INNKALLING TIL UNIVERSITETSSTYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING TIL UNIVERSITETSSTYREMØTE 1 av 100 Dato: Sted: Styrerommet i Cirkus, Campus Ås Tid: Kl INNKALLING TIL MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Saksnr. Sakstittel Side 34/2014 Godkjenning av sakliste, samt protokoll fra /2014 Referat fra IDF møtet (deles ut i møtet) 36/2014 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor Oppfølging av institutter i ubalanse Utviklingen av NMBU til én organisasjon Akkreditering EAEVE Spesielle begivenheter og besøk 37/2014 Faglig presentasjon av Øystein Evensen, BasAM, VetBio (immunologi og fiskevaksiner) Strategi og ledelse 38/2014 Kunnskapsdepartementets nye rapporteringskrav til årsrapport /2014 Etatsstyringsmøte deltakelse fra styret Økonomi og eiendom 40/2014 Presentasjon av Senter for Husdyrforsøk (SHF) v/prosjektdirektør Erik Antonsen, Statsbygg Presentasjon av Samlokaliseringsprosjektet (SLP) v/ Rolf Erik Wahlstrøm, Prosjektgruppa 41/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse oppfølging 42/2014 Orientering om budsjettmodellen ved NMBU 43/2014 Redegjørelse status på anskaffelsesområdet på Adamstuen 44/2014 Internrevisjon NMBU førstegangsbehandling 45/2014 Revisjon årsregnskap 2013 (utsatt off. jf. rr.lov 18(2) Organisasjon 46/2014 HMS årsrapport og handlingsplan NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 av Saksnr. Sakstittel Side 47/2014 Referatsaker (legges kun ut på internett): 48/2014 Eventuelt a) Oppdatert plan for styresaker 2014 (deles ut i møtet) b) Brev fra Kunnskapsdepartementet datert : Universiteter og høyskolers plikt til å hindre overføring av kunnskap som kan medføre spredning av masseødeleggelsesvåpen c) Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) d) Referat fra møte i Forskningsutvalget e) Dekanenes oppsummering av seminardiskusjonen f) Møtebok fakultetsstyre VetBio g) Møtebok fakultetsstyre MiljøTek h) Møtebok fakultetsstyre VetBio i) Møtebok fakultetsstyre SamVit j) Møtebok fakultetsstyre MiljøTek Eventuelt forfall meldes Lise Gorseth på epost lise.gorseth@nmbu.no eller tlf Siri B. Hatlen styreleder Forslag til kjøreplan: Tid Sak / / / Vi går til VR laben / Omvisning på Campus Ås Lunsj / / /2014 NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 US-sak 34/2014 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA UNIVERSITETSSTYREMØTE MARS av 100 Sted: Hotell Refsnes Gods, Jeløya (Moss) Tilstede: Siri B. Hatlen (ikke tilstede under sakene 18 20/2014), Marianne Harg (ledet møtet under sakene 18 20/2014), Alf Bjørseth (ikke sak 24/2014), Anne Storset (ikke sak 24/2014), Camilla Kielland (sak 24/2014), Endre Hofstad Hansen (ikke sak 24/2014), Marit Engelsjord Negård, Morten Sørlie, Per Rønning, Ruth Haug, Trond Langseth, Jens Oddershede Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Lise Gorseth, Terje Holsen, Knut Moksnes, Kjersti Sørlie Rimer, Kristin Kreul, Jan Aldal, Hans Christian Sundby, Eva Falleth, Øystein Johnsen, Øystein Lie Protokoll: Lise Gorseth Saksnr. Sakstittel 18/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 30/2014 går ut. Vedtak: Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 19/2014 Godkjenning av protokoll fra US sak 9/2014 Tildelingsbrev 2014 skal tas til etterretning (ikke til orientering). Når det gjelder rektors avlønning, US sak 16/2014, orienterte styreleder om resultatet av lønnsfastsettingen. Vedtak: Universitetsstyret godkjenner protokollen med endringen som framkom. 20/2014 Referat fra IDF møtet 4. mars 2014 Referat fra sentralt IDF møte 4. mars 2014 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 21/2014 Orienteringssaker fra Rektor Byggeprosjektene på Campus Ås Samlokaliseringsprosjektet og nytt Senter for husdyrforsøk v/knut Moksnes NMBU Universitetsstyret Møtedato

4 4 av Saksnr. Sakstittel Rehabilitering av Urbygningen v/kristin Kreul Status administrative systemer v/siri Margrethe Løksa Styret ber om å få en orientering om status for administrative systemer i forbindelse med 1. tertialrapport. Styret ber rektor på hvert møte gi en generell situasjonsrapport for utviklingen av NMBU til én organisasjon. 22/2014 Oppfølging av møteplan for Universitetsstyret /2014 Målstruktur Vedtak: Universitetsstyret har møte 12. desember Vedtak: 1. Forslag til målstruktur godkjennes med de endringer som framkom i møtet. 2. De 8 utvalgte områdene som er listet opp i NMBUs strategi utgår. Fakultetsstyrene vil i løpet av første halvdel av 2014 gi universitetsstyret råd om hvilke faglig strategiske satsingsområder NMBU skal prioritere. 24/2014 Rapport og planer ( ) Rektor orienterte styret om hvor man sto i arbeidet med Rapport og planer og den videre prosess. Styret gav innspill til dokumentet, spesielt til kapittel 1 Innledning. Administrasjonen sender ut en bearbeidet versjon av Rapport og planer tidlig påfølgende uke som styrets medlemmer kan respondere på med en kort frist. Styreleder får deretter fullmakt, i samråd med rektor, til å godkjenne det endelige dokumentet som skal oversendes Kunnskapsdepartementet per 15. mars Vedtak: Styrets innspill innarbeides i Rapport og planer ( ). Styrets leder får, i samråd med rektor, fullmakt til å godkjenne det endelige dokumentet. 25/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Norges Veterinærhøgskole Vedtak: Universitetsstyret slutter seg til styreleders godkjenning av det avlagte årsregnskapet for Norges veterinærhøgskole for NMBU Universitetsstyret Møtedato

5 5 av Saksnr. Sakstittel 26/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Universitetet for miljø og biovitenskap Vedtak: Universitetsstyret slutter seg til styreleders godkjenning av det avlagte årsregnskapet for UMB for /2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Norges Veterinærhøgskole Rektor orienterte om at man hadde lagt til grunn en streng praksis for overføring av ubrukte midler fra 2013 til Styret legger til grunn at dekanene i samarbeid med rektor, har en særskilt oppfølging av institutter som ikke er i økonomisk balanse. I forbindelse med tertialrapporteringen bes det om særskilt tilbakemelding om situasjonen og oppfølgingstiltakene som er etablert ved disse instituttene. Vedtak: Universitetsstyret tar 3. tertialrapport 2013 for Norges veterinærhøgskole til orientering og vedtar å disponere restmidler i henhold til foreslått fordeling i tabellen under. Institutt/avdeling 3T 2013 Videreføres 2014 Salderes/omdisponeres Sekretariat Studieavdeling Teknisk avdeling Info Rektorat SEVU IT avdeling Bibliotek Økonomi Sum administrasjonen Styrets reserve Sum NVH Minus = overforbruk/underskudd. Alle tall i tusen 28/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Universitetet for miljø og biovitenskap Rektor orienterte om at man hadde lagt til grunn en streng praksis for overføring av ubrukte midler fra 2013 til Styret legger til grunn at dekanene i samarbeid med rektor, har en særskilt oppfølging av institutter som ikke er i økonomisk balanse. I forbindelse NMBU Universitetsstyret Møtedato

6 6 av Saksnr. Sakstittel med tertialrapporteringen bes det om særskilt tilbakemelding om situasjonen og oppfølgingstiltakene som er etablert ved disse instituttene. Vedtak: Følgende ubrukte tildelinger overføres til 2014: Budsjettenhet 1000 kroner Institutt for landskapsplanlegging Institutt for naturforvaltning Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plante- og miljøvitenskap Institutt for matematiske realfag og teknologi IMT - Senter for fiskeforsøk 675 IMT- Biogasslabben Handelshøyskolen Noragric Sum instituttene Hovedadministrasjonen - IT- og serviceavdelingen Universitetsbiblioteket -147 Drifts- og serviceavdelingen Senter for etter- og videreutdanning Senter for husdyrforsøk Senter for husdyrforsøk-fortek -698 Senter for klimaregulert planteforskning CIGENE Bioenergi-senteret 81 Sum støtteavdelingene og sentre Sum stedvis Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sentrale disponeringer/avsetninger Sum diverse Totalt /2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse Styret henviser til sak 12/2014 der styret ba om at det utarbeides en eiendomsstrategi for NMBU for perioden Riksrevisjonens undersøkelse fra 2014 av statens forvaltning av eiendomsmasse i UHsektoren viser stort vedlikeholdsetterslep generelt og NMBU kommer spesielt dårlig ut. Styret viser til Kunnskapsdepartementets omtale av dette i tildelingsbrevet for Styret ønsker en oversikt som viser samlet ny (inkl. planlagt) eiendomsmasse i m2 fordelt på tilstandsgrad, samt oversikt over hva de dårligste byggene brukes til, og hvor de ligger. Vedtak: Styret deler rektors bekymring over det store vedlikeholdsetterslepet og understreker viktigheten av at det blir utarbeidet en samlet plan for prioritering og finansiering av nødvendige tiltak for å sikre at bygningsmassen har akseptabel standard. Muligheter for alternativ finansiering vurderes særskilt. Styret mener at man må foreta en samlet NMBU Universitetsstyret Møtedato

7 7 av Saksnr. Sakstittel vurdering av fremtidig arealbehov der eks. bygningsmasse sees i sammenheng med den betydelige nye bygningsmassen som vil stå klar i årene framover. Det skal særskilt vurderes om/hvordan den dårligste bygningsmassen kan fases ut, og hvordan det samlede arealbehovet kan reduseres med 10%. 30/2014 NMBUs vedlikeholdsbudsjett 2014 Det ble informert om at saken kun gjelder anbefalt fordeling av midler som er avsatt i ordinær budsjettbehandling til dette formål. Vedtak: Budsjett for vedlikehold og utvikling av bygningsmassen for 2014 tas til etterretning. Alt i 1000 kroner Rapport Rammetildeling Ås/Adamstuen Overskudd/merforbruk fra foregående år ( 2013 og 2014) Forskuttering Inntekter/nedbetaling utlegg Midler til disposisjon for tiltak Sum Lov og forskriftspålagte tiltak Ås Prosjekter fra forrige år som må ferdigstilles Miljøtiltak Utbedring av fasader, tak, ventilasjon, toaletter, garderober og annen infrastruktur i bygninger Prosjekter og tiltak i uteområder, Som utbedring fredede parkområder, veier, drenering, renovasjonsløsninger Læringsmiljøtiltaksmidler Uforutsette tiltak Sum Verdibevarende vedlikehold Ås Utviklingsprosjekter Ås Aud Max /festsal/tilpassing undervisning Følgekostnader ved Ur/fjernvarmeanlegg mm Uforutsette utviklingstiltak Sum vedlikeholds og utviklingskostnader Ås Adamstuen/Sandnes Adamstuen/utfasing av oljefyr på Dal (miljøtiltak) Adamstuen, reparasjoner av bygg og infrastruktur for å opprettholde godt arbeidsmiljø, uforutsette tiltak Sum vedlikehold Adamstuen Total sum tiltak /2014 Personalsak NMBU Universitetsstyret Møtedato

8 8 av Saksnr. Sakstittel Saken utgår. 32/2014 Referatsaker (legges kun ut på internett): a) Oppdatert plan for styresaker 2014 b) Referat fra møte i Studieutvalget c) Referat fra møte i Forskningsutvalget d) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert : Brukerutstyr for nybygg for Norges miljø og biovitenskapelige universitet og Veterinærinstituttet Oppdragsbrev e) Brev fra KD datert : Endringer i forskrift 31. januar 2007 om opptak til høyere utdanning f) Universitetet for miljø og biovitenskaps klagenemnd årsrapport /2014 Eventuelt Vedtak: Universitetsstyret tar sakene til orientering. Gjennomgang av NMBUs budsjettmodell v/jan Aldal Styret fikk en gjennomgang av Kunnskapsdepartementets finansieringssystem for UH sektoren og NMBUs budsjettmodell. Styret ønsker å komme tilbake til hvordan man kan øke handlingsrommet og hvordan et økt handlingsrom kan brukes inn mot faglig strategiske satsinger. Styret ber om å få presentert nøkkeltall for økonomiske størrelser som illustrerer hvordan NMBU plasserer seg i forhold til de øvrige norske universitetene. Presentasjon av fakultetene (post på styreseminaret) Dekanene for SamVit, VetBio og MiljøTek presenterte sine fakulteter og la vekt på fakultetenes muligheter og utfordringer, samt hvordan man ville legge opp arbeidet med å utvikle faglig strategiske mål. Dekanene oppsummerer seminardiskusjonen i eget dokument. Siri B. Hatlen styreleder NMBU Universitetsstyret Møtedato

9 9 av 100 Notat Fra tjenestemannsorganisasjonene: Elin Kristin Findeisen Pålerud, Parat Annie Aasen, Parat Cathrine Trangerud, Akademikerne Bente Aspeholen Åby, NITO Anne Gravdahl NITO Lise Thoen hovedverneombud NMBU Gry Tove Jæger vara hovedverneombud NMBU Jan Erik Paulsen, FF Mette Wik, FF Lena Marie Kjøbli, FF Signe Kroken, NTL Fra arbeidsgiver: Administrasjonsdirektør Birger Kruse(møteleder) Personal og organisasjonsdirektør, Jan Olav Aarflot Seksjonssjef Torborg Storaas Referent: Anne Marie Bjørkeng, POA NMBU Vår ref. 14/ Vår saksbehandler Deres ref. Anne Marie Bjørkeng, tlf. anne.marie.bjorkeng@nmbu.no Vår dato Referat fra sentralt IDF den /2014 Godkjenning av innkalling og referat datert Godkjent referat. NTL meldte inn følgende eventuelt saker: Avtale om kompensasjon for hovedtillitsvalgte Ny avtale om ordning for seniordager Rette til tjenestefri ved deltakelse på årsmøte i medlemsorganisasjonen FF: ønsker referat fra styringsdialogene med instituttene 1

10 10 av /2014 Tilpasningsavtale for NMBU F Avklaring fra Akademikerne/NITO i forhold til evt. lokal samarbeidsavtale Avklaring omkring representasjon i sentrale IDF møter fra Hovedsammenslutningene Saken utsettes til neste møte. 21/2014 US sakene til US møte US sak 22/2014 Oppfølging av møteplan for Universitetsstyret 2014 Administrerende direktør orienterte. US sak 23/2014 Målstruktur Administrerende direktør orienterte. NITO påpekte at mangel på tilstrekkelig store undervisningslokaler (laboratorier/ forelesningsrom mv.) burde beskrives som et faktum og ikke en risiko og burde slik sett vært omtalt på en annen måte. NTL pekte på at det viktige er at det foreligger en balanse mellom administrativt personell i forhold til vitenskapelige. US sak 24/2014 Rapport og planer ( ) Parat NMBU stilte spørsmål ved om det er riktig å si at NMBU har vært funksjonsdyktig fra første dag. Det er i rapport og planer lite fokus på instituttene (ressurser og økonomi bistand til å få forskningsmiljøene opp å gå). Dette bør fokuseres på i 2014 det er her produksjonen foregår. Tiltakene som er foreslått er hovedsakelig for universitetsadministrasjonen og vil bidra lite til økt forskning og studieproduksjon. Parat NMBU pekte på at man i beskrivelse av «Felles faglige initiativer» burde omtale samarbeid opp mot andre samarbeidspartnere bl.a. veterinærinstituttet. FF NMBU anbefaler at man avventer å igangsette organisasjonsutvikling på det administrative området med sikte på å bygge opp robuste enheter, slik det er beskrevet i sektormål 4. Det er viktig å gi de administrativt ansatte ro og få daglig drift optimalisert. NTL NMBU pekte på at slike prosesser må forankres både hos de tillitsvalgte og ansatte. HVO ved NMBU viste til at deler av bygningsmassens beskaffenhet er dårlig og til dels farlig og utgjør en arbeidsmiljøbelastning for ansatte enkelte steder. 2

11 11 av 100 Tjenestemannsorganisasjonene pekte på at man pr i dag har for små undervisningslokaler og at det ikke synes å være noen planer for hvordan dette skal håndteres. Dette burde vært omtalt under dette punktet. US sak 25/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Norges Veterinærhøgskole 163 Administrasjonsdirektørens orienterte kort. Parat NMBU: Med referanse til det handlingsromarbeidet som ble gjennomført ved NVH i 2013 ber man om at tjenestemanns organisasjonene får informasjon om hva man oppnådde med de innsparinger som ble vedtatt i dette arbeidet. Informasjon om dette er viktig også dersom arbeidsgiver senere ønsker å initiere slike prosesser. FF NMBU pekte på at det bør gjennomføres en gjennomgang av de samlede administrative ressursene for instituttene ved Adamstuen også sett i forhold til instituttene på Ås. US sak 26/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Universitetet for miljø og biovitenskap FF NMBU peker på at inntektene fra salget av SEM gjestegård ikke kommer til uttrykk i regnskapet. Selv om salget ble effektuert etter tilsier god regnskapsskikk at dette allikevel omtales i en fotnote til regnskapet. FF NMBU: Det fremgår en nedgang i oppdragsfinansierte inntekter beskrevet i rapport og planer på 20 millioner ved tidligere UMB. Dette viser at NMBU er sårbar på dette området og at denne sårbarheten må reduseres kommende år. NITO ønsket å rose styreleder og rektor for formuleringen "På sikt vil gapet mellom reinvesteringer og kapitalslitet utfordre universitetenes evne til å tiltrekke seg de beste studentene og vitenskapelig personell i verdensklasse. Sett i lys av disse utfordringene vil Universitetsstyret gjenta sin oppfordring om at departementet sammen med universitetene må finne bærekraftige løsninger på de store kapitalslitutfordringene knyttet til bygninger og vitenskapelig utstyr, som sektoren opplever." US sak 27/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Norges Veterinærhøgskole US sak 28/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Universitetet for miljø og biovitenskap FF NMBU mener man sender et uheldig signal hvis Universitetsadministrasjonen får sin gjeld saldert, mens dette ikke er tilfellet for produksjonsenhetene på Universitetet. NTL NMBU 3

12 12 av 100 viser i denne sammenheng til IMT hvor studenttallene øker for hvert år. Også dette instituttet bør få strøket deler av sin gjeld. US sak 29/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse FF NMBU viste til et meget stort og uheldig sprik mellom ambisjonene i sak 29/2014 og praksis i sak 30/2014. Vara HVO etterlyser noe mer detaljert informasjon omkring tallene knyttet til Adamstuen, og synes budsjettet for vedlikehold Adamstuen mangler en post for uforutsette tiltak. US sak 30/2014 NMBUs vedlikeholdsbudsjett 2014 FF NMBU ba om en forklaring på hvorfor det kun var bevilget 50 mill til vedlikehold mens Fellesstyret i sak 152/13 bevilget 53,288 mill til vedlikehold i Alle tjenestemannsorganisasjonene var enige om at man ønsker å øke budsjettet til vedlikehold, med vekt på undervisningslokaler, undervisningsrom, laboratorier og forskningsfasiliteter. 22/2014 Eventuelt Sakene under behandles i neste møte. Bruk av rekrutteringsbyrå ved IHA Campusbuss Informasjon om lønnsendringer Kontorkabalen Cirkus Internpost Campus Ås Avtale om kompensasjon for hovedtillitsvalgte Ny avtale om ordning for seniordager NTL: mulighet for deltakelse på årsmøte i medlemsorganisasjonen Ønsker referat fra styringsdialogene med instituttene 4

13 13 av 100 US 38/2014 Kunnskapsdepartementets nye Rapporteringskrav for årsrapport 2014 Saksansvarlig: Stabssjef Saksbehandler(e): Jan Olav Aasbø Arkiv nr: 14/01810 Vedlegg: 1. Kunnskapsdepartementets brev av om Rapporteringskrav for årsrapport 2014 Forslag til vedtak: Kunnskapsdepartementets nye Rapporteringskrav for årsrapport 2014 tas til etterretning. 25. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

14 14 av Kunnskapsdepartementet har i brev av utarbeidet nye rapporteringskrav som gjelder fra årsrapporteringen for 2014 (vedlagt). Rektor orienterer universitetsstyret om de nye rapporteringskravene nå slik at styret er kjent med de nye bestemmelsene og kan foreta de disposisjoner og forberedelser styret finner nødvendige for å oppfylle rapporteringskravene. Kort oppsummert består de nye rapporteringskravene i: Det skal utarbeides en Årsrapport for Den tidligere ordningen med Rapport og planer avvikles. o Kommentar: Selv om Rapport og planer avvikles er det et punkt i rapportmalen som heter Vurdering av framtidsutsikter denne har mye av den tidligere plandelen fra Rapport og planer i seg. Årsrapporten deles inn i 6 deler; 1. Styrets beretning, 2. Introduksjon til virksomheten og hovedtall, 3. Årets aktiviteter og resultater, 4. Styring og kontroll i virksomheten, 5. Vurdering av framtidsutsikter, 6. Årsregnskap. Del 1 - Styrets beretning skal signeres av hele styret. Del 3 Årets aktiviteter og resultater skal deles inn etter virksomhetsmål o Kommentar: NMBUs målstruktur består som kjent av 11 virksomhetsmål. Del 4 Styring og kontroll i virksomheten er ny og styret utfordres til å gi en overordnet vurdering av den interne kontrollen. o Kommentar: Her bør styret ha en drøfting om hvordan styrets arbeid kan legges opp slik at styret kan ha grunnlag for å gi en vurdering av den interne kontroll som styret kan stå inne for. Dette kan ses i sammenheng med drøftingen av sak om internrevisjon. Del 5 Vurdering av framtidsutsikter likner som nevnt over på plandelen i Rapport og planer. Nytt er imidlertid at styret skal gjennomføre en overordnet risikovurdering og gi en omtale av hvordan vesentlige risikofaktorer håndteres. o Kommentar: Rektor foreslår at styret i forbindelse med årsplan- /budsjettarbeidet til høsten gjennomfører risikovurderingen. Rektors kommentarer Den nye disposisjonen for årsrapportering bringer årsrapporteringen for UHinstitusjonene mer i retning av hva som ellers er praksis samtidig som styrets ansvar ytterligere tydeliggjøres. Som det er redegjort for over utfordrer retningslinjene styret på å avgi erklæringer på nye områder som til nå ikke har inngått i årsrapporteringen (intern kontroll, overordnet risikovurdering). Styret må drøfte hvilke prosedyrer man vil legge til grunn for å håndtere disse punktene og hvordan rektor kan bistå i dette. Rektor ser at det rent tidsmessig vil bli en utfordring å få styremedlemmenes underskrift på plass til 15. mars. Det må utarbeides en styremøteplan for årsrapportprosessen som sikrer at så skjer. NMBU Universitetsstyret Møtedato

15 US-sak 38/2014 Vedlegg 1 15 av 100

16 16 av 100

17 17 av 100

18 18 av 100

19 19 av 100

20 20 av 100

21 21 av 100

22 22 av 100

23 23 av 100

24 24 av 100

25 25 av 100

26 26 av 100

27 27 av 100

28 28 av 100

29 29 av 100 US 39/2014 Etatsstyringsmøtet deltakelse fra styret Saksansvarlig: Stabssjef Saksbehandler(e): Jan Olav Aasbø Arkiv nr: 14/00989 Forslag til vedtak: Fra universitetsstyret møter følgende på etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet 3. juni 2014: Styreleder Siri Hatlen Student xx Ytterligere 5 styremedlemmer Rektor Mari Sundli Tveit 25. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

30 30 av Det vises til tildelingsbrevet for 2014 (US-sak 9/2014) hvor NMBU innkalles til etatsstyringsmøte med Kunnskapsdepartementet 3. juni 2014 kl Det vises også til Rapport og planer ( ) hvor styret har meldt inn strategisk viktige saker som man ønsker å ta opp på møtet. Departementet skriver: «Etatsstyringsmøtene skal være en strategisk dialog mellom departementet og institusjonens styre om institusjonenes utvikling. Sentrale punkter vil være profil og ambisjoner, strategiske prioriteringer og utfordringer, sett i lys av nasjonale mål og prioriteringer, samt institusjonens resultater og rammebetingelser. En del av denne dialogen vil være videre utvikling av målstrukturen og bruk av denne som styringsverktøy». Til etatsstyringsmøtet ber departementet institusjonene om at styrets selv setter sammen en delegasjon fra styret på inntil sju representanter hvorav styreleder og styremedlem valgt av studentene er obligatoriske deltakere. Dvs at universitetsstyret må oppnevne ytterligere 5 representanter. Departementet ber om at det legges til grunn representativitet når styret oppnevner delegasjonen. I tillegg ber departementet om at rektor deltar. NMBU Universitetsstyret Møtedato

31 31 av 100 US 41/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse - oppfølging Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektøren Saksbehandler(e): Terje Holsen Arkiv nr: 14/02036 Ingen vedlegg: Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar saken til orientering. 25. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

32 32 av Universitetsstyret behandlet i sak 29/2014, den 6. mars 2014, sak om ambisjonsnivået for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse på campus Ås. Styret gjorde følgende vedtak: Styret henviser til sak 12/2014 der styret ba om at det utarbeides en eiendomsstrategi for NMBU for perioden Riksrevisjonens undersøkelse fra 2014 av statens forvaltning av eiendomsmasse i UH-sektoren viser stort vedlikeholdsetterslep generelt og NMBU kommer spesielt dårlig ut. Styret viser til Kunnskapsdepartementets omtale av dette i tildelingsbrevet for Styret ønsker en oversikt som viser samlet ny (inkl. planlagt) eiendomsmasse i m2 fordelt på tilstandsgrad, samt oversikt over hva de dårligste byggene brukes til, og hvor de ligger. Vedtak: Styret deler rektors bekymring over det store vedlikeholdsetterslepet og understreker viktigheten av at det blir utarbeidet en samlet plan for prioritering og finansiering av nødvendige tiltak for å sikre at bygningsmassen har akseptabel standard. Muligheter for alternativ finansiering vurderes særskilt. Styret mener at man må foreta en samlet vurdering av fremtidig arealbehov der eks. bygningsmasse sees i sammenheng med den betydelige nye bygningsmassen som vil stå klar i årene framover. Det skal særskilt vurderes om/hvordan den dårligste bygningsmassen kan fases ut, og hvordan det samlede arealbehovet kan reduseres med 10 %. På styremøtet vil universitetsstyret få presentert: Oversikt over eiendomsmasse i m 2 fordelt på tilstandsgrad Oversikt over fredet, vernet og øvrig bygningsmasse Oversikt over hva de dårligste byggene brukes til, og hvor de ligger Oversikt over de ulike enhetenes lokalisering og bygningsmessige utfordringer Vurdering av om ev. hvordan den dårligste bygningsmassen kan fases ut Vurdering av mulige bygg som kan avhendes Estimat for mulig reduksjon i samlet arealbehov NMBU Universitetsstyret Møtedato

33 33 av 100 US 42/2014 Orientering om budsjettmodellen ved NMBU Saksansvarlig: økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Hans Chr Sundby Arkiv nr: 14/02030 Vedlegg: 1. Systembeskrivelse NMBUs budsjettmodell Forslag til vedtak: Presentasjonen tas til orientering 25. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

34 34 av Instituttleder Ragnar Øygard som i sin tid ledet utvalget som utarbeidet forslag til ny budsjettmodell for NMBU vil i styremøtet presentere budsjettmodellen med fokus på forventede fremtidige effekter. Øygard vil i sin presentasjon også komme inn på modellens mulige handlingsrom for styrer på de tre organisasjonsnivåene. Den samlede produksjonen av publiseringspoeng for 2013 i U&H sektoren skal etter planen foreligge 1. april. Basert på disse tallene, og øvrige produksjonsdata for 2013 vil økonomiavdelingen i møtet legge frem oppdaterte tall for forventet tildeling fra Kunnskapsdepartementet (KD) i Med bakgrunn i disse tallene vil det også bli presentert foreløpige beregninger for instituttenes tildeling for I forbindelse med Fellesstyrets vedtak om å ta i bruk denne budsjettmodellen vedtok de også følgene formulering; «I etterkant av at modellen har trådt i kraft skal produksjon av studiepoeng beregnes og fordeles mellom de 4 veterinærinstituttene. Fordelingen innarbeides i budsjettmodellen ved første anledning.» Dette arbeidet er ikke gjennomført ennå. De beregninger som fremlegges i møtet vil basere seg på at studieproduksjonen ved campus Adamstuen fordeles likt mellom de fire instituttene. Rektor vil komme tilbake til hvordan dette skal løses. Vedlagt denne saken finnes en kort systembeskrivelse for budsjettmodellen. NMBU Universitetsstyret Møtedato

35 Vedlegg 1 35 av Systembeskrivelse NMBUs budsjettmodell Budsjettmodellen ble vedtatt av Fellesstyret i mai 2013 og skal ha virkning fra og med budsjettåret Modellen er en mekanisme for å fordeles midler til instituttene ved NMBU. Modellen er firedelt og består av følgende komponenter: Basis Forsknings insentiver Utdanningsinsentiver Satsningsmidler Basis Basis består i utgangspunktet av to elementer; en inngangsverdi fastsatt med bakgrunn i instituttenes tildeling for 2014 og eventuelle fremtidige tildelinger av nye fullfinansierte studieplasser fra Kunnskapsdepartementet (KD). Inngangsverdien som blir basis fastsettes gjennom å ta differansen mellom instituttenes tildeling i 2014 og en beregnet uttelling på den resultatbaserte U og F etter den nye modellen. Ved tildeling av nye fullfinansierte studieplasser fra KD tildeles instituttene 60 % av den sats som KD til enhver tid benytter seg av for plassene (strategisk tildeling). Basis vil i utgangspunktet kun justeres med til enhver tid gjeldende sats for lønn og prisvekst. NMBU Universitetsstyret Møtedato

36 36 av Utdanningsinsentiver Den resultatbaserte undervisningstildelingen baserer seg på de kategorier KD benytter i sin tildeling overfor NMBU, hvor 60 % av satsen vil videreføres instituttene. I det et institutt ved NMBU oppretter et nytt studieprogram vil dette av KD bli plassert i en kategori ut i fra nasjonale standarder. Ved opprettelsen av et nytt emne må instituttet knytte dette emnet til et studieprogram. Studiepoengsproduksjonen i dette emnet vil være en del av uttellingen i den kategorien programmet er plassert i (se Figur 1). Kategori Studiepoeng Program Tildeling vil basere seg på de historiske tall som fremkommer kalenderåret to år før budsjettåret. Instituttets tildeling i kroner vil fremkomme på følgende måte: T S e e K i e 0, 6 U A F Studiepoeng Emne Tildeling Institutt hvor: e i S K = emne = institutt = studiepoeng = antall beståtte kandidater Figur 1 UA F T = kroner per 60 studiepoeng i kategori A F KDs til enhver tid gjeldende satser = tildeling i kroner Plassering av emner i kategorier Faglærer knytter emnene til studieprogram ved emneregistreringen. Instituttene godkjenner emnene og dermed studieprogramtilknytningen. En må i utgangspunktet se på hva som er den primære målgruppen for et emne, og en vil da f.eks. forvente at den primære målgruppen for emner på 100 og 200 nivå vil være studenter på lavere grads studier. Dersom en ikke er i stand til å plassere emner ut fra målgruppe, nivå eller andre fornuftige kriterier må instituttet, etter konsultasjon med studieavdelingen, gjøre et valg. Valget må imidlertid være rimelig i forhold til at man kan bli avkrevd en forklaring fra Riksrevisjonen. NMBU Universitetsstyret Møtedato

37 37 av Studiepoeng Omfatter eksamensdata ved egenfinansierte studenter. Dataene omfatter kun nye studiepoeng avlagt av personer med studierett ved institusjonen, dvs. at studiepoeng ved gjentak og studiepoeng avlagt av privatister ikke inngår i beregningsgrunnlaget. Studiepoeng avlagt av doktorgradsstudenter er holdt utenfor. Samarbeid om emner Kjøp av tjenester fra et annet institutt Dette gjelder betaling for innsats fra ansatte ved et annet institutt enn det som holder emnet. Følgende gjelder for betaling for innsats: Tjenesten skal internfaktureres og betales som ordinære fakturaer angående kjøp av tjenester fra eksterne tjenesteytere når tjenesten er utført (et annet institutt enn det som gir emnet er slik sett å anse som en ekstern tilbyder man kjøper en tjeneste fra). Dvs. at fakturaen sendes til det instituttet som er ansvarlig for emnet med forfall til betaling etter standard frister. Størrelsen på oppdraget skal avtales på forhånd (dvs. at man betaler for et utført arbeid i henhold til vedlagte timelister og en avtalt maksimal ramme for oppdraget). Oppdraget prises til lønn inkl. sosiale utgifter etter det lønnstrinn den konkrete personen har (dvs. at det instituttet som kjøper tjenesten betaler det instituttet som utfører oppdraget for medgåtte lønnsutgifter). Fordeling av produksjon/tildeling ved samarbeid Der institutter reelt samarbeider om emner kan produksjonen deles. Følgende gjelder for fordeling av tildeling for innsats: Samarbeid og deling av produksjon skal skje etter avtale inngått før oppstart av et emne det aktuelle semester/de aktuelle semestre. Fordelingsnøkkel (prosentvis fordeling av produksjonen) avtales på forhånd i avtale mellom instituttene. Fordelingsnøkkel skal baseres på emnebudsjett og avtalt fordeling av ressursbruk, inklusiv interne arbeidstimer og utgifter til drift av emnet. Den avtalte fordelingsnøkkelen danner basis for tildeling i finansieringssystemet. De involverte institutter er ansvarlige for selv å sørge for at opplysningene om fordelingsnøkkel er økonomiavdelingen i hende innen utgangen av februar året etter produksjonsåret. Internasjonalisering De institutter som sender ut studenter på opphold over tre måneder premieres med 60 % av KDs til enhver tid gjeldende sats som et incitament for videre innsats på området. NMBU Universitetsstyret Møtedato

38 38 av Ordningen er ikke ment å skulle dekke kostnader ved internasjonalisering, men skal være en stimulans for økt utveksling, samt internasjonalisering av virksomheten. KDs gjeldene satser per 2014 Forskningsinsentiver Modellen benytter seg av de samme insentiver som danner grunnlag for KDs tildeling til NMBU. Tildelingen til instituttene gis med bakgrunn i den enhver tid gjeldene sats fra KD hvor 60 % av denne danner grunnlag for beregningen av tildeling til instituttene. Følgende kategorier inngår: 1. Avlagte doktorgrader 2. Tildelte midler fra EUs rammeprogram for forskning 3. Tildelte midler fra Norges forskningsråd og Regionale forskningsfond 4. Publiseringspoeng KDs satser fastsettes gjennom en omfordelingsmodell dvs. at satsene per indikator vil variere med hvor høy produksjonen totalt sett er i U&H sektoren og rammen KD fastsetter for fordeling innenfor forskningsinsentivene. Kort sagt betyr dette at jo høyere produksjon i sektoren jo lavere uttelling gir eksempelvis hver avlagt doktorgrad. NMBU Universitetsstyret Møtedato

39 39 av KDs gjeldene satser per 2014 Satsningsmidler Dette er midler som ikke er bundet opp i instituttenes rammer og som Universitetsstyret til enhver tid kan benytte til strategiske satsninger. Midlene skal benyttes til særskilte og tidsavgrensede faglige satsninger. Rammen for posten skal minimum utgjøre 2 % av de midler NMBU er tildelt fra KD. Man kan se for seg posten benyttet til; å sikre strategisk viktig nivåheving knyttet til utvalgte deler av aktiviteten å sikre eller opprettholde aktivitet innen viktige men små miljøer å operasjonalisere eller implementere strategiske planer å starte og støtte konkrete aktiviteter i påvente av at aktiviteten gir uttelling over de resultatbaserte delene av budsjettmodellen NMBU Universitetsstyret Møtedato

40 40 av 100 US 43/2014 Redegjørelse for status på anskaffelsesområdet på Adamstuen Universitetsledelsen Saksansvarlig: økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan Aldal Arkiv nr: 14/01793 Vedlegg: 1. Referat fra møte med Kunnskapsdepartementet Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar redegjørelsen til etterretning. 26. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

41 41 av Redegjørelse for status på anskaffelsesområdet på Adamstuen. Det ble avholdt møte mellom Kunnskapsdepartementet (KD), NVH og UMB 5. desember 2013 om status på anskaffelsesområdet på Adamstuen. Som en oppfølging av møtet sendte KD et referat med merknader til spesifikke områder departementet ønsket forbedret etter fusjonen med UMB. Videre ba KD om at tiltakene ble forankret i Universitetsstyret ved NMBU og at resultater meldes i forbindelse med ordinær rapportering. Med henhold til sistnevnte punkt er iverksatte tiltak blitt rapportert til KD via Rapport og planer (s. 12) sendt departementet 15. mars. Punktene under viser status på de ulike merknader KD hadde. 1. Organisering: KD vurderte organiseringen av innkjøpsfunksjonen for svakt definert. I henhold til modellen fra UMB er organiseringen av anskaffelsesaktiviteten ved Adamstuen nå tilknyttet den sentrale innkjøpsseksjonen, seksjonsleder for innkjøp og underlagt økonomidirektør. Innkjøpsrolle er tildelt innkjøper hos Teknisk avdeling på Adamstuen. 2. Kapasitet: KD ønsket mer kapasitet på Adamstuen. Nyopprettet stilling som innkjøper på Adamstuen er ennå ikke besatte da det ikke var kompetente søkere til stillingen ved førstegangs utlysning. Ny utlysning blir i april, i mellomtiden jobbes det med midlertidig å flytte en stillingsressurs på innkjøpsseksjonen fra Ås til Adamstuen. 3. Internkontroll: Departementet påpekte betydningen av god internkontroll. Det vil bli foretatt internkontroll på anskaffelser i hele NMBU i Dette blir en fortsettelse av de internkontroller som har pågått på begge campus før Internkontrollene på anskaffelsesområdet vil for øvrig bli oppdatert sammen med de øvrige kontrollpunktene på økonomiområdet i Anskaffelsespolicy: alle anskaffelser ved NMBU følger den samme policy fra Den praktiske implementeringen av denne på Adamstuen skjer todelt: a. Opplæring til alle tilsatte med budsjettdisponeringsmyndighet om anskaffelsesreglementet inkluderer opplæring i policy. Opplæring skjer i første uken i april. b. Etterhvert som bemanningen på Adamstuen er tilstrekkelig, vil ytterligere oppfølging av institutter og enkeltmedarbeidere inkludere innføring i og forståelse av policy på området. 5. Anskaffelsesutfordringen for nye bygg og brukerutstyr: etter at evalueringen for brukerutstyrsprosjektet er gjennomført (inkl. KS2) vil økonomi- og eiendomsdirektør sette opp en plan og organisering for denne anskaffelsesvirksomheten. Arbeidet vil foregå i samarbeid med Statsbygg og parallelt med den øvrige fremdriften av byggeprosjektene og brukerutstyrsprosjektet. Ut over disse merknadene fra KD er det på sin plass å informere om at opplæring i ehandel er gjennomført ute på enhetene på Adamstuen, og systemet er tatt i bruk for de varegrupper som ligger innenfor systemet. NMBU Universitetsstyret Møtedato

42 US-sak 43/2014 Vedlegg 1 42 av 100 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Postboks ÅS Deres ref Vår ref Dato 13/ Møte med NVH og UMB i desember 2013 referat Vedlagt følger referat fra møte med NVH og UMB, 5. desember Med hilsen Arne Lunde (e.f.) avdelingsdirektør Sissel Djupvik seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Sissel Djupvik NO-0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

43 43 av 100 Referat Møte om: Anskaffelsesområdet ved NVH og fusjon med UMB Saksnr.: Til stede: NVH: Jan Eskil Aldal, Birger Kruse UMB: Siri Margrethe Løksa, Jørgen Iversen KD: Arne Lunde, Sissel Djupvik Dato: Møte med NVH og UMB om anskaffelsesområdet etter fusjonen Det er avholdt møte mellom UMB, NVH og KD, 5. desember Bakgrunnen for møtet var en henvendelse fra UMB om Riksrevisjonens merknader til organisering og oppfølging av innkjøp ved NVH og hvordan dette skal følges opp for å få til en hensiktsmessig organisering av anskaffelsesområdet etter fusjonen 1. januar I brev 2. april 2013 vedrørende revisjon av blant annet anskaffelser avdekker Riksrevisjonen følgende: - Manglende dokumentasjon - Kjøp på utløpte rammeavtaler - Kjøp utenfor rammeavtale (også tatt opp med NVH tidligere) NVH har i 2013 hyret inn ekstern bistand gjennom PwC til å foreta en risikoanalyse av innkjøpsfunksjonen. Kartleggingen avdekker svakheter ved organiseringen ved NVH. Ved etablering av NMBU tilrår PwC at innkjøpsfunksjonen må få en klar plassering med tydelige roller og ansvar, tilstrekkelig kapasitet og kompetanse hvor rollene må strekke seg fra en sentral innkjøpsavdeling og ut til instituttene. NMBU iverksetter tiltak for å få til en god organisering av anskaffelsesområdet etter sammenslåingen. Nytt innkjøpsreglement er ferdig og vil være på plass ved årsskiftet. Det vil bli gjennomført en tydelig markering i forhold til hvordan rutiner for anskaffelser skal følges og NMBU har utarbeidet plan for opplæring av bestillere. Det er foreløpig ikke fastsatt anskaffelsesstrategi, men arbeidet vil komme i gang når innkjøpsreglementet er vedtatt. Både Riksrevisjonen og PwC har funnet svakheter ved NVHs oppfølging og bruk av rammeavtaler. Dette er ifølge UMB og NVH prioritert område etter fusjonen og det er satt i Side 1 DOKUMENT1

44 44 av 100 gang et arbeid med å kartlegge og skaffe full oversikt over alle rammeavtaler. Både fellesavtaler og spesifikke avtaler vil bli nøye gjennomgått og vurdert. NMBU etablerer nå e- handel med forventning om bedre oversikt og kontroll av innkjøp. Universitetet forventer at arkivering av avtaler og rammeavtaler vil bli bedre ved overgang til det nye arkivsystemet Public 360. Departementets merknader Departementet har merket seg at NVH har iverksatt tiltak både gjennom å innhente ekstern bistand til å foreta risikoanalyse av innkjøpsfunksjonen og at innkjøpsområdet forsterkes med ny innkjøper. Departementet vurderer at organisering av innkjøpsfunksjonen ved NVH har vært for svakt definert og dokumentert. Det er viktig å bygge opp en robust og god innkjøpsorganisasjon. Sentralisering av anskaffelsesområdet som iverksettes fra 2014 er viktig for å få kontroll med innkjøpene. Oppgaver og ansvar som blir delegert ut i organisasjonen må følges opp gjennom gode løsninger for internkontroll. Universitetet må etablere og iverksette en anskaffelsespolicy. De nye innkjøpsrutinene må være dokumentert og tilgjengeliggjort og det må være tilstrekkelig kapasitet i forhold til å kunne gjennomføre anskaffelser. Intern kontroll må settes i system. Nytt bygg vil kunne medføre betydelig risiko knyttet til større anskaffelser. Det er svært viktig med stor oppmerksomhet på denne anskaffelsesutfordringen og NMBU bør vurdere å skille dette ut fra vanlig drift, og organisere et eget kvalitetssikringsopplegg for dette prosjektet. Departementet vurderer at NMBU har god forståelse for de utfordringene som her er beskrevet og at det er planlagt iverksatt tilstrekkelige forbedringstiltak. Departementet forutsetter at disse tiltakene forankres i styret og at gjennomføringen gir de tilsiktede resultater. Vi vil derfor ikke kreve noen særskilt rapportering, men forutsetter at NMBU gir tilbakemelding om gjennomføring og resultater gjennom den ordinære rapporteringen. Side 2 DOKUMENT1

45 45 av 100 US 44/2014 Internrevisjon NMBU første gangs behandling Universitetsledelsen Saksansvarlig: økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan Aldal Arkiv nr: 14/00318 Vedlegg: Forslag til vedtak: Universitetsstyret gir følgende innspill til spørsmålet om det skal etableres en internrevisjon og i tilfelle hvilke elementer som er viktig å utvikle i en slik modell: 26. mars 2014 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

46 46 av Bakgrunn Fellesstyret ba høsten 2013 om at saken om fremtidig organisering av internrevisjon ble fremlagt for Universitetsstyret. Formålet var å få omtalt de ulike valg av modeller for internrevisjon som Universitetsstyret har, og hvilke fordeler og ulemper som følger med den enkelte modell. Ut fra dette kan Universitetsstyret velge den modell som er optimal for NMBU. I denne saken redegjøres det for ulike måter å organisere en eventuell internrevisjon ved NMBU på. Dette er en førstegangs behandling av saken. Rektor vil komme tilbake med en ny sak basert på Universitetsstyret innspill. 1. Internrevisjonens plass i styringen av institusjonen 1.1 Regulatoriske bestemmelser og lovverk. Staten har gitt en rekke lovbestemmelser som regulerer det ansvar Universitetsstyret har for å sikre at institusjonen både når de mål og resultater som er satt, men også overholder de ulike regelverk som gjelder for NMBUs ulike aktiviteter. På overordnet nivå har Finansdepartementet (FD) gjennom Reglement for økonomistyring i staten (sist endret 18. september 2013) i 14 kravene til intern kontroll i statlige virksomheter. 14 Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte 13 f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes NMBU Universitetsstyret Møtedato

47 47 av 100 I Universitet og høyskolelovens (UHL) regulerer 9 1 det ansvar som Universitetsstyret har og i hvilken grad delegering av myndighet kan foretas av styret. 9 1 (1) Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. 9 1 (2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. UHL 9 1 (2) er tydelig på at uansett bruk av delegasjon innen økonomiforvaltningen har styret et totalansvar for at institusjonen drives effektivt, i overensstemmelse med lover og regler samt etter de rammer og mål som settes av overordnet myndighet. Styret må i tillegg til delegering også ta stilling til hvilke kontrolltiltak Styret skal bruke for å kunne verifisere at virksomheten faktisk utfører vedtatte aktiviteter, når sine resultater og mål samt overholder «de lover, forskrifter og regler som gjelder». Foruten bestemmelsene i UHL fastsatte Kunnskapsdepartementet (KD), den gang Utdannings og forskningsdepartementet(ufd), 1. august 2005 ny hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler (økonomiinstruksen). I instruksen 2.2 heter det at «Styret skal fastsette instruks for økonomiforvaltningen ved institusjonen.». Fellesstyret fastsatte instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU i styremøte 29. november Som en del av instruksen fra UFD er det fastsatt at: 6.1. Styret har ansvaret for at institusjonen oppfyller de mål og resultatkravene som er fastsatt i tildelingsbrevet. Styret skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved institusjonen. Styret tar stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet. Styret har et ansvar for at det foretas evalueringer og at omfanget av disse evalueringene må ta hensyn til risiko og vesentlighet. Instruksens 6.2 inneholder videre spesifikke krav til intern kontroll: 6.2 (2) Styret skal fastsette rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll er innebygd i hele institusjonens interne styring, og har ansvaret for at det etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus på kontrollmiljø, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppfølging og informasjon og kommunikasjon. Kvaliteten på intern kontroll må vurderes etter disse 6 kravene for at den skal oppfylle sitt formål. Hva gjelder organiseringen av intern kontroll sies det i samme paragraf at: 6.2 (4) Dersom styret oppretter en særskilt enhet for intern kontroll for å ivareta kontrollfunksjonene, skal styret også fastsette instruks for enheten. 3 NMBU Universitetsstyret Møtedato

48 48 av 100 Det er viktig å merke seg at det ikke kreves en særskilt enhet for intern kontroll (internrevisjon). Det er en avgjørelse som overlates styret. I Staten er det ca. 20 virksomheter som har særskilt enhet for intern kontroll. Store virksomheter som Forsvaret, Statsbygg, Jernbaneverket og Statens vegvesen utgjør hovedtyngden av disse. Storparten av institusjonene innen universitets og høyskolesektoren (UHR) har per i dag ikke egen enhet for intern kontroll. Både ved tidligere NVH og UMB ble den interne kontrollen foretatt dels ved den daglige ledelse, dels gjennom faste kontrollpunkter innen de ulike aktiviteter i administrasjonen og dels ved årlig rapportering fra administrerende direktør eller rektor til styret på resultater og måloppnåelse. Universitetsstyrets vurdering på dette punkt påvirkes av 2 faktorer: 1. historisk utvikling: Det er en kjensgjerning at det stilles stadig høyere krav fra samfunnet og bevilgende myndigheter om kontroll med virksomhetene innen offentlig sektor. Senere års hendelser med avsløring om offentlig korrupsjon, brister i risikovurderinger, mangler ved beredskapstiltak og sviktende måloppnåelse bidrar til at kravene for akseptabelt nivå på internkontroll øker. Senere års kontroller fra Riksrevisjonen på området bekrefter det økte fokus fra de bevilgende myndigheter. 2. størrelse på institusjonen: De store universitetene har, på ulik vis, hatt internrevisjon i en årrekke. Årsakene kan være flere. De store breddeuniversitetene har et større mangfold av mål og aktiviteter å forholde seg til, organisasjonen er gjerne med flere nivå og mer kompleks. Styringsspennet hos disse institusjonene er følgelig langt større enn i mindre og enklere enheter i sektoren. Videre har disse universitetene både blitt stilt større krav til og hatt ressurser til å oppfylle kravene om internrevisjon. En tredje faktor er at styrene kan ha vurdert den samlede risiko for så høy at behovet for tyngre innsats på intern kontroll har vært nødvendig. I den videre saksbehandlingen vil det være naturlig å undersøke hva de store breddeuniversitetene innen sektoren gjør og deres løsninger for å etablere internrevisjon (egen enhet for intern kontroll). Både styringssignalene fra bevilgende myndigheter i de senere år og størrelsen og kompleksiteten ved det nye universitetet er av en slik art at tidligere valgte løsninger for intern kontroll ikke lengre nødvendigvis er tilfredsstillende. FD jobber med nye regler for intern kontroll i staten og det er varslet at første del av utredningen kan bli klar i andre halvdel Direktoratet for økonomistyring (DFØ) jobber på vegne av FD med saken, først del av utredningen er hovedsakelig en kartlegging av hvordan sektoren har løst kravet om intern kontroll. DFØs saksbehandler tviler på om den første del av saksutredningen vil gi noen konkrete forslag til endring i regelverket. Inntil videre anbefales det at NMBU følger eksisterende rammeverk og velger løsning ut fra dette Intern kontroll, handlinger og organisering. Økonomireglementet i Staten, UHLs bestemmelser og økonomiinstruksen fra KD fastslår det ansvar styret har for å sørge for tilstrekkelig intern kontroll. I sin veileder om intern kontroll til statlige virksomheter har direktoratet for økonomistyring (DFØ) skissert kravene fra lovverket i en modell: NMBU Universitetsstyret Møtedato