Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 16. november 2010 kl , Møterom Breiavannet

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 16. november 2010 kl , Møterom Breiavannet SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 42/10 Godkjenning av protokoll fra møte /10 Kontrollutvalgets oppfølging av revisors presisering i revisjonsberetning for /10 Selskapskontroll: Stavangerregionen Havn IKS 45/10 Forvaltningsrevisjon: Tilbudet til utsatte grupper (rusvern) 46/10 Utkast til utvidet prosjektmandat: Forvaltningsrevisjon Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett 47/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. november 2010 EVENTUELT MELDINGER 17/10 Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 18/10 Månedlig skatteinngang - september 2010 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Stavanger, 8. november 2010 Arnt-Heikki Steinbakk Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 MELDINGSSAKER Periode: 19. oktober november 2010 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 17/ Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 18/ Månedlig skatteinngang - september

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Det vises til vedlagt protokoll fra kontrollutvalgets møte den 19. oktober Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll fra møte

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV REVISORS PRESI- SERING OG FORBEHOLD I REVISJONSBERETNINGEN FOR 2009 Bakgrunn: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. I revisjonsberetningen for 2009 hadde revisor presisert at uten at det har betydning for konklusjonene i revisjonsberetningen, presiseres det at kommunen per ikke hadde en oppdatert oversikt over avgiftssituasjonen. Dette kan ha medført brudd på merverdi-avgiftsloven og merverdiavgiftskompensasjonsloven. Revisor må også presisere at kommunen i løpet av året ikke har hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven 5-12 krever. Det er i tillegg tatt forbehold om at kommunen ikke har etablert rutiner for oppdatering av eiendomsoversikter. Det er derfor ikke mulig å konstatere om alle eiendommer er med i balansen, om deler av balanseførte eiendommer eksisterer eller om eiendommer er oppført i balansen til riktig verdi. Eventuelle avvik vil ikke ha betydning for netto driftsresultat. Kontrollutvalget fattet i forbindelse med sak om godkjenning av regnskap og årsmelding for 2009 slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget i Stavanger har ingen kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2009 med noter og revisjonsberetning ut over det som framgår av revisjonsberetningen og revisors årsoppgjørsnotat. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding innen 1. oktober 2010 på hvordan en vil følge opp revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen for regnskapsåret 2009, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 8. Saksutredning: Ved utsending av sakene hadde sekretariatet ikke mottatt tilbakemelding fra Stavanger kommune. Det er imidlertid avtalt at representant fra regnskapsavdelingen skal være til stede på møtet for å orientere utvalget. Dersom sekretariatet får tilsendt tilbakemelding fra kommunen før møtet, vil denne bli videresendt pr. e-post til medlemmene. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar kommunens tilbakemelding på oppfølging av presisjon og forbehold i revisjonsberetningen for 2009 til orientering. 4

5 SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 5

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 SELSKAPSKONTROLL: STAVANGERREGIONEN HAVN IKS Bakgrunn Kontrollutvalget i Stavanger vedtok i november 2008 å gjennomføre selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Stavangerregionen Havn IKS. Formålet med selskapskontrollen har vært å føre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Stavangerregionen Havn IKS (eierskapskontroll), og analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Bestillingen bygger på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Hvordan foregår transaksjoner mellom nærstående parter og hvordan prises de? 3. Hvilke incentivordninger er etablert og fungerer disse etter sin hensikt? 4. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 5. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 6. Hvilken betydning får ny havnelov for selskapets muligheter til å gi ut utbytte til eierne, i motsetning til dagens regel om selvkost og bruk av overskudd til havnemessige formål? 7. Hvordan fungerer selskapets samarbeid med deleide selskaper på havneområdet? Har selskapet fattet nødvendige vedtak mht endret trafikkmønster? Saksframstilling Rogaland Revisjon IKS har utarbeidet rapporten, som nå legges fram for kontrollutvalget til behandling. Revisor har ved utarbeidelsen av rapporten benyttet informasjon fra styret og daglig leder samt åpne kilder, herunder foretaksregisteret mv. I tillegg har de benyttet egen kunnskap om eierkommunenes oppfølging av selskaper. I tillegg er det innhentet svar på spørreskjema fra daglig leder, og egenerklæring fra samlet styre. Revisjonen peker i rapporten på at styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet i tråd med lover og regler. Revisor bemerker imidlertid at selskapet ikke har utarbeidet økonomiplan i tråd med IKS-lovens 20. Styret har heller ikke foretatt skriftlig egenvurdering ennå. I følge revisjonen ble det heller ikke foretatt spesiell risikovurdering knyttet til det store kjøpet i Risavika Havn. Selskapet driver etter revisjonens oppfatning i tråd med kommunestyrets vedtak og intensjoner. Selskapet har et uavklart forhold mht. skatt som fortsatt er under vurdering. Det er også noe usikkerhet i forhold til virkningen av nye forskrifter til den nye havneloven, som kan påvirke inntektene til selskapet. Revisjonen har intet å bemerke når det gjelder selskapets rutiner og praksis i forhold til lov om offentlige anskaffelser, lov om offentlighet, håndtering av etikk, arbeidsmiljø og miljøvern. Det er inngått skriftlige forretningsmessige avtaler mellom morselskap og datterselskaper for leie av areal, kaier og bygninger mv. som bygger på omsetningsbasert leie. Revisjonen finner at prinsippet er 6

7 tilfredsstillende, da det ikke foreligger markedspriser som det kan sammenlignes med. De viser også til at det ikke er fare for forskjellsbehandling av eierne, da disse er de samme i alle selskapene. For det tilknyttede selskapet Risavika Havn AS er det inngått leieavtale på andre forhold. I følge rapporten gjelder ikke de samme lovkravene her som for nærstående selskaper. Revisjonen stiller spørsmål med om denne avtalen burde vært mer i tråd med avtalene for datterselskapene (dvs mer omsetningsbasert), i alle fall foreløpig til ferjeaktiviteten har tatt seg opp. Revisor tar også opp spørsmålet om utbytte til eierne, men viser til at det er en del uavklarte forhold på området. Når det gjelder eiernes oppfølging av selskapet viser rapporten til at alle eierkommunene unntatt Rennesøy kommune har utarbeidet eierskapsmeldinger med generell eierstrategi. Revisor mener at kommunene gjennom årene har utført eierstrategi overfor selskapet, men nevner at ingen av den ennå har utarbeidet et eget regelverk om eierstrategien for selskapet. Revisor finner ett lovkrav som må oppfylles, jfr. kulepunkt 1. Ut over dette kommer revisor med følgende anbefalinger overfor selskapet og eierne: Revisjonens anbefalinger til selskapet: Selskapet bør utarbeide en økonomiplan for morselskapet (IKS et). Dette er et lov-krav iht. IKS-lovens 20. Det bør vurderes om en økonomiplan skal utarbeides for hele konsernet. Styret bør foreta en skriftlig egenvurdering. Selskapet bør foreta risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper. Selskapet bør arbeide for en mulig endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika. Revisjonens anbefalinger til eierne: Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Det anses mest prak-tisk at denne eierskapsstrategien utarbeides i et samarbeid med alle eierkommune-ne. Rennesøy kommune bør utarbeide eierskapsmelding med generelle eierstrategier og med årlig eiermøte i kommunestyret om kommunens samlede eierskap. Kommunene bør ha en obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. Det samme gjelder også for styreforhold i selskaper. Kommunene bør benytte en valgkomité for styreutnevnelse i selskapet. Valgkomité gjelder i utgangspunktet for hver kommune. Men en samordnet valgkomité med de andre eierkommunene kan vurderes dersom dette er praktisk. Forskrift om kontrollutvalg 15 fastslår at et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Rapporten er kommentert av styret i selskapet, samt av eierne ved representantskapet i eierkommunene. Styret i selskapet tar i sin kommentar opp spørsmålet om risikovurderingen ved oppføring av ny utenriksterminal. Styret viser til at beslutningen om ny utenriksterminal i Risavika henger sammen med salget av utenriksterminalen i Sandvigå. De viser videre til at det i forkant av byggingen ble gjort grundige vurderinger av både økonomi og risikoelementer ved investeringen. Styret peker også på at som offentlig havn har havneselskapet ansvar for å bygge opp den nødvendige infrastruktur, som en ikke kan vurdere utelukkende ut fra bedriftsøkonomiske kriterier. Styret la i vurderingen også til grunn soliditeten i selskapet og kom derfor fram til at etableringen ikke ville innebære negative konsekvenser for selskapet. Styret avslutter med å vise til at det på beslutningstidspunktet var god trafikk og optimisme i markedet, men at de to aktørene uventet valgt å legge ned rutene samtidig. I ettertid er det startet opp ny rute, og det forventes økning i trafikken fra terminalen. Representantskapet sier i sin kommentar til anbefalingene til eier: 7

8 Kommunene Sola, Stavanger og Randaberg er deltakere i en administrativ eierskapsgruppe på Jæren. Gruppen har påbegynt arbeidet med å utarbeide forslag til felles eierstrategier for selskap som inngår i kommunenes selskapsporteføljer. Arbeidet koordineres med samtlige eierkommuner. Forslag til felles eierstrategier vil fremmes for de respektive by- og kommunestyrene for endelig godkjenning. Stavangerregionen Havn IKS vil prioriteres i dette arbeidet. Rennesøy kommune vil på sikt utarbeide en eierskapsmelding som muliggjør en be-handling av kommunens samlede eierskap i kommunestyret. Eierkommunene tar sikte på å gjennomføre opplæringstiltak for medlemmer av både styre og eierorgan. Opplæringstiltakene vil bl.a. gjennomføres som en del av folkevalgtopplæringen. Et differensiert opplæringstilbud som er tilpasset ulike målgrupper bør vektlegges framfor en samlet obligatorisk opplæring. Prinsipper og retningslinjer for oppnevning av styremedlemmer vil bl.a. vurderes ved revideringen av kommunenes eierskapsmeldinger og vedtekter/selskapsavtale. Sola sin eierrepresentant vil i tillegg ha med følgende: Representantskapet bør kunne få seg forelagt en redegjørelse/orientering fra sty-ret/administrasjonen mht. leie av arealer til utenriksterminalen og spesielt punktet som går på betydelig leieprisøkning når driften skulle tilsi det motsatte. Det vises for øvrig til rapporten. Forskriften nevner ikke tilsvarende krav om oppfølging av selskapskontroller som for forvaltningsrevisjon. Det er likevel naturlig å følge opp anbefalingene overfor eierne (kommunene) innen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. Da flere eierkommuner er involvert, er det etter sekretariatets syn nødvendig med en romslig frist for tilbakemelding Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1. Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen av Stavangerregionen Havn IKS til etterretning. 2. Bystyret ber om at det utarbeides økonomiplan i tråd med IKS-lovens Rapporten oversendes eierkommunene, som bes om å ta stilling til rapportens øvrige konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i forhold til eierne innen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport selskapskontroll av Stavangerregionen Havn IKS 8

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 FORVALTNINGSREVISJON: TILBUDET TIL UTSATTE GRUPPER (RUSVERN) Bakgrunn: Kontrollutvalget i Stavanger vedtok på møte den 8. desember 2009 prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Tilbudet til utsatte grupper (rusvern). Det ble da vedtatt at prosjektets formål skulle være å vurdere kvaliteten av rusverntiltak til aktuelle personer i Stavanger, slik kvaliteten oppleves av brukerne og styres av administrasjonen. Ut fra dette formålet ble det bestemt å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er rusverntjenesten og boligtjenesten til brukerne av rusverntjenesten organisert og styrt? Hvordan styres kvaliteten? o Hvilke kvalitetsmål brukes? o Hvilke rutiner, retningslinjer og prosedyrer er satt? o Hvilke redskaper bruker kommunen for å vurdere kvaliteten på tjenestene (brukerundersøkelser, objektive kvalitetsindikatorer osv.)? o Med hvilken ressursinnsats og kompetanse blir tjenestene levert? Hvilket samsvar er det mellom målsettinger og praksis (resultater) og hvordan rapporteres dette? Hvilke utfordringer har kommunen i forhold til samordning av ulike rusforebyggende tiltak? Hvordan er brukeropplevelsen av kvaliteten på tjenestene? Kontrollutvalget ba i tillegg om at det ble sett nærmere på følgende problemstillinger: forebygging av rusavhengighet se på sammenlignbare kommuner er tilbudet tilstrekkelig? Saksutredning: Sekretariatet har mottatt rapporten for behandling i kontrollutvalget. Revisor har ved utarbeiding av rapporten bl.a. lagt til grunn lovverk og politiske vedtak innenfor området. I tillegg er det foretatt intervjuer med administrasjon levekår, Eiganes og Tasta helse- og sosialkontor, Hundvåg og Storhaug helse- og sosialkontor, rehabiliterings-seksjonen, barnevern og til slutt brukere/pårørende. Samlet oversikt over revisjonskriterier og metode finnes i rapportens vedleggsdel (s 33-34). Revisor nevner innledningsvis at siden fast bolig og tett oppfølging av miljøarbeidere er en avgjørende faktor for å lykkes i rusbehandlingen, har hovedfokuset i rapporten vært å vurdere tildelingen av rehabiliteringsboliger med tilhørende miljøarbeidertjenester. 9

10 Kort oppsummert finner revisor at Stavanger kommune har et variert og differensiert tilbud til rusmisbrukere. Hovedinntrykket fra brukerundersøkelsen i 2009 er at brukerne er meget fornøyd med tjenesten. Kommunen har imidlertid mange på venteliste; pr. september 2010 står 66 rusmisbrukere på venteliste, hvorav 46 er aktuelle nå. Selv om antall rehabiliterings-boliger har økt med 22% fra 2007, står altså likevel mange på venteliste, flere over ett år. Dette har med flere forhold å gjøre, bl.a. er det liten utskifting i boligene. Revisor nevner at det kan være gode grunner for det, da bolig er en avgjørende faktor for å lykkes. Revisor anbefaler derfor at man har tett oppfølging av brukerne for å sikre at det hele tiden er dem med størst behov som får tildelt bolig. I den forbindelse bør kommunen sikre at ventelistene bli bedre styringsredskaper. Kommunens utgifter til rusvern steg markant fra , men kommunen bruker likevel mindre ressurser enn gjennomsnitt av andre storbykommuner. Revisor finner også at det er samhandlingsutfordringer knyttet til bruk av IP (Individuell Plan) og til kommunikasjonen mellom barnevern, NAV, kommune og rusvern. Revisor konkluderer med å anbefale kommunen å: Gjøre ventelistene til bedre styringsredskaper i forbindelse med tildeling av rehabiliteringsboliger Se nærmere på praksisen for avviksregistrering på rusfeltet Sørge for at alle rusmisbrukere som har behov for Individuell Plan får tilbud om det Rådmannen har kommentert rapporten, og gir bl.a. følgende tilbakemeldinger: Når det gjelder ventelistene, har kommunen i dag en ordning som man er godt fornøyd med når det gjelder vurdering ved ledige boliger. For at ordningen skal fungere er det vesentlig at man har et bevisst forhold til hvem som til en hver tid er prioritert, noe som vurderes kontinu-erlig. Man vil også arbeide med å finne beste funksjonalitet i fagsystemet for å registrere om boligbehovet er nå eller i framtiden. Anbefalingen vedr. avviksregistreringen nevner kommunen at det gjennom flere år har vært arbeidet systematisk med dette innenfor levekårsområdet. Rustjenesten har imidlertid ikke hatt det samme fokus på avviksregistrering som pleie- og omsorgstjenesten. Rådmannen vil derfor iverksette til tak for å øke bevisstheten rundt dette. Til slutt kommenteres det bl.a. at kommunens tekniske verktøy for utarbeiding av IP-planer for rusmisbrukerne ikke er optimalt. Kommunen vil derfor bl.a. innføre elektronisk IP, noe som vil medføre en opplæringspakke som også omfatter rollen som plankoordinator. For utfyllende informasjon om rådmannens kommentarer vises til den vedlagte rapportens side 7 og 8. Kontrollutvalget har ansvar for at bystyrets vedtak i forbindelse med behandling av gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp. Rapporten inneholder ingen lovbrudd som må rettes snarest, men kommer med anbefalinger til kommunen. Det foreslås at administrasjonens oppfølging av rapportens anbefalinger følges opp ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Stavanger slutter seg til de anbefalinger som går fram av den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Tilbudet til utsatte grupper (rusvern), og tar rapporten til etterretning. 10

11 Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp i løpet av våren 2011, ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 11

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 UTKAST TIL UTVIDET PROSJEKTMANDAT: FORVALTNINGS- REVISJON INNENFOR TILBUDET TIL BARN OG UNGE INNENFOR KULTUR OG IDRETT Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet på sitt forrige møte forvaltningsrevisjonsrapporten Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett. Rapportens formål har vært å kartlegge kapasiteten innen ulike idretts- og kulturtilbud til barn og unge. Det ble ved behandling av rapporten vedtatt å utvide rapporten med følgende problemstillinger: Kulturtilbudet inkludert Kulturskolen/SFO tas inn i prosjektet på samme måte som idrett og fritid Hvordan er dekningsgraden i forhold til antall barn og unge etterspørsel vs tilbud Hvordan skjer fordelingen av overordnede budsjett-/tilskuddsmidler Det utarbeides en definisjons-/begrepsbeskrivelse Saksutredning: Revisor har ut fra ovenstående foreslått å i tillegg kartlegge følgende problemstillinger: Hva er kommunens tilbud til barn og unge innenfor kultur og idrett inklusiv Kulturskole og SFO. Hvilke kulturtilbud til barn og unge gir Stavanger kommune økonomisk støtte til? Hvordan er dekningsgraden på dette området hvordan er tilbudet i forhold til etterspørselen? Hvilke tilbud har ventelister? Hvordan skjer fordelingen av budsjett-/tilskuddsmidler? Avgrensinger: Prosjektet omfatter ikke ikke-kommunale profesjonelle organisasjoner som mottar tilskudd over kommunens budsjetter. Det går ikke fram av prosjektmandatet hvor mange timer man forventer skal gå med til den utvidede delen av prosjektet. Kontrollutvalget må ved bestilling nøye vurdere om de omtalte problemstillingene dekker det man ønsker å få belyst med prosjektet. Rapporten er bestilt i januar 09, og utvidet rapport bør derfor prioriteres for levering i inneværende bystyreperiode. 12

13 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger bestiller utvidet forvaltningsrevisjon innenfor Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett i tråd med det utkastet til mandat som er lagt fram. Kontrollutvalget ber revisor om å konkretisere timeforbruket på den utvidede delen til neste møte. Kontrollutvalget ønsker å prioritere prosjektet for framlegging og behandling innenfor inneværende bystyreperiode. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utkast til utvidet prosjektmandat 13

14 Oppdrag: Stavanger kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett Klientnr.: Utarbeidet dato/sign.: 04.11/las Gjennomgått dato/sign.: /bem Arkiv: År: 2010 Side: 14 av 16 Bakgrunn og formål Kontrollutvalget i Stavanger behandlet i møte den 19. oktober 2010 forvaltningsrevisjonsrapport: Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett. Denne rapporten inneholder: Oversikt over kultur- og idrettstilbud som sorterer under Bymiljø og utbygging samt Oppvekst og levekår Resultater innen kultur- og fritidstilbudet og idrettstilbudet til barn og unge på bakgrunn av kommunens mål for fritidstilbudet under Bymiljø og utbygging samt Oppvekst og levekår Gjennomgang av om tiltak holder seg innenfor økonomiske rammer Vurdering av samarbeidet internt i kommunen og mellom kommunen og organisasjoner, lag og foreninger Vurdering av retningslinjer i forbindelse med enkeltvedtak og kriterier for tildeling av støtte Kontrollutvalget gjorde vedtak om å utvide rapporten slik: Kulturtilbudet inkludert Kulturskolen/SFO tas inn i prosjektet på samme måte som idrett og fritid Hvordan er dekningsgraden i forhold til antall barn og unge etterspørsel vs tilbud Hvordan skjer fordelingen av overordnede budsjett-/tilskuddsmidler Det utarbeides en definisjons-/begrepsbeskrivelse Formålet med prosjektet er å kartlegge kapasiteten innen ulike idretts- og kulturtilbud til barn og unge i Stavanger kommune opp mot etterspørsel, vurdere samarbeidsrelasjonene internt i kommunen, og mellom kommunen og et utvalg organisasjoner, lag og foreninger. Problemstillinger Ut i fra ovenstående bakgrunn og formål vil prosjektet - kartlegge og vurdere følgende problemstillinger: Hva er kommunens tilbud til barn og unge innenfor kultur og idrett inklusiv Kulturskole og SFO. Hvilke kulturtilbud til barn og unge gir Stavanger kommune økonomisk støtte til? Hvordan er dekningsgraden på dette området hvordan er tilbudet i forhold til etterspørselen? Hvilke tilbud har ventelister? Hvordan skjer fordelingen av budsjett-tilskuddsmidler? 14

15 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Mulige revisjonskriterier i dette prosjektet. Forvaltningsloven Kommuneplan, handlings- og økonomiplan samt budsjett og årsplaner Politiske vedtak i Kommunalstyret for miljø og utbygging, Kommunalstyret for kultur og idrett og Kommunalstyret for oppvekst Sammenligning med andre kommuner Tilgjengelig statistikk og tallmateriale Revisjonskriterier vil kunne bli utviklet underveis i prosjektet. Avgrensninger og metode Prosjektet starter med en gjennomgang av tilgjengelig dokumentasjon/planer/tallmateriale som viser hvilket idretts- og kulturtilbud i Stavanger, rettet mot barn og unge, avgrenset til de tilbudene kommunen selv driver eller er involvert med midler, ressurser eller anlegg i. Feltet berører fire ulike avdelinger i Stavanger kommune. Kulturavdelingen sorterer under Kultur og byutvikling, Idrettsavdelingen sorterer under Bymiljø og utbygging, avdelingene Barn og unge og Skole sorterer under Oppvekst og levekår. Kultur- og fritidstilbudet innenfor skole- og fritidsordningen og Kulturskolen er inkludert. Ikkekommunale profesjonelle organisasjoner som mottar tilskudd over kommunale budsjett (eks. Stavanger Museum og Rogaland Teater) eller foretak (Sølvberget KF) er derimot ikke gjenstand for nærmere undersøkelse i prosjektet. Med barn og unge menes innen idrettstilbudet personer i alderen 6-20 år. Innen kulturtilbudet er det naturlig å utvide aldersgruppen opp til 25 år, siden det gis kommunale tilskudd til barne- og ungdomsforeninger for medlemmer opp til denne alderen. Gjennomgangen kan eventuelt også inkludere intervjuer med ledere og ansatte i kommunen og representanter for organisasjoner, lag og foreninger. Omfang Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. 15

16 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. NOVEMBER 2010 Bakgrunn: Sekretariatet legger til hvert møte fram for kontrollutvalget en oppdatert oversikt over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstillelse. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Oversikten viser også når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontroll-utvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger forvaltningsrevisjonsrapporten Tilbudet til utsatte grupper (rusvern) til behandling, samt selskapskontroll innenfor Stavangerregionen Havn IKS. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for november 2010 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt 16

17 Rogaland kontrollutvalgssekretariat KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. november 2010 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Anslått ferdigstilt - oppdatert pr. august Bestilt for levering i 2011: Innkjøp Bestiller/utførerorganiseringen Sykehjem /kvalitet i pleie- og omsorg t Avlastning Verifikasjon av byggeprosesser Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett Rapport behandlet , utsatt Merknader Prosjektet utvides Bestilt for levering i 2010: Samfunnssikkerhet Eiendomsforvaltning og vedlikehold IKT Tilbud utsatte grupper (rusvern) Til behandling Driftsavtaler Utsettes Selskapskontroller Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS t Nord-Jæren Bompengeselskap AS t Rogaland Revisjon IKS Stavanger Interkommunale Havn IKS Side 1 av 2

18 Oppfølging av prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Behandlet Oversendt Planlagt oppfølging og svarfrist Status/dato for evt. purring Skal utgifter føres i drifts- eller investeringsregnsk? md etter byst.vedtak Ikke bystyrebeh.? Miljø, internt, lokalt og regionalt arb. for bærekraftig utvikling Første møte i 2011 xx Selskapskontroller: IVAR IKS Innen utg Forus Næringspark AS Innen utg Sørmarka Flerbrukshall IKS Sept Ferdigbehandlede prosjekter der oppfølging er behandlet i perioden: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Oppfølging behandlet Kontrollutvalgets oppfølging: Psykiatri og psykisk helse for voksne Ferdigbehandlet Husleier næringsbygg Ferdigbehandlet Psykiatri og psykisk helse for barn og unge Ferdigbehandlet Kvalitetsutvikling i skolen. Innhold/kvalitet i SFO Ny rapport vurderes i neste periode Kommunal bostøtte Ny rapport vurderes siste del av perioden Etikk Ny rapport vurderes siste del av perioden Avlastning tilbudet til barn og unge Ny rapport vurderes siste del av perioden Kontantsalg Ny rapport vurderes Forhandlingsutvalgetets rolle Ingen oppfølging, ferdigbehandlet Styring av byggeprosjekter Ny tilbakemelding til bystyret fra adm. Selvkost innen VAR-området Ferdigbehandlet AFP-ordningen Beh Ingen oppfølging, ferdigbehandlet Kjøp og salg av utbyggingsområder/eiend./bygninger Ferdigbehandlet Oppfølging av fosterhjem Ferdigbehandlet Kvalitet på sykehjem Ferdigbehandlet Husleietap Ferdigbehandlet Aktivitetsbasert inntekter vurdering av ordningen Ferdigbehandlet Selskapskontroller Lyse Energi AS Ferdigbehandlet Side 2 av 2