Kurs i PPT-arkiv. Rådgiver Turid Holen, IKAVA. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Transkript

1 Kurs i PPT-arkiv Rådgiver Turid Holen, IKAVA

2 Dagens program Arkiv i PP-tjenesten? Hva skal arkiveres? Saksgang og dokumentasjon LUNSJ Saksgang og dokumentasjon Klientmappe oo Elektronisk arkiv og oppsummering

3 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon Arkivets sekundærfunksjon

4 PP-tjenestens arkiv PP-tjenestens arkiver er offentlige arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner

5 Hvilke arkivtyper har PPT? Møtebøker Kopibøker Postjournal Saksarkiv Personalarkiv Klient/Elevregister Klient/Elevarkiv

6 Organisering av PPtjenesten Kommunal Interkommunal tjeneste Avtale om arkivansvar, depot innsyn Sikring av klientdokumentasjon Eget arkiv Dokumenteres i arkivplan

7 Postrutiner

8 Rutiner for postbehandling Postmottak Papir og elektronisk post Sortering og åpning Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook?

9 Arkivverdig eller ikkearkivverdig? Arkivverdig Saksbehandling Vedtak Oppfølging Saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Underlagt saksbehandling og har verdi som dokumentasjon Arkivuverdig Informasjonsskriv Rundskriv Brev til orientering Utskrift av møtebøker Utkast, kladder Trykksaker Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

10 Hvilket arkiv? 1. Elevarkiv 2. Personalarkiv 3. Saksarkiv 4. Stempling?

11 Postjournal Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Sender og/eller mottaker Opplysninger om sak,innhold, emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte

12 Utgående post/notater Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok Journalføring umiddelbart Faks og e-post Sensitive opplysninger? Journalføre notater?

13 Saken avsluttes Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Alle dokumenter på plass Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?

14 Utlån av klientmapper Lånekort Bare brukes på PP-kontoret Rutiner og tilgangsstyring i arkiv Bortsettingsarkiv?

15 Melde- eller konsesjonsplikt Nei Skole, SFO, barnehage PP-tjeneste Personopplysninger Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir. Personopplysningsloven med forskrifter

16 Utlevering/overføring av elevopplysninger Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova

17 Når eleven flytter til annen kommune Overføring av opplysninger til annen PP-tjeneste Samtykke fra klient/foresatt Overføring bare kopier Relevante opplysninger Oversikt over hvilke dokumenter som sendes.

18 Bruk av telefaks og e-post ved overføring av klientopplysninger Hovedregel NEI Telefaks lag arbeidskopi som sladdes Dokumenter i klientmappen E-post kryptering Dokumenter i klientmappen

19 PPT-historikk Skolekommisjonen ansvar for at abnorme barn fikk opplæring i egne anstalter (1881) Spesialskolelov 1951 Lov om grunnskolen 1969 Kommunal PPT og integrering i normalskolen Opplæringsloven (1998) kap 5

20 Saksgang og dokumentasjon Lovverk

21 1-1. Formålet med opplæringa Opplæringa i skole og lærebedrift skal, i samarbeid og forståing med heimen, opne dører mot verda og framtida og gi elevane og lærlingane historisk og kulturell innsikt og forankring. Opplæringa skal byggje på grunnleggjande verdiar i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfridom, nestekjærleik, tilgjeving, likeverd og solidaritet, verdiar som òg kjem til uttrykk i ulike religionar og livssyn og som er forankra i menneskerettane. Opplæringa skal bidra til å utvide kjennskapen til og forståinga av den nasjonale kulturarven og vår felles internasjonale kulturtradisjon. Opplæringa skal gi innsikt i kulturelt mangfald og vise respekt for den einskilde si overtyding. Ho skal fremje demokrati, likestilling og vitskapleg tenkjemåte. Elevane og lærlingane skal utvikle kunnskap, dugleik og holdningar for å kunne meistre liva sine og for å kunne delta i arbeid og fellesskap i samfunnet. Dei skal få utfalde skaparglede, engasjement og utforskartrong. Elevane og lærlingane skal lære å tenkje kritisk og handle etisk og miljøbevisst. Dei skal ha medansvar og rett til medverknad. Skolen og lærebedrifta skal møte elevane og lærlingane med tillit, respekt og krav og gi dei utfordringar som fremjar danning og lærelyst. Alle former for diskriminering skal motarbeidast.

22 Opplæringslova kap 5 Rett til spesialundervisning Saksbehandling ved vedtak om spesialundervisning Elev/foreldre krev undersøkinger/ undervisningspersonalet vurderer Sakkynding vurdering Samtykke og innsyn Evt. tilbud om spesialundervisning

23 Opplæringslova unntak fra reglene om innhold i opplæringen Reglane om innhaldet i opplæringa i denne lova og i forskrifter gjeld for spesialundervisning så langt dei passar. IOP Halvårsrapport (skolen utarbeider)

24 Gangen i sak om spesialundervisning 6 faser 1. Før tilmelding og utredning 2. Tilmelding til PP-tjenesten 3. Sakkyndig vurdering av elevens behov 4. Vedtak -enkeltvedtak 5. Planlegging og gjennomføring IOP 6. Evalueringsfasen Halvårsrapport

25 Forvaltningsrett Forsvarlighetsprinsippet Saklighetsprinsipp Forbud mot vilkårlige avgjørelser Sterkt urimelige avgjørelser Forbud mot usakelig forskjellsbehandling

26 5-6. Pedagogisk-psykologisk teneste Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogiskpsykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta.

27 Krav til sakkyndige vurderinger 5-3 Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast. Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til 1. Eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet 2. Lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa. 3. Realistiske opplæringsmål for eleven 4. Om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet 5. Kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod

28 Sakkyndig vurdering når? Skolestart - framskyndet el. utsatt Rett til tegnspråkopplæring Punktskriftopplæring med mer Tilrettelegging av eksamen evt. Fritak for opplæringsplikt

29 Alternativ vurdering fra sakkyndig Foreldre kan hente inn Blir en del av sakens dokumenter Foreldrene betaler denne selv, med mindre den fører til at vedtak om spesialundervisning blir omgjort

30 Enkeltvedtak Krav Avvik fra sakkyndig rapport må begrunnes Innvilge eller avslå søknad Evt angi hva som er forsvarlig tilbud viss eleven får spesialundervisning

31 Dokumentasjon skole/ppt Skolen mistenker at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte av opplæring Pedagogisk rapport Foreldre/elevens rett til å kreve at skolen gjør undersøkelser Ikke krav om skriftlighet, anbefalt Skoleeier/rektor tilmelder saken til PPT for sakkyndig rapport Skolen sender avslag på søknad til foresatte, enkeltvedtak Foreldrene kan klage og kreve sakkyndig vurdering Samtykke før sakkyndig vurdering pålagt (unntak) Vedtak eller ikke samtykke til vedtak Evt. melding til barnevern (skolen)

32 PP-tjenesten: Saksbehandling og dokumentasjon Sakkyndig rapport evt samtykke PP-tjenesten varsler om saksbehandlingstid Foreløpig svar Samtykke Vedtak forvaltingsloven Forhåndsvarsling, begrunnelse, utredning, klageadgang og partsinnsyn

33 IOP og halvårsrapport Alle elever med enkeltvedtak om spesialundervisning skal ha IOP Enkeltvedtak Sakkyndig vurdering Halvårsrapport skriftlig

34 Spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder Tilbud om foreldrerådgivning Saksbehandling og dokumentasjon som for skolebarn så langt det passer

35 Gangen i sak om spesialpedagogisk hjelp 6 faser før skolepliktig alder: 1. Før tilmelding og utredning 2. Tilmelding til PP-tjenesten 3. Sakkyndig vurdering av barnets behov 4. Vedtak 5. Planlegging og gjennomføring 6. Evalueringsfasen

36 Opplæringslova Helsetjenestetilbud Statens plikt til å sørga for læremiddel

37 Grunnskoleopplæring for voksne Rettighet Rett til spesialundervisning Tilsvarende saksbehandling og dokumentasjon som andre elever.

38 Skoleeiers ansvar 13-1 Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for vurdering av krava i opplæringslova og forskriftene blir oppfylte. Kommunen/fylkeskomunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for å følgja opp resultata frå desse vurderingane og nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet gjennomfører med heimel i 14-1 fjerde ledd.

39 Hva skal PP-tjenestens elevmapper inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev

40 Oppretting av elevsak Henvisningsskjema med skriftlig samtykke fra foreldre/klienten selv Registrering i personregister HKdata Papirmappe på eleven Dersom foresatte eller klienten ikke samtykker i iverksetting av tiltak

41 Ordningsprinsipp Saksnummer opprettet av HK-data pluss for- og etternavn evt personnummer Papirmappa

42 Dokumenter i elevmappe: Henvisnings-skjema Klientens journal med saksdata Blått omslag Journalnotater i kronologisk rekkefølge

43 Dokumenter i elevmappe: Klientens brevjournal Rødt omslag Liste/oversikt over inn og utgående dokumenter etter dato. E-post Egen samtykkeerklæring Flyttemeldinger Møteinnkallinger Referater fra møter Sakkyndige vurderinger Rapport etter utredninger Anbefalinger Viderehenvisninger til andre instanser Andre inn- og utgående dok. verd. klienten

44 Dokumenter i elevmappe: Tester Gult omslag Kartleggingsmateriell Prøver Testprotokoller (KOAS, WISC-lll, LEITER-R, WPPSI-R)

45 Dokumenter i elevmappe: Individuelle opplæringsplaner og pedagogiske rapporter Hvitt omslag Individuelle opplæringsplaner utarbeidet av skole/barnehage (IOP) Individuell plan (IP) Pedagogiske rapporter/halvårsrapporter som er utarbeidet ved skole/barnehage Kopi av enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp/spesialundervisning

46 Dokumenter i elevmappe: Interne arbeidsnotater (Grønt omslag) Håndskevne notater, huskelapper Kopier av artikler om diagnoser Saksbehandlers private bibliotek IKKE BEVARINGSVERDIGE, BARE ARBEIDSKOPIER Eget omslag for dokumenter unntatt partsinnsyn?

47 Journalføringsplikt dokumenter i klientmappe Krav : 1 Saksbehandling 2 Verdi som dokumentasjon Eksempel: Varsel om saksbehandlingstid Sakkyndig utredning Flyttemelding

48 Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, eventuelle vedleggsserier Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler Andre register Arkivplaner Presedenssaker Kart Tegninger og fotografi Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg

49 Kassasjon Som basisår skal 1950 være felles for alle landets kommuner hvor avgangsprøver, elevmapper, klientjournaler og annet materiale som behandler elevenes utvikling i forhold til skolen, bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år. og elever født 1.11.,21. hver mnd

50 Kassasjon Pedagogisk veiledningstjeneste Sentralt gitte regler og bestemmelser kasseres når de erstattes av nye og for øvrig oppbevares sentralt PP-tjeneste Som ovenfor. (PP-tjenestens klientmapper kan plasseres under 213.1) Spesialpedagogiske tiltak Enkeltsaker vedrørende elevene 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor gitte regler Innmelding til spesialundervisning og rapporter 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor nevnte regler Spesialskoler, klasser Se ovenfor Undervisning utenfor skolene Se ovenfor.

51 Kassasjon Undervisning i institusjoner Elever i utlandet Inn- og utmelding, flytting/overføring av elever Fag- og timefordeling Timeplaner Klassedeling, elev-/klasselister Elev-/klasselister bevares. Klassedeling Skoletid, -ferier og -fridager 10

52 Elektronisk arkiv

53 Hva kan det være? Sakarkivsystemer ephorte, Public 360, WebSak Fagsystemer HK-Data

54 Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk

55 Fagsystem Elevsaker Systemsaker Journalnotater Brev ut og inn Postjournal Journal over innhold i klientmappe?

56 Fagsystemer og bevaring Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4 NOARK-5.. Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

57 Sosiale medier? Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Nettby Journalføring? Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar

58 Fagsystemer og integrasjon Oppad IST Extens Vigo LMS Fronter EDB ESA Sak og arkiv ephorte P360

59 Eksempelet Rett i mappa Mål Sikre arkivverdig elevdok. Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer Spare tid og penger

60 Bortsetting og arkivdepot Klientmapper til IKAVA etter 10 år Saksarkiv etter år Dvs PP-tjenesten eller kommunen må ha godkjent bortsettingsarkiv

61 Pakking og merking Godkjente arkivbokser Etiketter, lim Ordnet Listeført Innsyn/kopier bare til PP-tjenesten eller sentralarkivet i kommunen.

62 Viktig Saksbehandlingen i PP-tjenesten skal bevares! Sakkyndige vurderinger Postjournal Bevaring på papir Rettighetsdokumentasjon Viktig for kommunen(e) og klienten