DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Driftsbudsjett og investeringsbudsjett til GF Skriv fra økonomiansvarlig NG2: Status, dugnader og regnskap/evaluering Skriv fra posjektansvarlig og Tommy Helland Opussing av kjelleren i NG2 Skriv fra internansvarlig AV utstyr Muntlig orientering fra leder Nye folk til kvarterstyret Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 31-07

2 32-02 MERKEVARESTRATEGI Til grunn: Skriv fra informasjonsansvalig, Thomas Evensen Kvarterstyret vedtar merkevarestrategi, vedlagt SAKER TIL GF Til grunn: Skriv fra leder, admn. Leder og internansvarlig Kvarterstyret vedtar å legge frem vedlagte saker for den 25. generalforsamling VERVEKONKURRANSE Til grunn: Skriv fra RekkrutteringsKomiteen v/leder, Steinar Heldal Kvarterstyret vedtar å gi 19 middagsbonger i premie til vervekonkurranse i regi av Rekrutteringskomiteen. Middagsbongene har gyldighet høst 2007 og vår REPRESENTASJON Til grunn: Skriv fra Romvesenet v/leder, Berit Bye Kvarterstyret vedtar å å dekke reisekostnader til Trondheim for leder av Romvesenet OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

3 ORIENTERINGER LEDER - Vært litt handikappet grunnet mailproblemer - Møte m/gustav(2 stk) - Formøte med kontaktutvalg i forbindelse med kommune møte, som endelig er satt(for 3. gang). - Rsmøte - LedSem - Møte med nye kvarter - SKiBAS møte - Arbeidet med kommunesøknad - Møte med Christian og Gustav SKJENKEANSVARLIG - xxx INTERNANSVARLIG - xxx EKSTERNANSVARLIG - xxx ØKONOMIANSVARLIG - Kontorarbeid - LedSem - Skibasmøte - Budsjettering PR-ANSVARLIG - Vært på kulturkomitémøte - Jobbet med helhusplakat, sendt til trykk - Vært på kulturstyrekurs/led. Sem. - Undersøkt priser på klubbplakater - Undersøkt tilbud og priser på nye profileringsprodukter PROSJEKTANSVARLIG - xxx ADM. LEDER - Har jobbet med presentasjon av BMS til ledsem - Har forsøkt å ta tak i vareflyt og ansvarsområder i forbindelse med RMS sammen med orgsek og Anders Sagevik - Har innført prøveordning med nye suppleringsrutiner - Har vært på SKIBAS-møte o Må ta tak i varekontroll o Må rapportere på unaturlig høyt vareforbruk - Sier opp telefonlinjer vi ikke bruker, og overfører ansvar og faktura for dorgene sine telefoner direkte til dem. Flytter kulturstyret m/borger sine linjer til kulturstyret. - Har blitt invitert til møte med Uken sammen med eksternansvarlig - Har laget utkast til stillingsinstruks for logistikkansvarlig

4 Til : KvaSt Fra : Internansvalig Emne : AD : oppussing av kjelleren i NG2 Dato : Oppussing av Kjelleren i NG2 Til grunn : ,- er satt av til oppussing av Kjelleren i NG2. Pengene disponeres av Internansvarlig og Skjenkeansvarlig. Hvorfor endre utseende på Kjelleren : Per dags dato er Kjelleren, eller Grotten som den også blir kalt, ett lite trivelig sted å sitte i NG2. Hele rommet er kjølig, og trenger å lives litt opp. Det hjelper heller ikke på det at Ga.kom har hengt opp trepinner som skal brukes til bildeutstilling, ei hjelper det heller at kraft sitt utstyr er gjemt bak svarte forheng. Rommet mister mye romfølelse ved at man ikke ser det ene hjørnet, iom at det er gjemt vekk. Per dags dato Veggene : 2 delt. Begge hvite. Fliser på gulvet : Hvite med svarte riller. Sofaer : Svarte Høye stoler og bord : Svarte Små stoler : Svarte Små bord : Svart og tre (Disse er i tillegg upraktiske) Hvordan vi vil det skal se ut : Veggene : Fortsatt 2 delt, men den minste delen males grønn. Mulig med tynne striper av en annen farge. Fliser på gulvet : Om mulig, så ønsker vi å male / legge på belegg på en del av flisene med en annen farge enn hvit. Sofaer : Dagens sofaer skal erstattes med de Grønne sofaene fra OK49. Om disse ikke eksisterer, blir det kjøpt inn nye. Små stoler og bord : Disse skal vekk fra kjelleren Høye stoler og bord : Disse blir stående I tillegg undersøker vi muligheten for en drikkebenk på 1 av de hvite veggene. Vil pressisere at alt dette gjøres uten innblanding fra Pro.Kom. Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret Stephanie Farstad Skjenkeansvarlig, Kvarterstyret

5 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Jon Inge Keskitalo ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Magnus Øverli REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD VEDTAKSSAKER

6 31-01 Godkjennelse av referat - OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Refereres ikke Ris og ros Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent LEDER ORIENTERINGER - Løst kommunikasjonsfeil mellom Rettsvesenet, slik vi har fått dorgeavtaler, antar Ingrid tar de videre til dorgene. - Avklart ting m/skibas - Sendt ut godeskriv - Mye UiBting og tang(les: utbyggingsstopp) - Møte med ordfører i RS - Fadderevalueringsting - Møter med kommune person - Møte med KlubbFantoft, for å prøve å gi litt rådgivning i deres omstruktureringstid - Vært på amputert dorgemøte - Vært på pamper holder kurs for akrive RFere - Strategimøte - Vært teknisk handikappet mht ødelagt tlf og nedetid på mail. - Utdyper om BRAK mote:de har inngått en avtale md ALLkopi, 25% på alle tjenester, Snakker om ungdomskonserter, Kvarteret under utbygging, støtteordninger(kan søke ungdomstøtte ordningen kjapt semiunar om en skal på ting som ByLarm ol, så klenge deltaker er under 25 år) SKJENKEANSVARLIG INTERNANSVARLIG Stormøte med Rettsvesenet Møte med Gustav Kvartmøte Gått gjennom bilagspermen og sjekket at alt er rett Jobbet mye med skjenkestyret og kurs Sett på stillingsinnstruksene til Rettsvesenet Vært på Strategimøte Funnet ut nøkkelfordeling til NG2 Ferdig med IK-skjema til skjenkegruppen

7 EKSTERNANSVARLIG ØKONOMIANSVARLIG Budsjettmøte Kontorarbeid Budsjettering PR-ANSVARLIG PROSJEKTANSVARLIG ADM. LEDER RS V/AU Spørsmål : Ingrid : Internasjonale sosialister vil ikke betale regninger de fikk forrige semester. Mener de har fått klarsignal fra forrige eksternansvarlig til å ikke betale den. John vil ha beskjed fra forrige eksternansvarlig om dette, hvis ikke MÅ de betale nå. FASTAD GLEM/DORG Glem Glem i morgen Rydding må tas opp en gang til, folk rydder fortsatt ikke etter seg på kontoret Gustav vil snakke litt strategi Midlertidig stopp i utbyggingen i OK49 Dorg Kontrakter ASF må ha en paragraf med egenkapital siden de arrangerer på Hulen Rutiner på Verftet Rombooking styr Rot med raidere ØKONOMIRAPPORT Foreligger ikke selv om den skulle ha vært ferdig til i dag. Presenteres på SKiBAS møtet på torsdag. DAK2 Alle må lese På Høyden ang midlertidig stopp i utbyggingen, der står det meste som trengs å videreformidles. Vi venter på rapport som skal fremlegges i løpet av uken etter befaringen i morgen. Student TV ønsker en sak på dette, men venter til neste uke.

8 INNBOKSEN Mailserver er nede AD Sosialisering / Talerør Talerør 10 okt kl 18 i NG2. Robin sender innkalling. Skjenkestyret innviteret til fest på torsdag, de som vil kan møte opp. KvaSt-middag etter neste møte. Altså tirsdag 09 okt. Strategi Vi går gjennom hvilke grupper/personer som bør ha ansvar for vilke målsetninger i strategiplanen. Itillegg til hvem som skal følge gruppene/personene opp. VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat og Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat og For : 6 Mot : 0 Avholdene : 0 OPPSUMMERING xxx xxx

9 internnotat Fra Thomas Evensen Til Kvast Merkevarestrategi I løpet av Kvarterets 12 første år har Kvarteret gått fra å være et nytt og spennende hus for studenter til å bli omtalt som en drikkebule, konsertlokale, teaterscene, debattforum, utested og andre individuelle ting ofte til en viss grad inkludert øl. Denne individuelle promotering og mentalitet er lite gunstig for Kvarteret da det oppfordrer til en definering av huset basert på det største tilbudet; som er øl og rock. Denne utviklingen av lite helhet og tanke på Kvarterets profil og merkevare har skjedd parallelt som bruken av ordet studentkulturhus og studentkultur har vært benyttet i et halvhjertet forsøk på å omfavne den individuelle promoteringen. I løpet av de siste to årene har det blant dedikerte mannesker i infoetaten imidlertid blitt gjort forsøk på endringer av dette paradigmet av individuell promotering og fokus på promotering av arrangement. Det er blitt utarbeidet en oppdatert form og vi har blitt flinkere til å benytte denne for å synliggjøre huset på en større og mer helhetlig måte. Dette er derimot ikke nok; form og uttrykk vil endre seg med trender. Logoer og grunnelementer bør bestå, men designtrender vil kreve strategier og rammer til å boltre seg i. Kvarteret må finne et mål for sin merkevare, og skape rammer og fundamenter i forhold til dette. Målet til Kvarteret bør alltid være å være den beste i alt som skjer innenfor dets vegger. Kvarteret bør benytte denne nye vinden av strategitenking og nyvinning til å finne ut hvilken plass man ønsker å ha i Bergen, og Norge. Denne plassen bør være som en kulturell hjørnestein. Dette må bli gjort via fokus på to parallelle prosesser og mentaliteter mot to forskjellige mål. Dette er kun mine punkter, og flere kan unektelig plasseres inn for å styrke de to hovedmålene. 1. KULTURHUS a. presentere det akademiske kvarter som studentenes kulturhus Kvarteret gikk sine 11 første år under betegnelsen Studentkulturhuset i Bergen. Studentkultur henviser til to ting: 1; Kultur arrangert av studenter, 2; Festmentalitet. Jeg vil påstå at verken Immaturus eller Samfunnet føler seg inkludert av begge tolkningene av Studentkultur. Få av våre borger vil også kunne kle seg i Studentkultur slik det som oftest blir tolket, og jeg vil mene at kun ASF og RF til dags dato faller fullt og helt inn under dette i sin daglige drift. Kvarteret sin hoveddrift er tilrettelegging av kultur og ikke tilrettelegging av en festmentalitet. Om fest faller som et naturlig biprodukt av visse kulturelle arrangementer er det meget positivt, men det faller under profilen og merkevaren til våre kulturarrangører og ikke Kvarteret. Det er på tide å se hva Kvarteret er og hva våre arrangører er, og endre vår merkevare til å ikke inkludere våre arrangører sine spesialiteter eller nykker. Som jeg har beskrevet er Kvarteret tilbyder av lokaler til studentorganisasjoner som vil arrangere en eller annen form for kultur. Kvarteret er derimot ikke tilbyder av den festmentalitet det kulturtilbudet kan resultere i. Det er viktig å skille mellom disse to og Kvarteret faller dermed inn under punkt 1, men ikke punkt 2 av min tolkning av Studentkultur. Dette er grunnen til at Kvarteret bør gå vekk fra å promotere seg som et studentkulturhus, men heller la våre kulturarrangører stå frem som vår studentkultur. Kvarteret bør heller skape et merkevare rundt det som binder oss til punkt 1, nemlig det at vi er et hus hvor kultur arrangert av studentorganisasjoner kan finne sted.

10 Dermed faller det naturlig at Kvarteret bør promotere seg, og merkevaren bør fokusere på, Studentenes Kulturhus. Studentenes Kulturhus omfavner alle våre aktiviteter og lar samtidig døren stå åpen for at våre arrangører fritt kan få definere seg selv og sitt tilbud under vår paraply. b. kulturnøytralitet For å kunne omfavne alle uttrykk som kulturhus krever er det nødvendig å ikke ekskludere noen fra Kvarteret sin form og sitt uttrykk. Tidligere har Kvarteret hatt en eldre og rocket form, noe som passer dårlig når formen skal promotere debatt om bistand, forestilling i moderne dans eller film om kinesisk surrealisme. Kvarterets form må være kulturnøytralt og igjen tillate at enhver arrangør på Kvarteret selv kan definere seg selv og sitt uttrykk uavhengig av hva Kvarteret sitt er. Kvarterts uttrykk må kunne inkludere ethvert arrangement i kvarterets promotering av det. La arrangørene være de rockete, høykulturelle, vimsete, politiske eller nerdete, og la Kvarteret som kulturhus være alt og ingenting av det. c. mangfold og kvalitet Kvarteret bør i ethvert tilfelle tenke mangfold og kvalitet. Man bør heller få frem det nye enn noe som allerede eksisterer. Vi bør alltid spørre oss om noe nytt enten vil øke kvaliteten på noe eksisterende eller øke bredden. Gjør det ikke gjør noe av det bør man ikke gjøre det. Vil noen starte et konsept eller konsertrekke for undergrunns rockeband, bør man ikke godta dette, men heller be dem gå i samarbeid med ASF om en forbedring av SUB eller komme med et tilbud som er bedre og som kan overta. Det bør i alt være en fokus på kvalitetsforbedring på initiativer vi har og inkludering av initiativer vi ikke har. d. synliggjøring av mangfoldet Det er samtidig viktig at Kvarteret går vekk fra mentaliteten om promotering av enkeltarrangement og i så stor grad som mulig alltid på en eller annen måte promoterer helheten og mangfoldet som skjer på huset. Vi er et kulturhus, vi er summen av alt som skjer og ikke enkeltdelene. Enkeltdelene er våre arrangører, men vi bør absorbere den helheten det gir oss og promotere oss som den. Dette inkluderer også vårt eget serveringstilbud. Det vil være enklere å få folk til arrangementene om de primært har et forhold til huset og henger på huset enn om de kun har forhold til enkeltarrangementer som kommer og går. e. rutinemessig nyskapning Det bør bli opprettet en form for kulturkomité, og det bør i denne bli opprettet en konseptpott. Dette for å sikre et helhetlig kulturtilbud, men også viktigere: å sikre nyskapende konsepter som kan bidra til å befeste Kvarteret som en innovativt og spennende kulturhus hvor nye uttrykk får spillerom. Det vil finnes lite bedre enn et mangfold av konsepter på de forskjellige steder i Bergen og Norge som har sitt utspring på Kvarteret. (Se vedlegg). f. promotere alt Kvarteret bør bli et samlested for all informasjon om hva som skjer i studentmiljøet. Om BSI Seiling skal ha et arrangement ved Nordnes bør det være Kvarterets side studenter går for å finne informasjon om det. Gratis mediekanaler som intern-tv og sider bør brukes intensivt for å liste opp absolutt alt som skjer som studenter er med på å arrangere eller har interesse av. Ved å gjøre dette vil Kvarteret fremstå som det naturlige stedet å gå hvis man skal promotere eller få ut informasjon mot studenter om egne arr. eller annet. Kvarteret bør være studentenes samlingssted både i den virkelige verden og den virtuelle. Det bør være et mål at alle studenter går via Kvarteret for å finne ut hva som skjer av studenthendelser i hele Bergen. 2. HJØRNESTEIN a. samarbeidspartnere Vi bør være bevisste hvem Kvarteret går inn i samarbeid med. Vi har nå to hjørnesteinsbedrifter i Bergen som partnere: Hansa & Bergen Tidende. Disse bør vi pleie forholde med og få mer involvert i vårt tilbud. Vi bør samtidig skaffe maks. 2 samarbeidspartnere til, også de sett på som hjørnesteiner i Bergen. Dette er viktig av den enkle grunn at det er en verdi i assosiasjon med disse bedriftene. For å

11 være en av de store må man også menge seg med de som allerede er store for å sole seg litt i deres glans og kanskje få litt drahjelp på veien. Hvilke samarbeidspartnere vi har tror jeg er mindre viktig for studenter, men dog mer viktig for Bergen som by og dens innbyggere generelt. Om vi vil være en viktig del av Bergen må vi oppføre oss som det og f.eks. ikke gå inn i samarbeid med pengemaskiner fra andre steder kun for pengenes skyld. b. samarbeid med andre kulturelle hjørnesteiner Som med samarbeidspartnere vil det være gunstig å involvere seg i andre kulturinstitusjoner i byen for å sole oss i deres glans. Det bør være som mål for Kvarteret å på en eller annen måte bli anerkjent eller nevnt i programhefter eller semesterprogram o.l. til bl.a. Festspillene, Grieghallen, Nattjazz og DNS. F.eks. burde vi bli takket eller oppført som mindre samarbeidspartner med Festspillene, da vi til vanlig har hatt et godt samarbeid med de. c. bli det offisielle kulturhuset for studenter Samarbeid med f.eks. NHH, HiB og Hulen bør fortsette, men det bør gjøres fremstøt for å befeste Kvarteret som Bergens offisielle hus for studenter, og de andre som supplementære steder for de forskjellige skolene å ha på campus. Det bør imidlertid jobbes for minst mulig vekst hos disse organisasjonene da det vil bli vanskelig å bli det naturlige kulturhuset for studenter ved NHH hvis kulturlivet ved campus på NHH får vokse utemmet. Det bør også i fremtiden jobbes mot at HiB bygget et eget hus ved sitt planlagte nye bygg. Det bør være småsteder ved alle fakulteter, men Kvarteret bør jobbe for en dogmatisk status som studentenes offisielle kulturhus. d. involvere NHH/Hib økonomisk I sammenheng med punkt c bør det jobbes for å involvere både HiB og NHH økonomisk i Kvarteret. Nå er det kun UiB som bryr seg økonomisk, og det vil bli vanskelig å befeste seg som kulturhuset for samtlige studenter om kun UiB bekjenner seg huset med annet enn mental støtte. Støtte fra disse vil ikke bare bety mindre press på UiB, delt ansvarsbyrde og kanskje også mer midler totalt, men også at disse i større grad promoterer Kvarteret i deres materiell ovenfor studentene. e. ha kontroll over mediekanaler Ved å til enhver tid ha kontroll over en stor og tiltrekkende pakke av muligheter for promotering vil Kvarteret kunne styre hvordan arrangement blir promotert helhetlig utenom de vanlige plakatopphenginger gjort av arrangører. Dette vil også gjøre det mer attraktivt å være en dorg på Kvarteret om dorgestatus kommer med en pr-pakke. Det må samtidig være klart at Kvarteret med dette støtter dorgene ved å gi dem tilbud om å bli med oss billigere og mer regelmessig enn det de ville klart selv. Dorgene er avhengig av at noen promoterer deres arrangementer, Kvarteret er ikke avhengig av at Kvarteret gjør det. I verste fall promoterer Kvarteret alt selv inntill hva midlene klarer, men da uten noen form for dorgepromotering. Dermed vil alt promoteres som kun Kvarteret. f. fungere som mellomledd for arrangører samlet For å stå sterkere og virke mer helhetlige bør Kvarteret ta på seg rollen som mellomledd eller proxy i ethvert tilfelle som er mulig. Vi bør ovenfor eksterne aktører være kontaktpersoner når en eller flere av våre dorger eller borger vil gjøre noe eksternt. Dette vil føre til at Bergen og eksterne aktører får et forhold de individuelle arrangører via Kvarteret, og ikke direkte via individuelle arrangører. Kvarteret bør være knutepunktet hvor eksterne tar kontakt for å få videre kontakt med de spesialiserte arrangørene samlet. g. opprettholde en profesjonell og åpen profil Selv den minste ting betyr noe, og en opprettholdelse og bruk av profesjonell form og materiell vil kun være positivt ovenfor eksterne partnere. Det vil også være positivt ovenfor Bergen generelt om de får inntrykk av at vi er så profesjonelle vi kan innenfor de rammene vi har, men samtidig kan være spontane, frivillige, ødeleggende, festende og studenter. Derfor bør enhver trykt ting, enhver uttalelse og tiltak bli sjekket oppimot profil og strategi. Denne profilen må være så lett tilgjengelig som mulig for absolutt alle slik at bruk av profilelementer har lav terskel.

12 HELHUSFØLELSE Legg merke til at denne strategien ikke er avhengig av at Kvarteret og arrangørene opparbeider en form for helhusfølelse som en stor familie for å samlet gå videre, men at den heller fokuserer på at vi gjør og promoterer det vi alle er best til og at Kvarteret agerer som det mellomleddet og kulturhuset det bør være. Helhusfølelse som følge av noe av dette vil kun være en bonus som bare vil styrke og effektivisere strategiene. Det vi trenger helhusfølelsen til mest er for å få våre medarbeidere til å alle promotere og tenke om Kvarteret på lik måte, og alltid leke innenfor de gitte rammene. Om samtlige medarbeidere bruker Kulturhus og samtlige har tilgang til formelementer og hvordan man bruker den, vil det oppstå egne initiativ og utnyttelser på undergrunnsnivå. ENDELIG MÅL Ved å kun bli en hjørnestein vil Kvarteret ende opp som kun en studentrettet utested som er viktig å opprettholde for utdanningsinstitusjonene, og da særlig UiB, men ikke like kritisk å opprettholde for Bergen som by da det vil være enkelt å heller endre fokus til de utallige andre studentorganisasjoner og utesteder. Ved å kun bli et kulturhus vil Kvarteret stille på lik linje som Landmark, Ole Bull, Garage, Hulen, Teatergarasjen o.l. I dette miljøet vil Kvarteret tape fordi det ikke kan konkurrere mot kommersielle aktører, men vil igjen bli kun et nisjested som risikerer å drukne i mengden. Når Kvarteret har opparbeidet seg anerkjent status som både et seriøst kulturhus og som en hjørnestein i Bergen vil Kvarteret som en kombinasjon av dette overstige begge disse nivåene og samlet fremstå som en kulturell hjørnestein på nivå med Grieghallen og DNS. Dette vil bidra til en naturlig økt omtale fra media, en (etter hvert) innebygd stolthet i Bergens befolkning også ovenfor Kvarteret og et enklere forhold til næringslivet og eventuelle velgjørere. Studentenes kulturhus som en kulturell hjørnestein vil fylle et naturlig tomrom ved siden av Grieghallen med samme rammestatus, men med innhold primært definert av og for studenter. Det endelige målet med dette, og det vi bør jobbe mot, er derimot ikke status som kulturell hjørnestein, men å oppnå en status til og et forhold med våre medarbeidere og borgere i Bergen at det hvert år blir testamentert gaver til Kvarteret. Når dette er en realitet har Kvarteret oppnådd en status som ikke bare en kulturell hjørnestein i Bergen, men som en institusjon som former og påvirker liv både innenfor egne vegger og utenfor i Bergen som by. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Ensom sjel i natten thomasevensen@kvarteret.no

13 internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast Konseptpott Som nevnt under VEJUM har jeg et ønske om opprettelsen av en konseptpott som kan aktiveres etter utbygging. Hovedpoenget er et ønske om bruke Kvarteret som fødeplass for nye og spennende konsepter; både innen konserter, klubb, kunst og lignende. En vellykket gjennomføring av noe slikt vil kunne gi Kvarteret rykte som startplassen til mange fremtidige vinnende konsepter, og samtidig gi Kvarteret en kontinuitet i konseptutviklingen når de eksisterende konsepter blir for store og forsvinner, eller har hatt sin storhetstid og dør. Tanken blir at Kvarteret setter av en pott penger, enten av egen kapital eller fra en enkelt sponsor. Ved slutten av hvert semester/skoleår utlyses det om en søknadsfrist for denne konseptpotten. De to beste søknadene/konseptene vil får tildelt halvparten av denne potten hver som kapital for å drifte dette konseptet på Kvarteret. Disse bør kanskje også få tildelt kontorplasser, samt tilgang til Kvarterets ressurser ellers. Disse konseptene kan bedrive (noe som vil være formmessig positivt for Kvarteret), egen profilering, men profileringen må selvsagt bære sterkt preg av at det avholdes og støttes av Kvarteret. Kulturkomiteen som Ingrid har tanker om kan godt fungere som avgjørende instans i denne søknadsprosessen. Det må samtidig hvert semester holdes av rom og tidspunkter som automatisk kan gis til de to beste søknadene. Disse tidene må være med i utlysningsteksten. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast infoans@kvarteret.no

14 Internnotat Fra Leder av kvarterstyret Til Kvarterstyret, Admn. Leder og Ordfører i Representantskapet Vedtak til GF H07 En stor del av det som sto i det opprinnelige forslaget til organisasjonsendring(utformet sist semester), er allerede gjennomført. Endel er også igangsatt og jobbes kontinuerlig med, det krever dermed ikke å bli tatt opp på GF. Det som står i dette forslaget er imidlertid det som må tas opp på førstkommende GF. Vi fant ut at dette kun er enkelt endringer og ikke til sammen tilsvarer en organisasjonsendring. Dermed holder det å ta gjennom sammenslåinger og valg til verv gjennom en GF, og ansettelser gjennom to GFer. Skjenkepunktene En ser det som naturlig at DAK tar over skjenking i alle rom på Kvarteret. Dermed ser en det som mest praktisk gjennomførbart å kun ha ett skjenkestyre. Se forklaring nedenfor. Dette bringer oss videre til innteksfordelingen av ølinntekter. En ser det som ønskelig i en reforhandling av dorgeavtalen, at DAK tar inntektene ved servering i alle lokaler. Dette fordi en ikke ser det som en levedyktig løsning å vedlikeholde alt teknisk utstyr både i tegleverket og flerbrukssalen(men også andre), om en ikke får inntektene av varene som selges der. En kan gjerne sette opp ett fond her, hvor alle inntekter fra servering, settes inn i fond, og i neste omgang brukes på teknisk utstyr og lignende som kreves for at lokalene skal kunne utnyttes til det fulle. Kommentarer til skjenkegruppen Se eget organisasjonskart. Nå en kommer tilbake til OlavKyrres gate, vil det være en ny sal å drifte. I tillegg tar en sikte på å overta driften av teglverket og andre lokaler disponert av arrangører. Det vil da være naturlig å ha ett skjenkestyre med ansvar for alle skjenkepunkter. Strukturen i ett slikt styre er tenkt som følger: 1 Leder 1 Nestleder 1 Økonomiansvarlig 4 Gruppeledere - En for puben - En for stjernesalen - En kokkeansvarlig - Tre for flerbrukssal, teglverket, halvtimen og de resterende skjenkepunktene på huset (gruppen kan selv finne ut hvilken måte det er mest hensiktsmessig å dele det opp på). Alle gruppelder-styremedlem vil også få ansvar som IK, arrangement, quiz osv. Dette blir opp til styret hvordan de konstituerer seg. Slik det er tenkt skal alle skjenkere fremdeles tilhøre en bestemt gruppe, og alltid skjenke på samme skjenkepunkt, dette for å føle en fortsatt tilhørighet. En ser også at de vil bli delt opp

15 i grupper på skjenkepunkte, samme system som stjernesalen, dette er imidlertid en oppgave en overlater til skjenkegruppen å finne ut av. Kommentarer til infoetaten Se eget organisasjonskart. Eneste som trenger å komme opp på GF er sammenslåingen av ekspo og infoetaten. Å inkludere kreativ leder og gruppeledere er noe infoetaten kan klare på egenhånd, gjennom å endre egne retningslinjer. Kvarterstyret En stiller til faste verv i kvarterstyret Logistikkansvarlig: Tilgangen og kvaliteten på sivilarbeidere er ustabil, og vi bruker mye ressurser på å følge de opp og å gi de opplæring. Vi må sørge for at vi dekker inn de oppgavene de i dag har ansvar for mest mulig effektivt. Vi løser ikke følgende arbeidsoppgaver godt nok i dag: - Vareflyt - Varekontroll - Bestilling av varer - Kontantflyt og kasseansvar - Oppfølging av de andre leddene i vare og kontantkjeden - Drift av salgssystemer Disse oppgavene bør, løses av en fast ansatt, ettersom en ikke ser det som mulig å ordne det gjennom frivillig arbeidskraft. Det viktige er at det er en fast person som har dette ansvaret. Dette kunne vært en fulltids stilling som logistikkansvarlig (evt mindre prosent). I så fall kan man kutte ut en del av oppgavene til sivilarbeiderne, og redusere disse til ett oppdrag som har følgende hovedansvar: - Orden - Teknisk vedlikehold - Byggteknisk kontroll - Resepsjonist Det er også slik per dags dato at en er usikker på om sivilarbeidere kan ha så mye ansvar som de har som organisasjonssekretærer på Kvarteret. Dette går for det meste på kassehåndering og varebestilling, some r oppgaver en eventuell logistikkansvarlig vil ta over. En ny fast stilling kan muligens medføre en økning utgifter, men det er muligens like sannsynlig at det vil medføre mindre utgifter enn per dags dato. Hovedoppgaven I denne stillingen vil være å minske svinn og holde varekontroll. I 2005 var det tilsynelatende ett svinn på ,-. I 2006 lå det på svimlende ,-. Årsaken til svinn er kompleks og sammensatt, men er for det meste mangel på varekontroll, oppfølging osv. Grunnen til at en ikke har tatt tak I dette bedre er at en ikke har nok ressurser, og det vil gå på bekostning av andre ting. Det er imidlertid en uholdbar situasjon, og vi tror en logistikkansvarlig kan være en viktig factor I dette arbeidet. Kan også nevne at kostandene for to siviliarbeidere over ett år er ca ,-. En vil slippe denne inntekten dersom en ansetter en logistikkansvarlig, ettersom en reduserer antallet sivilarbeidere fra tre til en.

16 Kjøkkensjef/kokk Etter gjenåpning i 2008 er det mye som tyder på at vi vil ha utvidet servering i Stjernesalen. Det kommer til å bli en etterspørsel etter kaffe- og matservering om morgenen når den nye salen tas i bruk til forelesninger. Vi har også en målsetning om å utvide Kvarterets serveringstilbud. Dersom dette innebærer utvidet matservering vil vi også ha behov for økt bemanning på kjøkkenet. Dersom vi f.eks. skal ha matservering fra kl hverdager samt mattilbud i helger bør vi ha én fast ansatt til på kjøkkenet. Dette kunne være en ansatt kokk som jobber under kjøkkensjef. Disse kunne hatt overlappende og evt. rullerende arbeistid for å sikre at det er faglig kompetanse på kjøkkenet mesteparten av tiden. Det er imidlertid slik at en I fortiden har slitt med å rekruttere frivillige kokker, derfor ber en kun om ett mandat for å ansette en kokk, dersom en ser at en har nok bemanning slik en kan drive kjøkkenet på en forsvarlig mate. Resepsjonen Vil bestå av en org.sek og en logistikk-/bookingansvarlig Hvordan uken gjennomføres praktisk sett mht kassehåndering og ansvar på huset: Mandag-Onsdag Vi åpner kl Dette vil si at logistikkansvarlig må begynne senest kl 09.30, for å gå runde, hente penger/telle safen og gjøre en supplering(trenger kanskje ikke være klart ved åpning?). Logistikkansvarlig er på jobb til Da kommer driftsleder kl Torsdag Fredag Lørdag Søndag Vi har åpent en time senere, da kommer ikke driftsleder før kl 18.00, så må VA være et overlappende ledd mellom og 18.00, når det kommer til å låse folk inn i rom o.l. Ingen kan i denne perioden få skrevet ut penger til kasse(når de skal ha skjenking), stjernesalen må tilpasses dette. Samme som på torsdag, men det vil da være 1,5 t overlapping, grunnet stenging kl på fredager. Evt åpne stjernesalen en time senere. Driftsleder(K1) kommer kl 10.00, jobber til Driftsleder(K2) kommer kl og jobber til Samme som lørdag, bare kortere skift på en av dem(/begge to). Det blir 80,5 timer i uken. Dvs 2.2 ansatt. Da trenger en 3 ansatte. Om en da har en prosentansatt stilling, så kan en kanskje slippe å ikke ha overlapping på torsdager og fredager, og heller ha kortere skift. Jeg vil imidlertid anbefale 4 driftsledere, slik at en ikke har en krise hver gang noen er syk/trenger ferie. Det er tatt utgangspunkt i at et skift for en driftsleder er 9,5 timer, og at stenging av huset går noenlunde kjapt, ettersom få antall ansatte skal medføre rutinerte, flinke og effektive personer. Trenger en halvtime overlapping, når to driftsledere/logistikkansvarlig skal telle kasse sammen. Det vil ikke bli overlapping på torsdag og fredag. NB. Dette er kun ett forslag for å illustrere hvordan det skal fungere. Ansatte

17 Her kommer en utdypning over hva en anser som nødvendig for å gjennomføre den overnevnte illustrasjonen i forhold til praktisk av gjennomføringen av den daglige driften ved Det Akademiske Kvarter. Logistikkansvarlig: Ansvar for innkjøp og supplementering samt dag-til-dag booking av rom 1 org sek(sivilarbeider) Kokk i x% stilling Admn leder fortsetter som før Kjøkkensjef fortsetter som før Admn leder vil ha personalansvar for alle ansatte, muligens med unntak fra kvartene, hvor det er naturlig at logistikkansvarlig vil ha ansvar, ettersom han gjør tett oppfølging av dem Til slutt kan en nevne noen tanker som har vært med fra starten, men som ikke er nødvendig å ta gjennom en GF. Kommentarer til Kvast Kvarterstyret vil inneholde følgende medlemmer med følgende ansvarsområder: - Leder - Nestleder Vakt, Rettsvesenet og personalgruppe - Eksternansvarlig Kulturkomité, Kraft og kontaktperson for eksterne brukere - Skjenkeansvarlig Innkjøp av salgsvarer & leder av skjenkestyret - Økonomiansvarlig Investeringer, budsjett & regnskap) - Informasjonsansvarlig Infoetaten & E-tjenesten - Prosjektansvarlig Romvesenet, samt ansvarlig for små og store prosjekter Kommentarer til kulturkomité Kulturkomite samt kulturpott/konseptpott er under utvikling, og borger/kuturstyret skal tas med i prosessen etter hvert Kvarterstyret foreslår dermed følgende vedtak til den 25. Ordinære generalforsamling: Statuttendringer Endring av x.x Generalforsamlingen vedtar å gjøre Skjenkegruppen til en permanent arbeidsgruppe, og dermed oppløse følgende arbeidsgrupper: Stjernegruppen, Skumetaten og Geriatrisk avdeling. Leddet vil da lyde som følger: - Skjenkegruppen (etabl. 2007): Har ansvar serveringsdriften på huset. En sammenslåing av de tidligere gruppene Stjernesalen (Stjernesalen, etabl 1992), Skumetaten (etabl. 1995) og Geriatrisk avdeling (etabl. 1995) vår 2007.

18 Forslagsstiller: Kvarterstyret Endring av x.x Generalforsamlingen vedtar å legge eksponeringsetaten under infoetaten, og dermed oppløse eksponeringsetaten. Leddet vil da lyde som følger: - Infoetaten (etabl. xxxx): Har ansvar xx. Forslagsstiller: Kvarterstyret Endring av x.x Generalforsamlingen vedtar å endre x.x til: Medlemmer av kvarterstyret velges seperat til verv. Forslagsstiller: Kvarterstyret Andre forhåndsmeldte saker Endring av x.x Generalforsamlingen vedtar å opprette en logistikkansvarlig stilling ved Det Akademiske Kvarter. Forslagsstiller: Kvarterstyret Endring av x.x Generalforsamlingen vedtar å gi kvarterstyret og styret I Studentkulturhuset i Bergen AS, mandat til å ansette en kokk, høsten 2008, ved behov. Forslagsstiller: Kvarterstyret

19 Stillingsbeskrivelse for logistikkansvarlig ved Studentkultushuset i Bergen A/S (SKiBAS) 1 Stillingens Formål 1.1 Stillingen skal sikre selskapets vare- og kontantflyt. 1.2 Stillingen skal kontrollere selskapets ressursbruk mht. forbruksmateriell og lokaler. 1.3 Stillingen skal stabilisere og videreutvikle internkontrollen i selskapet i samarbeid med ansatte og det frivillige apparatet. 2 Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Logistikkansvarlig ansettes av Styret i Studentkulturhuset i Bergen A/S. 2.2 Logistikkansvarlig inngår i Det Akademiske Kvarter (DAK) sin administrasjon. Nærmeste overordnede er administrativ leder. 2.3 Logistikkansvarlig fastsetter i samråd med administrativ leder fordeling av sin arbeidstid, avspasering og tidsrom for ferie. 2.4 Logistikkansvarlig er underlagt vanlige regler for taushetsplikt. 2.5 Logistikkansvarlig i heltidsstilling kan ikke ta annet lønnet arbeid uten godkjennelse fra styret i SKIBAS. 3 Stillingens ansvarsområder 3.1 Logistikkansvarlig har ansvaret for å følge opp og kvalitetssikre driftlederne og de dagsansvarlige sitt arbeid i forbindelse med varekontroll og oppgjør. 3.2 Logistikkansvarlig skal følge opp DAK sine leverandører og har ansvaret for varebestilling fra disse. 3.3 Logistikkansvarlig skal følge opp kontakten med DAK sine brukere og har ansvaret for å ta i mot deres bestillinger i tråd med eksternansvarlig sine retningslinjer. 3.4 Logistikkansvarlig skal legge til rette for en best mulig intern kommunikasjon, samt en best mulig informasjonsflyt rundt varesalget og rombooking. 3.5 Logistikkansvarlig har ansvaret for varetellingene ved DAK. 3.6 Logistikkansvarlig har ansvaret for bruk og oppfølging av administrasjonen sine informasjonssystemer (kassesystem, rombooking mm.). 3.7 Logistikkansvarlig er stedfortredende plassansvarlig i kontortid (brannvern). 3.8 Logistikkansvarlig skal sørge for kompetanseoverføring fra administrasjonen til DAK sitt frivillige apparat. Logistikkansvarlig skal også legge til rette for kompetanseoverføring innad i det frivillige apparatet. 4 Øvrige oppgaver 4.1 Logistikkansvarlig kan pålegges arbeidsoppgaver av arbeidsgiver, dersom disse ikke forandrer stillingens karakter. 5 Forutsetninger for ansettelse 5.1 Logistikkansvarlig må kjenne innholdet i og til enhver tid jobbe for, og i tråd med, Det Akademiske Kvarters vedtak. 5.2 Logistikkansvarlig må være innforstått med at arbeidet preges av fornyelse og oppmerksomhet overfor de behov som DAK til enhver tid måtte ha.

20 INTERNNOTAT Fra Steinar Heldal, leder Rekrutteringskomiteen Til KvaSt Vervekonkurranse Det er fortsatt behov for flere funksjonærer på Kvarteret og Rekrutteringskomiteen ønsker i den forbindelse å prøve nye virkemidler for å få flere med! Rek.kom vil derfor gjennomføre en vervekonkurranse, hvor medarbeidere med aktiv kontrakt konkurrerer om å få flest mulig nye til å bli med på Kvarteret. Vi ser for oss at konkurransen vil foregå over en periode på tre uker, hvor verver sender mail til rek.kom med navn, tlf. og mailadresse på dem de verver, samt hvilken gruppe de har vervet dem til. Etter disse tre ukene ser vi for oss at det går to uker før rek.kom sjekker med gruppestyrene at de nye faktisk har skrevet kontrakt og er blitt innrullert i vaktlister eller lignende. For at en slik vervekonkurranse skal få litt oppmerksomhet mener vi det er viktig med gode premier. Rek.kom foreslår derfor matbonger/middagsbonger i NG2, studenter og gratis mat er nemlig ofte en god kombinasjon! 1.premie: 10 stk. middagsbonger 2. premie: 5. stk middagsbonger 3. premie: 4. stk middagsbonger Resultatet av konkurransen vil bli offentliggjort enten på Jam eller på en internfest etter de fem ukene. Kvarterstyret vedtar å gi 19 middagsbonger i premie til vervekonkurranse i regi av Rekrutteringskomiteen. Middagsbongene har gyldighet høst 2007 og vår Ta gjerne kontakt for mer info angående praktisk gjennomføring etc. Med vennlig hilsen Steinar Heldal Leder Rekrutteringskomiteen, PG sheld@online.no Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett

21 INTERNNOTAT Fra Fornavn Etternavn, stilling & etat/gruppe Til Mottaker xx.xx.200x Representasjonstur til UKA Mindre svevende: Vi vil se på hvordan Samfundet har løst de forskjellige rommene sine, både rent funksjonelt, kapasitet- og dekormessig. Vi vil vite hvordan de planlegger oppussingsprosjektene sine, og hvordan de finansierer dem (og hvor mye de koster). Jeg tror de har en egen gruppe som jobber med utbyggingen, og vi vil også gjerne vite hvordan de jobber. Med vennlig hilsen Berit Bye Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post Nett