8. Februar Brukerveiledning for 123klubb for journalist rollen

Transkript

1 8. Februar 2010 Brukerveiledning for 123klubb for journalist rollen

2 Innhold Introduksjon... 3 Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben... 3 Om 123KLUBB... 3 Roller i klubben... 4 Om brukerveiledningen... 5 Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere... 5 Pålogging/passord administrasjon... 5 Pålogging... 5 Endre passord... 6 Lag egne forsider for nyheter pr idrett... 6 Krympe bilder før innlasting i web-løsningen... 7 Legg inn nyheter... 7 Legg inn nyheter på klubbens forside... 7 Legge inn forsidebilde i nyheten... 9 Legge inn vedlegg i nyheten Endre nyheter Slette nyheter Gjennomføre trafikkøkende tiltak Overvåk brukernes bruk/trafikk Delta på eget kurs for journalistrollen i regi av 123klubb Overfør nyheter fra lagenes hjemmeside til forsiden Legg inn videoer/intervjuer på Klubb TV Vedlegg Sportskoder Side 2/14

3 Introduksjon Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben Et oppdatert nettsted vil ha stor verdi for klubben. En av de største utfordringene til en idrettsklubb er kommunikasjon. Et oppdatert nettsted vil lette kommunikasjonen betydelig, og vi vil oppleves som profesjonelle både av våre medlemmer, næringslivet og nærmiljøet ellers. En levende arena vil dessuten bidra til å øke engasjementet rundt klubben. Ta ansvar og utfør aktivitetene som ligger i den rollen du har i klubben! Vår ambisjon er at det skal oppdateres på DAGLIG basis, slik at det til enhver tid er relevant og oppdatert informasjon for våre lesere. Om 123KLUBB 123KLUBB er utviklet rundt rollene i en idrettsklubb. Bla. følgende funksjonalitet inngår: Medlemsregister SMS-tjeneste/meldingssentral Kontingent og fakturering Administrasjon av lag, trenere, spillere, kamper, treninger, etc. Banebestillinger og oversikter Arrangementshåndtering inkl. online påmelding Nyheter og bildegalleri Venstremeny Statistikker/rapporter Spillerbørs Administrasjon og presentasjon av sponsorlogoer Diplomutskrifter Dynamisk generering av kapitler til årbok Portrettbilder Bildegalleri Samlekalendere (også på tvers av lag) Sponsorsamarbeid (under utvikling, fase 1 lansert) Øvelsesbibliotek med 250 fotballøvelser Treningsøkt og øktplanlegger (koblet sammen med 123proff for klubbens spillerutvikler) Treningsdagbøker for utøvere, treningsøktplanlegging med mer for trenere Side 3/14

4 Roller i klubben Følgende roller støttes av 123KLUBB; Klubbadministrator: En hovedrolle i løsningen. Administrasjon av medlemmer, kontingenter, meldingssentral og aktivitetskalender for alle klubbens medlemmer. Rettighet til å oppdatere design, forside, baner/treningstider, sponsorer, venstremeny, nyheter med mer) Regnskapsansvarlig: eneste rolle med tilgang til å opprette giroer og fakturere medlemmer samt fordele SMS-konti pr lag. Rollen har en del av de samme mulighetene ved medlemsregister som klubbadministrator, men i tillegg opprettelse av medlemstyper, administrasjon av hustandstilknytninger for familie. OBS kun klubbens hovedkontakt hos KX Products kan viderefordele denne rollen til andre. Koordinator: innehas ofte av trenere som er superbrukere, som med denne rollen har mulighet til å oppdatere andre lag enn sine egne. Samme funksjoner som for trener-rollen. Trener: Samme rolle benyttes også av lagledere. Full tilgang til å kommunisere og oppdatere spillerinformasjon på eget lag. Nyheter på egen lagside. Administrasjon av treninger og kamper. I tillegg funksjoner som øktplanlegger, belastningsoversikter, diplomutskrift, spillerbørser med mer. Journalist: mulighet til å publisere nyheter direkte på klubbens forside samt se klubbens trafikktall Spillerutvikler: kan lage sportsplaner for klubben, klubbens egne videoøvelser og lage treningsøkter med videoøvelser som blir tilgjengeliggjort for alle klubbens trenere. Web-assistant: mulighet til å legge andre enn trenere/lagledere inn med rettigheter på enkeltlag. Samme rettigheter som trener-rollen. Spiller: alleaktive utøvere som er registrert som spiller på et lag/gruppe i klubben får denne rollen. Kan se lagets hjemmeside, besvare spillerbørser og oppdatere sin egen idrettsprofil Registert bruker: denne får ALLE medlemmer når brukernavn/passord sendes ut. Mulighet til å endre eget passord, samtykke til etternavn/portrettbilde på internet samt endre egen personalia Støttemedlem rolle for medlemmer som ikke er aktive, men som en gjerne vil nå med kontingentsutsendelser. Flere type støttemedlemmer kan opprettes av regnskapsansvarlig for de ikke-aktive medlemmer Sponsoragent: under utvikling. En rolle for markedsansvarlig i fremtiden Turneringsansvarlig; rolle om man har 123cup i klubben administrasjon av turneringer Foreldre (kommer) Dommer (kommer) Matrialforvalter (kommer) Merk at noen aktiviteter i systemet kan utføres av flere av rollene. Brukerveiledningen som følger er aktuelle for klubb-administrator, mens brukerveiledning for andre roller er lagt i egne dokumenter. Noen av oppgavene utføres kun i etableringen av 123klubb, mens andre oppgaver utføres før/i/etter sesong. Side 4/14

5 Klubbadministratorer har mulighet til å gi personer roller via menyen ADM-PERSONER og via ADM-Lag for rollene trener og spiller. Om brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er laget som et oppslagsverk med fokus på de funksjoner den enkelte rolle vanligvis behøver. Brukerveiledningen ligger online i 123KLUBB, slik at den er lett tilgjengelig og alltid i oppdatert versjon. Det tilbys supportavtaler utover ordinær brukersupport for klubbens utvalgte kontaktperson. Kontakt nina.elverum@kxp.no for detaljer. Har ikke klubben din utvidet supportavtale, kontakter du klubbens kontaktperson for 123KLUBB. Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere 123klubb er testet mest for Internet Explorer 7.0, og bla. noen menyer/knapper er identifisert til å ikke fungere så bra i bla Firefox/Opera. For at menyer i linje øverst i bildet skal bli norsk tekst ved pålogging krever 123KLUBB at språk i Internett Explorer er satt til norsk. Dette kan du gjøre på følgende måte: 1. Åpne Internett Explorer nettleser 2. Velg menyen Tools (Verktøy) internett options (internett alternativer) 3. Klikk knappen (Norsk; Språk) 4. Marker Norsk i liste og klikk knappen. Klikk evt. knappen om du ikke har norsk språk som alternativ i listen 5. Klikk for å returnere til nettleseren. Åpne en ny nettleser og åpne klubben sin hjemmeside for å få menyer på norsk! Pålogging/passord administrasjon Pålogging 1. Åpne nettleser og gå til klubbens hjemmeside, eks Logg på med ditt brukernavn og passord a. Skriv inn brukernavn i (1) b. Skriv inn passord i (2). OBS om du har glemt passord, klikk på logg-inn og linken Send meg passord på . Om du får feilmelding, forsøk å kopiere passord fra velkomstmailen Side 5/14

6 for å få nøyaktig passord. Vanlig feil er at man mistolker store vs små bokstaver eller skriver bokstaven o i stedet for tallet 0. c. Trykk Enter 1 2 Du får nå opp en meny som er tilpasset din rolle i klubben. Denne menyen kan se ut som vist i figuren under: OBS Dersom du har flere roller i klubben din, kan du evt. bytte rolle i listen til høyre. Endre passord 1. Velg rollen registrert bruker i liste øverst til høyre 2. Velg menyen ENDRE PASSORD 3. Angi gammelt og nytt passord og klikk Lag egne forsider for nyheter pr idrett Det anbefales å få klubbadministrator til å utføre følgende i venstremeny for å få best mulig struktur på nyheter som journalistrollen legger ut på forsiden. Da vil nyheter journalister/andre roller legger ut som nyhet og hvor nyheten er tilknyttet idretten, automatisk legge seg inn på denne undermenyen. Fordelen med dette er at nyheter som gjelder for en spesiell idrett, da blir liggende på denne forsiden også etter at nyheten Side 6/14

7 går ut fra klubbens hovedforside.på denne måten vil en leser som kun er interessert i for eksempel håndball, lese håndball-nyheter i undermenyen aktuelt i venstremeny. Få klubbadministrator til å utføre følgende: 1. Opprett en nivå2-kategori pr. idrett som for eksempel heter Aktuelt under idrettens hovedmeny 2. Legg inn en direkte URL med adressen../portal/menu/frontpage.do?level=maxi&rows=10&sportid=6 Relevant tallkode for sportsid finner du i vedlegg For alle som legger inn nyheter på hjemmesiden: 3. Legg inn nyheter med bruk av feltet idrettstilknytning når nyheten ikke er en generell klubbnyhet Krympe bilder før innlasting i web-løsningen For at hjemmesiden ikke skal bli for tung for brukere som ikke har rask internet-tilkobling hjemme (eks. analog/isdn-tilkobling), er det laget en begrensning på hvor store bilde-filer kan være. Følg anvisning under for å krympe bildene dine før du laster dem inn i web-løsningen. OBS Fremgangsmåten vil variere avhengig av hvilket tegne-program du benytter. Anvisningen under er beskrevet ut ifra tegneprogrammet Paint. 4. Høyreklikk på bildet i en filkatalog 5. Velg menyen Åpne i - <Valgt tegneprogram eks. Paint > 6. Velg menyen Bilde - Strekk/forskyv i Paint-programmet 7. Sett bildestørrelse under Strekk til 40% vannrett og 40% loddrett 8. Klikk OK 9. Lagre bilde Legg inn nyheter Journalistrollen har rettigheter til å opprette/endre/slette nyheter for klubbens hjemmeside. Legg inn nyheter på klubbens forside Journalistrollen har alle rettigheter til å endre/slette alle nyheter for klubben. 1. Velg menyen NYHET Side 7/14

8 2. Skriv inn tittel (denne bør ikke være for lang) 3. Skriv inn en ingress (denne vil være synlig på forsiden, og er derfor viktig for å fange leserens interesse). Forsøk å begrense ingressen til 1-3 setninger. 4. Velg evt. ønsket venstremeny (kategori) fra listen. Hver nyhet kan maks tilknyttes en venstremeny. Nyheten vil da legge seg som en link i valgt venstremeny i tillegg til på forsiden. 5. Angi tilknytning til en idrett i liste. Nyheten vil da komme på idrettens Aktuelt-venstremeny som beskrevet her 6. Skriv inn friteksten i innholds-feltet, og editer teksten på samme måte som i et Word-dokument. Ønsker du bilder/videoer i teksten, følg beskrivelse i punkt 7 7. Legg til bilder via knappen eller flash via knappen i feltet nyhetstekst om du vil ha bilder/video i selve nyhetsteksten. For å legge bilde direkte på forsiden se egen beskrivelse a. Krympe bildet før innlasting! b. Klikk eller c. Klikk d. Velg bilde/flash fra klubbens bilde-server. Evt. kan du velge annet bilde/flash fra din hardisk ved å klikke, velge bilde/flash i egen fil-katalog og klikke OBS Lag evt katalog før du henter bildet slik at det blir orden i bildebiblioteket i klubben. ALDRI æåø eller mellomrom verken i filnavn eller filstreng. e. Klikk f. Størrelsen kan endres ved å markere bildet/flash og dra i hjørner. Anbefalt størrelse er maks 500 pixler i bredde. g. Klikk 2. Angi hvordan nyheten skal vises i aktuelt-boksen på forsiden (angir hvor høyt oppe på listen nyheten ligger og hvor lenge): 3. Velg når nyheten skal publiseres og utgå. OBS dato angis med xx.xx.xxxx. 4. Angi prioritet fra lav til høy 5. Angi om nyheten skal være åpen for klubben din (påloggede brukere) eller offentlig (brukere som ikke er pålogget) 6. Om du ønsker en nyhet som alltid skal ligge øverst på forsiden kan du gjøre følgende: Side 8/14

9 a. huke av i feltet 7. Om du ønsker en nyhet som et stort bilde/video på forsiden (tittel og ingress vil da ikke vises): a. huke av i feltet b. legge inn bilde/flash som beskrevet i punkt Endre evt skriftposisjon på forsidebilde og tekststørrelse via feltene (kun aktuelt for klubber som bruker bildekarusellsvisning for nyheter): 9. Klikk Følg fremgangsmåte her for innleggelse av bilde på forsiden: Feil! Fant ikke referansekilden.. HUSK; et bilde sier mer enn 1000 ord! 1. Legg til flere nyheter ved å klikke Legge inn forsidebilde i nyheten OBS Dette kan gjøres først når nyheten er lagret. 1. Velg menyen NYHET 2. Klikk knappen for å administrere bilder 3. Klikk knappen 4. Skriv inn tittel og ingress 5. Huk av for vis på forside 6. Finn bildet i egen katalog på din PC ved å klikke OBS bildet må være ferdig tilpasset i størrelse før opplasting. Ideell størrelse er 495 i bredde og/eller 326 i høyde (pixler). Bruk evt gratisprogram fotosizer du finner i link som vist i bildet under: 7. Klikk Side 9/14

10 Legge inn vedlegg i nyheten OBS Dette kan gjøres først når nyheten er lagret. Vedlegg kan være for eksempel et word-dokument, pdf-fil eller regneark. 1. Velg menyen NYHET 2. Klikk knappen for å administrere bilder 3. Skriv inn tittel på vedlegget 4. Klikk for å hente dokumentet fra din PC (eksempelvis et worddokument, pdf-fil) 5. Klikk 6. Hent ønsket fil og klikk OK 7. Klikk Endre nyheter Nyhetsarkivet inneholder alle klubbens nyheter, også etter at nyheten går bort fra klubbens forside 1. Velg menyen NYHET 2. Klikk knappen for å endre en nyhet 3. Gjør ønskede endringer og klikk Side 10/14

11 Slette nyheter Nyhetsarkivet inneholder alle klubbens nyheter, også etter at nyheten går bort fra klubbens forside 1. Velg menyen NYHET 2. Klikk knappen for å slette en nyhet 3. Bekreft sletting ved å klikke Gjennomføre trafikkøkende tiltak Hyppige nyheter på hjemmesiden er en viktig del av arbeidet med å lage en morsom og interessant hjemmeside for klubben. Jo mer oppdatert side med nyheter med mer, jo høyere trafikk vil du få på hjemmesiden. Jo høyere trafikk desto mer attraktiv blir hjemmesiden din for sponsorer ift. annonser. Annonser gir inntekter til klubben din! Overvåk brukernes bruk/trafikk Det er viktig å overvåke bruken, slik at det evt. kan vurderes tiltak på å oppjustere bruken eller evt lære av hvilke nyheter/innhold som får bruken til å øke. Loggen i systemet viser treff siste mnd over medlemmer og anonyme brukere (de uten brukernavn/passord). Flere statistikker er mulig å få frem, men foreløpig kun på forespørsel til 123klubb eks. unike treff pr. side. 1. Velg menyen BRUKSLOGG BRUKERE 2. Sjekk treff i siste måned, og foreta evt. aksjoner for å få opp bruken av web-løsningen Side 11/14

12 Delta på eget kurs for journalistrollen i regi av 123klubb KX Products arrangerer jevnlig kurs for journalister/klubbadministratorer med bla. Utarbeidelse av tiltaksliste for trafikkøkning for klubben. Andre tema i kurset er: Om Journalistrollen i 123KLUBB Aktivitet: Hvem er målgruppene og hva er de interessert i å lese om? Aktivitet: Kommunikasjonsplan for klubben hvilke nyheter skal lages, av hvem og når? Presentasjon og diskusjon av: Retningslinjer for publisering/nettvett/vær varsom plakat/personvern Å publisere på web viktige retningslinjer/tips Utarbeidelse av nyheter i 123KLUBB Innleggelse av innhold på Klubb-TV Venstremeny på hjemmesiden som kommunikasjonskanal Trafikktiltak iht. tidligere utdelt aksjonsplan trafikkøkning Funksjonalitet i 123KLUBB ift. trafikkøkning nå og i fremtiden (klubbtv, video, spørreundersøkelse, konkurranser osv) Hvordan etablere journalist-team i klubben? Aktivitet: utarbeidelse av trafikkøkningstiltak Overfør nyheter fra lagenes hjemmeside til forsiden Mange trenere er ivrige til å legge ut nyheter/bilder/video på lagets hjemmeside. Hjemmesidene finner du som oftest under menyer som lagsider pr idrett. Det er funksjonalitet i 123klubb som gjør at du kan overføre nyheten med et tastetrykk. 1. Klikk meny NYHETER 2. Se etter nyheter som har en gul kode som indikerer at det er en nyhet fra et lag/gruppe som foreslås til forsiden: 3. Klikk for å åpne nyhet for å kvalitetssjekke tekst og bilder 4. Klikk avhuking i feltet godkjenn til forside og sett nyhet til offentlig 5. Klikk (nyheten vises nå med grønn farge i nyhetsarkivet) Side 12/14

13 Legg inn videoer/intervjuer på Klubb TV 1. Logg inn i 123KLUBB 2. Klikk på bildet som vist her på forsiden last opp ditt filmklipp 3. Følg egen bruksanvisning som ligger tilgjengelig online for innlasting av video`er Vedlegg Sportskoder Tallet foran idretten er idrettens sportid 1 Fotball 2 Håndball 3 Friidrett 4 Turn 5 Aerobic & Spinning 6 Allidrett 7 Helsesport 8 Barneidrett 9 Sykkel 10 Skøyter 11 Volleyball 12 Basketball 13 Klatring 14 Badminton Side 13/14

14 15 Orientering 16 Bandy 17 Idrettskole 18 Karate 19 Troppsgymnastikk 20 Rytmisk Gymnastikk 21 Turn og Trampett Side 14/14