Kontrollutvalget i Hemsedal kommune MØTERPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 28. februar 2017, kl Møtested Møterom «Kommunestyresalen», Kommunehuset i Hemsedal Medlemmer/varamedlemmer Leder Arnt Skansen, nestleder Randi Larsen Flaget til stede i møtet Medlem: Torstein Tuv Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), ordfører Oddvar Grøthe, rådmann Ole-Johnny Stavn, helse- og omsorgsleder Borghild Moen, personalsjef Marianne B. Grøthe Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 01/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. arbeidsmiljø/varslinger Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte , og fellesmøte : Protokoll fra møtet , og fellesmøte ble formelt godkjent og signert. Habilitet: Kontrollutvalgsleder Arnt Skansen innleder møtet med å informere om at hans samboer er i slekt med en av varslerne og at hans habilitet bør vurderes. Utvalgsleder går på gangen mens dette diskuteres av øvrige medlemmer. Nestleder Randi L. Flaget anser utvalgsleder som habil, det samme gjør medlem Torstein Tuv. Arnt Skansen er å anse som habil og kan tiltre møtet. Sak 01/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Arbeidsmiljø/varslinger Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. kritikkverdig arbeidsmiljø og varslinger innen oppvekstsektoren med oversendelsesbrev fra Kommunerevisjon IKS av Brev fra Kommunerevisjonen IKS «Forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. oppvekstsektoren og offentlighet, datert Brev fra Arbeidsrettsadvokatene «Ad forvaltningsrapport fra Kommunerevisjonen IKS vedrørende varslingssaker knyttet til arbeidsmiljø i oppvekstsektoren», datert Bakgrunn for rapporten: Hemsedal kommune mottok høsten 2014 seks varslinger om kritikkverdig arbeidsmiljø i oppvekstsektoren. Kontrollutvalget fikk kunnskap om disse sakene høsten 2014, drøftet det i lukket møte, og besluttet å innhente mer informasjon fra varslerne om hva dette omhandlet. Etter dialog med revisjonssjefen ble innhentet materiell oversendt til Kommunerevisjon IKS til vurdering. 1

2 Revisjonssjefen vurderte at dette var personalsaker som rådmann var ansvarlig for, og oversendte dokumentene som var mottatt unntatt offentlighet til rådmann for oppfølging, og med anmodning om tilbakemelding fra rådmannen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde arbeidsmiljøet innen oppvekstsektoren på dagsorden i 2015 som hhv. sak 04/2015, 05/2015 og 17/2015. I møte og ba kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen: I sak 4/2015 var k-utvalget positive til at rådmann utviklet rutinene for avvikshåndtering og samarbeidsmøter i oppvekstsektoren, og k-utvalget ba om tilbakemelding når rapporten fra arbeidstilsynet forelå. I sak 5/2015 den fikk k-utvalget ny redegjørelse om saken. Dette gikk fortsatt på etablering av rutiner og samarbeidsmøter i oppvekstsektoren. K-utvalget anmodet rådmann om å ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet samt involverte enkeltpersoner i den pågående saken, og ba om ny orientering fra rådmann i neste møte I begynnelsen av april 2015 tok rådmann kontakt med en Oslo-advokat og ba om bistand i varslingssakene. Advokatens faktaundersøkelse ble behandlet, og saken avsluttet, i formannskapet og kontrollutvalget i september I løpet av vinteren og våren 2016 hadde det nyvalgte k-utvalget, etter valget høsten 2015, mottatt informasjon om varslingssakene. K-utvalget fikk i møte en orientering om varslingssakene som k-utvalget hadde behandlet i 2015, og rådmann skulle orientere om kommunens oppfølging av saken i et senere møte. I møte den under sak 11/2016 var personalsakene igjen på dagsorden. I dette møte orienterte rådmannen om ansettelse av leder for kulturskolen i Hemsedal, og k-utvalget vedtok å innhente mer fakta før de vedtok om saken skulle henlegges eller forfølges. I mai og juni 2016 fikk Kommunerevisjon IKS flere muntlige henvendelser fra innbyggere i Hemsedal om varslingssakene. I juli fikk Kommunerevisjon IKS en skriftlig anmodning fra Steinar Hagatun (SH), som er faren til varsler Kjersti Hagatun Eikre (KHE), om å granske om en barnehage i Hemsedal sin bekymringsmelding til barnevernet, barnevernets behandling av bekymringsmeldingen og helsesektoren i Hemsedal sin behandling av KHE kunne være gjengjeldelse pga. KHE sin kritikk mot oppvekstsektoren. Kontrollutvalget i Hemsedal ba i sak 12/2016, i møte , Kommunerevisjon IKS: «om å innhente mer faktainformasjon ift. anmodningen om granskning og de varslinger som er levert til Hemsedal kommune i den hensikt å avklare hva som faktisk har skjedd i saken.» sendte Steinar Hagatun, faren til KHE, varsling til kommunestyremedlemmer i Hemsedal om samme forhold. Kontrollutvalget ba i sak 18/2016, i møte , revisjonen påse revisjonsrapporten, jf. sak 12/2016, også dekket varslingen til kommunestyret. Varslingen fra Steinar Hagatun til kommunestyret var alvorlig, der han varsler om at KHE sin familie var utsatt for gjengjeldelse pga. KHE sin varsling om kritikkverdig psykososialt arbeidsmiljø i oppvekstsektoren. K-utvalget anså det som viktig å få mer fakta i hva som faktisk har skjedd i denne saken, og ideelt ville det være nyttig å få bekreftet eller avkreftet om påstanden i varslingen er riktig. 2

3 Revisjonsrapporten: Faktaundersøkelsen og frykt Rapportens viktigste konklusjoner fremkommer av rapportens oppsummering, men det er viktig å ha hele rapporten som bakgrunnskunnskap for å kunne vurdere saken. Faktaundersøkelsen som rådmannen bestilte fra advokat var begrenset til å undersøke om det var brudd på arbeidsmiljøloven. Konklusjonen var at det var to brudd på loven, og advokaten vurderte avslutningsvis at det hadde vært lav terskel for å klage og at lederne måtte ivaretas. Faktaundersøkelsen omfattet ikke melding om gjengjeldelse knyttet til barnehagens bekymringsmelding til barnevernet på KHE sine barn. Rapportens del 4 vises det til at flere aktører føler frykt overfor kommuneledelsen i Hemsedal, og da en frykt for personlige konsekvenser hvis de uttaler noe kritikkverdig ifht. ledelsen. Varslinger om gjengjeldelse Påstanden i varsling om gjengjeldelse er at oppvekstsjefen har påvirket helse, barnehage og barnevern til ugunstig behandling av KHE fordi hun har kritisert forhold innen oppvekstsektoren i Hemsedal. Det er forståelig at barnehagestyrer ikke husker alle detaljer fra saken som ligger mer enn ett år tilbake i tid. Men det er lite tillitsvekkende at styrer først uttaler seg sikkert om hva som er fakta, og deretter endrer fakta når revisjonen påpeker at det hun har sagt ikke kan medføre riktighet. Eksempelvis: Styrer viste først til at bekymringsmeldingene var basert på informasjon fra foreldresamtalene, men klarte ikke å vise eller påpeke hvor dette står. Etter hvert sa hun at den alvorlige bekymringen ikke ble dokumentert fordi barnehagen var redd for å ødelegge forholdet til foreldrene. Styrer var gjennom flere møter klar på at ingen utenfor barnehagen hadde vært med på arbeidet med bekymringsmeldingen, men når revisjonen påpekte at helsesøster hadde vært i møte med barnehagen om tre barn den dagen innkalling til informasjonsmøte med foreldrene ble laget, innrømmer styrer at helsesøster var der. Hvorfor informerte ikke styrer om dette med en gang når revisjonen spurte? Dette skaper spørsmål om det kan ha vært flere med i denne prosessen. Styrer fikk gjentagende spørsmål gjennom flere møter mht. om det ikke hadde vært naturlig at hun hadde gitt utdypende informasjon til barnevernet i f.eks. en telefonsamtale rett etter at bekymringsmeldingen ble sendt. Styrer sa flere ganger at hun ikke hadde hatt noen slik samtale. Først da revisjonen fortalte at barnevernet hadde dokumentert en slik samtale, sa styrer at en slik samtale kan ha funnet sted. Det er også lite tillitsvekkende at styrer ikke kjenner igjen utseende på den innkallingen hun sier hun selv har laget, at hun sier at barnehagen ikke kjente til at mor var syk selv om det er dokumentert bl.a. i foreldresamtale og at hun ikke viser empati og snakket mer med far den når det var tydelig at familien var svært bekymret. Dette medfører at det kan stilles spørsmål ved om noen utenfor barnehagen har laget innkallingen og satt premissene for hvordan barnehagen skulle kommunisere med familien. 3

4 Ovenstående kan gjøre det vanskelig for kommunen å sannsynliggjøre at oppvekstsjefen ikke direkte eller indirekte har påvirket barnehagens bekymringsmelding til barnevernet, og dermed at gjengjeldelse ikke har funnet sted. Det henvises til arbeidsmiljølovens 2-5: o «Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.» o «Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld.» Oppfølging av varslerne og lederstil som skaper frykt Kontrollutvalget i Hemsedal har fra de fikk kjennskapet til sakene ved årsskifte 2014/2015 anmodet rådmannen om å skape dialog med varslerne. Kommuneledelsen kan imidlertid ikke vise til mange initiativ for å skape dialog, og søke å gjenopprette tilliten, mellom kommunen og varslerne. Varslingssakene var vanskelige for alle parter, men det må være kommuneledelsen og spesielt rådmannen, som sterkeste part som må ta ansvar for å opprette slik dialog. Kommuneledelsen viser lite initiativ til å kontakte varslerne, samtidig som de viser lite empati for varslernes situasjon. Oppvekstsjefen ble ferdig med saken gjennom faktaundersøkelsen og ønsker ikke å ta ytterligere belastning i saken. Spesielt kan det stilles spørsmål ved at ledelsen ikke viser empati for den situasjonen den langtidssykemeldte KHE er kommet i og søker å hjelpe henne og hennes familie. Samtidig viser rapporten at varslerne og samarbeidspartnere føler frykt og uro i møte med ledelsen i Hemsedal kommune. Det er neppe kommuneledelsens hensikt å skape slik frykt, men for stor fokus på formaliteter kan medføre at empati med enkeltmenneske blir glemt. Kommuneledelsen kan her velge å argumentere med det ikke er saklig grunnlag for at de ulike aktørene får slik frykt, og at det derfor ikke er grunnlag for å iverksette tiltak. En mer konstruktiv tilnærming er at kommuneledelsen tar inn over seg at deres adferd kan skape frykt hos enkelte, og reflektere over hva som kan endres for å unngå dette. Jo flere aktører som snakker om slik frykt, og jo lengre tid det går uten at man gjør noe, jo lengre tid og sterkere virkemidler må det antas at det tar for bygge om nødvendig tillit igjen. Det er ikke bekreftet at gjengjeldelse har funnet sted Det er viktig å påpeke at denne rapporten ikke konkluderer med at gjengjeldelse har funnet sted, men den påpeker flere forhold som revisjonen ikke har klart å få bekreftet eller avkreftet. Det er et spørsmål om det er mulig og nødvendig å finne svar på de forholdne som medfører at revisjonen ikke har kunnet avgi klar konklusjon, eller om kommunen kan iverksette nødvendige tiltak uavhengig av disse forholdene. Dvs. følgende forhold: 1. Hvem har faktisk deltatt i drøftingene i barnehagen frem til innkalling til informasjonsmøte til foreldrene vedrørende bekymringsmelding til barnevernet? 2. Hva handlet møte i barnehagen om den , der bl.a. styrer og helsesøster deltok om «tre barn», og hvem andre deltok i dette møtet. 3. Hvem har faktisk skrevet og klargjort innkallingen til informasjonsmøte datert ? 4. Hva var årsaken til at styrer i barnehagen ikke valgte å informere far nærmere om saken i løpet av kvelden og frem til selve informasjonsmøte ? 4

5 5. Hvorfor styrer var opptatt av å fortelle at barnehagen ikke visste at mor var alvorlig syk før i informasjonsmøtet , selv om det bl.a. fremgår av foreldresamtale Hvem snakket med barnevernet jf. utdypende samtale som er registrert i barnevernet , når styrer i barnehagen flere ganger har sagt til revisjonen at hun ikke har hatt denne samtalen? 7. Hvorfor er saksbehandlerne i barnevernet uklare på hvem som skrev henleggelsesbrevet? 8. Hvorfor hadde psykisk helse i Hemsedal møter om KHE etter at KHE hadde avsluttet sin dialog med psykisk helse, og uten å skrive dette i pasientjournalen? Det er stor risiko for at det kommer en rettsak mellom KHE og kommunen vedrørende spørsmålet om gjengjeldelse. En slik rettssak kan fort bli ressurskrevende og opprivende, og en slik sak vil bare ha tapere. Kommunestyret i Hemsedal bør ta ansvar for at denne saken blir løst på en måte som alle kan leve med. Dette gjelder saken med KHE spesielt, men det vil også gjelde de øvrige varslerne. Forslag til vedtak: Ingen forslag drøftes i møtet. Behandling i møte: Utvalgsleder innleder med at kontrollutvalget har jobbet mye med saken og rapporten. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble forelagt rådmannen til uttalelse, jf. forskrift om revisjon i kommuner 8, med korrigering av eventuelle faktafeil. Etter anmodning fra rådmannen ble det gjennomført et møte mellom rådmannen, ass. rådmann og Kommunerevisjonen IKS den , om faktafeil i rapporten. Kommunerevisjonen IKS fikk nevnte faktafeil i møtet, oversendt pr. e-post fra rådmann den 03.februar Oversendte faktafeil fra rådmann ble i all hovedsak hensynstatt og justert i rapporten. Siste frist for endelig uttalelse, før behandling i kontrollutvalget, ble først satt til 20. februar 2017 og deretter utvidet til 21.februar I møtet ble det en lengre diskusjon vedr. at rådmannen anser det for fortsatt å være vesentlige faktafeil i rapporten. Rådmannen mener han ikke har fått lang nok frist til å uttale seg om de forhold som er omtalt i rapporten. Rådmannen engasjerte Arbeidsrettsadvokatene for å gjennomgå forvaltningsrevisjonsrapporten. Brevet fra Arbeidsrettsadvokatene, datert , ble oversendt pr. mail fra rådmann til kontrollutvalget 24. februar 2017, og rådmannen ba om at brevet ble lagt ved saken under dagens behandling. Da kontrollutvalget ikke har offentliggjort brevet på sin hjemmeside før møtestart, anså rådmannen dette som en saksbehandlingsfeil vedr. offentlighet og leste brevet høyt i møtet. På spørsmål fra utvalgsleder om dette brevet er å anse som rådmannens kommentar til rapporten og saken, bekrefter rådmannen dette. Revisjonssjefen gjennomgår hovedkonklusjonene i rapporten og saken. Del 1 omhandler varslere og frykt, samt hva kommunen har gjort i dette henseende. Del 2 omhandler gjengjeldelse. I møtet uttrykte rådmannen at han fortsatt arbeider med å innhente faktaopplysninger. 5

6 Kontrollutvalget ber om å få en oversikt over de vesentlige feil i faktaopplysningene rådmannen nevner han jobber med å innhente. Disse må være av vesentlig art for at utvalget ikke skal realitetsbehandle saken i dagens møte. Rådmannen ønsker ikke å formidle dette i dagens møte, da han ikke er ferdig med å innhente faktaopplysninger, og anser det riktig å vente til dette arbeidet er fullført. Rådmannen anser det som sannsynlig at disse faktaopplysningene kan endre rapportens konklusjon. Kontrollutvalget går på gangen for å diskutere vedtaket i enerom. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget utsetter realitetsbehandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Hemsedal kommune Varslingssaker vedrørende kritikkverdig arbeidsmiljø i oppvekstsektoren og melding om gjengjeldelser». Rådmannen har frist til 07. mars til å fremlegge faktaopplysninger til kontrollutvalget, som skal være av vesentlig betydning for forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjon. Faktaopplysninger må være hentet fra høsten 2015 og frem til i dag. Kontrollutvalget utsetter realitetsbehandlingen til 15. mars Drøftings-/orienteringssaker: Annet: - Neste møte: - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Hemsedal, Arnt Skansen Randi Larsen Flaget Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 6