KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 29. august 2016 Stad: Møterom Børilden, kommunehuset Austrheim Kl.: Tilstade: Solveig Hopen (leiar), Arne Kästel (nestleiar), Tore Austrheim (medlem), Edvard Bjerkestrand (vara for Rolf Sandstad) og Jakob Sæthre (vara for Bente Øksnes) Innkalla: Revisjon: Reidar Bjørsvik (til sak 24/16 og 25/16) Sekretær: Tonje Husum Aarland Forfall: Bente Øksnes (medlem) og Rolf Sandstad (medlem)... 20/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 21/16 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vart godkjent slik den ligg føre. 22/16 Skriv og meldingar a. KS vedtak 051/16 - Kontrollutvalet Austrheim -Dialog med Austrheim kommunestyre b. KS vedtak 052/16 Kontrollutvalet Ansvar, oppgåver og organisering c. Rapport frå tilsyn Kaland barne- og ungdomsskule, Fylkesmannen i Hordaland d. Rapport frå tilsyn Årås skule, Fylkesmannen i Hordaland e. Rapport frå tilsyn NAV Austrheim kommune, Fylkesmannen i Hordaland f. KS vedtak 068/16 Utplanering i Breidvik eiendom AS sitt sjøområde g. Status byggerekneskap - veg ved kommunehuset og Kystbarnehagen h. Orientering om forliksklage i. Orientering om førespurnader til KU I sak 22/16 h. valde kontrollutvalet å lukke møtet med heimel i offentleglova 13, forvaltningslova 13 og kommunelova 31. Kontrollutvalet vedtok at leiar Solveig Hopen er inhabil i sak 22/16 h. og Arne Kästel (nestleiar) tok over leiarrolla. Kontrollutvalet tek skriv og meldingar til orientering.

2 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 2 av 5 h. Kontrollutvalet stiller seg uforståande til at leiar i utvalet har fått tilsendt forliksklagen personleg, då hun i alle saker knytt til kontrollutvalet representerer eit kollegium. i. Kontrollutvalet vedtek å ikkje gå vidare med førespurnaden. 23/16 Oppsummering frå dialogmøte mellom kommunestyret og kontrollutvalet 25. mai Saksvedlegg: Tilbakemeldingar frå gruppeleiarar til møtet I sak 06/16 i kontrollutvalet ( ) la kontrollutvalet fram eit ønskje om eit drøftingsmøte med kommunestyret med tema rolleforståing og tillit til kontrollutvalsarbeidet og revisjonsarbeidet i Austrheim kommune. Drøftingsmøte vart satt til kommunestyremøtet 25. mai. Leiar for kontrollutvalet presenterte ein PowerPoint om kontrollutvalet sitt mandat og arbeidsoppgåver, og revisjonen fortalte kort om deira arbeidsoppgåver. Kontrollutvalet hadde forberedt nokre stikkord om forventingar til kommunestyret og administrasjonen. På førehand vart gruppeleiarane oppmoda til å komme med ein tilbakemelding om forventingar til kontrollutvalet. Alle forventingar vart gjennomgått i møtet, og gruppeleiarane vart bedne om å sende desse skriftleg til kontrollutvalet i etterkant av møtet. Leiar og nestleiar ga ei oppsummering av møtet. Tilbakemeldingane frå gruppeleiarane var mellom anna: - Det er viktig at det er eit godt, ope og tillitsfult forhold mellom kontrollutvalet, kommunestyret og den administrative leiinga i kommunen - Kontrollutvalet må bli gitt den autoriteten det er gitt som folkevald organ og at kontrollutvalet opptrer og oppfattast som eit samla kollegium - Kontrollutvalet bør ha fokus på effektiv bruk av felles pengar, sikre at kommunen har ein velfungerande eigenkontroll og sjå til at kommunen når sine oppsette mål i forhold til overordna planar og økonomi - Kontrollutvalet bør spela ei aktiv rolle i kommunen sitt arbeid med kontinuerleg forbetring - Det er viktig at kontrollutvalet på eiga initiativ kan initiere saker som dei meiner er viktige for den kommunale verksemda - Administrasjonen bør sjå at det er moglegheit for eit nytteuttak for kommunen, innanfor dei sakområder som utvalet tek opp - Kommunestyret må vere engasjert i kontrollutvalet sitt arbeid og gje kontrollutvalet rom for å orientere og informere kommunestyret om saker det vert jobba med - Kommunestyret bør aktivt bruke kontrollutvalet i utgreiingsarbeid og gje klare bestillingar til kontrollutvalet - Kommunestyret skal sjå på kontrollutvalet som eit politisk nøytralt organ og det er sjølvsagt ikkje akseptabelt at arbeidet i kontrollutvalet vert prega av partipolitiske standpunkt

3 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 3 av 5 Kontrollutvalet tek oppsummeringa til orientering og takkar kommunestyret for eit godt drøftingsmøte. 24/16 Oppfølging av KU sak 15/16 Forvaltningsrevisjon Saksvedlegg: «Prosjektplan: Internkontroll og oppfølging av barn i fosterheim. Austrheim kommune 2016», Nordhordland Revisjon IKS I følgje kommuneloven 77 pkt. 4 skal det gjennomførast forvaltningsrevisjon. I førre møtet bestilte kontrollutvalet prosjektplan for forvaltningsrevisjon av barnevernet i Austrheim kommune. Denne saka vart handsama før sak 22/16. Revisjonen la fram prosjektplanen, der føremålet med forvaltningsprosjektet er å undersøkja kva styringssystem Austrheim kommune har for å ivareta omsorgsansvaret barnevernstenesta har for barn i fosterheim. Førebels overordna problemstillingar er: 1. På kva måte legg barnevernstenesta til rette for at fosterheimsplasseringa skal fungera etter sitt formål? 2. Innhentar barnevernstenesta systematisk informasjon om barnet sin situasjon og utvikling, og korleis vert informasjonen vurdert i forhold til omsorgsplanen? 3. Kva rutinar har barnevernstenesta for å samarbeide med instansar som kan bidra i tenesteytinga, og fører samarbeidet til ei systematisk oppfølging av barn i fosterheim? Prosjektet vil truleg starta opp siste halvår 2016, og prosjektet kan handsamast i kontrollutvalet i løpet av vinteren Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den ligg føre. 25/16 Plan for selskapskontroll Saksvedlegg: «Austrheim kommune - Plan for selskapskontroll » Heimelen for selskapskontroll følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 5, som seier at kontrollutvalet skal «påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.», jf. tilsvarande formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 13 andre ledd skal det «minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.». Tredje ledd fastsett at kommunestyret vedtar planen. Denne saka vart handsama etter sak 24/16 og før 22/16. Revisjonen la fram overordna analyse og kontrollutvalet såg på dei ulike selskapa Austrheim kommune har eigardel i.

4 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 4 av 5 I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen byggjer på kontrollutvalet si vurdering av kva selskap det er hensiktsmessig å utføra selskapskontrollar i og deira prioriteringar av dette. Forslag til vedtak i kommunestyret: I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen for selskapskontroll kan reviderast etter behov i løpet av perioden. 26/16 Møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 Saksvedlegg: Utkast av møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 Kontrollutvalet gjennomgjekk møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 og diskuterte moglege møtedatoar. Kontrollutvalet vedtok møtedato 3. oktober og 5. desember. 27/16 Møteprotokollar frå politiske utval Kontrollutvalet hadde ingen merknader. 28/16 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Neste møte i kontrollutvalet er satt til 3. oktober kl

5 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 5 av 5

6 Sakspapir Saksnr Utvalg Type Dato 084/16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Emma Hjelmtveit FE - 210, TI - &58 16/890 Kontrollutvalet - Plan for selskapskontroll Vedlegg Plan for selskapskontroll Framlegg til vedtak: I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen for selskapskontroll kan reviderast etter behov i løpet av perioden. Kommunestyret - 084/ KS - behandling: Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. KS - vedtak: I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen for selskapskontroll kan reviderast etter behov i løpet av perioden. Saksopplysninger: Bakgrunn Vedlagt er sak vedrørande plan for selskapskontroll frå kontrollutvalet.

7

8 Sakspapir Saksnr Utvalg Type Dato 083/16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Svein Helge Hofslundsengen FE /886 Tilsvar forliksklage Vedlegg Pålegg om å gje tilsvar i forliksklage Framlegg til vedtak: Austrheim kommune godtek ikkje klagars krav/påstand framsett i forliksklage og sak nr. F Forliksklagen manglar dokumentasjon og synleggjering av kommunen sin ansvarsrett og manglar dokumentasjon på kva økonomisk tap som er påført klagar. Kommunestyret - 083/ KS - behandling: Rådmann Jan Olav Osen gjekk frå som ugild og Svein Helge Hoflundsengen vart teken inn som setterådmann. Kommunestyret godkjent Svein Helge Hoflundsengen som setterådmann. Solveig Hopen gjekk også frå som ugild i saka. Setterådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. KS - vedtak: Austrheim kommune godtek ikkje klagars krav/påstand framsett i forliksklage og sak nr. F Forliksklagen manglar dokumentasjon og synleggjering av kommunen sin ansvarsrett og manglar dokumentasjon på kva økonomisk tap som er påført klagar.

9 Saksopplysninger: Bakgrunn Austrheim kommune er klaga inn til forliksrådet i Austrheim med tilsvar frist av klagar Odd Arne Blindheim m.fl. Forliksklagen følgjer som saksvedlegg. Etter søknad om utsett svarfrist frå ordførar i Austrheim, vart fristen utsett til den 19.september. Ordførar ønskte at avgjerd og tilsvar skulle gjerast av Kommunestyret, då saka og forliksklagen bygger på anmelding og vedtak fatta av Austrheim kommunestyre den Tilbakebetaling til kommunen med litt i overkant av kr. 2,2 mill.kr. vart gjort i 2 transaksjonar hhv. 5 og 8.juli I tillegg til kommunen er 8 andre partar innklaga, m.a. part som medfører at det lokale forliksrådet ikkje kan handsama forliksklagen, og det er vedteke at forliksklagen etter tilsvar vert handtert av forliksrådet for Lindås, Meland og Modalen. Vurdering Det føreligg eit stort sakstilfang som grunnlag for anmelding frå kommunen si side og påfølgjande forliksklage frå klagar si side. Denne saka er avgrensa til sjølve tilsvaret på forliksklagen. Forhold kring forliksklage er heimla i lov om mekling og rettergang i sivile tvister (tvistelova). Ein registrerer at forliksklagen er fremja omtrent på dagen for forelding av saka. Kommunen vil påpeike at det er feil jf. pkt. 2 i forliksklagen, 2.avsnitt om det er kommunen ein her siktar til, då kommunen ikkje har anka/påklaga vedtak/avgjerd gjort av politiet. Austrheim kommune har ikkje fått forhandsvarsel i samsvar med tvisteliva 5-2 om forliksklagen, og viser elles til rettleiing om forliksråd justis- og beredskapsdepartementet for forliksråd;

10 Det føreligg ikkje noko konkret krav frå klagar si side, som innklaga kan ta stilling til, og følgjande er saksa frå forliksklagen kring kravet; Dette kravet vert ikkje vurdert som konkret, og strider med føresetnadene om å klargjere pengekravet i lov og retningsliner. Ein kunne i det minste opplyst om kva som er kravd overfor statens sivilrettsforvaltning. Det er ein del andre forhold i forliksklagen som kommunen er usamd i, og ser framstillinga som subjektiv frå klagar si side. Saka er no teke opp som sak for forliksrådet, men innhaldet i klagen er av ein slik karakter at ein meiner den kunne ha blitt stoppa av formelle manglar og/eller at krav hadde vorte konkretisert. Konklusjon Austrheim kommune godtek ikkje klagars krav/påstand framsett i forliksklage og sak nr. F Forliksklagen manglar dokumentasjon og synleggjering av kommunen sin ansvarsrett og manglar dokumentasjon på kva økonomisk tap som er påført klagar.

11 PROSJEKTSKISSE EIGARSKAPSKONTROLL I AUFERA AS Bakgrunn Det er ei trend at stadig fleire av dei kommunale tenestene vert fristilt og organisert i einingar utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunen. Kommunal selskapsetablering gjev ei meir kompleks indirekte styring, gjennom eigarorgan som representantskap eller generalforsamling. Det inneber at den kommunale verksemda ikkje lenger er direkte underlagt kommunestyret som eigar, men via eigarrepresentantar i eit felles eigarorgan. Kommunen sin moglegheit til aktiv styring stiller dermed krav til kommunen med omsyn til strategi, opplæring og oppfølging av selskapet, og samarbeidsrelasjonar til dei øvrige eigarane. Kommunane Austrheim, Fedje og Radøy har gjennom Aufera AS organisert delar av si tenesteproduksjon utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunane. I dette prosjektet vil revisjonen sjå nærare på korleis Austrheim kommune ivaretar sine eigarinteresser i Aufera AS, eit aksjeselskap eigd av kommunane Austrheim, Fedje og Radøy. Heimel Det er kontrollutvalet sitt ansvar å sjå til at det vert gjennomført selskapskontroll, jf. Kommunelova 77, nr. 5: Kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltninga av kommunen eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, er kontrollutvalet sine oppgåver i samband med selskapskontroll utdypa: Kontrolluvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltninga av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Avgrensing Selskapskontroll kan pr. definisjon delast i to ulike delar: den obligatoriske eigarskapskontrollen og forvaltningsrevisjon. 1 Denne selskapskontrollen er avgrensa til eigarskapskontroll. Eigarskapskontroll dreiar seg primært om å kontrollere at den som utøver kommunen sine eigarinteresser, gjer dette i samsvar med aktuelle lovar for selskapet, og i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader for forvaltning av eigarinteressene til kommunen. Dette inneber at fokus er på kommunen si forvaltning av sine eigarinteresser i Aufera AS. Eigarskapskontrollen er avgrensa til åra Revisjonen har som sagt valt ei formalistisk tilnærming til gjennomføringa av eigarskapskontrollen. Det inneber at ein vil undersøkje om kommunen sine styringssystem og praksisar er relatert til eit utval lover og forskrifter som regulerer kommunen si utøving av sine eigarinteresser i selskapet, samt kvalifiserte tilrådingar og teori. Ein eigarskapskontroll er ingen omfattande gransking av selskapet si drift. Nærare vurdering av dei indre forholda i selskapet, må difor eventuelt vere gjenstand for forvaltningsrevisjon. 1 Veileder i selskapskontroll NKRF (2005) Kvassnesv. 23, Pb Isdalstø Telefon nhr@nhr.no - Føretaksregisteret NO MVA

12 Revisjonen vil på bakgrunn av informasjon frå eigarskapskontrollen eventuelt peike på område som kan vere aktuell for forvaltningsrevisjon på eit seinare tidspunkt. Problemstillingar 1) I kva grad har Austrheim kommune etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i Aufera AS? 2) Vert kommunen sine eigarinteresser utøvd i samsvar med føremålet med selskapet og kommunestyret sine vedtak og føresetnadar? 3) Vert selskapet drifta i samsvar med lov, vedtekter og aksjeeigaravtale 4) Korleis er økonomien i Aufera AS sett frå eit eigarperspektiv? Metode Revisjonen vil primært nytte intervju og dokument- og rekneskapsanalyse for å samle inn data. Opne kjelder, som purehelp.no, styreregisteret mm. vil også vere aktuelle kjelder for datainnsamlinga. Alle intervju vert verifisert, dvs. at dei vert gjennomlest og godkjent av intervjuobjektet. Førebels rapport vert sendt til selskapet og kommunen for uttale, og uttale vert lagt ved endeleg rapport. Vurderingskriterier Omgrepet vurderingskriterium viser krav og forventningar ein kan stille til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for selskapskontroll. Det betyr at vurderingskriteria er dei krava ein måler og vurderer kommunen og selskapet sin praksis mot. Det vil vere føremålsteneleg å avgrensa prosjektet til å sjå på eit utval av slike vurderingskriterier. Vurderingskriterier vert normalt utleidd frå lov og forskrift, samt politiske vedtak og retningslinjer. Også kjelder med lågare autoritet, som til dømes anerkjende tilrådingar, teori eller beste praksis kan verte nytta. Tidsplan Prosjektet vil kunne starte opp på hausten 2016, og kan handsamast i kontrollutvalet i løpet av fyrste halvår 2017.