MEDLEMSRAPPORTERING FOR <MEDLEMSNAVN> VITA As

Transkript

1 MEDLEMSRAPPORTERING FOR <MEDLEMSNAVN> VITA As For 2014

2 "Initiativ for etisk handels (IEH) medlemmer har forpliktet seg til å sette i verk tiltak for å bidra til bedre forhold i egne leverandørkjeder." Til lesere av rapporten Etisk handel skal sikre at produksjon skjer på rettferdig, forsvarlig og lovlig vis. Initiativ for etisk handels (IEH) medlemmer har forpliktet seg til å sette i verk tiltak for å bidra til bedre forhold i egne leverandørkjeder. Til grunn for dette arbeidet ligger IEHs retningslinjer for etisk handel. Retningslinjene dekker områdene arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljø og antikorrupsjon. Medlemmene er også forpliktet til hvert år å rapportere om hvilke utfordringer de står overfor og resultatene av forbedringsarbeidet. Det er denne rapporten du sitter med nå. Rapporten er offentlig tilgjengelig. IEHs mal for medlemsrapportering ble oppdatert i 2012, blant annet for å gi et tydeligere bilde av effekten av forbedringsarbeidet. Rapporteringsmalen søker å svare på forventningene til arbeid med samfunnsansvar i FNs retningslinjer for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, som due diligence og interessentdialog. Vi har også inkludert indikatorer for leverandørkjeden som inngår i Global Reporting Initatives neste versjon. Når det gjelder leverandørkjeden, dekker rapporten også FNs Global Compact krav til framdrifts-rapportering. Per Bondevik Daglig leder IEH 2

3 Forord fra: Roar Arnstad Adm Dir VITA As VITA As er en samfunnsansvarlig bedrift og er medlem av Initiativ for Etisk Handel (IEH). Gjennom vårt medlemsskap ønsker vi stadig å utvikle, forbedre og styrke vår innsats for å forbedre arbeids- og miljøforhold i vår leverandørkjede. For vår del er samfunnsansvar en viktig del av vår forretningsdrift, og vi anser miljøansvar og etisk handel som grunnpillarer i dette arbeid for utvikling av vårt samfunnsansvar. Vi følger IEH's anbefalinger for etisk arbeid, etisk handel, miljøarbeid og Code of Conduct. Retningslinjer for etisk handel legger grunnlaget for å bidra til anstendige arbeids- og miljøforhold i verdikjeden og påvirker utviklingen i verdikjeden. IEHs retningslinjer for etisk handel bygger på ILO-konvensjoner og andre FN standarder. Primært skal vårt arbeid innen dette fagområdet utvikle gode standarder. Vi skal motvirke og aksepterer ikke: - Tvangsarbeid - Barnearbeid - Diskriminering - Bruk av unormal overtid - Brutal behandling - Korrupsjon Vi skal fremme og skape utvikling innen: - Retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger - Trygge arbeidsplasser ift. helse, miljø og sikkerhet (HMS) - En riktig lønn å leve av - Faste ansettelser - Respekt for alle befolkningsgrupper - Bærekraftig miljøforvaltning Ved å være medlem av IEH ha vi forpliktet oss til hele tiden å jobbe aktivt for forbedringer i vår leverandørkjede og påvirke til forbedring av arbeid og miljøforhold. Vårt arbeid baserer seg på vår besluttede Code of Conduct, som er omfattende. Ved å være medlem har vi også forpliktet oss til årlig å rapportere til IEH om vårt arbeid innen etisk handel, noe denne rapporten gir ett godt innsyn i. Rapporten er offentlig tilgjengelig. 3

4 Grad av besvarelse av rapporten Medlemmer av IEH er i forskjellige faser av arbeidet med etisk handel. De tilhører ulike bransjer og møter ulike typer utfordringer. Noen handler gjennom agenter og importører og har ikke direkte kontakt med produksjonsleddet. Små bedrifter har ofte mindre ressurser enn de store til å bruke på etisk handel. Ved første gangs rapportering til IEH er virksomhetens datainnsamling dessuten ofte i startfasen. Derfor gis det anledning til å velge bort ett eller flere spørsmål. Spørsmål som krysses av med «nei» blir skjult i rapporten. Som standard er det krysset av ja for alle spørsmål. Rapportlesere finner fullstendig mal med alle spørsmål på For hvert spørsmål som ikke besvares, skal det gis en begrunnelse for hvorfor. Trinn 2 - Screening av nye leverandører (indikator 2-1, punkt b-d) Trinn 2 - Kartlegging av forhold hos enkeltleverandører (spørsmål 2.5) Trinn 2 - Antall eksisterende leverandører kartlagt fordelt på metode (indikator 2-2) Trinn 3 - Medgått tid for å betale leverandører (indikator 3-2) Trinn 4 - Kompetansehevingstiltak hos leverandører (spørsmål 4.3) Trinn 4 - Forbedringstiltak som gjelder arbeidsstandarder og menneskerettigheter (ind. 4-1) Trinn 4 - Kartlegging og tiltak som gjelder arbeideres lønn (spørsmål 4.4) Trinn 4 - Tiltak som gjelder fagorganisering og kollektive forhandlinger (spørsmål 4.5) Trinn 4 - Forbedringstiltak - utbedring av mangler - som gjelder miljø ( indikator 4-2) Trinn 4 - Forbedringstiltak som gjelder korrupsjon (spørsmål 4.6) Trinn 4 - Sertifisering av produkter, materialer og tjenester (indikator 4-3) Trinn 4 - Forbedringsprosjekter og tiltak (spørsmål 4.8) Trinn 5 - Kommunikasjon med interessenter (spørsmål 5.3) Trinn 5 - Håndtering av klager (spørsmål 5.5) Trinn 5 - Antall klager og tiltak (Indikator 5-1) JA NEI Oppgi begrunnelse for at spørsmål ikke besvares: 5.5 Vedr. håndtering av klager er det pga. språkmessige forhold enda ikke opprettet prosess som er relevant til å motta og håndtere prosess rundt dette punkt og bearbeide svar rundt dette spørsmål 4

5 Om bedriften Navn: VITA As Viktigste merkenavn, produkter og tjenester: L'oreal, Procter & Gamble, Estee Lauder, Nivea, Max Factor, Schwarzkopf, Chanel, Dior Beskrivelse av bedriftens struktur: VITA er en handelsbedrift som primært kjøper varer fra leverandører i Norge og sekundært direkte fra Europa. Primært går handel via norske leverandører i internasjonale globale selskaper som produserer i ulike land eller via norske distributører av internasjonale merkevarer. Noe innkjøp gjøres direkte fra Kina. Adresse hovedkontor: Haslevangen 15, Oslo Bedriftens størrelse: Antall ansatte: 40 Omsetning (NOK): Overordnet beskrivelse av leverandørkjeden: Hvilke innkjøp som omfattes av rapporten: Primært kjøp fra norske leverandører som inngår i internasjonale merkevare selskaper, kjøp fra norske distributører av internasjonale merkevarer, noe kjøp direkte fra Europa og noe direkte kjøp fra Asia Antall leverandører: 80 Verdi av innkjøp fordelt på type vare og tjenester, leverandørtype (f.eks. produsent, mellomledd ) og region/land: Typer varer og tjenester Prosentandel av innkjøp (%) Handelsvarer kosmetikk, hygiene & kosttilskudd 100 % 5

6 Leverandørtype: Prosentandel av innkjøp (%) Produsent 15 % Distributør 85 % Region/land: Prosentandel av innkjøp (%) Europa 75 % USA 14 % Asia 9 % Sør Amerika 1 % Nord Afrika 1 % Kontaktinformasjon for rapporten: Kontaktperson: Roar Arnstad Tittel: Adm Dir Epost: roar.arnstad@vita.no Telefon: Innmeldingsår i IEH:

7 For vår del er godt samfunnsansvar en viktig del av vår forretningsdrift, og vi anser miljøansvar og etisk handel som grunnpillarer i dette arbeid" 7

8 Mål og framdrift i rapporteringsåret Mål Miljøsertifisering Etablere omfattende retningslinjer for Etisk Handel (Code of Conduct) VITA skal øke egen kunnskap og kompetanse blant egne ansatte innen fagområdet Etisk Handel VITA skal initiere og fremme kursing i regi av IEH vedr. etisk handel for sine leverandører i Kina VITA skal kreve at alle våre leverandører aksepterer, forstår og signerer vår code of conduct som en del av våre leverandør avtaler VITA skal kartlegge alle direkte leverandørers opprinnelses land VITA skal gjennomføre risikokartlegging av alle direkte produsenter VITA skal gjennomføre fabrikkbesøk og evaluere arbeidsforhold ift. etisk handel Status VITA As og VITA logistikk er miljøsertifisert (Miljøfyrtårn) VITA har etablert Code of Conduct som er like omfattende som anbefalinger fra IEH. VITA har dessuten etablert egne krav til Code of Conduct fra sine eiere VITA har gjennomført kursing av alle nøkkelpersoner i egen organisasjon vedr. etisk handel VITAs leverandører i Kina har deltatt på kurs i regi av IEH vedr. krav til etisk handel VITA har signert leverandør avtaler med alle leverandører vedr. forståelse av og aksept av vår Code of Conduct som en del av vår samarbeidsavtale VITA har kartlagt alle direkte leverandørers opprinnelsesland og gjennomført fabrikkbesøk VITA har risiko kartlagt og har oversikt over leverandørers produsent opprinnelse VITA har gjennomført fabrikk besøk i 2 nye fabrikker i Asia Gjelder trinn i IEHs implementeringsmodell

9 Mål VITA skal innhente sertifiseringer fra 3. part for fabrikker i evt. definerte risiko kartlagte markeder ift. etisk handels kriterier Status VITA har innhentet 3. parts sertifiseringer for flere produsenter i tillegg til egne gjennomførte fabrikk besøk Gjelder trinn i IEHs implementeringsmodell Mål for kommende år Mål Mål for 2014 videreføres og arbeides videre med VITA skal gjennomføre flere definerte fabrikk besøk VITA skal innhente flere 3. parts sertifiseringer/rapporteringer Gjelder trinn i IEHs implementeringsmodell

10 1. FORANKRE Forankring i bedriften og hos leverandørene 10

11 1. FORANKRE FORANKRING I BEDRIFTEN OG HOS LEVERANDØRENE Forankring i bedriften Q1.1 Beskriv hvordan arbeidet med etisk handel er forankret i styret: Styret i VITA er godt forankret og informert om VITA medlemsskap i IEH og arbeid med Etisk handel. Det er styrevedtak i selskapet på at arbeidet med etisk handel skal rapporteres minst en gang i året og denne rapport skal fremlegges for styret. Styret har sammen med administrasjon vært drivende for utvikling av selskapets arbeidet med etisk handel. Styret og ledelsen i VITA har vedtatt Code of Conduct gjeldende for selskapet. Q1.2 Beskriv hvordan arbeidet med etisk handel er forankret i ledelsen: Navn og stilling på person(er) i ledelsen med etisk handel som del av sitt hovedansvar: Styret i Cosmetic Group As og styret i VITA As Roar Arnstad Adm Dir Glenn Nilsen Innkjøpssjef Nina Fredriksen Markedssjef Are Berg Kjedesjef Torkel Johannense E-Handel sjef Alle innkjøpere Alle produktsjefer Hvorvidt incentiver/bonusordninger er koplet til arbeidet med etisk handel: Arbeid med etisk handel er inkludert som en forventning og krav for den enkelte i alle arbeidskontrakter. Arbeid med etisk handel er en del av den totale forventning og krav til den enkelte medarbeider i selskapet i det daglige arbeid. Alle ansatte i VITA må undertegne selskapets Code of Conduct som det er styrevedtak på. Hvorvidt det er etablert rapporteringsrutiner for arbeidet med etisk handel: Årlig rapport gis til styret i tillegg til løpende oppdateringer gjennom året. Systematisk kartlegging og utvikling samt oppdatering på fremdrift i arbeidet med etisk handel gjennomføres via strukturert kartlegging og dokumentasjon innad i organisasjonen. Alle faser av arbeidet systematiserer og rapporteres som grunnlag. Fabrikk besøk dokumenteres grundig via bilder og rapporter. Dokumentasjon grunnlag av arbeidet med Etisk Handel gjennom året fremvises i styremøte og rapporteres på årlig. Annet: Arbeid med etisk handel og utvikling av fagområdet gjennom året dokumenteres og oppdateres i definerte strukturer, dokumentasjon arkiveres, bilder tas og rapporter arkiveres, signerte avtaler vedr. Code of Conduct dokumenteres og sertifiseringer innhentes og arkiveres, egen evalueringskjemaer innhentes og arkiveres, 3 parts rapporteringer og sertifiseringer innhentes og arkiveres osv. Kursing gjennomføres av alle involverte og kurs planer legges opp til for videre utvikling av organisasjon. Intern opplæring og bevisstgjøring Q1.3 Beskriv hvilke interne opplærings- og bevisstgjøringsbehov som er identifisert: Hele organisasjonen er informert om vårt arbeid og vår Code of Conduct er kommunisert til alle ansatte samt alle 11

12 leverandører må signere og akseptere å arbeide etter etiske retningslinjer som leverandør til VITA. Det er kartlagt i organisasjonen hvem som trenger økt kompetanse innen etisk handel og opplæring innen fagområdet er gjennomført. Alle nøkkelpersoner innenfor organisasjonen har gjennomført ulike kurs innen etisk handel i regi av IEH. Alle ansatte må signere på selskapets Code of Conduct som det er styrevedtak på. Q1.4 Beskriv opplærings- og informasjonstiltak som er gjennomført i rapporteringsåret: Nyansatte innen innkjøp eller avdelingsledere har gjennomført kursing i Etisk Handel i regi av IEH i løpet av Ytterligere kursing planlegges for Medlemsrapportering for 2013 er framlagt for styret, og rapport for 2014 fremlegges. Forankring av etiske krav i leverandørkjeden Q1.5 Oppgi en fullstendig nettadresse til bedriftens retningslinjer for etisk handel, eller legg dem ved. Q1.6 Beskriv bedriftens formidling til og dialog med leverandører om retningslinjene. Beskriv: Hvordan hensikten med retningslinjene blir kommunisert: Krav til etisk handel er spesifisert i alle våre leverandør forhold og til ansatte. Dette er skissert og spesifisert som en forutsetning for å ha ett avtaleforhold med VITA i alle våre avtaler. Utdrag av avtale: "VITA skal, gjennom sitt medlemsskap i Initiativ for Etisk Handel, bidra til bærekraftig utvikling. Som ett ledd i dette jobber vi aktivt for å fremme gode arbeids og miljøforhold i vår leverandørkjede. For å tydeliggjøre krav og forventninger til oss selv og våre forretningsforbindelser, har VITA vedtatt egne retningslinjer for etisk handel (Code of Conduct). Vi setter krav til at våre leverandører og samarbeidspartnere arbeider målrettet og systematisk for etterlevelse av våre retningslinjer. VITA vil arbeide kontinuerlig for å forbedre eget arbeid og forretningspraksis som understøtter dette." Systemer for tilbakemelding og dialog med leverandørene: Krav til å arbeide etter etiske retningslinjer er spesifisert i avtale med alle leverandører. De må signere på at etiske retningslinjer skal følges i avtale samt de må signere vår vedtatt Code of Conduct. I tillegg kommuniserer vi årlig krav til etiske retningslinjer og krav vedr. etiske handel til alle leverandører i møter. Leverandører må og rapportere på hvor deres produksjon er for ulike merker. For direkte leverandører i Kina arbeider vi etter å gi de kursing og forståelse samt gjennomfører fabrikk besøk for å sikre og observere at krav til Etiske retningslinjer stilt blir etterfulgt. Hvorvidt leverandører blir belønnet for gode arbeidsforhold, forbedret miljøhåndtering og annet: Det er en forutsetning for vårt avtaleforhold med våre leverandører at de arbeider etter forventninger til Etisk Handel og arbeider iht. de. De vil gjennom godt arbeid innen etiske retningslinjer bli belønnet med langsiktige avtaleforhold med VITA. Med leverandører i Kina betaler vi på forskudd slik at lønninger kan betales raskt ut til ansatte. Vi har lang og god planleggingshorisont mot leverandører i Kina for å unngå haste produksjon og unødvendig overtidsarbeid slik at de kan planlegge godt for å rekke ordre leveransene. Vi er hele tiden opptatt av å betale mer for høyere produktkvalitet enn det motsatte for å fremme bærekraftig lønn til ansatte i regionen (Asia) 12

13 Hvorvidt retningslinjene er oversatt til lokale språk: Oversatt til engelsk Eventuelle andre relevante opplysninger: Vi har langsiktig arbeidsforhold med våre leverandører og lang planleggingshorisont. Q1.7 Beskriv i hvilket omfang retningslinjene er formidlet til underleverandører og videre nedover i leverandørkjeden, og hva bedriften gjør for å sørge for at så skjer. Våre krav til våre leverandører er også krav for som gjelder for leverandørenes evt. underleverandører Indikator 1-1: Angi prosentandel av bedriftens førsteleddsleverandører som er blitt kommunisert og har godtatt retningslinjene for etisk handel: Total antall leverandører Prosentandel basert på antall: 100 % 100 % 100 % Prosentandel basert på innkjøpsvolum: 100 % 100 % 100 % 13

14 2. KARTLEGGE Kartlegging av risiko i leverandørkjeden 14

15 2. KARTLEGGING KARTLEGGE AV RISIKO I LEVERANDØRKJEDEN (DUE DILIGENCE) Vurdering av nye leverandører Q2.1 Beskriv hvordan bedriften innlemmer hensynet til etisk handel når nye leverandører velges. Beskriv hvilke kriterier som fører til at en leverandør ikke benyttes: Leverandører som ikke aksepterer å godta etiske retningslinjer for handel (Code of Conduct) evt. etter oppfølging, dialog og veiledning innenfor retningslinjene for etiske handel vil ikke være godkjent leverandør til VITA, dog er vi opptatt av å påvirke til forbedringer i verdikjeden framfor å avslutte leverandørforhold direkte. Ved inntreden av nye direkte produsenter kreves det før leveranser, inngåelse av avtale og signert Code of Conduct samt krav til fabrikkbesøk og observasjoner i evt. risiko kartlagte marked før valg av leverandør gjøres. Beskriv hvilke kriterier som fører til at det stilles forbedringskrav til leverandøren: Dersom det avdekkes brudd iht. Code of Conduct vil det stilles krav til leverandøren for å utbedre dette innen en viss tidsfrist iht. råd fra IEH. Velg fra liste hvilke konkrete metoder som benyttes i vurderingen: Egenrapporteringsskjema Egne besøk Inspeksjoner Rapporter fra tidligere inspeksjoner Valg av sertifiserte bedrifter Leverandøren har program for oppfølging av sine leverandører Annet Gi nærmere beskrivelse av metodene som har vært benyttet: Ved evt. oppdagede avvik gis det skriftlig rapport til leverandør om forslag til forbedringstiltak og forventning om oppfyllelse av dette før leverandør evt. velges. Indikator 2-1: Vurdering av nye leverandører og resulterende tiltak A) Angi prosentandel av nye leverandører som har blitt kartlagt for enten arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljøforhold eller korrupsjon, eller for program for å følge opp sin leverandørkjede på disse områdene: Prosentandel av nye leverandører kartlagt Prosentandel av nye leverandører kartlagt: 100 % 100 % 100 % 15

16 B) Beskriv de viktigste manglene, relatert til de etiske kravene eller leverandøroppfølgingsprogram, som er avdekket i kartleggingen og i hvilke land de forekommer: Kartlagte mangler i 2014 Etiske krav som berøres Land Ny leverandør til vurdering - påpekt forbedringsforhold HMS tiltak Kina C) Av vurderte leverandører, rapporter: Oppfølging av vurderte leverandører i 2014: Prosentandel (%) Prosentandel som ikke ble valgt som resultat av screeningen 100 % Prosentandel som det er stilt forbedringskrav til D) Gi eventuelle utfyllende kommentarer om hvordan leverandørene dere har vurdert er fulgt opp: En ny mulig leverandør er blitt tilskrevet om forslag til forbedringstiltak. Vi avventer svar på utbedring av påpekte forhold før evt. leverandør besøkes på ny og evt. velges. Oversikt over hvor produksjonen skjer hos eksisterende leverandører Q2.2 Beskriv bedriftens kunnskap om hvor produksjonen skjer. Beskriv spesielt: Kjennskap til produsenter i nærmeste produksjonsledd (first tier): God kjennskap og oversikt over direkte produksjonsledd. Disse har alle også signert Code of Conduct, har gjennomført trening ift. etisk handel i regi av IEH, det er gjennomført fabrikkbesøk og observasjoner av arbeidsforhold, innhenting av sertifiseringsordninger for fabrikkene er gjort, i tillegg til utfylt egen evalueringsskjemaer ift. krav til Code of Conduct. Hvorvidt underleverandører og råvareproduksjon er kartlagt: Gjennom våre krav til etiske retningslinjer ovenfor alle leverandører og produsenter og avtaler med de inngått vedr. å følge Code of Conduct, har alle våre leverandører forpliktet seg til å følge like strenge krav og regler for bruk av underleverandører. De fleste av våre leverandører er store vestlige selskaper med strenge egne krav til Code of Conduct. Utfordringer relatert til sporbarhet: Produsenter av våre leverandører innen kosmetikk er store multinasjonale selskaper som er underlagt 16

17 strengt regelverk i EU og Norge vedr. at alle må følge Kosmetikk forskriften i Norge. De har anordninger for sporbarhet tilknyttet sine produkter. Andre relevante opplysninger: Q2.3 Oppgi antall produsenter i nærmeste produksjonsledd per produksjonland (som bedriften har oversikt over): Land Danmark 16 Finland 1 Spania 7 Kina 11 Sweden 9 Storbritania 18 Tyskland 25 Norge 16 Hellas 3 Portugal 1 Sør-Korea 3 USA 28 Frankrike 19 Israel 1 Italia 9 Australia 1 Belgia 3 Tsjekkia 1 Taiwan 3 Portugal 9 Ungarn 1 India 1 Antall 17

18 Land Antall Nederland 6 Brasil 1 Sveits 3 Japan 1 Irland 1 Marokko 1 Russland 2 Malaysia 1 Slovenia 1 Metode for å kartlegge risiko hos eksisterende leverandører Q2.4 Har bedriften et 'overordnet risikobilde' (på land/bransjenivå) når det gjelder arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljø og korrupsjon i egen leverandørkjede? Ja Hvis ja, beskriv metode og kilder som er benyttet: Kunnskap vedr. risiko kartlegging fra IEH, kunnskap fra kurs IEH, egen risikokartlegging, oppmerksomhet gjennom media og andre interesseorganer tilknyttet temaet. Q2.5 Beskriv bedriftens framgangsmåte for å kartlegge forholdene hos 'enkeltleverandører' i rapporteringsåret. Beskriv: Kriterier som er lagt til grunn for å prioritere hvilke leverandører som kartlegges Vår risiko kartlegging er gjennomført med fokus på kartlegging av forhold hos produsenter i Kina. Årsaken til denne prioritering er at vi har flest vestlige produsenter hvor arbeidsforhold er ift. vestlig standard. Det er kjent at asiatiske land kan ha andre arbeidsmarkedsforhold enn de vestlige land selv om de har lover og regler som regulerer arbeidsforhold lokalt. Omfang (andel og geografisk område) av leverandører som er kartlagt Vår andel av produksjon i Kina er lav da vi har flest har vestlige produsenter. Vårt fokus har vært gjennomføring av fabrikk besøk hos alle produsenter i Asia, observasjoner, krav til signering av Code of Conduct, gjennomført trening av leverandør samt innhenting av sertifiseringer og 3 parts rapporter vedr. forhold på fabrikker. Metoder som er benyttet i kartleggingen: 18

19 Code of Conduct er signert av alle produsenter, kursing i Etisk Handel er gjennomført i Kina i regi av IEH, egne fabrikkbesøk er gjennomført av fabrikker med observasjoner og dokumentasjoner, Iso og annen sertifiseringer er innhentet og egen rapporteringsskjema er innhentet Eventuelt andre relevante forhold: Vi opplever at våre produsenter setter pris på våre lange ledetider for ordrer, langsiktige samarbeidsforhold, forhåndsbetaling av ordrer og god planleggingshorisont for bestillinger slik at produsentene kan planlegge produksjon i lang tid på forhånd. Vi legger ordre i god tid og tidlig høst og vår for å unngå normale "peak" perioder i Kina. Indikator 2-2: Antall eksisterende leverandører kartlagt for enten arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljø, korrupsjon eller leverandøroppfølgingsprogram, fordelt på kartleggingsmetode: Antall leverandører kartlagt totalt Antall leverandører kartlagt Antall leverandører kartlagt fordelt på metode Egne besøk Sjekk av rapporter fra tidligere inspeksjoner Sjekk av sertifiseringer Bruk av egenrapporteringsskjema Beskrivelse av risikobilde i leverandørkjeden Q2.6 Basert på utført kartlegging, beskriv risikobildet i bedriftens leverandørkjede med tanke på manglende etterlevelse av retningslinjene for etisk handel. Beskriv og begrunn spesielt: Hvilke produsentland som anses å ha høyest risiko: Vi anser først og fremst handel fra land i Asia, og for vår del Kina som det handles fra i Asia, selv om forholdene og fokus på etisk handel innad i det kinesiske markedet er i positiv utvikling. Ift våre inspeksjoner og innhenting av sertifiseringer og 3. parts rapporteringer i vår bransje knyttet til Kina viser at arbeidsforholdene i Kina knyttet til produksjon er gode og i positiv utvikling. 19

20 Hvilke etiske krav som er mest utsatt for brudd: Vi har ikke avdekket brudd på etisk handel i løpet av våre fabrikk besøk i Vi påpeker fra tid til annen krav til oppstramming vedr. HMS forhold (ryddighet fabrikk, krav til merking av brannslokke utstyr dvs. mindre forhold) Utfordringer knyttet til underleverandører og råvareproduksjon: Vi erfarer at forskuddsbetaling, god nok betaling, fokus på kvalitet og planlegging av produksjoner i god tid sikrer optimal planlegging og ressursallokering hos underleverandører slik at overtid unngås og riktige lønninger betales. Dette har vi fokus på ovenfor risikomarkedene i tillegg til gode HMS rutiner og gode boforhold. Andre særskilte utfordringer, f. eks. knyttet til at leverandører er lokalisert i eksport-/frisoner eller bruker innleid arbeidskraft: 20

21 3. TILPASSE Tilrettelegging av innkjøpspraksis 21

22 3. TILRETTELEGGING TILPASSE AV INNKJØPSPRAKSIS Langsiktighet i leverandørrelasjoner Q3.1 Beskriv bedriftens policy og/eller praksis når det gjelder varighet av leverandørrelasjoner. Avtale forholdene vi har med leverandører er av langvarig art med få endringer i leverandørmassen som skaper forutsigbarhet for arbeidsplasser og produksjonsplanlegging hos alle våre leverandører. Indikator 3-1: Andel av totalt innkjøp som gjøres fra leverandører som bedriften har et langvarig forretningsforhold til (se definisjon): Prosentandel med langsiktige avtaler: 95 % 95 % 95 % Innkjøpspraksis Q3.2 Har bedriften undersøkt eller vurdert hvordan bedriftens innkjøpspraksis påvirker bedriftens leverandører? Ja Hvis ja, beskriv hvordan dette ble gjort, samt de viktigste funnene: Vi har gjennomført undersøkelser mot våre levrandører i riskokartlagt marked om våre innkjøpsrutiner og praksis i vårt leverandør forhold med de. Kjeden oppfattes av leverandørene å ha svært effektive og gode rutiner når det gjelder innkjøp og ordrer med lang planleggingshorisont som skaper forutsigbarhet i produksjon planleggingen for de. Vi har og tilpasset vår innkjøpspraksis ovenfor leverandører i Kina ved å legge ordre i god tid og produksjon til tider på året hvor det ikke er høysesong for produksjon for leverandørene i Kina. På den måten unngår leverandørene å få produksjon i produksjonstopper men kan fordele produksjon til lav sesonger og på den måten få en bedre produksjonsstyring gjennom året. Vi betaler også på forskudd for produksjonsordrer. Kjeden oppfattes som en seriøs aktør som holder det den lover og praktiserer seriøs og etisk praksis knyttet til innkjøp. Vi er dog en liten kunde hos de fleste fabrikker som har mange større kunder. Q3.3 Har bedriften gjort tilpasninger i egen innkjøpspraksis for å bidra til bedre arbeids- og miljøforhold hos sine leverandører eller underleverandører? Ja Hvis ja, beskriv tilpasningene som er gjort: VITA har avtalefestede betalingsbetingelser med leverandører, langsiktige og forutsigbare avtaler med leverandører, etablert praksis vedr. ledetider for ordre til leverandører, effektiv og forutsigbare sentralordrer slik 22

23 at vår innkjøpspraksis er forutsigbar og oversiktlig slik at leverandør enkelt kan planlegge leveranser på sin side. Tett dialog og 2 veis dialog med alle leverandører Indikator 3-2: Medgått tid for å betale leverandører A) Rapporter antall dager i bedriftens standardbetingelser for å betale leverandører: Antall dager i standardbetingelser for å betale leverandører Antall dager for å betale: B) Rapporter prosentandelen av alle leverandørbetalinger utført i tide: Prosentandel av alle leverandørbetalinger utført i tide Prosentandel utført i tide: 100,0 % 100,0 % 100,0 % Vurdering av effekten av tiltak for å forbedre innkjøpspraksis Q3.4 Beskriv hvordan bedriften vurderer effekten av gjennomførte tiltak for å tilrettelegge sin innkjøpspraksis: Standard avtale betingelser med vestlige produsenter er 45 dager. For leverandører i Kina har vi avvik på standard betingelser da vi betaler de i forskudd (ofte 50 % i forskudd) som sikrer de pengestrøm før vi mottar varer til lønnsutbetaling av arbeidere i god tid før produksjon startes og gjennomføres. Vi planlegger ordre 2 hganger i året og lang tid i forvei før leveransetid utenom deres produksjonstopper. For øvrig har vi en god og ryddig sentral ordre praksis og betalingsbetingelser med alle leverandører. dette er ne godt etablert og velfungerende praksis. 23

24 4. SAMARBEIDE Forbedringer i leverandørkjeden 24

25 4. SAMARBEIDE FORBEDRINGER I LEVERANDØRKJEDEN Produktdesign og råvarevalg Q4.1 Har bedriften valgt produktdesign eller råvarebruk for å bidra til bedre arbeidsforhold eller miljø i leverandørkjeden? Ja Hvis ja: Beskriv tiltak som er gjennomført i rapporteringsåret: Vi har fokus på god kvalitet på alle våre leveranser fra leverandører. Vi prefererer høy kvalitet framfor lav kvalitet og betaler heller en høyere innkjøpspris for høy kvalitet. Vi har fokus på valg av flere miljømerkede produkter i vårt sortiment, og utøker sortiment med miljømerkede kosmetikk varer fra annerkjente sertifiseringsordninger som f.eks Ecocert, Svanen samt parabene frie produkter. VITA har og etablert en egen hygiene serie som er fri for parabener samt en egen solserie som er svanemerket. Vi er og medlem av Svanens innkjøpsklubb. Sortiment av varer uten parabener, økologisk/naturlige og med svanemerking er økende. Beskriv hvilken effekt bedriften anser at tiltakene har: Høyere kvalitet på produkter sikrer høyere pris og lønn for arbeidere. Lang ordre og bestillingstider sikrer gos tid for produksjonsplanlegging og produksjon. Økt sortiment uten parabener, naturlige/ økologiske varer og svanemerkede produkter gir forbrukere økt valgfrihet. Kompetansehevingstiltak hos leverandører Q4.2 Har bedriften identifisert hvilke behov bedriftens leverandører har for kompetanseheving for å kunne etterleve retningslinjene for etisk handel? Ja Hvis ja, oppgi: Identifiserte kompetansehevingsbehov: De fleste vestlige leverandører arbeider seriøst med etisk handel i sin verdikjede og er foregangsbedrifter innen området. Mange vestlige internasjonale selskaper har egne strenge krav og regler ift. Code of Conduct og samfunnsansvar. Kurs i Etisk Handel i regi av IEH er gjennomført for leverandører i Kina. Planlagte kompetansehevingstiltak: Alle ansatte i VITA med ansvar for innkjøp skal gjennomføre kursing i Etisk Handel. Alle våre leverandører i Kina skal oppfordres til å gjennomføre kurs i regi av IEH i Kina. De fleste av våre produsenter der har gjennomført kurs i regi av IEH. Leverandører som er omfattet med tanke på: antall, land/geografisk område og type leverandører: 6 direkte produsenter i Kina er identifisert. 25

26 Q4.3 Har bedriften bidratt til kompetanseheving hos leverandører i rapporteringsåret? Ja Hvis ja, beskriv i tabellen under: Gjennomførte kompetansehevingstiltak Leverandører som er omfattet med tanke på: omfang, land/geografisk område og forventet effekt Kompetansehevingstiltak (organisert selv eller av andre) Antall leverandører Land / geografisk område Effekt (forventet eller målt) Alle våre leverandører er ortientert om krav til Etisk Handel som grunnlag for avtale som er signert av de Flere nye i egen organisasjon er kurset i regi av IEH vedr. Etisk Handel 80 Europa/USA/Asia Berører alle leverandør forhold Alle Økt kunnskap, krav og fokus på etisk handel Økt kunnskap vedr. inngåelse av leverandør avtaler og krav til leverandører og egen organisasjon Forbedringstiltak hos leverandører Indikator 4-1: Forbedringstiltak som gjelder arbeidsstandarder og menneskerettigheter (MR) A) Rapporter antall og prosent av eksisterende leverandører hvor det har blitt identifisert mangler relatert til krav knyttet til arbeidsforhold og menneskerettigheter. Identifiserte mangler relatert til arbeidsforhold og MR Antall Prosentandel Leverandører hvor det i rapporteringsåret er kartlagt mangler relatert til kravene på arbeidsforhold og menneskerettigheter 0 0 % B) Rapporter prosentandel av leverandørene med kartlagte mangler (oppgitt i A) hvor: 26

27 Det ble avtalt eller stilt krav til forbedringer Forbedringstiltak ble gjennomført Kontrakter ble avsluttet (f.eks. ved manglende forbedringsvilje) Vis også hvordan forbedringstiltakene fordeles på henholdsvis etiske krav og geografisk område. Forbedringstiltak tilknyttet arbeidsforhold og MR Prosentandel hvor det ble avtalt eller stilt krav til forbedringer* 1 % 0 % 0 % Prosentandel hvor forbedringstiltak ble gjennomført* 100 % 0 % 0 % Prosentandel hvor kontrakter ble avsluttet* 0 % 0 % 0 % * Prosentandel av leverandører hvor det er kartlagt mangler (prosent av antall i A ) Prosentfordeling på etiske krav i 2014 Forbedringstiltak gjennomført (%) Helse, miljø og sikkerhet 100 % (Velg etisk krav) Prosentfordeling på geografisk område i 2014 Forbedringstiltak gjennomført (%) Asia 100 % C) Gi utfyllende informasjon om hva de viktigste forbedringstiltakene består i: Bedre merking av brannsutstyr i fabrikk, krav til bruk av HMS utstyr Q4.4 Beskriv tiltak bedriften har gjennomført for å bidra til at arbeidere mottar en anstendig lønn som dekker basisbehovene til arbeiderne og deres familier, så som: Kartlegging av arbeidernes lønn og sammenstilling med standarder for anstendig lønn: Vi stiller krav til minste lønn betaling og ikke bruk av overtidsarbeid iht. lokal lovgivning, krav til 27

28 regulære ansettelser. Vi gjennomfører forhåndsbetaling av ordrer fra Kina slik at inntekt er tilstede før produksjon igangsettes for utbetaling av lønn til ansatte. Vi har gjennomført beslutning om valg av produkter med høyere kvalitet til en høyere pris gir grunnlag for bedre inntekt, langsiktig planlegging av innkjøp og 2 ordre pr. år som sikrer langsiktig produksonsplanlegging, sikker og solid kontraktspartner som gir garantier for ordre volumer. Solid kontraktspartner og betaler med ryddige forhold i samarbeidet. Tiltak for å redusere gap mellom faktisk lønn og lønn som dekker basisbehovene: Dette er ikke kartlagt som ett gap. Eventuelle andre tiltak: Q4.5 Angi tiltak bedriften har gjennomført i rapporteringsåret for å støtte opp om retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger. Beskriv tiltakene med tanke på: Konkrete tiltak: Retten til fagorganisering er ett grunnleggende punkt innen etisk handel og innen vår definerte Code of Conduct som besluttet og som alle leverandører og forplikter seg til å følge. Antall og type leverandører som omfattes: Dette er kommunisert i avtale form til alle våre leverandører i alle våre avtaler. Land eller geografisk område: Alle Indikator 4-2: Forbedringstiltak som gjelder miljø A) Rapporter antall og prosent av eksisterende leverandører hvor det har blitt identifisert mangler relatert til krav knyttet til miljø. Identifiserte mangler relatert til miljø Antall Prosentandel Leverandører hvor det i rapporteringsåret er kartlagt mangler relatert til kravene på miljø 0 0 % B) Rapporter prosentandel av leverandørene med kartlagte mangler (oppgitt i A) hvor: Det ble stilt krav til forbedringer Forbedringstiltak ble gjennomført Kontrakter ble avsluttet (f.eks. ved manglende forbedringsvilje) 28

29 Vis også hvordan forbedringstiltakene fordeles på henholdsvis miljøtema og geografisk område. Forbedringstiltak tilknyttet miljø Prosentandel hvor det ble avtalt eller stilt krav til forbedringer* 0 % 0 % 0 % Prosentandel hvor forbedringstiltak ble gjennomført* 0 % 0 % 0 % Prosentandel hvor kontrakter ble avsluttet* 0 % 0 % 0 % * Prosentandel av leverandører hvor det er kartlagt mangler (prosent av antall i A ) Prosentfordeling på miljøtema i 2014 Forbedringstiltak gjennomført (%) Energi 50 % Avfall 50 % Prosentfordeling på geografisk område i 2014 Forbedringstiltak gjennomført (%) Europa 100 % C) Gi utfyllende informasjon hva de viktigste forbedringstiltakene består i: Miljøsertifisering av logistikk og HK som gir fokus på reduserte energi forbruk, reduserte Co2 utslipp, økt andel av miljømerkede produkter i sortiment. Det gjennomføres avfallssortering, resirkulering på HK og i butikk. det er fokus på redusert emballasje forbruk gjennom hele industrien. Krav til alle leverandører om medlemsskap i Grønt Punkt Norge Q4.6: Beskriv tiltak som bedriften har gjennomført i rapporteringsåret for å motvirke korrupsjon i leverandørkjeden. Inkluder: 29

30 Krav til endring av leverandørers praksis og opphør av kontrakter: I vår Code of Coduct spesifiseres det at enhver form for korrupsjon ikke aksepteres. Seslakpet har og via sine eiere en egen Code of Conduct som ombefatter korrupsjon og som den enkelte ansatte må signere på. Tiltak for å forbedre organisasjonens anti-korrupsjonsprogram: Vi har ikke erfart eller oppdaget noen form for forsøk på korrupsjon påvirkning i våre leverandør forhold. Eget punkt vedr. korrupsjon er omtalt i selksapets Code of Conduct som omfatter alle ansatte i selskapet. Bruk av sertifisering Q4.7 Beskriv bedriftens policy på hvorvidt sertifisering benyttes som metode for å oppnå forbedringer i leverandørkjeden: Vi benytter 3. parts sertifiseringer, leverandørens egen sertifiseringer, egen evaueringsskjemaer for leverandørene, egne observasjoner av fabrikker, rapportering av vår egen innkjøpspraksis fra direkte leverandører og ulike miljø sertifiseringsorganser Indikator 4-3: Andel av innkjøpte materialer, produkter og/eller tjenester som er gjenstand for økonomisk, sosial eller miljømessig sertifisering. Oppgi andel av innkjøpte materialer, produkter og tjenester som er gjenstand for sosial eller miljømessig sertifisering for hver kategori som det er relevant for bedriften å rapportere på: Kategori materiale / produkt / tjeneste 2014 % sertifisert 2013 % sertifisert 2012 % sertifisert Miljøsertifisering VITA HK og logistikk 100 % 100 % 100 % Medlemsskap i Grønt Punkt Norge 95 % 95 % 95 % Svanemerkede produkter - Bla. Solkrem 12 % 12 % 12 % Anerkjente ulike økologiske sertifiseringsorganer som f.eks Ecocert/BDIH innen økologiske og naturlige produkter 45 % 45 % 40 % Vis fordelingen per sertifiseringsstandard for rapporteringsåret: Kategori materiale / produkt / tjeneste (i 2014) Sertifiseringsstandard % sertifisert 30

31 Kategori materiale / produkt / tjeneste (i 2014) Sertifiseringsstandard % sertifisert VITA Hovedkontor & Logistikk Miljøfyrtårn 100 % Dr. Hauscka Certified Natural Cosmetic BDIH 100 % Green People Ecocert 100 % Harmoni Solkrem Svanen 100 % Forbedringsprosjekter og -tiltak Q4.8 Beskriv forbedringsprosjekter og -tiltak som er iverksatt i rapporteringsåret for å bidra til etterlevelse av retningslinjene Prosjektnavn: Hensikt: Hovedaktiviteter: Land: Norge Partnere: Startdato og forventet sluttdato: Læringspunkter og utfordringer: Etiske krav som omhandles: Kursing av alle relevante ansatte i VITA i etisk handel Øke kompetanse og kunnskap om etisk handel Kursing - øke kompetanse Egne ansatte Økt kunnskap i organisasjon. Økt krav til ansatte vedr. etiske handel Basis kunnskap og retningslinjer for etisk handel, Code of Conduct krav til leverandører, Risiko kartlegging, videregående kurs 31

32 Prosjektnavn: Hensikt: Hovedaktiviteter: Land: Partnere: Startdato og forventet sluttdato: Læringspunkter og utfordringer: Etiske krav som omhandles: Fabrikk besøk i Kina Observere fabrikk og etterleverlse av krav til etiske handel/code of Conduct Fabrikk besøk Kina Nice Harvest Cosmetics Co;Ltd JCL Holdings Limited Juni Observasjoner av HMS, krav til samarbeidspartnere vedr. etisk handel og Code of Conduct Etiske retningslinjer for leverandører Code of Conduct, krav fra vestlig verden til produsenter i Kina, HMS, Arbiedsforhld Prosjektnavn: Hensikt: Hovedaktiviteter: Land: Partnere: Startdato og forventet sluttdato: Læringspunkter og utfordringer: Etiske krav som omhandles: Avtale med alle leverandører vedr. krav til etisk handel og Code of Conduct Kreve at alle leverandører skal følge VITA's retningslinjer for etisk handel Avtale inngåelser og fokus på etisk handel i samarbeidsavtalen Alle som omfattes av våre leverandører Alle leveandører Krav til utvikling innen etisk handel i alle ledd Alle i Code of Conduct 32

33 Prosjektnavn: Hensikt: Hovedaktiviteter: Land: Kina Partnere: Alle Startdato og forventet sluttdato: Læringspunkter og utfordringer: Etiske krav som omhandles: Kartlegging av VITA's innkjøpspraksis ift. leverandører i Kina Avdekke evt. forbedringspotensialer i vår innkjøpspraksis ovenfor leverandører Innhente rapporteringsskjema fra leverandører ift. VITA's innkjøpspraksis Gode bekreftelser og tilbakemeldinger på sunn innkjøpspraksis Ledetid, betaling, samarbeidsforhold, Vurdering av effekten av forbedringstiltak Q4.9 Beskriv hvordan bedriften vurderer effekten av tiltakene, utført i rapporteringsåret, for å oppnå forbedringer i bedriftens leverandøkjede. Vurder effekten opp mot risikobildet og kartlagte mangler: Flere fabrikk besøk i Kina gjennomført for året. Arbeidsforholdene ansees som gode. Gjennomført avtale krav til alle leverandører om å akseptere og gjennomføre definert Code of Conduct og retningslinjer for etisk handel. Ytterligere kursing av ansatte gjennom året. Innhentet flere sertifiseringsrapporter og 3. parts observasjoner. God bekreftelse på sunn innkjøpspraksis, gode planleggingshorisonter for god produksjonsplanlegging for våre leverandører. 33

34 5. KOMMUNISERE Bevisstgjøring, dialog og oppslutning 34

35 5. KOMMUNISERE BEVISSTGJØRING, DIALOG OG OPPSLUTNING Intern og ekstern kommunikasjon om etisk handel Q5.1 Beskriv hvordan bedriften kommuniserer 'internt' om arbeidet med etisk handel: Arbeid med etisk handel forankres i hele organisasjonen og i styret. Årsrapporten fremlegges offentlig via IEH og på VITA sine hjemmesider. Årsrapporten som skrives presenteres for organisasjon og styret mars hvert år. Styret ber ofte om nærmere presisieringer og rapporteringer ift. arbeidet med etisk handel. Målsettinger og plan for videre arbeid presenteres og forankres for videre utvikling innen fagfeltet. Kursing av nyansatte vedr. etisk handel gjennomføres. Nye mål og kartleggingsprosjekter iverksettes. Q5.2 Beskriv hvordan bedriften kommuniserer 'eksternt' om arbeidet med etisk handel: Årsrapport vedr. arbeidet med etisk handel kommuniseres på våre nettsider og til IEH som en offentlig rapport. Arbeidet med etisk handel og krav vedr. etiske retningslinjer kommuniseres til leverandører og inngår i avtale dokumenter med leverandører. Q5.3 Oppgi hvilke temaer bedriften har kommunisert om med interessenter (stakeholders) i rapporteringsåret vedrørende arbeidet med etisk handel. Vis: Hvilke interessentgrupper som var involvert Om det gjeldt dialog om påvirkning av bedriftens aktiviteter i leverandørkjeden. Om det gjaldt kommunikasjon av bedriftens resultater av arbeidet med etisk handel Tema Interessenter Om påvirkning av bedriftens arbeid Om resultatene av bedriftens arbeid VITA's arbeid med etisk handel Styret og eier Ja Ja Krav til retningslinjer for Etisk Handel Fremdrift i VITA's arbeid med etisk handel Utveksling og erfaring å dele vedr. arbeidet med etisk handel Alle leverandører Ja Ja Initiativ for etisk handel (IEH) Ja Ja Initiativ for etisk handel og andre bedrifter/interessanter Q5.4 Oppgi nøyaktig webadresse hvor bedriften publiserer informasjon og/eller rapporterer om arbeidet med etisk handel: Ja Ja 35

36 Styrke oppslutningen om etisk handel og erfaringsdeling Q5.6 Har bedriften i rapporteringsåret gjort tiltak for å styrke oppslutningen om arbeidet med etisk handel eller delt erfaringer? Ja Hvis ja, beskriv tiltak for å styrke oppslutningen relatert til aktuelle målgrupper som: Leverandører Nettverk og sammenslutninger Myndigheter/offentlige instanser Andre Type tiltak Antall Hvem omfattes av tiltaket Beskrivelse Publisering av informasjon 2 Alle interesser (Velg) Informasjon på nettsider om vårt arbeid med etisk handel og samfunnsansvar 36

37 37

38 Kontakt: VITA As Roar Arnstad