Gjelder både gradsstudenter og innvekslingsstudenter. søkere i påfølgende studieår. 23. august SA Høstsamling om den praktiske gjennomføring av

Transkript

1 FREMDRIFTSPLAN INTERNASJONALE GRADSOPPTAK TIL STUDIEÅRET Forberedelsesfasen Oppgaver i perioden Formell behandling av studiealternativ som skal annonseres i det internasjonale mastergradsopptaket. Oppdatering og klargjøring av inmasjon om aktuelle studiealternativer i FS publisering. Perioden 1. august 1. oktober 2012 Hendelsen Status Kommentar 15. august SA SA sender brev til FAK om vurdering, mell behandling og teknisk oppdatering av studietilbudet til internasjonale Gjelder både gradsstudenter og innvekslingsstudenter. søkere i påfølgende studieår. 23. august SA Høstsamling om den praktiske gjennomføring av Bevegelig dato. FAK kommende internasjonale opptak. 3. september SA SA/SSA er i dialog med IT-avdelingen om oppdatering av det elektroniske søknadsskjema. Arbeidet skjer i samarbeid med ITavdelingen. Arbeidet påbegynnes i 17. september SA Inmasjon på uib.no/education (English) om opptak til engelskspråklige masterstudier er oppdatert søkere med selvfinansiering (INTGRAD). god tid før fastsatt frist. SA/SSA oppdaterer inmasjon om Self-financing master students og inmasjon under Admission m.m. 17. september SA/ SIS Inmasjon på uib.no/education (English) om opptak til engelskspråklige masterstudier er oppdatert søkere som ønsker kvotefinansiering (KVOTE). 20. september ITAvd IT-avdelingen oppdaterer søknadsskjemaet og kontrollerer at det fungerer. 24. september FAK Studieprogrambeskrivelsene er oppdatert og publisert på uib.no/education 28. september SA Detaljert sjekk av søknadsskjema gjennomført Kvotekoordinator oppdaterer inmasjon om The Quota Scheme og kontrollerer at inmasjon under Collaborating Institutions er korrekt. Kontaktperson ved IT-avdelingen? 1. oktober SA ITAvd Søknadsskjema åpnes søking på uib.no/education SA/SSA henvender seg til ITAvd som åpner skjemaet. 1

2 Søknadsfasen Oppgaver i perioden SA overvåker søkerregistreringen og svarer på henvendelser på admission@uib.no, quota@uib.no og master@uib.no fra søkere vedrørende opptaksprosedyrer. Fortløpende registrering av søknader, sortering av vedlegg. Fakultetene svarer på faglige og andre studierelaterte henvendelser fra søkerne. Perioden 1. oktober 1. desember 2012 Hendelsen Status Kommentar 1. oktober - SA Søkerne registrerer søknader og returnerer søknadskvittering (følgeskjema) med vedlegg. Mottatte søknader kompletteres med dokumentasjon Stor pågang på e-postadressene admission@uib.no, quota@uib.no og master@uib.no sendt fra andre instanser. 1. oktober - FAK FAK svarer på faglige og andre studierelaterte henvendelser. Registreringsfasen Oppgaver i perioden Arbeidet med registrering av søknader, sortering av vedlegg og komplettering av søknader tsetter. Ekstrahjelp engasjeres registrerings- og kompletteringsarbeidet. Perioden 1. desember 15. desember 2012 Hendelsen Status Kommentar 1. desember SA Søknadsfristen utgår. Tilgang til det elektroniske søknadsskjema sperres. 15. desember SA en ettersending av søknadskvittering og dokumentasjon utgår. 15. desember - SA Registrerings- og kompletteringsarbeid pågår frem til 9. januar. Komplett søknad og dokumentasjon skal være poststemplet innen 15. desember. Saksbehandlingsfasen 2

3 Oppgaver i perioden Registrerings- og kompletteringsarbeidet fullføres. Saksbehandling av innkomne søknader i to trinn: administrativ siling av søknadene ved SA og faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere opptak, eventuell ventelisteplass samt avslag. Perioden 15. desember mars 2013 Hendelsen Status Kommentar 2. januar SA Arbeidet begynner med registrering og sortering på land av innkomne søknader/søknadsdokumentasjon beredende administrativ behandling. Mottatte søknader kompletteres med ettersendt dokumentasjon 7. januar SA Første overføring av søkerdata fra elektronisk søknadsskjema til FS søkere som har sendt inn dokumentasjon 9. januar SA Andre overføring av søkerdata fra elektronisk søknadsskjema til FS søkere som har sendt inn dokumentasjon 10. januar SA Søknadene er klar administrativ behandling. Dokumentasjon og ettersendinger mottatt etter denne datoen kontrolleres poststempling innen 15. desember 28. januar SA Administrativ vurdering gjennomført. Søknadene sorteres på studieprogram utsendelse til fakultetene/fagmiljøene. 1. februar SA Søknadene kontrolleres, pakkes og oversendes fakultetene/fagmiljøene. Pakkene inneholder: Søknadene Komplette søkerliste med statusopplysninger 1. februar FAK Ansvarlig fakultetskontakt mottar og bereder søknadene behandling (vurdering og ev. rangering) i samsvar med fakultetets interne rutiner. 3. februar FAK INST 20. februar FAK INST Søknadene er overlevert ansvarlig instans behandling (vurdering og ev. rangering) innen fastsatt internfrist. Ansvarlig fakultetskontakt utarbeider en oversikt over behandlingsstatus alle søknadene fakultetet har 3

4 mottatt til behandling. 25. februar FAK Ansvarlig instans fullfører søknadsvurderingen og konkluderer. Søknadene returneres til ansvarlig fakultetskontakt. Fakultetskontakten purrer dersom søknader ikke blir returnert innen fristen. Ansvarlig fakultetskontakt kontrollerer at alle søknadene er vurdert disse returneres til SA administrativ oppfølging. NB. Søknadene returneres samlet til SA, se 4. mars Opptaksfasen Oppgaver i perioden For søkere som FAK har rangert opptak og ventelisteplass (kun KVOTE), blir dokumentasjon kontrollert og verifisert etter rutinene kvalitetssikring av faglig dokumentasjon. Søkere hvis dokumentasjon er tilfredsstillende verifisert mottar tilbud eller inmasjon om ventelisteplass. De øvrige søkere får avslag. Perioden 1. mars 10. mai 2013 Hendelsen Status Kommentar 1. mars SA Brev til fakultetene om Prosedyren søknad om bolig Ref. boligavtalen nye internasjonale studenter høsten mars FAK Fakultetene har sendt brev til SA i ephorte med oversikt over søkere som de ønsker å gi tilbuds- og ventelisteplass. Søknadene til søkere som får tilbud og returneres samlet til SA. Søknadene til søkere som skal stå på venteliste sendes samlet til SA. Søknadene til søkere som får avslag (merket med avslagskode) sendes samlet i egen pakke. Alle søknadene (søkere som får tilbud, ventelisteplass og søkere som får avslag) sendes samtidig. Opptaksbrev blir skrevet av SA. 27. mars SA Verifisering av dokumentasjon. Dokumentasjon søkere som FAK ønsker å gi tilbudseller ventelisteplass er ferdigbehandlet etter rutinene Merk: påske: 28. mars 1.april

5 verifisering av attesterte kopier opptak. Rutinen: stikkprøver. Dersom det er mistanke om dokumentasjonens kvalitet, blir tilbudet stilt i bero. 2. april SA Tilbudsbrev med vedlegg skannet. 8. april SA Tilbudsbrev med vedlegg sendt. Utsending omfatter: E-post med skannet opptaksbrev og inmasjon Sending av opptaksbrev og inmasjon per post 12.april SA Brev om ventelistplass sendt (kun KVOTE). Det registreres Tilbudsbrev sendt i FS 1. mai SA å svare på tilbud utgår. Søkere som tar i mot tilbudet returnerer Declaration/Confirmation of Acceptance og denne er registrert. 3. mai SA SA oppdaterer fakultetene om status opptak. Sende oversikt over hvem som har takket ja til tilbud samt hvilken inmasjon studentene har fått. 3. mai SA Brev om avslag sendt. 10. mai SA FAK eventuelle tilbud fra venteliste utgår (kun KVOTE) Avslutningsfasen Oppgaver i perioden Oppfølging av administrative prosesser som er nødvendig nye internasjonale studenter å få innreisetillatelse. Behandling og henvendelser vedrørende begrunnelse avslag og eventuelle klager. Opptaket kjøres i FS. Perioden 10. mai 15. juni 2013 Hendelse Status Kommentar 15. mai Søker å søke om SiB-bolig. Samarbeid med SiB 5

6 1. juni Søker å søke om visum/oppholdstillatelse Samarbeid med UDI 1. juni Søker å dokumentere evne til selvfinansiering ved depositum (kun INTGRAD) 1.juni -1.juli SA Saksbehandling av administrative begrunnelser- avslag Samarbeid med SiB FAK/ Saksbehandling av faglige begrunnelser. Fortløpende SA tilbakemelding til SA. 7. juni SA Bestilling av start-stipend nye kvote studenter Samarbeid med Lånekassen 14. juni SA Det internasjonale masteropptak (KVOTE og INTGRAD) kjøres i FS. 15. juni SA KVOTE-opptaket overført til Utvekslingsmodulen. 15. juni Søker å betale depositum bolig hos SiB. 20. juni SA Evalueringsmøte FAK Samarbeid mellom SSA/Opptak og SSS/FS. Mottaksfasen Oppgaver i perioden Gjennomføring av mottaket av de nye internasjonale studenter. (Forberedelse av mottaket egår i prosjektgruppen dette mottaket.) Perioden 14. juni 1. september 2013 Hendelse Status Kommentar 20. juni SA Programmet mottaket fastsatt. 8. og 9. august Søker Oppstart av det praktiske mottak og registreringsarbeid 1. september SA Semesterregistreringsfrist utgår I løpet av september SA Verifisering av originaldokumentasjon. Studenter som FAK har tatt opp og som har møtt til studiestart behandles etter rutinene verifisering av originaldokumentasjon etter opptak. Rutinen: omfatter alle nye internasjonale masterstudenter. 6

7 Sist oppdatert: AVC 7