OUTSOURCING 5TIPS TIL EFFEKTIV OUTSOURCING SLIK SIKRER DU DIN BEDRIFTS FREMGANG. Nr.9/Mars 2011

Transkript

1 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Nr.9/Mars 2011 Med dagspressens rekkevidde og fagmagasinets fokus. OUTSOURCING 5TIPS TIL EFFEKTIV OUTSOURCING Inkasso Kredittpolicy reduserer risikoen for tap FOTO: BUFFALO COMMUNICATIONS Nearshoring Kom raskt i gang med produksjonen Cloud Computing Den nye generasjonen outsourcing ASP Få tilgang til bedriftens IT-tjenester utenfor kontoret SLIK SIKRER DU DIN BEDRIFTS FREMGANG Adrian Quayle: - Nå er det på tide å forstå hva som kommer, hvilke endringer som skjer og hvilke effekter dette vil ha for deg og din virksomhet. Change the world together

2 2 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER Outsourcing av kunnskapsbaserte tjenester har vokst kraftig. Nå velger også mange bedrifter å kjøpe slike tjenester fra lavkostland. Er de moden for denne utfordringen? VI ANBEFALER Sandra Riise administrerende direktør, NARF Fra outsourcing til offshoring SIDE 18 Det handler om å levere verdi til kunden, bidra til økt lønnsomhet og dekke de behovene kundene har. Med outsourcing forstås prosessen med å overlate hele eller deler av en bedrifts støttefunksjon til en ekstern leverandør. Historien om outsourcing kan skrives tilbake til 1923, da svensken Sven Gøranson begynte å drive inn fordringer på vegne av bedrifter i Sverige. Klassiske områder for outsourcing, foruten inkasso, er kantine, renhold, transport og reklame. I dag outsources også en rekke kunnskapsbaserte tjenester som IT, økonomi, regnskap, lønn og personal til leverandører lokalt eller i lavkostland som India, Kina eller Øst-Europa. Utfordringer Offshore outsourcing: en 1 todimensjonal beslutning: Etablering av offshore outsourcing innebærer ikke en enkeltstående beslutning, men heller to separate. Først må bedriften ta stilling til hvorvidt den skal outsource og dernest til valg av lokasjon. Vi kan si at ledelsen må velge en av fire operasjonelle modeller. Onshore insourcing representerer den tradisjonelle, interne tjenesteproduksjonen, der en intern avdeling er ansvarlig for å etablere og produsere tjenesten. Onshore outsourcing innebærer at bedriften velger en lokal tjenesteleverandør. Denne modellen er den mest vanlige. Offshore insourcing omfatter vanligvis multinasjonale selskaper som har ressurser til å sette opp egne leveransesentere i lavkostland. Til slutt har vi offshore outsourcing, som innebærer at bedriften velger en tjenesteleverandør i et lavkostland. Drivkrefter Drivkreftene bak offshoring 2 kan uttrykkes både teknologisk og økonomisk. På den teknologiske siden har avansert nettverksteknologi gjort det mulig å tjenesteorientere spesielt rutineoppgaver, som så kan leveres og administreres fra hvor som helst, når som helst. Internett er allestedsnærværende, pålitelig og raskt, og da betyr det lite hvor tjenesten produseres. Reduserte kostnader har også drevet mange bedrifter til offshoring. På grunn av den siste tidens svake økonomiske klima, har noen bedrifter valgt offshoring for Frihet og trygghet Skreddersydd telefoni, kompromissløs teknologi, uslåelig telefonregning. Hans Solli-Sæther førsteamanuensis, Handelshøyskolen BI MINE BESTE TIPS Bedriftens strategi Beslutninger om outsourcing, onshore eller offshore, 1 må være en del av bedriftens strategi. Slike beslutninger er ofte blitt beskrevet som en bottom up - prosess initiert og styrt av ledere med ansvar for en støttefunksjon. Evaluer risiko Bedriften må vurdere nøye 2 hvilke prosesser som skal settes ut og foreta risikovurdering før en beslutning om offshore outsourcing. Noen arbeidsoppgaver eller data kan være for sensitive til å flyttes. å holde kostnadene nede. Bedriftene drar nytte av denne type tjenesteproduksjon fordi leverandørene i lavkostland vanligvis koster mindre enn lokale leverandører, og enda mindre når de sammenlignes med intern produksjon. Offshore-leverandører får erfaring, forbedrer servicekvaliteten og lærer radikalt nye måter å møte kundenes krav på. Neste generasjon offshoring 3 Offshore outsourcing handler ikke lenger bare om å senke kostnadene ved å flytte transaksjonsintensive drift- og forretningsprosesser til lavkostland. Mer enn noen gang handler offshoring om tilgang til høyt kvalifisert arbeidskraft for å opprettholde innovasjonsmotoren i bedriften. Ifølge en studie ved Duke University Offshoring Research Network utfører leverandører av offshore outsourcing i økende grad produktutvikling, forskning, engineering og kunnskapsintensive analytiske tjenester. For noen år siden ville disse blitt sett på som proprietære eller nær bedriftens kjerne, og dermed ikke blitt outsourcet. Rekruttering s. 8 Employer branding blir viktigere for arbeidsgivere i kampen om de beste kandidatene. Ekspertene svarer s. 16 Hva er de beste argumentene for å sette bort deler av virksomheten til eksterne leverandører? Vi hjelper våre lesere til å lykkes! OUTSOURCING 9. UTGAVE, MARS 2011 Adm.dir.: Elisabet Rosenqvist Redaksjonssjef: Emma Wirenhed Redigerer: Lii Treimann Korrektur: Slett og rett, Storslett Prosjektleder: Victoria Ericsson Telefon: E-post: victoria.ericsson@mediaplanet.com Distribueres med: Finansavisen Trykk: Media Norge Trykk Oslo Kontakt Mediaplanet Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess. Ibidium leverer skreddersydde telefoniløsninger med komplett telefonsentral, IP- og mobiltelefoni, tilpasset din bedrifts størrelse og behov. Kompromissløs teknologi og uslåelige priser. Ring oss i dag! Telefon: Epost: post@ibidium.no Foto: Jarle Evjen

3 Change the world together OUTSOURCING Sammen kan vi oppnå mye! Å bygge en virksomhet for fremtiden trenger ikke være en vanskelig prosess. Det betinger at du får på plass systemer og løsninger som er smidige nok til at virksomheten kan tilpasse seg et stadig skiftende marked. Plutselig kan du gjøre mer for mindre. Aktivitetene Dette gjør at du kan redusere og håndtere risiko. Virksomheten blomstrer. Vi leverer en helhetlig løsning - som kombinerer rådgivning, systemintegrasjon og outsourcing. Vi leverer drift og forvaltning av applikasjoner og infrastruktur. I tillegg leverer vi ledende servicedesktjenester.

4 4 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 1TIPS INKASSO ER REDUSER RISIKO FERSKVARE Spørsmål: Hvordan kan oppdragsgiveren redusere risikoen for større tap ved inkasso? Svar: Gjennom en sikker og gjennomtenkt kredittpolicy, samt faste rutiner. Husk at inkasso er ferskvare. Jo eldre en inkassosak blir, desto større er sannsynligheten for tap, sier Trond Myhre, styremedlem i Norsk Kredittforum. På bakgrunn av finanskrisen og endringer i inkassoforskriften, opplever Norsk Kredittforum at næringslivet har fått et noe mer skjerpet forhold til sine utestående fordringer, mislighold og inkassorutiner. Stadig flere ønsker å sikre seg bedre mot ikke-kredittverdige kunder og arbeider for å ha en forsvarlig kredittpolicy. Dyktigere oppdragsgivere økt effektivitet Myhre og leder av Norsk Kredittforum, Ingun Lillebo Johnsen, understreker at oppdragsgiverne må være flinke til å oppdrive mest mulig informasjon om sine kunder før de oversender oppdrag til inkasso. På den måten kommer byråene raskere i kontakt og i dialog med skyldner om oppgjør. Bedrifter generelt bør bli bedre til å utdanne ansatte som jobber med kredittfaglig arbeid; det vil være en vinn-vinnsituasjon for alle parter, sier hun. Ca. 30 prosent av alle fakturaer sendes til feil sted. Derfor er det spesielt viktig med riktige opplysninger og gode rutiner, fortsetter Johnsen. Samfunnet blir stadig mer og mer opplyst og skyldnerne kan i langt større grad enn før innhente informasjon om sine plikter og rettigheter og om inkassokravet generelt. Dette stiller sterke krav til selskapets kundeservice og rutiner med inkassopartneren, sier Myhre. Han understreker at det er viktig å tenke på at samarbeidet med inkassobyrået og deres felles ansikt utad påvirker selskapets omdømme i den ene eller andre retningen. Ingun Lillebo Johnsen styreleder, Norsk Kredittforum Trond Myhre styremedlem, Norsk Kredittforum Dyrere inkassogjeld for næringsdrivende Når en sak oversendes til inkasso etter korrekt varsling jf. inkassoloven 9, sendes det en betalingsoppfordring til skyldneren der inkassosalæret blir lagt på saken. Det er inkassoforskriften som styrer hvilke satser inkasso-byråene kan pålegge saken. Det er et tariffmessig salær som justeres i forhold til hvor stort hovedkravet er. Disse satsene vedtok regjeringen å justere ytterligere 4. september Da vedtok de også å skille satsene mellom næringsdrivende og privatpersoner. Det kan altså være dyrere å ha inkassogjeld i egenskap av å være næringsdrivende enn privatperson. Går ut på dato Et inkassokrav kan også bli berørt av foreldelsesloven, det vil si at man mister retten til å inndrive kravet. Man kan si at kravet går ut på dato. På et vanlig usikret fakturakrav er foreldelsesfristen tre år fra fakturaens forfallsdato. For å sikre kravet mot at foreldelse inntrer, må det for eksempel iverksettes rettslig pågang, skyldneren kan signere et gjeldsbevis eller at annen erkjennelse av kravet mottas, forklarer han. En delinnbetaling kan også anses som et fristavbrudd. Et korrekt utfylt (eksigibelt) gjeldsbevis sikrer kravet mot foreldelse i ti år. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET MARS Høst gevinstene og la andre gjøre jobben FAKTA INKASSO Trond Myhre styremedlem, Norsk Kredittforum BEDRE LIKVIDITET Faktisk dekker inntektene på purregebyr og renter alle våre kostnader til leverandøren, og for oss blir dette en gratis løsning, sier Dag Vidar Handeland, CFO i Cramo. FOTO: CRAMO Tøffere konkurranse innen mange bransjer skaper økt prispress. Undersøkelser viser at kostnadsreduksjon er de økonomiansvarliges hovedutfordring de nærmeste årene. Outsourcing av fakturaadministrasjon vil være et skritt i riktig retning, siden man da kan nyte godt av stordriftsfordeler og i mange tilfeller bedret likviditet. Ofte vil bedrifter ha mye å hente på optimaliserte og profesjonelle oppfølgingsrutiner, samt å være mer bevisste på hvordan utestående fordringer følges opp. Dette dreier seg også om oppdragelse av kundene sine. En kunde som har utfordringer med likviditeten, lærer seg raskt hvem man må prioritere å betale for å unngå renter og gebyrer. Tidligere brukte Cramo mye tid på administrativt arbeid, som de nå har overlatt til en profesjonell aktør. Ved hjelp av en forenklet kredittvurdering og en effektivisert faktura- og inkassoprosess, har selskapet nå fått frigjort ressurser som kan brukes til å jobbe med det som er viktigst: kundekontakt. Vi har i dag et mye bedre tidsforbruk, sier Dag Vidar Handeland, CFO i Cramo. God likviditet De siste årene har vært turbulente på grunn av finanskrisen. Handeland understreker at det har vært ekstremt tøft i deres bransje, som består i utleie av maskiner, utstyr og flyttbare lokaler. Til tross for vanskelige tider, har samarbeidet med en profesjonell aktør gjort at de tjener mer penger fordi de har fått bedre og mer automatiserte løsninger. Faktisk dekker inntektene på purregebyr og renter alle våre kostnader til leverandøren, og for oss blir dette en gratis løsning. Besparelsene gir oss i tillegg bedre likviditet og mindre tap, forklarer Handeland. For dem var det viktig å bruke en aktør med tyngde i markedet. De har et stort fakturavolum, og ønsket heller å være en mellomstor kunde hos et stort byrå enn den største hos et lite byrå. Handeland mener at det er større muligheter for å utvikle nye løsninger hos en stor aktør. Er man alene som kunde, koster utvikling mer, påpeker han. Luke ut de dårlige kundene Ved å benytte seg av én aktør, oppnår Cramo stordriftsfordeler som gir dem lavere pris og at faste kostnader blir variable. Hos samme leverandør har de fått en forenklet kredittvurdering. Hele prosessen er nå automatisert, slik at vår policy for godkjennelse av kunder vil akseptere de gode kundene på stedet. Dette gjør at en godkjent kunde får med seg utstyret sitt med en gang. Målet er jo å kunne luke ut de dårlige betalerne med det samme, avslutter han. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com INKASSO Enkle og tunge satser Som eksempel kan en ny inkassosak mot henholdsvis næringsdrivende og privatperson fortone seg slik: Næring (mva-pliktig): Hovedkrav kr 5000,- Renter kr 110,- Salær kr 915,- Totalt kr 6025,- Privat: Hovedkrav kr 5000,- Renter kr 110,- Salær kr 610,- Totalt kr 5720,- Ved inkasso snakker man gjerne om enkle og tunge satser. De første 42 dagene av en inkassosak har inkassobyrået anledning til å legge på enkel sats. Dersom ikke hele inkassokravet er betalt innen dag 42, kan byrået legge på tung sats (dobbelt salær). Endringen i inkassoforskriften som regjeringen vedtok 4. september 2009, hadde følger for noen oppdragsgivere. Endringen medførte at enkelte porteføljer kunne oppleve en inntektsreduksjon på mellom 20 og 50 prosent. I slike tilfeller opplevde nok en del oppdragsgivere at inkassoavtalen ble reforhandlet eller at prisene ble justert, mens andre oppdragsgivere ikke ble spesielt berørt av endringen. tid fakturaene Lindorff Faktura

6 6 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER ASP IT-løsningen for din bedrift Spørsmål: Hva er en ASPløsning? Svar: Enkelt forklart hele kontoret gjennom en plugg i veggen. Application Service Provider (ASP) vil si at du kan koble deg til og jobbe på bedriftens systemer uavhengig av hvor du er, så lenge du har tilgang til Internett. På kundens side befinner det seg en skjerm og et tastatur, og hos leverandøren finner du maskinvare, lagringskapasitet, programvare og en høy driftsstabilitet. Se din begrensning Dagens IT-drift stiller høye krav til kompetanse. Dette er vanskelig å oppfylle i egen virksomhet dersom du har et lite IT-miljø. Reidar Bergene Holm, administrerende direktør for trelastleverandøren Bergene Holm AS, så nettopp dette problemet, og ønsket en felles håndtering av ITsystemet. Derigjennom kunne selskapet fokusere på ressursforbruk og egen kjernevirksomhet. Selv mener han at de ikke hadde de forutsetningene som var nødvendig for å håndtere dette innad i bedriften, og ble rett og slett litt lei av det hele. Derfor bestemte de seg for å legge alt i en pott og lot noen andre styre driften. ASP-løsningen har gitt oss forutsigbare kostnader, fleksibilitet og mye bedre sikkerhet. IT har ikke vært fokus hos oss, og vi er glade for at vi har fått en leverandør som kan ta seg av dette. Slik kunne vi konsentrere oss om våre egentlige kompetanseområder og bli bedre på det vi gjør, sier Bergene Holm. Kjernevirksomheten Ved å betale en fast sum per måned for ASP-løsningen, gir det HVORFOR ASP? Kostnadsbesparende. Bedriften kan konsentrere seg om sin kjernevirksomhet. Økt datasikkerhet en proff leverandør har ofte markedets mest avanserte løsninger for risikoer som virus, innbrudd, brann, strømlinjebrudd og overvåkning. Større grad av redundans og mer robuste løsninger. Kontroll på lisenser. Skalerbarhet utvidelse eller reduksjon av antall brukere/ kontorer. Du betaler kun for de brukerne du benytter til enhver tid samtidig som du kan doble antall brukere uten at det går ut over hastigheten. ASP-løsningen har gitt oss forutsigbare kostnader, fl eksibilitet og mye bedre sikkerhet. Reidar Bergene Holm administrerende direktør for trelastleverandøren Bergene Holm AS Bergene Holm AS forutsigbare kostnader. De har fått forenklede driftsrutiner, oppgradering av maskinparken og software er derfor ikke lenger nødvendig. Vi er mer fleksible enn tidligere, og det er enkelt å utvide med nye Ifølge internasjonale undersøkelser blant små- og mellomstore bedrifter, står uforutsigbare kostnader for hele prosent av de totale IKT-kostnadene. ASP gir forutsigbar økonomi: En fast månedskostnad per bruker man betaler kun for antall lisenser som brukes. Enklere oppgradering, utføres sentralt. Lavere kostnader til lokalt ITutstyr. Ingen behov for egne datarom. Binder ikke opp kapital. 2TIPS VÆR TILGJENGELIG brukere og nye lokasjoner. Med en vekststrategi er dette et viktig element, sier han. En ASP-leverandør har et større miljø og kan holde seg oppdatert på den teknologiske utviklingen. Samtidig har vi nå en mye bedre sikkerhet enn tidligere, fortsetter Bergene Holm. En profesjonell leverandør vil kunne tilby fysisk sikring, logisk sikring, sikring av data, backup og brannsikring. Strømforsyningen vil være redundant, og overvåking av miljøet vil proaktivt sikre tiltak for å oppnå høy tilgjengelighet. ASP vs. Cloud Det kan være vanskelig å skjønne hva som er forskjellen på en ASPtjeneste og Cloud Computing. Gaute Loftesnes i Den Norske Dataforeningen forklarer at Cloud er en nyere fellesbetegnelse for stedsuavhengige IT-tjenester som tilbys på flere nivåer; fra tilgang til kun infrastruktur, det vil si servere, disk med mer. ASP-tjeneste er en noe eldre betegnelse for tjenester der kunden blant annet blir tilbudt tilgang til nøkkelferdige applikasjoner fra en Application Service Provider. Felles for ASP-tjenester og Cloud SaaS er at kunden får tilgang til en applikasjon via standardiserte kommunikasjonsnett uten å måtte forholde seg til utvikling, drift og vedlikehold av denne, samt at kunden ikke trenger egen infrastruktur. Alt dette er leverandørens ansvar, avslutter Loftesnes. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com DATAPARK Miljøverndepartementet støtter ASPløsningen Regjeringen mener at ASP kan bidra til avfallsforebygging ved at det kreves mindre av bedriftens datapark. PC-utstyr har en gjennomsnittlig levetid på 3 4 år i en virksomhet. Bakgrunnen for det er ofte at ny software har krevd mer minneplass, raskere prosessor og mer lagringskapasitet. Regjeringen.no skriver at med en ASP-løsning, er ikke den lokale maskinen lenger en flaskehals. Alt kunden vil trenge for å drive det lokale nettet er en datamaskin og en ruter som kobles opp mot et LAN/nettverk. Investeringen vil da ligge hos leverandøren av ASP-løsningen, som vil ha kunder med ulike behov. Det vil si at leverandøren kan flytte utstyr over til andre oppgaver som kanskje ikke er like krevende og utnytte leve-tiden lenger. For de bedriftene som går over til denne type tjeneste, vil det som oftest innebære et kutt i årlige kostnader på datautstyr. Ressursutnyttelse Hos en ASP-leverandør er serverparken i hovedsak virtualisert. I et virtualisert miljø kan ressurser tildeles dynamisk og hver fysisk server utnyttes optimalt. I rolige perioder, som for eksempel på natten, kan virtuelle servere kjøres på et fåtall fysiske maskiner og de øvrige settes i dvalemodus. Når trafikken øker, startes ressursene automatisk og belastingen spres ut. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com Forbedret likviditet, redusert ressursforbruk og økt frihet med outsourcing! Vi hjelper deg. Våre kunder har satt pris på stabilitet og kontinuitet i snart 40 år. Vi har fokus på SMB markedet og tilbyr: Forutsigbare kostnader Kundetilpasninger Fleksibilitet og frihet Drift av spesialløsninger Drift av applikasjoner fra SAP, Microsoft og Visma Backup- og katastrofeberedskap Din samarbeidspartner innen forretningskritisk IT -når kontinuitet er viktig! I tillegg forhandler vi løsninger fra Visma og Microsoft og utvikler egne forretningsløsninger. SKOG-DATA AS Tlf Ta kontakt med Björn Lundell eller send en e-post til drift@skogdata.no

7 JOBB SMARTERE I 2011! Sett fokus på kunder og salg Spar tid på regnskap og fakturering Selg mer med integrert nettbutikk Online tilgang jobb hvor som helst Utnytt tiden og øk lønnsomheten! 30% INNBYTTERABATT PÅ MAMUT ONE ENTERPRISE-LISENS I HELE MARS Mamut One Alt i èn løsning Komplett økonomisystem og online-tjenester Regnskap og lønn Ordre, faktura og logistikk Kundeoppfølging (CRM) Hjemmeside og nettbutikk Rapporter og økonomistyring Online tilgang til informasjon Online ordre og timeregistrering Microsoft Office Web Apps Mobil e-post (Microsoft Exchange) Microsoft online-tjenester NY VERSJON - LAVERE PRIS Før fra 290,-/MND Nå fra 199,-/MND Pris per bruker per måned. Lisenskostnad fra kr 1 890,- tilkommer. Priser er eks. mva Mamut har mottatt en rekke priser og utmerkelser for sine løsninger. Ring gratis eller se

8 8 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 3TIPS ANSETT RIKTIG PERSON TIL RETT STILLING RÅD OM REKRUTTERING Even Bolstad daglig leder, HR Norge Den beste måten å fremstå som en attraktiv arbeidsgiver, er å være det! Sats på de du har, samtidig som du sørger for at det du har å tilby er tilpasset behovet og ønskene til de du ønsker å tiltrekke deg. Hvert eneste år siden den industrielle revolusjon, har det vært færre som er kommet inn i arbeidslivet enn de som forlater det. Nå snur trenden. Kampen om arbeidskraften kommer til å bli beinhard, sier Even Bolstad, daglig ledere i HR Norge. De virksomhetene som ikke klarer å tiltrekke seg og beholde arbeidskraften de har behov for, kommer til å bli de store taperne i fremtiden. Og den som tror at employer branding handler om å selge en arbeidsplass der og da, uten å ta hensyn til hva kandidatene egentlig er på jakt etter og hva du selv egentlig kan innestå for, bommer stygt, sier han. Ifølge Bolstad er gjensalg som regel lettere enn nysalg. Det betyr at det oftest er lettest å få de som allerede jobber hos deg til å bli noen år ekstra i stedet for hele tiden nå jage etter de som arbeider for andre. Men de fleste må gjøre begge deler, sier han. Sett krav til rekruttering Rekrutteringsbyråer kan tilby kvalitet du ikke har, kombinert med den ekstra kapasiteten du mangler og som er selve grunnen til at du er på jakt etter nye medarbeidere, sier Bolstad. Han mener gode rekrutterere er lønnsomt. Men da må du velge riktig. Gode rekrutterere er gode på å rekruttere, og kan virkelig bidra INVESTER I REKRUTTERING De fleste ansettelser er investeringer i mangemillionersklassen og bør behandles som nettopp det, sier Even Bolstad, daglig leder i HR Norge. FOTO: SHUTTERSTOCK Beinhard kamp om arbeidskraften i fremtiden Spørsmål: Hvordan får du tak i rett person til rett stilling? Svar: Du bør jobbe strukturert med employer branding for å posisjonere deg som arbeidsgiver i fremtiden. til å gjøre en forskjell for virksomheten din. Her som innenfor andre områder er det imidlertid noen som først og fremst er gode på å selge tjenestene, ikke å levere varene. Men gode rekrutteringstjenester er ofte verd pengene. De fleste ansettelser er investeringer i mangemillionersklassen og bør behandles som nettopp det, sier Bolstad. KATRINE SVILAND redaksjonen@mediaplanet.com Rekruttering er en av de viktigste enkeltaktivitetene enhver virksomhet gjør uavhengig av fagfelt og aktivitetsområde. God bruk av rekrutteringsbyråer handler først og fremst om bevisst bruk og solid oppfølgning. Ingen rekrutteringsbyråer er bedre enn de rekruttererne som jobber der, metodene de bruker og kandidatene de klarer å generere. Vær trygg på at de er faglig solide, bruker faglig anerkjente metoder, bruker tid på å sette seg inn i hva som er ditt behov og kjenner det medarbeidersegmentet du jakter innenfor. En god rekrutterer er klok, skjønner konteksten han opererer innenfor og vil kunne gi deg gode råd og stille de gode spørsmålene som avdekker forhold du selv ikke er klar over. Vær også klar over at noen opererer med hands off - klausuler, som vil si at de ikke får lov til å rekruttere fra selskaper der de selv har hatt oppdrag. Prøv Prime People! Det er ingen grenser for hva rett person kan tilføre din bedrift. Vi finner kandidaten. Adecco Select profesjonell rekruttering og utvelgelse av ledere og spesialister. Landsdekkende med lokal tilhørighet. Vil du vite mer? Ring Stock Xhng adecco.no/select

9 Fyll kassen raskt med dine kundefordringer den mest komplette tjenesten for bedrifter som vil vokse og fokusere på sin kjernevirksomhet. I tillegg til finansiering og bedre likviditet hjelper vi deg med alt fra fakturering til inkasso. Vi gjør det vi er best på og du får muligheten til å drive din virksomhet mer effektivt. I mange bedrifter ligger store beløp bundet i utestående kundefordringer. Med PayEx Fakturaservice kan du raskt få bedret din likviditet og samtidig effektivisere dine økonomirutiner. Fakturering, og ikke minst oppfølgning av innbetalingene tar mye tid. Du har sikkert opplevet at flere av dine kunder ikke betaler når de skal. Med PayEx Fakturaservice er problemet ute av verden. Vi tar oss av alt fra utsendelse til oppfølgning av fakturaene, og vi gjør det uten at dine gode kunderelasjoner blir svekket. VI ER EKSPERTER PÅ BETALINGER. Mellom bedrifter. Mellom mennesker. Mellom mennesker og bedrifter. Besøk

10 10 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Er samarbeidet den viktigste faktoren for vellykket outsourcing? Svar: Ifølge Adrian Quayle er det bare gjennom et helhjertet arbeid for et effektivt samarbeid at organisasjoner til fulle kan tjene på et vellykket outsourcingssamarbeid. Få forståelse for dine partnere og oppnå større fremgang KRONIKK Å møtes er en god start, sa industrigiganten og foregangsmannen for samlebåndet, Henry Ford. Å holde sammen er fremskritt. Å jobbe sammen er suksess. Uansett hvordan man ser på det, er stammen i alle gode og fremgangsrike relasjoner langvarige ekteskap eller mangeårige forretningssamarbeid evnen til å samarbeide mot ett felles mål. Bedrifter har alltid gjort felles anstrengelser for å nå ulike fremsteg, for eksempel raskere utvikling av nye produkter eller tjenester, forbedret kostnadshåndtering eller bedre ressurs- og risikohåndtering. Disse bedriftene har gjentatte ganger kommet frem til at samarbeid er en av de beste metodene for hurtig og effektiv spredning av kunnskap, ferdigheter og ressurser for å oppnå felles definerte mål, samt skape verdi på helt nye nivåer. Sikrer fremgang Det som dog er viktig å tenke på, er at de måtene bedrifter samarbeider på ikke bare avgjør hvor vellykket deres tjenester blir, men kan også legge grunnlaget for fremtidige fiaskoer, uansett hvor nøye man er. Outsourcingsorganisasjonen NOAs livssyklussystem består av fire steg som sikrer fremgang: strategisk lederskap, relasjonsengasjement, konvertering og forandring samt relasjonshåndtering. Hvert steg i livssyklusen har til hensikt å sikre alle nødvendige tiltak som utføres for å bygge opp og opprettholde en vellykket outsourcingsavtale. PROFIL Adrian Quayle Alder: 62 Yrke: Styremedlem i NOA (National Outsourcing Association) Bakgrunn: Har mangeårig erfaring innenfor outsourcingsindustrien og har tidligere jobbet som IT-konsulent. Få en bedre forståelse Selvsagt kreves det mer enn at organisasjoner jobber i samme retning; virkelig fremgang oppnås gjennom at bedrifter får en dyptgående forståelse for sine samarbeidspartnere og deres kultur og arbeidsmetoder. Ifølge en ny undersøkelse gjennomført av National Outsourcing Association (NOA) i samarbeid med Kingston Business School, oppgir 75 prosent av alle bedrifter som outsourcer at de ville analysere en potensiell ny samarbeidspartners bedriftskultur ut fra sine erfaringer av eksisterende outsourcingsleverandører før de tok en beslutning. Studien viste også en tydelig sammenheng mellom forretningsrelasjonenes intensitet og positivt resultat. Mer en 100 sjefer fra outsourcingsbransjen ble bedt om å bedømme hvor vellykket deres egen virksomhet var sammen med outsourcingspartneren. Deretter fikk de angi hvor sterk relasjonen til partneren var. Resultatet var tydelig. Det viste at de som anså samarbeidsrelasjonen som god, opplevde outsourcingen som vellykket i mye større utstrekning. Motsatt viste undersøkelsen at de som betraktet sin outsourcing som mindre vellykket, rangerte samarbeidsrelasjonen betydelig lavere. Bransjestandard som støtte Det er viktig å huske på at en sunn relasjon ikke er noe som bare oppstår og at det ikke finnes noen stegfor-steg-instruksjoner for et vellykket samarbeid. Det finnes dog retningslinjer som kan hjelpe bedrifter å styrke sine forretningsrelasjoner. I sitt arbeid for å fremme samarbeidet mellom bedrifter, har NOA sammen med en rekke andre bransjeorganisasjoner og British Standards Institution (BSI) satt opp en bransjestandard til støtte for partnersamarbeid: BS Hensikten er at denne standarden skal utgjøre et systematisk rammeverk som kan anvendes av organisasjoner i alle størrelsesordener og som belyser de hovedområdene som alle bedrifter skal håndtere. På denne måten kan de opprette standarder innenfor spesifikke områder og samarbeide med andre parter i henhold til god bransjepraksis. Tydelige fordeler Samarbeid har tydelige fordeler: Det gir organisasjoner muligheter til å dele sin beste praksis og kunnskaper slik at de kan bygge virkelig dyptgående relasjoner og dermed skape større verdi. Kun gjennom samarbeid kan forretningsrelasjoner gi virkelige fordeler. Konkurranse mellom avdelinger/funksjoner hos leverandører eller kunder må elimineres for at effektive arbeidsrelasjoner skal kunne skapes og for at organisasjoner skal gis muligheten til som Henry Ford sa ikke bare komme sammen, men også arbeide sammen med suksess. ADRIAN QUAYLE I samarbeid med outsourcemagazine.co.uk

11 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET MARS NYHETSGLIMT CAP- TURE HEAD- LINE Lorem ipsum Relationship Management VEILEDER BEDRIFT NOA`s outsourcing livssyklusmodell er en anerkjent, men fleksibel ramme for å veilede bedrifter gjennom outsourcingprosessen. ILLUSTRASJON: NOA/ALEX MAK BAKGRUNNSBILDE: SHUTTERSTOCK Strategic Leadership Relationship Engagement Transition and change STANDARDISERING Internasjonal standard på vei Outsourcing er en global bransje som utvikles raskt og fra mange hold. De siste årene har det globalt vokst frem ulike sektorspesifikke metoder og dokumenter; dog har det ikke vært satt en omfattende standard for dette. Det som savnes er en allmenn gjøremåte. Dessuten har ikke bransjefolk hatt et felles vokabular å basere sin kommunikasjon på. Bedre kommunikasjon Det nederlandske standardiseringsinstituttet (NEN) innså denne problematikken, og oppfordret Den internasjonale standardiseringsorganisasjonen (ISO) å overveie utviklingen av en internasjonal standard for outsourcing. Denne standarden skulle tilby en mer overgripende veiledning innenfor området, til fordel for alle involverte organisasjoner. Den skulle til og med gi bransjefolk et mer sammenfallende vokabular for å forbedre kommunikasjonen dem imellom, slik at prinsippene og gjøremåtene tydeligere kan koordineres. En slik standardisering åpner opp for konsepter og metoder som øker forståelsen for alle områdene av outsourcing. Etter at medlemslandene hadde stemt frem og akseptert ISO-forslaget, ble det besluttet at NEN skulle arrangere et forberedende møte der det skulle avgjøres hvordan første spadetak i prosessen skulle tas. Det innledende møtet med medlemslandenes delegater ble avholdt 3. november 2010 i Amstelveen i Nederland. Enkel løsning, stor besparelse Da TINE sentraliserte varefakturamottaket i Trondheim, droppet de samtidig gamle, manuelle rutiner og implementerte en nettleserbasert MultiArchive-løsning. Det har gitt tidsbesparelser og bedre kontroll for organisasjonen som helhet. Vi kjøper en del innsatsfaktorer til produksjon av TINEs produkter, for eksempel emballasje og smakstilsetninger. Tidligere ble fakturaene for disse varene sendt til fem ulike regionkontorer. I 2010 ble alt dette samlet i Trondheim, forteller fagansvarlig for varefaktura Hilde Ballestad i TINE. For å håndtere varefakturaene har TINE tatt i bruk en nettleserbasert MultiArchive-løsning. Ballestad har sittet i gruppen som har jobbet fram løsningen. Så langt ser det veldig bra ut. De viktigste fordelene er tidsbesparelser på distribuering av fakturaer for godkjenning, og ikke minst helhetsoversikten vi nå sitter med. Alt ligger inne i samme system, forteller hun. Vi som sitter med et sentralt ansvar, har dermed full oversikt og et mye bedre helhetsbilde, siden alle fakturaene ligger inne i systemet og ikke rundt omkring på forskjellige skrivebord. Når fakturaene er ferdig behandlet konteres de automatisk i økonomisystemet Movex. Alt som er skjedd med fakturaen mens den var på flow loggføres, og loggen blir arkivert i sammen med fakturaen. Denne informasjonen kan enkelt hentes fram fra det elektroniske arkivet. For oss er det store forskjeller i forhold til tidligere, da satt vi med papirbunker. Nå har vi kontroll på alt som ligger i systemet, og for meg som fagansvarlig er det utrolig viktig, forteller Hilde Ballestad i TINE. Løsningen: TINE har de siste sju årene hatt elektronisk attestasjon av kostnadsfakturaer via Multi- Archive i et Lotus Notes-grensesnitt. Den nye løsningen er nettleserbasert, og kjører i en parallell arbeidsflyt. Alle inngående varefakturaer blir skannet og tolket, før det foretas en automatisk validering mot ordrestatusen. Varer som ikke er lagerlagt blir sendt på en ny arbeidsflyt dagen etter, hvor en ny match kjøres automatisk.

12 12 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON 4TIPS VÆR FREMTIDS- ORIENTERT Gaute Loftesnes seniorrådgiver, Sourcing og IT-governance, Infocom Group AS I NETTSKYEN Med dagens Cloud-tjenester kan mange virksomheter forenkle IT-hverdagen. FOTO: SHUTTERSTOCK Forenklet hverdag med Cloud Computing Spørsmål: Hva kan Cloud Computing gjøre for din bedrift? Svar: Redusere kostnader, gi økt fl eksibilitet og gjøre deg geo-grafi sk uavhengig. SLIK LYKKES DU CLOUD COMPUTING I en lengre periode har spørsmålet vært Hva er Cloud?. Øyvind Schønemann i Den Norske Dataforening mener at tiden nå er moden for å spørre hva Cloud kan gjøre for deg. Cloud er IT-bransjens svar på brukernes krav om stadig bedre og billigere tjenester, og jeg skal våge meg med påstanden om at de fleste virksomheter i løpet av kort tid vil ta i bruk Cloud i en eller annen form. Se ditt behov Ifølge Schønemann vil Cloud kunne gi lavere kostnader gjennom større datasentre og bedre utnyttelse av IT-ressursene og følgelig lavere priser for brukerne. Kapitalen vil bli mindre bundet når bedriften kjøper en tjeneste fremfor å eie eget utstyr. Designet av nettskyen gjør det enkelt å legge til nye servere og dermed øke kapasiteten. Selskaper vil også bli mer fleksible ved at prosessorkraft, lagringskapasitet og tjenester leveres etter behov, sier han. Videre understreker Cloud-spesialisten at du blir geografisk uavhengig, siden tjenestene er tilgjengelig over Internett Designet av nettskyen gjør det enkelt å legge til nye servere og dermed øke kapasiteten. Øyvind Schonemann styreleder i Den Norske Dataforening ORDFORKLARING (NØKKELBEGREPER): Cloud Computing: Lokasjonsuavhengige datatjenester, der leverandører benytter store datasentre for å levere datakraft, lagringskapasitet, programvare og data til brukere etter behov. Software as a Sevice (SaaS): Programvare levert som en tjeneste. Infrastructure as a Service (IaaS): Datasenterinfrastruktur levert som en tjeneste. I stedet for å anskaffe servere, programvare, datarom og nettverksutstyr, kjøpes eksempelvis prosessorkraft og lagringskapasitet som en fullt outsourcet tjeneste. Platform as a Service (PaaS): Driftsplattform levert og følgelig enkelt tilgjengelig uavhengig av lokasjon. Med dagens Cloud-tjenester kan mange virksomheter forenkle IThverdagen. Med en PC, internettilgang og tjenester fra nettskyen kan mange av de tradisjonelle ITløsningene erstattes. Eksempelvis finnes i dag Cloud-tjenester for samhandling, websider, e-post, som en tjeneste. Benyttes for å drifte kundens egne applikasjoner uten kostnaden og kompleksiteten ved å anskaffe og drifte den underliggende hardwaren og programvaren selv. Offentlig cloud: Tjenester som tilbys allmennheten via Internett. Privat cloud: Tjenester som kun er tilgjengelige for en enkelt virksomhet eller en avgrenset gruppe virksomheter. wiki/infrastructure_as_a_ service#infrastructure cloud-computing/what-cloudcomputing-really-means-031 fil- kontorstøtteprogrammer, utveksling og prosjektstøtte. Cloud-prinsippene Nettskyen er også et alternativ for virksomheter som benytter egen programvare; man kjøper da kapasitet i store datasentre. I tradisjonelle datasentre er programvaren knyttet til en eller flere servere, som dermed bestemmer kapasiteten man har til rådighet. Ofte er det også slik at forbruket av datakraft ikke er konstant, slik at det på ulike servere er ledig kapasitet. Utfordringen er å utnytte denne kapasiteten på tvers av servere. Utvidelse av kapasiteten for å håndtere topper betyr derfor i mange tilfeller investeringer i mer hardware. I nettskyen legger man til kapasitet etter behov og styrer datakraften dit det er behov for den, sier han. Virksomheter har mulighet til å ta i bruk prinsippene for Cloud innenfor egne datasentre eller i kombinasjon. De kan sette ut oppgaver som er svært kapasitetskrevende til nettskyen, som bearbeiding, lagring og tilgjengeliggjøring av store mengder data. Dette kan løse noen av de vanlige utfordringene knyttet til skalerbarhet, fleksibilitet og tilgjengelighet som man forbinder med tradisjonelle datasentre, avslutter Schønemann. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com CLOUD COMPUTING Hvem er den typiske kunden som kjøper Cloudtjenester? Siden spennet i hva Cloud-baserte tjenester dekker er stort, finnes det kanskje ikke noen typiske kunder. Eller kanskje man kan si at den typiske kunden kan være hvem som helst alt fra privatpersoner til konsern og offentlig administrasjon. Virksomheter bør ha et bevisst forhold til hva som skal kjøpes som nettskytjenester og hva som realiseres på tradisjonell måte gjennom sourcingstrategier. Her er kombinasjonsmulighetene flere. SMB og større bedrifter får indirekte tilbudt Platform/ Infrastructure-as-a-Service ifm. outsourcing av basisdrift ved at krav som er lik sentrale karaktertrekk for Cloud-tjenester oppfylles. Innenfor applikasjoner har tilbudet etter hvert blitt større, der det kan kjøpes tilgang til funksjonalitet i nettskyen for områder som kontorstøtte, prosesstøtte og forretningssystemer med varierende kompleksitet. Lavere terskel Funksjonalitet som støtter ikkeforretningskritiske prosesser har naturlig nok en lavere terskel for å prøve ut nye konsepter. I slike tilfeller kan det gjerne være de som jobber i den aktuelle prosessen som skaffer nettbaserte tjenester uten nødvendigvis å involvere den interne IT-funksjonen. Disse kundene kommer like gjerne fra store bedrifter som fra små. Siden forretningsapplikasjoner levert som skybaserte tjenester medfører at alle kundene alltid har tilgang til den samme versjonen av applikasjonen, kan/bør ikke den enkelte kunde gjøre for omfattende konfigurasjonstilpasninger. En del forretningsprosesser bør være relativt standardiserte for å utnytte mulighetene slike applikasjoner gir på en best mulig måte. Det er viktig at strategien om valg av denne leveransemodellen har god forankring hos forretningsledelsen, siden endringer i arbeidsprosesser kan spille en viktig rolle. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com

13 En fullstendig oversikt over ditt regnskap er bare et tastetrykk unna Netledger er et nyskapende selskap med 40 entusiastiske ansatte som tilbyr outsourcing av økonomi og lønnsfunksjonen Oppdatert informasjon Accounting Positioning System Alt på ett sted Tilgang via internett når og hvor du vil Tilgang til skannede dokumenter Netledger AS Østensjøveien 39/ Oslo. Telefon: there`s no ledger like Autorisert XLEDGER.NET partner Bedre flyt i IKThverdagen Plunder og heft er kanskje den største IKT-kostnaden i en bedrift, og samtidig den mest underrapporterte, sier Ingvar Nilsen, markedssjef i DI Systemer. Senker skuldrene - Mange tror det er masse arbeid å outsource IKT-driften med flytting av bedriftens programvareløsninger og data. Når de skjønner at vi gjør hele jobben, og at den for de aller fleste er gjort i løpet av en natt, senker kundene skuldrene og ser løsninger, fortsetter Nilsen. - Kravene til risikostyring og internkontroll i norske selskaper omfatter også selskapets sikkerhet og rutiner innenfor IKT. Dette er et kompetansekrevende område som outsourcing vil ivareta på en profesjonell måte, hevder Nilsen. DI Systemer har spesialisert seg på å ivareta bedrifters IKThverdag, enten det gjelder backup, løpende oppgradering av programvare, virusangrep eller driftsproblemer. På kundelisten står alt fra små bedrifter med noen få ansatte, til store selskaper og kjeder. Enkelt og rimelig - Første arbeidsdag etter en bedrift har valgt å outsource ansvaret for bedriftens IKT-løsninger, logger brukerne seg på vårt ASP-senter med sitt personlige brukernavn og passord. Brukeren merker ingen forandringer i sin hverdag, bortsett fra salg@disystemer.no Telefon: / at de nå kjører mot et eksternt miljø som skal sørge for en stabil og effektiv driftssituasjon, påpeker Nilsen. - Hva koster det egentlig å ha kontoret ute av drift i noen timer, mens ansatte løper rundt for å fikse alt fra programvare som henger til skrivere som ikke fungerer. Er backupen testet og OK, og hvilke tiltak er gjort for å beskytte seg mot virusangrep? spør Nilsen. I stedet for å drive på lykke og fromme, ser bedrifter nå lønnsomheten av sikker IKT-drift ved outsourcing til et miljø som har spisskompetanse på akkurat dette, avslutter Nilsen.

14 14 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 5TIPS SPAR TID OG RESSURSER Slik lykkes SMBbedrifter med outsourcing FAKTA Ønsker du innsparing for din bedrift, men er redd for risikoer og kulturelle barrierer forbundet med offshore outsourcing? Er din bedrift en SMB-bedrift, kan du dra nytte av kompetanse fra nærere hold. Som SMB-bedrift er det viktig å være kostnadsbevisst, og det gir ikke alltid rom for langsiktige investeringer. Offshoring er typisk India og Kina med lavere kostnader og nearshoring er typisk Øst-Europa der kulturlikheten er nær. Nearshoring har vært løsningen for å komme raskt i gang med produksjonen samt gitt tilgang til fleksibel bemanning, sier daglig leder i Consafe Logistics, Thomas Hamm. Finn behovet til din bedrift Det finnes åpenbare økonomiske fordeler ved offshore outsourcing. Blant annet blir timeprisen lavere enn ved bruk av en nearshore-leverandør. For oss er imidlertid prioritering av ressurser viktigere enn pris. Samtidig slipper vi problemer med tidsforskjeller, prosjektkostnadene blir lavere og geografisk nærhet gjør at forståelsen av terminologien er bedre, sier Hamm. Nearshoring er et nyere begrep innenfor outsourcing, som i likhet med offshoring innebærer innleie av ressurser fra en bedrift utenfor landets grenser. I motsetning til offshoring, vil man ved bruk av en nearshore-leverandør ha en nærere geografisk plassering. Dermed unngår partene ulempene ved tidsforskjeller og utfordringene med store kulturforskjeller. ILLUSTRASJON: SHUTTERSTOCK God kommunikasjon er en viktig suksessfaktor For Consafe Logistics var det viktig å velge riktig nearshore-leverandør. For å lykkes i outsourcingsmarkedet som SMB-bedrift, er kommunikasjon nøkkelen, sier Hamm. Ifølge Hamm er det lurt å vurdere nøye hvilke behov bedriften har når man vurderer outsourcing. Store entreprisebedrifter har ofte mer tid og ressurser, og kan tenke langsiktig i forhold til investeringer som vil gi større avkastning i fremtiden. Da er offshoring ofte en god løsning. For vår bedrift hadde vi behov for at ting fungerte umiddelbart. Kulturforståelse kan ta lang tid, og slikt sett fungerer nearshoring bedre i vårt tilfelle, sier han. Øk kapasiteten med nearshoring En av bekymringene ved å outsource til nearshoring-bedrifter, kan være at dette vil svekke moralen til de ansatte. Vi opplevde derimot at ved å gjøre bedriften internasjonal, økte vi kapasiteten og vi erstattet ikke årsverkstall, sier Hamm. For å kunne få til en kontrollert vekst, er det en fordel å kunne bemanne opp etter behov. Da får vi spisskompetanse utenfra og kan øke effektiviteten. I tillegg kan vi beholde egne ressurser der de trengs. Dermed har vi tid til kundepleie, noe som vil gi langsiktig gevinst, sier han. KATRINE SVILAND redaksjonen@mediaplanet.com ILLUSTRASJON: SHUTTERSTOCK Nearshoring innleie av IT-ressurser med disse forventningene: Lavere timespris og prosjektkostnader Geografisk nærhet Samme tidssone God kulturforståelse Enklere å besøke hverandre Enklere å komme i gang Offshoring innleie av IT-ressurser med disse forventningene: Tjenester levert til en veldig lav timespris Ulik tidssone Mulige kulturelle forskjeller Stor geografisk avstand, med lange flyreiser Lengre visumprosesser Tar lang tid å komme i gang, men kan gi bedre avkastning over tid

15

16 16 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EKSPERTPANEL Peter Nomme CTO, Itera Networks AS Christer Lovær markedsdirektør, PayEx Terje Bratlie daglig leder, Netledger AS Spørsmål 1: Hva er de beste argumentene for å sette bort deler av virksomheten til eksterne leverandører? Spørsmål 2: Hvem har mest behov for outsourcing og hvorfor? Økt konkurransekraft gjennom å tilføre kapasiteter som virksomheten ellers ikke har tilgang til. Nå er jo også tradisjonelle argumenter som fokus på kjernevirksomhet, kostnadsreduksjon og leveransekvalitet fortsatt gyldige, og outsourcing vil alltid være et viktig virkemiddel for å optimalisere driften. Men fremover vil bedriftens konkurransekraft handle like mye om innovasjon, smidighet og evne til å ta i bruk ny teknologi, forutsatt at man velger leverandører som tilfører disse egenskapene. Alle virksomheter har behov for å sette ut tjenester, uansett størrelse eller bransje. Det handler om å jobbe smartere, fokusere på det man kan best og sette bort resten. Den raske utviklingen innen nettløsninger gjør det enklere å integrere samarbeidspartnere i verdikjeden, enten det er industri, varehandel eller kunnskapsforedling man driver med. Så alle konkurranseutsatte virksomheter må fortsette jakten på bedre ressursutnyttelse for å overleve. Med hensyn til håndtering av betalingsprosesser, er det beste argumentet for outsourcing av disse prosessene at det gir bedriftene bedre mulighet til å fokusere på egen kjernevirksomhet. Ved å slippe å følge opp ubetalte regninger, vente på at kundene betaler og være i konstant likviditetsskvis, kan en profesjonell aktør bistå med økt kvalitet, lavere kostnad og høyere kompetanse i tillegg til å tilby effektive tilleggstjenester som delbetaling og inkasso samt flere betalingsalternativer for kundene. Sett ut tjenester! De fleste bedrifter kan effektivisere sin virksomhet gjennom outsourcing av sine betalingsprosesser. For dette området ser vi oftest størst gevinst for aktører med komplekse verdikjeder og betalingsbehov, gjerne med grenseoverskridende handel og betaling i flere kanaler. Nye krav og sikkerhetskrav fra banker/kortselskaper o.l er svært ressurskrevende, kostbart og avhengig av høye volum for å være kostnadseffektivt. Betalingsaktører har dette som kjernevirksomhet og volum til å drive dette effektivt. Vi tror det er god økonomi for kundene å tjenesteutsette en økonomifunksjon. Kostnadene med å bygge opp en økonomifunksjon er vesentlig høyere enn å tjenesteutsette regnskap og lønn. Med ny nettbasert teknologi vil kundene ha en opplevelse av å ha en intern økonomifunksjon selv om denne er tjenesteutsatt. I tillegg stiller myndighetene strengere krav som krever en betydelig kompetanse som ofte er vanskelig å rekruttere. Mange av våre kunder har en genuin interesse av å slippe å ha fokus på oppgaver som ikke tilhører kjernen i bedriften sin. På samme måte som bedrifter har tjenesteutsatt støttefunksjoner som for eksempel IT, ser vi at mange bedrifter planlegger det samme innen områdene regnskap og lønn. Det er ikke noe fasitsvar på størrelsen, men erfaringen vår er at mindre bedrifter ikke har egne ressurser og overlater alt til sin tjenesteleverandør. Større bedrifter outsourcer gjerne regnskaps- og lønnsfunksjonen i kombinasjon med interne controllere. Spørsmål 3: Hvilke trender tror du vil påvirke fremtidens outsourcingsløsninger? Den tradisjonelle outsourcingsmodellen er på vei ut, i hvert fall innen IT. Ser vi fremover handler det mer om å sette sammen den beste porteføljen av tjenester fra interne, eksterne og nettskyleverandører. Det blir vanligere og enklere å benytte innslag av utenlandske leverandører etter hvert som disse tilegner seg mer erfaring og domenekunnskap om våre behov og markeder. Så oppsummert blir det multisourcing og offshoring to trender som drives frem av nettskyen i en stadig mer globalisert verden. Det blir en økt kamp om kundene i tiden fremover, der de aktørene som klarer å fokusere mest på egen kjernevirksomhet har størst mulighet til å lykkes. SEPA, mikrobetalinger og betalinger (ikke kontanter) mellom personer. Lovkrav ift. hvitvasking, kriminalitet og terrorisme vil fremtvinge økt bruk av ikke kontanter også mellom mindre aktører, samtidig som nye krav til dokumentasjon om betaler og mottaker kan føre til at transaksjonene må håndteres av en tredje part mht. personvern. Slik vi ser det, vil enkel tilgjengelighet og oppdaterte data for kundene prege fremtidens løsninger. Mange kunder forespør mer enn én ordinær regnskapstjeneste. De ønsker en helhetlig løsning som inkluderer et økonomisystem, en regnskapsbyråtjeneste, sikre løsninger for oppbevaring av bilag samt elektronisk arkiv der man har viktige avtaler og dokumenter tilgjengelig. Vi ser også at Internett gir våre kunder en vesentlig mer fleksibel hverdag. Man må ikke nødvendigvis sitte på kontoret for å godkjenne og betale fakturaer eller skrive reiseregninger. Dette tror vi vil være attraktivt for kundene fremover. PORTA AS Kontakt oss for nærmere informasjon: Telefon: E-post: porta@osvold.no Vi har konsesjon fra finanstilsynet for å kjøpe opp, og så inndrive fordringer. Det er en forutsetning at fordringen er forfalt, og at vi foretar oppgjør med kreditor en gang for alle før vi starter inndrivingen. Fordelen for kreditor er at han får et umiddelbart oppgjør og ikke må vente til debitor kan kan betala. Risikoen for når eller om debitor betaler, overtar vi fullt ut.

17

18 18 MARS 2011 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET FAGLIG INNSIKT Outsourcing som trend fortsetter å øke. Økonomi og i særdeleshet regnskapsområdet er noen av de største outsourcingsområdene. Dette har sammenheng med omfattende og komplisert lovgivning, mange skjemabyrder, stort krav til nøyaktighet og en rekke tids frister. Lovpålagt revisjon for de minste aksjeselskapene blir frivillig og betyr flere tilbydere. Frivillig revisjon for de minste aksjeselskapene Rett før jul kom forslaget som vil unnta de minste aksjeselskapene fra pliktig revisjon. Forslaget er ikke formelt vedtatt enda, men vil med stor sikkerhet gå gjennom kanskje allerede i løpet av mars/ april. Det betyr i så fall at de berørte selskapene kan ta stilling til om de vil benytte seg av fritaket allerede for regnskapsåret Hvem kan benytte seg av fritaket og hvordan? Det nye fritaket fra revisjonsplikten vil gjelde for aksjeselskaper med samlede driftsinntekter under 5 millioner kroner balansesum mindre enn 20 millioner kroner færre enn 10 årsverk Alle tre forutsetninger må etter forslaget være oppfylt. Selskapet må selv aktivt ta stilling til om de ønsker å benytte seg av fritaket. Det er selskapets styre som fatter den endelige beslutningen, men først etter at generalforsamlingen har gitt styret fullmakt til å velge bort revisjonen. Slik fullmakt krever tilslutning fra to tredeler av både avgitte stemmer og den aksjekapitalen som er representert på generalforsamlingen. Senere generalforsamlinger kan trekke fullmakten tilbake. Bakgrunn Bakgrunnen for at de aller fleste politiske partier (minus SV) nå går inn for å fjerne lovpåbudet, er behovet for forenkling og internasjonal harmonisering. Forenkling handler både om kostnadsreduksjon og mindre administrative byrder. Det har vist seg at de minste aksjeselskapene bærer en uforholdsmessig høy andel av de samlede revisjonskostnadene. Aksjeselskaper med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning betaler 44 prosent av de samlede revisjonskostnadene, men står for ca. 4 prosent av aksjeselskapenes samlede omsetning og 8 prosent av aksjeselskapenes samlede inntektsskatt. Alle andre europeiske land (minus Malta) har nå fjernet revisjonsplikten for de minste selskapene, uten at det kan påvises betydelig ulempe for samfunnet. Norge sto nå for tur. REGNSAKPSFØRING Opphøret av revisjonsplikt for de minste aksjeselskapene vil føre til en bransjeglidning i regnskapsfører - og revisorprofesjonen. Sandra Riise administrerende direktør i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening Vurder og gjør riktige valg! Konsekvensen for næringslivet de ca aksjeselskapene som blir berørt er at revisjon blir frivillig. Frivillighet betyr ikke at selskapene ukritisk skal velge bort revisjonen, men det betyr at hvert enkelt selskap nå gis muligheten til å foreta en individuell vurdering og beslutning. Noen selskaper vil ende opp med å velge bort revisjonen, andre ikke. Det viktige er at valget bygger på en bevisst vurdering som grunnlag for å foreta det valget som er riktig for selskapet. Hvilket behov har eierne? Konsekvenser for relasjonen til bank, kunder og leverandører? Vurderingselementene kan være flere, avhengig av de regnskapsinteressentene som omgir selskapet og selskapets strategi og utviklingsplaner. Opphøret av revisjonsplikt for de minste aksjeselskapene vil føre til en bransjeglidning i regnskapsfører- og revisorprofesjonen. Flere revisorer vil autorisere seg som regnskapsførere og tilby kundene tjenester på økonomiområdet. Jeg anbefaler de kundene som er i målgruppen for frivillig revisjon å søke råd hos regnskapsfører og revisor, og velge outsourcingsleverandør basert på samarbeidsforhold, kompetanse, kapasitet og pris. Det handler om å levere verdi til kunden, bidra til økt lønnsomhet og dekke de behovene kundene har. Outsourcing blir viktig, også i fremtiden. De mest etterspurte økonomitjenestene i dag er løpende regnskapsføring med mva-oppgjør, lønn, fakturering, årsoppgjør, budsjettering og rådgivning. Tunge administrative økonomiprosesser krever effektive elektroniske verktøy. Gode elektroniske regnskapsprogrammer, avstemmings-, avslutnings- og analyseverktøy blir helt sentrale forutsetninger for å levere kvalitet i alle ledd til en akseptabel pris. Fokus på kundens behov står i sentrum for alle outsourcingsleverandører. Jeg tror den leverandøren som har den beste kunderelasjonen og de mest effektive rutinene og systemene vil bli vinnerne. TIPS OG RÅD OM AVSTEMMING AV REGNSKAP Hvorfor avstemme regnskapet? Det å avstemme regnskapet er den viktigste kvalitetssikringen av om regnskapsrapporter er riktige. Avstemming innebærer å sjekke hvorvidt regnskapsførte beløp er i samsvar med de faktiske forhold. Hva avstemminger er, kan kanskje best eksemplifiseres med at balansekontoen for bank i regnskapet stemmer overens med faktisk saldo på bankkontoen, jf. kontoutdraget. Avvik skal forklares. Hva må avstemmes? Det følger av bokføringsloven at alle balanseposter i regnskapet og næringsoppgaven skal dokumenteres. Eksterne regnskapsførere har klare krav om å avstemme årsregnskapet gjennom bransjestandarden god regnskapsføringsskikk. Eksterne regnskapsførere har i tillegg plikt til å avstemme vesentlige poster i perioderegnskapene som rapporteres til kunden. Reskontroer, bank, kasse, skyldig skattetrekk, mva og arbeidsgiveravgift skal ekstern regnskapsfører uansett avstemme. Hvordan avstemme? Avstemmingsarbeidet har hittil vært preget av mye manuelt og tidkrevende arbeid. De fleste benytter skjemamaler, noe som er bra. For mange vil det nok kunne være langt mer effektivt å ta i bruk programvare som automatiserer avstemmingsarbeidet. Både interne regnskapsavdelinger og eksterne regnskapsbyråer bør derfor vurdere om det vil være lønnsomt å ta i bruk slike verktøy. La oss føre regnskapet så kan du drive forretningen! Vi hjelper deg med: Regnskapsføring Regnskapsanalyser Lønn Overlat faktureringen til SendRegning sendregning.no Partner på kredittsjekk Tjeneste for automatisk betaling

19 Avstemming av regnskapet er en stor utgiftspost for mange gjennom mye overtid. Med NARF Avstemming/ FINALE Avstemming får du en program vareløsning som forenkler og automatiserer arbeidet slik at du slipper å bruke masse tid på manuell registrering. Programmet som er inte grert med de fleste økonomi - systemer på markedet henter nødvendig data, avstemmer og overfører disse direkte til riktig sted i ferdige regnearkmaler. (KS-komplett) Med dette pro grammet får du og dine kolleger frigjort mange kjedelige arbeidstimer som kan benyttes til annen inntekts bringende aktivitet. Avstemmingens raske presisjon. Punktum. Finales programmer tar over der økonomisystemene stopper, og hjelper deg videre med årsregnskap, noteopplysninger, ligningsoppgaver, skatteberegning, avstemming, dokumenta sjon, analyse- og nøkkeltallrapporter, grafer, perioderapporter, konsernregnskap, avskrivninger, driftsmiddeloversikt, aksjeoversikt, kontantstrømoppstilling m.m. I tillegg valideres dataene automatisk mens du arbeider, slik at feilføringer avsløres umiddelbart. Gratis demoversjoner finner du hos For mer informasjon om Finales programmer send kodeord Finale til eller send e-post til firmapost@finale.no Finale Systemer as Tlf.: e-post: firmapost@finale.no SMS Finale til

20 Dynamic Workplace Det beste fra flere verdener