Høringsuttalelse nye oppgaver til større kommuner

Transkript

1 OSLO BYFOGDEMBETE Kommunal- og moderniseringsdepartementet Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Deres ref: 15/ Vår ref: ADM Dato: 4. oktober 2016 Høringsuttalelse nye oppgaver til større kommuner Det vises til Kommunal- og moderniseringsdepartementets høringsbrev av 1. juni 2016 og fristforlengelse til i dag. Innledning Oslo byfogdembetes uttalelse vil gjelde notarius publicus oppgaver som tilligger domstolene. Byfogdembetet er notarius publicus i Oslo og den domstol i landet som har størst saksmengde på området. Vi forestår hvert år ca borgerlige vigsler av ca vigsler på landsbasis, og ca notarialforretninger som utgjør drøye 40 % av domstolenes totale saksmengde. Som den domstol med størst saksmengde og erfaringsgrunnlag, mener vi å ha et ansvar for å belyse de utfordringer og konsekvenser det fremlagte forslaget om notarialbekreftelser kan få for kvaliteten, hensynet til brukerne og omdømmet utenlands samt ressursbruken. Vi vil også peke på at det neppe kan påregnes noen større grad av tilbakemeldinger fra brukerne. De som i dag henvender seg til domstolene vil i følge forslaget, fortsatt kunne gjøre det. Det er heller ingen naturlige brukergrupper. Høringsnotatet har begrenset med informasjon og problematisering og gir derfor brukere og også kommuner, liten foranledning til å gi nærmere tilbakemeldinger. Oslo byfogdembete har vesentlige innvendinger til at også kommunene skal få kompetanse til å utføre notarialbekreftelser. Det er foreslått gjort ved et nytt pkt. 5 i 2 annet ledd i forskriften om notarius publicus. Vi vil i allerede nå peke på at domstolene som følge av forslaget, kan risikere å bli fratatt ressurser uten at det er avklart at det blir en viss reduksjon i domstolenes saksmengde. Oslo byfogdembete har ikke bemerkninger til at kompetansen til å foreta borgerlige vigsler fullt ut overføres til kommunene, eller til den foreslåtte endring i ekteskapsloven 12 og i lov om notarius publicus 2. Postadresse: Telefon Telefaks: Ekspedisjonstid Bankgiro Internett Postboks 8003 Dep., 0030 Oslo Kl (1500) Kontoradresse: C. J. Hambros plass 4, 0164 Oslo

2 Vigsler Som nevnt har ikke Oslo byfogdembete innvendinger til at kommunene overtar vigslene. Etter at prøvingen av ekteskapsvilkårene gikk ut av domstolene for noen år siden, er ikke lenger vigsler en naturlig domstoloppgave. Det er nærliggende at vigslene legges til kommunene, som også er vanlig i mange andre land. Det er foreslått at departementet ved forskrift kan gi overordnede regler om det kommunale vigselstilbudet. Vi tillater oss å gi utrykk for at det også for kommunene bør være et felles regelverk som sikrer den formelle gjennomføringen av vigslene og en viss formell ramme rundt seremoniene. Det fremgår av merknadene til ekteskapsloven 12 at plikten til å vie avgrenses til å gjelde kommunens egne innbyggere. Vi antar at det fortsatt blir et tilbud om borgerlige vigsler for brudepar fra utlandet. Det er i høringsnotatet pekt på at stortingskomitéen støttet forslaget om oppgaveoverføring under forutsetning av statlig fullfinansiering, og at overføring av oppgaver skal følges av tilsvarende overføring av økonomiske ressurser. Det er i notatet vist til at dagens om lag vigsler per år representerer en ressursbruk på åtte saksbehandlerårsverk i domstolene. Det bemerkes at det ikke uten videre kan legges til grunn at det rent faktisk medgår åtte årsverk i de domstolene som har vigsler som oppgave, vel 60 tingretter og Oslo byfogdembete. Ressursfordelingsmodellen alene gir ikke noe eksakt svar på dette. Notarialbekreftelser 1. Innledning Det er i dag domstolene som utfører det alt vesentlige av notarialforretningene. De vel 60 tingrettene og Oslo byfogdembete har full notarialmyndighet. Det gjelder også Sysselmannen på Svalbard og norske utenrikstjenestemenn. Dette følger av lov om notarius publicus 1. Videre følger det av Forskrift om notarius publicus 2 at også politimesteren i Øst-Finnmark har full myndighet og at lensmenn, namsfogdene og politistasjonssjefer har begrenset kompetanse. Direktøren i Brønnøysundregisteret og registerføreren m. fl. i Skipsregisteret har spesialkompetanse på sine saksfelt. Den som ønsker utført en notarialforretning må møte i notarius publicus lokale. Notarialforretninger blir med sjeldne unntak utført umiddelbart. Avslag kan ankes til lagmannsretten. Notarialbekreftelser går ut på å bekrefte underskrifter og kopier. En notarialbekreftelse skal sikre at en underskrift/dokumentet er ekte, og er i all hovedsak til bruk i utlandet. Det er næringslivet og enkeltpersoner med eiendom og andre interesser i utlandet som i hovedsak etterspør notarialbekreftelser. I de senere år har Oslo byfogdembete sett at stadig flere ber om bekreftelser på dokumenter som skal til østeuropeiske land og som gjelder forretningsvirksomhet i Asia, særlig Kina. I anledning Kommunereformen hadde Kommunalkomitéen våren 2015 til behandling et forslag om overføring av et stort antall oppgaver fra staten til kommunene, jf. Innst. 333 S ( ). Notarialbekreftelser var medtatt avslutningsvis i pkt , Justisdepartementet, hvor vigsler ble gjennomgått under Departementets vurdering og forslag til endring. I siste avsnitt var inntatt: Kommunene kan også gis notarialmyndighet til å bekrefte underskrifter på dokumenter og bekrefte rett kopi, i tillegg til de andre notarius publicusmyndighetene. 2

3 Stortinget sluttet seg til forslaget, jf. Meld. St. 14 ( ). Det var ingen ytterliggere omtale av notarialbekreftelser i den videre behandlingen i Stortinget. Justis- og beredskapsdepartementet foreslår nå en forskriftsendring som vil gi kommunene myndighet til å utføre det som betegnes som "de enkle" notarialbekreftelsene, uten at noen andre fratas den myndighet de har i dag. Kommunenes kompetanse vil i tilfelle bli noe mer begrenset enn for lensmenn m.fl. Det er opplyst i høringsnotatet at det er "Bekreftelsen av signatur og rett kopi med tilhørende notarialattest" som omfattes av de enkle bekreftelsene. 2. Nærmere om forslaget om å gi delvis kompetanse til kommunene Ønske om brukervennlighet Det er i høringsnotatet pekt på at det vil lette tilgangen til tjenesten hvis kommunene kan gi et tilbud om notarialbekreftelser til sine innbyggere. Det synes ikke å være gjort noen nærmere vurdering eller undersøkelse omkring dette spørsmålet. Oslo byfogdembete antar at et slikt tilbud kan ha interesse der det er en viss avstand til en domstol, men regner med at de aller fleste vil oppsøke den nærmeste domstolen som tidligere, og at det i hvert fall vil gjelde i større byer og tettsteder. Vi vil samtidig peke på at en enda mer flersporet notarialvirksomhet vil kunne gjøre tjenesten mer uoversiktlig for brukerne. Flere statlige myndigheter har allerede kompetanse og denne kompetansen er noe forskjellig. Nå er det i tillegg aktuelt med kommunene. Risiko for feil og alvorlige konsekvenser Etter forslaget skal kommunene få kompetanse til å utføre "de enkle" notarialbekreftelsene, og ikke de "de mer krevende". Vi antar at dette skillet er gjort for å søke å begrense tildelingen til kurante saker. Det oppstår imidlertid ikke sjelden vanskelige problemstillinger selv i de enkle sakene. Dette innebærer at de som skal behandle notarialbekreftelser må ha en viss kompetanse og erfaring, derunder dokumentforståelse. Det er også nødvendig med lett tilgang på juridisk kompetanse på dette saksfeltet. Det bemerkes at det i nesten alle saker vil være dokumenter på forskjellige språk. I Oslo byfogdembete behandles dokumenter i all verdens språk, hvorav flertallet er på engelsk. De fleste bekreftelsene utføres på engelsk, en god del på spansk samt noe på tysk og fransk. Når det gjelder signaturbekreftelser, vises det til at ikke alle dokumenter kan bekreftes. Det gjelder blant annet de som strider mot norsk rett, jf. lov om notarius publicus 3. Denne problemstillingen kommer jevnlig opp, spesielt i tilfeller hvor utenlandske borgere skal ha utført handlinger i hjemlandet. Et eksempel kan være at det ønskes bekreftelse på en fullmakt i anledning inngåelse av ekteskap ved stedfortreder. Ved kopibekreftelser må det foretas en vurdering av originaldokumentets ekthet. Hvis notaren ikke kan gå god for at dokumentet er ekte, kan heller ikke rett kopi bekreftes. Nå er det tale om at alle landets 428 selvstendige kommuner (per ) skal få notarialmyndighet. Så vidt vi kan forstå vil det bli en stor utfordring for alle kommuner som ikke har en viss størrelse. Kommunene vil måtte starte på scratch. Det vil være behov for systemer og 3

4 rutiner for å sikre kvalitet. Det vil bli vanskelig å opparbeide kompetanse og erfaring fordi saksmengden i de aller fleste kommuner vil bli liten og det ikke er eksisterende kompetanse å bygge på. For Oslo byfogdembete fremstår det som tvilsomt om kommunene generelt sett selv vil ha muligheten for å opparbeide og vedlikeholde den kompetanse som må til for å behandle de såkalte enkle bekreftelsene. I denne sammenheng vises til at små domstoler også kan ha utfordringer på grunn av begrenset saksmengde. De har imidlertid gjennom år opparbeidet en viss erfaring og er dessuten en del av et nettverk i domstolene. De kan derfor søke råd i andre domstoler i enkeltsaker, nyttiggjøre seg eksisterende rutiner og få kurstilbud. Det er en nærliggende risiko for at manglende kompetanse kan føre til at det begås feil. Hvis et dokument er feilbekreftet eller kompetansen er overskredet, vil det sjelden være mulig å rette opp feilen. Dokumentet vil raskt befinne seg et helt annet sted i verden. Feil vil kunne føre til erstatningsansvar. I Innst. 333 S ( ) er det i pkt som nevnt over, fremhevet at det for vigslene ikke er påkrevd med noen fagkompetanse, og at det "er ingen nasjonale mål som kan bli skadelidende ved en slik overføring". Det kan vi slutte oss til. Når det gjelder notarialbekreftelsene, er det som nevnt ikke foretatt noen vurdering av disse spørsmål. Det vises derfor til forannevnte Meld. St. 14 ( ) hvor det på side 19 er listet opp retningslinjer for oppgavefordeling utarbeidet av Kommunal- og moderingsdepartementets ekspertutvalg. Pkt. 3 lyder: Oppgaver som av ulike årsaker ikke skal la seg påvirke av lokalpolitiske oppfatninger og lokalpolitiske forhold, og som derfor er kjennetegnes av standardisering, regelorientering og kontroll, bør i utgangspunktet være et statlig ansvar. Slik Oslo byfogdembete ser det, må notarialbekreftelser sies å være slike oppgaver. Forholdet til omverdenen tillit og renommé Mottaker av et notarialbekreftet dokument skal kunne stole på dokumentet. Notarialbekreftelser skal brukes i utlandet og må inngi tillit der. Det er derfor avgjørende at vårt notarialinstitutt fortsetter å ha et godt renommé. Norge har allerede i dag et ganske innfløkt, flersporet system for hvem som kan tegne for notarius publicus. Det store flertallet av bekreftelser gis av domstolene og er i stor grad samordnet. Bekreftelser fra øvrige aktører har andre uttrykk. Vi er kjent med at det har forekommet enkelte av disse ikke har vært godkjent i utlandet. Dersom notarialmyndigheten i Norge nå skal utvides til også å gjelde 428 kommuner som gir bekreftelser med varierende uttrykk, vil dette kunne få alvorlige følger for tilliten til det norske notarialinstituttet. Det kan føre til at næringslivet og enkeltpersoner kan risikere at bekreftelser ikke godkjennes i utlandet. At det skapes slik usikkerhet i utlandet, vil også kunne bli en kjedelig sak for Norge. Hvis de foreslåtte endringer gjennomføres, vil Norge få et unikt system i europeisk sammenheng. I de fleste land er notarius publicus en høyt kvalifisert advokat som utøver sitt virke med bevilling og regelverk fastsatt av staten. I Danmark er det en domstoloppgave som i Norge. Sett på bakgrunn av at notarius publicus i hovedsak skal imøtekomme krav etter utenlandsk rett, bør 4

5 det ved endringer legges betydelig vekt på at de ikke fører til svekkelse av vårt notarialinstitutt i forhold til utlandet. Det må anses å være et "nasjonalt mål" å unngå dette, jf. Innst. 333 pkt der dette fremheves som et hensyn som bør i varetas (se foran side 4). Merutgifter Hvis dagens krets som kan utføre notarialforretninger også skal gjelde kommunene, vil det føre til ikke uvesentlige kostnader for å etablere slike tjenester; organisering av arbeidet, utarbeidelse av rutiner og opplæring i alle de 428 kommunene. Videre må det påregnes at det blir økte kostnader for samfunnet å drifte notarialfunksjonen både i stat og kommune, og med en vesentlig økning i antall aktører. Med et begrenset antall saker i de aller fleste kommuner og domstoler, vil det også bli vanskelig å få til effektiv drift. Det må antas at en vesentlig økning i antall aktører vil føre til en merbelastning for fylkesmennene samt Utenriksdepartementet og utenlandske ambassader, som har som oppgave å kontrollere og godkjenne at den som har gitt en notarialbekreftelse har fullmakt til å undertegne et slikt dokument. I høringsnotatet sies det ikke noe om denne delen av saksbehandlingen. Oslo byfogdembete sender jevnlig melding om hvem som kan undertegne som notarius publicus med deres underskrifter, til Fylkesmannen i Oslo og Akershus samt Utenriksdepartementet og ambassadene. Det er vel ikke usannsynlig at det blir en utfordring for mange kommuner å skulle sørge for å informere om dette. Hvis fullmakt ikke er meddelt, kan ikke notarialbekreftelsen godkjennes og derfor heller ikke brukes i utlandet. 3. Økonomiske konsekvenser for domstolene Som nevnt under Vigsler foran, ble det i Stortinget forutsatt at oppgaveoverføring til kommunene skulle fullfinansieres av staten, og at overføring av oppgaver skal følges av tilsvarende overføring av økonomiske ressurser. Det er i høringsnotatet vist til at ressursbruken i domstolene representerer 11 saksbehandlerårsverk i følge ressursfordelingsmodellen. Som nevnt foran kan det ikke uten videre legges til grunn at det rent faktisk medgår 11 årsverk. Modellen gir ikke alene noe eksakt svar på dette. Det bemerkes i denne forbindelse at Oslo byfogdembete benytter totalt tre årsverk, og ikke fire som oppgitt etter modellen. Overføring av ressurser fra domstolene vanskeliggjøres ved at domstolene fullt ut skal beholde sin notarialmyndighet inkludert de kompliserte notarialoppgavene, som er de mest ressurskrevende. Som nevnt antar imidlertid Oslo byfogdembete at de fleste domstoler ikke vil få noen nevneverdig reduksjon i antall notarialbekreftelser fordi brukerne fortsatt vil gå til domstolene, noe som vil innebære at det ikke er grunnlag for overføring av midler fra domstolene til kommunene. Det pekes også på at det vil være vanskelig å trekke ut ressurser fra domstolene fordi notarialbekreftelsene er spredt utover mange domstoler og det i tilfelle vil være tale om en begrenset reduksjon i antall saker. Uansett kan det ikke besluttes å overføre midler før det viser seg i praksis at saksmengden klart reduseres. Dette innebærer at kommunene må tilføres friske midler, noe det vel også er behov for i forbindelse med etableringen av notarialfunksjonen. I 2014 og 2015 tok domstolene inn millioner kroner per år i gebyrinntekter til statskassen for notarialforretninger, jf. forskriften 13. I høringsnotatet står det intet om denne inntektsposten. Det kunne vært interessant å vite hvordan man tenker seg gebyrordningen gjennomført 5

6 hvis kommunene får deler av oppgavene. Vi nevner også at gebyret som per i dag er på kr 256, gjelder alle notarialforretninger, enkle og kompliserte, og er fastsatt etter en gjennomsnittsberegning. 4. Avslutning Det bemerkes at Oslo byfogdembete ikke er av den oppfatning at notarialforretningene må bli værende i domstolene, men mener at de bør behandles samlet i ett spor og være statlig regulert for å sikre kvalitet i behandlingen og tillit til det norske notarialinstituttet. Behandlingen av denne saken har kommet skjevt ut. Det foreligger ingen utredning, ei heller en presentasjon og vurdering av sakskomplekset. Saken gikk gjennom i Stortinget uten noen nærmere redegjørelse. Det er heller ikke i høringsnotatet problematisert på en slik måte at høringsinstanser som brukere og kommuner, har hatt grunnlag for å reagere. Etter Oslo byfogdembetes oppfatning bør det slik saken står nå, sørges for at forslaget om å tilføye en bestemmelse om notarialmyndighet for kommunene i et nytt pkt. 5 i forskrift om notarius publicus 2, ikke gjennomføres. Hvis det likevel skulle være aktuelt å gi kommunene notarialkompetanse, vil det bli vanskelig å ta midler ut av domstolene som følge av forslaget. Det vil være svært uheldig om det besluttes å overføre ressurser til kommunene før det kan konstateres at det faktisk blir en klar reduksjon i etterspørselen på notarialbekreftelser i domstolene. I denne sammenheng bør det også hensyntas at domstolene har en vanskelig ressurssituasjon. Med hilsen Inga Merethe Vik sorenskriver 6