Markedsundersøkelse. Sikre oppbevaringsenheter for politiets beslagsverdier DL

Transkript

1 Markedsundersøkelse Sikre oppbevaringsenheter for politiets beslagsverdier DL Side 1 av 11

2 1 BAKGRUNN OG FORMÅL Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt Oppdragsgiver, vurderer å gjennomføre en anskaffelse på vegne av Oslo Politidistrikt for å inngå avtaler på sikre oppbevaringsenheter for politiets beslagsverdier. Vi har delt inn omfanget i følgende områder: - Vedlegg A: Sikre oppbevaringssystemer for gods / verdigjenstander - Vedlegg B: Sikre deponeringsbokser/-safer for nøkler - Vedlegg C: Sikre transport- og oppbevaringskasser Leverandører velger selv om de ønsker å besvaremarkedsundersøkelsen for en eller flere av områdene. Oppdragsgiver ser for seg at besvarelsene på denne markedsundersøkelsen vil være et grunnlag for nærmere vurdering av funksjons- og ytelseskrav og senere anbudsprosess. For mer informasjon om oppdragsgiver: 2 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anders Høye Tøraasen E-post: anders.hoye.toraasen@politiet.no 2.2 BESVARELSE OG ØVRIGE HENVENDELSER Svar på markedsundersøkelse og øvrige henvendelser sendes via e-post til anders.hoye.toraasen@politiet.no, og kopi til christina.lain.knudsen@politiet.no Svar på markedsundersøkelsen sendes til de to oppgitte e-postadressene innen 16. juni kl. 12: REFUSJON AV UTGIFTER Alle kostnader leverandørene pådrar seg skal dekkes av den enkelte leverandør. 2.4 TAUSHETSPLIKT Leverandørene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne markedsundersøkelsen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften BEHANDLING AV INNSPILL Oppdragsgiver vil behandle og vurdere innspillene som mottas konfidensielt i forbindelse med utforming av fremtidig konkurranse for kantinedrift. Fremtidig konkurranse vil bli gjennomført i Side 2 av 11

3 henhold til lovpålagte krav, herunder krav til likebehandling. Leverandørens innspill fra denne markedsundersøkelsen vil ikke bli tillagt vekt i evaluering av potensielle fremtidige tilbud. 3 INNSPILL FRA LEVERANDØRMARKEDET 3.1 BESVARELSE Leverandør bes å beskrive eller legge ved produktkataloger for de tre områdene vi har etterspurt i denne markedsundersøkelsen. Vi ønsker også at det oppgis priser (både for kjøp og eventuelt leasing), samt kort info om eventuell service og vedlikehold, antall år og eventuelt kostnad på dette. All dokumentasjon legges med i epost til oppgitte adresser. 4 VEDLEGG - Vedlegg A: Sikre oppbevaringssystemer for gods / verdigjenstander - Vedlegg B: Sikre deponeringsbokser/-safer for nøkler - Vedlegg C: Sikre transport- og oppbevaringskasser Side 3 av 11

4 VEDLEGG A: SIKRE OPPBEVARINGSSYSTEMER FOR GODS/ VERDIGJENSTANDER ("SAFE DEPOSIT LOCKERS") Overordnet beskrivelse: OPD vurderer å gå til anskaffelse av sikre oppbevaringssystemer tilsv. "safe deposit lockers" el. "luggage lockers" som finnes på jernbanestasjoner, tilsv. for bruk til midlertidig deponering og sikker oppbevaring av beslaglagt gods/gjenstander. Hensikten med anskaffelsen er at operative mannskaper ved politiets stasjoner skal kunne ha lokal tilgang til et brukervennlig, fleksibel og sikkert sted til å deponere beslag tatt i løpet av vakten 24/7, og frem til behandlingsansvarlig etterforsker kan vurdere videre behandling og oppbevaring. Antall/volum: Anskaffelsen i første omgang skje i mindre skala som en del i et pilotprosjekt. Erfaringer fra dette prosjektet vil avgjøre videre utrulling i politiet. Antall oppbevaringssystemer: Pilot, del 1: 2-3 stk. posisjoner Pilot, del 2: >10 stk. posisjoner Funksjons- og ytelseskrav Funksjonalitet/ systembeskrivelse: Oppbevaringssystemene må bestå av flere separate rom for oppbevaring av verdigjenstander av ulik størrelse. Separat avlåsning av hvert rom for individuell adgangs-/tilgangskontroll. Følgende systemalternativer vil vurderes i prioritert rekkefølge: 1. Ulike vertikale moduler á samme romstørrelser/lysåpninger som kan sammenføyes/monteres sammen til ett system /"rack" (fig.1) 2. Ett system/"rack" med flere oppbevaringsrom av ulike størrelser (fig. 2). DxBxH må oppgis for hhv total (alt. 1) og moduler (alt.2) Romstørrelser/ lysåpninger: Oppbevaringssystemene må samlet kunne tilby oppbevaringsrom av ulike størrelser (DxBxH). Minimum 3 ulike størrelser på rommene som inngår i samme system, tilpasset kolli av ulike størrelse, alt fra mobiltelefoner og laptops til store kofferter/ bager og ski. Tilsvarende utvalg som normalt finnes på jernbanestasjoner, etc. NB. Mål/størrelsesforhold oppgitt i fig.1 og 2 er kun veiledende eksempel. Side 4 av 11

5 Side 5 av 11

6 Konstruksjon: Oppbevaringsenheten må produseres i stålplater hvis minimum tykkelse ikke er under 1 mm. Karmer, dører, skuffefronter må være falset eller avstivet/forsterket slik at oppbrekking vanskeliggjøres. Det må ikke være mulig å hente /"fiske" innhold via sprekker rundt skapdører, skuffer eller andre åpninger. Alle sammenføyninger må sveises/ tilsvarende på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge skapet. Dørhengsler må skjules / dekkes eller utformes på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge skapet. Mekanisme for avlåsning bør være flerpunkts og med avlastning/ indirekte kobling til låsen. Oppbevaringsenheten må utstyres med godkjent lås (se dette). Oppbevaringssystemet bør primært være gulvstående, men enkelt kunne fastmonteres/sikres til vegg i bakkant for å unngå velt, tyveri av skap, mv. Låser/nøkler: Mekanisk eller elektronisk lås. Låsen må være sikret mot angrep med enklere verktøy. Dette innebærer blant annet at sylinderlåser skal være utstyrt med borsikring og sikkerhetsskilt. Låsen må ha en viss beskyttelse mot manipulering. Eksempelvis bør sylindere utstyres med spesielle profiler, samt ulike typer stifter og fjærer for å vanskeliggjøre dirking. Låsen bør tilfredsstille kravene til FG-klasse 3, (NS-3620 eller tilsvarende). Nøkkel skal ikke kunne fjernes med mindre skapet låses. Låsene tilhørende alle oppbevaringsenheter i samme fysiske system må være unike, men tilhøre samme nøkkelsystem. Låsplan og minimum 2 stk hovednøkler skal medfølge. Elektroniske låser vil kunne bli vurdert under forutsetning av økt brukervennlighet, sikkerhet/ adgangskontroll og enklere (nøkkel)administrasjon (stordriftsfordeler?), enn hva manuell nøkkelhåndtering vil innebære. Ønskelig i denne sammenhengen er da: Elektroniske låser bør være knyttet sammen i et felles styrings-/adgangskontrollsystem for å kunne styre brukertilganger og registrere aktivitet i skapene (NÅR og HVEM). Brukervennlig betjeningspanel/modul. Tilgang til alle skapene bør styres av personlig PINkode, biometrisk leser og/eller kortleser som kobler aktivitet for skapet til autorisert bruker registrert i styringssystemets database. Alternativt er at skapenes styringssystem kan samhandle med eksisterende adgangskontrollsystem i virksomheten slik at politiets adgangskort/pin kan benyttes for registrering/adgang til skapene. RFID Standard: MIFARE Classic / MIFARE DESFire Det er verdt å merke seg at en lås kan bestå av flere deler som alle skal oppfylle tilsvarende sikringsklasse, herunder låskasse, sylinder, beslag og sluttstykke. Finansiering Side 6 av 11

7 Både kjøp og leasingavtale/leie vil bli vurdert. Leie/leasingavtale med totalleverandør av ulike fleksible løsninger er spesielt ønskelig i første omgang. Et pilotprosjekt vil danne grunnlag for vurdering om senere utrulling i større skala i politiet. En leasingavtale bør derfor inneholde fleksibilitet mht utvidelse, oppgradering og løpende utbytting av moduler i systemet (f.eks. til andre romstørrelser dersom dette erfares nødvendig). Videre forutsettes det service og vedlikehold som del av leasingavtalen. Service og vedlikehold: Hva slags service og vedlikehold kan tilbys? Kostnad, og varighet oppgis. Øvrige merknader: Funksjons- og ytelseskravene oppgitt i denne forespørselen bes betraktet som normative, ikke absolutte. Dette da kunden ønsker å orientere seg innenfor ulike løsninger som markedet kan tilby som ivaretar kundens behov. Muligheter for avvik fra normative krav vil spesielt kunne gjelde størrelsesforhold på dybde, høyde, bredde, lysåpninger, mv., der det antas at bransjestandarder allerede finnes. Imidlertid vil det i mindre grad tillates avvik mht kvalitet og sikkerhetsmessige forhold på selve konstruksjonen. I den grad leverandørene allerede har standardiserte løsninger tilgjengelig som vurderes å kunne tilfredsstille kundens behov til rimeligere pris, bes det om tilbud på slike alternativer. Side 7 av 11

8 VEDLEGG B: SIKRE DEPONERINGSBOKSER /-SAFER FOR NØKLER ("DROP DEPOSIT BOX") Overordnet beskrivelse: OPD vurderer å gå til anskaffelse av sikre deponeringsbokser/-safer for enveis avlevering av nøkler og dokumenter og trygg oppbevaring frem til verdiene kan hentes ut på senere tidspunkt av de/de som er autorisert for dette. Funksjons- og ytelseskrav Funksjonalitet/ systembeskrivelse: Hensikten med behovet er å kunne deponere nøkler fra oppbevaringsenheter (Se vedlegg A) benyttet til innlevering av politiets beslag, sammen med beslagsrapport, i sikret deponeringsboks/- safe frem til neste virkedag, tilsv. Deponeringsboksen må være sikret mot innbrudd og muligheten for at en person (f.eks. som leverer inn nøkkel fra sin oppbevaringsenhet), kan ta ut innhold tilhørende andre. Deponeringsboksen/-safen bør ha en drop-funksjon, med innvendig oppsamlingsboks som samler opp deponerte gjenstander og som bidrar til enkel håndtering når deponeringsboksen skal tømmes for nøkler. Størrelser: Deponeringsboksen/ - safen må ha kapasitet til å kunne romme 50 stk. nøkler m/anheng. Luke for innkast må være tilpasset dette, dvs. individuell innlevering av 1 stk nøkkel m/anheng. Av plasshensyn ønskes det at enheten opptar minst mulig volum (DxBxH) utover primærbehovet. Konstruksjon: FG-godkjent sikkerhetsskap, NS-EN eller tynnplateskap Oppbevaringsenheten må produseres i stålplater hvis minimum tykkelse ikke er under 3 mm. Karmer, dører, skuffefronter må være falset eller avstivet/forsterket slik at oppbrekking vanskeliggjøres. Det må ikke være mulig å hente /"fiske" innhold via sprekker rundt skapdører, skuffer eller andre åpninger. Alle sammenføyninger må sveises/ tilsvarende på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge skapet. Dørhengsler må skjules / dekkes eller utformes på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge skapet. Mekanisme for avlåsning bør være flerpunkts og med avlastning/ indirekte kobling til låsen. Oppbevaringsenheten må utstyres med godkjent lås (se dette). Oppbevaringsenheten må kunne boltes til vegg. Side 8 av 11

9 Låser/nøkler: Mekanisk eller kombinasjonslås. Låsen må være sikret mot angrep med enklere verktøy. Dette innebærer blant annet at sylinderlåser skal være utstyrt med borsikring og sikkerhetsskilt. Låsen må ha en viss beskyttelse mot manipulering. Eksempelvis bør sylindere utstyres med spesielle profiler, samt ulike typer stifter og fjærer for å vanskeliggjøre dirking. Låsen bør tilfredsstille kravene til FG-klasse 3, (NS-3620 eller tilsvarende). Kombinasjonslås bør inneha en sikkerhetssertifisering fra et anerkjent sertifiseringsorgan (f.eks. UL, CEN, VdS, etc.), tilsvarende sertifisering minimum VdS class 2 / EN 1300 class B. Ønskelig dersom elektronisk kombinasjonslås kan samvirke med automatisk adgangskontrollanlegg. Det er verdt å merke seg at en lås kan bestå av flere deler som alle skal oppfylle tilsvarende sikringsklasse, herunder låskasse, sylinder, beslag og sluttstykke. Låser til deponeringsboksene skal være unike, dvs. ikke være i et låssystem. Finansiering Både direktekjøp og leasingavtale vil bli vurdert. Service og vedlikehold: Hva slags service og vedlikehold kan tilbys? Kostnad, og varighet oppgis. Øvrige merknader: Funksjons- og ytelseskravene oppgitt i denne forespørselen bes betraktet som normative, ikke absolutte. Dette da kunden ønsker å orientere seg innenfor ulike løsninger som markedet kan tilby som ivaretar kundens behov. Muligheter for avvik fra normative krav vil spesielt kunne gjelde størrelsesforhold på dybde, høyde, bredde, lysåpninger, mv., der det antas at bransjestandarder allerede finnes. Imidlertid vil det i mindre grad tillates avvik mht kvalitet og sikkerhetsmessige forhold på selve konstruksjonen. I den grad leverandørene allerede har standardiserte løsninger tilgjengelig som vurderes å kunne tilfredsstille kundens behov til rimeligere pris, bes det om tilbud på slike alternativer. Side 9 av 11

10 VEDLEGG C: SIKRE TRANSPORT- OG OPPBEVARINGSKASSER Overordnet beskrivelse: OPD vurderer å gå til anskaffelse av tette, låsbare kasser til transport og oppbevaring av gods- og verdigjenstander. Funksjons- og ytelseskrav Funksjonsbeskrivelse: Hensikten med behovet er sikker oppbevaring av politiets beslaglagte gjenstander og verdier under transport og lagring. Kassene skal være av en slik kvalitet og utforming at de bidrar til å redusere risiko fra følgende trusler: Innbrudd, dvs. redusere risikoen for uautorisert tilgang til verdiene og ulovlig inntrengning, oppdage et evt. (forsøk på) innbrudd. Brann/røyk, dvs. virke som brannskille/ redusere risikoen for at brann sprer seg. Vann- og fuktskader, dvs. forhindre inntrengning hvis vannlekkasje, mv. (Kryss)kontaminering til/fra innhold i kassen, dvs. overføring av lukt, smitte til/fra omgivelsene. Leverandør må kommentere egne produkter mht disse sikringsmålene. Funksjons- og ytelseskrav: Kassene må være sikret mot fukt, vann og støv. (Forsøk på) fysisk inntrengning må kunne oppdages. o Det må ikke være mulig å hente /"fiske" innhold via sprekker i kassen. o Alle sammenføyninger må sveises/ tilsvarende på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge kassen/ etterlate spor. o Hengsler må skjules / dekkes eller utformes på en slik måte at demontering utenfra utelukkes uten samtidig å ødelegge skapet/ etterlate spor. Kassene må ha lang levetid. Kassene, herunder låser/hengsler til lokk, må være robuste og tåle hardhendt håndtering over tid. Kassene må ikke ha detaljer som ruster Kassene må ha lav egenvekt og være enkle å håndtere Kassene må kunne avlåses med FG-godkjent hengelås. Kassene må ha bærehåndtak for enkel håndtering inn/ut av kjøretøy, lagerhyller, mv. Kassene må kunne stables i høyden når de benyttes (når lokket er på). Bør kunne sammenføyes/ stables "inni hverandre" når tomme (og lokket er av), for minst mulig plassbehov. Kassene er ment å oppbevares i industrihyllereoler. Utforming bør ta høyde for dette. Tilleggsutstyr til kassene bør være tilgjengelig (f.eks. hengelåser, hjul, forseglinger, foringer, o.l.) Side 10 av 11

11 Kassene bør kunne merkes utvendig med tekst/sjablonger, f.eks. formål, nummerering og eierskap - "Beslag, #001, Oslo politidistrikt", e.l. Størrelser: Kassene må kunne leveres i mange standardstørrelser. Låser/nøkler: Kassene må kunne låses, hhv med FG-godkjent og/eller TSA sertifisert kodehengelås. Antall/volum: Antallet kasser er ikke avklart. Ved anbud bes tilbyder oppgi terskler og nivåer for kvantumsrabattering. Oslo politidistrikt behandler årlig ca straffesaker, hvorav ca. halvparten av sakene innebærer beslag av én eller flere gjenstander. Total antall kasser nødvendig underveis i den løpende behandlingsprosessen for beslag er ennå ikke avklart. I første omgang vil eventuelle anskaffelser skje i mindre skala ifm pilotprosjekt. Erfaringer fra dette prosjektet vil avgjøre videre utrulling i politiet. Finansiering Både kjøp og leasingavtale vil bli vurdert. Service og vedlikehold: Hva slags service og vedlikehold kan tilbys? Kostnad, og varighet oppgis. Øvrige merknader: Funksjons- og ytelseskravene oppgitt i denne forespørselen bes betraktet som normative, ikke absolutte. Dette da kunden ønsker å orientere seg innenfor ulike løsninger som markedet kan tilby som ivaretar kundens behov. Side 11 av 11