Til aksjeeierne i Birdstep Technology ASA. To the shareholders of Birdstep Technology ASA. Oslo, 4. mai Oslo, 4 May 2012

Transkript

1 In house translation: In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail Til aksjeeierne i Birdstep Technology ASA To the shareholders of Birdstep Technology ASA Oslo, 4. mai 2012 INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2012 NOTICE OF THE ANNUAL GENERAL MEETING 2012 Oslo, 4 May 2012 Styret i Birdstep Technology ASA ( Birdstep eller Selskapet ) innkaller herved til generalforsamling. Tid: 25. mai kl Sted: Hotel Continental i Oslo Dagsorden: 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder Tom Nyman. 2. Valg av møteleder og valg av person til å medundertegne protokollen 3. Utarbeidelse og godkjenning av liste over møtende aksjeiere. 4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 5. Presentasjon av CEO CEO vil oppsummere den fiskale året Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2011 Årsregnskapet og årsberetningen for 2011 er tilgjengelige på Selskapets forretningskontor og hjemmeside: og vil bli fremlagt på generalforsamlingen. Generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet og årsberetningen for Det vil ikke bli utdelt utbytte for regnskapsåret The board of directors of Birdstep Technology ASA ( Birdstep or the Company ) hereby convenes a general meeting. Time: 25 May 2012 at 11:00 CET Place: Hotel Continental, Oslo Agenda: 1. Opening of the meeting by the chairman of the board Tom Nyman. 2. Election of chairman of the meeting and person to co sign the minutes 3. Preparation and approval of list of shareholders represented 4. Approval of notice and agenda 5. Presentation by CEO The CEO will summarize the fiscal year Approval of the annual accounts and directors report for 2011 The annual accounts and directors report for 2011 is available at the Company s registered office and home page: and will be available at the general meeting. The annual report and annual accounts for the financial year 2011 are approved. No dividends will be paid for the financial year

2 7. Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside: og vil bli fremlagt på generalforsamlingen. Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes. 8. Bestemmelse av antall medlemmer i styret Vedtektene fastsetter at selskapets styre skal bestå av 3 8 medlemmer. "Styret skal ha fire medlemmer i perioden frem til ordinær generalforsamling i 2013." 9. Godkjennelse av godtgjørelse til styret Godtgjørelse til styrets medlemmer Valgkomiteen har anbefalt følgende godtgjørelse til styret for perioden fra ordinær generalforsamling 2011 til ordinær generalforsamling 2012: Styrets leder NOK Styremedlemmer NOK Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside: og vil bli fremlagt på generalforsamlingen. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende Godtgjørelse til styret for perioden fra ordinær generalforsamling 2011 til ordinær generalforsamling 2012 fastsettes til NOK til styrets leder og NOK til hver av de øvrige styremedlemmer. Godtgjørelsen til det enkelte styremedlem blir: Tom Nyman (chairman) NOK Kirsten English NOK Anna Malm Bernsten NOK Arne Aarnes NOK Den totale godtgjørelsen til styret for perioden fra ordinær generalforsamling 2011 til ordinær generalforsamling 2012 vil være NOK The board of directors declaration for remuneration of the executive management team The board of directors declaration for remuneration of the executive management team is available at the Company s registered office and home page: and will be available at the general meeting. The board of directors declaration for remuneration of the executive management is approved. 8. Determination of the number of members of the board of directors The articles of association provide that the board shall have 3 8 members. The board shall have 4 members until the ordinary general meeting in Determination of the fees to the board of directors Remuneration to the board members The nomination committee has recommended the following remuneration to the board of directors for the period from the annual general meeting in 2011 until the annual general meeting in 2012: Chairman of the board NOK 350,000 Board members NOK 150,000 The nomination committee s recommendation is available at and will be available at the general meeting. The nomination committee proposes that the general meeting Remuneration to the board for the term from the annual general meeting 2011 to the annual general meeting 2012 is awarded with NOK 350,000 to the chairman of the board and NOK 150,000 to each of the other directors. The remuneration awarded to the individual directors will be : Tom Nyman (chairman) NOK 350,000 Kirsten English NOK 150,000 Anna Malm Bernsten NOK 150,000 Arne Aarnes NOK 150,000 The total remuneration awarded to the board of directors for the term from the annual general meeting 2011 to the annual general meeting 2012 is NOK 800,000. 2

3 10. Godkjennelse av honorar til revisorer Honorar til revisor for 2011 Påløpte honorarer til revisor for 2011 utgjør totalt NOK , hvorav NOK er relatert til ordinær revisjon og NOK til øvrige tjenester. Generalforsamlingen skal treffe vedtak om honorar relatert til lovpålagt revisjon. Revisors honorar på NOK 460,530 relatert til ordinær revisjon godkjennes. 11. Valg av styremedlemmer Forslag 1 Funksjonstiden for samtlige styremedlemmer utløper etter generalforsamlingen. Valgkomiteen har fremlagt innstilling om gjenvalg av samtlige styremedlemmer for ett år. Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside: og vil bli fremlagt på generalforsamlingen. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende Det velges følgende styre med funksjonstid frem til frem til ordinær generalforsamling 2013: Tom Nyman (styrets leder) Kirsten English (styremedlem) Anna Malm Bernsten (styremedlem) Arne Aarnes (styremedlem) Forslag 2 En gruppe aksjonærer som til sammen eier aksjer, tilsvarende 6,2 % av Selskapets aksjer, har fremmet følgende alternative forslag til styre: André V. Demarest (styrets leder) Arne Aarnes (nestleder) Kjersti Wiklund (styremedlem) Anna Malm Bernsten (styremedlem) [POD Investmen AB (representative) (styremedlem)] 12. Valg av valgkomité Det velges følgende valgkomite med funksjonstid frem til ordinær generelaforsamling i 2014: Kent Sander (leader) Axel Roos * * * 10. Determination of the fees to the auditors Fees too auditors during 2011 Accrued fees to the auditor for 2011 amount to NOK 982,062, whereof NOK 460,530 is related to the statutory audit and NOK 521,532 to other services. The general meeting shall make a resolution regarding the fee related to statutory audit. Remuneration to the auditor of NOK 460,530 for statutory audit is approved. 11. Election of members of the board of directors Proposal 1 The period of service for the directors expires at this general meeting. The nomination committee has recommended that the directors be re elected for a one year term. The nomination committee s recommendation is available at and will be available at the general meeting. The nomination committee proposes that the general meeting The following board of directors is elected for the period up until the ordinary general meeting in 2013: Tom Nyman (chairman) Kirsten English (board member) Anna Malm Bernsten (board member) Arne Aarnes (board member) Proposal 2 A group of shareholders that in the aggregate hold 4,440,000 shares, corresponding to 6.2% of the shares in the Company, has proposed the following alternative board: André V. Demarest (Chairman) Arne Aarnes (Vice Chairman) Kjersti Wiklund (Director) Anna Malm Bernsten (Director) [POD Investmen AB (representative) (Director)] 12. Election of nomination committee The following nomination committee is elected for the period up until the ordinary general meeting in 2014: Kent Sander (leader) Axel Roos * * * 3

4 Aksjeeiere som ønsker, men som ikke selv kan delta på generalforsamlingen, kan gi fullmakt til styrets leder eller andre ved å fylle ut og sende inn vedlagte fullmaktskjema. Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen oppfordres til å fylle ut og sende inn vedlagte påmeldingsskjema innen 22. mai Aksjonærer har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Aksjonærer har rett til å ta med rådgivere, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjonær kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt for avgjørelse av generalforsamlingen. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Shareholders who cannot attend the general meeting in person may authorise the chairman of the board of directors or another person to vote for their shares, by filling out and sending the attached proxy. Shareholders who are attending the general meeting are encouraged to fill in and return the attached registration letter within May 22, 2012 at the latest. Shareholders are entitled to propose suggestions to resolutions in the matters the general meeting are to deal with. Shareholders are allowed to bring advisers, and may give one adviser the right to speak. A shareholder may demand that board members and the CEO provide available information at the general meeting about matters which may affect the assessment of items which have been presented to the shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company s financial position and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Det er på tidspunktet for innkallingen utestående aksjer i Birdstep Technology ASA. Hver aksje gir rett til en stemme i generalforsamlingen. Selskapet eier på tidspunktet for innkallingen egne aksjer. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. On the date of this notice, Birdstep Technology ASA has issued shares. Every share gives the right to one vote in the general meeting. The Company holds own shares on the date of this notice. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote. Selskapet har i medhold av allmennaksjeloven 5 11 a vedtektsfestet at dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen ikke må sendes til aksjeeierne dersom de gjøres tilgjengelig på Selskapets internettsider. En aksjeeier som krever det vil likevel få tilsendt dokumentene per post ved å henvende seg til Selskapet. Informasjon vedrørende den ekstraordinære generalforsamlingen, herunder denne innkalling med vedlegg, Selskapets vedtekter og årsregnskapet med årsberetning og revisjonsberetning for 2010 er tilgjengelig på Selskapets forretningskontor og på dets nettside The Company has, pursuant to the NPLCA section 5 11 a, resolved that the Company is not obligated to send documents which concern matters which are on the agenda for the general meeting to its shareholders as long as they are published on the Company s web page. However, a shareholder may demand to get the documents sent by mail by contacting the Company. Information regarding the extraordinary general meeting, including this notice with attachments, the Company s articles of association and the annual financial statements with the annual report and the auditor s report for 2010 is available at the Company s premises and on its website Oslo, 4. mai 2012 Med vennlig hilsen for styret i Birdstep Technology ASA Oslo, 4 May 2012 Yours sincerely, for the board of directors of Birdstep Technology ASA Tom Nyman Styrets leder Tom Nyman Chairman of the board of directors 4

5 Ref no: PIN code: Notice of Ordinary General Meeting An Ordinary General Meeting of Birdstep Technology ASA will be held on May 25, 2012 at 11:00 p.m. at Hotel Continental, Stortingsgt , Oslo, Norway If the above-mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: Name of enterprise s representative (To grant a proxy, use the proxy form below) Notice of attendance The undersigned : will attend the Ordinary General Meeting on May 25, 2012 and vote for A total of own shares other shares in accordance with enclosed Proxy shares This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA no later than 3 p.m. on May 22, It may be sent by post to DNB Bank ASA, Registrar s Department, 0021 Oslo, Norway, or faxed to Notice of attendance may also be sent electronically through Birdstep Technology ASA s website or through VPS Investor Services. Place Date Shareholder s signature (If attending personally. To grant a proxy, use the form below) Proxy (without voting instructions) Ref no: PIN code: This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2. If you are unable to attend the Ordinary General Meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, In such case, the proxy will be deemed to be given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him. The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar s Department no later than 3 p.m. on May 22, It may be sent by post to DNB Bank ASA, Registrar s Department, 0021 Oslo, Norway, or faxed to The proxy may also be sent electronically through Birdstep Technology ASA s website or through VPS Investor Services. The undersigned hereby grants (tick one of the two): the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or (Name of proxy holder in capital letters) a proxy to attend and vote my/our shares at the Ordinary General Meeting of Birdstep Technology ASA on May 25, The proxy is free to decide how to vote the shares. Place Date Shareholder s signature (Signature only when granting a proxy) With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company s certificate of registration must be attached to the proxy.

6 Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code: This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Ordinary General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him. The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar s Department, no later than 3 p.m. on May 22, It may be sent by post to DNB Bank ASA, Registrar s Department, 0021 Oslo, Norway, or faxed to The undersigned: hereby grants (tick one of the two): the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or Name of proxy holder (in capital letters) a proxy to attend and vote my/our shares at the Ordinary General Meeting of Birdstep Technology ASA on May 25, The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote for the proposals in the notice. In respect of item 11 below, an instruction to vote for the proposal will be understood as an instruction to vote for the nomination committee s proposal, while an instruction to vote against will be understood as an instruction to vote for the alternative proposal presented in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may either vote on the basis of his reasonable understanding of the motion or abstain from voting. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Agenda Ordinary General Meeting 2012 For Against Abstention 1. Opening of the meeting by the chairman of the board Tom Nyman. 2. Election of chairman of the meeting and person to co sign the minutes 3. Preparation and approval of the list of shareholders represented 4. Approval of notice and agenda 5. Presentation by CEO 6. Approval of the annual accounts and directors report for The board of directors declaration for remuneration of the executive management team 8. Determination of the number of members of the board of directors 9. Determination of the remuneration to the board of directors 10. Determination of the fees to the auditors 11. Election of members of the board of directors 12. Election of nomination committee. Place Date Shareholder s signature (Only for granting proxy with voting instructions) With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company s certificate of registration must be attached to the proxy.

7 Ref.nr.: Pinkode: Innkalling til ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling i Birdstep Technology ASA avholdes May 25,2012 kl 11:00 i Hotel Continental, Stortingsgt , Oslo, Norway Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Møteseddel Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den mai 25, 2012 og avgi stemme for: I alt for antall egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakte(er) aksjer Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest mai 22, 2012 kl Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo, eller telefaks nr Påmelding kan også foretas elektronisk via selskapets hjemmeside eller via Investortjenester. Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor) Fullmakt uten stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode: Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2. Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger. Fullmakten bes være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest mai 22, 2012 kl Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo, alternativt på telefaks nr Elektronisk innsendelse av fullmakt kan også gjøres via selskapets hjemmeside eller via Investortjenester. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme i Birdstep Technology ASAs ordinære generalforsamling mai 25, 2012 for mine/våre aksjer. Fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

8 Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode: Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten bes være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest mai 22, 2012 kl Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo, eller telefaks nr Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling mai 25, 2012 for mine/våre aksjer. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslaget i innkallingen. For så vidt gjelder punkt 11 nedenfor vil instruks om å stemme for forslaget forstås som instruks om å stemme for valgkomiteéns innstilling, mens instruks om å stemme mot forslaget vil forstås som en instruks om å stemme for det alternative forslaget gjengitt i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, skal fullmektigen enten legge en rimelig forståelse til grunn ved stemmegivningen eller avstå fra å stemme. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Agenda ordinær generalforsamling 2012 For Mot Avstå 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder Tom Nyman. 2. Valg av møteleder og valg av person til å medundertegne protokollen 3. Utarbeidelse og godkjenning av liste over møtende aksjeeiere 4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 5. Presentasjon av CEO 6. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte 8. Bestemmelse av antall medlemmer i styret 9. Godkjennelse av godtgjørelse til styret 10. Godkjennelse av honorar till revisorer 11. Valg av styremedlemmer 12. Valg av valgkomité Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.