Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

Transkript

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsynet med kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar etter lov om folkehelsearbeid Årdal kommune Kommunen si adresse: postboks 40, 6881 Årdalstangen Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i kommunen: Steinar Drægni, folkehelsekoordinator Samandrag Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførte oktober 2014 tilsyn med Årdal kommune. Tilsynet var ein del av det første landsomfattande tilsynet med folkehelsearbeidet i kommunane som fylkesmennene gjer hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunen sitt arbeid med å halde jamleg 1 oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne. Målsettinga for tilsynet var å sjå etter at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kjem i gang med dette. Fylkesmennene fekk i tillegg i oppdrag å kartlegge det jamlege oversiktsarbeidet i kommunar der arbeidet var kome i gang, og ut frå denne kartlegginga gje kommunen ei rettleiande vurdering av status for arbeidet. Det vart påvist følgjande avvik: Årdal kommune har ikkje kome i gang med jamleg oversiktsarbeid etter folkehelselova. Det jamlege oversiktsarbeidet må vere tilstrekkeleg forankra i leiinga (rådmannen), og hjå tenesteeining som arbeider med plan og utvikling. Kommunen må ha teke ei positiv avgjerd om korleis oversiktsarbeidet skal organiserast. Rådmannen må følgje med på at arbeidet er starta opp og sikre seg at det er aktivitet på området. Det må vere avklart kva oppgåver ulike einingar /tenesteområde skal ha i det jamlege oversiktsarbeidet, og kven som har ansvar for å utføre desse. Kommunen fastset sjølv 1 Statens helsetilsyn har avklåra med Helsedirektoratet om å omsetje løpende oversikt til jamleg oversikt. 1

2 ei formålstenleg organisering. Organiseringa må ivareta behovet for deltaking frå ulike fageiningar, også ved vurdering av konsekvensar og årsaksforhold. Kommunen må ha bestemt kva tilhøve den har behov for å ha jamleg oversikt over når det gjeld helsetilstanden og positive og negative faktorar som påverkar denne. Vidare må det vere avklart kva informasjon som skal innhentast, kva kjelder som skal nyttast og korleis innhenta informasjon skal registrerast og oppdaterast. Det er ikkje tilstrekkeleg at kommunen identifiserer ressursar og folkehelseutfordringar, utan at det ligg føre systematisk relevans-, årsaks- og konsekvensvurdering. Vurderinga skal skje ut frå lokale forhold og dokumenterast som ledd i ordinær verksemd. Opplysningane skal vere tilgjengelege, gjort kjent og kunne inngå som ledd i lokal utvikling og planlegging, forvaltning og tenesteyting. Oversiktsarbeidet kan ikkje avgrensast til det fireårige dokumentet eller til annan overordna planlegging. I det jamlege oversiktsarbeidet kan vurderingane likevel ha meir avgrensa karakter og vere knytt til verknadane av konkrete tiltak eller utbyggingar. Kommunen må ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse til å bidra i det jamlege oversiktsarbeidet. Kommunen må også ha sikra nødvendig opplæring slik at tilsette som skal utføre arbeidet har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter til å kunne utføre oppgåvene dei får ansvar for. Dato: Anne Eli Wangen revisjonsleiar Bjørg Eikum Tang revisor 2

3 Innhald Samandrag Innleiing Skildring av kommunen Gjennomføring av tilsynet Kva tilsynet omfatta Fylkesmannen sin konklusjon ved lovlegkontrollen Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

4 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn oktober 2014 med Årdal kommune. Tilsynet var ein del av det landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne. Fylkesmannen har fått mynde til å føre tilsyn med korleis kommunen oppfyller plikter pålagt i eller i medhald av 4 9 og i lov om folkehelsearbeid (folkehelselova). Fylkesmannen sitt tilsynsansvar og mynde følgjer av folkehelselova 31, jf. kommunelova 10A. Dette første landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid har følgjande innretning: 1. Lovlegkontroll Fylkesmannen undersøkjer om kommunen har kome i gang med eit jamleg oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, vert kommunen følgd opp til tilhøva er retta. 2. Rettleiande vurdering av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid: I kommunar der fylkesmannen konkluderer med at eit jamleg oversiktsarbeid har kome i gang, skal dette arbeidet kartleggjast. Fylkesmannen gjev kommunen ei tilbakemelding i form av ei rettleiande vurdering av status. Kommunane står fritt i høve til om, og i kva grad, dei følgjer opp denne vurderinga. 2. Skildring av kommunen Årdal kommune hadde 5496 innbyggjarar ved årskiftet. Folketalet har gått ned med 1,9% frå Kommunen har ei aldrande befolkning. Kommunen er organisert etter ein tonivåmodell. I tillegg til rådmannen har kommunen to kommunalsjefar som er administrativt og fagleg ansvarleg for dei kommunale tenestene. Kommunen har tilsett folkehelsekoordinator i 40% stilling, som organisatorisk er lagt til rådmannen sin stab. Folkehelsekoordinator skal mellom anna koordinere det kommunale folkehelsearbeidet, og vere eit bindeledd mellom ulike kommunale tenester, ulike forvaltingsnivå, næringsliv og frivillige lag og organisasjonar. Kommunen har to tettstader; Øvre Årdal og Årdalstangen. Kommuneadministrasjonen er lokalisert på Årdalstangen. Kommunen har to skular, seks barnehagar og helse og omsorgstenester som er lokaliserte i begge tettstadene. Det er også ein vidaregåande skule i kommunen. Kommunen har mottakssenter for flyktningar og buset flyktningar. Kommuneøkonomien har vore svakare dei seinare åra. Kommunen er registrert i Robek på grunn av akkumulert driftsunderskot. Kommunen er ein industrikommune der Norsk Hydro har aluminiumsverk. Det finst også ein solcellefabrikk i Årdal. Nedskjeringar i industrien har prega Årdalsamfunnet dei seinare åra. Oppseiingar i- og nedlegging av industriarbeidsplassar har ført til auke i talet på arbeidsledige. 4

5 I følgje kommunen sine nettsider har Årdal kommune godt utbygde idrettsanlegg for trening, turnering og konkurranse. Det er eit variert kultur- og fritidstilbod i kommunen. Kommunen støttar opp om eit mangfaldig frivilligarbeid. Det har vore lagt ned arbeid over tid med å trygge lokalsamfunnet og førebygge skader og ulykker i prosjektet Årdal tenk tryggleik. Kommunen er medlem i Safe Community, WHO. Årdal kommune har inngått partnerskapsavtale med fylkeskommunen på folkehelseområdet der mellom anna fysisk aktivitet, rus, tobakksførebygging og aktive og inkluderande lokalsamfunn er satsingsområde. Kommuneplanen vart sist revidert i Gjennomføring av tilsynet Varsel om tilsyn vart sendt ut Gjennomgang av aktuell informasjon før tilsynsbesøket: Sjå kapitlet om dokumentunderlag. Formøte vart halde Opningsmøte vart halde Intervju 16 personar vart intervjua. Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynet: Sjå oversikt i kapitlet om dokumentunderlag. Sluttmøte vart halde Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne (folkehelselova 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsa 3 og 4). Bakgrunn for valet av jamleg oversiktsarbeid som tilsynstema Oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar er ein naudsynt føresetnad for at kommunane skal ha eit kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor eit naturleg temaval for det første landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid. Kommunane skal både ha jamleg oversikt, og kvart fjerde år (neste gang innan hausten 2016) ha utarbeidd eit samla oversiktsdokument som del av grunnlaget for planstrategien sin. Tilsyn med folkehelsearbeidet i kommunen skal vere tilpassa den fireårige plansyklusen i kommunen. Sidan det landsomfattande tilsynet skulle gjennomførast hausten 2014, vart det retta mot kommunane sitt jamlege oversiktsarbeid. Lovlegkontrollen ved tilsynet Tilsynet hadde som målsetjing å sjå til at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kome i gang inneber at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det jamlege oversiktsarbeidet kan 5

6 gjennomførast slik folkehelselova og forskrift om oversikt over folkehelsa legg opp til, og at det er aktivitet på området. Det vart undersøkt om arbeidet hadde ei tilstrekkeleg forankring i kommuneleiinga om det var avklart kva tilhøve det jamleg ville være naudsynt å innhente oppdaterte opplysningar om om det var lagt til rette for å kunne nytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskjelder om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningane hadde ei tverrsektoriell innretning om oppgåvefordelinga var avklart og gjort kjent for involverte einingar/sektorar om det var sørgt for at medarbeidarane hadde tilstrekkelege kunnskapar og dugleik til å utføre oppgåvene sine, og om kommunen hadde sørgt for å ha naudsynt samfunnsmedisinsk kompetanse om kommuneleiinga følgde med på at det jamlege oversiktsarbeidet var kome i gang og at det skjedde aktivitetar på området Kartlegging og rettleiande vurdering av det jamlege oversiktsarbeidet I tillegg til sjølve lovlegkontrollen, hadde det landsomfattande tilsynet som målsetjing å bidra til at kommunar som allereie hadde starta opp eit jamleg oversiktsarbeid, vidareutvikla dette. Med utgangspunkt i dei aktuelle lovkrava gjennomførte fylkesmannen i desse kommunane ei kartlegging av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid. Kartlegginga danna grunnlaget for ei tilbakemelding til kommunen i form av ei rettleiande vurdering av status for kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid. Folkehelselova og forskrift om oversikt over folkehelsa overlet i stor utstrekning til kommunen sjølv å vurdere, ut frå lokale tilhøve og prioriteringar, kva som er naudsynt innhald og omfang av opplysningar og vurderingar i kommunen si jamlege oversikt. Aktuelle tema som var ein del av fylkesmannen si kartlegging og vurdering (ikkje uttømmande): kommunen si tilrettelegging/styring kva kommunen hadde avgjort å følgje med på sett opp mot dei folkehelseutfordringane kommunen hadde identifisert om kommunen hadde teke stilling til kva for opplysningar som skulle hentast inn frå kva kjelder og i kva utstrekning opplysningane vart henta inn i kva omfang det vart gjort faglege vurderingar av dei innhenta opplysningane i kva omfang det fanst skriftleg dokumentasjon av opplysningar og vurderingar 5. Fylkesmannen sin konklusjon ved lovlegkontrollen Ved tilsynet vart det påvist følgjande avvik: Årdal kommune har ikkje kome i gang med jamleg oversiktsarbeid etter folkehelselova Følgjande opplysningar frå intervju og dokumentgjennomgang ligg til grunn for avviket: 6

7 1. Det var ikkje avklart korleis det jamlege oversiktsarbeidet skulle organiserast og koordinerast. Det var ikkje avklart korleis det tverrsektorielle perspektivet skulle ivaretakast. 2. Tenesteeining for plan- og byggesak si rolle i oversiktsarbeidet var ikkje avklart. 3. Kommunen hadde ikkje bestemt kva tema/område om helsetilstand og påverknadsfaktorar som ein jamleg skal ha oversikt over. 4. Dei tilsette var ikkje gjort kjende med kva som skulle vere deira oppgåver i oversiktsarbeidet. 5. Ansvar og oppgåver knytt til innhenting av informasjon om helsetilstanden, positive og negative faktorar som påverkar denne, og vurdering av innhenta informasjon var ikkje avklart. 6. Korleis innhenta informasjon og vurderingar skulle dokumenterast var ikkje avklart. 7. Fleire av tenesteområda hadde kunnskap om og samla systematisk informasjon om helseutfordringar innan eige tenesteområde. Dokumentasjonsgjennomgangen synte at informasjon frå m.a. folkehelseprofil var brukt som grunnlagsdokumentasjon i enkelte sektorplanar. Det var ikkje avklart om og korleis kunnskapen skulle nyttast i det jamlege oversiktarbeidet. 8. Det var ikkje rutinar for systematisk opplæring og innføring i nytt regelverk. Folkehelserådgjevar hadde gjeve informasjon om ny folkehelselov for kommunen sine leiarar. Det var ikkje gjennomført opplæring om jamleg oversiktsarbeid, eller teke stilling til kva kompetanse som var nødvendig for å gjere faglege vurderingar. 9. Kommunen hadde ikkje knytt til seg personell med samfunnsmedisinsk kompetanse eller inngått avtale om slike tenester frå andre kompetansemiljø. 10. Det var ikkje gjort risikovurderingar knytt til gjennomføring av oversiktarbeidet. 11. Kommuneleiinga var kjend med at det jamlege oversiktsarbeidet ikkje var kome i gang. Dette inneber avvik frå: Lov om folkehelsearbeid 5, 27 jf. 30, og forskrift om oversikt over folkehelsa 4 jf. 3 Kommentar: Det jamlege oversiktsarbeidet må vere tilstrekkeleg forankra i leiinga (rådmannen), og hjå tenesteeining som arbeider med plan og utvikling. Kommunen må ha teke ei positiv avgjerd om korleis oversiktsarbeidet skal organiserast. Rådmannen må følgje med på at arbeidet er starta opp og sikre seg at det er aktivitet på området. Det må vere avklart kva oppgåver ulike einingar /tenesteområde skal ha i det jamlege oversiktsarbeidet, og kven som har ansvar for å utføre desse. Kommunen fastset sjølv ei formålstenleg organisering. Organiseringa må ivareta behovet for deltaking frå ulike fageiningar, også ved vurdering av konsekvensar og årsaksforhold. Kommunen må ha bestemt kva tilhøve den har behov for å ha jamleg oversikt over når det gjeld helsetilstanden og positive og negative faktorar som påverkar denne. Vidare må det vere avklart kva informasjon som skal innhentast, kva kjelder som skal nyttast og korleis innhenta informasjon skal registrerast og oppdaterast. Det er ikkje tilstrekkeleg at kommunen identifiserer ressursar og folkehelseutfordringar, utan at det ligg føre systematisk relevans-, årsaks- og konsekvensvurdering. Vurderinga skal skje ut frå lokale forhold og dokumenterast som ledd i ordinær verksemd. Opplysningane skal vere tilgjengelege, gjort kjent og kunne inngå som ledd i lokal utvikling og planlegging, 7

8 forvaltning og tenesteyting. Oversiktsarbeidet kan ikkje avgrensast til det fireårige dokumentet eller til annan overordna planlegging. I det jamlege oversiktsarbeidet kan vurderingane likevel ha meir avgrensa karakter og vere knytt til verknadane av konkrete tiltak eller utbyggingar. Kommunen må ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse til å bidra i det jamlege oversiktsarbeidet. Kommunen må også ha sikra nødvendig opplæring slik at tilsette som skal utføre arbeidet har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter til å kunne utføre oppgåvene dei får ansvar for. 6. Regelverk Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) ( Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen ( 7. Dokumentunderlag Dokumentasjon oversendt i forkant av tilsynet: Organisasjonskart for Årdal kommune Oversikt over leiarar/tilsette for kommunen sine ulike tenesteområde Kommunal planstrategi Årdal kommune Kommuneplanen , Samfunnsdelen Årdal kommune Kommuneplanen , Arealdelen Planføresegner Kommuneplanen , Arealdelen Planomtale Kommunal plan for idrett, friluftsliv og folkehelse Årdal kommune Kommunedelplan Utedrift veg, trafikktrygging, parkar og idrettsanlegg (2019) Hovudplan avfall Hovudplan avløp Helse og omsorgsplan Årdal kommune Plan for barnehagane i Årdal Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Årdal kommune Plan for helsestasjon Skulehelseplan Årdal Tenk Tryggleik Folkehelse 2014, årleg handlingsplan / tiltaksplan for folkehelsearbeid Plan for mellombels ordning for overgrepsmottak for kvinner utsett for seksuell vold Evaluering av Frisklivsentralen i Årdal sakdokument til kommunestyret Miljøplan for timesenteret i Årdal kommune aktivitetsplan dagtilbod til demente Årsmelding senter mot incest og seksuelle overgrep Sogn og Fjordane Samarbeidsavtale mellom tannhelsetenesta og helsestasjons- og skulehelsetenesta i Årdal Delavtale mellom Årdal kommune og Helse Førde HF svangerskaps, fødsel og barselomsorga Avtale om interkommunalt krisesentertilbod Dokumentasjon gjennomgått under tilsynsbesøket: 8

9 Logg 2013 og 2014 meldingar frå publikum om tilhøve i kommunen (Årdal Tenk Tryggleik) Dokumentasjon oversendt etter tilsynsbesøket: Notat oversikt over innhald til oversiktsdokument Reglement for delegering av avgjerdsrett frå kommunestyre til formannskap og rådmann Reglement for intern delegering av avgjerdsrett rådmannen si delegering av avgjerdsrett Dokumentasjon frå kommunen sine nettsider: Årdal Tenk Tryggleik Trygge lokalsamfunn 8. Deltakarar ved tilsynet I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over dei personane som vart intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Gunnvor Haug Moen Hilda E. Nese Monica Østerbø Stine Mari Måren Elvehøi Heidi Skeie Frank Westad Svein Arve Grindhaug Silje Berge Bjarte Hove Anne Berit Lerum Kirsti Eklund Steinar Drægni Rigmor Svanberg Kristine Mardal Mette H. Berg Jan Roy Dalheim Marita Opheim Jan Kåre Stedje ungdomsklubbleiar tenesteleiar institusjonane tenesteleiar open omsorg fagansvarleg plan og byggesak avdelingsleiar ergo/fysio rådmann kommunalsjef tekniske tenester rusmiddelkonsulent/nav fastlege med ansvar for kommunen sitt arbeid innan smittevern konstituert leiande helsesøster barnehagestyrar folkehelsekoordinator kommunalsjef helse og omsorg fysioterapeut leiar NAV Årdal leiar tekniske tenester leiar for spesialomsorg rektor Frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane deltok: Bjørg Eikum Tang, seniorrådgjevar, helse og sosialavdelinga, revisor Arnt Erik Nordheim, seniorrådgjevar, juridisk avdeling, revisor Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, helse og sosialavdelinga, revisjonsleiar 9