Lync til HiST. 12 måneder i Microsoft-land. Hvor går veien videre?

Transkript

1 Lync til HiST 12 måneder i Microsoft-land. Hvor går veien videre?

2 Hva skal vi snakke om? (Agenda :-) Bakgrunn Valget Lync 12 måneder etter 100% Lyncifisering av sanntidskommunikasjonen Hvordan lykkes med Lync-utrulling? Lync og UH-sektoren. Prosjekterfaringer

3 Bakgrunn «Noe måtte gjøres» Brukerne utålmodige: Skype, mobiltelefon etc. Fragmentering Støttebehov til «sin» dings Hva trengte vi fasttelefonen til? Alt over IP, IP over alt. Forenklinger, forvanskninger? IP ja, men hvordan? Utredning vurdering Snøballen ruller

4 Valget Vurdering 2011: Mobiltelefoni, tradisjonell hussentral, lync og tradisjonell SIP + for Lync: God integrasjon mot Office. Kjent brukergrensesnitt. Funksjonsrikdom Utstyrsrikdom Mye brukt i nærlingslivet. UH kommer etter. Relativt lav kostnad. Nabofaktoren: HiNT var gått over til Lync. ATEA (med Umoe) m/avtaler og kompetanse på intern-telefoni. mot Lync: Manglende «åpenhet» ift. tradisjonell SIP-kommunikasjon. Dårlig støtte til Linux.

5 Hva opplever brukeren? - Subjektivt (mine observasjoner) Mest nyttig: Tale, status (synkronisert med Outlook) Nyttig etter noe praksis: Skjermdeling, chat, møter Mindre brukt: Video, filoverføring Møter via Lync? Fungerer greit for de fleste Hyppig bruk -> Lyncmøter effektive AiTel (datautdanningen) positive Benytter Lync til undervisning. Ser fram til Lync 2013 m/fullblods webklient etc.

6 Lync måneder etter Hva opplever brukeren (spørring). Uformell spørring februar, 75 respondenter: 99% bruker Lync. Savnes telefonrøret? Nei. 72% er meget godt fornøyd med brukerutstyret, 1,3% er misfornøyd. «Jeg tror nok telefonen var raskere i bruk for korte samtaler». Bedret ergonomi mindre stress når samtalen er i gang Behov for opplæring i bruk av Lync? Relativt lav brukerterskel. 40% vil ha opplæring for slikt som «avanserte funksjoner» og e-læring via Lync etc. Behov for opplæring for samhandling mellom Lync og outlook? 41% svarer nei, 13% svarer ja, resten vet ikke/har konkrete behov. Strukturert og formell undersøkelse kommer juni 2013.

7 Brukerutstyr til ansatte Velegnet brukerutstyr en kritisk suksessfaktor. ATEA med partnere stilte opp med bredt utvalg til testing. Referansegruppe testpanel; valgte ut fra ergonomi, veid opp mot pris etc. Bredt utvalg, brukerne fikk velge selv.

8 Brukerutstyr til ansatte Webkamera: En type 6 kategorier lydutstyr: Trådløs mygg (BT), Trådløst headsett (DECT) Med tråd Dobbel Enkel Høyttalende telefon m/tilleggsutstyr Se blogg.iktstrategi.hist.no

9 Erfaringer - lydutstyr: Test selv, eller hør etter Kun en enhet pr. kategori begrens valgfriheten. Tenk akustikk! Hodesett og høyttalende telefoner preges av ekko i rom; mikrofon plukker opp «alt», og Tynne vegger overfører høyttalende telefon-lyd.

10 Erfaringer - webkamera: Test! Forskjeller. «Bedre bilde enn fra tradisjonell videokonferanse» (storskjerm, sykepleierutdanningen) Godt lys er viktig! > God skarphet, lite sort/hvitt-støy Noe uklar fargeseparasjon (sterk kompresjon)

11 Opplæring Klasseromsundervisning/demonstrasjon Tre faser: Elementær opplæring, noe videre, og oppmuntrings/oppfriskningsseminar Dokumentasjon: Lokaltilpasset tekst m/ videosnutter. Kort!

12 Lync og UH-sektoren Lync et godt og naturlig verktøy for alle med MS Office som «det daglige brød». Gir god integrasjon osv. => Gir god avkastning ift. investering => Burde være standardverktøy => Med støtte fra Uninett, gatewayer, plugins etc. => Desto flere som tar det i bruk, desto større nettverkseffekt.

13 Erfaringer fra prosjektgjennomføringen - Prosjektorganisering Tradisjonelt prosjekt under ISIHIST God prosess God forankring og støtte Jfr. blogg.iktstrategi.hist.no Styringsgruppe, prosjektgruppe, referansegruppe Prosjektplan fra ATEA, Kryss av Maksimalpris Profesjonell prosjektorganisasjon Lync hurtig «opp og gå»

14 Erfaringer fra prosjektgjennomføringen - Prosjektorganisering Tradisjonelt prosjekt under ISIHIST (blogg.iktstrategi.hist.no), strategisk forankret Styringsgruppe, prosjektgruppe, referansegruppe Prosjektplan fra ATEA, kryss av! Maksimalpris. Sikre anslag på timeverk Gode erfaringer med felles installasjon (ATEA + HiST) Lync hurtig «opp og gå». Sentralbord Positivt å dra sentralbordet nærmere saksbehandlingen «One stop shopping» Dokumentasjon, kompetanseoverføring, driftsrutiner. Sentralbord et stort område HiST uforberedt på kompleksiteten. Diskuter og definer i størst mulig grad på forhånd Interne (sentralbord, IKT) Eksterne.

15 Erfaringer fra prosjektgjennomføringen - Tekniske faktorer Grunnplattformen kritisk. Kapasitetsbestyring Sentralbord et stort område i seg selv HiST uforberedt på kompleksiteten. Tekniske utfordringer. (AD, tidskrav) Responsgrupper Sentralbord Sørg for oppegående samarbeidspartner

16 Veien videre! I gang med oppgradering til Lync 2013 Ryddig og rask prosess ATEA i bakhånd for problemer Lync 2013 fordeler bl.a. Får inn støtte for mobile enheter Web-klient m/lyd, video etc. Direkte kommunikasjon med trad. Videokonferanse (lovet inne 16 mnd.) uten oversettere eller andre mellomverter Varige (persistente) møter (overlever uten brukere) Lync-klienter for Linux (3. part) (Xavy +

17 Konklusjoner Ville HiST gjort dette på nytt? Ja! Kunne ventet til Lync 2013 Lync er rimelig. Penger å spare. Involver brukerne Brukerønsker og krav Misjonsreiser Opplæring Burde det vært Uninett-maler for Lync-oppsett? Jfr. Eduroam for Cisco, Aruba etc. Office 365 Lync Online bør vurderes.