FELLESSAMLINGANE MED MISJONSFORSAMLINGA BRUK AV HAGA-KYRKJA TIL PENSJONISTLAGET SINE SAMLINGAR EVALUERING AV DEI NYE GUDSTENESTELITURGIANE

Transkript

1 INNKALLING TIL MØTE I SAMNANGER SOKNERÅD / SAMNANGER KYRKJESTYRE Onsdag 20. februar 2013 kl i kyrkja på Haga. SAKSLISTE: Sak 01/13 KS Sak 02/13 KS Sak 03/13 KS Sak 04/13 KS GODKJENNING AV INNKALLING/ MØTEBOK MELDINGAR OG RÅDET SITT KVARTER VARMEPUMPER TIL KYRKJA PÅ ÅDLAND DISPOSISJONSRETT TIL BANKKONTOAR OG ATTESTERING AV REKNINGAR Sak 05/13 KS FASTSETJING AV REKNESKAPSRESULTAT 2012 FOR SAMNANGER KYRKJESTYRE Sak 06/13 SR FASTSETJING AV REKNESKAPSRESULTAT 2012 FOR SAMNANGER SOKNERÅD Sak 07/13 SR Sak 08/13 SR Sak 08/13 SR Sak 09/13 SR Sak 10/13 SR Sak 11/13 SR VAL AV LEIAR OG NESTLEIAR FELLESSAMLINGANE MED MISJONSFORSAMLINGA BRUK AV HAGA-KYRKJA TIL PENSJONISTLAGET SINE SAMLINGAR EVALUERING AV DEI NYE GUDSTENESTELITURGIANE NY MUSIKK TIL LITURGISKE LEDD I HØGMESSA DIAKONIPLAN FOR SAMNANGER EVENTUELT VEL MØTT! Haga for soknerådsleiaren Kyrkjeverje

2 OM SAKENE: Sak 01/13 KS GODKJENNING AV INNKALLING/ MØTEBOK Sjå tidlegare tilsend møtebok. (E-post ) Sak 02/13 KS MELDINGAR OG RÅDET SITT KVARTER Prostiråd referat (Sjå vedlegg 2a) Over til elektroniske kyrkjebøker slutt på protokollane Godkjenning av gudstenesteordningane Årsstatistikk (Sjå vedlegg 2b) Gudstenestestatistikk (Sjå vedlegg 2c) Kyrkjeleg medverknad ved gravferd m. oskespreiing brev frå kyrkjerådet Sak 03/13 KS VARMEPUMPER OG ANDRE ENØKTILTAK I KYRKJA PÅ ÅDLAND Det var i aug søkt om godkjenning av installering av varmepumper til kyrkja på Ådland. Søknaden vart avslegen, etter råd frå riksantikvaren. Dei ville ikkje at pumpene innvendig skulle vera høgt oppe på veggen, og var ikkje nøgde med utedelen heller. Etter samtaler med folk hjå riksantikvaren, vart det sagt at kyrkjebygg konsulent Ove Morten Berge skulle koma med framlegg til utedelen. Då dette framlegget kom, vart det søkt på nytt (Juni 2012). Riksantikvaren var framleis skeptisk, og rådde til at me heller fekk sett inn varevindauga i kyrkja, for å minska varmetapet. Han meinte no at den nye plasseringa av innedelen var ok, men at utedelen framleis vart for skjemmande. Han meinte me heller burde laga eit eige hus til denne ved kyrkjegardsmuren. Rett før nyttår, fekk me svar frå bispedømet på den nye søknaden. Der fekk me eit ja, under føresetnad av at me teikna eit framlegg til hus ved kyrkjegardsmuren som riksantikvaren kan godkjenna, og at me får lov av dei å grava tilkomstgrøft inn til kyrkja. Bispedømet ber soknerådet om å utgreia montering av varevindauge i staden for eller saman med installering av varmepumpe. For å kunna montera varmepumpe i kyrkja, må også el-tavla bytast/ forbetrast. Ei heilt ny tavle vil koma på kr. Med straumutgifter på rundt kr årleg, er det klart at me enno har mykje å henta på enøk-tiltak i kyrkja på Ådland. Me har no isolert ytterveggane, men det er framleis ein del varme-lekkasje i hjørne, langs tak og veggar og ikkje minst gjennom dei enkle vindaugsrutene. Me har tidlegare vore skeptiske til å montera vare-vindauge på innsida av dei gamle vindauga. Vil ikkje dette vera skjemmande? Kva med dei gamle glasmåleria, vil dei visa like godt? Riksantikvaren seier at det finst bra løysingar på dette no, og vil tilrå at me gjer det. Dei gamle røyrovnane har me fått tilrådd ikkje å skifta ut. Men det er vanskeleg å få temperaturen opp i ein fei, når det er kaldt ute. Då må det gjerne stå på fullt konstant for å greia å få temperaturen på eit akseptabelt nivå. Med ei varmepumpe vil ein i tillegg til å få større effekt ut av straumen ein nyttar, også kunna få ei betre styring på varmen. Soknerådet må ta stilling til om me skal arbeida vidare med varmepumpeløysinga. I 2010 var prisen på sjølve pumpene vel kr. med montering. Så kjem hus, graving og el. arbeid i tillegg, det kan fort verta til. Dette har me ikkje midlar til med den resten som no står att på vedlikehaldslånet. (Vel kr) Vedlegg 3 Brev frå biskopen om varmepumpe 2

3 Framlegg til vedtak Kyrkjeverja skal arbeida vidare med å få godkjent løysing for varmepumper til Ådland. Når me har fått godkjenning og oversikt over kostnadene, skal me søkja kommunen om midlar til å få gjort jobben. I mellomtida skal me nytta restmidlar frå vedlikehaldslånet til å utbetra el-tavla på Ådland. Kyrkjeverja skal førebu ei sak for soknerådet, som gjeld varevindauga på innsida av dei gamle vindauga i kyrkja på Ådland. Ho skal undersøkja prisar, og saman med reisa på synfaring i kyrkjer der dei har gjort slik utbetring. Foto som syner løysingar, skal vera med i saksutgreiinga. Saka skal koma opp i tide til å få med evt. søknad om midlar på budsjettet for Sak 04/13 KS DISPOSISJONSRETT TIL BANKKONTOAR OG ATTESTERING AV REKNINGAR Når rekningar skal tilvisast for betaling, krev revisor to underskrifter. I rekneskapssystemet Agresso, er det også to personar som må signera. Det er kyrkjeverja og sekretæren som gjer dette no. Ved lønsutbetalingar og attendebetalingar til nokon av desse to, må andre signera. Det skal vera styrevedtak på kven det er som skal gjera dette. Bankkontoane våre, har lege inne med disposisjonsrett til Olav Aarvik og Britt Haukanes. Økonomisjef Nina Erdal har i tillegg disposisjonsrett ein av kontoane, for å kunna betala ut løn. Bankane hadde problem med å få samkøyringa med dei to bankane me nyttar, til å virka, og me fekk difor ikkje alle kontoane opp i nettbanken til kyrkja. Olav måtte behalda disposisjonsretten til dette var i orden. Når det no er i orden, får me beskjed om at banken treng eit styrevedtak på kven det er som skal disponera kontoane for at disposisjonsretten hans skal kunna strykast. Det er naudsynt å ha meir enn ein som har disposisjonsrett til bankkontoane, då det må kunna betalast ut rekningar ol. v. ferie og sjukdom også. Sidan økonomisjefen og har tilgang til brukskontoen vår, er dette langt på veg sikra, men det hadde vore ynskjeleg å ha ein til som kunne ha tilgang til brukskontoane våre. Det mest naturlege vil vera at sekretæren får dette. Om økonomisjefen hadde hatt tilgang til skattekontoen vår, kunne ho betalt ut skatten når den var klar. Dette er noko som ofte må gjerast fort, og beskjeden om kva som skal betalast gjerne berre kjem ein par dagar før betalinga skal skje. Når det gjeld Agresso-systemet er det vanskeleg å tenkja seg at nokon av dei andre tilsette skal måtta læra seg å attestera alle rekningane. (Den som attesterer, bestemmer også kvar betalinga skal plasserast i rekneskapen. Dette er mykje å setja seg inn i.) Soknerådet har tidlegare bestemt at leiar for trusopplæringa skal ha budsjett- ansvar for trusopplæringsdelen i busjettet. Det er difor naturleg at ho tilviser frå dette kapitlet. Samstundes misser då kyrkjeverja litt av kontrollen med rekneskapen. Denne biten bør i alle fall ikkje setjast i verk før sekretæren er vorte tryggare på korhen ho skal plassera utgifter i rekneskapen. Trusopplæringsleiaren har også fullt opp å gjera med trusopplæringsplanen no. Framlegg til vedtak Kyrkjekontoret I rekeskapssystemet Agresso, skal sekretæren attestera og kyrkjeverja tilvisa. Leiar for trusopplæringa skal tilvisa for trusopplæringskapitlet. Dette skal ho ta til med når arbeidet med trusopplæringsplanen krev mindre av arbeidstida hennar enn han gjer no. Når det gjeld lønsutbetalingar, reiserekningar og attendebetalingar til nokon av dei tilsette, kan i tillegg til desse tre, soknerådsleiaren, nestleiaren eller soknepresten attestera. 3

4 Banken Økonomisjef Nina Erdal skal kunna disponera: Konto nr Brukskonto i Sparebanken Pluss Konto nr Kyrkja sin skattekonto Kyrkjelydssekretær Bente L. Dyrøy Bødker skal kunna disponera: Konto nr Brukskonto i Sparebanken Pluss Konto nr Brukskonto i Sparebanken Vest Kyrkjeverje Britt Haukanes skal disponera alle soknet sine kontoar i begge bankane. Tidlegare kyrkjeverje Olav Aarvik, skal ikkje ha disposisjonsrett til nokon av soknet sine kontoar. Vedtaket gjeld frå d.d. Sak 05/13 KS FASTSETJING AV REKNESKAPSRESULTAT 2012 FOR SAMNANGER KYRKJESTYRE Dagleg leiar har i samarbeid økonomisjefen i kommunen, arbeidd med å slutta av rekneskapen for Samnanger kyrkjestyre for Driftsrekneskap: Driftsrekneskapen til kyrkjestyret er gjort opp med eit overskot på kr. Det var løyvd kr meir til kyrkja enn det me hadde lagt inn i budsjettet. Dette var knytt opp mot vaktmeistararbeid. 110 Kyrkjeleg administrasjon: Underskot Ådland kyrkje Overskot Haga kyrkje Underskot Kyrkjegarden Overskot Andre kyrkjelege formål Underskot Nokre av dei største avvika: For heile rekneskapen gjeld det at me ikkje har fått fullt ut kompensert for lønsauken etter tariffoppgjeret i år. Dette er like eins for heile kommunen, då det ikkje var nok midlar på den kontoen kommunen har sett av til lønsoppgjeret. På administrasjon har me hatt ekstra utgifter i samband med det nye rekneskapssystemet. Det dreiar seg m.a. om konsulentkostnader på rundt kr for å få på plass elektronisk rekningsbetaling, noko me er pålagde å ha. Me har og hatt opplæring av det nye soknerådet, som gjorde at denne kursposten vart overskriden dette året. På Ådland har me brukt mindre enn budsjettert til straum. I tillegg har det meste av vedlikehald me har gjort der, vorte finansiert av vedlikehaldsmidlar frå fond. (Frå rentekompensasjonslån frå Husbanken.) På Haga har me og hatt mindre straumutgifter enn budsjettert, men har og ein del mindre overskridingar. Me har noko ekstrahjelp som knyter seg til vaktmeistararbeid og ekstra vask, dessutan har me måtta kjøpt inn nytt kjøleskåp til kjøkkenet oppe. Me har også her gjort ein del vedlikehald som vert dekka av vedlikehaldsfondet. Bygging av nytt grupperom og ein del innbu og utsyr vert dekka av fond av innsamla midlar. Kommunen overtok drifta av kyrkjegarden 1. mars Den løyvde råma til kyrkjegarden, vart difor skore ned med kr. Det var svært lite gravferder dette året, og grunna arbeid med store 4

5 vedlikehaldsprosjekt på kyrkjene, vart det berre gjort mindre vedlikehald på kyrkjegardshusa i På andre føremål, har me overskride konfirmantopplæringa og betalt ut noko notar til kantorane frå dette ansvaret i staden for på 110. Andre avvik vert tekne opp i rekneskapen og årsmeldinga når desse er klare. Det vart teke atterhald om at det kan koma fram mindre endringar i talmaterialet, sidan rekneskapen ikkje er fullstendig avslutta. Investeringsrekneskap: Det har ikkje vore noko aktivitet her i 2012 Framlegg til vedtak Samnanger kyrkjestyre godkjenner dagleg leiar sitt framlegg til rekneskapsresultat for kr. vert ført som overskot i driftsrekneskapen til kyrkjestyret for Dagleg leiar kan gjera mindre justeringar i samråd med rekneskapsførar, om det vert naudsynt. Sak 06/13 SR FASTSETJING AV REKNESKAPSRESULTAT 2012 FOR SAMNANGER SOKNERÅD Dagleg leiar har i samarbeid økonomisjefen i kommunen, arbeidd med å slutta av rekneskapen for Samnanger sokneråd for Soknerådet sin driftsrekneskap skal gjerast opp i balanse. Samla sett kjem soknerådsdelen ut med eit overskot på kr. 210 Kyrkjelydsarbeid Overskot Ofringar til andre org./tiltak Balanse Ungdomsarbeid Underskot Kompis Underskot Trusopplæring Overskot Då er innsamla midlar sett av til det dei var tenkte til, anten på fond eller inn i driftsrekneskapen til kyrkjestyret. Oversikt over avsette midlar: Til Kyrkja på Haga: kr. - offer og innsamla midlar overført til kyrkjestyre, drift. Det er gått til bønerom/ grupperom i kjellaren og litt kjøkenutstyr. Til kyrkja på Ådland: kr. - offer sett av på fond Til sætrastemna: kr. - sett av på fond. Gamal bank-konto kome inn i 2012 Kulturmidlar: kr. - til særskilde prosjekt i barne og ungdomsarbeidet. Desse er ikkje sett i verk enno, og er difor sett av til fond. Bruk av fondsmidlar: kr må brukast av fondsmidlar for å dekka prosjekt Haga -kostnader Ser me ungdomsarbeid, kompis og trusopplæring i samanhang, kjem desse til saman ut med eit underskot på 710 kr. (Frå og med 2013, vil desse tre postane verta slegne saman i budsjett og rekneskap.) I 2012 fekk me kr mindre i trusopplæringsmidlar enn budsjettert, då heile prostiet vart innfasa og skulle fordela tildelt pott seg mellom for 2. halvår Me har ikkje omarbeidd budsjettet i tråd med dei reduserte inntektene, men me har prøvd å begrensa forbruket noko, og har vore utan løna ekstrahjelp på kompis i eit halvt år. I tillegg har me rekna med at ein del innsamla midlar måtte gå til trusopplæring. Det har vore 7 offer direkte til trusopplæringsarbeid, og eit til ungdomsarbeid i

6 Dette har gjort at det har vorte ferre offer til kyrkjelydsarbeid generelt. Men vel kr i renteinntekter har kome til inntekt på 210 kyrkjelydsarbeid, i tillegg til nokre gamle bank-kontoar som ikkje har vore inne i rekneskapen før. Overskotet me set att med på kapitlet, må og setjast på fond for at det heile skal gå i balanse. Det vert teke atterhald om at det kan koma fram mindre endringar i talmaterialet før møtet, sidan rekneskapen ikkje er fullstendig avslutta. Vedtak Samnanger sokneråd godkjenner dagleg leiar sitt framlegg til rekneskapsresultat for kr. vert sett av på fond til kyrkjelydsarbeid kr skal takast frå fond for Hagakyrkja (innsamla midlar) og overførast til kyrkjestyret. Dagleg leiar kan gjera mindre justeringar i samråd med rekneskapsførar, om det vert naudsynt. Sak 07/13 SR VAL AV LEIAR OG NESTLEIAR Soknerådet må velja leiar og nestleiar for 2013, sidan desse vert valde for eit år om gongen. Saka vert lagt fram utan tilråding til vedtak. Sak 08/13 SR FELLESSAMLINGANE MED MISJONSFORSAMLINGA Soknepresten har i eit brev til soknerådet og misjonsforsamlinga bede om at me tek opp fellesmøta våre som sak. (Sjå vedl.7) Sidan år 2000 har kyrkja samarbeidd med misjonsforsamlinga og Sion om fellessamlingar og felles bønemøte i kyrkje og bedehus, dei første åra i kvart av dei tre husa ein gong kvart halvår. No har Sion ikkje samlingar lenger og det har vore ei årleg fellessamling i bedehuset (helgetorsdag) og ei i kyrkja (bibeldagen). Når det er fellessamling, skal det ikkje skje noko anna i kyrkje og bedehus den dagen, var det avtale om. Kyrkja har lagt vinn på å invitera inn talarar frå både pinsevennmiljø og indremisjonsmiljø, når det er slike samlingar. Det har vore til rikgjering for kyrkjelyden å ta del i dei andre sine samlingar, og ikkje minst høyra på dei mange ulike talarane som har vitja kyrkja på desse samlingane. Likevel kjenner me på at det vert for lite felles på desse møta. Det har også hendt at misjonsforsamlinga har andre arrangement, når det er fellessamling i kyrkja. Ynskje frå soknepresten og kyrkjestab er at bedehuset og kyrkja kunne vera i lag om å laga til desse samlingane. T.d. kan ei lita nemnd med representantar frå begge lag planleggja samlingane. Kanskje kan desse gjerast til storhendingar som folk frå både bedehus og kyrkje nødig vil gå glipp av, og som etter kvart kan trekkja til seg nye deltakarar også! (Sjå vedl.7 Brev om fellessamlingane) Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. Sak 09/13 SR BRUK AV HAGA-KYRKJA TIL PENSJONISTLAGET SINE SAMLINGAR 6

7 Då kyrkja på Haga vart bygd, var pensjonistlaget med og argumenterte for at dei kunne ha sine samlingar her. Det vart likevel ikkje fleirtal i styret deira for å flytta samlingane til kyrkja. No har pensjonistane ved fleire høve og av ulike grunnar hatt møta sine her, og har kome til at dei ynskjer å vera her i staden for på kommunehuset. Det er lettare tilgjenge her, større kjøkken og betre plass. Dei har samlingane sine ein fredag i månaden frå kl til ca og er ca 35 personar, vanlegvis. Dei har nytta kyrkjerommet til program og hatt mat i peisestova eller bak i kyrkjesalane. Når nokon skal låna huset fast på denne måten, skal dei søkja soknerådet om lov. Det er gledeleg at pensjonistane ynskjer å halda til i kyrkja. Me manglar sjølv arbeid retta serskild inn mot eldre, og pensjonistlaget gjer godt arbeid, med både oppbyggelege og sosiale samlingar. Dette kan kanskje gjera terskelen lågare for fleire, til andre arrangement i kyrkja også. Pensjonistane lagar alt til sjølv, og ryddar fint opp etter seg. Det einaste som kan vera vanskeleg er at om det er gudsteneste sundagen, treng me ekstra vasking om laurdagen. Kyrkjetenaren har ikkje arbeidsdag då, og me kan ikkje påleggja henne dette. Vedlegg: 8 Søknad frå pensjonistlaget Framlegg til vedtak Soknerådet ynskjer pensjonistlaget velkomen til å ha sine arrangement i kyrkja på Haga. Det er ei glede for oss å hysa desse arrangementa og dei treng ikkje betala leige for dette. Vert arrangementet lagt på ein fredag der det er gudsteneste i kyrkja på Haga sundagen etter, må dei likevel betala for ekstra vask av dei romma som har vore i bruk. Sak 10/13 SR EVALUERING AV DEI NYE GUDSTENESTELITURGIANE Frå gudstenestenemnda har me fått dette innspelet: Evaluering av dei nye gudstenestene så langt. Nemnda meiner her er mykje positivt, men vil peike på følgjande som bør drøftast: Evangelieprosesjonen fungerer fint på Ådland. Derimot rår nemnda til å sløyfe han på Haga sidan det der berre vert ei vandring på tvers framme og ikkje ned mellom folket som er meininga. Nemnda var inne på om ein skulle stå under alle salmane, men vil halde fast på at det dramaturgisk nok fungerer best å gjere det under første og siste salmen. Derimot bør det presiserast endå tydelegare at vi gjer det. Det presten kjenner som ei utfordring, er å skaffe medliturgar. Når større grupper er med, som barnekor og ungdommar, er det ikkje problem, men derimot til vanlege gudstenester utan noko ekstra. Vi er for få til å danne grupper der det kan gå på omgang, og mange er alt engasjerte i ulike tenester i gudstenesta. Nemnda er òg inne på at det gjerne er bra med færre medliturgar for å skape ro. Nemnda ønskjer ei endring av start og slutt på gudstenesta. Infoen før første salmen blir på ein måte ein litt matt start før gudstenesta eigentleg tek til med første salmen. Inntrykket som kan skapast, er når begynner eigentleg gudstenesta? Derfor rår nemnda til at infoen blir lagd til etter nådehelsinga og då gjeven av liturgen. Sameleis med invitasjonen/ kunngjeringane etter postludiet. Den kan igjen opplevast som ein dublett til den eigentlege avslutninga med velsigning og postludium. Framlegget her frå nemnda er å leggje invitasjonen før sluttsalme og 7

8 velsigning, og at liturgen etter postludiet helsar kyrkjelyden med Gå i fred. Ten Herren med glede! Soknerådet må ta stilling til om me ynskjer gjera endringar i samsvar med nemnda sine synspunkt. Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. Sak 11/13 SR NY MUSIKK TIL LITURGISKE LEDD I HØGMESSA Kantor Eilert Tøsse har teke initiativ til å prøva nokre nye tonar på Kyrie og Gloria. Gudstenestenemnda har vurdert dei nye tonane. Dei seier dette i sitt møtereferat: I første omgang gjeld det musikk til kyrie og gloria, og døme på dette vart gjennomgått, lytta til og prøvesunge: kyrie v/ Åshild Watne og gloria v/ Eilert, og nemnda tykte om begge deler. Kyrie er enkelt å øve inn, for der er så mange oppattakingar, og det opplevdest verkeleg som eit kyrie. Ein del av gloria kunne opplevast litt vanskeleg, (men i ettertid har Eilert forenkla den delen). Det kom òg fram eit ønskje om å kunne nytte det gamle gloria når der er lite folk. Elles vart det teke fram eit gloria av Magnus Beite, som kanskje kan nyttast på Haga. Soknerådet må til stilling til om dei ynskjer prøva dei nye tonane. Eilert Tøsse kjem sjølv og presenterar dei på møtet. Elles kan dei to førstnemnde høyrast i vedlegg 1 a, eller spelast frå vedl. 10b Vedlegg: 10 a Lydfil Kyrie og Gloria, 10 b Notar Kyrie og Gloria Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. Sak 12/13 SR DIAKONIPLAN FOR SAMNANGER Diakoninemnda har på sitt møte 21. januar 2013, kome med framlegg til diakoniplan for Samnanger kyrkjelyd, (Sjå vedl.11) Det er ein plan som femner heile kyrkjelyden, og ikkje berre dreiar seg om diakoninemnda sitt arbeid. Mange av tiltaka er alt i gang. Astrid Fylling som var diakonikonsulent i Bjørgvin, sa det slik: Viss du tenkjer deg kyrkjelydsarbeidet som ei stor kake, kor stor del av kaka er diakonien? Svaret var at diakoniarbeidet ikkje skulle vera ein sektor av kaka, men det var det gode fyllet mellom laga og skulle vera smurd utover heile kaka! Då vert det ikkje så lett å plassera det inn som tiltak på ein plan. Så spørsmålet vert kanskje kvar ein skal setja grensa for kva som er diakoni eller ikkje: Skal det vera reint sosiale tiltak, eller kan også opplæring og andakt kallast diakoni? Soknerådet må ta stilling til om dei ynskjer vedta planen slik han ligg føre, eller om dei har innspel til endringar i planen. Vedlegg: 11 Framlegg til diakoniplan. Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. 8