Årsmelding Fellesadministrasjon Gildeskål kommune

Transkript

1 Årsmelding Fellesadministrasjon Gildeskål kommune 2016

2 Fellesadministrasjonen består av områdene Plan og utvikling og Økonomi og administrasjon. På grunn av omorganisering i administrasjonen vil årsmeldingene for de to områdene heretter presenteres i ett dokument. Hovedmål Plan og utvikling skal ivareta kommunens samfunns- og arealplanlegging, overordnet planverk, prosjektstøtte, personalpolitikk og organisasjonsutvikling, IKT og beredskapsplanlegging. Politisk sekretariat og arkiv skal tilrettelegge for møter i kommunestyret, formannskapet og de øvrige politiske råd og utvalg. Her er også hovedansvaret for kommunens arkiver. Økonomi og administrasjon skal ivareta kommunens økonomifunksjon, servicefunksjon, personalforvaltning og lønn, og det overordnede HMS-arbeidet (operativt HMS-ansvar ligger hos virksomhetsledere og enhetsledere). Videre ivaretas kommunens innkjøpskoordinering og forsikringskoordinering. Organisering Med bakgrunn i vedtak i budsjett 2016 om å effektivisere/optimalisere administrasjonen og rådmannens egne vurderinger mht. riktigere styring i forhold til utvikling, behov som ikke er dekket og ønske om større grad av sammenheng i det vi planlegger og det vi gjør, ble det gjennomført omorganisering i fellesadministrasjonen pr I hovedsak ble det gjort følgende endringer: Overordnet planarbeid og utvikling ble flyttet fra teknisk avdeling til rådmannens stab. Dette ble gjort for å sikre helhetlig planlegging og sammenheng i alle planer. Politisk sekretariat ble flyttet fra assisterende rådmann til å være direkte under rådmannen. Det var behov for et sterkere politisk sekretariat for å optimalisere politisk saksbehandling, dvs styring og kontroll med all saksbehandling til alle utvalg. Lønn, personal og servicekontor ble flyttet fra assisterende rådmann til kommunalsjef økonomi og administrasjon. Organisasjonsendringen gjorde at lederoppgavene utviklingsledelse og driftsledelse rendyrkes ved at: utviklingsoppgaver, helhetlig planoppgaver og utvikling av mål og resultatkriterier ble lagt til assisterende rådmann helhetlig driftsoppgaver, i form av etterfølgende driftsoppgaver under en leder, ble lagt til kommunalsjef økonomi og administrasjon Organiseringen slik den har vært etter er skissert i de to organisasjonskartene presentert på neste side. 1

3 Rådmann ass. rådmann - Politisk sekretariat og arkiv 150 % IKT Prosjektstøtte 50 % Arealplanlegger 100 % Politisk sekretariat er underlagt rådmannen Ikt, prosjektstøtte og arealplan er underlagt assisterende rådmann Kommunalsjef økonomi og administrasjon 100 % Lønn, personal, HMS Økonomikontor Servicekontor Eiendomsskatt 50 % Språkpraksis 100 % 2

4 Personal, lønn og HMS I Gildeskål kommune har vi pr totalt 214 faste årsverk inkl. de som pr dato er midlertidig vakante (hvor det er budsjett og det vil bli gjort tilsetting). Disse fordeler seg som følger på de ulike virksomhetene: I Gildeskål kommune har vi pr totalt 214 faste årsverk inkl. de som pr dato er midlertidig vakante. Disse fordeler seg som følger på de ulike virksomhetene: Virksomhetsområder Ant. faste Ant. faste % andel 2016 årsverk 2016 årsverk 2015 % andel 2015 Fellesadministrasjon*) 14,5 6,8 14,3 6,7 Oppvekst og kultur 88,0 41,1 85,5 40,3 Pleie og omsorg 83,4 39,0 79,0 37,2 Helse og sosial 12,2 5,7 11,2 5,3 (Gildeskål Eiendom KF) 13,7 6,5 Teknisk (tidl plan, 15,9 7,4 8,5 4,0 eiendom og utvikling) Totalt ,2 100 * Rådmann, økonomiavdeling og sentraladministrasjon (plan /utvikling, ass. rådmann, personal/lønn, IT, servicekontor/arkiv og prosjektstøtte). Videre fordeler de faste ansatte seg som følger på kjønn og deltid/heltid: Ansatte*) Ant. deltid % Ant. heltid % Alle Ant. deltid % Ant. heltid % Alle Kvinner 84 40, , , ,1 215 Menn 23 38, , , ,7 48 Totalt , , Andel ansatte på deltid viser totalt sett en oppgang på 3,07 %, fra 39 % i 2015 til 40,2 % i Det er en nedgang på 0,002 % hos kvinnene, som er i stort flertall, mens mennene øker med 15,01 %. Det er arbeidsgivers intensjon å ansette i flere heltidsstillinger. Ser vi på fordelingen mellom kvinner og menn totalt, så har kvinneandelen blitt redusert med 5,3 %, fra 81,7 % i 2015 til 77,4 % i Andelen menn har økt med 23,6 %, fra 18,3 % i 2015 til 22,6 % i Det presiseres at utviklingen i % her er beregnet ut fra antall ansatte jfr. tabell, ikke ut fra antall årsverk som ville kunne gitt andre tall. 3

5 Rekruttering 2016: Tjenesteområde Type stilling Antall utlysninger Antall søkere Teknisk*) (fra ) Teknisk sjef 1 10 Oppmålingsingeniør 1 22 Byggesaksbehandler 1 7 Plan, eiendom og Arealplanlegger* utvikling 1 9 Plan og utvikling (fra Arealplanlegger ) 1 11 Byggesaksbehandler 1 6 Oppvekst og kultur Undervisningsstillinger skoleåret 2016/ 2017 fast 921,5 %, vikariat % Pedagogisk Inndyr barnehage 100 % - 1 års vikariat Barnehagelærer Inndyr 2 6 barnehage 100 % Pedagogiske ledere, Storvik barnehage -100 % 1 4 Rektor Inndyr skole % 1 3 Rektor Sandhornøy skole og barnehage % 2 3 Lærer i kulturskolen 30 % vikariat 1 1 Miljøarbeider/ klubbarbeider - 50 % 1 9 Renholder Inndyr skole 1 27 Pleie og omsorg*) Sykepleier fast 350 %, vikariat fast % hjemmeside 4 Vernepleier, 100 % 1 + fast Miljøterapitjenesten hjemmeside 1 Helsefagarbeider faste helgestillinger, 175%, vikariat) 3 48 Prosjektleder velferdsteknologi 1 2 Helse og sosial Barnevernskonsulent 1 2 Saksbehandler/veileder NAV 1 9 *) Etter drøftinger med tillitsvalgt ble fem stillinger på henholdsvis 2 x 100 % fast stilling, 2 x 100 % vikariater og 50 % fast lyst ut internt. I tillegg er det etter drøftinger med tillitsvalgte gjennomført seks saker vedrørende direktetilsettinger, med blant annet økning av stilling, og overføringer av stillinger til annet arbeidssted. Disse har skjedd innen virksomhetene Pleie og omsorg og Oppvekst og kultur. 4

6 Sykefraværsstatistikken for 2016 viser følgende: Fraværsstatistikk Gildeskål kommune (tall i %) Avdeling E.meld. fravær 1-24 dg Sykemeld dg Sykemeld dg Sykemeld. >= 40 dg Totalt fravær 2016 Totalt fravær 2015 Endr % Oppvekst og kultur 1,7 0,7 0,5 4,5 7,4 8,9-16,9 Pleie og omsorg 2,0 1,0 1,3 6,9 11,1 11,1 0 Helse og sosial 0,3 0,9 0,4 2,3 3,9 2,8 +39,3 Teknisk (tidligere Plan, eiendom og utvikling) Økonomi og administrasjon og Plan og utvikling 0,6 0,9 0,6 8,5 10,5 3, ,0 1,3 0,5 0,4 3,6 5,8 2,3 +152,2 Totalt fravær ,6 0,8 0,8 5,5 8,7 Totalt fravær ,4 0,9 1,1 5,3 8,6 Endr. % ,3-11,1-27,3 +3,8 +1,6 Ev. avvik ved summering tall sideveis skyldes avrundinger til nærmeste desimal innenfor enkelt- kategorier. Totalt sett viser sykefraværet i kommunen en liten oppgang på 1,1 % fra 8,6 % i 2015 til 8,7 % i Til tross for en liten økning i sykefraværet totalt ser en at det er korttidsfraværet egenmelding 1-14 dager og sykemelding 1-16 dager som øker, mens langtidsfraværet sykemelding dager og sykemelding over 40 dager har gått ned. Det betyr at ansatte har færre arbeidsdager borte fra jobb når de først blir syk. Det er virksomhetene Pleie og omsorg, Oppvekst og kultur samt Teknisk som i 2016 har for høyt sykefravær. Pleie og omsorg har ingen endring i sykefraværet fra 2015 til 2016 og står på 11,1 %. Oppvekst og kultur har i 2016 fortsatt sin nedgang på 16,9 % fra 8,9 % i 2015 til 7,4 % i Dette er en reduksjon på tilsammen 40,3 % siden maksåret 2014 der sykefraværet lå på 12,4 % innen oppvekst og kultur. Teknisk har i 2016 et sykefravær på 10,5 % men pga. organisatoriske endringer og omorganiseringer så har vi store forhåpninger om at 2016 var et unikt år med hensyn til sykefraværet sammenlignet med andre år. Som en del av IA- avtalen skal arbeidsgiver avholde to IA- dager i året der inkluderende arbeidsliv skal være tema. I januar og mai arrangerte Gildeskål kommune felles IA-dag for ledere, tillitsvalgt, verneombud og AMU med temaene psykiske helseplager og arbeidsplikt etter åtte uker, krise og stressmestring, «en samtale om muligheter» og helsefremmende arbeidsplass. Arbeidsgiver har gjennom opprettelse av nytt verktøy (tilretteleggingsgruppa) satt fokus på muligheter og arbeidet med å få ansatte tilbake i arbeidsrelatert aktivitet. Temaet er også fast punkt i kommunens ulike ledergrupper, og det gis jevnlig informasjon direkte til alle ansatte, ikke bare til de sykemeldte. Det blir og lagt vekt på å iverksette rutinene knyttet til oppfølging av sykemeldte så snart som mulig, og å være i forkant. Videre arbeides det med bevisstgjøring av den ansattes rolle og ansvar i forhold til egen fysisk og psykisk helse. 5

7 Med bakgrunn i intensjonsavtalen med NAV om et mer inkluderende arbeidsliv (IA), skulle resultatene av fremtidig nærværsarbeid sees opp mot målingen for 2.kvartal Gildeskål kommune lå da på 10,5 %. Ved oppstart av IA-arbeidet var målsetningen å få til en reduksjon på 20 %, for Gildeskål tilsvarte dette et måltall på 8,4 %. Gildeskål kommune har som målsetning å komme ned på måltallet til kommunesektoren sett under ett. Dette er på 6,7 % for avtaleperioden Dersom utviklingen fortsetter som beskrevet ovenfor, er dette målet innen rekkevidde. I 2016 har personal koordinert arbeidet med å sammenfatte rådmannens delegasjon i ett felles reglement. Hensikten med dette delegasjonsreglement er å samle rådmannens delegasjon til ass. rådmann, kommunalsjefer, rektorer/virksomhetsledere (nærmeste leder med personalansvar) og administrasjonen i ett dokument. Videre har det i 2016 vært gjennomført en teknisk revidering av politisk delegasjonsreglement. IKT I 2016 ble kommunens nye serverrom på Gibos ferdigstilt. Dette hadde vært en flaskehals for IT og i kjølvannet av ferdigstillelsen fikk vi oppgradert kommunens internettaksess, ny telefonsentral ble innplassert, vi fikk i stand en redundant løsning for backup, og virtualisering av alle kommunens servere ble realisert. Videre ble digitaliseringsarbeidet i kommunen fortsatt ved at de sikre systemene hos NAV, barnevernstjenesten og flyktningkontoret ble integrert mot elektronisk arkiv. Kommunens økonomisystem ble integrert med Difis SDP-tjeneste for utsending av post elektronisk. Bredbåndsdelen av prosjektet «Digital infrastruktur» stod ferdig til fristen NK nett garanterer nå leveranse av bredbånd til alle kommunens innbyggere. Mobildelen av prosjektet ble forsinket og blir ferdigstilt i IT-plan for kommunen ble ferdigstilt og godkjent i kommunestyret høsten Denne danner nå grunnlaget for videre IT-arbeid. Servicekontor, arkiv og prosjektstøtte Gildeskål var første kommune i Nordland som tok i bruk elektronisk postlevering via SvarUT/Altinn til kommunens innbyggere var det første hele driftsåret etter implementeringen av saksbehandlingssystemet Ephorte, fullelektronisk arkiv og SvarUt (formidling av post til innbyggere og næringsliv via Altinn el sentral utskriftleverandør). Vi ser store forbedringer og forenklinger som følge av dette fornyingsarbeidet. I løpet av 2016 er det holdt flere interne oppfølgingskurs for å få systemet implementert i hele organisasjonen. Flyktningetjenesten og NAV sosial ble i løpet av 2016 også fullelektronisk. Kommunens Facebookside ble opprettet i januar Den brukes i hovedsak til å dele nyheter og annen informasjon fra kommunen. 6

8 Det ble gjennomført en beredskapsøvelse i april 2016 i samarbeid med andre eksterne aktører. Våren 2016 ble det gjennomført en rådgivende folkeavstemming vedr. kommunereformen. Det var en valgdeltakelse på 52,11 %, med følgende resultat: Gildeskål bør være egen kommune 84,93 % Gildeskål bør slå seg sammen med Bodø 14,84 % Blanke stemmesedler 0,23 % Økonomikontor Økonomikontorets skal sørge for at årsregnskapet føres i tråd med de til en hver tid gjeldene regnskapsforskrifter og god regnskapsskikk, både når det gjelder regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen regnskapet skal gi. Herunder gjelder oppgaver som inngående fakturabehandling, bokføring, utgående fakturering, innkreving og oppfølging, Økonomikontoret har i 2016 ført regnskap for Gildeskål kommune og Gildeskål kirkelige fellesråd. Økonomikontoret har i 2016 hatt fokus på interne rutiner for å effektivisere og i størst mulig grad automatisere driften, samtidig som vi skal levere gode tjenester til innbyggerne. I tråd med kommunens målsetting om å bli fullelektronisk har økonomikontoret iverksatt tilbudet om å sende faktura elektronisk til digital postkasse til fakturamottakere. Dette gjelder de kundene som ikke vil ha avtalegiro eller e-faktura. Politisk sekretariat og virksomhet Kommunestyret ARBEIDERPARTIET Petter Jørgen Pedersen Silje Nordgård Anne Wiik Gunnar T. Skjellvik Janette Festvåg Håkan Hammer Heidi Cecilie Bakke HØYRE Walter Pedersen Bjørn Magne Pedersen Britt Larsen SOSIALISTISK VENSTREPARTI Kenneth André Norum FREMSKRITTSPARTIET Thrond Aasmund Gjelseth Jan Arne Birkeli SENTERPARTIET Svein Magnar Eggesvik Hilde Furuseth Johansen Knut-Eirik Svendsen VENSTRE/KRISTELIG FOLKEPARTI Odd Hermann Kaspersen 7

9 Råd og utvalg Formannskapet Levekårsutvalget Planutvalget Petter Jørgen Pedersen, Arbeiderpartiet, ordfører Thrond Gjelseth, Fremskrittspartiet, varaordfører Silje Nordgård, Arbeiderpartiet Walter Pedersen, Høyre Svein Eggesvik, Senterpartiet Silje Nordgård, Arbeiderpartiet, leder Sissel Minde, Fremskrittspartiet, nestleder Janette Festvåg, Arbeiderpartiet Gunnar T. Skjellvik, Arbeiderpartiet Tommy Westblikk, Venstre/Kristelig Folkeparti Øyvind Mevik, Senterpartiet Britt Larsen, Høyre Anne Wiik, Arbeiderpartiet, leder Laila Kildahl, Fremskrittspartiet, nestleder Håkan Hammer, Arbeiderpartiet Kenneth Norum, SV Ann-Kirsti Knudsen, Senterpartiet Harald Birkeli, Venstre/Kristelig Folkeparti Bjørn Magne Pedersen, Høyre Antall møter og saker i 2016 Utvalg/styrer Antall møter Antall saker Kommunestyret 6 85 Formannskapet Levekårsutvalget 5 25 Planutvalget 7 37 Administrasjonsutvalget 4 7 Kontrollutvalget 3 27 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) 4 9 Sakkyndig nemnd for eiendomsskatt 2 2 Klagenemd for eiendomsskatt 0 0 Eldreråd 4 8 Ungdomsråd 4 Råd for likestilling av funksjonshemmede 1 3 Viltnemd