Styresak 28/2005 Felles kjøkken Et samarbeid mellom Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark HF, Kirkenes sykehus

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Versjon 1.0 Saksbehandler: Driftssjef Hanne P. Bentsen Styresak 28/2005 Felles kjøkken Et samarbeid mellom Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark HF, Kirkenes sykehus Sammendrag I denne saken legges fram et forslag om dannelse av nytt selskap sammen med Sør-Varanger kommune der det nye selskapet skal forestå kommunens og sykehusets framtidige forpleiningsbehov. Som selskapsform anbefales et AS hvor overdragelsen av ressurser til nytt selskap vil følge vanlige rammebetingelser for virksomhetsoverdragelse. Bakgrunn Sør-Varanger kommune (SVK) og Kirkenes sykehus (KS), startet høsten 2002 et arbeid for å se på muligheten for å bygge et nytt felles produksjonskjøkken som skulle betjene både kommunens beboere/brukere i og utenfor institusjonen og sykehusets pasienter med middagsmat og kolonialvarer. Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) fikk i oppdrag å bistå sykehuset og kommunen i dette arbeidet. Med utgangspunkt i denne forstudien vedtok kommunestyret i SVK og styret i Helse Finnmark mai/juni 2003 å videreføre prosjektet. Styrets vedtak våren 2003 følgende: 1. Under forutsetning av tilfredsstillende prosjektfinansiering (tilskudd fra Helse Nord RHF / andre og egenfinansiering over drift) videreføres arbeidet med å planlegge felles produksjonskjøkken for Sør-Varanger kommune og Helse Finnmark HF Kirkenes. 2. Videreføring av utredningen gis status som forprosjekt og tidsfrist settes til Prosjektet videreutvikles i overenstemmelse med den beskrivelse som er gitt i rapport utarbeidet av RO. 4. Helse Finnmark HF fortsetter arbeidet med å få utnyttet ledig produksjonskapasitet innenfor og utenfor organisasjonen. 5. Det tas kontakt med Hammerfest kommune for om mulig å utvikle tilsvarende driftskonsept i Helse Finnmark Hammerfest. 6. Styret anbefaler at erfaringstall innhentes fra Alta kommune på drift og investeringer. 7. Prinsipiell avklaring med Helse Nord RHF vedr. selskapsdannelse. Oppfølging av tidligere styrevedtak Finansieringen av forprosjektet ble delt mellom SVK, Helse Finnmark og Helse Nord. Videreføringen av utredningen ble ikke igangsatt før medio november 2003, noe som skyldes store utskiftninger i lederstrukturen i Helse Finnmark. På denne tiden var man i gang med å se Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 1 av 1

2 på et redusert sengetall i foretaket og det synes åpenbart at de forutsetningene som lå til grunn for konklusjonen i RO s rapport ikke lengre var tilstede. Anbefalingene i rapporten gikk ut på å detaljprosjektere et nytt driftskonsept med et produksjonskjøkken basert på kok/kjøl prinsippet. Kjøkkenet ville ha en kapasitetsreserve på ca. 120 kostdøgn. For å bedre lønnsomheten i prosjektet var det viktig å nyttiggjøre seg disse gjennom salg til andre omkringliggende institusjoner. Redusert kostdøgnsbehov og det faktum at et nytt frittstående produksjonskjøkken neppe ville la seg finansiere gitt den stramme økonomien både i helseforetaket og kommunen, gjorde til at bestilling av forprosjektet ble justert til å omfatte en vurdering av fordeler og ulemper ved tradisjonell kjøkkendrift kontra produksjonskjøkken basert på kok/kjøl prinsippet og hvorvidt de ulike produksjonsmetodene lot seg kombinere i et felles driftskjøkken, samt en vurdering av dagens kapasitet ved kjøkkenet på Kirkenes sykehus og vurdering av framtidig selskapsform Kjetil Langseth Bedriftsrådgivning (KLB) fikk i oppdrag å lede prosessen fram til neste beslutningspunkt. Forprosjektet Forprosjektet har vært prosessorientert, da god forankring, eierskap og involvering er en av forutsetningene for at prosjektets oppsummeringer og eventuelle vedtak, skal bli fulgt opp. Prosjektleder har gjennomført møter med oppnevnt prosjektgruppe og styringsgruppe. Både ledelse fra kjøkken og pleie, tillitsvalgte og ansatte har deltatt i prosjektet. I tillegg har prosjektleder hospitert både ved kommunens og sykehusets kjøkken. Det har gjennom prosjektet vært diskutert ulike produksjonsmetoder hvor man i gruppa ble enige om at en kombinasjon av produksjonsmetodene kok/kjøl og kok/server ville være det beste. Forutsetter man at oppsatt budsjett i rapporten holder mål betyr dette at kostnader til kjøkkendrift for både KS og SVK med utgangspunkt i denne modell blir betraktelig lavere enn det en har i dag. Det må bemerkes at det kan ta noe tid før en oppnår denne effekten, da dette avhenger av hvor raskt avgangen kommer mht overtallige stillinger. Prosjektet har synliggjort at dagens kostnadsnivå er for høyt, i hovedsak pga irrasjonell produksjon og logistikk. Prosjektet har på en bred måte belyst og diskutert sentrale problemstillinger mht å få på plass en ny og bedre måte å drive forpleining på i fremtiden. Forprosjektet som blant annet bygger mye på de forhold som fremkom i forstudien, gir ikke fullstendig svar på alle problemstillinger knyttet til prosjektets formål. Dette gjelder for planskisse for ombygd kjøkken ved sykehuset og eventuelle merknader fra mattilsynet som kan påvirke logistikk og planløsning. Selskapsform Rapporten gir ingen entydige svar på hvilken selskapsform som best egner seg til en samlet kjøkkendrift for de to institusjonene. Etter henvendelse til fylkesmannen som tok saken videre til departementet synes det klart at et nytt selskap må registreres som et AS og føres etter selskapsloven. Helseforetakene kan i dag ikke være deltaker i et IKS (interkommunalt selskap). På denne bakgrunn ber direktør om å få styrets aksept til dannelse av et AS med 50% eierandel av aksjene i et forpleiningsselskap hvor SVK eier de resterende 50% Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 2 av 2

3 Overføring av personell Overføring av ansatte anbefales gjennomført ved at det skjer en virksomhetsoverdragelse med de rammebetingelser som er regulert i lover og regler knyttet til en overdragelse. Pr. i dag har helseforetaket 9,92 stillinger fordelt på 14 ansatte ved kjøkkenet i Kirkenes. SVK har tilsvarende 9,98 stillinger fordelt på 15 ansatte. Stab- og støttetjenester, som vedlikehold- personal- og økonomitjenester kjøpes fra Helse Finnmark. Selskapet leier lokaler og betaler leie til foretaket. Økonomi Det økonomiske grunnlaget for å inngå samarbeid mellom Kirkenes Sykehus/Helse Finnmark (KS) og Sør-Varanger kommune (SVK) om et felles produksjonskjøkken, er at man antar at samlet investeringsbehov vil være mindre i ett felles produksjonskjøkken enn om partene må investere i hver sine kjøkken for å tilfredstille og opprettholde dagens/fremtidens krav og kvalitet til forpleining ved sine respektive institusjoner. Ved investering i ny teknologi og nye produksjonsmetoder antar man også å kunne rasjonalisere tjenesten totalt sett ved stordriftsfordeler og derav redusert bemanning. Investering Det er i forprosjektet beregnet et investeringsbehov på ca ,- eks. mva som fordeler seg som følger: Bygningsmessige arbeider, inkl. byggelånsrenter og opplæring ( ) Utstyr og montering av dette ( ) Sum investeringsbeløp (eks. mva.) ( ) Da selskapsformen er foreslått å være et AS, forutsettes full refusjon av mva., men man må påregne investeringsavgift på investeringene. Investeringene er foreslått fullfinansiert med et annuitetslån over 10 år, 7 % rente. Det forutsettes videre 10 års avskrivningstid på investeringene. Dette vil gi en gjennomsnittlig årlig kapitalkostnad på drøyt ,- Driftsbudsjett Det er i forprosjektet foreslått følgende driftsbudsjett: Råvarer Emballasje Sum varekostnader Lønnskostnader Sikkerhetsmargin lønnskostn. 5 % Sum lønnskostnader Vedlikehold utstyr Vedlikehold bygg Strøm Kommunale avgifter Bilkostnader Drift it Andre driftsutgifter Sum driftskostnader Kostpris kr. 45,-, kostdøgn 60 KS/110 SVK ,3 stillinger, snitt ,- pr. ansatt Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 3 av 3

4 Kapitalutgifter Brutto driftsutgifter Inntekter hjemmeboende ( ) 50 à kr. 50,- Sum inntekter ( ) Netto driftsutgifter Det er ikke regnet med adm. kostnader til regnskapsføring, lønnsbehandling, revisjon, mv. Andel av slike tjenester er pr. i dag ikke inkludert i de respektive kjøkkens budsjetter, og derfor ikke tatt med i oppstillingen, men dette må inkluderes i driftsbudsjett for nytt AS. Disse tjenestene forutsettes kjøpt fra Helse Finnmark. Det er forøvrig flere poster i foreslått driftsbudsjett som ikke er med i dagens budsjett for kjøkkenet ved Kirkenes sykehus vedlikehold bygg, elektrisitet, kommunale avgifter, it-drift mv. Flere av disse tjenestene forutsettes også kjøpt fra driftsavdelingene i Helse Finnmark/KS. (Forsikringer er verken inkludert i dagens budsjett eller i foreslått budsjett). Ved en 50/50 fordeling av foreslått driftsbudsjett vil KS andel av netto driftsutgifter være ca ,-. Det er imidlertid rimelig å anta at variable produksjonskostnader vil fordeles mellom KS og SVK basert på fordeling av antall kostdøgn. Hvis man tar utgangspunkt i at vare- og personalkostnader er variable kostnader som fordeles etter uttak av kostdøgn, vil KS andel av driftsbudsjettet være ca ,-. Laveste alternativ får vi ved å fordele hele driftsbudsjettet ut fra antall kostdøgn, hvilket vil innebære et driftsbudsjett for KS på ,- Netto driftsbudsjett for kjøkkenet ved KS for 2005 er ca ,-. Ut fra de beregninger som er gjort i forprosjektet, og med en fordeling av forutsatt driftsbudsjett hvor variable kostnader fordeles etter uttak av kostdøgn, vil altså KS kunne ha en årlig besparelse på ca i forhold til dagens drift. I tillegg kommer inntjening i øvrige driftsavdelinger som følge av at det nye kjøkkenet overtar vedlikehold, elektrisitet, komm.avg. mv. som nevnt over. Dette kan for KS innebære en ekstra inntekt/lavere kostnad på ca ,- (SVKs andel). Det er heller ikke i budsjettet over tatt høyde for andre inntekter (internt og eksternt matsalg), som i dag utgjør ca av KS netto driftsbudsjett. Det må imidlertid også påregnes ekstra belastninger på administrativt personell i Helse Finnmark spesielt i en overgangsfase i forhold til at man oppretter et AS. Besparelsene skyldes i første rekke reduksjon av antall ansatte. Det er beregnet at KS i dag produserer ca. 6 kostdøgn pr. ansatt. I nytt AS er det satt produktivitetskrav om ca. 25 kostdøgn pr. ansatt, hvilket totalt for KS og SVK innebærer en reduksjon i antall årsverk fra ca. 20 til 11,3 (med en gj.snitt lønnskostnad på ,- utgjør dette totalt 2,6 mill.). Det er tatt høyde for at man kan øke produksjonskapasiteten noe uten økte investeringer eller økt bemanning. Økonomiavdelingens vurdering Ut fra de analyser og beregninger som er gjort i forprosjektet sammenlignet med dagens drift, anser økonomiavdelingen prosjektet til å være en lønnsom investering på lang sikt. Enkelte risikomomenter for at investeringen evt. ikke skal bli lønnsom er påpekt, og man forutsetter at eliminering/reduksjon av disse vil bli gjennomført. Det er ikke utarbeidet eksakte beregninger som viser hva Helse Finnmark evt. måtte ha gjort av nyinvesteringer ved egen drift, antall årsverk man kunne redusert med som følge av nye produksjonsmetoder/teknologi mv., men det er rimelig å anta at de stordriftsfordeler som Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 4 av 4

5 oppnås gjennom samarbeid med SVK vil være mer lønnsomme enn å gjennomføre tilsvarende for egen regning, og man vil samlet sett så sterkere i forhold til deling av risiko. Framdrift Partene i prosjektet er blitt enige om å avsette kr av driftsmidlene til videre prosjektering av felles kjøkken ved Kirkenes sykehus, samtidig som det arbeides videre mot en fullfinansiering av prosjektet. Helse Nord har gitt positive signaler om behandling av søknader til økt investeringsramme for lønnsomme prosjekter hvor man synliggjør inndekning av ekstra kapitalkostnader i planlagt drift. Kalkylene viser at prosjektet vil være lønnsomt både for Helse Finnmark og Sør- Varanger kommune med denne betingelsen tilstede. Plantegninger og en kalkulasjon av prosjektet er bestilt. Detaljprosjektering med påfølgende anbudsrunde kan starte umiddelbart etter at disse er på plass og finansiering avklart slik at en eventuell ombygging kan starte til høsten. Antatt byggetid er anslått til å være maks 3-4 måneder Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 5 av 5

6 Vedlegg Risikomomenter Det er i forprosjektet ikke foretatt noen risikoanalyse av investeringen. Økonomiavdelingen i Helse Finnmark vil derfor påpeke enkelte risikomomenter knyttet til prosjektet:?? Høyere investeringskostnader enn forutsatt?? Reduksjon i antall årsverk blir mindre enn forutsatt?? Øvrige driftskostnader blir høyere enn forutsatt?? Samarbeidet ønskes oppløst av en av partene Høyere investeringskostnader enn forutsatt: Det er i forprosjektet antydet at bruk av brukt kjøkkenutstyr fra KS og SVK vil kunne redusere investeringsbehovet noe, i tillegg til at en anbudsutlysning vil kunne redusere investeringsstørrelsen. Erfaringer viser imidlertid at investeringskalkulasjoner, spesielt på bygningsmessige arbeider i et eksisterende bygg, kan bli for lave. Sannsynligheten for at inv.kostnader blir høyere enn forutsatt er rimelig høy, og konsekvensen vil påvirke lønnsomheten i prosjektet - avhengig av hvor mye høyere investeringene evt. blir. Samtidig er det kalkulert med en forholdsvis høy rentesats. Sannsynligheten for at denne vil være lavere enn forutsatt er forholdsvis stor. Eliminering/reduksjon av risiko: I den grad det er tjenelig benytte brukt utstyr fra eksisterende kjøkken. God kvalitet på investeringskalkulasjon i detaljprosjekt. Løpende vurdering av investering i forhold til lønnsomhet i.f.m./etter anbudsrunde. Reduksjon i antall årsverk blir mindre enn forutsatt: Det er i forprosjektet presisert at lønnsomheten i prosjektet er avhengig av at man klarer å redusere antall årsverk ihht. forutsetningene for at prosjektet skal være økonomisk lønnsomt. Det er også påpekt at man i en overgangsfase på 1-5 år må påregne høyere bemanning enn forutsatt avhengig av hvordan nedbemanningen skal gjennomføres. Sannsynligheten for at reduksjon i antall årsverk blir mindre enn forutsatt er forholdsvis høy på kort sikt. På lang sikt er denne risikoen lavere, men vil fortsatt være tilstede. Konsekvensen ved lavere reduksjon i antall årsverk vil være ca ,- pr. ansatt. Eliminering/reduksjon av risiko: Utarbeidelse av konkrete nedbemanningsplaner i samråd med arbeidstakerorganisasjoner, motivasjonsarbeid hos ansatte til at de skal lykkes(!) i å nå sine produksjonskrav, gode opplærings- og videreutviklingsmuligheter for ansatte. Det er i forprosjektet beregnet ca ,- i opplæringskostnader i investeringsrammen. Det bør i tillegg legges inn rammer til opplæring/hospitering i løpende driftsbudsjett for å sikre at de ansatte opparbeider, opprettholder og videreutvikler nødvendig kompetanse på nye produksjonsmetoder/teknologi slik at man har mulighet til å utføre tjenesten som forutsatt. Øvrige driftskostnader blir høyere enn forutsatt: Det er i forprosjektet innarbeidet mange driftskostnader som i dag ikke ligger inne i de respektive kjøkkens budsjetter. Det er ikke regnet på hvor mye disse postene utgjør for dagens kjøkken. Sannsynligheten for at øvrige driftskostnader blir høyere enn forutsatt antas å være forholdsvis lav, da man her vil ha stordriftsfordeler med et kjøkken i forhold til flere kjøkken som skal vedlikeholdes og driftes. Man vil imidlertid få synliggjort denne type kostnader i Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 6 av 6

7 forhold til dagens drift. Konsekvensene av en evt. overskridelse vil ikke være stor i forhold til at man indirekte allerede har disse kostnadene. HF vil for sin del kunne regne med noe inntjening av sine totale driftskostnader siden SVK skal være med å dele noen av disse kostnadene. Samarbeidet ønskes oppløst av en av partene: Det er foreslått at man oppretter et AS med 50/50 eierandel mellom KS og SVK, hvor man forutsetter at investeringene skal gjøres av ASet. Sannsynligheten for at samarbeidet ønskes oppløst av en av partene etter at avtale er inngått anses på kort sikt å være svært lav, men konsekvensen kan bli stor hvis det skulle inntreffe. Eliminering/reduksjon av risiko: Samarbeidsprosjektet må ivareta begge partenes interesser på best mulig måte. Det må inngås langsiktige avtaler, min. 10 år som også beskriver hva som skal skje i forhold til investeringer mv. ved en evt. oppløsning av samarbeidet. Noen scenarier: Ut fra de betraktninger som er gjort over kan man se for seg følgende: Utgangspunkt i forprosjekt Avvik Økonomisk effekt, andel KS Besparelse, andel KS Kapitalkostn. Holder invest. Budsjett + 2 mill.kr. i investeringer. ( ) (Renter/avskr.) Rentenivå 7 % Får 5% rente Råvarekostnader Holder budsjett Pris pr. kostdøgn øker med 8 kr. (dagens nivå KS) ( ) Personell Holder budsjett Antall ansatte totalt økes med 3 ( ) Variabel kostnad, råvarer og lønn Fordeling ut fra antall kostdøgn, ca. 35 % KS Må betale 50/50 av lønnskostnader istedenfor andel kostdøgn ( ) Evnt andre forhold Opplæringskostn. i driftsbudsjett ( ) HF får betalt for vedl.hold, strøm, etc. (SVK andel) Trekke ut bil og inntekter kommune ( ) Inntekter KS Sum resultat m/effekter I tabellen er det lagt inn forskjellige avviksmomenter og hvilken effekt dette vil ha på besparelsen. Man kan se for seg summen av alle effekter + og -, eller se på enkelteffekter. Hvis vi summerer alle effekter med negativ innvirkning på besparelsene, og tar bort alle effekter som øker resultatet, vil vi sitte igjen med et null-resultat i forhold til dagens drift. Hvis HF/KS skulle foreta investeringen selv, kan man se for seg følgende grove anslag: Driftsbudsjett ,00 - Samlet investering lik prosjekt ,00 Gj.snittlig årlig kapitalkostnad - Reduksjon antall ansatte 4 ( ,00) Som følge av bedre produksjonsmetoder/teknologi - Reduserte råvarekostnader ( ,00) Som følge av bedre produksjonsmetoder/teknologi - Økte driftskostnader , er budsjett , for lite - "Tap" inndekning av driftskostnader ,00 Anslag SVKs andel til dekning av driftskostnader SUM ,00 Besparelse 0,00 Her kan man tenke seg at man ikke får redusert antall ansatte med mer enn 3 personer, og at man ikke klarer å redusere råvarekostnadene, så er man ,- over dagens budsjett. Samtidig vil man sannsynligvis kunne gjøre investeringene lavere noe som igjen vil ha positiv effekt Styresak Felles kjøkken Sør-Varanger kommune Side 7 av 7