sokner til Skihyttevegen nedenfor Skogsløypa. Det nevnes også at Lillehammer kommune krever brukerne av VA-anlegget i Skihyttevegen for vanlig avgifter for vann og avløp som om disse var tilknyttet kommunalt anlegg direkte. Bruksverdien og ikke minst omsetningsverdien på hyttene våre påvirkes sterkt av standarden på infrastrukturen rundt oss på Nordseter. Her nevnes noen eksempler på slik «annen infrastruktur» (som ikke alt er på plass for alle punkter); a. Skiløyper (stamnett) b. Fotstier (stamnett) c. Sykkelstier (stamnett) d. Brygger e. Gapahuker og enklere rasteplasser langs løyper og stier, og ved brygger f. Heis med 2 nedløp for ski og aking, med størst appell til barna g. Lys- og rulleskiløype h. Møteplass for barn i «sentrum» i. Akebakke om vinteren ii. Lekeplass om sommeren i. Postkasser i «sentrum» j. Nødetater og Norges Røde Kors k. Snøscooterløyper (færrest mulig kun offentlig autorisert nærings- og nødetatkjøring) l. Offentlige veier (standard for motorisert ferdsel og for noen strekninger som skiløype om vinteren) m. Lavt luftrom (helikoptertrafikk). 2 Medlemmene i Sørby Vannverk har fått invitasjon til å bli med i Skihyttevegen VA-anlegg men har avstått. Side 4 av 14

5 Nordseter Utvikling BA har i dag ansvaret for viktige deler av infrastrukturen på Nordseter, og spesielt skiløypene. 90 % av budsjettet på ca eks. mva. kroner /år går til skiløypepreparering. Fra og med 2014 har Skihyttevegen Hytteeierforening påtatt seg å sende ut betalingsanmodning på avgift til Nordseter Utvikling BA til egne medlemmer, for tiden kr 400. Foreningen har også påtatt seg å sende ut betalingsanmodning på kontingent til Nordseter Vel til egne medlemmer, for tiden kr 100. Nordseter Vel har ansvar for felles interesser på Nordseter. Pengene som samles inn til disse to foreningene overføres i sin helhet til de to. Det er nødvendig for foreningen å holde orden på økonomien for hver av de tre kategoriene illustrert med fargene lyseblå, grønn og gul i figuren over og under. Regnskapet deles derfor også inn i tre kategorier (avdelinger): Drift og vedlikehold av Skihyttevegen med GSM-bom (Kat I), Brøyting(Kat II) og Vann og avløp (Kat III). Disse tre regnskapene konsolideres sammen til et hovedregnskap (resultat og balanse). Skihyttevegen Hytteierforening - Budsjett og regnskap 24. november februar 2013 Kat I Kat II Kat III Skihyttevegen (årskontingent) Annen infrastruktur Nordseter Brøyting (avgift) Vann og avløp (avgift) Bankkonto Drift Bankkonto VA-drift 1 Fellesmidler 2 Brøytefond 3 VA-driftsfond 1. Eies av alle som har adresse Skihyttevegen (som har veirett der). 2. Eies av alle som betaler for vinterveg ovenfor Skogsløypa og har veirett i Høgfjellia. Senere kan de som betaler for vinterveg nedenfor Skogsløypa komme til. 3. Eies av alle som betaler for vann og avløp (også i Høgfjellia). 4. Eies av alle i Skihyttevegen som betaler midler til fondet (individuell bokføring). Konsolidert driftsregnskap Konsolidert balanse 4 VARR-fond Bankkonto VARR VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvestering Jørgen Galtestad Side 5 av 14

6 I tillegg til ovenstående gjennomføres det en dugnad på Skihyttevegen første lørdag i juni hvert år. Dugnaden organiseres av styret. De av medlemmene som ikke har anledning til å delta kan gjøre opp for seg med penger; for tiden kroner 200 for hver uteblivelse. Oppmøte er nødvendig for Skihyttevegens standard og image og er dessuten en sosial møteplass. «Avlat» med penger er en æressak å betale til felleskonto REGNSKAPSSYSTEM Det er ingen formalkrav til regnskapssystem. Like fullt skal regnskapssystemet som benyttes ta utgangspunkt i gjeldende regnskaps- og bokføringslov. Fra og med har Skihyttevegen Hytteierforening engasjert Aktiv Økonomistyring AS til foreningens forretningsførsel. Aktiv Økonomistyring bruker regnskapssystemet Tripletex. Dette er et online system hvor alle bilagene scannes og regnskapet blir oppbevart elektronisk. Tripletex besørger selv sikkerhetskopiering. 5. RUTINER FOR REGNSKAPSFØRING, FAKTURERING OG INNGÅENDE FAKTURAER Aktiv Økonomistyring AS har fra og med ansvar for regnskapsføring, utarbeiding av årsregnskap og utkast til budsjett, fakturering av hytteeierne for kontingenter/ avgifter, betalingsoppfølging og løpende betaling av regninger. REGNSKAPSFØRING Budsjett og regnskapet følger kalenderåret. Årsoppgjøret for siste år legges frem for årsmøtet i påsken påfølgende år. Se punkt 7.2. Regnskapet føres i kronologisk orden med henvisning til bilag og kontonummer. Til og med regnskapsåret 2013 ble regnskapet skrevet ut på papir og de siste årene i tillegg lagt i ikke redigerbart filformat(pdf). Bilagene ble samlet i en brevordner for hvert kalenderår. Fra og med regnskapsåret 2014 legges årsregnskapet ved årets slutt i ikke-redigerbart filformat (pdf) og lagres i regnskapssystemet Tripletex under Dokumentarkiv. Økonomiansvarlig styremedlem lagrer også en elektronisk versjon av regnskapene. Fra og med scannes bilagene og oppbevares elektronisk i regnskapssystemet Tripletex. Frem til 2018 lagres alle årsregnskap og bilag som beskrevet over enten på papir eller elektronisk. Etter dette gjøres det en vurdering av om lagringstiden kan kortes ned. FAKTURERING Foreningens fakturaer går stort sett til foreningens medlemmer til alle/mange samtidig. Fakturering av de årlige kontingentene og avgiftene utføres hver januar den 15. Fakturaene Side 6 av 14

7 nummereres fortløpende og sendes ut med e-post fra Aktiv Økonomistyring AS. Medlemmer uten e-postadresse mottar faktura i posten. Regnskapsbyrået skal videre foreta gjennomgang av kundereskontro for oppfølging og purring av forfalte poster. 1. purring skal iverksettes 14 virkedager etter forfallsdato. 2. purring med inkassovarsel skal iverksettes 1 virkedag etter forfallsdato. Fordringen sendes inkassobyrå snarlig etter endt purrerutine. Ved fortsatt manglende betaling etter endt purrerutine vil avhengig av hva det gjelder også adgangen til å passere bommen i Skihyttevegen og Høgfjellia trekkes tilbake, brøyting av biloppstillingsplass opphøre eller vannet stenges av. Her ilegges et gebyr på kroner 200 for å fjerne den dårlige betaler fra listen over dem som kan passere bommene, og eventuelt legge vedkommende inn igjen. I løpet av 2015 vil det sannsynligvis også inngås en OCR-avtale (bruk av KID-nummer) med DNB. Dette forenkler registrering av innbetalinger fra medlemmene og er tidsbesparende for forretningsfører. INNGÅENDE FAKTURAER Det er etablert en avtale om direkte remittering med DNB og foreningen er nå registrert i Elektronisk mottaker adresseregister (ELMA-registeret). Dette gjør at vi kan motta fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF- fakturaer), noe som forenkler registreringen av inngående fakturaer. Dette er derfor den foretrukne måten å motta fakturaer på. Da er det kun nødvendig å oppgi vårt organisasjonsnummer til leverandør. Hvis dette ikke er mulig er det ønskelig at faktura sendes som pdf-vedlegg til: skihyttevegen@ebilag.com Dette er en e-postadresse kun for fakturamottak og e-post blir ikke lest. Som et tredje alternativ kan post@aktivokonomistyring.no benyttes. Hvis man må sende papirfaktura skal den sendes til: Skihyttevegen Hytteeierforening C/O Aktiv Økonomistyring AS Storgata LILLEHAMMER. 6. RAPPORTERING TIL STYRET OG FULLMAKTER Det er styrets leder som har det overordnede ansvar for rapportering av regnskapstall til styret. Side 7 av 14

8 Det er ingen formalkrav til rapporteringssystem. Rapporten sammenstilles på enkleste måte, men likevel tilstrekkelig til at «styret kan bære ansvaret for økonomisk forvaltning av foreningen». Økonomiansvarlig styremedlem har ansvar for å hente inn fra Aktiv Økonomistyring AS komplett akkumulert regnskap; Pr 30. april Pr 31. august Pr 31. desember (årsregnskap) Økonomiansvarlig styremedlem skal i samarbeid med AØ legge frem forslag til budsjett for påfølgende år innen 1. desember. Økonomiansvarlig styremedlem har fullmakt til å belaste: Kontonummer Driftskonto Kontonummer Vann og avløpskonto Kontonummer VARR-fondskonto Aktiv Økonomistyring AS har fullmakt til å belaste de samme konti etter godkjenning av økonomiansvarlig styremedlem gjennom SMS-kode i remitteringssystemet i Tripletex eller ved kommunikasjon på e-post. Ved tvil skal økonomiansvarlig styremedlem innhente godkjennelse fra styret. AØ og økonomiansvarlig styremedlem har også fullmakt til å innhente kopi av bankbilag og bankutskrifter vedrørende de samme konti. Styreleder kan om ønsket også ha de samme fullmakter. Økonomiansvarlig styremedlem har tilgang til regnskapssystemet Tripletex som Aktiv Økonomistyring AS benytter ved brukernavn og passord. I forbindelse med revisjon får revisor midlertidig tilgang til systemet. 7. PRESENTASJON FOR ÅRSMØTET 7.1 ÅRSBERETNING Årsberetningen for foregående år skal avgis av styret til ordinært årsmøte i påsken. Beretningen skal inneholde 3 : Virksomhetens art og hvor den drives Et rettvisende bilde av utvikling, resultat og stilling, herunder årsregnskapet m/disposisjoner Fremtidig utvikling, herunder videre økonomi 3 Kilde: Side 8 av 14

9 Fortsatt drift (redegjørelse for forutsetningen om fortsatt drift) Arbeidsmiljøet, Ytre miljø og Likestilling Årsberetningen skal signeres av styrets medlemmer. 7.2 ÅRSREGNSKAPET Under er vist hvordan årsregnskapet med resultatrapport og balanserapport vil bli satt opp med 2014 som eksempel. Det vil også lages noter til regnskapet hvor det gis utfyllende informasjon om regnskapspostene der hvor dette er nødvendig. I tillegg vil det utarbeides egne avdelingsregnskap for de tre kategoriene. Side 9 av 14

10 8. REVISJON Foreningen har ikke revisjonsplikt. Vedtektene fastsetter at det skal velges en revisor (som ikke behøver å være profesjonell). Revisor kan være medlem av foreningen men ikke være medlem av styret. 9. DETALJERTE RUTINER FOR ØKONOMIANSVARLIG STYREMEDLEM Arbeidsoppgaver for økonomiansvarlig er indikert i tabellen under. Den er ikke nødvendigvis fullstendig. Gjennom hele året har også økonomiansvarlig styremedlem ansvar for å oppdatere medlemslistene i regnskapssystemet Tripletex og den løpende kontakten med forretningsfører. Siden alle fakturaer blir betalt fra Driftskonto og alle innbetalinger går til denne konto, må det gjøres kontoreguleringer mellom Driftskonto, VA-konto og VARR-fondskonto. Økonomiansvarlig styremedlem må avtale med Aktiv Økonomistyring hvem som skal ta ansvaret for dette. Måned Arbeidsoppgaver Januar Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning og av innkommende fakturaer. Kontrollere faktureringsgrunnlag for kontingenter og avgifter for aktuelle år i samarbeid med Aktiv Økonomistyring AS (AØ) før fakturering utføres av byrået. Hytteeiere som innbetaler til VARR-fond endrer seg fra år til år og dette krever derfor en ekstra sjekk. Kontakte Nordseter Utvikling BA (NU) og Nordseter Vel (NV) angående infobrev som skal legges ved betalingsoppfordring eller faktura til disse foreningene som sendes ut fra oss. Februar Iverksette sanksjoner 4 i forhold de medlemmene som ikke har betalt (2 uker etter skriftlig varsel). Sende ut e-post med betalingsanmodning til NU og NV og sende det samme pr. post til medlemmer uten e-postadresse. Informasjonsbrev fra de to foreninger legges ved. Alternativt sendes det ut egen faktura fra AØ på dette. Innhente årsregnskap for foregående år fra AØ og innhente revisjonsberetning. I samarbeid med AØ lage noter til regnskapet. Utarbeide beslutningsdokument for kontingenter og avgifter. Delta under utarbeidelse av årsberetning for foregående år styreleder 4 På oppdrag fra økonomiansvarlig tar veg-/bomansvarlig seg av bomstenging, og evt gjenåpning, opphør brøyting av biloppstillingsplass og tilsvarende for vann. Side 10 av 14

11 koordinerer dette arbeidet. Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Mars Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Utarbeide lister over medlemmer som har innbetalt til NU og NV og oversende dette til de to foreningene, samt oppgi totalt innsamlet sum og be NU og NV å sende faktura på de respektive beløp. Presentere for Årsmøtet i påsken; 1. Årsregnskap for foregående år. 2. Revisors beretning. 3. Budsjett for inneværende år 4. Forslag til kontingenter og avgifter for påfølgende år. April Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Oversende Årsregnskap for kategori III Vann og avløp til Høgfjellia Vel. Innhente faktureringsgrunnlag for VA-avgift for medlemmer av Høgfjellia Vel i samarbeid med styreleder i Høgfjellia Vel og formidle dette til Aktiv Økonomistyring som fakturerer dette 30.april. Mai Innhente tertialregnskap (jan-april) fra Aktiv Økonomistyring AS ultimo mai. Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Juni Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Juli Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. August Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. September Innhente tertialregnskap (akkumulert jan-aug) fra Aktiv Økonomistyring ultimo september. Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Oktober Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. November Utarbeide forslag til budsjett for påfølgende år. Oversende utkast budsjett VA til Høgfjellia Vel for kommentarer og innspill. Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Desember Forefallende arbeid som f.eks. godkjenning av innkommende fakturaer. Tove Røysted Aker Per J. Eitzen Åge Langsethagen Økonomiansvarlig Styremedlem Styremedlem Styremedlem Arild M. Bakken Stein Erik Haavi Trond Fidje Styremedlem Styreleder Styremedlem Side 11 av 14

12 10. VEILEDNING FRA PROFESJONELL REVISOR Skihyttevegen Hytteeierforening 1. november 2012 Side 12 av 14

13 Side 13 av 14

14 Side 14 av 14