Evaluering av bydelsstyreordning , arbeidsnotat nr. 3, Bystyrets kontor,

Transkript

1 Evaluering av bydelsstyreordning , arbeidsnotat nr. 3, Bystyrets kontor, OPPSUMMERING AV BYDELSSTYREORDNINGEN Februar juni ble den nåværende bydelsstyreordningen i Bergen Kommune iverksatt. Representantene i de 8 bydelsstyrene oppnevnes av bystyret, og den partipolitiske sammensetningen gjenspeiler fordelingen i bystyret. Bydelsstyrene i bydeler med mindre enn innbyggere har 9 medlemmer, mens de i bydeler med mer enn har 11. Bydelsstyrenes første møter ble holdt i slutten av februar Bydelsstyresekretariatet er sentralt lokalisert på Rådhuset, og består av fire rådgivere og fire konsulenter som hver har tilretteleggingsansvar for to bydelsstyrer. 1. Målsetninger De overordnede politiske målsetningene med den nye bydelsstyreordningen slås fast i Bystyresak , Etablering av bydelsstyrer: "Målet med etablering av bydelsstyrer er å styrke lokaldemokratiet, innbyggermedvirkning og bydelene som lokalsamfunn." Denne målsetningen utdypes i bydelsstyrenes fullmakter 2.1, hvor det fastsettes at bydelsstyrene skal arbeide for: Å ha en god kontakt og en aktiv og åpen dialog med bydelens innbyggere Å stimulere bydelens befolkning uansett alder, kjønn og etnisitet til å engasjere seg i eget boområde/nærmiljø Å søke samarbeid med frivillige lag og organisasjoner, private og andre offentlige instanser Å bidra til økt trivsel for bydelens befolkning For å oppfylle disse målsetningene er bydelsstyrene gitt både generelle og fagspesifikke fullmakter. Disse er vedtatt i Bystyresak og endret i sak I tillegg til behandling av politiske saker, legges det opp til at bydelsstyrene skal oppfylle målsetningene sine gjennom ulike typer egeninitiert aktivitet. Bydelsstyrene er tiltenkt en ombudsrolle, de skal være lytteposter for befolkningen i egen bydel og en kanal inn i det sentrale politiske systemet. 2. Medlemmer i bydelsstyrene Bydelsstyrene er oppnevnt av bystyret og den partipolitiske sammensetningen gjenspeiler fordelingen i bystyret. 1

2 Tabell 1: Medlemmer i bydelsstyrene Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane H Ap FrP SV Krf V Sp R 1 1 Pp 1 Vervene som leder og nestleder er fordelt slik at halvparten av bydelsstyrene har leder fra et av byrådspartiene (H, KrF, FrP) og nestleder fra opposisjonen og halvparten har leder fra opposisjonen og nestleder fra et av byrådspartiene. Det har vært 15 utskiftninger i løpet av perioden. Seks av de som har søkt om å få fratre fra verv har vært faste representanter og de andre har vært vararepresentanter. 3. Bydelsstyrenes saksområder. Reglement for bydelsstyrene, kapittel 4: Arbeidsoppgaver Bydelsstyrene skal behandle følgende kategori saker: a) Bydelsstyrene er høringsinstans ved 1. gangsbehandling av planer etter planog bygningsloven. b) Bydelsstyrene har uttalerett til bystyret i saker som Forretningsutvalget delegerer til bydelsstyrene. c) Bydelsstyrene har innstillingsrett til bystyret i private forslag og innbyggerinitiativ med klar tilknytting til en bydel etter behandling i Forretningsutvalget. d) Bydelsstyrene er saksforberedende organ for bystyret på de områder som er definert i bydelsstyrenes fullmakter e) Bydelsstyrene har beslutningsmyndighet i saker slik disse er definert i fullmaktene 3-6 Tabell 2: Saker behandlet i bydelsstyrene til og med juni 2010 SAKSTYPE Sum Klagesaker Uttalelse til 1. gangs behandling av plansaker gangs behandling av plansaker Fordelinger av midler fra tilskuddsordninger innen kultur og oppvekst Navnesaker Andre saker Interne saker (relatert til bydelsstyrenes drift) SUM

3 Tabell 3: Fordeling av saker mellom bydelsstyrene pr år Klager 1.gs behandl 2 gs behandl Tilskudd Kultur SLT Navn Andre saker Interne saker 2008 Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM Behandling av saker utgjør kjerneaktiviteten i bydelsstyremøtene. 338 saker i 2008 gir et snitt på 4,7 saker pr møte, 355 saker i 2009 gir et snitt på 4,9 saker. Så langt i 2010 ser det ut som om det har vært forholdsvis få klagesaker sammenlignet med de to foregående årene. 3.1 Avgjøre klager i mindre byggesaker I fullmaktene 3.1 gis bydelsstyrene myndighet til å avgjøre klager i mindre byggesaker etter plan- og bygningsloven. Definisjon og avgrensinger av myndigheten fremgår av fullmaktene. I 2008 behandlet bydelsstyrene 69 klagesaker. Samme år behandlet Komite for miljø og byutvikling 215 klagesaker og komiteens underutvalg 157 klagesaker. I 2009 behandlet bydelsstyrene 74 klagesaker. Samme år behandlet Komite for miljø og byutvikling 177 klagesaker og komiteens underutvalg 116 saker. I 2008 ble det vurdert om klagesakene som da ble behandlet i komiteens underutvalg skulle overføres til bydelsstyrene for å fordele Sum 3

4 arbeidsbelastningen bedre. Bydelsstyrene var positive til å ta på seg denne oppgaven, men konklusjonen ble at behandlingen ble værende i underutvalget. I forkant av iverksettelsen av bydelsstyreordningen ble det uttrykt bekymring for at å gi bydelsstyrene beslutningsmyndighet i disse sakene ville føre til forsinkelse i saksbehandlingen. Følgende rutiner er innført for å gjøre saksbehandlingstiden så kort som mulig: Det er fastsatt månedlige frister for oversendelse av saker fra fagetaten til Bystyrets kontor. Alle klagesaker som er Bystyrets kontor i hende innen denne fristen behandlet i bydelsstyrene innen 2 uker. Bydelsstyrene utsetter ikke sakene for befaring. To bydelsstyrer (Ytrebygda og (i praksis) Laksevåg) reiser på befaring i alle klagesaker, og har dermed faste befaringstider. I de andre bydelsstyrene blir fagnotatet sendt til arbeidsutvalget i forkant av utsendingen av sakspapirer og det er AU som tar avgjørelsen om saken krever befaring eller ikke. Dette medfører at behandlingstiden for klagesaker i bydelsstyrene minimaliseres og ligger på mellom 2 og 4 uker etter at sakene oversendes fra byrådsavdelingen. 3.2 Tilskuddsordninger innen kulturfeltet Bydelsstyrene har i følge fullmaktene 5.1 følgende myndighet: 1. Bydelsstyrene har ansvar for tildeling av tilskudd til medlems- og interesseorganisasjoner som arbeider med seniorkultur. 2. Bydelsstyrene har ansvar for å tildele stimuleringsmidler til lokalt kulturarbeid for barn og unge. 3. Bydelsstyrene har ansvar for tildeling av midler til frivillige lag og organisasjoner, med virksomhet som i all hovedsak er rettet mot aktiviteter innen bydelen. Dette medfører at bydelsstyrene forvalter følgende tilskuddsordninger: Samarbeidsmidler ( i hver bydel) Tilskudd til leie av lokaler ( i Åsane, i de andre bydelene) Tilskudd til lokale arrangementer (fordelt etter innbyggertall - totalt ) Tilskudd til eldreformål/ seniorkultur ( i hver bydel) Trivselstiltak for eldre ( i hver bydel) - vedtatt i budsjett for 2009, bystyresak , kun for 2009 De fire kulturkontorene i Bergen kommune står for saksbehandlingen av sakene til bydelsstyrene, og representanter fra kontorene stiller i alle bydelsstyremøtene hvor det foreligger fordelingssaker til behandling og orienterer/svarer på spørsmål om disse. 3.3 Saker om fordeling av midler til Samordning av lokale forebyggende tiltak SLT står for samordning av lokale kriminalitetsforebyggende arbeid gjennom sektorovergripende tiltak. SLT arbeidet i Bergen kommune er organisert gjennom en sentral SLT gruppe og 8 bydelsvise SLT styringsgrupper som ledes av oppvekstrådgiverne i de ulike bydelene. I følge fullmaktene 4.1 har bydelsstyrene ansvar for samordning av lokale forebyggende tiltak innenfor de midlene bydelsstyrene får til disposisjon innen oppvekstfeltet, 4

5 altså fordeling av SLT midler i bydelene. I budsjettvedtakene for 2008, 2009 og 2010 ble det avsatt 1 million til denne typen tiltak. Dette fordeles med til hver bydel i tillegg til en sentral pott på som byrådsavdelingen disponerer. I 2008 ble det ikke levert noen saker om fordeling av SLT midler. Det ble heller ikke levert noen redegjørelse for hvordan midlene var disponert i de ulike bydelene. I 2009 ble det levert egne saker om fordeling og bydelsstyrene fordelte midlene etter innstilling fra de lokale SLT gruppene. I 2010 er det levert saker om fordeling og disse er, etter avtale med byrådsavdelingen, blitt mer omfattende enn de første sakene. Bydelsstyrene har nå også fått tilgang til søknadene om midler og har dermed større mulighet til å fatte selvstendige beslutninger. I tillegg ble det i 2010 levert redegjørelser for bruken av SLT midler i Byrådsavdeling for barnehage og skole uttrykker at de er fornøyde med samarbeidet med bydelsstyrene på dette punktet, men mener at det er en fare med den nåværende ordningen at lokale vedtak kan medføre mindre spissing av SLT tiltakene mot kriminalitetsforebygging enn det som er hensikten med midlene. De uttrykker også bekymring for at det å legge disse tiltakene til politisk behandling fører til at den totale saksbehandlingstiden blir lengre. 3.4 Navnesetting I fullmaktenes 3.3 gis bydelsstyrenes myndighet til å fastsette navn på kommunale gater, veier, parker, plasser, skoler, barnehager, institusjoner, bydeler, boligfelt og andre kommunale bygninger og anlegg innenfor bydelen. Det er til sammen behandlet 14 navnesaker i denne perioden. Blant annet har Bergenhus, Fana og Årstad har vedtatt navn på bybanestopp. Under behandlingen av sakene om navngiving av bybanestopp, vedtok både Bergehus, Fana og Årstad bydelsstyre navn på stopp som ikke var drøftet i saksframstillingen (henholdsvis navnene Florida, Troldhaugen og Brann Stadion). Det har gjennom dialog med byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling, kommet fram at lovverket på dette området slår fast at utvalg i navnesaker kun kan vedta navn som Navnekonsulenten har uttalt seg om på forhånd. Dette har dermed ført til en endring i fullmaktene som slår fast at dersom bydelsstyrene foreslår andre navnealternativ enn de som er innstilt av byrådet bør uttale fra navnekonsulenten innhentes før det fattes endelig vedtak. 3.5 Første gangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven. I fullmaktenes 3.2 slås det fast at bydelsstyrene er høringsinstans ved førstegangs behandling etter plan- og bygningsloven av lokale plansaker med stor betydning for bydelen. Selv om bydelsstyrene kun kommer med uttalelser i disse sakene og formelt stiller likt med alle andre som leverer høringsuttalelser, så er det reguleringsplanene som ofte vekker størst interesse av sakene til bydelsstyrene. I gjennomgangen av innlegg i åpen halvtime ser man at mange av de som kommer til bydelsstyrene kommer nettopp fordi de ønsker å uttale seg om reguleringsplaner som bydelsstyrene skal uttale seg om. Alle bydelsstyrene har også samarbeidet med Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø og med Komite for miljø og byutvikling om å holde informasjons- og diskusjonsmøter med befolkningen i bydelen om større reguleringsplaner. Det er ofte godt oppmøte på disse møtene og tilbakemeldingen fra de som møter fra fagetatene er også at dette er en nyttig dialog. 5

6 Avtalen om "kjøreregler" for samhandling og kontakt mellom byrådsavdelingene og bydelsstyrene slår fast at etaten orienterer i bydelsstyremøtene i forbindelse med førstegangsbehandling av plansaker dersom bydelsstyrene ønsker dette. Avgjørelsen om orientering tas av bydelsstyrelederen eller av arbeidsutvalget. Denne ordningen har fungert meget bra og representanter fra etaten har orientert i forbindelse med ca 54 av disse sakene. Totalt har bydelsstyrene behandlet 133 plansaker til førstegangsbehandling. 3.6 Større saker I følge fullmakter 2.2 skal bydelsstyrene "gis uttalerett til ansvarlig bystyrekomité i overordnede plansaker med stor betydning for bydelen. Uttalerett i denne type saker gjelder for helse- og sosialsektor, kultur- og oppvekstfelt og områder innenfor miljø og byutvikling." Selv om uttaleretten i utgangspunktet er knyttet til saker som er kommet til politisk behandling på bystyresiden, har byrådssiden i noen saker bedt om uttalelser fra bydelsstyrene som en del av sin saksbehandling Større saker som alle bydelsstyrene har behandlet I 2008 behandlet alle bydelsstyrene fire større saker om trafikk og forurensingsspørsmål: Handlingsplan - kollektivstrategi for Bergen , FREM Bergen - Fremkommelighet for buss i Bergen, Innfartsparkering i Bergensområdet og Handlingsplan mot lokal luftforurensing i Bergen. Sakene ble behandlet i bydelsstyrene i møtene i april, og uttalelsene fra bydelsstyrene fulgte med saken til Komite for miljø og byutvikling til møtet i mai. I 2009 ble fire større saker lagt frem for bydelsstyrene som høringsorgan under byrådets arbeid: Trafikksikkerhetsplan for Bergen Som en del av den offentlige høringen av trafikksikkerhetsplan for Bergen ble planen behandlet på bydelsstyremøtene i august Alle bydelsstyrene, utenom Laksevåg fikk i den forbindelse orienteringer fra Etat for samferdsel, i forbindelse med møtene. Uttalelsene som ble vedtatt ble sendt til byrådsavdelingen. Byrådet la frem saken om trafikksikkerhetsplan for Bergen i februar 2010, og den ble da igjen behandlet i bydelsstyrene, som uttalte seg til Komite for miljø og byutvikling. Sykkelstrategi for Bergen Som en del av den offentlige høringen av sykkelstrategi for Bergen ble planen behandlet på bydelsstyremøtene i oktober Uttalelsene ble sendt byrådsavdelingen. Byrådet la frem saken om sykkelstrategi for Bergen i februar 2010, og den ble da igjen behandlet i bydelsstyrene, som uttalte seg til Komite for miljø og byutvikling. Idrettsplan for Bergen kommune Byrådet la frem sak om idrettsplan for Bergen kommune i mai Bydelsstyrene behandlet saken i sine møter i mai og uttalte seg til Komite for kultur, idrett og næring. Ingen av bydelsstyrene hadde orientering til saken, men Årstad bydelsstyre hadde tidligere på våren en orientering om idrettsorganiseringen i bydelen. Levekårsundersøkelsen "Levekår og helse i Bergen 2008" Byrådet behandlet i november 2008 sak om rapport om levekår og helse i Bergen. Rapporten ble sendt til bydelsstyrene til uttale før saken ble behandlet videre. Bydelsstyrene fikk 6

7 orientering om levekårsundersøkelsen på felles folkevalgtopplæringsdag 26. mars I tillegg fikk Arna, Bergenhus, Fana, Fyllingsdalen, Ytrebygda og Åsane bydelsstyrer orienteringer i tilknytning til møter. Årstad bydelsstyre organiserte temamøte om levekårsundersøkelsen 6. mai Større saker i det enkelte bydelsstyre De større sakene som er behandlet i det enkelte bydelsstyre er som oftest andregangs behandling av plansaker etter plan og bygningsloven. Dels er dette saker der bydelsstyrene ikke har uttalt seg i førstegangsbehandlingen fordi denne fant sted før bydelsstyreordningen ble innført og dels dreier det seg om saker der bydelsstyrene spesifikt har bedt om å få saken tilbake eller der forretningsutvalget har ment at saken har så stor betydning for bydelen at også det endelige planforslaget bør behandles i bydelsstyret. Om bydelsstyrene skal behandle slike saker vurderes fra sak til sak. Dersom en sak sendes til bydelsstyrene, kan det i verste fall forlenge behandlingstiden på bystyresiden med ca en måned, avhengig av tidspunktet for oversendelse av sakene fra byrådet. Saker som ikke kan utsettes en måned er ikke blitt fordelt til bydelsstyrene. 4. Aktiviteter knyttet til ordinære møter 4.1 Orienteringer fra byrådsavdelingene I reglement for bydelsstyrene 18 er byrådets møterett og representasjon i bydelsstyrene beskrevet: Byrådet avgjør sin egen deltakelse i bydelsstyremøter. Den enkelte byråden kan delegere tilstedeværelsen til kommunaldirektøren eller annen representant fra administrasjonen. I saker der byrådet innstiller til bydelsstyrene må en representant fra byrådssiden være tilstede. Den som representerer byrådet under møtene må ha myndighet fra byrådet. Bydelsstyrene kan invitere en representant fra byrådet til møte i bydelsstyret for å redegjøre for en sak. Dersom ingen av byrådets medlemmer kan møte, kan byrådet delegere redegjøringen for saken til en i egen administrasjon. Tilstedeværelsen fra byrådsavdelingene har med andre ord vært avhengig av hvilke typer saker som har vært behandlet. Dersom bydelsstyret har behandlet saker der de, etter reglementet har vedtaksmyndighet, har byrådsavdelingen alltid vært representert med saksbehandlere som har kunnet informere om sakene og svare på spørsmål. I saker der bydelsstyret ikke har vedtaksmyndighet har det vært mulig å be om orienteringer og byrådsavdelingene har vært velvillige til å stille opp. 7

8 Tabell 4 - Orienteringer fra byrådsavdelingene i saker der bydelsstyrene ikke har vedtaksmyndighet. Helse og inkludering Barnehage og skole Kultur og idrett Byutvikling, klima og miljø 2008 Arna 3 3 Bergenhus 4 4 Fana Fyllingsdalen 1 1 Laksevåg 0 Ytrebygda 1 1 Årstad Åsane 2 2 SUM Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM (tom juni) Arna 0 Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg 2 2 Ytrebygda Årstad 1 1 Åsane 1 1 SUM I de fleste bydelsstyrene er det arbeidsutvalget, i samarbeid med administrasjonen, som avgjør om man skal be om en orientering fra byrådsavdelingen. Avgjørelsen er basert på betydningen av saken, og på hvor stor interesse man antar at saken har i bydelen. I saker der man regner med at det kommer publikum er det ofte ønske om en orientering slik at publikum også kan få nytte av denne. Det er byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø som har fått flest henvendelser om orienteringer i saker der bydelsstyrene har uttalt seg, men ikke hatt vedtaksmyndighet. Det er i hovedsak reguleringsplaner som er lagt frem til offentlig ettersyn. Fra de andre byrådsavdelingene er de fleste orienteringene til større høringssaker. Økningen fra 2008 til 2009 skyldes sannsynligvis både at bydelsstyrene hadde et oppstartsår i 2008 og derfor forholdsvis lav aktivitet i vårhalvåret og at det ble sendt flere større høringssaker fra byrådet til bydelsstyrene i Ut fra tallet for første halvår 2010 kan det se ut som om aktiviteten i 2010 blir tilnærmet lik den i Sum 8

9 Tabell 5: Representanter til stede til saker der bydelsstyrene har vedtaksmyndighet Barnehage og skole Helse og inkludering Kultur og idrett Byutvikling, klima og miljø Sum 2008 Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM (tom juni) Arna 3 3 Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg 2 2 Ytrebygda Årstad Åsane SUM Ulikhetene mellom bydelsstyrene går i stor grad på antallet klagesaker. Når det gjelder tildelingssaker fra kulturkontoret er det stort sett like mange i hvert bydelsstyre, men tilstedeværelsen i bydelsstyremøter er noe ulik fordi sakene ikke alltid kommer til møtene i samme måneder. Tilstedeværelsen fra byrådsavdelingene for barnehage og skole og for helse og inkludering skyldes at disse har vært tilstede under behandlingen av fordeling av SLT midler. Ut fra gjennomsnittstall kan man se at det er ca en representant fra en byrådsavdeling tilstede pr bydelsstyremøte. 9

10 4.2 Åpen halvtime I reglementets pkt 9 slås det fast at alle bydelsstyremøter skal innledes med åpen halvtime, hvor ordet er fritt for lag, organisasjoner, virksomheter og enkeltpersoner i bydelen til å legge frem synspunkter og stille spørsmål til bydelsstyret. Åpen halvtime har vært gjennomført i alle bydelsstyremøtene. Tabell 6: Antall innlegg i åpen halvtime (tom juni) Sum Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane Sum Arna bydelsstyre I Arna bydelsstyre er det holdt 24 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er trafikk og veispørsmål (7) og idrett og idrettsanlegg (5). Ellers er både skole og historie tema som er trukket inn av flere. Bergenhus bydelsstyre I Bergenhus er det holdt 37 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (14 innlegg) og trafikk og parkeringsspørsmål (5). Eller er det flere innlegg om idrett, om kulturlokaler og om lokale velforeninger. Fana bydelsstyre I Fana er det holdt 33 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (13) og idrett (5). Ellers er det flere innlegg om vei og trafkkspørsmål og om navnesaker. Fyllingsdalen bydelsstyre I Fyllingsdalen er det holdt 23 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er vei og parkeringsspørsmål (4) og reguleringsplaner (3). Ellers er det flere innlegg om kulturspørsmål og om kulturhus. Laksevåg bydelsstyre I Laksevåg er det holdt 42 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (14) og trafikk og veispørsmål (9). Ellers er det flere innlegg om skole, kultur og kulturminner og idrett. 10

11 Ytrebygda bydelsstyre I Ytrebygda er det holdt 63 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (26), vei og trafikksituasjonen (16) og skole (10). Årstad bydelsstyre I Årstad bydelsstyre er det holdt 40 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (15) og idrett og idrettsanlegg (8). Ellers er det flere innlegg om parkering, veiforhold og luftforurensing. Åsane bydelsstyre I Åsane bydelsstyre er det holdt 40 innlegg i åpen halvtime til og med juni Temaene som vekker størst interesse er reguleringsplaner (7) og vei og trafikkspørsmål (6). Ellers er det flere innlegg om situasjonen for eldre og for barn og unge i bydelen Noen felles tema Bruken av åpen halvtime tyder på at bydelsstyrene oppfattes som et sted der det er interessant å møte, selv om de fleste av innleggene dreier seg om saker der bydelsstyrene ikke har vedtaksmyndighet. Særlig Ytrebygda bydelsstyre skiller seg ut med et snitt på over 2 innlegg pr møte. Det er stor likhet mellom de temaene som tas opp. Aktuelle reguleringsplaner, vei og trafikkspørsmål og skoler og idrettsanlegg er de vanligste temaene. Mange av innleggene på åpen halvtime er til saker som bydelsstyret skal ha til behandling enten i det aktuelle eller i påfølgende møter. Det er også mange innlegg som har ført til at bydelsstyret har grepet fatt i den aktuelle saken og fulgt den opp gjennom å vedta uttalelser, å sende skriftlige spørsmål eller å sende brev til andre instanser utenfor kommunen. 4.3 Spørreinstituttet I reglementets punkt 14 beskrives bydelsstyrenes medlemmers rett til å stille skriftlige spørsmål. Medlemmer og møtende varamedlemmer kan sende inn skriftlige spørsmål til et møte. Spørsmålet må være sendt inn en uke før møtet og skal vanligvis besvares til møtet og senest innen to uker etter møtet. Tabell 7: Antall skriftlige spørsmål februar juni 2010 Byrådsleder Kultur og idrett Miljø og byutvikling Barnehage og skole Helse og inkludering Byggesak og bydeler Bystyrets kontor Arna Bergenhus 6 6 Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane Sum Sum 11

12 4.4 Eventueltposten Bydelsstyrene har hatt et klart og eksplisitt uttrykt ønske om å ta opp saker som angår bydelen og å vise engasjement i saker som bringes videre til dem. Ettersom de ikke har noen mulighet til å "bestille" egne saker, blir mye av dette engasjementet vist under eventueltposten, der man også i stor grad har diskutert spørsmål som er kommet frem under åpen halvtime. Tabell 8: Eventueltposten februar juni 2010 Totalt antall saker under eventueltposten Uttalelser basert på spørsmål fra åpen halvtime Uttalelser basert på andre henvendelser til representantene Informasjon/ spørsmål Interne saker Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane I løpet av 2 1/2 år har bydelsstyrene til sammen vedtatt 106 uttalelser under eventueltposten. De fleste av disse er sendt til byrådsavdelingene i kommunen og de fleste tar utgangspunkt i henvendelser som er komme til bydelsstyret. Dette viser at både befolkningen og bydelsstyrene tar rollen som talerør for bydelen alvorlig og at bydelsstyrene brukes aktivt som et middel til å få løftet saker inn i det sentrale politiske systemet. 5. Utadrettet og egeninitiert aktivitet 5.1 Temamøter I tillegg til å be om orienteringer om saker som står på sakskartet og organisere opplæring i forbindelse med møter har alle bydelsstyrene i løpet av perioden organisert temamøter om ulike tema som er aktuelle i bydelen. Det er til sammen organisert 24 temamøter fra og med mars 08 og til og med mai 10. De fleste av temamøtene (14) omhandler en eller flere aktuelle reguleringsplaner. Det er også organisert flere temamøter om levekår, oppvekstvilkår og om generelle forhold i bydelen. De fleste temamøtene er organisert i et samarbeid mellom bydelsstyrene og de byrådsavdelingene som er ansvarlige for, eller berørt av, temaene. Erfaringene fra dette samarbeidet er gode og støtten fra byrådsavdelingene er viktige i dette arbeidet. Temamøtene blir annonsert på kommunens nettsider, i avisene (inkludert lokalpresse) og ofte med plakater og med direkte invitasjoner til grupper som kan tenkes å være interesserte. Det er generelt godt oppmøte på temamøtene. 12

13 5.2 Ordførerbesøk Høsten 2008 gjennomførte ordføreren besøk i alle bydelene sammen med bydelsstyrelederne. Erfaringene med besøkene var så positive at både ordføreren og bydelsstyrelederne ønsket å gjøre dette til en årlig tradisjon. Det ble gjennomført bydelsbesøk i 2008 og i Så langt i 2010 har ordføreren gjennomført besøk i to bydeler (Åsane og Fana) og det skal gjennomføres besøk i de andre bydelene i løpet av høsten Programmet for besøkene blir lagt opp av bydelsstyrelederne og inkluderer gjerne besøk på ulike institusjoner, bedrifter, og frivillige lag/organisasjoner. I de fleste tilfellene er det også lagt opp til at ordføreren og bydelsstyrelederen møter bydelens befolkning gjennom å stå på stand på kjøpesenter eller lignende. Besøkene er godt dekket i lokalpressen og det har vært stor aktivitet på ordførerens "bydelsstand". 6. Informasjon om bydelsstyrene 6.1 Nettsider På Bergen kommunes nettsider har bydelsstyrene sin egen side under hovedsiden Politikk og valg. I tillegg har hvert bydelsstyre sin egen side. Bydelsstyrenes nettsider brukes til å legge ut møteplaner og kontaktinformasjon, til å presentere viktige saker bydelsstyrene arbeider med og til å informere om aktiviteten bydelsstyrene har utenom møtene. 6.2 Annonsering Bydelsstyremøtene annonseres gjennom kommunens nettsider, i Kommunetorget (som er en del av BT og BA hver søndag) og i lokalavisene. For Bergenhus og Årstad annonseres også møtene i BT. I tillegg til annonsering spres informasjon om temamøter gjennom plakater i bydelen. 6.3 Pressedekning Bydelsstyreordningen blir dekket i fire lokalaviser 1, Sydvesten (Laksevåg og Fyllingsdalen), Fanaposten (Fana og Ytrebygda), Bygdanytt (Arna) og Åsane Tidende (Åsane), og i to bydekkende aviser, Bergens Tidende og Bergensavisen. De to bydekkende avisene har i noen grad dekket temamøter og viktige saker i bydelsstyrene, men har ikke hatt noen regelmessig dekning av møtene. 1 Årstadposten er her ikke tatt med ettersom den bare kommer ut en gang i måneden og derfor ikke har samme mulighet til å dekke møter som de andre avisene. 13

14 De fire lokalavisene oppgir alle at de følger bydelsstyreordningen med interesse og har en jevn dekning av møtene. * Åsane tidende - har redaksjonell omtale av alle møtene og de viktigste sakene i forkant - i tillegg ca 13 saker om bydelsstyret og deres arbeid i løpet av 2008 og * Bygdanytt - ca 2 saker som omhandler bydelsstyret hver måned * Fanaposten - redaksjonell omtale av alle møtene i forkant og ca 2 saker i etterkant - til sammen ca 120 saker fra Fana og 100 fra Ytrebygda * Sydvesten - skriver i snitt ca 3 saker i forbindelse med hvert møte (altså ca 6 saker i måneden) Redaktørene fra lokalavisene viser til at det er stor interesse for bydelsstyrene og den lokale politiske aktiviteten i bydelen og at de oppfatter dette som interessant stoff for lokalavisene. 7. Opplæring Forretningsutvalget vedtok i møte , sak 223/07 opplegg for folkevalgtopplæring for bydelsstyrene i valgperioden I saken ble det skissert at hovedelementene i bydelsstyrenes opplæring skulle være de samme som i bystyreopplæringen, men at opplæringen for bydelsstyrene, særlig i begynnelsen, i større grad skulle foregå i fellessamlinger. Dette for at man skulle skape en felles forståelse på tvers av bydelene og for å få en mer effektiv og kostnadsbesparende opplæring. Opplæringen er blitt planlagt i tråd med dette vedtaket og det har vært fellesamlinger hvert år. 7.1 Fellesopplæringer Selv om mange av representantene i bydelsstyrene har solid politisk erfaring har det vært nødvendig med en del felles opplæring. Etter ønske fra politikerne har opplæringsdagene vært organisert delvis med forelesninger/innledninger og delvis med gruppearbeid og plenumsdiskusjoner. Februar 2008 Den første felles opplæringsdagen ble gjennomført 11. februar 2008, før de første bydelsstyremøtene. Det var lagt opp til at bydelsstyrerepresentantene skulle bli kjent med hverandre og få en første opplæring i fullmakter og regelverk. Juni 2008 I juni 2008 var hovedtemaet for opplæringsdagen lokaldemokrati. I tillegg var det fokus på plansystemet i kommunen og på politikernes rolle i planarbeidet. September 2008 I september 2008 skulle bydelsstyrene i gang med sin første budsjettbehandling og det ble organisert en halvdagsopplæring i budsjett og budsjettarbeid 24. september. 14

15 I tillegg til denne fellesopplæringen deltok bydelsstyrelederne på bystyrets budsjettopplæring i september November 2008 I november 2008 var hovedsaken på folkevalgtopplæringsdagen kommuneplanens arealdel. I tillegg var det diskusjon om "skjønnhetsparagrafen" i plan-og bygningsloven, under tittelen "Hva er pent?". Mars 2009 I 2009 ble det bare organisert en fellesopplæringsdag. 26. mars var det gjennomgang av en del aktuelle temaer: klagebehandling, navnesetting og levekårsundersøkelsen. Januar 2010 I januar 2010 ble det for første gang arrangert fellesopplæring for bydelsstyrene og bystyret. Temaene var lokaldemokrati og byutvikling. 7.2 Opplæring i det enkelte bydelsstyret Våren 2008 ble det organisert opplæring i plan- og bygningsloven for to og to bydelsstyrer sammen. Dette var en modell som fungerte godt og som man hadde planer om å bruke mer, men så langt i denne perioden har den bare vært brukt den ene gangen. I tillegg til fellesopplæringen har de enkelte bydelsstyrene organisert sin egen opplæring, i hovedsak til tilknytning til møter. Denne opplæringen har i stor grad gått på å bli bedre kjent med egen bydel. Ulike lag/organisasjoner og enkeltpersoner er blitt invitert inn og har orientert om ulike emner. Mange av bydelsstyrene har også organisert besøk på ulike steder i bydelen for å bli bedre kjent. 7.3 Opplæring for bydelsstyrelederne I tillegg til den felles opplæringen for alle representantene i bydelsstyrene har det vært noen samlinger med egen lederopplæring. Lederne har hatt to samlinger med tidligere ordfører Kristian Helland, og har arbeidet med møteledelse, rolleforståelse og kunnskap om det politiske systemet. I tillegg har lederne hatt flere samlinger med erfaringsutveksling og mulighet til å reflektere over arbeidet i sitt eget bydelsstyre og sin egen lederrolle. 8. Bydelsstyrene i kommunen 8.1 Bydelsstyrene og byrådsavdelingene Etableringen av bydelsstyrene har gitt en del tilleggsoppgaver for byrådsavdelingene, spesielt for de avdelingene som produserer og fremlegger saker for bydelsstyrene. Byrådsavdelingene har i tillegg til saksproduksjonen, også vært tilgjengelig i møtene under behandlingen av sakene der bydelsstyrene har vedtaksmyndighet. Avsnittene under er basert på konkrete tilbakemeldinger fra byrådsavdelingene, som er kommet etter forespørsel fra bystyrets kontor. Notatene fra byrådsavdelingene er lagt ved som vedlegg. 15

16 Tidligere gjennomgang har vist at det største presset har vært på byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling, men også de andre byrådsavdelingene har presentert saker og orientert bydelsstyrene Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for barnehage og skole viser til at der har vært en del forespørsler om orienteringer. For å gjøre arbeidet mindre ressurskrevende har de i en del tilfeller valgt å gi disse orienteringene skriftlig. Samarbeidet mellom bydelsstyrenes administrasjon og byrådsavdelingen har vært godt når det gjelder å legge til rette for hvordan orienteringene kan gis i best grad, også når det har vært nødvendig å tilpasse møtetidspunkt. Byrådsavdelingen uttrykker bekymring for at ordningen med bydelsstyrer fører til at saker får lengre behandlingstid. Både fordi saker som tidligere ble behandlet administrativt nå får politisk behandling og fordi større saker både skal behandles av bydelsstyrene og av bystyrekomite Byrådsavdeling for helse og inkludering Byrådsavdeling for helse og inkludering har bare hatt en større sak der bydelsstyrene har vært inne i behandlingen, nemlig Levekårsundersøkelsen i Byrådsavdelingen har ikke stor arbeidsbelastning i forbindelse med bydelsstyreordningen Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø er den som leverer flest saker til bydelsstyrene og også den som levere de mest varierte sakene. Fra de ulike etatene i byrådsavdelingen kommer både klagesaker, reguleringsplaner (offentlige og private), navnesaker og en del større høringssaker. Etat for byggesak og private planer Etaten viser til at den politiske behandlingen fører til at saksbehandlingstiden på klagesaker blir lengre. De uttrykker også bekymring for at det at åtte ulike bydelsstyrer behandler klagesakene kan føre til forskjellsbehandling i ulike bydeler. Når det gjelder plansaker kommer bydelsstyrene inn i den vanlige offentlige høringsrunden og dette fører ikke til noen forsinkelse i saksbehandlingen. Byrådsavdelingen fikk et ekstra årsverk knyttet til behandling av plan- og klagesaker i bydelsstyrene og mener at ressursbruken ligger innenfor denne rammen. Plan og geodata Etaten mener at møtet med lokale politikere er positive og at behandlingen av sakene fungerer greit. Det er en del lokale forskjeller og selv om politikerne har fått opplæring så har de ikke alltid full forståelse for gangen i planprosessen. 16

17 8.1.4 Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett Byrådsavdelingen har forholdsvis mange saker i bydelsstyrene, og ettersom det dreier seg om saker der bydelsstyrene har beslutningsmyndighet må en saksbehandler være tilstede i bydelsstyremøtene. Tilbakemeldingen er at man ser at bydelsstyreordningen fører til en forlenging av saksbehandlingstiden. Sett bort fra dette opplever de som møter i bydelsstyrene at politikerne er interesserte og engasjerte i sakene. 8.2 Bydelsstyrene og sentrale politiske organ I større plansaker, i budsjettarbeidet og i forbindelse med årsmeldinger har bydelsstyrene uttalt seg til fagkomiteene. Det har ikke vært noen formelle møtepunkter mellom komiteene og bydelsstyrene. Kontakten mellom representantene i bydelsstyrene og i bystyret har i størst grad skjedd i partienes gruppemøter. I tillegg er det mange bydelsstyrepresentanter som er vara til bystyret og som møter regelmessig der. Det har vært en uttalt målsetting at bydelsstyrene og komiteene skal forsøke å samordne aktiviteter som er av felles interesse, for eksempel i lokale utbyggingssaker, skolesaker, og så videre. Mange av sakene som har vakt bydelsstyrenes engasjement faller under ansvarsområdet til KMBY og det er også den komiteen som har hatt det bredeste samarbeidet med bydelsstyrene. Komiteen har vært med på å organisere flere temamøter sammen med ulike bydelsstyrer og har også hatt felles befaringer med flere bydelsstyrer. 8.3 Møter mellom lederne og forretningsutvalget Gjennom perioden har det vært regelmessige møter mellom bydelsstyrelederne og forretningsutvalget. Møtene har funnet sted på Rådhuset og har i stor grad vært erfaringsutveksling og diskusjon om hvordan bydelsstyreordningen og samarbeidet mellom bydelsstyrene og de sentrale politiske organene har fungert. 9. Administrasjonsordning 9.1 Lokalisering av sekretariatet Bydelssekretariatet ble etablert og består av 4 rådgivere og 4 konsulenter som hver har tilretteleggingsansvar for 2 bydelsstyrer. Ved oppstart la en til grunn at bydelssekretariatet skulle samlokaliseres og være en integrert del av Bystyrets kontor, men samtidig ha faste kontordager i bydelene. Forretningsutvalget vedtok i sak (møte ) å gå bort fra ordningen med kontordager ute i bydelene. Følgende vedtak ble fattet: 1. Det etableres ikke kontorer for administrasjonen i bydelene. 2. Arbeidet med å finne egnede og sentralt plasserte kontorer for bydelsstyrelederne gis høy prioritet. 3. Det tilrettelegges for god og aktiv informasjon ut til bydelenes innbyggere om bydelsordningen, bydelsstyrene aktiviteter og hva bydelsstyrene kan brukes til. 17

18 4. Den valgte løsningen med et sentralt plassert sekretariat vurderes på nytt etter å ha virket i et år. Behovene for at sekretariatet er tilstede i bydelene varierer fra måned til måned og har vært knyttet til de månedlige bydelsstyremøtene, befaringer og besøk, utadrettede aktiviteter, deltakelse på møter i bydelsstyrenes arbeidsutvalg og planlegging av møter og aktiviteter. Ingen av disse aktivitetene forutsetter en tilgjengelig kontorarbeidsplass i bydelen. I og med at bydelsstyrene ikke har ansvar for driftstjenester/publikumsrettede tjenester er behovet for å være i direkte kontakt med bydelens befolkning liten. Kontakten administreres og løses like godt gjennom telefon, e-post og sms. Informasjon ut skjer like godt gjennom kommunens nettsider, annonsering og brosjyrer. Erfaringene med et sentralt plassert sekretariat viser at det i all hovedsak har fungert godt. Bydelsstyrene generelt og bydelsstyrelederne spesielt har ikke etterspurt støtte og bistand som krever annen lokalisering. Gjennom en integrert modell kan både publikum og bydelsstyrer dra veksler både på de som arbeider direkte opp mot egne bydeler, de øvrige i sekretariatet og andre ansatte på Bystyrets kontor. Ordningen har vist seg å være både fleksibel og mindre sårbar ved sykdom og ferier og bydelsstyrerepresentantene betjenes bedre gjennom den sentrale løsningen, både med hensyn til å få svar på praktiske spørsmål og prinsipielle avklaringer. 9.2 Administrasjon og kostnader Bydelsstyresekretariatet I utgangspunktet har hvert bydelsstyre hatt en 50% rådgiverstilling til disposisjon. Rådgivernes oppgaver kan inndeles i følgende områder: Faglig og konsultativ bistand til leder/nestleder, AU og øvrige medlemmer Forberedelser og tilrettelegging av månedlige møter, befaringer og andre aktiviteter i bydelsstyrets regi Kontakt og oppfølging mot berørte parter, lokale grupper, publikum mv Kontakt og oppfølging mot byrådsavdelinger og andre offentlige instanser Saksutredning/interne saker/utredninger Folkevalgtopplæring Informasjon I en periode i 2009 var det kun tre rådgiver som arbeidet med bydelsstyrene ( to rådgivere administrerte tre bydelsstyrer hver). Det viste at dette kunne fungere for en kort tid, men at arbeidspresset i forbindelse med møter ble for stort til at det var en ordning som kunne gjøres fast. I utgangspunktet har hvert bydelsstyre hatt en 50 % konsulentstilling til disposisjon. Konsulentenes oppgaver kan inndeles i følgende områder: Praktisk tilrettelegging av utvalgsmøter og annen aktivitet i regi av bydelsstyrene Utarbeide protokoller Praktisk arbeid med utsendelse av saksdokumenter Gi folkevalgte råd og veiledning i formelle og praktiske spørsmål Utbetaling av honorarer 18

19 9.2.2 Andre tjenester Etableringen av bydelsstyreordningen har gitt merarbeid for andre ved Bystyrets kontor. Merarbeidet har blitt størst innenfor økonomi og regnskap, arkiv, informasjon, IKT og drift, i tillegg har en fått merarbeid på personalfeltet. Administrasjonsordningen som er valgt er basert på at kontorets rådgivere og konsulenter på sentrale utvalg er avløsere i bydel ved sykdom, ferier og annet fravær. Verken rådgivere eller konsulenter kan være avløsere for hverandre i bydelsstyremøtene i og med at møtene finner sted samme uke og på samme dager. Rådgivere og konsulenter på bydelssekretariatet er avløsere i sentrale utvalg ved sykdom, ferier og annet fravær. De er også inne på andre felles arbeidsområder, som Ungdommens bystyre, informasjons- og arkivarbeid. I tillegg var alle konsulentene i bydelssekretariatet og to av rådgiverne tungt inne i valgarbeidet i Budsjett og regnskap I budsjettet for 2008 var det satt av kr til bydelsstyrenes drift og administrasjon. Av disse ble det brukt kr Med andre ord et mindre forbruk på ca 1,9 millioner kroner. I budsjettet for 2009 ble det satt av kr til bydelsstyrenes drift og administrasjon. Av disse ble det brukt kr Med andre ord et mindreforbruk på ca 2 millioner kroner 10 Oppsummering Bydelsstyrene har jevnt over god saksmengde og høyt aktivitetsnivå. Antall tilskuere til møtene og deltakelsen i åpen halvtime tilsier at ordningen er kjent og at bydelsstyrene blir oppfattet som en "lett" måte å komme i kontakt med det politiske systemet på. Dette er i tråd med den overordnede målsetningen om at: "Målet med etablering av bydelsstyrer er å styrke lokaldemokratiet, innbyggermedvirkning og bydelene som lokalsamfunn." Tilbakemeldingene fra byrådsavdelingene, som legger frem de fleste sakene som behandles i bydelsstyrene, er at i en del typer saker er saksbehandlingstiden blitt lenger etter at saker, som tidligere ble behandlet administrativt, nå får politisk behandling. Det er likevel flere tilbakemeldinger om at saksbehandlerne oppfatter det som positivt å møte politikerne og få synspunkter på sakene. Når det gjelder ressursbruk viser de byrådsavdelingene som har størst belastning til at denne er innenfor de rammene som er gitt som ekstratildeling i forbindelse med bydelsreformen. På tross av et høyt aktivitetsnivå har bydelsstyreordningen kostet mindre enn man i utgangspunktet regnet med. Den største innsparingen har vært at man har gått vekk fra å etablere kontorer i bydelene. 19