Styret ved Universitetet i Tromsø

Transkript

1 Møte: MØTEREFERAT Styret ved Universitetet i Tromsø Møtedato: Torsdag 19. og fredag 20. juni 2008 Tid: Torsdag 19. juni: Separate styremøter med fusjonssaker (Sak 28/08 ble behandlet denne dagen) Fellesmøte mellom styrene åpent møte Lunsj Fellesmøte forts Separate styremøter Møteleder: Referenter: Arkivref.: Fredag 20. juni: Separate styremøter med resten av fusjonssakene Fellesmøte Separate styremøter Lunsj Separate styremøter med votering i fusjonssakene Resten av styresakene Jarle Aarbakke, rektor Jan Larsen, ass. universitetsdirektør Asbjørn Bartnes, kommunikasjonsdirektør /HENI/MØTEBOK Til stede: Universitetsstyret: Aarbakke, Jarle, rektor Bjørhovde, Gerd, prorektor Frost Sterri, Siri Hambro, Christian Meland, Heidi Orheim, Olav Arbo, Peter Iversen, Kriss Rokkan Holst, Ragnhild Johnson, Øyvind Karlstad, Mari Administrasjonen: Lønnum, Lasse, universitetsdirektør Larsen, Jan, ass. universitetsdirektør Bartnes, Asbjørn, kommunikasjonsdirektør Salvesen, Ingrid Bergslid, forsknings- og studiedirektør, under sakene S 37-08, S og S Paulsen, Odd Arne, personal- og økonomidirektør, under sakene S 40-08, S 41-08, S og S Trollvik, Lisbeth, prosjektleder, under sakene S 32-08, S 33-08, S 34-08, S og S UNIVERSITETSDIREKTØREN Universitetsdirektøren Universitetet i Tromsø, No-9037 Tromsø, tlf , e-post postmottak@uit.no, konsulent Hilde Elisabeth Nilsen, tlf , faks , e-post forkontoret@adm.uit.no

2 Andre: Mikalsen, Øyvind, styremedlem fra (observatør) Skriftlige orienteringer: Diskusjonsnotat om nordområdene Regnskap 1. tertial 2008 orientering SAK S REFERATSAKER (ARKIVREF ) 1. Møte i universitetsstyret, 8. og 9. mai Saker behandlet på fullmakt, referat fra 11. juni Fakultetsstyremøte, Det juridiske fakultet, 1. april Styret i Senter for samiske studier, 2. april Kvinnforskstyret, 3. april Fakultetsstyret, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, 7. april Fakultetsstyret, Det humanistiske fakultet, 16. april Bibliotekstyret, Universitetsbiblioteket, 25. april Fakultetsstyret, Det juridiske fakultet, 28. april Kommersialiseringsutvalget, 29. april Fakultetsstyret, Det humanistiske fakultet, 30. april Fakultetsstyret, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, 5. mai Styret i Senter for Samiske studier, 15. mai Universitetsstyrets tilsettingsutvalg, 15. mai Fakultetsstyret, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, 19. mai Høgskolestyret, Norges fiskerihøgskole, 20. mai Fakultetsstyret, Det medisinske fakultet, 22. mai Fakultetsstyret, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, 26. mai Brev fra Riksrevisjonen: Regnskapet for 2007 avsluttende revisjonsbrev Ragnhild Holst hadde følgende merknad til sak nr 2, F 61-08: For å oppnå målsettingen med 25 % kvinner i professorstillinger vil det være formålstjenlig med en øvre aldersgrense for tildeling av ekstra forskningstermin. Begrunnelsen er at dersom yngre kvinnelige førsteamanuenser tilgodeses ved bruk av dette virkemiddelet, vil man forhåpentligvis kunne oppnå en mer langvarig virkning ved rekruttering til toppstillinger, sammenlignet med de tilfeller der ekstra forskningstermin tildeles på tampen av en yrkeskarriere. Det anmodes om at dette momentet tas med ved videre arbeid med dette enkelttiltaket. SAK S FORSLAG TIL MODELL FOR STYRING OG LEDELSE FOR UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF ) Universitetsstyret vedtar følgende styrings- og ledelsesmodell: 1. På institusjonsnivå o Delt ledelse og valgt rektor side 2

3 o To valgte prorektorer, en for forskning og utvikling og en for utdanning. Det skal minst være en prorektor fra hver av institusjonene. Den institusjonen som ikke har rektor, skal ha prorektor som stedfortreder. Denne bestemmelsen avgrenses til første valgperiode for det nye universitetsstyret o Rektor og prorektorer velges i team o Universitetsstyrets sammensetning i overensstemmelse med normalmodellen i universitets- og høyskolelovens 9-3 (1) o Prorektorene er ikke medlemmer av styret, men har møte- og talerett 2. På fakultetsnivå o Enhetlig ledelse og åremålsansatt dekan o Det skal være et fakultetsstyre med ekstern representasjon o Fakultetsstyret ledes av dekan o Fakultetsdirektør har dekan som nærmeste overordnede 3. På instituttnivå o Enhetlig ledelse og åremålsansatt instituttleder o Valgfri ordning med instituttstyrer o Kontorsjef har instituttleder som nærmeste overordnede 4. Forholdet mellom instituttleder, studieleder og programstyrer utredes nærmere for beslutning høsten Valgperioden for det første universitetsstyret er fra og med til og med Universitetsdirektør og høgskoledirektør legger høsten 2008 fram et forslag til administrasjonsordning og reglement for styring og ledelse på fakultetsnivå og instituttnivå, herunder sammensetningen av fakultets- og instituttstyrer. 7. Det gjennomføres en evaluering av styrings- og ledelsesordningene innen utløpet av den første valgperioden. Til punkt 2, tredje kulepunkt, foreslo Meland: Fakultetsstyret ledes av ekstern styreleder, oppnevnt av universitetsstyret. Melands forslag ble vedtatt med 9 mot 2 stemmer (rektor og Arbo). Styret gjorde for øvrig slikt enstemmig vedtak: 1. Universitetsstyret vedtar følgende styrings- og ledelsesmodell: 2. På institusjonsnivå a. Delt ledelse og valgt rektor b. To valgte prorektorer, en for forskning og utvikling og en for utdanning. Det skal være en prorektor fra hver av institusjonene. Den institusjonen som ikke har rektor, skal ha prorektor som stedfortreder. Denne bestemmelsen avgrenses til første valgperiode for det nye universitetsstyret c. Rektor og prorektorer velges i team side 3

4 d. Universitetsstyrets sammensetning i overensstemmelse med normalmodellen i universitets- og høyskolelovens 9-3 (1) e. Prorektorene er ikke medlemmer av styret, men har møte- og talerett 3. På fakultetsnivå a. Enhetlig ledelse og åremålsansatt dekan b. Det skal være et fakultetsstyre med ekstern representasjon c. Fakultetsstyret ledes av ekstern styreleder, oppnevnt at universitetsstyret d. Fakultetsdirektør har dekan som nærmeste overordnede 4. På instituttnivå a. Enhetlig ledelse og åremålsansatt instituttleder b. Valgfri ordning med instituttstyrer c. Kontorsjef har instituttleder som nærmeste overordnede 5. Forholdet mellom instituttleder, studieleder og programstyrer utredes nærmere for beslutning høsten Valgperioden for det første universitetsstyret er fra og med til og med Universitetsdirektøren legger høsten 2008 fram et forslag til administrasjonsordning og reglement for styring og ledelse på fakultetsnivå og instituttnivå, herunder sammensetningen av fakultets- og instituttstyrer. 8. Det gjennomføres en evaluering av styrings- og ledelsesordningene innen utløpet av den første valgperioden. SAK S FORSLAG TIL VALGREGLER FOR VALG AV DE ØVERSTE STYRINGSORGAN VED UNIVERSITETET I TROMSØ FOR PERIODEN (ARKIVREF ) 1. Universitetsstyret godkjenner valgreglementet. 2. Rektorene får fullmakt til å oppnevne valgstyret. 3. Det oppnevnes en nominasjonskomite for rektorvalget med følgende sammensetning: Dekan Petter Nafstad, UiT, leder Dekan Olav Helge Førde, UiT Museumsdirektør Marit Hauan, UiT Dekan Vibeke Lundby, HiTø Dekan Hans Petter Kvaal, HiTø Student Cathrine Tuft, UiT Student Renate Walberg, HiTø Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner valgreglementet, med følgende endringer: side 4

5 6, pkt. 2, siste setning gis slik ordlyd: For studentenes valg av styremedlemmer kan forslag fremmes overfor valgstyret eller det utvalget som valgstyret har delegert dette til, senest en uke (5 virkedager) før valgene. 6, pkt. 7, siste setning får slik ordlyd: For valg av studentrepresentanter kunngjør utvalget for disse valgene forslagene senest 5 virkedager før valget skal finne sted. 12, annet avsnitt gis slik ordlyd: Det kandidatur er valgt som har oppnådd flere stemmer enn halvparten av godkjente stemmesedler. Dersom ingen har fått slikt flertall i første valgomgang, foretas omvalg blant de kandidaturer som fikk de to høyeste stemmetall. I tilfelle stemmelikhet etter annen omgang, blir valget avgjort ved loddtrekning. 2. Rektorene får fullmakt til å oppnevne valgstyret. 3. Det oppnevnes en nominasjonskomité for rektorvalget med følgende sammensetning: Dekan Petter Nafstad, UiT, leder Dekan Olav Helge Førde, UiT Museumsdirektør Marit Hauan, UiT Dekan Vibeke Lundby, HiTø Dekan Hans Petter Kvaal, HiTø Student Renate Walberg, HiTø Rektor får fullmakt til å oppnevne studentrepresentant fra Universitetet i Tromsø. SAK S FORSLAG TIL NY ORGANISASJONSMODELL FOR UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF ) 1. Universitetet skal organiseres i tre nivå. 2. Universitetet organiseres i fem fakulteter, med innhold slik det framgår av saksframlegget. Fakultet 1. Det medisinske fakultet, Avdeling for helsefag og Institutt for psykologi. Fakultet 2. Det matematisk, naturvitenskapelige fakultet og Avdeling for ingeniørfag. Fakultet 3. Det humanistiske fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet og Avdeling for lærerutdanning. Fakultet 4. Det juridiske fakultet, Norges fiskerihøgskole og Avdeling for økonomifag. Fakultet 5. Avdeling for kunstfag og Forfatterstudiet. Endelige navn fastsettes senere. De nye titlene skal reflektere det faglige innholdet. 3. Tromsø Museum og Universitetsbiblioteket videreføres som enheter under Universitetsstyret. side 5

6 4. Universitetets videre- og etterutdanning, Senter for kvinne- og kjønnsforskning og Samisk senter fortsetter som senter under universitetsstyret. 5. Senter for miljø og utviklingsstudier integreres i avdeling for forskning og utvikling i fellesadministrasjonen. 6. Amundsensenteret integreres i fellesadministrasjonen, eventuelt i et nytt Nordområdesenter. 7. Innplassering av Barnevernets utviklingssenter foretas etter at utredning fra Barne- og likestillingsdepartementet foreligger. 8. Organisering av nivå tre utredes når fakultetsstrukturen er vedtatt. Saken behandles i styrene. 9. Biologimiljøene organiseres når rapporten fra den eksterne gruppa foreligger. 10. Organisatoriske tiltak for å styrke forskningen, skal utredes. Karlstad satte fram følgende forslag til nytt punkt 2: 2. Universitetet i Tromsø organiseres i seks fakulteter, med innhold slik det framgår av saksframlegget. Fakultet 1. Det medisinske fakultet, Avdeling for helsefag og Institutt for psykologi. Fakultet 2. Det matematisk, naturvitenskapelige fakultet og Avdeling for helsefag. Fakultet 3. Det humanistiske fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet og Avdeling for lærerutdanning. Fakultet 4. Norges fiskerihøgskole og Avdeling for økonomifag. Fakultet 5. Avdeling for kunstfag og Forfatterstudiet. Fakultet 6. Det juridiske fakultet. Endelige navn fastsettes senere. De nye titlene skal reflektere det faglige innholdet. Universitetsdirektøren trakk sin innstilling til punkt 4 og satte fram følgende forslag: 4. Senter for kvinne- og kjønnsforskning og Samisk senter fortsetter som sentre under universitetsstyret. Det utredes hvordan universitetets videre- og etterutdanning eventuelt kan samordnes med desentraliserte og nettbaserte utdanninger. Styret gjorde deretter slikt enstemmig vedtak: 1. Universitetet skal organiseres i tre nivå. 2. Universitetet organiseres i seks fakulteter, med innhold slik det framgår av saksframlegget. Fakultet 1. Det medisinske fakultet, Avdeling for helsefag og Institutt for psykologi. Fakultet 2. Det matematisk, naturvitenskapelige fakultet og Avdeling for ingeniørfag. Fakultet 3. Det humanistiske fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet og Avdeling for lærerutdanning. Fakultet 4. Norges fiskerihøgskole og Avdeling for økonomifag. side 6

7 Fakultet 5. Avdeling for kunstfag og Forfatterstudiet. Fakultet 6. Det juridiske fakultet. Endelige navn fastsettes senere. De nye titlene skal reflektere det faglige innholdet. 3. Tromsø Museum og Universitetsbiblioteket videreføres som enheter under Universitetsstyret. 4. Senter for kvinne- og kjønnsforskning og Samisk senter fortsetter som sentre under universitetsstyret. Det utredes hvordan universitetets videre- og etterutdanning eventuelt kan samordnes med desentraliserte og nettbaserte utdanninger. 5. Senter for miljø og utviklingsstudier integreres i avdeling for forskning og utvikling i fellesadministrasjonen. 6. Amundsensenteret integreres i fellesadministrasjonen, eventuelt i et nytt Nordområdesenter. 7. Innplassering av Barnevernets utviklingssenter foretas etter at utredning fra Barne- og likestillingsdepartementet foreligger. 8. Organisering av nivå tre utredes når fakultetsstrukturen er vedtatt. Saken behandles i styrene. 9. Biologimiljøene organiseres når rapporten fra den eksterne gruppa foreligger. 10. Organisatoriske tiltak for å styrke forskningen, skal utredes. SAK S FORSLAG TIL ORGANISERING AV FELLES ADMINISTRASJON VED UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF ) Universitetsstyret vedtar følgende organisering av administrasjonen: 1. Administrasjonen organiseres i 7 avdelinger med følgende navn: Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for utdanning Avdeling forkommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for økonomi Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for IT Avdeling for bygg og eiendom 2. Det videreføres en stab rundt rektorat og universitetsdirektør med et særlig ansvar for strategisk arbeid. 3. Fordeling av oppgaver mellom avdelingene gjøres i henhold til arbeidsgruppas forslag, med følgende endringer: Arkiv legges til personalavdelingen side 7

8 U-vett videreføres som et senter med eget styre, med ansvar for det nye universitetets aktiviteter innenfor EVU. Universitetsdirektøren bes legge fram en nærmere utredning om U-vetts arbeidsoppgaver innen Amundsensenteret integreres i administrasjonen, eventuelt i et nytt Nordområdesenter. 4. Avdelingene skal samlokaliseres på fusjonstidspunktet. Inntil ombyggingen av administrasjonsbygget i Breivika er ferdigstillet, vil avdelingene være lokalisert i Breivika og på Mellomveien. Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Universitetsstyret vedtar følgende organisering av administrasjonen: 1. Administrasjonen organiseres i 7 avdelinger med følgende navn: Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for utdanning Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for økonomi Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for IT Avdeling for bygg og eiendom 2. Det videreføres en stab rundt rektorat og universitetsdirektør med et særlig ansvar for strategisk arbeid. 3. Fordeling av oppgaver mellom avdelingene gjøres i henhold til arbeidsgruppas forslag, med følgende endringer: Arkiv legges til personalavdelingen U-vett videreføres som et senter med eget styre, med ansvar for det nye universitetets aktiviteter innenfor EVU. Det utredes hvordan universitetets videre- og etterutdanning eventuelt kan samordnes med desentraliserte og nettbaserte utdanninger Amundsensenteret integreres i administrasjonen, eventuelt i et nytt Nordområdesenter 4. Avdelingene skal samlokaliseres på fusjonstidspunktet. Inntil ombyggingen av administrasjonsbygget i Breivika er ferdigstillet, vil avdelingene være lokalisert i Breivika og på Mellomveien. 5. De basale IT-tjenester samles i en felles avdeling innen Arbeidet med internasjonalisering følges opp med klarere organisering og ansvarsfordeling. SAK S FORSLAG TIL OMSTILLINGSAVTALE (ARKIVREF ) side 8

9 1. Universitetsstyret godkjenner opprettelsen av et omstillingsutvalg med sammensetning og kompetanse slik det fremgår av omstillingsavtalen. 2. Retningslinjene for omstillingsutvalgets arbeid godkjennes. 3. Rektorene gis fullmakt til å oppnevne arbeidsgivers representanter til omstillingsutvalget. 4. Universitetsstyret godkjenner på prinsipielt grunnlag bruken av virkemidlene i omstillingsavtalens pkt. 9, og forutsetter at dette innarbeides i budsjettforslaget for Museumsdirektøren trakk sin innstilling og foreslo ny innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret gir sin tilslutning til omstillingsavtalen. 2. Universitetsstyret godkjenner på prinsipielt grunnlag bruken av virkemidlene i omstillingsavtalens pkt. 9, og forutsetter at dette innarbeides i budsjettforslaget for Den endrede innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S ÅRSRAPPORT FRA LÆRINGSMILJØUTVALGET (LMU) VED UNIVERSITETET I TROMSØ FOR STUDIEÅRET 2007/2008 (ARKIVREF ) Universitetsstyret tar årsrapporten fra Læringsmiljøutvalget (LMU) for studieåret 2007/2008 til etterretning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S UTDANNINGSMELDINGA FOR 2006/2007 HALVÅRSRAPPORT (ARKIVREF ) Universitetsstyret tar enhetenes halvårsrapportering vedrørende Utdanningsmelding 2006/2007 til etterretning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S FORSKNINGSMELDINGA 2006/2007 HALVÅRSRAPPORT (ARKIVREF ) side 9

10 Universitetsstyret tar enhetenes halvårsrapportering i tilknytning til Forskningsmeldinga 2006 / 2007 til etterretning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S REGNSKAPSOPPFØLGING VÅREN 2008 INTERNREGNSKAP (ARKIVREF ) Styret tar fremlagte regnskapsoppfølging for mai 2008 til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S SPESIELL OPPFØLGING AV DEN ØKONOMISKE SITUASJONEN VED DET MEDISINSKE FAKULTET (ARKIVREF ) 1. Styret forutsetter at Det medisinske fakultetet planlegger virksomheten med mål om å komme i økonomisk balanse per Styret tar til etterretning at fakultetet legger opp til en reduksjon på i alt 20 årsverk, ut over naturlig avgang, som et ledd i arbeidet med å komme i økonomisk balanse. Styret forutsetter at fakultetet i løpet av 2009 vurderer hvorvidt en slik nedbemanning er tilstrekkelig for å oppnå økonomisk balanse i 2012, og eventuelt iverksetter ytterlige tiltak for å nå målet, herunder eventuelt ytterligere bemanningsreduksjoner. 3. Styret forutsetter at fakultetet dekker kostnadene ved omstillingstiltakene over eget budsjett i Styret forutsetter at nedbemanningen gjennomføres i henhold til en realistisk tidsplan og skjer på en måte som ivaretar de ansatte som berøres på en god måte. Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: 1. Styret viser til sitt vedtak i sak S 21-08, : 4. Det medisinske fakultet og Norges fiskerihøgskole skal fastsette bemanningsplan for virksomheten som er tilpasset bevilgingsnivået til fakultetet. Avvik mellom bemanningsplan og faktisk bemanning skal fremgå. Frist settes til 1. juni Styret skal orienteres om disse bemanningsplanene i møte 19. juni. 5. Det medisinske fakultet og Norges fiskerihøgskole skal videreføre arbeidet med å sikre at det foreligger gode systemer og verktøy for styring og kontroll av økonomien og for beslutningsformål.. 6. Det medisinske fakultet skal praktisere den vedtatte tilsettings- og investeringsstoppen strengt i Fakultetet skal videre redusere øvrige driftsutgifter så mye som mulig inneværende år. 7. Når det gjelder det videre arbeidet med å få økonomisk kontroll ved Det medisinske fakultet gjelder følgende: a. Styret ber om at det til styremøtet i juni blir fremlagt en konkret og realistisk plan for å bringe økonomien ved Det medisinske fakultet i balanse innen 1. januar side 10

11 b. Styret er inneforstått med at en slik plan mest sannsynlig vil måtte innebære bemanningsreduksjoner utover naturlig avgang. c. Styret legger til grunn at planen skal sikre tilstrekkelige driftsmidler i forhold til bemanningen pr. 1. januar 2011 slik at arbeidssituasjonen for de ansatte blir god. d. Styret forutsetter at planen bygger på en framtidsrettet strategi for fakultetet med hensyn til undervisning og forskning. 2. Den planen som Det medisinske fakultet nå har framlagt, redegjør ikke for de strategiske overveielser som fakultetet har gjort. 3. Styret ønsker mer informasjon om den økonomiske realismen i planen, blant annet fordi styret forutsetter at fakultetet skal dekke omstillingskostnadene. 4. Styret ber om at det lages en ny overordnet plan innen 15. august Rektor får fullmakt til å godkjenne planen dersom det er hensiktsmessig for framdriften i den økonomiske avklaring. 6. Planen legges fram for styret i septembermøtet. SAK S SPESIELL OPPFØLGING AV DEN ØKONOMISKE SITUASJONEN VED NORGES FISKERIHØGSKOLE PER JUNI 2008 (ARKIVREF ) 1. Styret tar vurderingene av utviklingen i avsetningene ved NFH til orientering, og ber NFH legge frem en ny og oppdatert prognose for utviklingen i årsresultat og avsetninger i perioden i forbindelse med sak om regnskapsoppfølging høsten Det forutsettes at NFH opprettholder en stram drift og at det ikke iverksettes tiltak/aktiviteter som har økonomiske konsekvenser i årene fremover, med mindre det tildeles øremerkede midler til formålet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S STATSBUDSJETTET 2008 FORDELING AV BEVILGNING I REVIDERT STATSBUDSJETT (ARKIVREF ) 1. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av tilleggsbevilgningen fra revidert statsbudsjett slik det går fram av dette saksforelegget. 2. De nøkkelfordelte midlene skal styrke eksisterende virksomhet ved fakultetene/enhetene. Midlene skal ikke gå til nye aktiviteter/tiltak som medfører fremtidige utgiftsøkninger og bindinger. 3. For fakulteter/enheter som budsjetterer med negative avsetninger ved årsslutt i 2008, skal midlene i sin helhet gå til reduksjon av de negative avsetningene og ikke til økt side 11

12 forbruk inneværende år. 4. Rektor gis fullmakt til å kompensere NFH for økte bunkersutgifter som følge av økte oljepriser, med midler som er satt av under sentral reserve. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tromsø, Jan Larsen ass. direktør side 12