Risikostyringen forutsetter at det utarbeides gode tiltaksplaner for de områdene som er forbundet med uakseptabel risiko.

Transkript

1 Risikovurdering per 2. tertial 2015 Det legges til grunn at virksomheten skal utøves i samsvar med gjeldende lover, retningslinjer, i tråd med de styringskrav som Helse Sør-Øst fastsetter i oppdragsdokument og foretaksmøte, samt øvrige vedtak som fattes av styret i Sykehuset Telemark. Effektiv styring forutsetter at det er etablert en intern kontroll i virksomheten som kan bidra til å forhindre styringssvikt, feil og mangler. Risikostyring kan beskrives som en praktisk tilrettelegging av en metode for å ivareta kravene om etablering og gjennomføring av intern kontroll og risikovurdering, og innebærer å identifisere risiko som kan true oppfyllelsen av Sykehuset Telemark sine mål og krav. Med bakgrunn i mål og krav er risikovurderingen et hjelpemiddel for styre og ledelse til å identifisere hvilke områder som bør ha størst prioritet i kommende periodes internkontrollarbeid og hvilke områder som gis spesielt ledelsesmessig fokus i Sykehuset Telemark HF i Videre vil risikovurderingen gi grunnlag for risikostyringen av virksomheten gjennom å angi tiltak og prioriteringer for hva som bør følges opp. Risikostyringen forutsetter at det utarbeides gode tiltaksplaner for de områdene som er forbundet med uakseptabel risiko. Risikovurderingen for Sykehuset Telemark HF bygger på tidligere risikovurderinger korrigert for nye utfordringer som fremkommer i oppdragsdokument 2015, vedtak i foretaksmøteprotokoller i 2015, endringer i organisasjonen/driften og andre relevante forhold som har betydning for måloppnåelsen. For alle områder gjøres en vurdering av hva som er sannsynligheten for at foretaksgruppens mål og krav ikke vil bli oppfylt (sannsynlighet for at en hendelse ikke inntreffer). Samtidig vurderes de samme områdene i forhold til hva som vil bli konsekvensen av at området ikke håndteres på en god nok måte. Hensikten med vektingen er å kunne prioritere hvilke risikoområder som er mest kritiske for oppfølging for å sikre styring og kontroll. Vurderingene gjøres ut fra følgende skala: Sannsynlighet: 1: Meget liten 2: Liten 3: Moderat 4: Stor 5: Svært stor Konsekvens: 1: Ubetydelig 2: Lav 3: Moderat 4: Alvorlig 5: Svært alvorlig Side 1 av 13

2 Sykehusets risikobilde er skjematisk fremstilt i Risikomatrise per 2. tertial 2015 (tabell 1) nedenfor. Her vises hvordan områdene ut fra vurdert sannsynlighet og konsekvens (tabell 2) kategoriseres i forhold til risiko på en skala fra lav til høy. All virksomhet er forbundet med risiko, men noe risiko er akseptabel. For Sykehuset Telemark HF blir områder som defineres med lav risiko (grønn farge) ikke videre omtalt. For alle områder som er forbundet med middels og høy eller kritisk risiko skal det synliggjøres hvilke tiltak som gjennomføres for å redusere risiko og når det forventes at tiltakene har fått ønsket virkning. Oversikten over dette er tatt inn i tabell for planlagte og iverksatte tiltak for risikoområder med mer enn akseptabel risiko per 2. tertial 2015 (tabell 3). Tabell 1 Risikomatrise 2. tertial 2015 STHF Konsekvens ) Kvalitet 3.) Avik og int.kontr. 4.) HR 9.) Op.stuer, pol.kl. og sengefas. 1.) Tilgjengelighet Sannsynlighet ) Bemanning 8.) Kreft 6.) Aktivitet 7.) Økonomi 10.) Utviklingsplan og strålesenter 1 Side 2 av 13

3 For de 10 hovedområdene/risikoområdene i risikomatrisen er risikobildet uendret fra vurderingen 1. tertial Det er forbedringer i noen av underpunktene til hovedområdene. Dette fremkommer tekstlig under kommentarene i tabell 2 nedenfor. Det er lagt til et underpunkt ved vurderingen for 2. tertial under hovedområde 3 Arbeidsprosesser i DIPS. På dette underpunktet har det vært en større risiko enn akseptabel og sikringstiltak er satt inn (se kommentarer). Underpunktene i de 10 hovedområdene angir hva dette området i risikovurderingen omfatter og de er et hjelpemiddel for å få en felles forståelse av hva som inngår i hovedtemaene. I nedenstående tabell (tabell 2) vises utviklingen i risikobildet gjennom året for hovedområdene. Dette bildet oppdateres hvert tertial og i kommentarfeltet beskrives utvikling gjennom året for underpunkter. Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Risikot tertial Kommentarer Tilgjengelighet X X Målet Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 60 dager er nådd for Ventetiden er redusert Pasienten opplever ikke fristbrudd STHF. Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter i somatikken er redusert til 56,7 dager. Psykiatri voksen 38,8 dager, TSB 79,3 dager og barne- og ungdomspsykiatri 46,2 dager. Gjennomsnitt ventetid for hele foretaket er 56,1 dager i juli. Hittil i år 54,8 dager. Målet Pasienten opplever ikke fristbrudd er ikke innfridd. Fristbrudd for avviklede pasienter viser en nedgang i juli. Det er 85 pasienter ordinært avviklet som ikke har fått behandling innen fristen i juli. Fristbruddene gjelder kun somatikk. Fristbrudd ventende pasienter viser 251, 247 i somatikk, 3 innen psykiatri voksen og 1 innen barne- og ungdomspsykiatri. Sykehusets utfordringer er i hovedsak innenfor urologi (141), mage-tarm (59), ortopedisk (19) og medisin Notodden (17). Sannsynligheten er stor for at målet ikke nås og tiltak er iverksatt. 2. Kvalitet X X Målet Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % er ikke nådd. Resultatet fra Infeksjoner Korridorpasienter Pasientsikkerhetsprogrammet målingen i mai 2015 var 4,2 %. Resultatet i 2014 var 4,3 %. Neste måling er i november Målet Det skal normalt ikke være korridorpasienter er ikke nådd. Andel korridorpasienter i juli var 1,8 %, en nedgang fra 2,8 % forrige måned. Det er registrert 135 korridorpasienter i denne perioden. Denne nedgangen skyldes at juli har hatt et lavere antall liggedøgn enn tidligere perioder. Side 3 av 13

4 Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Risikot tertial Kommentarer Avvik og internkontroll forbedring og læring Meldekultur 3-3 saker Arbeidsprosesser i DIPS X X Opplæring og fokus på meldekultur. Oppfølging av uønskede hendelser og avvikshåndtering, årsaksanalyser, gjennomgang og læring internt og på tvers, tema i ledermøter og KPU, oppfølging av pasientsikkerhetskultur undersøkelsen Avvik som følge av feil ruting av elektroniske arbeidsoppgaver i DIPS har skjedd på Rjukan/Notodden. Dette skyldes blant annet at gjennomført omorganisering i STHF ikke er innarbeidet i DIPS på grunn av at DIPS først måtte versjonoppgraderes. Oppgraderingen ble gjennomført i slutten av august HR X X Sykefraværet i 2015 har gått ned, fra 7,6 % i januar til 6,4 % i juli. Det er Sykefravær AML Kompetanse og rekruttering uforandret fra forrige måned. Sykefraværet hittil i år ligger på 7,1 %, mens det i samme periode i fjor var 6,6 %. Det arbeides kontinuerlig med å forbedre arbeidet med tjenesteplaner og vaktplaner, som i minst mulig grad gir rom for AML brudd. Imidlertid har STHF en økning i AML-brudd i juni og juli Arbeidet med kompetanse og rekruttering skjer kontinuerlig. HR er i gang med å utarbeide nytt program for ledelseskurs som skal gjennomføres for ledere høst 2015/vinter Bemanning X X Sykehuset rapporterer et forbruk på brutto månedsverk per august, fordelt Årsverk Variabel lønn Innleie (varekostnad) Ressursstyring på 239 variable og fastlønnede årsverk. Sammenlignet med samme periode i fjor, vises det en nedgang på 67 brutto månedsverk. Korrigert for overtakelse av personell fra VV, er det et en reell nedgang på 86 årsverk. Årets bemanningsforbruk er som budsjettert per august. Kostnadene til variabel lønn og innleie er høyere enn budsjettert hver måned i Det er ikke en vridning fra mindre forbruk av fast lønn. Det er fokus på ressursstyring for å få redusert kostnader til variabel lønn og å rekruttere for å få ansatt medarbeidere i faste stillinger. Side 4 av 13

5 Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Risikot tertial Kommentarer Aktivitet Somatikk, døgn, dag og poliklinikk Psykiatri, TSB, VOP og BUP X X Antall sykehusopphold har vært 2,5 % lavere enn periodisert budsjett per 8 måneder, og 2 % lavere enn i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner var per 8 måneder helt likt med periodisert budsjett og 4 % høyere enn i fjor. Antall dagopphold var likt med periodisert budsjett, men 4 % høyere enn i samme periode i fjor. Oppnådd poliklinisk aktivitet innenfor VOP og TSB per august 2015 ligger under budsjett, men ligger 5,9 % over fjoråret. Estimatet for året ligger 1,5 % under budsjettert nivå. Registrert produktivitet innenfor voksenpsykiatri per august er 2,37 konsultasjoner per fagbehandler per dag. Dette er en liten økning sammenlignet med fjoråret i samme periode. Innenfor TSB er aktiviteten på 2,48 konsultasjoner per fagbehandler per dag, noe som er en kraftig økning fra fjorårsnivået som lå på 1,97. Produktiviteten per terapeut er økende sammenlignet både med forrige tertial og fjoråret innenfor TSB. Det er fortsatt stort fokus på den enkelte terapeuts aktivitet og planlegging av arbeidsdagen. Aktiviteten på sengeposten Ø-hjelp RUS er lavere enn forventet. Dette på grunn av endret pasientkriterier for innleggelse på disse sengene. Disse kriteriene er ikke fullt ut orientert om til innleggende instanser, da endelig økonomisk dekning av drift ikke har vært avgjort. Barne- og ungdomspsykiatri Antall polikliniske konsultasjoner per august er 17 % lavere enn budsjett og 6 % lavere enn per august i fjor. En gjennomgang av årets forventet aktivitet sett i forhold til kapasiteten på poliklinikkene viser at årets budsjetterte nivå er urealistisk høyt. Aktivitetsmålet for 2015 er derfor justert ned til fjorårets nivå. Aktiviteten i august måned var som budsjettert, og 13 % høyere enn samme måned i fjor. Det registreres ingen økninger i ventetider og heller ikke fristbrudd, tross aktivitetsnivå under forventet hittil i år. Side 5 av 13

6 Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Risikot tertial Kommentarer Registrert produktivitet er noe lavere enn forventet med 1,67 konsultasjoner per fagbehandler per dag per august Nedgangen skyldes økning i antall refusjonsberettigede fagbehandlere og en oppdatert registreringspraksis i Med unntak av i juli og august måned har produktiviteten vist en stigende trend siden februar, og vi forventer fortsatt forbedring utover høsten. 7. Økonomi Driftsøkonomi Investeringer X X Resultat korrigert for endrede pensjonskostnader er et overskudd på 13 millioner kroner, som er 13 millioner kroner bedre enn periodisert budsjett. Det er en resultatforbedring på 6,2 millioner kroner i august som i hovedsak skyldes lavere kostnader for behandling med dyre legemidler og lavere behandlingsvolum ved andre institusjoner / gjestepasienter. Lavere kostnadsnivå knyttet til sommeravviklingen, bl.a. vedlikeholds- og energikostnader bidrar også positivt til resultatet. Estimatet for året opprettholdes til balanse. Det foreligger en risiko for kostnadsøkninger kreftmidler, biologiske legemidler og gjestepasienter som er hensyntatt i prognosen. På investeringssiden er det noe etterslep på investeringer i henhold til plan. 8. Kreft X X Følgende er på plass per 2.tertial: Kreftpakker Organisering og logistikk rundt innførte kreftpakker Diagnosesenter DIPS system for overvåkning Utarbeidelse og distribusjon av informasjon Etablering av diagnoseenhet i ny kreftavdeling Det er fremdeles risiko på dette området. En utfordring er koloskopi for diagnostikk kapasitet. 9. Operasjonsstuer, poliklinikk og Organisasjonen har fokus på kvalitet og utnyttelse av kapasitet på sengefasiliteter (kapasitet/kvalitet) X X operasjonsstuer, poliklinikk og sengefasiliteter. Et viktig moment i denne sammenheng er utvidelse av planleggingshorisonten. Operasjonsstuer Poliklinikk Sengefasiliteter Side 6 av 13

7 Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Risikot tertial Kommentarer STHF X X Fase 1 i Utviklingsplanen er gjennomført. En evaluering av gjennomføringen skal Utviklingsplan foretas og rapporten vil bli fremlagt for styret i STHF. Strålesenter I (tabell 3) nedenfor fremkommer planlagte og iverksatte tiltak for å redusere risikoen og øke måloppnåelsen: Planlagte og iverksatte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 2. tertial 2015 Risikoområder 1. Tilgjengelighet Fristbrudd Beskrivelse Mulig konsekvens Pasienter får ikke oppfylt sin rett til nødvendig helsehjelp. Spesialisthelsetjenesten overholder ikke juridisk bindende forpliktelse til å oppfylle pasientens rettighet, og pasientens rettslig krav på behandling innen den fristen som er fastsatt. Tiltak Effekt Ansvar Frist Det arbeides med implementering og gjennomføring av tiltak innen Ort, Uro og fordøyelses-sykdommer i henhold til utarbeide handlingsplaner. I Kirurgisk klinikk er det et kontinuerlig fokus på korrekt bruk av prio-veiledere og adm. oppfølging av ventelister. Fristbrudd i alle fagområder m/ unntak av URO under kontroll. Uro: Ledig overlegestilling besatt pr Forventer rask normalisering av fristbruddsituasjonen. fristbrudd i alle fagområder m/ unntak av Uro under kontroll. Kontinuerlig fokus på korrekt bruk av prio-veiledere og adm. oppfølging av ventelister. Uro: Ledig overlegestilling besatt pr Forventer rask normalisering av fristbruddsituasjonen. Pasientene skal ikke oppleve fristbrudd Klinikksjefer og ledere Side 7 av 13

8 2. Kvalitet Pasienter får Sykehusinfeksjoner: infeksjoner, som Sykehuset har kontinuerlig fokus på håndhygiene og basale forlenger smittevernrutiner som infeksjonsforebyggende tiltak. Ellers pasientoppholdet. er det iverksatt forbedringsarbeid på avdelinger som har hatt høy forekomst av sykehusinfeksjoner. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen og Trygg kirurgi er det fokus på pasientens kroppstemperatur og antibiotika til rett tid som et forebyggende tiltak. Det er også iverksatt tiltak for å forebygge urinveisinfeksjoner, med fokus på urinveiskateter, samt fokus på stell av sentrale venekateter og forebygging av trykksår. 3 Avvik og internkontroll forbedring/læring Målet er å redusere sykehusinfeksjon ene til under 3 %. Alle medarbeider e 4 HR Unnlatelse å melde om potensielle og reelle uønskede hendelser / avvik gir større risiko for at hendelsen ikke gjennomgås tilstrekkelig, årsak avdekkes ikke og det settes ikke inn korrigerende tiltak for å hindre gjentakelse, større risiko for at pasient og andre involverte ikke ivaretas i tilstrekkelig grad. Feil ruting av elektroniske arbeidsoppgaver i DIPS. Opplæring og fokus på meldekultur, oppfølging av uønskede hendelser og avvikshåndtering, årsaksanalyser, gjennomgang og læring internt og på tvers, tema i ledermøter og KPU, oppfølging av pasientsikkerhetskultur undersøkelsen. Endring i DIPS som følge av gjennomført omorganisering. Sikkerhetsrutiner er iverksatt for å sikre at pasienter får time på riktig sted. Færre alvorlige uønskede hendelser. Pasienter får time på rett behandlingssted Alle ledere, Bistand fra kvalitetsavdelingen Side 8 av 13

9 Sykefravær: Spesielt fokus på avdelinger i omstilling og tiltak for å redusere sykefraværet Følge opp avdelinger med høyt sykefravær Samarbeid med NAV for å redusere sykefraværet i Akutt og beredskapsklinikken. Per august er 2 av 3 avdelinger innenfor målet om et sykefravær på 5 %. AML: Forbedre arbeidet med tjenesteplaner og vaktplaner, som i minst mulig grad gir rom for AML brudd Igangsatt Prosjekt bemanningsplanlegging og ressursstyring. Delmål å redusere AML-brudd, spes. på legesiden. Kompetanse og rekruttering: Det arbeides med strategi for å rekruttere og beholde spesialistkompetanse ved STHF Ulike kanaler benyttes og tiltak iverksettes for å skaffe spesialister (blant annet deltakelse på messer, annonsering, rekrutteringsbyrå) LinkedIn er etablert. STHF har egen side og presentasjon. Lean prosjekt Turnusleger med fokus på riktig rekruttering og kvalitetssikring av kompetanseoppbygging med tanke på langsiktig spesialistrekruttering. Redusere sykefravær Redusere AML-brudd Klinikksjefer og ledere HR-enhet/ klinikker Side 9 av 13

10 5 Bemanning Sikre utnyttelse av ressurser på best mulig måte i pasientbehandlingen. Gjennomføring av Utviklingsplanen Ressursplanlegging Det er utarbeidet en handlingsplan for ressursstyring, og etablert en arbeidsgruppe som skal følge opp konsernrevisjonens anbefalinger, slik at tiltak gjennomføres. Forbedring av intern styring og kontroll forbedres. Klinikksjefer, ledere, stab Innleie Rekruttere til faste stillinger for å unngå innleie 6 Aktivitet Ikke god nok ressursutnyttelse Somatikk: Utnytte operasjonskapasitet på Notodden Iverksatte LEAN prosjekter Poliklinikkprosjekt. Etablert «speed poliklinikk KIR Porsgrunn» og utvidelse til andre fagområder er under vurdering. Innledet samarbeid med SIV og SSHF for benchmarking. Iverksatt løpende måling av % sesjonstid/knivtid Psykiatri: BUP Tilsette i vikariater. God veiledning og opplæring av nytilsatte/ vikarer. Undersøke og følge opp registreringspraksis i DIPS. Se på pasient-porteføljen til hver enkelt ansatt mht å avslutte saker og antall saker under arbeid, samt antall samtaler/tiltak pr dag. Lage gode prosedyrer på utredning, behandling. Arbeide etter felles maler. Økt aktivitet og bedre utnyttelse av ressursene. Å bedre tilgjengelighet ved poliklinikken for pasienter. Klinikker BUP Side 10 av 13

11 God opplæring i DIPS. Fortløpende arbeide med at sykemeldte kommer tilbake eller får avklart sin situasjon (arbeides med fortløpende). Rekruttere fagpersoner med lokal tilhørighet og som ønsker å jobbe og bo I Telemark. God tilrettelegging spesielt for rekrutteringsutfordrende fagpersoner. Tilstrebe riktig balanse mellom det som gir kvalitativ og kvantitativ aktivitetseffekt. Riktig effektivitetsnivå ved tverrfaglig arbeid, for eksempel tidsbruk på møter, antall deltagere etc. TSB - Sykehuset Telemark skal opprette et nytt øyeblikkelig-hjelp rusteam som skal kunne tilby ambulante tjenester i Telemark. Teamet skal videre arbeide med inneliggende ruspasienter og samarbeide med somatiske avdelinger når ruspasienter blir innlagt der. Klinikksjef/ ledere i psyk. klinikk Innen Økonomi STHF må skape økonomisk handlingsrom for å sikre nødvendige investeringer. Styring og kontroll med ressursbruken er viktig for å kunne gjøre de riktige faglige prioriteringene og sikre høy kvalitet på pasientbehandlingen. Driftsøkonomi: Gjennomføring av kostnadsreduksjonspro-grammet for 2015 Gjennomføring av Utviklingsplanen Investeringer: Følge vedtatt investeringsprogram Sikre økonomisk handlingsrom i henhold til budsjettert resultatbane og investeringsprogram Klinikksjef/ Ledere/Stab Side 11 av 13

12 8 Kreft Kreftpakker: Tiltak innen koloskopi for diagnostikk kapasitet særskilt fokus på enda bedre logistikk-løsninger 9 Operasjonsstuer, poliklinikk, sengefasiliteter (kapasitet og kvalitet) Se også punkter beskrevet under punkt 6 aktivitet. Utvide planleggingshorisonten Pågående Lean prosjekter for operasjonsutnyttelse som mål. Pågående prosess i forhold til fordeling og utnyttelse av kir. senger i hele fylket. Innfrielse av nasjonale retningslinjer i de nasjonale handlingsprogrammene for kreftbehandling Logistikk satt i system Øke andel direkte time Enklere å planlegge Redusere antall strykninger og fristbrudd Øke ressursutnyttelse Øke aktiviteten og redusere ventetiden Kliniksjef/sta b Klinikksjef/ Ledere Bistand fra analyse og økonomi 10 Gjennomføre utbyggingsplaner og etablere strålesenter Utbyggingsplaner: Gjennomføre utbyggingsplaner Bedre utnyttelse Fare for at sengepostene ikke får en standardheving, som er nødvendig, hvis STHF ikke får av ressurser Øke tilgjengelighet til og derved øke bruk av stråleterapi for pasienter som har Side 12 av 13

13 gjennomført utbyggingsplanene Får ikke samlet somatisk aktivitet i Skien, noe som blant annet gi dårligere ressursutnyttelse. Strålesenter; Etablere strålesenter For dårlig tilgjengelighet av stråleterapi til tross for at flere får kreft og lever med kreft. Bedre kreftomsorg, ved mer helhetlig kreftbehandling Underforbruket er stort i Telemark, blant annet pga. lang reisevei til strålesente behov for stråling ved kurativ eller palliativ kreftbehandling. Øke kapasiteten for stråling slik at befolkningens behov ivaretas bedre og ventetid reduseres Øke kapasiteten der pasientpopulasjoner underforbruker tjenesten Side 13 av 13