Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Avtale om kjøp av spesialskyss i Vestfold og deler av Telemark Versjon

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: DEL I: TILBUDSINNBYDELSE KORT OM OPPDRAGSGIVER, RAMMEAVTALEN OG KONKURRANSEN4 1.1 Oppdragsgiver Anskaffelsen - Rammeavtalen Varighet av rammeavtalene Anskaffelsens volum Deltilbud Antall mulige rammeavtaler Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilgang til konkurransegrunnlaget Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Offentlighet Tidsplan KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL LEVERANDØR Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Skatt og mva Lovlig etablert foretak HMS-egenerklæring Krav til opplysninger om organisering Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Prisskjema Forbehold Tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Endring og tilbakekall av tilbud Komplett tilbud skal bestå av Organisering av tilbudet OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Utskrift av anskaffelsesprotokollen Avviste og forkastede tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning og totalforkastelse Tildelingskriterier Evaluering av deltilbud Innstilling på tildeling av rammeavtale-/er... 15

3 Konkurransegrunnlag: Innholdsfortegnelse DEL II: KRAVSPESIFIKASJON TRANSPORTBEHOV OG SAMORDNINGSGRAD KVALITET Forsinkelser Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Klagehåndtering LEVERANDØRENS ADMINISTRASJON Bestilling av turer Beredskap Krav til sjåfør Kjøringens karakter Dyr i kjøretøyet Bistand ved hentested Uniform og legitimasjon Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Kontroll av sikkerhetsutstyr Taushetserklæring KRAV TIL MATERIELL GODTGJØRELSE Godtgjørelse for oppdraget Kompensasjon for pris og kostnadsutvikling DEL III:KONTRAKTSBESTEMMELSER KONTRAKTEN. KONTRAKTSDOKUMENTER. TOLKNINGSREGLER Kontraktsdokumentene Tolkningsregler PARTENE OG DERES REPRESENTANTER PLIKT TIL SAMARBEID OG LOJALITET LEVERANDØRENS YTELSE Generelle krav til utførelsen Lover, forskrifter og enkeltvedtak Kommunikasjon/varsling Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger BRUK AV UNDERLEVERANDØRER ANSATTES OG UNDERLEVERANDØRERS LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD 22 7 OPPDRAGSGIVERS KONTROLL LEVERANDØRENS OPPLYSNINGSPLIKT AVROP Definisjon Gjennomføring Side 1

4 Konkurransegrunnlag: Innholdsfortegnelse 9.3 Oppdragsgivers valg fordeling av avropene Fordeling ved evt. parallelle rammeavtaler VEDERLAG Vederlagets størrelse Avregnings- og oppgjørsrutiner Fakturering Krav til faktura Vedlegg til faktura Prisregulering Ordinær regulering Ekstraordinær regulering ENDRINGER Formkrav endringsavtale Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer Leverandørens påberopelse av endring MISLIGHOLD Hva anses som mislighold? Varslingsplikt Sanksjoner Tilbakehold av betaling Retting Dagmulkt Erstatning Heving Reklamasjon FORCE MAJEURE Definisjon Varslingsplikt Virkning KONKURS, AKKORD EL AVBESTILLING OG BOMTURER ERSTATNINGSANSVAR FOR SKADER PÅ OPPDRAGSGIVERS PERSONELL OG EIENDELER ERSTATNINGSANSVAR OVERFOR TREDJEMENN FORSIKRING OVERDRAGELSE OPSJON MULIG FORLENGELSE AV KONTRAKTEN KONFIDENSIALITET TVISTER DEL IV: VEDLEGG Side 2

5 Konkurransegrunnlag: Innholdsfortegnelse Vedlegg 0 - Avtaledokument Vedlegg 1 - Prisskjema Vestfold Vedlegg 2 - Prisskjema deler av Telemark Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Vedlegg 4 - Taushetserklæring Vedlegg 5 - Anslag over dagens Spesialskyss elever Vedlegg 6 - Retningslinjer for skoleskyss i BTV Side 3

6 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse DEL I: TILBUDSINNBYDELSE 1 KORT OM OPPDRAGSGIVER, RAMMEAVTALEN OG KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) er et selskap som har ansvaret for planlegging og koordinering av rutegående kollektivtrafikk og skoleskyss i Buskerud, Telemark og Vestfold. VKT eies av de tre fylkeskommunene. VKT er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har VKT ansvaret for skolekjøring i de tre fylker. For ytterligere informasjon om VKT vises det til oppdragsgivers hjemmesider Anskaffelsen - Rammeavtalen Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse om tildeling av rammeavtaler, med tre eller flere leverandører, for transport av skoleelever hvor det ikke kan benyttes rutegående materiell (kalt spesialskyss) i Vestfold og deler av Telemark jfr. oversikt kommuner Telemark vedlegg 2. Det kan også forekomme noe tilbringertjeneste frem til holdeplass eller andre enkeltoppdrag. En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de oppdrag som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Rammeavtalen er ment å dekke oppdragsgivers behov for kjøp av aktuelle transporttjenester i avtaleperioden. Rammeavtalene vil utgjøre grunnlaget for tildeling av transportoppdrag etter hvert som disse defineres. Jfr. Del III punkt 9. Oppdraget er delt opp i totalt 100 deloppdrag, 4 for hver kommune. Hvert enkelt deloppdrag er igjen delt opp i 3 ulike kapasitetsgrupper som er et uttrykk for et definert kapasitets- og funksjonsbehov. Det ønskes tilbud på hver enkelt kapasitetsgruppe. De enkelte deloppdragene for hver kommune er: Deloppdrag innen og til/fra den enkelte kommune, 0 4 km Deloppdrag innen og til/fra den enkelte kommune, 4,1 8 km Deloppdrag innen og til/fra den enkelte kommune, 8,1 12 km Deloppdrag innen og til/fra den enkelte kommune, minimum 12,1 km Det vises til kapasitetsgruppene listet opp i Del I punkt 3.5, samt oversikten over deloppdragene i vedlegg 1 og 2. For nærmere orientering om hva som omfattes av anskaffelsen, vises til Del II Kravspesifikasjon Side 4

7 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 1.3 Varighet av rammeavtalene Kontraktsperioden er , med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge med 1 år av gangen i ytterligere 2 år, til sammen inntil Anskaffelsens volum Anskaffelsens årlige verdi anslås til 60 millioner ekskl. m.v.a. samlet for de tjenestene som rammeavtalen omfatter. Av dette er ca 29 millioner i Vestfold, og ca 31 millioner i den del av Telemark som anskaffelsen omfatter. Volumet er estimert på grunnlag av erfaringer fra år 2007, men vil kunne variere på bakgrunn av endringer i transportbehov, bevilgninger og andre rammevilkår. Volumet må derfor betraktes som anslag og er ikke bindende for oppdragsgiver. 1.5 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på et eller flere deloppdrag, og på en eller flere kapasitetsgrupper, innen det enkelte deloppdrag. Det er ikke anledning til å gi et samlet tilbud på to eller flere deloppdrag/kapasitetsgrupper, eller gi rabatt/prisalternativer som er avhengige av tildeling av andre deloppdrag /kapasitetsgrupper. 1.6 Antall mulige rammeavtaler Oppdragsgiver står fritt til å velge å inngå rammeavtale med en eller flere leverandører, etter evaluering av tilbudene, jfr. nærmere Del I punkt 5.3, samt følgende: Ved inngåelse av rammeavtaler med flere vil det bli valgt minimum 3 leverandører, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Det vil bli inngått rammeavtale(r) for hver enkelt kapasitetsgruppe innenfor de enkelte deloppdragene. Det er oppdragsgivers intensjon å inngå parallelle rammeavtaler, med innbyrdes rangering, med en eller flere transportører for hver kapasitetsgruppe innenfor de enkelte deloppdrag. Dersom det inngås parallelle rammeavtaler med flere leverandører om alle/enkelte kapasitetsgrupper, vil avrop skje i henhold til prioritering, jfr. nærmere Del III Kontraktsbestemmelser, punkt Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Side 5

8 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse Informasjon om regelverket er å finne på hjemmesiden til Fornyings- og administrasjonsdepartementet: For denne anskaffelsen gjelder forskriftens Del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men det er ikke tillatt med forhandlinger 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen under tittelen Spesialskyss Vestfold og deler av Telemark den Den blir også kunngjort i Tenders European Daily (TED) databasen. Konkurransen vil også bli annonsert i lokale/riksdekkende aviser. 1.9 Tilgang til konkurransegrunnlaget Registrering og tilgang til nettsider med konkurransegrunnlaget oppnås ved å sende e-post med forespørselen til: anbud2008@vkt.no Konkurransegrunnlaget blir da oversendt som e-post. Konkurransegrunnlaget vil også bli gjort tilgjengelig på VKTs hjemmesider på Internett når anbudet kunngjøres. Konkurransegrunnlaget vil da kunne hentes ned ved å klikke seg inn på Eventuelt kan det sendes skriftlig forespørsel til: Vestviken Kollektivtrafikk AS att.: Tone Klausen Borge Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg Konkurransegrunnlaget vil da bli oversendt som brev. Oppdragsgiver ber de virksomheter som har til hensikt å levere tilbud om å sende inn opplysning om hvem som er kontaktperson snarest etter at dette konkurransegrunnlaget er mottatt. Oppdragsgiver vil distribuere eventuelle tilleggsopplysninger og svar på spørsmål til alle de som er registrert som mulige deltagere i konkurransen og som har oppgitt kontaktperson. Side 6

9 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 1.10 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse kl på Høyer hotell i Skien. Hver tilbyder kan delta med inntil 2 representanter. På konferansen vil det bli anledning til å ta opp spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget. Påmelding med navn på deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes som e-post til anbud2008@vkt.no, eller per brev til adresse oppgitt i Del I punkt 1.9 snarest og senest innen Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger per post til adresse oppgitt i Del I punkt 1.9, per e-post til anbud2008@vkt.no, eller som telefaks til Spørsmål bes innsendt snarest mulig, og må være oppdragsgiver i hende senest Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger Anbud 2008 Svar på spørsmål vil i anonymisert (omarbeidet) form bli distribuert til samtlige som er registrert som mulige deltagere i konkurransen og som har oppgitt kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Slike vil umiddelbart bli sendt samtlige som er registrert som mulige deltagere i konkurransen (jfr. Del I punkt 1.9) per e-post eller brev. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 nr 351 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til etter kontraktsinngåelse å kunne offentliggjøre resultatet av konkurransen, hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene lå (uten kobling av pris og tilbyder). Side 7

10 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 1.14 Tidsplan Anbudskonkurransen er planlagt gjennomført etter den foreløpige tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at endringer kan inntreffe. Milepæl Tidspunkt Tilbudskonferanse Frist for innsendelse av spørsmål Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) kl Kontraktstildeling Innen Kontraktsinngåelse Innen Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL LEVERANDØR Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det kreves at leverandøren senest vil oppfylle kvalifikasjonskravene på det tidspunkt gjennomføringen av en eventuell kontrakt starter. Vurderingen av om kvalifikasjonskravene sannsynligvis vil være oppfylt før oppstartstidspunktet, vil bli foretatt før evalueringen av tildelingskriteriene. Det er tilbyders ansvar å sannsynliggjøre at kravene således er, eller vil bli, oppfylt i tide. Tilbyder kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under Del I punkt 2.1, jf. anskaffelsesforskriften (1) a), b), c) og e). Side 8

11 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 2.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Når tilbyders hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for forespørselen Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Krav: Det kreves at tilbyder har et lovlig, etablert foretak. Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Attest fra foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i leverandørens hjemland HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Krav: Tilbyderen skal ha et HMS-system. Dokumentasjon bevis for at det stilte kravet er oppfylt Signert HMS egenerklæring, jfr. vedlegg Krav til opplysninger om organisering Tilbyder skal oppgi foretakets eierforhold. Dersom det foretaket som gir inn tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger gis om disse eller morselskapet. Side 9

12 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse Dersom det foretak som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak, skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det skal fremgå av tilbudet hvilke foretak eller personer som deltar i samarbeidet, og hva samarbeidet innebærer. Tilbyder skal beskrive planlagt organiseringsform for gjennomføring av deloppdraget, både den interne organisering i det enkelte selskap i samarbeidet samt organiseringsform selskapene imellom. Det forutsettes at et eventuelt samarbeid ikke strider mot konkurranselovgivningen. Det stilles krav om at partene er solidarisk ansvarlige. 2.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Der tilbyder har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Kvalifikasjonskrav Krav: Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Tilbyder skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets siste tilgjengelige reviderte årsregnskap og årsrapport (for 2006 eller 2007), evt. kopi av Næringsoppgave. Oppdragsgiver vil om nødvendig innhente kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom tilbyder støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. 2.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Krav 1: Det kreves god gjennomføringsevne Krav 2: Tilbyder må oppfylle vilkårene for utøvelse av persontransport i yrkestransportforskriften av 26. mars 2003 nr 401 Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Oversikt over firmaets totale bemanning. Oversikt over bilpark og annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Dette innebærer en beskrivelse av materiellet som skal benyttes (alder, innredning med mer), jfr. Del II, punkt 4. I tillegg bes opplyst hvor mange passasjerer kjøretøyet har plass til og evt. kapasitet for transport av passasjerer i rullestol. Opplysning om eventuelle tilsvarende oppdrag. Kopi av løyve eller plan for anskaffelse av løyve. Side 10

13 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt, og denne skal merkes med Tilbud på spesialskyss Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressene eller sendes per post, jfr. Del I punkt 3.3. Det er leverandøren som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp, jfr. Del I punkt 3.2. Med i hende menes at forespørselen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er således ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften (1) a) Tilbud per e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen kl.10:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften (1) a. 3.3 Innleveringssted Alternativ A - Postadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg Alternativ B - Besøksadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Jernbanegaten 2, Tønsberg Alternativ C Besøksadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS c/o Telemark fylkeskommune Fylkeshuset i Skien 3.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til Side 11

14 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 3.5 Prisskjema Pristilbud på kapasitetsgruppe (r) innenfor de enkelte deloppdragene skal angis i vedlagte prisskjemaer for hhv Vestfold og deler av Telemark, jfr. vedlegg 1 og 2. Vedlegg 1 og 2 påføres pris per km ekskl. m.v.a. for de kapasitetsgrupper innenfor de enkelte deloppdrag man ønsker å gi tilbud på. Antall km blir regnet fra oppmøtested og til transportoppdraget for oppdragsgiver er avsluttet. Et transportoppdrag kan innbefatte kjøring uten passasjer som følge av at alle passasjerer forlater kjøretøyet på et annet sted enn neste passasjer hentes. Transportør vil bli godtgjort for utførelse av transportoppdrag med de satser per km som er angitt i tilbudet. Antall km blir regnet fra oppmøtested og til transportoppdraget for oppdragsgiver er avsluttet. I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen vil alle transportoppdrag godtgjøres med en fast oppmøtepris på kr 60,- + m.v.a. I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen og oppmøteprisen vil det for transportoppdrag som medfører transport av passasjer(er) som må sitte i rullestol under transporten, bli godtgjort med et fast tillegg på kr 100,- + m.v.a. pr. passasjer i rullestol. De enkelte deloppdragene er delt opp i følgende kapasitetsgrupper: Kapasitetsgruppe 1: Transport av 1 til 4 passasjerer. Kapasitetsgruppe 2: Transport av 5 til 8 passasjerer hvor deler av kapasiteten kan være utnyttet til plass for 1-2 rullestoler. Kapasitetsgruppe 3: Transport av flere enn 8 passasjerer hvor deler av kapasiteten kan være utnyttet til plass for 1 4 rullestoler. Transportør kan benytte materiell som har større kapasitet og/eller mer funksjonalitet enn minimumskravet i den enkelte kapasitetsgruppe. 3.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold til de krav som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på et eller flere deloppdrag, og på en eller flere kapasitetsgrupper, innen det enkelte deloppdrag, jfr. vedlegg 1 og 2. Det er ikke anledning til å gi et samlet tilbud på to eller flere deloppdrag/kapasitetsgrupper, eller gi rabatt/prisalternativer som er avhengige av tildeling av andre deloppdrag /kapasitetsgrupper. Side 12

15 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere et alternativt tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. 3.9 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med Del I punkt 3.1 og Komplett tilbud skal bestå av 1) Tilbudsbrev: Tilbudet skal være skriftlig og undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal oppgis hvem som er tilbyders kontaktperson. 2) Dokumentasjon for kvalifikasjoner: Skatteattest og MVA-attest HMS-erklæring, jfr. vedlegg 3. Firmaattest Annen dokumentasjon, jfr. Del I punkt 2 vedrørende kvalifikasjonskravene. 3) Prisskjema: Komplett utfylt prisskjema for aktuelle deloppdrag/kapasitetsgrupper man vil gi tilbud på, jfr. vedlegg 1 og 2. 4) Fremdriftsplan Hvis det er aktuelt for å bekrefte at kvalifikasjonskravene/krav i konkurransegrunnlaget blir oppfylt, skal tilbyder utarbeide en fremdriftsplan gjeldende fra kontraktssignering og minimum frem til oppstart av kjøringen. Denne planen skal leveres samtidig med tilbudet. Planen skal beskrive tilbyders aktiviteter. For eksempel kan dette være aktuelt i forbindelse med materiellanskaffelse, rekruttering, opplæring og eventuell bruk av underleverandør Organisering av tilbudet Tilbudet skal organiseres etter følgende modell og settes inn i ringperm med skilleark (Husk at tilbudet skal leveres i lukket og merket forsendelse): Tilbudsbrev (Del I punkt 3.10,1) Dokumentasjon relatert til kvalifikasjonskravene (Del I punkt 3.10, 2). a. Kopi av eksisterende løyve eller plan for anskaffelse av løyve. b. Skatteattester for skatt og merverdiavgift, jfr. Del I punkt Side 13

16 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse c. HMS egenerklæring, jfr. Del I punkt 2.1.3, vedlegg 3. d. Firmaattest, jfr. Del I punkt e. Siste reviderte årsregnskap og årsrapport, eventuelt næringsoppgave, jfr. Del I punkt 2.2. f. Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. Del I punkt 2.3. g. Beskrivelse av tilbyders juridiske stilling samt organisering, jfr. Del I punkt h. Dokumentasjon vedr. tilbyders eierforhold, jfr. Del I punkt Pristilbud (Del I punkt 3.10, 3). Fremdriftsplan (Del I punkt 3.10, 4) 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av oppdragsgiver. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 16. Juli 2008 kl hos oppdragsgiver. Åpningen foretas av minst 2 representanter for oppdragsgiver. Det er ikke anledning for tilbydere til å være tilstede under åpningen. 4.3 Utskrift av anskaffelsesprotokollen Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. 4.4 Avviste og forkastede tilbud Avvist og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen for alle eller enkelte deloppdrag eller enkelte kapasitetsgrupper dersom det foreligger saklig grunn, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Side 14

17 Konkurransegrunnlag: Del I Tilbudsinnbydelse Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (2). Oppdragsgiver kan også forkaste tilbud for enkelte deloppdrag dersom konkurransen gir saklig grunn for det. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilke(t) tilbud som har lavest pris. 5.3 Evaluering av deltilbud Tilbud på de forskjellige kapasitetsgruppene innenfor hvert deloppdrag vil bli evaluert separat. Det vil bli inngått rammeavtale(r) for hver enkelt kapasitetsgruppe innenfor de enkelte deloppdragene. Oppdragsgivers intensjon er å inngå flere parallelle rammeavtaler med innbyrdes rangering for flest mulig kapasitetsgrupper innenfor de enkelte deloppdrag. Rangeringen vil skje i henhold til tilbudt pris; det tilbud som har lavest pris, rangeres som nr 1, osv. Dersom det inngås parallelle rammeavtaler, vil avrop skje i henhold til denne rangering, jfr. nærmere Del III, punkt Innstilling på tildeling av rammeavtale-/er Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for signering av rammeavtale av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandøren til evt. å klage over beslutningen, jf. anskaffelsesforskriften Side 15

18 Konkurransegrunnlag: Del II Kravspesifikasjon DEL II: KRAVSPESIFIKASJON 1 TRANSPORTBEHOV OG SAMORDNINGSGRAD Vedlegg 5 viser et anslag for hvor mange elever som er godkjent for skyss (transporteres) i januar 2008 sortert på kommuner i henholdsvis Vestfold og deler av Telemark. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har per dag/uke. Omfanget av transporter fra skoleåret kan avvike fra de oppgitte tall i vedlegg 5. Endelig fastleggelse av transportbehovet vil først kunne foreligge etter at rammeavtalene om spesialskyss er inngått. Oppdragsgiver presiserer at antall elever angitt i vedleggene er anslag, og at de derfor ikke er forpliktende med hensyn til hva det endelige transportvolum vil bli. Faktisk uttak av transporttjenester vil ikke være fastlagt ved avtaleinngåelse. Grunnlaget for transportbehovet som omfattes av denne anbudskonkurranse antas å være skoleskyss for ca elever som har individuelle transportbehov. Det kan også forekomme noe transport til/fra SFO og barnehage. Turenes lengde er ikke fastsatt. Samordningsgraden er varierende. I perioden fra avtaleinngåelse til transportene skal starte vil oppdragsgiver i samarbeid med leverandør planlegge hvordan de reelle transporter skal gjennomføres. Ved skolestart skal transportbehovet for grunnskoleelever i hovedsak være fastlagt og transportoppdragene fordelt på de enkelte leverandører i henhold til de inngåtte rammeavtaler. Transportbehovet for elever i den videregående skole blir avklart noe senere. I løpet av skoleåret vil det være behov for tilpasninger i forbindelse med endringer i transportbehovet eller i forbindelse med oppdragsgivers valg av andre transportløsninger. 2 KVALITET 2.1 Forsinkelser Den kundegruppe som hovedsakelig transporteres, er skoleelever, både funksjonsfriske og funksjonshemmede. Dette er oftest faste transporter som skal skje til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både kunde og leverandør. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Leverandør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. 2.2 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Transportøren er forpliktet til å delta i møter med oppdragsgiver (driftsmøter), skoler og andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver innkaller, og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. Side 16

19 Konkurransegrunnlag: Del II Kravspesifikasjon 2.3 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager plikter transportøren å besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. 3 LEVERANDØRENS ADMINISTRASJON 3.1 Bestilling av turer Kundene kan ikke bestille transport direkte fra leverandør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Leverandør har ansvar for daglig kommunikasjon vedr. de transporter som leverandøren skal utføre samt motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. 3.2 Beredskap Leverandør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportarbeid kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. 3.3 Krav til sjåfør Kjøringens karakter Kjøringen skal skje innenfor veitrafikklovens bestemmelser. Det skal vises spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing osv. Ved gjentatte klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere er det ønskelig at transport av hund og katt i vognene begrenses, unntak er førerhunder Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker måte. Skal kunden møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens plikt å sørge for at dette skjer på en for kunden tilfredsstillende måte Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform i henhold til selskapets uniformsreglement. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. Side 17

20 Konkurransegrunnlag: Del II Kravspesifikasjon Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Leverandører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven Kontroll av sikkerhetsutstyr Leverandør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte i spesialskyssordningen skal underskrive taushetserklæring, jfr. vedlegg 4. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. 4 KRAV TIL MATERIELL Alle kjøretøyer som benyttes skal tilfredsstille alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for kjøretøytypen. Oppdragsgiver stiller også følgende krav til kjøretøyene: Det skal være mobiltelefon i alle kjøretøy for kontakt med oppdragsgiver og kunder. Alle kjøretøyer skal ha godkjent barnesete tilgjengelig. Kjøretøyer som benyttes i oppdragene skal være rene og røykfrie. Ingen kjøretøyer skal være eldre enn 10 år i noen del av kontraktsperioden. Det skal være sikkerhetssele på alle passasjerplasser. Kjøretøyene bør benytte miljøvennlig drivstoff. 5 GODTGJØRELSE 5.1 Godtgjørelse for oppdraget Leverandør godtgjøres i henhold til tilbudt pris per km for den aktuelle kapasitetsgruppe innenfor de enkelte deloppdrag angitt i prisskjema i vedlegg 1 og 2, jfr. Del I, punkt 3.5. Antall km blir regnet fra oppmøtested og til transportoppdraget for oppdragsgiver er avsluttet. Godtgjørelser oppgis i NOK eks. merverdiavgift i priser per og gjelder fram til første prisregulering , jfr. Del III, punkt I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen vil alle transportoppdrag godtgjøres med en fast oppmøtepris på kr. 60,- + m.v.a. I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen og oppmøteprisen vil det for transportoppdrag som medfører transport av passasjer(er) som må sitte i rullestol under transporten, bli godtgjort med et fast tillegg på kr. 100,- + m.v.a. pr. passasjer i rullestol. Bompenger godtgjøres ikke særskilt. Side 18

21 Konkurransegrunnlag: Del II Kravspesifikasjon 5.2 Kompensasjon for pris og kostnadsutvikling Ordinær regulering i henhold til kontraktbestemmelsene i Del III, punkt 10.3 foregår ved at oppdragsgiver hvert år sender leverandør en beregning av ny godtgjørelse per km, oppmøtetakst og tillegg for transport av passasjer i rullestol. Dette gjøres når indeksene for prisregulering foreligger. Side 19

22 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser DEL III: KONTRAKTSBESTEMMELSER 1 KONTRAKTEN. KONTRAKTSDOKUMENTER. TOLKNINGSREGLER 1.1 Kontraktsdokumentene Med mindre noe annet er avtalt, inngår følgende dokumenter i kontrakten: avtaledokumentet (vedlegg 0) evt. referater fra møter avholdt i forbindelse med kontraktsinngåelsen konkurransegrunnlaget med bilag og evt. senere avklaringer/endringer leverandørens tilbud 1.2 Tolkningsregler De dokumenter som utgjør kontrakten utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt i PARTENE OG DERES REPRESENTANTER Hver av partene skal oppnevne en fast representant og dennes stedfortreder. Partene skal holde hverandre underrettet om hvem som til enhver tid er deres representant og stedfortreder. Representanten, evt. stedfortreder, skal ha fullmakt til å opptre på vedkommende parts vegne. 3 PLIKT TIL SAMARBEID OG LOJALITET Partene plikter å samarbeide og vise lojalitet under gjennomføring av kontrakten. 4 LEVERANDØRENS YTELSE 4.1 Generelle krav til utførelsen Leverandøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Leverandøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Det vises for øvrig til kravene nedfelt i Del II: Kravspesifikasjonen. Side 20

23 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser 4.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Leverandøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 4.3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandør skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring, herunder eventuelle forsinkelser. 4.4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger Leverandøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i leverandørens organisasjon eller hvis leverandøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av leveransen i henhold til kontrakten. 5 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER Leverandøren kan bruke underleverandører. Dette endrer likevel ikke leverandørens kontraktsansvar overfor oppdragsgiver. Leverandør har ansvar for at underleverandørene tilfredsstiller alle krav som er stilt til leverandørene. Før kontrakt med underleverandør inngås, skal leverandøren underrette oppdragsgiver om hvilke underleverandører han har til hensikt å inngå arbeid med, og hvilke arbeider han vil la utføre ved disse. Oppdragsgiver kan nekte å godkjenne leverandørens valg av underleverandør ved saklig grunn. Side 21

24 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser 6 ANSATTES OG UNDERLEVERANDØRERS LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og leverandøren bestrider dette, kan oppdragsgiver kreve at leverandøren og underleverandører legger frem dokumentasjon for oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 7 OPPDRAGSGIVERS KONTROLL Oppdragsgiver har til enhver tid rett til å føre kontroll med arbeidets utførelse og tilstand på transportørens biler. Oppdragsgiver kan gjennomføre revisjon av leverandørens rutiner, prosedyrer og øvrig driftsopplegg. Oppdragsgiver har også rett til å foreta uanmeldt stikkprøvekontroll. Slik kontroll kan være kontroll på vognmateriellet med tilhørende utstyr og andre forhold hos leverandøren. 8 LEVERANDØRENS OPPLYSNINGSPLIKT På forespørsel fra oppdragsgiver skal leverandøren utlevere statistikk og enhver annen informasjon om økonomiske forhold og den operative driften som oppdragsgiver vurderer som nødvendige for å kontrollere utførelsen av transportoppdraget. Transportør skal benytte de skjemaer/formater som oppdragsgiver fastsetter. Side 22

25 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser Oppdragsgiver har også rett til å kreve opplysninger fra leverandøren i forbindelse med forespørsler fra fylkeskommunen og andre offentlige instanser for forsknings- og utredningsformål. Slike opplysninger vil normalt være unntatt offentlighet i henhold til Lov om offentlighet i forvaltningen. Oppdragsgiver kan benytte disse opplysningene for forsknings- og utredningsformål i samarbeid med andre fylkeskommuner. 9 AVROP 9.1 Definisjon Med avrop forstås den enkelte bestilling (transportoppdrag) som inngås på basis av inngått rammeavtale(r). 9.2 Gjennomføring Alle tjenester som skal leveres under denne kontrakt, skal bestilles gjennom utstedelse av en bestillingsordre. Slike ordrer kan utstedes fra [dato] til [dato]. Bestillingen kan gjøres muntlig, per faks eller e-post. Kundene kan ikke bestille transport direkte fra leverandør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Alle bestillingsordrer er underlagt vilkårene i disse kontraktsbestemmelsene. I tilfelle konflikt mellom bestillingsordren og kontraktsbestemmelsene, skal kontraktsbestemmelsenes vilkår gå foran. 9.3 Oppdragsgivers valg fordeling av avropene Oppdragsgiver står fritt til å velge mellom aktuelle kapasitetsgrupper på grunnlag av den løsning som gir laveste kostnad. Dette innebærer for eksempel at oppdragsgiver innenfor et deloppdrag kan velge kapasitetsgruppe 3, selv om kapasitetsbehovet er mindre, dersom dette konkret vil innebære en lavere kostnad for oppdragsgiver. 9.4 Fordeling ved evt. parallelle rammeavtaler Dersom det er inngått parallelle rammeavtaler, vil avrop skje i henhold til prioritering, jfr. angitt rangering i avtaledokumentet (bilag 0). Dette innebærer at den leverandør som har rangering nr. 1 vil bli tildelt oppdragene først. Dersom oppdragsgiver etterspør flere transporter enn det leverandør nr. 1 kan håndtere, går de øvrige oppdragene til leverandør nr. 2, og deretter eventuelt videre til leverandør nr. 3 osv. Oppdragsgiver skal i samarbeid med leverandør samordne transportene for økt ressursutnyttelse. Side 23

26 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser 10 VEDERLAG 10.1 Vederlagets størrelse Leverandøren godtgjøres for utførelse av transportoppdrag med de satser per km som er angitt i vedlegget Priser for godtatte kapasitetsgrupper/deloppdrag til avtalen. Antall km blir regnet fra oppmøtested og til transportoppdraget for oppdragsgiver er avsluttet. Det godtgjøres kun for turer som er kjørt, med unntak for eventuell erstatning for bomturer, jfr. Del III pkt. 15. I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen vil alle transportoppdrag godtgjøres med en fast oppmøtepris på kr. 60,- + m.v.a. I tillegg til den beregnede km godtgjørelsen og oppmøteprisen vil det for transportoppdrag som medfører transport av passasjer(er) som må sitte i rullestol under transporten bli godtgjort med et fast tillegg på kr. 100,- + m.v.a. pr. passasjer i rullestol. Godtgjørelser er oppgitt i NOK eks. merverdiavgift i priser per og gjelder fram til første prisregulering , jfr. Del III punkt Bompenger godtgjøres ikke særskilt Avregnings- og oppgjørsrutiner Fakturering Leverandøren skal innen den 14. i påfølgende måned sende oppdragsgiver faktura på godtgjørelse for utført kjøring med forfall siste virkedag i samme måned. Det kan ikke kreves utbetalt forskudd eller a konto til leverandøren Krav til faktura Det ønskes særskilt faktura for grunnskoler og videregående skoler og hver av disse to igjen oppdelt på midlertidige/uregelmessig skyss og fast skyss. I tillegg til lovpålagte formalkrav skal fakturaen også inneholde: Perioden som fakturaen gjelder for. Fakturabeløp for perioden. Antall transportoppdrag som fakturabeløpet dekker Vedlegg til faktura For hver av de fire fakturaene spesifiseres følgende om ikke annet er avtalt med oppdragsgiver: Dato for turen og klokkeslett for start og slutt på turen. Navn/ ID på passasjer(er). Navn på skole/institusjon. Bostedsadresse. Type transport (fast/midlertidig). Side 24

27 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser Vogntype som er benyttet. Løyve nummer. Antall kjørte kilometer som skal godtgjøres. Pris beregnet. Avviksrapportering forsinkelser, bomturer og oppståtte feil og hindringer. Sum som referer til fakturaen. For turer med en enkelt elev skal disse opplyningene være sortert per elev, skole og kommune og med summer per elev. For samkjørte turer skal opplysningene være sortert per tur, skole og kommune og med sum per tur. Vedleggene ønskes primært mottatt som en fil som enkelt kan benyttes i Excel eller konverteres til en Excel-fil Prisregulering Ordinær regulering Per 1. august hvert år, første gang 1. august 2009, justeres godtgjørelsen i henhold til pris- og kostnadsutviklingen. Årlig justering av godtgjørelsen skjer i henhold til følgende formel: 0,55*L+0,35*K+0,1*D, der L = endring i lønnskostnader K = endring i konsumpriser D = endring i dieselpriser De ulike grunnlagselementene måles slik: Lønnskostnader måles med basis i indeksøkningen for lønnsstatistikk for samferdsel, indeks for gjennomsnittlig avtalt lønn per 1. kvartal hvert år, utgitt av Statistisk Sentralbyrå. Basis for første revisjonsår er indeks per 1. kvartal 2009 i forhold til indeks per 1. kvartal Ved senere revisjoner benyttes lønnsnivået per 1. kvartal det året justeringen beregnes i forhold til lønnsnivået 1. kvartal året før. Konsumprisene representeres ved Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Basis for første revisjonsår er konsumprisindeksen per juni 2009 i forhold til konsumprisindeksen per juni Ved senere revisjoner benyttes indeksen per juni det året justeringen beregnes i forhold til indeksnivået per juni året før Drivstoffkostnadene måles ved Platts Oilgrams listepris for ADO 10 ppm i norske kroner, tillagt norske avgifter uten mva. Basis for første revisjonsår er snittet av gjennomsnittlig månedspris slik beregnet, for 1. kvartal 2009 som sammenliknes med tilsvarende månedspris for 1. kvartal Ved senere revisjoner benyttes snittet av gjennomsnittlig månedspris slik beregnet for 1. kvartal det året justeringen beregnes i forhold til gjennomsnittlig pris for 1. kvartal året før. Side 25

28 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser Ekstraordinær regulering Endring i offentlige avgifter, eller lov- forskriftsendringer, som dokumenteres å gi mer- eller mindrekostnader som er vesentlig større enn det som er innarbeidet gjennom de tre elementer i pris- og kostnadsutviklingen under Del III punkt , gir hver av partene rett til å kreve forhandlinger om effekten av endringene. Med vesentlig forstås en kostnadsendring per år som overstiger 2 % av den totale årlige godtgjørelse til transportør, i året før endringen inntrådte i henhold til denne kontrakten. Forhandlingene kan føre til ekstraordinære reguleringer i godtgjørelsen. Motparten har i slike forhandlinger krav på all nødvendig dokumentasjon. Krav om forhandlinger gjelder likevel ikke dersom transportøren burde tatt endringer i offentlige avgifter, eller lov- og forskriftsendringer i betraktning ved kontraktsinngåelse, eller hvis leverandøren burde ha unngått følgene av endringene. 11 ENDRINGER 11.1 Formkrav endringsavtale Endring av eller tillegg til avtalen herunder av oppdragets innhold eller omfang skal avtales skriftlig Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer Innenfor det leverandøren med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan oppdragsgiver pålegge leverandøren kvantitetsmessige og/eller kvalitetsmessige endringer i tjenesten. Krever oppdragsgiver endring, skal leverandør uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen, samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris. Leverandør skal ikke påbegynne endringer før oppdragsgiver skriftlig har tatt stilling til leverandørens bekreftelse. Vederlag for endringer skal være i samsvar med avtalens opprinnelige prisnivå. Dersom endringer medfører besparelser for leverandøren, skal oppdragsgiver godskrives dette Leverandørens påberopelse av endring Hvis leverandøren mener at tjenestenes innhold eller omfang endres, må han uten ugrunnet opphold meddele dette skriftlig til oppdragsgiver. Unnlater leverandøren å varsle uten ugrunnet opphold, taper han retten til å påberope endringen som grunnlag for eventuell endring av godtgjørelsen. Leverandøren skal i nevnte meddelelse opplyse hva han mener endringen består i, og hvilke konsekvenser det har for pris. Blir ikke partene enige, løses tvisten som foreskrevet i Del III punkt 22. Side 26

29 Konkurransegrunnlag: Del III Kontraktsbestemmelser 12 MISLIGHOLD 12.1 Hva anses som mislighold? Det foreligger mislighold fra leverandørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de formål, krav, spesifikasjoner og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes oppdragsgivers forhold eller force majeure, jfr. Del III punkt Varslingsplikt Hvis leverandørens ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal leverandøren så raskt som mulig gi oppdragsgiver varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres, jfr. Del III Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt Sanksjoner Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget Retting Leverandøren skal, dersom misligholdet kan rettes, gis en rimelig frist, normalt 14 dager, til å rette opp forholdet. Dersom leverandøren ikke retter forholdet innen utløpet av den frist som er satt, har oppdragsgiver rett til, selv eller ved tredjepart, å foreta retting for leverandørens regning Dagmulkt Dersom leverandøren misligholder sine forpliktelser, og ikke retter forholdet innen utløpet av den frist som er satt, har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper frem til leverandøren har rettet forholdet. Mulkten per kalenderdag skal utgjøre 1 promille av antatt årlig godtgjørelse. Oppdragsgiver kan i stedet for dagmulkt kreve dekket det faktiske tap misligholdet har påført ham Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kunne forutses som en mulig følge av misligholdet. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg oppdragsgiver er påført ved misligholdet regnes som direkte tap. Side 27