Tilleggsinnkalling Eldrerådet. Sakliste. Austevoll kommune. Møtestad: Globen Møtedato: Møtetid: 10.30

Transkript

1 Austevoll kommune Tilleggsinnkalling Eldrerådet Møtestad: Globen Møtedato: Møtetid: Eventuelt forfall skal meldast til tlf servicekontoret eller til Varamedlemmar møter etter nærare innkalling. Møtet er ope for tilhøyrarar. Saksdokument er lagt ut til offentleg gjennomsyn på nettsida til kommunen. Sakliste Sak nr. Sakstittel 028/17 Referatsak - 2 Storebø, Bjørn Eirik Klepsvik Leiar 1

2 Saksframlegg Saksnr Utval Type Møtedato 028/17 Eldrerådet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Norunn Malene Storebø FE /715 Referatsak - 2 Tilråding frå rådmannen: Meldingane vert lagt ved møteboka Vedlegg: Svar påførespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting RE Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune Evaluering konkurranseutsetting, forslag til tilnærming Bakgrunn for saka: Vurdering:

3 Evaluering konkurranseutsetting Austevoll kommune Forslag til tilnærming 23. mai

4

5 Innledning Vi takker for muligheten til å evaluere konkurranseutsettingen av pleie- og omsorgstjenestene i kommunen. Nedenfor følger som avtalt et utkast på hvordan vi foreslår å gjennomføre evalueringen. I tillegg gir vi og en beskrivelse av hvem som vil foreta evalueringen, samt våre erfaringer fra evaluering og analyse innenfor pleie- og omsorgssektoren. Vår kontaktperson for evalueringen er Ole Willy Fundingsrud, telefon: , e-post: ole.willy.fundingsrud@kpmg.no. Vennlig hilsen KPMG AS Ole Willy Fundingsrud Director/Oppdragsansvarlig AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

6 Innhold 1. Pris 1 2. Kompetanse og erfaring 2 3. Overordnet plan for gjennomføring Oppdragsforståelse Gjennomføring av oppdraget Samarbeid, kommunikasjon og rapportering 6 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

7 1. Pris Iht til forespørsel, NOK eks mva. 1 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

8 2. Kompetanse og erfaring KPMG har lang erfaring med å gjennomføre evalueringer og revisjoner innenfor pleie- og omsorgssektoren i kommunal sektor. Vi har satt sammen et faglig sterkt team som har den nødvendige erfaringen og kompetansen for å gjennomføre denne evalueringen en effektiv og kvalitativ god måte. Ole Willy Fundingsrud vil være oppdragsansvarlig og ansvarlig for kvalitetssikringen av prosjektet. I tillegg vil han være en ekspertressurs innenfor helse- og omsorgsfeltet og metodisk gjennomføring av evalueringen. Ole Willy vil ha et særlig ansvar i planleggingen og avslutningen av evalueringen. Ole Willy har tidligere hatt ansvar for flere revisjoner og analyser i Austevoll kommune, herunder KPMGs analyse av kostnader- og kvalitative konsekvenser av sammenslåing av sykehjem i kommunen. Lena Davik Fjørtoft vil være prosjektmedarbeider og vil bidra inn i planlegging, gjennomføring og analyse. Lena har flere års erfaring med planlegging og gjennomføring av evaluering, analyse og revisjoner i kommuner, hvorav flere rettet mot helse- og omsorgstjenester. Lena har også god kompetanse på evalueringsmetodikk. Lena har en mastergrad i arbeids- og organisasjonspsykologi. Rune Mydland vil være prosjektmedarbeider og vil særlig bidra inn på de økonomiske delene av evalueringen, heri kartleggingen og vurderingen av lønns- og pensjonsforhold. Rune er statsautorisert revisor og han har bl.a. ansvar for revisjonen av Aurland og Austevoll kommune. Rune har bred erfaring fra revisjon av offentlig virksomhet, både som finansiell revisor og som forvaltningsrevisor. Bjørg Sandven vil være prosjektmedarbeider og vil bidra inn i planlegging, gjennomføring og analyse. Bjørg har tidligere jobbet med økonomioppfølging og internkontroll i ulike funksjoner og på ulike nivå i Bergen kommune. I KPMG jobber Bjørg med evaluering, analyse og revisjon av kommunal virksomhet; spesielt med internkontroll og økonomistyring og innenfor skole og pleie og omsorg. Ole Willy, Rune, Lena og Bjørg har gjennomført en rekke evalueringer, analyser og forvaltningsrevisjoner innenfor helse og omsorgsfeltet. Nedenfor er et utvalg av referanser som en eller flere i teamet har gjennomført: Tynset kommune Leveringstidspunkt: 2016 Oppdragsbeskrivelse: Vestby kommune Leveringstidspunkt: 2016 Oppdragsbeskrivelse Tønsberg kommune Leveringstidspunkt: 2016 Oppdragsbeskrivelse Tjøme kommune Leveringstidspunkt: 2015 Evaluering av omstillingsprosessen innen helse- og omsorgstjenesten i Tynset kommune Evaluering av demensomsorgen, med formål å vurdere kvaliteten på kommunens helse- og omsorgstjenester i hjemmetjenesten og sykehjem relatert til personer med demens. Evaluering helse og omsorg, med fokus på om rutiner for tildeling av tjenester til eldre basert på behov og BEON-prinsippet. 2 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

9 Oppdragsbeskrivelse Evaluering av helse- og velferdstjenester, hvor det ble undersøkt om kommunens rutiner for samhandling i faktisk ytelse av helsetjenester er med på å sikre et helhetlig tjenestetilbud, samt vurdert om saksbehandlingen er i tråd med sentrale lovkrav. Nøtterøy kommune Leveringstidspunkt: 2015 Oppdragsbeskrivelse Sogndal kommune Leveringstidspunkt: 2015 Oppdragsbeskrivelse Aurland kommune Leveringstidspunkt: 2014 Oppdragsbeskrivelse Luster kommune Leveringstidspunkt: 2014 Oppdragsbeskrivelse Balestrand kommune Leveringstidspunkt: 2014 Oppdragsbeskrivelse Evaluering av samhandlingsreformen, med fokus på ivaretagelse av dokumentasjonskrav ved inn og utskriving av pasienter mellom sykehus og kommunalt helse- og omsorgstilbud. Evaluering av pleie- og omsorgstjenester til ressurskrevende brukere, herunder undersøkelse av samarbeid og koordinering av kommunale tjenester til slike brukere. Evaluering helse og omsorg, med fokus på rutiner for tildeling av tjenester til eldre basert på behov og BEON-prinsippet. Evaluering helse og sosial. Formålet var å finne årsaksforklaringer til hvorfor deler av de sosiale tjenestene som NAV har ansvar for ikke fungerte etter hensikten, herunder relatert til intern organisering, rutiner og praksis. Evaluering helse og omsorg. Utredning av årsaker til kostnadsøkninger, herunder gjennomgang av økonomistyring, internkontroll, styring av overtid mm. 3 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

10 3. Overordnet plan for gjennomføring 3.1 Oppdragsforståelse I Austevoll kommune er det 34 kontrakter knyttet opp til ulike aktører som utfører tjenester og oppgaver for kommunen. Austevoll kommune ønsker å få gjennomført en evaluering av konkurranseutsettingen av pleie- og omsorgstjenestene i kommunen. Evalueringen skal bl.a. vurdere kvaliteten på tjenestene ut i fra perspektivet til brukere og pårørende, i tillegg til medarbeidertilfredshet og økonomi. Austevoll kommune har satt opp følgende prioriteringer for evalueringen: Nytte data som allereie ligg føre i kommunen og ved Aleris Omsorg Austevoll AS som er synt ovanfor i dokumentet. Ha merksemd på målbare kvalitetsindikatorar som medarbeiderundersøking, brukarundersøking og pårørandeundersøking. Undersøkingane skal vera kvalitative. Sjukefråvær før og etter konkurranseutsetting. Differanse i aktivitetstilbod til brukargrupper før og etter konkurranseutsetting. Gjennomgang av faktiske kostnader knytt til eldreomsorga før og etter konkurranseutsetting. Samhandlingsrutinar for å sikre god samhandling og god ivaretaking av brukargruppa. Endring i bemanningsfaktor før og etter konkurranseutsetting, samanlikne med andre kommunar. Endring i pleiefaktor før og etter konkurranesutsetting, samanlikna med andre kommunar. Løns- og pensjonsvilkår for tilsette. 3.2 Gjennomføring av oppdraget Finansdepartementet definerer evalueringer som: En systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, virksomhet, virkemiddel eller sektor 1. Med utgangspunkt i hvordan Austevoll kommune har definert sitt behov, vil formålet med denne evalueringen være å gi kommunen et styrket kunnskapsgrunnlag om kvantitative og kvalitative endringer som følge av konkurranseutsettingen. Vår tilnærming til oppdraget kan enkelt illustreres slik: 1 "Veileder til gjennomføring av evalueringer", Finansdepartementet, AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING 4

11 Fakta Årsaker Avvik/ funn Anbefalinger Kriterier Konsekvenser Dette er en tilnærming som KPMG har lang erfaring med å bruke i ulike typer evalueringer. Styrken med denne tilnærmingen er at den er tydelig, har strengt fokus på sammenheng og konsistens mellom de ulike elementene, og ikke minst at den er praktisk innrettet mot oppdragsgivers behov. Nedenfor går vi kort igjennom hvordan vi konkret foreslår å gjennomføre evalueringen: Kriterier For å gjennomføre en evaluering er det hensiktsmessig å sette opp tydelige kriterier som vi evaluerer fakta opp imot. Basert på saksframlegg om evaluering av konkurranseutsetting har vi satt opp følgende kriterier: Hvor og i hvilken grad har medarbeidere opplevd endringer etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? I hvilken grad har sykefraværet endret seg etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? Hvordan har lønns- og pensjonsvilkårene for de ansatte endret seg etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? Hvor og i hvilken grad har brukere og pårørende opplevd endringer etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? I hvilken grad har aktivitetstilbudet endret seg etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? På overordnet nivå, hva er de faktiske kostnadene tilknyttet eldreomsorg i dag, sammenlignet med før konkurranseutsetting? I hvilken grad har det vært endringer i bemannings- og pleiefaktor, sammenliknet med andre kommuner, etter at pleie- og omsorgtjenestene ble konkurranseutsatt? Grovkornet prosjektplan / faser for gjennomføring Prosjektplan Vi vil starte opp arbeidet med å lage en konkret prosjektplan som legger føringer for hvordan vi gjennomfører oppdraget og til hvilken tid vi gjennomfører. Prosjektplanen bør godkjennes av Austevoll kommune. Prosjektplanen blir utformet i juni Kartlegging I kartleggingsfasen vil samle inn dokumentasjon og kartlegge Austevoll kommune sine pleie- og omsorgstjenester slik disse blir ytt og organisert. I saksframlegget om evalueringen av konkurranseutsetting er det listet data som vil være svært relevante for evalueringen. AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING 5

12 I tillegg vil vi gjennomføre kvalitative intervju med brukere/pårørende og ansatte. Dette vil gi supplerende, kvalitativ informasjon utover det som ligger i bruker- og medarbeiderundersøkelsene som kommunen allerede har. I intervjuene vil vi ha særlig fokus på opplevd kvalitet, tidligere og pr. i dag. Vi ser også for oss å gjennomføre intervju med kommunalsjef for helse og omsorg om samarbeidet mellom kommunen og tjenesteleverandør. Vi vil bruke faktagrunnlaget fra kartleggingen til å evaluere konkurranseutsettingen langs de dimensjonene som er listet ovenfor, jfr. kriterier. Kartleggingen vil bli gjennomført i august og september. Evaluering Basert på faktagrunnlaget fra kartleggingen, vil vi evaluere konkurranseutsettingen av pleie- og omsorgstjenestene opp mot kriteriene. Evalueringen vil fokusere på hvilke endringer og utvikling en har hatt som følge av konkurranseutsettingen og vi vil sammenlikne Austevoll med andre kommuner, eksempelvis på pleie- og bemanningsfaktor. Vi vil vektlegge de kvalitative elementer ved pleie- og omsorgstjenestene. Selve evalueringen vil bli gjennomført i september. 3.3 Samarbeid, kommunikasjon og rapportering For å sikre en mest mulig effektiv gjennomføring, samt sikre at kommunen er "tett på" evalueringen for å kjenne status og å kunne spille inn eventuelle justeringer, anbefaler vi at kommunen utpeker en hovedkontakt som vi primært forholder oss til. Ideelt sett vil vi forholde oss til hovedkontakten hva angår: - Innhenting av dokumentasjon som kommunen har - Oppstartsmøte for å legge endelig omforent prosjektplan - Statusmøte underveis og fortløpende avklaringer - Gjennomgang og kvalitetssikring av utkast til rapport - Fortløpende avklaringer Fortløpende avklaringer og kommunikasjon vil foretas på hensiktsmessig måte, e-post, telefon eller videokonferanse avhengig av behovet. Vi vil utarbeide en skriftlig sluttrapport som redegjør for evalueringen, funn og eventuelle anbefalinger. Utkast til rapport vil sendes kommunen for kommentarer/innspill. Sluttrapportering oversendes kommunen. Dersom ønskelig, vil vi selvsagt og kunne presentere sluttrapporten. Som alltid vil vi vektlegge en rød tråd gjennom rapporten, og rapporten vil være kvalitetssikret og etterprøvbar. Normal rapportstruktur er: Oppsummering, med konklusjoner på problemstillinger og eventuelle anbefalinger Innledning Prosjektmandat / prosjektomtale 6 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

13 Metode Evalueringskriterier Fakta Vurderinger Eventuelle anbefalinger Eventuelle vedlegg 7 AUSTEVOLL KOMMUNE, EVALUERING

14

15 Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Director T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no kpmg.no 2017 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.

16 Fra: Fundingsrud, Ole Willy Sendt: onsdag 24. mai Til: Jofrid Troland Kopi: Mydland, Rune Emne: RE: 17/6294 Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune Vedlegg: Austevoll kommune - Evalueringstilnærming_til oversendelse.pdf Hei Vedlegger en beskrivelse av vår foreslåtte tilnærming til evalueringen. Dersom denne er i tråd med hva du/dere ønsker, så kan vi sette i gang med å detaljere ut en prosjektplan gi gjerne en tilbakemelding. Som det fremgår, er det ønskelig med en kontaktperson i kommunen som vi kan forholde oss til/informere/diskutere med. For vår del, er det ypperlig om det er deg, men gi gjerne en tilbakemelding om det. Håper det er greit om vi inntil avklaring på dette, kan forespørre deg om noe informasjon. Om vi har forstått det rett, så skal og kontrollutvalget få tilnærming og prosjektplan til orientering. Det kan vi selvsagt besørge. Mvh Ole Willy Med vennlig hilsen / Best regards Ole Willy Fundingsrud Director / Head of GRC KPMG Advisory, Risk Consulting KPMG AS Kanalveien 11 Postboks 4 Kristianborg 5822 Bergen Telefon: Sentralbord: Telefax: mailto:ole.willy.fundingsrud@kpmg.no From: Mydland, Rune Sent: 16. mai :16 To: Jofrid Troland <Jofrid.Troland@austevoll.kommune.no> Cc: Fundingsrud, Ole Willy <ole.willy.fundingsrud@kpmg.no>; Sylta, Harald <Harald.Sylta@kpmg.no> Subject: RE: 17/6294 Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune Hei Jofrid, Takk for henvendelsen og hyggelig samtale tidligere i dag. Vi bekrefter at vi ønsker å ta oppdraget, og Ole Willy vil komme tilbake til dere med nærmere beskrivelse/prosjektplan for evalueringen.

17 Tidsmessig kan det som nevnt tidligere deles opp i planlegging, avgrensning og konkretisering av problemstillinger før sommerferien, og gjennomføring fra medio august når ferien er avviklet. Sånn rent praktisk; tenker dere at dette er et avrop på rammeavtalen vi har med Austevoll kommune, eller tenker dere dette som en egen konkurranse? Vi har litt forskjellige prosedyrer internt avhengig om oppdrag kan knyttes til eksisterende avtale eller ikke. Med vennlig hilsen / Best regards Rune Mydland, statsautorisert revisor Senior manager, Audit KPMG AS Kanalveien 11 Postboks 4 Kristianborg 5822 Bergen T M rune.mydland@kpmg.no LinkedIn Twitter Facebook Instagram From: Jofrid Troland [mailto:jofrid.troland@austevoll.kommune.no] Sent: 16. mai :43 To: Mydland, Rune <Rune.Mydland@kpmg.no> Subject: 17/6294 Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune KPMG AS v/rune Mydland Kanalveien 11, postboks 4 Kristianborg 5822 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 17/ /58 17/ Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune Visar til telefonsamtale der det vart teke ein kort gjennomgang av vedtak som er gjort i Austevoll kommunestyre om evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene. Det vert bede om at de vurderar vedtaket, og gir ei tilbakemelding på om dette er eit oppdrag de kan handsame innanfor tildelte ressursar knytt tilsaka.

18 Vi bed om at de gir oss ei skriftleg bekrefting om de ønskjer å ta oppdraget, samt ein oversikt over korleis de ønskjer å gjennomføra eit slikt prosjekt. Me ser fram til å høyre frå dykk. Helse og omsorg Jofrid Troland Kommunalsjef Dette dokument er elektronisk godkjent og treng difor ikkje underskrift. Kopi til: Vedlegg: Dok.dato Tittel The information contained in this and any files transmitted with it are confidential and may be legally privileged. It is intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed (or meant to be addressed to). If you are not the intended recipient or the person responsible for delivering the to the intended recipient, be advised that you have received this in error and that any use, dissemination, forwarding, printing, or copying of this or any action in reliance upon it is strictly prohibited and may be unlawful. If you have received this in error please notify KPMG Norway IT function by telephone at and delete all copies of this message and any attachments from all computers. KPMG is neither liable for the proper, complete transmission of the information contained in this communication nor any delay in its receipt. When addressed to our clients any opinions or advice contained in this are subject to the terms and conditions expressed in the governing KPMG client engagement letter.

19 ################################################## This message has been checked for computer viruses by KPMG. ##################################################

20 Notat til politisk nivå Frå : Rådmannen Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 17/60-5/58 17/ Evaluering konkurranseutsetting, forslag til tilnærming I kommunestyret vart det vedteke at Rådmannen skulle innhente tilbod frå konsulentfirma til å utføre evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune, samt drift av Austevoll pleie- og omsorgsenter. KPMG har blitt kontakta og det er blitt gitt ein førespurnad om tilbod retta mot oppdraget. KPMG har kome med forslag til tilnærming knytt til oppdraget, og vil koma med ein prosjektplan for godkjenning av kommunestyret til møtet som er satt til september Som det kjem fram i forslaget har KPMG god erfaring frå tilsvarande oppdrag i andre kommunar. KPMG kan utføra oppdraget innafor allereie kontrakt som kan knyttast til eksisterande avtale som ligg føre mellom KPMG og Austevoll kommune. Det er dermed ikkje påkrevd å gå ut med eigen konkurranse for oppdraget.

21 Austevoll kommune Side 2 av 2 Dok.dato Tittel Austevoll kommune - Evalueringstilnærming_til oversendelse RE Førespurnad om oppdrag, evaluering av konkurranseutsetting av pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune Arkivsak: