AVDELING FOR INFORMASJONSTEKNOLOGI INNKALLING TIL AVDELINGSSTYREMØTE

Transkript

1 AVDELING FOR INFORMASJONSTEKNOLOGI INNKALLING TIL AVDELINGSSTYREMØTE Dato: 14. april 2016 Varighet: Sted: D1-038 Medlemmer: Tom Heine Nätt (leder) Edgar Bostrøm (UF-medlem) Christian Heide (UF-medlem) Robert Roppestad (UF-medlem) Monica Kristiansen (UF-medlem) Harald Holone (dekan) Mina Helene Pettersen (studentrepresentant) Ole Danielsen (studentrepresentant)

2 SAKLISTE Sak 16/16 Godkjenning av innkalling, samt protokoll fra avdelingsstyrets møte 3. mars 2016 Sak 17/16 Referat fra IDF-møtet Sak 18/16 Orienteringssaker 1. Studieledersituasjonen 2. Kontorkabalen 3. Status tilsettinger 4. Sommerskole Avdelingsseminar Årsplan 2016, status Vedtakssaker: Sak 19/16 Sak 20/16 Sak 21/16 Sak 22/16 Avvikling av programkoordinatorrollen Nytt navn på studieprogram "Digitale Medier" Vurdering av nytt bachelorprogram "Datasikkerhet" Søknad om etablering av deltidsstudium "Master in Applied Computer Science" Referatsaker og eventuelt Sak 23/16 Referatsaker 1. FoU-utvalget 18. februar Lokalt FoU-utvalg 16. februar 3. UKU 2. mars FOS-utvalget 3. mars 2015 Sak 24/16 Eventuelt Halden, Harald Holone Dekan Tone Skråning Rådgiver

3 VEDLEGG SAK 16/16 PROTOKOLL FRA FORRIGE AVDELINGSSTYREMØTE AVDELING FOR INFORMASJONSTEKNOLOGI PROTOKOLL FRA AVDELINGSSTYREMØTE Dato: 3. mars 2016 Varighet: Sted: D1-038 Medlemmer: Tom Heine Nätt (leder) Monica Kristiansen (nestleder) Edgar Bostrøm (UF-medlem) Christian Heide (UF-medlem) Robert Roppestad (UF-medlem) Mina Helene Pettersen (studentrepresentant) Ole Danielsen (studentrepresentant) Harald Holone (dekan) Invitert: Valbona Wilhemsen (Økonomienheten) sak 11/16 og 12/16

4 SAKSLISTE Sak 8/16 Sak 9/16 Sak 10/16 Godkjenning av innkalling og protokoll fra avdelingsstyrets møte 13. januar 2016 Referat fra IDF-møte Orienteringssaker 1. Protokoll fra høgskolestyrets møter 17. desember 2015 og 14. januar Status rekruttering Vedtakssaker: Sak 11/16 Regnskap 2015 Sak 12/16 Årsplan og budsjett 2016 Drøftingssaker: Sak 13/16 Studieportefølje Referatsaker og eventuelt Sak 14/16 Referatsaker 1. FoU-utvalget 10. desember Lokalt FoU-utvalg 16. februar 3. UKU 15. desember LUKU 18. februar 5. FOS-utvalget 12. november 2015 Sak 15/16 Eventuelt

5 Sak 8/16 Godkjenning av innkalling til dagens møte og protokoll fra avdelingsstyrets møte 13. januar 2016 Innkalling og protokoll fra avdelingsstyrets møte 13.januar 2016 ble godkjent. Sak 9/16 Referat fra IDF-møte. Samtlige tillitsvalgte meldte forfall til IDF-møtet den Sak 10/16 Orienteringssaker 1. Protokoll fra høgskolestyrets møter 17. desember 2015 og 14. januar Avdelingsstyret tar protokollen til orientering. 2. Status for rekruttering Harald (dekan) orienterte: Faste stillinger: Tre stillinger er utlyst og det er 10, 11 og 15 søkere til de tre stillingen. Det er aktuelle kandidater til alle stillingene, og blant søkerne er det også god variasjon av norske og utenlandske søkere. Stipendiatstillinger: Én stipendiat er allerede ansatt i tilknytning til arbeidspakke 2. Intervju til en stipendiat til arbeidspakke 3 den Avdelingsstyret tok saken til orientering. 3. Studieportefølje I regi av Monica (studieleder) er det etablert en egen prosjektgruppe ved avdelingen - prosjekt studieplaner, som foreløpig har hatt ett møte. Gruppa vurderer behovet for større endringer i studieplaner eller studieportefølje som må gjennom en intern søknadsprosess med frist 1. mai/1. september for å kunne iverksettes studieåret 2017/2018. Foreløpig er det både aktuelt å vurdere muligheten for å kunne tilby en ny studieretning innen datasikkerhet på bachelornivå, samt søke om å kunne tilby masterstudiet i Applied computer science som et organisert deltidstilbud. Deler av avdelingsstyret foreslo at prosjektgruppa for prosjekt studieplaner bør få en mer formell status, hvor en også sikrer innspill fra studenter og næringslivet. Vedtakssaker: Sak 11/16 Regnskap 2015 Valbona gjennomgikk nøkkeltall. Vedtak: Avdelingsstyret vedtar regnskap for Sak 12/16 Budsjett 2016 Forslag til vedtak: Budsjett for 2016 vedtas. Møtebehandling: Valbona gjennomgikk budsjett for 2016.

6 Avd. IT har en budsjettramme på ca. 26 mill. Innspill og forslag: Fremtidige budsjetter bør ha en større ufordelt pott til oppgradering av lab er (f.eks. robotisering, bildebehandling o.l). Økt satsing på investering i utstyr bør også sees i sammenheng med kompetanseutvikling, FoU-aktivitet og satsingsområder. Budsjettposten for Røst (studentradioen) bør ikke inngå i Avd. ITs budsjett. Denne bør dekkes av avsetninger som gjøres sentralt på høgskolen. Midler for 2016 som egentlig er avsatt til Røst foreslås å gå til Enigma (IT-studentenes linjeforening) som så evt. fordeler midlene videre til Røst. Hvis avdelingen får problemer med rekruttering av fagansatte, må noen lønnsmidler trolig omfordeles til økning i budsjettposten timelærere. I budsjettet inngår en del større samleposter. De avdelingsstyremedlemmene som er interesserte i å se kostnadsstørrelsene i nærmere detalj, har mulighet til å få en gjennomgang av tallmaterialet sammen med økonomienheten. Vedtak: Budsjett for 2016 ble enstemmig vedtatt. Sak 13/16 Årsplan 2016 Forslag til vedtak: Årsplan for 2016 vedtas. Møtebehandling: Harald (dekan) innledet. Hensikten med årsplanen er at den skal være et arbeidsverktøy for ledelsen og de ansatte ved avdelingen. For hvert virksomhetsmål har Harald lagt inn kommentarer som relaterer målet til avd. ITs virksomhet. Avdelingsstyrets innspill: Generelt: Årsplanen har fått en struktur som gjør den svært oversiktlig. Ad. Virksomhetsmål 1.1 I mange faglige sammenhenger forstås begrepet informatikk i en snevrere forstand enn begrepet informasjonsteknologi. Informatikk gis gjerne betydningen programmering, mens Informasjonsteknologi kan forstås som den vitenskapelige disiplinen hvor Informatikk inngår som et fagområde/et emne Risikofaktor: Manglende fagkompetanse på sentrale fagfelt vil også være en risikofaktor. Tiltak: Etablere et system for satsing på videreutvikling av fagkompetansen til de ansatte, utover det som inngår i et minimum av faglig oppdatering for å bevare status quo. Ad Virksomhetsmål 1.3 Avdelingen bør ha økt fokus på fleksible studier. Dette bør også følges opp med intern opplæring og satsing. Bør fleksible studier defineres som et eget prosjekt ved avdelingen? Det ble tatt til orde for at avdelingen bør komme raskt i gang på dette området, blant annet ved å vurdere å benytte streaming/opptak av undervisning eller andre former for tilrettelegging for nettstudier.

7 Virksomhetsmål 1.4 Avdelingen bør arbeide videre med å etablere et stipend for internasjonale studenter som tidligere kunne inngå i ordninger for kvotestudenter, f.eks gjennom et samarbeid med Remmen kunnskapspark. Virksomhetsmål 2.2 Avdelingen bør videreutvikle samarbeidet med avd. ØSS i tillegg til samarbeidsprosjekter som allerede pågår med andre avdelinger (hører muligens under 2.3) Virksomhetsmål 2.3 Ledere av prosjekter eller arbeidspakkene må sørge for å få rekruttere inn studentenes arbeid med masteroppgaver. Samtidig er det ikke ønskelig å legge for sterke føringer for masteroppgavene inngår i et FoU-prosjekt. Ved avdelingen skal det være et gjensidig forhold mellom forskning og undervisning; undervisningen skal bygge opp under forskning samtidig som forskningsaktiviteter må være relatert til den undervisningen avdelingen ønsker/trenger. Virksomhetsmål 3.2 Den første risikofaktoren: Studentprosjekter kan bære preg av å være ad hoc slik at det blir for lite kontinuitet i samarbeid med regionale aktører. I tillegg: Det vil oppstå en risikofaktor dersom studentprosjekter gis for svak oppfølging fra ansatte slik at det oppstår kvalitetssvikt. For å sikre kontinuitet ga studentene ga uttrykk for at de ønsker et tettere samarbeid mellom emneansvarlig og regionale aktører innenfor emnene IT i Virksomhet, Prosjektledelse, Software Engineering, Bacheloroppgavene, Masteroppgavene og IKT Innovasjon (som eksempler). Virksomhetsmål 4.3 Under tiltak bør det nevnes at langtidsbudsjetter (4-5årige) godkjennes av avdelingsstyret hvert år. Vedtak: Årsplan for avd.it for 2016 ble vedtatt med innspillene som fremkom under møtet. Referatsaker og eventuelt Sak 14/16 Referatsaker 1. FoU-utvalget 10. desember Lokalt FoU-utvalg 16. februar 3. UKU 15. desember LUKU 18. februar 5. FOS-utvalget 12. november 2015 Sak 15/16 Eventuelt 1. Robert fremmet forlag om at det utvendige atriet i avdelingen bør bygges inn og innredes som atriet laboratorium. Harald tar opp saken med administrasjonssjefen. 2. Robert minnet om at det bør være et felles ansvar å sørge et godt oppmøte av ansatte og studenter når avdelingen inviterer gjesteforelesere.

8 VEDLEGG SAK 17/16 - REFERAT FRA IDF-MØTET REFERAT IDF-møte IT Dato: Til stede: Per- Gunnar Fyhn, Tekna, og Lars Vidar Magnusson, Forskerforbundet Harald Holone og Leif Nyland, administrasjon Forfall: Geir Kramviken Strøm, NITO Sak: Kontordisponering Det skal tilsettes en rekke nye medarbeidere ved IT: - 3 faste undervisningsstillinger - 2 midlertidige undervisningsstillinger - 2 nye stipendiater (+ 1 stipendiat som deles med LU). Inntil ny kontorfløy er på plass (juli 2017 etter planene), må midlertidige løsninger tas i bruk. De tillitsvalgte hadde ingen innvendinger mot følgende forslag til løsning/kontordisponering: - Øystein Haugen flytter inn på D1-15 (Børre L. s tidligere kontor) - Annette Øyen overtar D1-011 (Øystein H. s kontor) midlertidig - Per Gunnar Fyhn flytter inn på D1-006 (sammen med Geir K. Strøm) - De 3 nye faste medarbeidere overtar kontorene o D1-004 (P.G.F. s kontor) o D1-011 (Ø.H. s kontor Annette Øyen flytter ut) o D1-033 (P.B. s kontor) nye stipendiater + Lars Vidar Magnusson flytter til D1-021 (A.Ø s kontor i dag) som innredes for 4 kontorplasser - De 2 midlertidige medarbeiderne overtar D1-041 (L.V.M. flytter ut og S.S. går ut i permisjon) - D1-010 benyttes som timelærerkontor. Flyttingen skjer så raskt det er praktisk mulig slik at alt er klart til nye ansatte er på plass. Administrasjon: Harald Holone Leif Nyland Dekan Administrasjonssjef Fagforeningene: Per-Gunnar Fyhn Lars Vidar Magnusson Tekna Forskerforbundet

9 Sak 19/16 Avvikling av programkoordinatorrollen Bakgrunn: Ordningen med programkoordinator for hvert studieprogram (15% stilling pr program) har vært i drift siden høsten Hovedformålet med ordningen er å avlaste studielederrollen ved at programkoordinator utfører oppgaver som er tett knyttet til eget studieprogram. Oppgavene inkluderer bl.a. oppfølging av studenter og studieplanarbeid. Erfaringen med ordningen er at den fungerer ujevnt for de forskjellige studieprogrammene. Dekanen ønsker derfor å omfordele ressursene som er satt av til programkoordinatorrollen, på en slik måte at en pott tilsvarende 60% stilling (4 * 15 %) kan disponeres av dekan og studieleder i samarbeid der behovet for avlastning og gevinsten er størst. Forslag til vedtak: Avdelingsstyret slutter seg til dekanens forslag om avvikling av programkoordinatorrollen f.o.m studieåret 2016/2017. Sak 20/16 Nytt navn på studieprogram "Digitale Medier" Bakgrunn: Studieprogrammet "Digital Medieproduksjon" (DMPRO) ble før studieåret 2015/2016 gitt navnet "Digitale Medier". Dette var en kompromissløsning, og det er ikke åpenbart at "Digitale Medier" er riktig navn for studieprogrammet. Dreiningen i studieplanen mot interaksjonsdesign og menneske/maskin-forståelse gjør at det er aktuelt om å søke om ny navneendring for studieprogrammet. Dekanen ønsker ingen diskusjon om navnevalg i avdelingsstyret, men inviterer til innspill om hvordan et evt. nytt navn på studieprogrammet skal bestemmes. Arbeidet må være klart innen 19. april, siste møte i faglig ledergruppe før 1. mai. Forslag til vedtak: fremkommer i møtet. Sak 21/16 Vurdering av nytt bachelorprogram "Datasikkerhet" Bakgrunn: Det har fra kollegiet fremkommet forslag om etablering av nytt bachelorpogram i datasikkerhet. Datasikkerhet er et etterspurt fagområde i næringslivet, og har stadig stor oppmerksomhet i media. Det er derfor grunn til å tro at et studieprogram i datasikkerhet kan bidra til å rekruttere flere studenter. Dekanen er allikevel usikker på om det er riktig å søke om etablering av et slikt studieprogram nå, av flere grunner: 1) Det er uklart om den eksisterende kompetansen ved avdelingen gir et godt nok grunnlag for etablering av et nytt studieprogram innen datasikkerhet. 2) Fagsammensetningen ved avdelingen etter tilsetting av tre nye fast ansatte fra høsten 2017 bør inngå i vurderingen av nye satsinger 3) Det vil også være behov for en nærmere vurdering av vår samlede studieportefølje, noe som bla. skal være tema for avdelingsseminaret våren 2016.

10 Dekanen foreslår å forhåndsmelde søknad om etablering av et nytt bachelorprogram i datasikkerhet i faglig ledergruppe 19. april, slik at vi opprettholder muligheten for å søke om etablering av nytt studieprogram dersom det blir aktuelt etter vurderingene som er nevnt over. Forslag til vedtak: Avdelingsstyret slutter seg til dekanens forslag. Sak 22/16 Søknad om etablering av deltidsstudium "Master in Applied Computer Science" Bakgrunn: Avdelingens masterprogram "Master in Applied Computer Science" har i år hatt svært god søking, noe som blant annet skyldes direkte henvendelser til lokalt næringsliv og informasjon om muligheten for å gjennomføre masterprogrammet over lengre tid enn de to normerte årene. Et slikt fleksibelt opplegg er innenfor regelverket, men studenter som fullfører masterprogrammet med 50% av normert progresjon påvirker gjennomstrømmingstallene negativt for avdelingen. Dette, kombinert med ønsket om å kunne markedsføre deltidsstudier åpent, gjør at dekanen ønsker å søke om etablering av et masterprogram på deltid med samme innhold som det ordinære masterprogrammet. Dette vil medføre et minimum av ekstra administrasjon, siden det faglige innholdet, inkludert alle emnebeskrivelser vil være identiske med det eksisterende programmet. Det finnes en risiko for at en slik søknad må behandles av NOKUT, og at dette i sin tur kan utløse en akkrediteringsrunde. Med de nytilsettingene som gjøres i løpet av 2016 vurderes risikoen for konsekvenser som lav. Dekanen foreslår å forhåndsmelde søknad om oppretting av en deltidsversjon av "Master in Applied Computer Science" på møtet i faglig ledergruppe 19. april. Forslag til vedtak: Avdelingsstyret slutter seg til dekanens forslag. Sak 23/16 Referatsaker 1. FoU-utvalget 18. februar UKU 2. mars FOS-utvalget 3. mars 2015 Sak 24/16 Eventuelt