Kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: BITE Delarkiv: ESARK-0211 Kommunikasjonsstrategi Valggjennomføring i Bergen kommune 2017 Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) iverksetter ved gjennomføringen av valg nasjonale informasjonstiltak som annonsekampanjer i aviser og TV, husstandsbrosjyrer på flere språk og informasjon på nett. Tiltakene til Bergen kommune er et supplement til de statlige kommunikasjonstiltak, og er i stor grad lokal informasjon som hvor og når kan du stemme i Bergen. Tiltakene rettes mot stemmeberettigede som bor og oppholder seg i Bergen, utenlandsboende med stemmerett i Bergen, partiene og media. Kommunikasjonsarbeidet i Bergen rundt valget er organisert i en egen arbeidsgruppe som samarbeider tett med Bergen kommunes informasjonsavdeling, seksjon informasjon (SI) og Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi), helse og sosial tjenestene, Norsk forening for utviklingshemmede (NFU), samt andre med inngående kjennskap til og tilgang til målgruppene. Bystyrets kontor kan velge å trekke på representanter fra målgruppen i tilretteleggelsen av kommunikasjonen eks via kampanjer og brukerundersøkelser. Lovpålagt informasjon ved gjennomføring av valg Valgloven pålegger valgstyret i den enkelte kommune å kunngjøre følgende ved kommunestyre- og fylkestingsvalg: Tid og sted for utlegging av manntall og adgang/fremgangsmåte for å kreve feil retting ( 2.6) Frist for innlevering av listeforslag ( 6-1) Når listeforslagene er godkjent, skal valgmyndighetene legge de offisielle valglistene ut til gjennomsyn. Valgmyndighetene kunngjør overskriftene på de godkjente valglistene og opplyser om hvor de er lagt ut ( 6.7) Tid og sted for forhåndsstemmegivning ( 24) Søknadsfrist for hjemmestemmegivning ( 8.3) Tid og sted for stemmegivning på valgdagen ( 9.3) Kommunene kan i tillegg utarbeide informasjon og tiltak som gjør valget mer tilgjengelig for velgerne, og som tar hensyn til at ulike velgergrupper kan ha ulikt informasjonsbehov. Ved endringer i valgloven som får betydning for velgerens deltakelse i valget, vil kommunene også følge opp statlig informasjon på de aktuelle områdene.

2 Bergen kommunes kommunikasjonsstrategi ved gjennomføring av valg. Denne kommunikasjonsstrategi erstatter det som i tidligere valg har blitt betegnet som informasjonsplan for valget, men uten at den er like detaljert. Strategien beskriver mål, forståelse av målgrupper, innbyggernes mediebruk og prioriteringer i forhold til valg av kommunikasjonskanaler. Kommunikasjonsstrategien vil være utgangspunkt for en konkret tiltaksplan for kommunikasjonsarbeidet ved gjennomføring av Stortings - og sametingsvalget. Valgstyret vil bli holdt orientert om de konkrete tiltak. Tidsplan/årshjul Kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med valget starter høsten året før et valg med gjennomgang av data og tilbakemeldinger/evaluering fra fjorårets valg. Dette vil danne grunnlaget for en oppdatert kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan for det kommende valget. Etter vedtatt kommunikasjonsstrategi for valget, påbegynnes arbeidet med konkretisering av tiltak. Intensivperioden for kommunikasjonsarbeidet rundt valget starter i juni og avsluttes i september, etterfulgt av evaluering. Kommunikasjonsmål Mål for kommunikasjonsarbeidet er: å gjøre det enkelt for velgere som bor og oppholder seg i Bergen å bruke stemmeretten at utenlandsboende manntallsført i Bergen enkelt kan finne informasjon om hvordan stemme fra utlandet at partiene ved kommunestyrevalg får nødvendig informasjon ved innlevering og behandling av listeforslag at mediene får informasjon om valgforløpet, og svar på sine henvendelser For å nå dette målet, skal informasjonen fra Bystyrets kontor være synlig, tydelig, nøyaktig og oppdatert. Hovedinnsatsen vil være informasjon knyttet til: Hvem har stemmerett ved de enkelte valg? Når og hvor kan du stemme? Hvordan stemmer du og hva kan du endre på stemmeseddelen? Informasjon til partiene Målgrupper i kommunikasjonsarbeidet Alle stemmeberettigede Kommunikasjonsinnsatsen ved valget er primært rettet mot alle stemmeberettigede velgere i Bergen. Ved kommunestyrevalget i 2015 var det ca stemmeberettiget i Bergen kommune,

3 mens det ved stortingsvalget i 2013 var Differansen skyldes at bare norske statsborgere har stemmerett ved stortingsvalg. Felles for denne gruppen er at informasjonsbehovet i hovedsak vil være rettet mot informasjon om når, hvor og hvordan man avgir stemme. Førstegangsvelgere og studenter Førstegangsvelgere har en lavere valgdeltakelse, og erfaringen viser at for de som ikke benytter stemmeretten ved de første valgene de har stemmerett, er det en større sjanse for at de ikke benytter den ved senere valg. Informasjonen som behøves vil i hovedsak være den samme som for velgere generelt, her er det mer hvordan nå frem med informasjon som er utfordringene. Studenter er i hovedsak i gruppen yngre velgere, og også denne gruppen har en lavere valgdeltakelse enn valgdeltakelsen generelt, og særlig ved kommunestyre- og fylkestingsvalg. Mange bor ikke i hjemkommunen, og også for denne gruppen handler det i hovedsak om å finne de rette kanalene for å nå frem med informasjon. Informasjon om at velgere som ikke bor i kommunen hvor de er manntalsført, må benytte seg av forhåndsstemmegivning dersom de ikke oppholder seg i hjemkommunen valgdagen. Stemmeberettigede med annet morsmål enn norsk En del velgere med innvandrerbakgrunn og et annet morsmål enn norsk kan ha særlige utfordringer ved å ta i bruk stemmeretten. Mange vil kun ha stemmerett ved kommunestyre- og fylkestingsvalg, og det gir en utfordring med hensyn til å nå frem med informasjon om de regler som gjelder for stemmerett. For mange vil det også være en utfordring å forstå selve stemmeprosessen som vil avvike fra det de er vant til fra sitt opprinnelsesland. Det kan også være en utfordring at mange partier stiller til valg, og hvordan skille de enkelte partiers politikk ut fra hverandre. Tiltakene for å møte denne målgruppen må i større grad skreddersys og utvides i forhold til behovet hos velgerne generelt. Samarbeid med målgruppens interesseorganisasjoner og andre lokale aktører om virkemidler prioriteres. For eksempel bør det vurderes større bruk av visuelle virkemidler og film. De politiske partiene ivaretar oppgaven mht. å formidle partiets programmer/politikk. Stemmeberettigede med nedsatt funksjons- eller forflytningsevne Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan benytte seg av faste forhåndsstemmesteder, eller delta på valgdagen har rett til å avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Dette imøtekommes gjennom institusjonsstemmegivningen og hjemmestemmegivningen. Det er og behov for særlige informasjon om hvor og når de kan stemme, og tilrettelegging/bistand i selve valghandlingen. For velgere med utviklingshemming er erfaringen at de benytter seg både av forhåndsstemmegivningen og at de avgir stemme på valgdagen. For denne gruppen samarbeides det med deres interesseorganisasjoner for å finne frem til løsninger på hvordan informere om hvor og når stemme, men også hvordan avgi en stemme og hjelp under stemmegivningen.

4 Stemmeberettigede som ikke har legitimasjon Siden 2007 har det vært et krav om at alle som stemmer skal legitimere seg. For velgere som ikke har fast bostedsadresse og økonomiske ressurser kan dette redusere deres mulighet til å delta i valget. De vil heller ikke motta valgkort som følge av manglende adresse. Dette forutsetter tiltak rettet særlig mot målgruppen, og et samarbeid med de hjelpetjenester som har tett kontakt med målgruppen. Media Media følger valget gjennom stemmeperioden og valgoppgjøret. De har dels behov for annen informasjon enn den velgerne trenger for å kunne avgi sin stemme. Dette kan for eksempel være oversikt over hvor mange som avgir forhåndsstemmer og valgresultater. Mediekanaler For å nå gjennom med viktig kommunikasjon, er det nødvendig å følge med på utviklingen innen kommunikasjonsfeltet og målgruppenes mediebruk. Vi må også fortløpende vurdere bruk av nye eller alternative medier, kanaler og metoder for å få informasjonen frem. I dette vurderingsarbeidet trekker vi på data fra Statistisk Sentralbyrå (SSB), samt en årlig markedsanalyse som Bergen kommune får utarbeidet av Respons Analyse. Kommunens nettsider den primære mediekanal Valgsidene på kommunens eksterne nettsider er fortsatt den viktigste plattform for Bergen kommune og i kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med valggjennomføringen. Målet er at velgerne til enhver tid skal finne oppdatert informasjon om alle aktuelle tema knyttet til valg på nettsidene. Tiltak i andre kanaler, vil henvise til og hente informasjon fra nettsidene. Sidene vil oppdateres kontinuerlig og den mest aktuelle eller viktigste informasjonen vil ligge øverst på siden. Derved samsvarer nettsidene med kravene til responsivt design, hvor velgeren enkelt kan hente den viktigste informasjon uansett format (pc, nettbrett og mobil). Det opprettes en egen side under Valg på våre nettsider, hvor det publiseres informasjon særlig relevant for mediene. Mediene informeres i forkant av valget om hvor de kan finne oppdatert informasjon. Valgsidene vil også ha lenker til nasjonale sider som valg.no og departementets sider med valginformasjon, herunder informasjon på engelsk og andre språk. Bystyrets kontor samarbeider med Seksjon informasjon om å løfte viktige enkeltsaker til førstesiden på kommunens nettsider. Sosiale medier og Facebook Analysen fra Respons 2015 viser, at bare 2 % av innbyggerne ønsker informasjon gjennom sosiale medier. På spørsmålet om hvilke sosiale medier de tenkte på, nevnte 13 av de 15 spurte Facebook. Dette understøtter SSB sin velgerundersøkelse, hvor Facebook og sosiale medier kommer nederst på listen over ønskede informasjonskanaler. Bystyrets kontor opprettet i 2013 en facebookside for valget. Her ble nyhetsartikler fra egne

5 nettsider og annen relevant informasjon delt og det var mulig for velgerne å stille spørsmål. Siden var lite besøkt og ut ifra de ovenstående analyser, har Bystyrets kontor valgt å ikke videreføre denne innsatsen. Siden Valg i Bergen vil fortsatt være åpen, men Bystyrets kontor vil ikke aktivt profilere siden eller igangsette nye tiltak. Såfremt det anses som relevant eller hensiktsmessig å informere via sosiale medier, vil Bystyrets kontor fremover bruke Bergen kommune sin profil med i underkant av følgere. Det vil også fortløpende vurderes å bruke Bergen kommunes profiler på henholdsvis Instagram og Twitter. I tillegg vil Bystyrets kontor kunne laste opp innlegg om eksempelvis forhåndsstemmingen på facebooksider til samarbeidspartnere, som bibliotekene, kjøpesentre, studieinstitusjoner og andre som har egen sider. Annonsering i lokalpressen SSB sin velgerundersøkelse fra 2015 viser, at 63 % av de spurte ønsker å bli informert om valget via riks- og lokalaviser. Analysen fra Respons tegner et tilsvarende bilde, hvor rundt 19 % i 2015 nevner lokale medier som ønsket kanal for informasjon fra Bergen kommune, kun slått av kommunes nettsider med 64 %. Bystyrets kontor har i alle år hatt et stort fokus på annonsering i lokalpressen og vil videreføre dette tiltaket. Bystyrets kontor rykker inn analoge (papir) og digitale annonser, med informasjon om forhåndsstemming, institusjonsstemming, hjemmestemming og stemming på valgdagen i BT og BA, Lokalaviser og Studentaviser. Digitale medier I forbindelse med valget i 2015 hadde Bystyrets kontor 2 digitale annonser i henholdsvis Bergens Tidende (BT), Bergensavisen (BA) og Studvest. Analysen av trafikken på annonsene viser at vi i BA hadde impressions (antall ganger annonsen er vist) og 424 klikket seg videre til nettsiden. I BT hadde annonsene impressions og 1550 klikk videre. Studvest fører ikke trafikk og antall klikk, men opplyser at avisen i de uker vi annonserte hadde gode besøkstall besøk i uke 34 (fadderuken) og i uke 36. Disse tall antyder at annonsen har vært godt eksponert for studentene. Overordnet vurderes den digitale annonsering som vellykket og nettavisene som en effektiv mediekanal. Det vil ved utarbeidelsen av i tiltaksplanen vurderes om annonseringen i digitale medier skal utvides. Analoge (trykte) medier Bystyrets kontor annonserer bredt i kommunens lokalaviser. I tillegg annonseres det i Bergen kommune sitt dobbeltoppslag i BT søndag - Kommunetorget, samt i de kommunale publikasjoner som innbyggermagasinet Bergenseren og Infoposten, Bergen kommunes informasjonsmagasin for utviklingshemmede.

6 Analysen fra respons viser at Bergenseren nevnes av 8 % i 2015 mot 6 % i 2014, som en brukt kanal for informasjon om kommunen. Det er først og fremst målgruppen 60 år + som bruker Bergenseren til informasjon. For denne målgruppe har det i 2015 vært en stigning på 5 %, men det ses også en svak økning i de øvrige aldersgruppene. Bystyrets kontor vurderer at denne annonsering fungerer bra og vil videreføre dette. Infoskjermer og intranett på utdannelsessteder og institusjoner Der det er mulig vil Bystyrets kontor annonsere på infoskjermer fremfor på plakater. Dette gjelder særlig på utdannelsessteder, institusjoner, kommunale bygg som i Bergen rådhus og i Kaigaten. I tillegg vurderes det å nå studenter og førstegangsvelgere, ved å informere via intranett på utdannelsessteder, som Moodle og It s Learning. Informasjon på Bybanen Bystyrets kontor har inngått et samarbeid med Skyss, som gjør det mulig å benytte Bybanens infoskjermer til å informere reisende om forhåndsstemmelokaler langs bybanetraseen. Dette tiltaket videreføres og det vurderes om tiltaket kan utbygges. SMS og brev Analysen fra Respons viser at 14 % oppgir SMS-varsling som en ønsket informasjonskanal for viktig informasjon fra kommunen. Årsaken til dette vurderes å være oppmerksomheten denne funksjon har fått, og at flere er klar over at denne muligheten finnes. Analysen viser videre at 9 % opplyser at de ønsker viktig informasjon fra kommunen gjennom henvendelse på e-post, og 5 % gjennom personlig brev. Kommunal- og Moderniseringsdepartementet gjennomførte i 2015, i samarbeid med IMDi, et forsøk med bruk av brev og SMS i forbindelsen med valgmobilisering av unge og innbyggere med innvandrerbakgrunn. Undersøkelsen viste at valgdeltakelsen blant unge steg med 5 prosentpoeng, hvis de mottok en SMS rett før valgdagen. Blant velgere med innvandrerbakgrunn steg deltakelsen med 2-3 prosentpoeng. Det ble i tillegg sendt brev til en gruppe utvalgte innbyggere med innvandrerbakgrunn. De som fikk stemmerett for første gang i 2015, fikk et eget brev. Valgdeltakelsen i denne gruppen steg med 7 prosentpoeng. Blant innbyggere med innvandrerbakgrunn generelt, steg valgdeltakelsen med i alt 4-5 prosentpoeng. På bakgrunn av dette vurderer Bystyrets kontor å ta i bruk brev og SMS-løsninger i kommunikasjonsarbeidet. Vi avventer tilbakemelding fra KMD med hensyn til hvordan de tenker videreføring av nevnte tiltak, samt hvordan kommunene kan benytte seg av løsningene. Brosjyrer og plakater Bystyrets kontor produserer plakater og brosjyrer til steder det er hensiktsmessig. Det kan være på institusjoner og der det ikke er infoskjerm. I tillegg deles det i samarbeid med hjemmetjenesten ut foldere til beboere på sykehjem og hjemmeboende som mottar

7 hjemmetjenester. Valgkort Valgkortet er en del av en informasjonsbrosjyre som inneholder sentral valginformasjon og produseres og distribueres av KMD. På valgkortet framgår det hvor velgeren er manntallsført og hvilket valglokale personen tilhører. I tillegg er det mulig for kommunene å legge inn lokal informasjon i et avgrenset felt, f.eks. når en krets har fått nytt valglokale. Dette vil vurderes avhengig av valg, samt hvorvidt det er kommet endringer fra tidligere. Pressemelding Der det er hensiktsmessig, eksempel i forbindelse med feil som har oppstått, vil Bystyrets kontor sende ut pressemeldinger. Pressemelding vil sendes ut i de tilfeller det er viktig å nå mange mennesker på relativt kort tid. Pressemeldinger blir alltid sendt ut i samarbeid med seksjon informasjon. Innbyggerservise, Bystyrets kontor sin egen publikumstelefon og e-post Analysen fra Respons viser at bare 1 % av Bergens innbyggere foretrekker henvendelse til sentralbord som informasjonskanal. Det vurderes derfor ikke relevant å gjøre større tiltak i den retning. Bystyrets kontor sin egen publikumstelefon vil være åpen fra tidlig august til og med 11. september fra klokken til Bergen kommune har opprettet en ny tjeneste Innbyggerservice, hvor innbyggerne kan henvende seg med spørsmål til kommunen. Bystyrets kontor vil gi opplæring til de ansatte ved innbyggerservice slik at de kan svare innbyggerne på spørsmål om valget. Visuell profil Med enkelte tilpassinger, bruker Bystyrets kontor Kommunal- og Moderniseringsdepartementet sin profilhåndbok for valg. Profilhåndboken inneholder en egen fargepalett, valg av typografi samt logoer i ulike formater til ulike bruk. I tillegg ligger det en rekke illustrative elementer som kan benyttes. Bergen kommune skal være en tydelig avsender på alle produkter og designet skal være appellerende. Det bør vurderes bruk av bilder for tydelig identifikasjon med målgruppene. I tillegg kan det benyttes illustrasjoner, film og animasjon, hvor det er hensiktsmessig for til å fange målgruppens oppmerksomhet. Infografikker kan tas i bruk i forbindelse med konsultative informasjoner som eksempelvis oversikter, samt for på gjøre komplisert informasjon tydelig for velgeren eksempelvis i forbindelse med prosesser og tidsplaner. Hvordan måler vi effekten av våre tiltak

8 Responsanalyse For å måle om informasjonen når ut til innbyggene benytter vi oss av kommunens avtale med Respons Analyse. Respons foretar ulike brukerundersøkelser og markedsanalyser på bestilling fra kommunen og vil i et valgår spørre spesifikt om mediebruk i forbindelse med valget. Dette gjør det mulig å vurdere hvilke mediekanaler som fungerer på hvilke målgrupper, samt å forutse hvilke tendenser som er gjeldene i forhold til mediebruk. Analysefirmaet vil også kunne hjelpe oss med å få en innsikt i effekten av analoge annonser, samt andre tiltak i det offentlige rom, som er vanskelig å trekke ut statistikk på. Statistikk I tillegg til denne rapporten vil vi følge med på valgstatistikkene, SSB sin velgerundersøkelse samt se nærmere på hvor mye trafikk det har vært på nettsider, facebookside og digitale annonser. Ad hoc brukerundersøkelser Det vil bli vurdert om det er behov for mindre brukerundersøkelser foretatt i forbindelse med valggjennomføringen. Dette kan eksempelvis være enkle spørreskjema i et forhåndsstemmelokale etter at folk har avgitt sin stemme eller gjennomføring av fokusgruppeintervju i etterkant av valget. Sistnevnte er spesielt relevant i forhold til de målgrupper hvor det iverksettes særlige informasjonstiltak. Budsjett Kostnadsrammen for kommunikasjonstiltakene er kroner.