Kjøreramper

Transkript

1 Betingelser Gyldighetsperiode Denne avtalen for levering av kjøreramper gjelder i perioden NAV har rett til å forlenge avtalen i inntil ytterligere 2 år. Informasjon om eventuelle forlengelser og andre oppdateringer vil bli gitt på Navet, og samt at OeBS vil bli oppdatert. Omfang og bruk av avtalene For de produktkategoriene hvor det er etablert avtaler, har NAV inngått avtale med én leverandør. Avtalen omfatter leveranse av hovedprodukt og eventuelt aktuelt tilbehør og reservedeler. Til produktkategorien stasjonær/fastmontert kjørerampe er det også knyttet tjenester: prosjektering, montering, spesialtilpasning, reparasjon, demontering og lagring. I tillegg kan det vederlagsfritt leveres produktfaglige kurs/oppdateringskurs og produktdemonstrasjoner for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell. Alle NAV Hjelpemiddelsentraler skal kjøpe kjøreramper, tilbehør, reservedeler og tjenester fra denne avtalen. Det skal søkes om dispensasjon dersom det er behov for andre kjøreramper av de produkttypene som er omfattet av denne avtalen, men som ikke er på avtale. Når det gjelder tjenestene, kan NAV Hjelpemiddelsentraler velge å utføre disse selv. De har ikke anledning til å kjøpe disse tjenestene fra andre parter; unntak er én NAV Hjelpemiddelsentral som er bundet av lokal avtale for noen av tjenestene til Leverandøren skal levere kjøreramper, tilbehør, reservedeler og tjenester etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Definisjon Leveringsdag: Den dagen varen er mottatt i henhold til bestillingen eller tjenesten er ferdigstilt og skriftlig rapport om dette er mottatt av den enhet som har foretatt bestilling, regnes som leveringsdag. Priser, fakturering og betaling Alle priser er oppgitt ekskludert MVA og eventuelle miljøavgifter, men inkludert toll og eventuelt andre skatter, avgifter og eventuelle gebyrer. Alle prisene er i norske kroner. Frakt er lagt inn i produktprisene slik at disse er like for alle leveringssteder. Fakturering skjer per avrop. Fakturering skjer etter at levering er gjennomført og varen eller tjenesten er kvittert for av mottaker. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter fakturadato. Hvis leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av avtalen, skal faktura likevel utstedes fra leverandøren. 1

2 Produkter Leveringsfrister Hovedprodukter, tilbehør og reservedeler skal være levert på avtalt leveringssted innen 10 virkedager fra bestillingen er mottatt. Dokumentasjon ved direkte levering av produkt til bruker Ved direkte levering til bruker, dvs. utenom NAV Hjelpemiddelsentraler, skal leverandøren sørge for at mottaker undertegner pakkseddel ved levering. Undertegnet pakkseddel sendes til NAV Økonomitjeneste som vedlegg til faktura. Leveringsbetingelser For levering av produkter gjelder leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) NAV Hjelpemiddelsentral iht. avrop, Intercoms Unntak er for stasjonær/fastmontert kjørerampe hvor DDP NAV Hjelpemiddelsentral eller aktuell bruker gjelder, og som må spesifiseres i bestillingen. Delivery Duty Paid betyr blant annet at leverandøren har ansvaret for produktet til det er levert på avtalt sted. Tjenester knyttet til stasjonære/fastmonterte kjøreramper Leveringsfrister Tjenesteelement Leveringsfrist, antall virkedager Prosjektering 10 etter bestilling Montering 10 etter at produktene er tilgjengelige for montering Spesialtilpasning 15 etter bestilling Reparasjon utenfor garantiperioden og avtalens 10 etter bestilling reklamasjonsbestemmelser Demontering 5 etter bestilling Lagring og frakt til og fra lager - Felles regler dokumentasjon på og leveringsdag for utførte tjenester Etter at tjenesten er ferdigstilt, skal leverandøren dokumentere utførelsen av tjenesten ved å utferdige skriftlig rapport som beskriver hvilket arbeid som er gjort og forbruk av materiell. Det skal samtidig leveres faktura som NAV avstemmer mot bestilling eller pristilbud. Ved prosjektering skal det leveres pristilbud på innkjøp av prosjekterte produkter og tjenester. Når tjenesten er utført hos bruker, skal bruker/brukers foresatte/formidler signere rapporten. Rapporten sendes til NAV Hjelpemiddelsentral som registrerer mottak. Tidspunktet for når denne rapporten er mottatt av NAV Hjelpemiddelsentral, regnes som leveringsdag for tjenesten. Når tjenesten er utført og produktet levert direkte til bruker, skal leverandøren påse at bruker/brukers foresatte/formidler signerer på pakkseddel og bekreftelse for ferdigstilt tjeneste. Kopi av slikt dokument vedlegges faktura. Felles regler for reise- og oppholdskostnader i forbindelse med utføring av tjenesteoppdrag Der det i punktene nedenfor er oppgitt at reise- og oppholdsutgifter ikke er inkludert i prisen, gjelder: 2

3 Disse kostnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart og slutt når det gjelder tid og avstand, ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lokalisering i det fylket hvor oppdraget utføres. Hvis leverandøren har adresse nærmere leveringssted/utførelsessted enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal leverandørens adresse tas som utgangspunkt. Reisetid faktureres med samme timepris som for spesialtilpasning/reparasjoner Dersom leverandøren utfører flere oppdrag for kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter for én reise. Tjenestetyper innhold og betaling Prosjektering Aktiviteten prosjektering inkluderer alle nødvendige aktiviteter leverandøren må utføre for å være klar til å montere produktet, herunder: - avtale møte med bruker og kontaktperson i kommune/bydel - måle opp og planlegge løsning hos bruker - utarbeide pristilbud på innkjøp av anbefalte produkter og tjenester - tegne løsning Aktiviteten bestilles av NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE hvis det er behov for prosjektering som del av bestilling av produktet. Der løsning er skissert fra NAV Hjelpemiddelsentral, skal leverandøren forholde seg til underlaget fra NAV. Innen leveringsfristen for prosjektering skal leverandøren gi tilbakemelding til NAV Hjelpemiddelsentral i form av et pristilbud sammen med tegnet løsning. NAV Hjelpemiddelsentral sender en bekreftelse på at pristilbudet er akseptert i form av en oppdatert bestilling fra NAV SFE. Bestillingen skal inneholde HMS artikkelnummer på hovedprodukt og tilbehør som utstyret består av. Dette regnes som bestillingstidspunktet for kjørerampen, eventuelt også tjenesten montering hvis det er ønsket. Dersom det gjennom prosjekteringen framkommer behov for endringer av opprinnelig skisse til bestilling, skal leverandøren kontakte anmoder på NAV Hjelpemiddelsentral og etter avtale innarbeide de foreslåtte endringene i pristilbudet og tegningen som sendes NAV Hjelpemiddelsentral. Deretter er prosedyren som beskrevet i avsnittet over. Det er avtalt enhetspris for prosjektering. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i enhetspris for prosjektering. Montering Leverandøren skal montere stasjonær/fastmontert kjørerampe etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE. Dersom leverandøren lagrer stasjonær/fastmontert rampe etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral, skal leverandøren ved bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE alltid velge utsendelse av brukte hovedprodukter og deler foran levering av nye enheter dersom det er mulig. For stasjonær/fastmontert rampe omfatter montering følgende: - montering av selve rampen - forberedelse for og feste av rampen til grunn/husvegg - ev. demontering av eksisterende rekkverk, enkel trapp og lignende 3

4 Grunnarbeider må dekkes av bruker/huseier og inngår ikke i prisen for montering. Grunnarbeid omfatter utbedring av terreng, oppretting av terreng, bygningsmessige endringer osv. når dette har et omfang ut over hva som regnes inn under ordinært monteringsarbeid. En person er vanligvis nødvendig (tilstrekkelig) for å få montert kjørerampen. Pris for montering er beregnet per løpemeter kjørebane og per repos. All montering av øvrige deler er inkludert i beregningen. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i prisene for montering. De avtalte prisene for montering er også gjeldende for montering ved gjenbruk av hovedprodukt. Spesialtilpasning Ved behov for spesielle tilpasninger av den fastmonterte kjørerampens standardmoduler og tilbehør, skal dette framkomme gjennom prosjekteringen og gjennomføres med utgangspunkt i bestillingen fra NAV Hjelpemiddelsentral. Det er avtalt én fast timepris for spesialtilpasningsarbeider tilsvarende timepris for reparasjoner. Denne prisen skal også benyttes ved reisetid. Reparasjonsarbeider Dette punktet gjelder reparasjonsarbeider som ikke er omfattet av rammeavtalens kjøps-, garantiog reklamasjonsbestemmelser. Reparasjoner av stasjonære/fastmonterte kjøreramper skal utføres fagmessig. Leverandøren skal levere reparasjoner etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Det er avtalt én fast timepris for reparasjonsarbeider tilsvarende timepris for spesialtilpasninger. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i timepris for reparasjoner utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser. Denne prisen skal også benyttes ved reisetid. Demontering Leverandøren skal demontere stasjonær/fastmontert kjørerampe etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE. I demontering inngår: - demontering av selve rampen - remontere enkel trapp, flikking av sår og tetting av hull begrenset til opprinnelig stand Det er en forutsetning at huseier har tatt vare på utstyr som skal settes opp igjen, og at rett maling/puss kan skaffes av huseier. Pris for demontering er beregnet per løpemeter kjørebane og per repos. All demontering av øvrige deler er inkludert i beregningen. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i prisene for demontering. 4

5 De avtalte prisene for demontering er også gjeldende for demontering av rampe fra tidligere avtale. Etter demontering skal leverandøren, etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral, ta vare på produkter og tilbehør som kan gjenbrukes. Gjenbruk Ved gjenbruk er produktet i en slik stand at det kan brukes på nytt. Vurderingen av hvorvidt produktene skal gjenbrukes eller ikke, gjøres av den enkelte NAV Hjelpemiddelsentral. Ved bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE skal leverandøren alltid velge utsendelse av brukte hovedprodukter og deler foran levering av nye enheter dersom det er mulig. Lagring og frakt til og fra lager Stasjonære/fastmonterte kjøreramper, inkludert tilbehør, som egner seg for gjenbruk, lagres hos leverandør eller dennes servicepartner etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal, uten ugrunnet opphold, gi informasjon om at produktene er lagret slik at NAV Hjelpemiddelsentral kan registrere dem på sitt lager. Leverandøren skal lagre hovedprodukter og tilbehør på et egnet sted, tilsvarende lagringen av leverandørens egne produkter. Lagerholdet skal være av en slik karakter at NAV Hjelpemiddelsentral enkelt skal kunne foreta lagertelling (dvs. de enkelte moduler/tilbehør lagres sortert etter type og størrelse). Produkter som lagres hos leverandøren eller dennes servicepartner for gjenbruk, skal dekkes av leverandørens forsikring. Stasjonære/fastmonterte kjøreramper innkjøpt på tidligere avtaler og som finnes på lager ved avtaleinngåelse, skal kunne overføres til den nye leverandørens lager. På samme måte skal ramper, som ved avtaleinngåelse er montert ute hos brukere, fraktes til lager ved demontering. Frakt av produktene til og fra lager er inkludert i pris for lagring. Lagring og frakt til og fra lager er priset med utgangspunkt i 9 % av gjeldende nypris for den aktuelle modulen. Dette gjelder også tilsvarende eller liknende modul fra gamle avtaler. Prosentsatsen er ikke differensiert mellom de ulike produktene og er således flat. (I OeBS er prisen av datatekniske grunner satt til kr. 1.) Prisen for lagring og frakt faktureres ved montering. Gjenbruk over fylkesgrensene Leverandøren skal overføre stasjonære/fastmonterte kjøreramper fra ett fylke til et annet etter avtale med berørte NAV Hjelpemiddelsentraler, som vil foreta den nødvendige overføring i sitt datasystem. Kassasjon Leverandøren skal alltid vurdere om produktet bør kasseres. Vurderingen skal basere seg på en kost-nytte betraktning, samt at det også skal ses hen til forholdet mot pris for helt nytt produkt. Tilsier denne vurderingen at produktet bør kasseres, skal leverandøren foreslå kassasjon. Leverandøren skal så raskt som mulig informere NAV Hjelpemiddelsentral (kassasjonsutvalget) skriftlig slik at kassasjon kan vurderes. Leverandørens anbefaling skal inneholde produktets HMS artikkelnummer og en begrunnelse for hvorfor produktet bør kasseres. 5

6 Dersom kassasjonsutvalget mener at produktet ikke skal kasseres, skal det uten ugrunnet opphold, og senest innen 5 virkedager, gi leverandøren skriftlig beskjed om dette. Leverandøren har ansvar for kostnadsfritt å avhende produkter som er besluttet kassert. Det innebærer å transportere deler eller produkter og deponere dem på godkjent avfallsplass. Tjenester - generelle Opplæring og kurs Leverandør skal på forespørsel kunne tilby vederlagsfritt produktfaglige kurs/oppdateringskurs for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell. Slike kurs skal fortrinnsvis avholdes ved NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandør skal, for alle antatte hovedprodukter, vederlagsfritt etter avtale gjennomføre nødvendig demonstrasjon ved NAV Hjelpemiddelsentraler. Opplæring og kurs som nevnt i dette punkt, skal være kostnadsfritt for NAV Hjelpemiddelsentral. Eventuelle reise- og oppholdsutgifter for Arbeids- og velferdsetatens personell dekkes av NAV Hjelpemiddelsentralene. Service og teknisk bistand Leverandøren skal, under og etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig service og teknisk bistand. Leverandørens personell skal kommunisere på norsk eller annet skandinavisk språk og være tilgjengelig på arbeidsdager i tidsrommet kl Dokumentasjon til NAV Hjelpemiddelsentral Leverandøren skal sørge for at all nødvendig dokumentasjon finnes i elektronisk, nedlastbar versjon på sine nettsider fra den dato NAV Hjelpemiddelsentraler/NAV Sentral forsyningsenhet (SFE) kan gjøre avrop på avtalen. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert. Dokumentasjonen må være tilgjengelig i minst tre år etter avtalens opphørsdato. Følgende dokumentasjon skal finnes som et minimum: Bruksanvisning gjelder kun for bærbare ramper og bærbare skinner (post 4 og 5) Monteringsanvisning gjelder kun for terskeleliminatorer og stasjonære/fastmonterte ramper (post 1, 2, 3 og 6) Bruksanvisning og monteringsanvisning skal være på norsk, eventuelle øvrige dokumenter på norsk eller et annet skandinavisk språk eller engelsk. Skriftlig bruksanvisning skal i tillegg følge vedlagt for hver ny bærbar rampe og bærbar skinne (post 4 og 5). Bruksanvisningen skal også kunne leveres vederlagsfritt på forespørsel fra NAV Hjelpemiddelsentraler. Garantiperiode Omfang Forutsatt normal, aktsom bruk fra kundens side, skal leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal slitasje 6

7 av forbruksmateriell. Det forutsettes at kunden reklamerer skriftlig innen rimelig tid etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget. Garantiperioden er 2 to år regnet fra leveringsdag i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at kunden benytter seg av sine opsjoner. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til garanti, påtar leverandøren seg de samme garantiforpliktelser som for den opprinnelige leverte varen, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges garantiperioden tilsvarende den tid kunden ikke har kunnet nyttiggjøre seg varen som følge av feilen/mangelen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 2 to år etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Garantireparasjoner skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV Hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Ved garantireparasjon dekker leverandøren selv alle transport- og eventuelle reiseutgifter. Ytelsesnivå Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Dersom kunden krever det, er leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter avtalen. 7