Møtedato Sak nr: 61/2011

Transkript

1 Saksframlegg til styret Møtedato Sak nr: 61/2011 Sakstype: Beslutningssak Ledelsens gjennomgang 2.tertial 2011 Trykte vedlegg : Risikovurdering av oppdragsdokumentet 2 tertial Utrykte vedlegg: Oppdragsdokument 2011 Bakgrunn for saken Ledelsens gjennomgang(lgg) skal forelegges styret hver tertial. Ved LGG har direktøren i samarbeid med klinikksjefene risikovurdert oppdrag og bestilling 2011, klinikksjefenes lederavtaler inkludert, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Forslag til vedtak: 1. Styret tar Ledelsens gjennomgang 2.tertial til etterretning. Styret ber om at adm. direktør særlig arbeider med oppfølging knyttet til de mest risikoutsatte områdene. 2. Styret vil bli orientert om gjennomføringen og status for oppdraget gjennom den ordinære rapporteringen. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 7

2 Faktabeskrivelse Ledelsens gjennomgang er en statusvurdering av de oppdrag som er gitt av eier og de avtaler som er inngått for I dette inngår oppdragsdokument og budsjett 2011, lederavtaler for ledere på alle nivåer, samt tilsyn. Ledelsens gjennomgang for 2.tertial er gjennomført på alle ledernivå. Prosessen for LGG 2. tertial ble initiert i direktørens ledermøte , og umiddelbart igangsatt i klinikkene. Det vises til sak 16/2011 Risikovurdering av Oppdragsdokument Styret ble orientert omat spesielt på åtte områder ville det være behov for tett oppfølging og iversetting av særlige tiltak for å nå eiers krav/målsettinger. Det vises også til sak 42/2011 der styret ble forelagt Ledelsens gjennomgang for 1.tertial. Utviklingen av spesielt risikoutsatte områdene fra tertial 1 til tertial 2 er illustrert i det følgende: Risikovurdering 1.tertial 2011 sannsynlighet ny 5 7.Tilrettelegging nytt it-syst radiologi Styringskrav innkjøp og logistikk 4 Ny IT-plattform KFMR 5 utredningslogistikk kreft Konsekvens 3 2.Kostnadsktr Rad/lab-fag 6 smittevern 3. gj.sn ventetid < 65 dager 2 1.Aktivitet poliklinisk radiologi 1 8 Pensjonskostnader. Håndtering Side 2 av 7

3 Risikovurdering 2.tertial 2011 sannsynlighet Tilrettelegging nytt it-syst radiologi Styringskrav innkjøp og logistikk 4 Konsekvens 3 2.Kostnadsktr Rad/lab-fag 5 utredningslogistikk kreft 6 smittevern 1.Aktivitet poliklinisk radiologi 2 Ny IT-plattform KFMR 1 3. gj.sn ventetid < 65 dager 8 Pensjonskostnader. Håndtering Den fullstendige oversikten over utviklingen av risikobildet for hele oppdraget pr. 2.tertial, er vedlagt. Områder for tett oppfølging videre: 1. Styringskrav Innkjøp og logistikk: Oppdragsdokumentet setter konkrete krav om innfrielse av presiserte indikatorer innenfor bruk av forsyningssenteret, avtaledekning, avtalelojalitet, utnyttelse av elektroniske bestillingssystem og bruk av elektronisk produktkatalog. Området ble synliggjort som et risikoområde i LGG 1. tertial uten kommentar. Erfaringen fra 2 tertial har ikke redusert utfordringene på dette området. Drift i prosjekt E-Handel meldes nå ett år forsinket. Dette medfører for SiV tap av ca 0,5 mill av investerte midler. SiV ser behov for dedikert personell i SP-IKT som har nødvendig kompetanse og myndighet til å følge opp de utfordringer som er innen styring av innkjøp og logistikk-systemer 2. IKT I Oppdragsdokumentets er forventet at : Helseforetakene skal bidra til utvikling og innføring av IKT-tjenester i samsvar med Langtidsplan IKT herunder bidra til standardisering og samhandling i tråd med nasjonale og regionale føringer. SiV opplever at samlede utfordringer for Sykehuspartner gir forsinkelser og utfordringer med implementering og drift. Spesielt merkes dette som manglende service ved problemer med ulike applikasjoner. Side 3 av 7

4 Opplæring i ulike IT-systemet er i endring, og skal fra årsskiftet ivaretas både ved det planlagte nyansattprogrammet og andre kompetansehevende kurs for medarbeidere og ledere. 3 Bygningsmessige forhold Klinikkenes vurderer marginal arealsituasjon mht senge/operasjons/kontor som utfordrende. Stor fortetning mht pasientbehandling og personell gir ineffektiv drift grunnet manglende fleksibilitet og evne til senere kapasitetsøkninger. Begrenset areal for felles prøvemottak og poliklinisk prøvetaking gjør det vanskelig å samordne tjenester ut mot pasienter og eksterne brukere og det er fare for å miste rekvirenter til private aktører. Uhensiktsmessig utforming og bruk av arealer i gammel sengefløy som ikke holder tidsriktig standard hindrer ivaretakelse av lover og forskrifter, herunder taushetsplikten. Manglende oppussing på 2A og 3A er adressert dette tertialet. I tillegg til krav i oppdragsdokumentet ble det fra styret ved HSØ i I sak Mål og budsjett Økonomisk langtidsplan satt fem konkrete mål for Helseforetakene i Helseregion Sør-Øst. Handlingsplaner for disse målområdene ble forelagt styret ved SiV i sakene 6/2011, 7/2011, 18/2011 og 19/2011. Status pr 2 kvartal er som følger: Mål 1 Pasienten opplever ikke fristbrudd Pr 2 tertial er det 0,7% fristbrudd ved SiV (138 pasienter). Økningen gjennom 2. tertial er på 89 fristbrudd og 66 av disse har oppstått ved en og samme poliklinikk. Det arbedies med forbedring av overvåkingsrutiner slik at sårbarheten reduseres ved sykdom blant helsepersonell. Det er definert en 9- punkts tiltaksplan for å øke kapasiteten ved den aktuelle poliklinikken og derigjennom redusere andelen fristbrudd. Mål 2 Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % Handlingsplan ble fremlagt for styret ved SiV 20. januar. Den beskriver ulike tiltak knyttet til opplæring og etterlevelse av prosedyrer innen smittevern. Det er etablert smittevernkontakter ved alle sengeposter som sammen med hygienesykepleier og avdelingssykepleier har et spesielt lokalt ansvar. Mål for reduksjon i sykehusinfeksjoner er innarbeidet i alle lederavtaler. Ved målingen i september er den totale andelen av sykehusinfeksjoner 5,6 %. Ved SiV er målet på Kirurgisk klinikk satt til 4 % (resultat 2. tert 7,9 %) og Medisinsk klinikk 2 % (resultat 2. tert 3,4%). Klinikk Fysikalsk medisin og rehabilitering hadde en prevalens på 5,1 %. Gjennomsnittlig prevalens for sykehusinfeksjoner i 2010 var 4,8 %, tallet for første prevalensregistrering i 16. februar 2011 var 4,3 % og mairesultatet var 4,4 %. Det må påregnes svingninger i enkeltmålinger, og denne målingen skiller seg ikke ut fra tidligere målinger ved SiV. Side 4 av 7

5 De planlagte tiltak på sengepostene er innført, men synes ikke tilstrekkelig i forhold til å redusere antallet sykehusinfeksjoner. Arbeid pågår med å justere tiltakene og å endre tilnærming. Mål 3 Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning Kirurgisk klinikk har gjennomført dette for alle pasienter pasienter som har rett til nødvendig helsehjelp. Det er et betydelig større arbeid å få på plass dette også for pasienter med behov for helsehjelp. Medisinsk klinikk hadde som ambisjon å ferdigstille sin utrullingsplan innen Implementeringen har imidlertid tatt lengre tid enn forventet og fristen er skjøvet til Utfordringene i forhold til dette målet er flere, og det jobbes videre med å få etablert en god nok bruk av arbeidsplaner i GAT, herunder reell rapportering av planlagt fravær blant legene, med tilstrekkelig lang tidshorisont. Videre arbeides det med å ferdigstille lokale varianter av brevmalene som skal brukes. En viktig suksessfaktor at SMS-varsling i DIPS er installert. Mål 4 Alle medarbeidere skal involveres i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen, med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. Oppfølgingen av MUSIK har vært tema og blir fulgt opp i ledergruppene og i klinikkenes AMU. Det rapporteres at det arbeides godt ute i de enkelte klinikkene/divisjonene og seksjonene. Rapportereingen er foreløpig manuell Av 170 ansvarsområder har 70 % gjennomgått undersøkelsen med sine ansatte. 62% har gjennomført gruppesamtale og 59 % har utarbeidet handlingsplan. Manuell rapportering er utfordrende og det antas at det er en vesentlig underrapportering ifht. hvor mye som er gjennomført. Det arbeides nå i den enkelte klinikk/divisjon, for å sikre at rapporteringen er à jour innen rapportering for 2. kvartal. Gjennomføring av utviklingssamtaler rapporteres for den enkelte leder i lederavtalen. Mål 5 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. SiV har budsjettert et økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer i 2011 Pasientsikkerhetskampanjen Sykehuset i Vestfold HF deltar i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen på de nasjonale innsatsområdene som styringsgruppen har besluttet, og rapporterer data til kampanjens sekretariat. I tillegg til rapportering i årlig melding, har vi gitt en statusrapportering til Helse Sørøst vedrørende SiV`s medvirkning i og resultater fra pasientsikkerhetskampanjen etter utgangen av 2. tertial SiV er i rute med innføringen av Global trigger tool og rapporterte basisdata fra 2010 til kampanjeledelsen innen fristen, i tråd med helseministerens forventning. Sjekkliste for trygg kirurgi ble innført ved alle kirurgiske enheter fra , og vi arbeider videre med å implementere de øvrige elementene innenfor dette innsatsområdet. Prosjektgruppen for innsatsområdet samstemming av medikamentlister er under Side 5 av 7

6 etablering. Siv Sender deltagere til de nasjonale læringsnettverkene innenfor disse to innsatsområdene i høst. Eiendomsstrategi Strategi for eiendomsvirksomhet ble vedtatt i HSØ styret i sak 10/2011 HSØ, og gjort gjeldende for alle foretak. Helse Sør-Øst RHF har satt følgende hovedmål for eiendomsvirksomheten i foretaksgruppen 1. Byggene skal være funksjonelle for pasientbehandlingen, og eiendomsmassen må utvikles og tilpasses i tråd med endrede behov innen pasientbehandlingen. 2. Negative påvirkninger på klima og miljø skal reduseres, og det skal utvikles god praksis for etisk handel. 3. Lover og forskrifter skal etterleves, herunder krav til universell utforming1. 4. Det skal arbeides med kontinuerlig forbedring for å effektivisere eiendomsvirksomheten og oppnå en effektiv arealbruk. a. I løpet av 2015, oppnå en kostnadseffektivisering innen forvaltning og drift for eiendomsvirksomheten på 10 % i forhold til 2010 nivået. Kostnadsnivået for 2010 kartlegges i hht regnskapstall. b. I løpet av 2015, oppnå en samlet arealeffektivisering i foretaksgruppen som helhet på 10 % i forhold til 2010 nivået. 5. Tilstandsgraden for det enkelte bygg eller bygningskompleks som utgjør primærbyggene i helseforetaket skal ha en minimumstilstand relatert til norsk standard for tilstandsklassifisering av bygg. a. På sikt skal det tilstrebes å fjerne vedlikeholdsetterslepet for de viktigste byggene og det må settes et mål for tilstandsklassen for hvert enkelt bygg som ansees som godt nok for formålet bygget tjener. Målet skal settes slik at det kan oppnås innen rimelig tid. b. Alle enkeltelement i bygg som skal brukes videre skal ha tilstandsklasse bedre enn Det er i HSØ-styret forventet at styrene i helseforetakene sikrer at helseforetakenes handlingsplaner for eiendomsvirksomheten er i tråd med overordnet strategi. 7. Det er ikke utarbeidet egen handlingsplan for eiendomsvirksomheten ved SiV. De ulike punktene i strategien ivaretas i det ordinære drift og vedlikeholdsarbeidet av bygningsmassen. Vurderinger Ledelsens gjennomgang for 2 tertial styrker inntrykket av at det arbeides målrettet på alle ledernivå i SiV. Den overordnet gjennomgangen av alle kravene i oppdragsdokumentet, kan innebære at spesielle forhold på underliggende organisasjonsnivå ikke synliggjøres i rapporteringen til styret. Områder kan være høyrisiko i en seksjon, men konkluderes som lavrisiko på overordnet nivå. Eksempel på dette er investeringer i Medisinsk Teknisk Utstyr (MTU), der risikoen for at det må gjøres investeringer som følge av utstyrshavari er høy, og derfor angis som rød fra enkelte avdelinger, mens den overordnet angis som grønn fordi det i budsjettet er tatt høyde for dette. At risikostyring er godt forankret i sykehusets ledelse, bidrar til at risikoområder synliggjøres raskere enn tidligere og at tiltak iverksettes. Side 6 av 7

7 Styret ble både i mars og i juni spesielt gjort oppmerksom på kravet i oppdragsdokumentet om at Sykehuset i Vestfold må påse at datasystemer mv må tilrettelegges innenfor gjeldende krav og tidsfrister. Implementering av ny plattform er i gang ved KFMR (Kysthospitalet), og dette innebærer at hele SiV er på felles IT-plattform og intern kommunikasjon og felles adminitrative og faglige programmer blir tilgjengelige for alle. Sykehuspartners begrensede leveringsevcne er utfordrende. Både innenfor brukerstøtte og implementering bidrar manglende støtte og ressurser til vesentlig risiko for ikke å nå målene, spesielt innenfor innkjøp og logistikk. Målene er ikke gjennomførbare, og SiV taper investerte midler. Fra klinikkene meldes at tilgang til brukerstøtte har forverret seg 2. tertial og at det oppleves vanskelig å få tak i brukerstøtte raskt, når man står midt i behandling eller administrering av pasientdata i DIPS. Side 7 av 7