Trygge overganger Et prosjekt med fokus på sikkerhet i bruk av legemidler i overgangen fra/til hjemmetjeneste til/fra korttidsavdeling i sykehjem.

Transkript

1 Navnet på prosjektet Trygge overganger Et prosjekt med fokus på sikkerhet i bruk av legemidler i overgangen fra/til hjemmetjeneste til/fra korttidsavdeling i sykehjem. Om prosjektet Avdeling Fredly er en korttidsavdeling på sykehjemmet med svært syke pasienter med komplekse sykdomsbilder. Avdelingen har stor sirkulasjon av pas. og det arbeides i en travel og ofte svært hektisk hverdag. Ved utdeling av medisiner blir sykepleierne ofte avbrutt under arbeidet, og dessuten står pas. på mye medikamenter som administreres per os, sc, im, iv, i sonde. Avdelingen har i perioder hatt mye avvik knyttet til legemiddelhåndteringen. Åpen omsorg opplever også travle dager med mange forstyrrende elementer. Vi ønsket i prosjektet å kartlegge fallgruver under overføring inn/ut i avdelingen, under istandgjøring av medisiner og under utdelingen til den enkelte pasient. Med dette ønsket vi å se om det er mulighet for å sikre legemiddelhåndteringen optimalt, og øke pasientsikkerheten på dette området. Deltagere: Prosjektgruppe: Avd.Fredly, korttids somatisk avdeling: spl. Mette E. Flaten Åpen omsorg Glemmen: spl Vigdis Edvardsen og spl Mariann Ytterbø. Styringsgruppe: Avd.spl Fredly, Judith Svendsen (styringsgr.leder), avd.spl i Åpen omsorg Lennart Larsen og sykehjemslege Guro Steine Letting. Kontaktperson: Mette E. Flaten Periode: Planlagt startdato: Statusrapport Planlagt sluttdato: Status: Har vært på kurs i prosessmodellering. Utarbeidet en sjekkliste som ble prøvd ut sommeren -12. Sjekklisten ble laget etter utarbeidet modeller i prosesser som foregår i overgangene mellom ÅO og korttidsavd., samt egne erfaringer og samtaler med kollegaer. Prosjektet har vært i rute under prosjektperioden og alle har samarbeidet godt. Styringsleder Judit har blitt informert kontinuerlig om status gjennom prosjektet. Prosjektet er sluttført. 1

2 Prosjektets sammendrag: Trygge overganger er et prosjekt med fokus på sikkerhet i bruk av legemidler i overgangen fra/til hjemmetjenesten og til/fra korttidsavdeling i sykehjem. Tiltak som er utført gjennom prosjektperioden: Kartlagt fallgruver i overganger i informasjonsoverføring mellom hjemmesykepleien og sykehjem. Utviklet sjekkliste/prosedyre og rutiner for trygg legemiddelbruk i overgange mellom hjemmesykepleien og sykehjem. Har hatt pilotprosjekt hvor sjekklisten ble utprøvd i praksis, evaluert og ferdigstilt. Vi har laget Posters og foldere til stand på nettverkssamlingen 6.november. Finansiering Samarbeidspartnere Bakgrunn for prosjektet Prosjektmidler fra frie midler og egeninnsats. Virksomhetsleder for Glemmen sykehjem, Birgitte Kopperud og virksomhetsleder for Åpen omsorg Glemmen, Nina Soli. Overordnete føringer Legemiddelmeldingen (St.meld.nr.18 ( )): Rett kurs mot riktigere legemiddelbruk viser til at feilmedisinering oppstår i om lag 20 prosent av alle behandlingsforløp hvor legemidler benyttes. Mange pasienter blir påført legemiddelrelaterte skader eller dør av feilmedisinering i Norge. Tall fra nye norske studier bekrefter at legemiddelfeil er vanlige. Meldesentralens statistikk for årene viste at 27 % av meldingene er legemiddelrelaterte hendelser. Feilmedisinering skjer særlig hos eldre og multisyke. Mange eldre pasienter har nedsatt evne til å ivareta egne behov og trenger derfor ekstra oppfølging i forhold til legemiddelbruk. De mest utsatte pasientene bor ofte i sykehjem, omsorgsbolig eller får hjemmesykepleie. I rapporten Sårbare pasientar utrygg tilrettelegging (Helsetilsynet 7/2010) påpekes at legemiddelbehandling i sykehjem er spesielt utfordrende fordi de fleste pasientene har kroniske sykdommer, bruker mange legemidler og har mental svikt som dominerende symptomer. St.meld.nr.47. ( ): Samhandlingsreformen Rett behandling på rett sted til rett tid Samhandlingsreformen legges også til grunn for et slikt prosjekt. I mai 2008 kom Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3.april 2008 nr 320 fra Sosial og Helsedirektoratet. Pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender har stort fokus på legemiddelbehandling. Kampanjen skal vare i tre år og involverer både spesialist- og primærhelsetjenesten. 2

3 Målet er å redusere antall pasientskader. Kampanjen skal også legge til rette for varige forbedringer av pasientsikkerheten og pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten. Legemiddelgjennomgang er innsatsområdet i sykehjem. En langtidsavdeling på Glemmen sykehjem er i gang med et prosjekt med sykehjemslege og farmasøyt. I hjemmetjenesten og fastleger omhandler samstemmighet i legemiddellister. Samstemming av legemidler handler om at sykehuset, fastlegen, hjemmetjenesten, sykehjemmet, pårørende og pasienten selv skal ha lik informasjon om pasientens faste medisiner. I dag mangler det gode rutiner for å sikre at pasientens medisinliste er oppdatert (pasientikkerhetskampanjen.no). på kampanjens hjemmeside framhevse det at Mulighet for feil kan handle om feil ordinasjon, feil administrasjon, feil dose, feil pasient, samt manglende koordinering og informasjonsoverføring. Problemet er særlig aktuelt hos kronikere og eldre som ofte er i kontakt med ulike deler av helsetjenesten. Pasientsikkerhetskampanjens mål er blant annet å etablere varige forbedringer av pasientsikkerheten og pasientsikkerhetskulturen. For å nå dette målet trenger ansatte kompetanseheving i kvalitetsforbedrende metoder. Å lære seg en metode for forbedringsarbeid er viktig for å nå disse målene. Hensikt og mål Pasientene Pasienter får rett medisin til rett tid i riktig dose og administrasjonsform Ansatte Informasjon om knyttet til pasientenes legemiddelbruk overføres trygt ved inn og utskrivelse i sykehjem /hjemmetjenesten. Sykehjemmet/ ÅO (hjemmetjenesten) Overgangen inn/ut i avdelingen/hjemmetjenesten sikres med gode rutiner og prosedyrer for å unngå avvik Antall avviksmeldinger knyttet til legemiddelhåndtering reduseres med 50% Ved kartlegging av arbeidsprosesser kan vi finne 3

4 fallgruver for både å jobbe smartere, men også sikrere. LEAN er en kvalitetforbedringsmetode, som ofte innbefatter bruk av flytskjema. Flytskjema er et svært nyttig verktøy i arbeid med å forbedre arbeidsprosesser. Å kartlegge og undersøke prosessene i en organisasjon eller mellom flere organisasjoner er viktig for å utvikle en felles forståelse av dagens praksis og oppdage hvordan Prosjektet skal bidra til at: Pasienter og pårørende Pasienter som innlegges og utskrves i /fra sykehjem til/fra hjemmetjenesten får kvalitetssikret sin bruk av legemidler Økt sikkerhet og trygghet for pasienter og pårørende om riktig legemiddelbruk Personalet Økt kunnskap om fallgruver angående legemidler og svikt i informasjonsoverføring i overganger mellom hjemmetjenesten og korttidsavdeling i sykehjem. Økt kunnskap om hvordan jobbe systematisk med forbedringsarbeid. Ansatte jobber i et system som hindrer dem i å gjøre feil så langt det er mulig og bidra til et større refleksjon i arbeidet. Åpen omsorg og sykehjemmet Optimal trygghet og sikre rutiner i informasjonsflyt ang legemidler ved innleggelse og utskrivning Kvalitetssikre legemiddelbehandlingen Styrke pasientsikkerhetskulturen i hjemmetjenesten og sykehjem, den kan forbedres. Tiltak Kartlegge fallgruver i overganger i informasjonsoverføring ang pasientenes legemidler mellom hjemmesykepleie og sykehjem Kompetanseheveving i arbeidsmetodikk for kartlegging av fallgruber i arbeidsprosesser. Utvikle prosedyre(r) og rutiner for trygg legemiddelbruk i overgang mellom hjemmetjeneste/sykehjem, samt involvere dette som eletronisk overføringsverktøy om mulig. Gjennomføring og resultater Vi har hatt mange arbeidsmøter i prosjektgruppa, samt mailkontakt. Vi har hatt to styringsmøter Vi har hatt intern veiledning i 4

5 prosessmodellering før kurset i prosessmodellering. Alle i prosjektgruppa har vært på kurs i prosessmodellering, et nyttig kartleggingsverktøy. Det har utifra kurs i prosessmodellering blitt utarbeidet flere prosessmodeller. Kartlegging av fallgruver i legemiddelhåndtering synliggjøres i modellene. Sjekkliste er utarbeidet. Sjekklisten er prøvd ut i sommer og revidert etter sommeren. Under prosjektet har vi endret noe i synet på resultatmål, reduksjon på avvik med 50% har vi ikke hatt fokus på. Fokuset har endret seg til å se på prosessen i overgangen mellom Åpen omsorg og korttidsavd. og hvilket tiltak som kan redusere fallgruver. Altså tenke prosess! Det er for tidlig å si noe om resultatene, men flere kollegaer har blitt mer bevisste under prosjektet på avdelingen./sonene. Spredning (beskriv hvordan dere har tenkt å markedsføre det, legg ved lenker hvis det er publisert artikler om, og/ eller andre omtaler av prosjektet) Hvordan resultatene publiseres? Prosjektrapport publiseres på utviklingssenterets hjemmeside. I tillegg har vi utarbeidet en brosjyre og posters til erfaringskonferansen hvor vi skal ha stand. Om mulig vil kanskje prosjektet bli presentert i andre sammenhenger både internt og eksternt. Ut fra tilgjengelig litteratur og rapporter er legemiddelbehandling og legemiddelhåndtering et område som har flest avvik og som veldig mange virksomheter sliter med. Rutinene som utvikles vil kunne ha stor overføringsverdi for andre tilsvarende sykehjem/hjemmetjenester. Legemiddeloverganger er et viktig tema innen pasientsikkerhet og trygge overganger mellom institusjoner. Etiske vurderinger som er gjort relatert til prosjektet: Det har ikke blitt opprettet register med pasientsensitive opplysninger. Avviksmeldingene er anonymisert. 5

6 Prosjektrapport Trygge overganger Innledning Dette prosjektet omhandler riktig legemiddelhåndtering mellom Åpen omsorg Glemmen og korttidsvdeling Fredly på sykehjemmet, og har fått navnet Trygge overganger. Prosjektet Trygge overganger i legemiddelhåndtering startet opp i januar 2011, med god støtte fra ledelsen på sykehjemmet og i Åpen omsorg, og finansieres med Frie midler. Vi er tre sykepleiere som er i prosjektgruppen og har hatt regelmessige møter og mail-kontakt gjennom prosjektperioden. Prosjektet er utarbeidet på grunnlag av at korttidsavdelingen på sykehjemmet har opplevd flere avvik iht legemiddelhåndtering, blant annet har det vært avvik i overgangen inn/ut av pasienter i korttidsopphold. Det er tett samarbeid mellom korttidsavdelingen og Åpen Omsorg og vi fant det interessant å se på hva som kan ligge til grunn for avvikene. Det vil si at gjennom prosjektet har vi ikke vært opptatt av avvikene, men hatt fokus på fallgruvene som kan medføre avvik. På prosjektmøtene samtalte vi og delte erfaringer rundt tema legemiddelhåndtering, samt hvor de eventuelle fallgruvene var i vår arbeidsdag. Vi kom frem til at fallgruver eksisterte. Fallgruvene finnes i flere ledd og i flere prosesser i vårt daglige arbeide med legemidler. Hvordan finne en løsning på dette? Det er mennesker som legger livet sitt i våre hender og de må få oppleve trygghet som pasient i møte med helsevesenet. Spørsmålet blir da: Hvordan kan vi som helsepersonell gi pasienter den tryggheten? Avgrensninger Vi fant fort ut at vi måtte vi ha noen avgrensinger rundt temaet Trygge overganger. Dette på grunn av prosjektets tidsramme og økonomi. Trygge overganger omhandler ikke bare overgangen mellom Åpen omsorg og korttidsavdelinger. Det gjelder også mellom sykehus og korttidsavdelinger samt sykehus og Åpen omsorg. Etter nærmere ettertanke og veiledning fant vi ut at vi kun hadde kapasitet til å konsentrere oss om de pasientene som ble innlagt direkte fra hjemmet, og som ble skrevet ut direkte til hjemmet. I dette prosjektet forholder vi oss da bare til overgangen mellom Åpen omsorg og korttidsavdeling på sykehjem. Pasienten må være i fokus og arbeidet som sykepleier utføres profesionelt. Innledende fase valg av verktøy og metode Tidlig i prosjeket, rundt mars/april utarbeidet gruppen et utkast til kartleggingsskjema av fallgruver som var veldig deltaljert. Det inneholdt hele 23 spørsmål. Vi erfarte fort at det ble for mye og for omfattende for de ansatte å besvare. Vi måtte begynne på nytt og tenke annerledes. Kartlegging av arbeidsprosessen ble neste skritt, lage et flytskjema. Det ble på våren satt opp LEAN-kurs i kommunen, så vi fikk mulighet til å delta på 3-dagers kurs. Der fikk vi opplæring i å tenke prosess og lærte prosessmodellering. Temaene på kurset 6

7 var prosessanalyse, verdistrømanalyse og business case. Kartleggingsarbeidet ble etter kurset mye enklere å gjennomføre. Disse tre dagene var nyttig for vårt arbeide og ble et godt arbeidsverktøy for kartlegging av fallgruver. Gjennom bruk av elektronisk verktøy i prosessmodellering så vi tydelig hvor fallgruvene var for oss sykepleiere og hvor tiltak måtte iverksettes. Utifra prosessmodellene uttarbeidet prosjektgruppen en sjekkliste i legemiddelhåndtering for Åpen omsorg og korttidsavdelingen. Vi så at det er mange prosesser i prosessen mellom Åpen omsorg og korttidsavdelingen ved innleggelse og utskrivelse av pasienter. Viktigheten av at dette fungerer så optimalt som mulig er pasientens sikkerhet og sykepleieres trygghet. LEAN som metode teori fra kurs Metode i prosessarb: - beskriver en rutine - hvordan er det nå - hvordan ønsker vi at det skal være Prosessmodellering betyr forbedring av prosesser. LEAN kommer i utgangspunktet fra Toyota og betyr minst mulig kø og færrest mulig hendelser. LEAN fjerner sløsing i alle ledd. Dette innebærer 5 prinsipper: - verdi for kunden - kartlegge verdistrømmen - skape flyt - etablere trekk (pull) dvs produsere for kunden - gi kontinuelige forbedringer Hovedfokus i et LEAN-prosjekt er kundekvalitet og kundeverdi i alle ledd av tjenesteproduksjon. Kundeverdi, effektive arbeidsprosesser og økt medarbeidertrivsel tilstrebes. De ansatte er sterkt involvert og bidrar i invasjonsprosessen som sikrer prosjektes fokus. Andre mål for oppstart av LEAN er: - økt kvalitet og stabile prosesser - etablere en kultur for forbedring og problemløsing. Denne metoden kan vidreføres til andre virksomheter eller organisasjoner, for eksempel helseinstitusjoner. Hovedmålet med LEAN er å sette fokus på verdi og eliminere sløsing. Det handler i vårt prosjekt om å sette pasienten i fokus og tilrettelegge prosessene som understøtter pasientens behov. LEAN er en del av et organisajonsarbeide. I prosjekt har vi brukt deler av LEAN-metoden for å kartlegge fallgruver. I vårt arbeide ønsket vi å se på arbeidsprosessene i legemiddelhåndteringen. Vi valgte prosessmodellering som metode, dvs. å se på forbedringer av arbeidsprosesser. Arbeidsrutinene og gjøremålene i legemiddelhåndtering fra vårt daglige arbeidet ble grundig gjennomgått, fra pasienter planlegges inn på et korttidsopphold og til de reiser hjem igjen. 7

8 Arbeidsverktøy prosessmodellering Det finnes to alternative elektroniske verktøy i prosessmodellering for å lage et flytskjema. Det ene er Bizagi (gratis) og det andre er Visio (lisens). Ved hjelp av Bizagi fikk vi kartlagt arbeidsprosessene og kunne klart se fallgruvene. Vi utarbeidet en prosess fra Åpen omsorg til korttidsopphold, AS IS, og en prosess fra korttidsopphold til Åpen omsorg, AS IS. Det kom tydelig fram hvor det kunne være et forbedringspotensiale. Deretter utarbeidet vi en prosess TO BE begge veier. Slik fikk vi kartlagt fallgruvene. Da hadde vi tidligere og ønsket prosess på flytskjema. Prosesser kan alltid forbedres lærte vi på kurset. Hvordan kan vi forbedre arbeisprosessn utifra disse skjemaene var neste spørsmål? Model 1 - «As is» Model 1 - «To be» 8

9 Model 2 - «As is» Model2 - «To be» Utarbeidelse av sjekkliste På forsommeren utarbeidet vi en sjekkliste som mulig kunne bedre rutinene for både Åpen omsorg og korttidsavdelingen. Denne sjekklisten dannet grunnlaget for piloten vi prøvde ut i sommer. Vi laget da to sjekklister, en for bruk i korttidsavdelingen og en for bruk i Åpen omsorg. Begge steder skulle det fylles ut endel data både ved innleggelse og utskrivelse. Dette viste seg å være tidkrevende og ble ikke fulgt opp på en tilfredstillende måte. Det opplevdes 9

10 som det i mange tilfeller ble dobbelføring. Argumenter som dårlig tid, stress, ukjent personale og for mange spørsmål, kom frem i evalueringen. Erfaringene var flere og vi måtte gjøre noen endringer. Sjekklisten ble på sensommeren evaluert og forenklet. Nå er det bare ett skjema som følger pasienten og spørsmålene er enkle og konkrete. Sjekklisten skal fungere som et arbeidsverktøy for sykepleiere både ved innleggelse og utskrivelse av pasienter. Gjennom bruk av denne sjekklisten er målet at antall avvik går ned og sykepleiere vet hva som må gjøres ved innleggelse og utskrivels av pasienter iht legemidler. Det å tenke prosess har vært nyttig i arbeidet med prosjektet og kan videreføres i andre arbeidsoppgaver i vårt daglige arbeide. Vi har mottatt flere positive tilbakemeldinger ved bruk av denne sjekklisten fra ansatte både fra Åpen omsorg og korttidsavdelingen. En annen korttidsavdeling på sykehjemmet har også den senere tiden gitt positiv tilbakemelding ved nylig mottak av pas. der sjekklisten var benyttet. Erfaringer Åpen omsorg: På slutten av sommeren gikk sykepleierne over til å kun bruke ett felles sjema for Åpen omsorg og avd korttidsavdelingen. Når pasienten ble innlagt korttidsavdelingen fylte Åpen omsorg ut side 1, når pasienten ble skrevet ut fylte korttidsavdelingen ut side 2. På denne måten ble det kun ett skjema som fulgte pasienten fra innleggelse til utskrivelse. Erfaringer: - Det vi så var at feltet for anmerkninger med fordel kunne blitt brukt mer til å utdype ja/nei svarene - Flere sykepleiere hevder at etter de begynte med sjekklisten har de blitt flinkere til å skrive en utfyllende overflyttingsrapport. - En annen, positiv erfaring, var at det ble lettere å bestille multidose til rett dato. Dette forhindrer at pasienter fikk dager uten multidose eller at det ble dobbelbestilling på en til flere dager. Erfaringer fra korttidsavdelingen: Det har vært en innkjøringsfase med bruk av sjekklisten. Utfordringen er å få alle til å bruke den. Den siste redigerte utgaven fungerer bedre og er mer konkret. Erfaringer: - Sykepleierne har blitt mer bevisste på å skrive overflyttingsrapport, dvs. bedre informasjonsoverføring. - Det er lettere i en travel hverdag å huske på alt som skal utføres ved utskrivelse av pas. - Enklere for nye sykepleiere å vite hva som skal gjøres ved inn- og utskrivelse av pas. 10

11 Oppsummering Ved bruk av LEAN- verdistrømanalyse, har vi lært at alt vi gjør i vårt arbeide styres av en eller flere prosesser.vi har lært gjennom prosjektet at prosesser, verdistrømmen, alltid kan forbedres. Resultatene med forbedringer kommer etter hvert, dvs nytteverdien. I dette prosjektet er verdien for pasienten, dvs.effekten, trygg legemiddelovergang. Sjekklisten, som ble utarbeidet, er vårt arbeidsverktøy for å sikre god informasjonsoverføring mellom korttidsavdelingen og hjemmetjenesten ved legemiddelhåndtering. Ved bruk av sjekklisten blir det bedre flyt i arbeisprosessen, mer effektivitet, som på sikt kan føre til færre avvik i legemiddelhåndtering. Ved bruk av sjekklisten var målet at pasienten får kvalitetssikret sitt bruk av legemidler, og at hjemmetjenesten og kortidsavdelingen får gode rutiner og prosedyrer å jobbe under. Vi har ikke lagt vekt på målet vårt med redusert avvik på 50%. På sikt vil det vise seg om sjekklisten har noe nytteverdi på avvik. Tilslutt, det er viktig for pasienten og pårørende at de kan oppleve trygghet i møte med helsevesenet i alle ledd, i dette prosjektet legemiddelhåndtering. Helsepersonell trenger gode rutiner og prosedyrer å forholde seg til. Det er viktig å huske på at nøyaktighet som sykepleier i legemiddelhåndtering også har stor betydning for kvaliteten. 11

12 Sjekkliste i legemiddelhåndtering for Åpen omsorg og Korttidsavdeling i sykehjem: Pasient til/fra korttidsopphold Sjekklisten er et hjelpeark for sykepleiere for å sikre pasientens legemidler ved innleggelse og utskrivelse fra korttidsopphold i sykehjem. Sjekklisten følger pasienten og oppbevares i kardex. Pasientens navn/personnr: Til korttidsopphold Dato / - (Fylles ut av sykepleier) Spørsmål Vurdering Signatur Anmerkninger Administrerer pas medisinene selv? Har pas multidose? Er ny multidose bestilt? Har pas andre faste medisiner utenom multidose? Tatt kopi av oppdatert ordinasjonskort? Levert ordinasjonskort, kardex og medisiner til avd.? f.o.m. t.o.m. f.o.m. t.o.m. 12

13 Fra korttidsopphold Dato / - (Fylles ut av sykepleier) Spørsmål Vurdering Signatur Anmerkninger Administrerer pas medisinene selv? Har pas multidose? f.o.m. t.o.m. Er ny multidose bestilt? f.o.m. t.o.m. Har pas andre faste medisiner utenom multidose? Sendt med annet fast medisiner for 2-3 dager? Medisinendringer gjort under oppholdet? Sendt med resepter på nye medisiner? Tatt kopi av ordinasjonskort og lagt i journal? Levert ordinasjonskort, kardex og medisiner til ÅO? Skrevet overflyttingsrapport? Evt. hvilke.. Ikke behov 13