ROMSDALSHALVØYA INTERKOMMUNALE RENOVASJONSSELSKAP IKS

Transkript

1 ROMSDALSHALVØYA INTERKOMMUNALE RENOVASJONSSELSKAP IKS KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling, ett-trinns for inngåelse av avtale om: Leveranse av ny eller nyere brukt skapbil, ca. 12 tonn Hamar

2 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppsummering av anskaffelsen Kjøper, samt adresse for levering av tilbud, jf. punkt 2.2: Organisasjon: Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR) Organisasjonsnummer: Besøksadresse ved levering av tilbud: Postadresse: Kontaktperson: Årøsetervegen 56, 6422 Molde Årøsetervegen 56, 6422 Molde Terje Høystakli Tlf: E-post: Hjemmeside: Kjøpers konsulent for spørsmål, punkt 1.5: Organisasjon: Kontaktperson: Postadresse: Albaran AS Reidar Seim Postboks 332 Skøyen; N-0213 Oslo, Norway Tlf: E-post: Anskaffelse og konkurranseregler: Type anskaffelse: Anbudsprosedyre: Varekjøp. Under EØS terskelverdi, kjøp etter forhandling Regelverk: Anskaffelsesforskriften (FOA) del I og II, jf. punkt 2.1. Beskrivelse: Mengde eller omfang av tjenesten: Leveringsadresse: Kontraktsbetingelser: Leveranse av ny eller nyere brukt to-akslet skapbil med totalvekt ca. 12 tonn, totallengde < 8 m, bredde 2,60 m, totalhøyde < 3,80 m. Temperaturregulert skap med innvendig bredde skap ca. 2,50 m, nyttevolum ca m3, full sidedørsåpning venstre side og løftekapasitet bakløfter på minimum 1500 kg. Snarlig levering. 1 stk. Årødalen, Molde, jf. over. Om ikke annet er avtalt; Standard kjøpekontrakt fra Norsk Bilbransjeforbund der kjøpers kravspesifikasjon og leverandørens tilbud skal inngå som vedlegg i prioritert rekkefølge som angitt over. Albaran AS Side 2 av 10

3 Frister og framdriftsplan Kunngjøringsdato: DOFFIN Tilbudsbefaring: Avholdes ikke. Tilbudsfrist: , kl , jf. punkt 2.2. Tilbudsåpning: , kl , jf. punkt 5.2 Melding om tildeling av kontrakt: Kontraktsinngåelse: Vedståelsesfrist: Leveringstidspunkt: (antatt) (antatt) kl. 24:00, 2 måneder etter tilbudsfristen. Ca. oktober 2016, eller etter avtale 1.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består kun av dette dokumentet. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se Felles tilbudsbefaring/-orientering Avholdes ikke. 1.5 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til kjøpers kontaktperson. Dersom tilbyder unnlater å varsle feil eller uoverensstemmelser som tilbyder har oppdaget eller åpenbart kunne eller burde ha oppdaget, kan vedkommende ikke senere påberope dette som innsigelse i forhold til gjennomføringen av denne konkurransen. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller feil merkes Anbudskonkurranse skapbil RIR og sendes til kjøpers konsulent pr. e-post, jf. punkt Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av tilbudsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget blir straks og senest 6 dager før tilbudsfristen lagt ut elektronisk på Doffin. Tilbyderne har selv ansvaret for å registrere seg i Doffin på konkurransen slik at de får tilgang til rettinger, suppleringer eller endringer i tilbudsgrunnlaget. Albaran AS Side 3 av 10

4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom prosedyren kjøp etter forhandling etter forskriftens del I og del II (anskaffelser under EØSterskelverdi). Ved valgt prosedyre gis alle interesserte tilbydere anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud (ett trinns prosedyre). Valgt prosedyre gir anledning til å gjennomføre forhandlinger etter tilbudsfristen. Kjøper forbeholder seg likevel retten til å inngå kontrakt basert på tilbudene gitt inn ved tilbudsfrist, slik at det anbefales at leverandøren gir sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Ved eventuelle forhandlinger er det adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlinger fører til endring av en leverandørs tilbud, skal endringene dokumenteres skriftlig. I praksis kan forhandlingene skje via e-post. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i FOA ( 3-1), herunder kravene til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt i 3-6. Kjøper skal særlig sørge for at det ikke gis opplysninger om innholdet i øvrige deltageres tilbud eller som kan stille noen leverandører bedre enn andre. 2.2 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres til eller sendes per post til, jf. punkt 1.1: Besøksadresse: Postadresse: RIR IKS v/terje Høystakli Årøsetervegen 56 N-6422 Molde; Norway RIR IKS v/terje Høystakli Årøsetervegen 56 N-6422 Molde; Norway Tilbudet skal være kjøper i hende før utløpet av tilbudsfristen gitt i punkt 1.1. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av personer som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud Skapbil RIR. Tilbudet skal være på norsk. Albaran AS Side 4 av 10

5 Tilbudet skal leveres på en minnepinne, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. Men det skal i tillegg leveres et signert tilbudsbrev og komplett innholdsfortegnelse i papirutgave, jf. tabell under. Det tilbyders ansvar at den fysiske lagringsenheten inneholder all informasjon som det blir bedt om, inkludert: Kopi av komplett tilbud i pdf-format eller tilsvarende. Kopi av sladdet versjon i pdf-format eller tilsvarende, der leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter, se punkt Om ønskelig kan hele tilbudet leveres i papirformat, men i såfall vedlagt minnepinne el.l. som spesifisert over. Tilbudet skal bestå av dokumentasjon som beskrevet nedenfor: Vedleggsnr. Elektronisk Dokumentasjon til tilbuds- Papirformat format brev Signert tilbudsbrev med angivelse av pris eks. mva.. X X (excel og pdf) Komplett innholdsfortegnelse tilbud X X Firmaattest eller tilsvarende Se kvalifikasjonskrav med tilhørende krav til dokumentasjon i punkt 3.3 Skatteattest merverdiavgift, arbeidsgiveravgift og skatt Se kvalifikasjonskrav med tilhørende krav til dokumentasjon i punkt 3.2 Tilbudets kjøretøyspesifikasjon Utfyllende beskrivelse og dokumentasjon av tilbudt kjøretøy, herunder måltegninger og vektberegning. Beskrivelsen bør fortrinnsvis tilpasses tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2. Forbehold og avvik Se krav til dokumentasjon i punkt X 2 X 3 X 4 X Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Inngitte tilbud, herunder avviste og/eller forkastede tilbud, vil ikke bli returnert til tilbyder. Kjøper dekker ikke tilbyders kostnader eller utgifter av noe slag knyttet til deltagelse i denne konkurransen. Albaran AS Side 5 av 10

6 2.3 Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at kjøper kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende, vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Redegjørelsen for eventuelle forbehold og avvik skal følge som vedlegg 4 til tilbudsbrevet. 2.4 Opplysningsplikt Kjøper vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbyder eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Kjøperen plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.5 Alternative tilbud Tilbud skal leveres i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av leveransen definert i punkt Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå seg sitt tilbud til kl. 24:00, 2 måneder etter tilbudsfristen. 2.8 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 2.9 Eventuell bruk av underleverandør Det skal oppgis hvilke underleverandør(er) som ønskes benyttet og hvilke deler av leveransen som skal utføres av hver enkelt underleverandør. Navn og organisasjonsnummer til underleverandør skal oppgis, herunder underleverandørens innpassing i organisasjonsplanen Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr.16 23, inntil valg av leverandør er bestemt. Tilbyderne skal opplyse om hvilke deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter, se punkt 2.2 om innlevering av tilbud og tilbudsutforming. Ved begjæring om innsyn, skal kjøper Albaran AS Side 6 av 10

7 uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at kjøper plikter å unnta dem fra offentlighet. Kjøperen vil søke å ta hensyn til tilbyder innenfor de skranker som følger av gjeldende lovverk. Kjøperen påtar seg imidlertid intet erstatningsansvar knyttet til offentliggjøring av tilbudsdokumentasjon Taushetsplikt Kjøper og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Generelt om kvalifikasjonskravene Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenunder er en forutsetning for videre deltagelse i konkurransen. Dokumentasjonen skal følge som vedlegg til tilbudsbrevet. 3.2 Betaling av skatt mv. Krav Dokumentasjon Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Felles attest om restanser på skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. kan bestilles i Altinn ( og produseres automatisk og leveres i meldingsboksen i Altinn. Attestene skal følge som Vedlegg 2 til tilbudsbrevet, og ikke være eldre enn 6 måneder. 3.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest, eller utskrift fra Brønnøysundregisteret med tilsvarende innhold som en firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Firmaattest / utskrift skal følge som Vedlegg 1 til tilbudsbrevet, og ikke være eldre enn 6 måneder. Albaran AS Side 7 av 10

8 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Ny eller nyere brukt to-akslet skapbil med totalvekt ca. 12 tonn Totalbredde inkl. skap: 2,60 m Totallengde inkludert skap: < 8,0 m Totalhøyde kjøretøy påmontert skap: < 3,80 m Temperaturregulert skap, minimum ca W Innvendig bredde skap: ca. 2,50 m Nyttevolum skap: ca m3 Full sideåpning venstre side Løftekapasitet bakløfter: Minimum 1500 kg Seks stk blitz lamper rundt bilen; To foran, to bak, og en på hver side Skivebremser og luftfjæring alle akslinger Tilleggsvarme i cabin Elektronisk styrt girkasse / automatgirkasse Ryggekamera Dieseltank min 180 liter LED kjørelys ADR klasse AT Leveres med M+S dekk. Takspoiler Surrekroker i dørken, samt 2 høyder med surreskinner på sider og framvegg i skapet. Levert ferdig registrert, fritt levert kjøpers adresse, jf. pkt 1.1 Evt, bruktbil skal medfølge tilstandsrapport og servicehefte. Albaran AS Side 8 av 10

9 4.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for kjøper basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris: Totalkostnad, beregnet ut fra følgende: Pris eks. mva på leveransen. Prissatte forbehold, eller andre forhold som innvirker på det totale kostnadsnivået. 50 % Tilbudt pris skal dokumenteres ved: Pristilbud i tilbudsbrev. Eventuell priskonsekvens av forbehold og / eller avvik, og skal i tilfelle fremgå av vedlegg 6 til tilbudsbrevet. Kvalitative egenskaper ved tilbudet: Kvalitet og leveringstid, vurdert ut fra følgende for hver leveranse: Avvik eller merverdi i forhold til kravspesifikasjon i punkt 4.1. Leveringstid, inkludert vilkår for gjennomføring av leveranse, herunder kontraktsvilkår/-formular. Førermiljø og renovatørmiljø, herunder bl.a. innsteg, sittekomfort, utsyn (forover/bakover), instrumentbetjening, oppbevaringsrom og sikkerhet. 50 % Tilbyderen skal besvare dette kravet ved følgende: Utfyllende kjøretøyspesifikasjon inkludert måltegninger og vektberegning. Utfyllende beskrivelse skal følge som vedlegg 3 til tilbudsbrevet. Kjøretøyets tilgjengelige nyttelast, samt funksjonalitet for øvrig i forhold til lastekapasitet. Service, tilgjengelighet og nærhet/responstid til serviceverksted for bil og påbygg, herunder tilgjengelighet på reservedeler. Lengde og omfang av garantier for chassis og påbygg. Leveransens funksjonsmessige egenskaper, teknisk verdi og driftssikkerhet for øvrig. 4.3 Evaluering Ved evaluering av tilbudene i forhold til de enkelte kriteriene vil det bli benyttet en poengskala fra 0 til 10, hvor 10 er best. Ved evaluering av pris legges en lineær skala til grunn, der tilbyderen med lavest pris får 10 poeng, og en prisforskjell på 100 % gir 0 poeng. Kvalitet bedømmes etter beste skjønn basert på samme prinsipp. Total poengsum beregnes deretter med de oppgitte innbyrdes vekter som grunnlag. Albaran AS Side 9 av 10

10 For øvrig vil det bli tatt hensyn til eventuelle forbehold og avvik under det enkelte kriterium. 5 KJØPERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil kjøper skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga. forhold ved tilbyderen Kjøper plikter å avvise tilbydere dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Kjøper kan avvise tilbydere dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Kjøper plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Kjøper kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-d foreligger. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kjøper kan kostnadsfritt avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Kjøpers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngås» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på minimum 7 kalenderdager regnet fra den dato skriftlig varsel er sendt elektronisk. Når klagefristen er utløpt, har kjøper til hensikt å inngå kontrakt. Albaran AS Side 10 av 10