Lyngen kommune. Møteinnkalling. Lyngen arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Møterommet på Lyngstunet, Lyngseidet Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Lyngen kommune Møteinnkalling Lyngen arbeidsmiljøutvalg Utvalg: Møtested: Møterommet på Lyngstunet, Lyngseidet Dato: Tidspunkt: 09:00 Medlemmene innkalles med dette til møtet. Medlemmer som måtte ha gyldig forfall og/eller mulig inhabilitet, må muntlig melde fra om dette snarest, slik at varamedlem kan bli innkalt. De varamedlemmene som får tilsendt innkallingen, møter altså bare dersom de får særskilt innkalling. Egenmeldingsskjema finnes på vår hjemmeside under politikk/sakspapirer. De sakene som ikke er unntatt offentlighet er i tida fram til møtet utlagt med alle dokumenter til alminnelig ettersyn på Servicekontoret, kommunehuset. De medlemmene og eventuelle innkalte varamedlemmer som skal delta i behandlingen av saker som er unntatt offentlighet, kan få nærmere innsyn i disse (dersom de ikke følger denne innkallingen) ved henvendelse til servicekontoret. Lyngen kommune, den Karl Arvid Brose leder Inger-Helene B. Isaksen utvalgssekretær VEDLEGG: Saksutredningene (unntatt enkelte som er unntatt offentlighet). Side 1

2 Kopi av innkallingen vedlagt saksutredningene sendes til orientering til: Personlige vararepresentanter Nord- Troms Bedriftshelsetjeneste Sendes på til: Kontrollutvalget (epost med unntak av to medlemmer) Utdanningsforbundet v/trude Bostad Pressen - legges ut på internett: Bladet Nordlys, postboks 2515, 9272 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Framtid i Nord, postboks 102, 9069 Lyngseidet. (Ikke saker unntatt offentlighet.) NRK Troms, 9291 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Biblioteket for utlegging til alminnelig innsyn. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Kopi av innkallingen uten vedlegg: Kommunekassereren NB! De som mottar kopi av innkallingen (evt. m/vedlegg) møter kun etter eget ønske dersom de ikke blir innkalt særskilt. Evt. talerett er i hht. formannskapets/utvalgets arbeidsreglement (pkt. A, 4). Side 2

3 Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 5/14 Referatsak RS 3/14 Perioderapport 1. kvartal /964 RS 4/14 Sykefravær 1. kvartal /964 RS 5/14 Søppelhåndtering på Lyngstunet 2011/4026 PS 6/14 Angående ny avtale om BHT 2011/4026 Knøttelia barnehage v/enhetsleder Liss Grønnbakk vil orientere om sykefraværsprosjekt i barnehagen. Side 3

4 PS 5/14 Referatsak Side 4

5 Bedrift: LYNGEN KOMMUNE PERIODE-/ÅRSRAPPORT: Her følger en oversikt over hvilket HMS-arbeid som ble gjennomført av Nord-Troms BHT i bedriften i løpet av første kvartal Fra dato: 1. januar 2014 Til dato: 2. april 2014 Tidsforbruk i timer pr. arbeidsområde: Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 Område 5 Område 6 Område 7 Totalt Tidsforbruk i timer Dato: Arbeidsoppgave: Antall tildelte timer pr. arbeidsoppgave pr. år. 4,0 10,0 35,0 41,0 63,0 10,0 15,0 178, Hjelp til gjennomføring av risikovurdering i forhold til inneklimaforhold ved Lenangen Barneog Ungdomsskole. Avtalt med rektor, Gry Eliassen 1,5 1,5 Ole Morten Sendt e-post med forslag på møtetidspunkt til møte med Peter Langgård og Anette Holst. 0,2 0,2 Hilde Arbeidsplassvurdering av noen kontorarbeidsplasser ved kommunehuset. Bjørn/ Støykartlegging i 1. etasje (åpent kontorlandskap) på kommunehuset. 7,0 7,0 Ole Morten Besvart e-post fra Kjellaug Grønvoll angående møte med HMS-gruppene for helse- og omsorgssektoren. Dette møtet var avtalt til 21. januar, men er innkalt til den 20. januar. 0,2 0,2 Ole Morten Møte med HMS-gruppene i Helse- og Omsorgstjenesten. Info. om Nord-Troms BHT og Bjørn/ utarbeidelse av overordnet samarbeidsplan. 4,0 4,0 Ole Morten Avtalt møte med Peter Langård og Anette Holst tirsdag 28. januar. Noe informasjon på telefon om den aktuelle saken. 0,2 0,2 Hilde Møte med Peter Langård og Anette Holst om aktuelle sak. Avtalt at vi finner dato for informasjonsmøte om psykososial undersøkelse i Solhov barnehage. 2,5 2,5 Bjørn/Hilde Avtalt at vi har informasjonsmøte om arbeidsmiljøundersøkelse i Solhov barnehage mandag ,2 0,2 Hilde Rapportarbeid etter lydkartleggingen som ble gjennomført, den 16. januar, i 1. etasje ved kommunehuset. (Kontorlandskap). 4,0 4,0 Ole Morten Renskriving og utsending av rapport etter lydkartleggingen. Rapporten ble sendt pr. e-post. 2,0 2,0 Ole Morten Power-Point-presentasjon av bearbeidet arbeidsmiljøundersøkelse for Lyngen Kommune, administrasjonen. Etter dette møte med verneombudene etter innkalling fra Hovedverneombudet. 8,5 Ole Morten/ 8,5 Bjørn Signatur navn Side 5

6 Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 Område 5 Område 6 Område 7 Totalt Tidsforbruk i timer Dato: Arbeidsoppgave: Vaksinering av en ansatt på teknisk, totalt 2 vaksiner. Informasjonsmøte om psykososial arbeidsmiljøundersøkelse i Solhon barnehage. Informasjon gitt i to puljer til alle ansatte i barnehagen med Anette Holst og Peter Langgård til stedet. 4,5 0,5 5,0 Bjørn/Hilde Avtalt samtaler med ansatte i Solhov barnehage onsdag 2. april og torsdag 3. april. Avtalen er gjort med styrer Berit Dyrstad Larsen. Sendt epost om denne avtalen til Peter Langård. 0,5 0,5 Hilde Sendt e-post til Lenangen Omsorgssenter, med forespørsel om vi kan komme å avholde møte angående samarbeidsplan. 0,2 0,2 Ole Morten Arbeidsplassvurderinger og samtaler med ansatte i rådhuset. 5,0 5,0 Bjørn Møte angående samarbeidsplan mellom Lenangen Omsorgssenter og Nord-Troms BHT. (2 Bjørn/ ergoterpistudenter deltok på møtet) 3,0 3,0 Ole Morten Arbeidsplassvurdering av arbeidsplasser ved Rødtoppen Barnehage. Bjørn/ (2 ergoterapistudenter deltok på arbeidsplassvurderingen) 2,0 2,0 Ole Morten Dialogmøte for en ansatt på voksenopplæringen. Avtalt med Hans-Ove Samuelsen 1,0 1,0 Bjørn Tilsynsmøte med Arbeidstilsynet. Sentraladministrasjonen i Lyngen kommune. Bjørn/ 5,0 5,0 Ole Morten Avtalt vaksinering med en ansatt på teknisk den ,1 0,1 Hilde Vaksinering av en ansatt på teknisk, totalt 1 vaksine. 0,5 0,5 Hilde Arbeidsmiljøsamtaler med Malin, Lillian, Bjørg, Brita, Jill-Gøril og Karina i Solhov Barnehage. 7,0 7,0 Bjørn/Hilde 0,0 0, Administrasjon ,0 10,0 Alle SUM tidsforbruk 7,2 1,0 0,0 54,0 1,1 5,0 1,3 69,6 Gjenstående antall timer: -3,2 9,0 35,0-13,0 61,9 5,0 13,7 108,4 Signatur navn Med hilsen Bjørn Klubnes Daglig leder Kopi til: ved ARKIVERING: Kvænangen Kommune - Rådmann, Leif Egil Lintho - Personalrådgiver, Peter Langgård - HVO, Leif Bårdsen Område 1: Område 2: Område 3: Område 4: AKTUELLE ARBEIDSOMRÅDER FOR BHT. Årlig utarbeidelse av hovedplan. Nærvær - og sykefraværsarbeid. Bistand ved å gi informasjon/opplæring innen HMS. Bistand ved utarbeidelse av tiltaksplaner i samarbeid med det enkelte virksomhetsområdet. Bistand med å kartlegge arbeidsmiljøet og bistå/foreta risikovurderinger. Ulykkesforbyggende arbeid, yrkeshygieniske tjenester og delta i endrings- og utviklingsprosesser. Side 6

7 Dato: Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 Område 5 Område 6 Område 7 Totalt Tidsforbruk i timer Arbeidsoppgave: Område 5: Målrettede helseundersøkelser. Alle våre årsrapporter, samarbeidsplaner og generelle rapporter er en del av (Brannfolk, renholdere, vaktmestere og utarbeidere i teknisk område). medlemsbedriftenes HMS-arbeid og skal arkiveres i bedriftenes HMS-system. Område 6: Deltakelse i møter / intern opplæring m.v. (AMU, osv.) (Jfr. Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Område 7: Diverse (Spesifiser: Rådgiving, konsultasjoner, akuttsaker, og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, 4 og 5) svare på telefoner etc.) Signatur navn Side 7

8 Side 8

9 Lyngen kommune Rådmannen Referanse 2011/ Dato Søppelhåndtering på Lyngstunet Leder for AMU og HVO har gitt uttrykk for at det er ønskelig med redegjørelse om nye rutiner vedrørende søppelhåndtering på Lyngstunet. På Lyngstunet ble det bygget eget kjølerom for oppbevaring av søppel. Kjølerommet har tidligere ikke blitt benyttet slik det var tenkt da bygget ble planlagt. Søppel fra avdelingene på Lyngstunet har blitt transportert av vaktmestere tidligere. Det er nå besluttet at kjølerommet skal tas i bruk. Ansatte ved Lyngstunet er informert om at søppel må transporteres av ansatte på avdelingene til kjølerommet. Rådmannen har etter endringer av rutiner vedrørende håndtering av søppel mottatt tilbakemelding om at dette ikke er en god løsning. Det er kommet tilbakemelding om at søppelhåndtering er en vaktmesteroppgave og ikke helsefagarbeid. Rådmannen anser at det å utføre de arbeidsoppgaver man blir pålagt er arbeidstakeres hovedoppgave i ett ansettelsesforholdet. Det må også påregnes arbeidsoppgaver som ikke er primæroppgaver i stillingen. Å transportere søppel fra avdelingene til søppelrom anses ikke å være arbeidsoppgaver som er i strid med inngåtte arbeidsavtaler eller annet regelverk. Det er også mottatt tilbakemelding om at det medfører smittefare at søppel må håndteres av helsearbeidere. At håndtering av søppel potensielt kan medføre smittefare er åpenbart. Også derfor anses det hensiktsmessig at søppel oppbevares på søppelrom som er bygget for å redusere uheldige konsekvenser av å lagre søppel. Når håndtering av søppel gjøres av ansatte på avdelingene antas dette å medføre at søppel ikke lagres lengre enn nødvendig på avdelingene. Det vil også totalt sett medføre bedre utnytting og fleksibilitet av våre ansatte enn at vaktmestere skal gjøre arbeidsoppgaven. Rådmannen legger til grunn at utfordringer tilknyttet håndtering og oppbevaring av søppel best løses ved at ansatte ved avdelingene på Lyngstunet sørger for at søppel transporteres til søppelrom når det er behov for dette. Side 9

10 Lyngen kommune Arkivsaknr: 2011/ Arkiv: 440 Saksbehandler: Peter Langgård Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 6/14 Lyngen arbeidsmiljøutvalg Angående ny avtale om BHT Henvisning til lovverk: Arbeidsmiljøloven 3-3. Rådmannens innstilling Lyngen kommune ber om tilbud på 178 timer bedriftshelsetjeneste pr. år pluss opsjon på ytterligere 50 timer. Det gis tilbakemelding til sammarbeidsgruppen at kvalitet bør vektlegges minst like høyt som pris. Budsjettdekning: Årsbudsjett Ansvar Tjeneste Art Prosjekt Økes Reduseres Kr søkes innarbeidet i Lyngen kommunes økonomiplan - Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Inngått avtale med NTBHT utløper Arbeidet med inngåelse av ny avtale er i gang. Det ble gjennomført møte med representanter for samarbeidende kommuner i forbindelse utarbeidelse av konkuransegrunnlag Side 10

11 Før neste møte ble det bedt om at Lyngen kommune tar stilling til hvor mange timer vi ønsker tilbud på og at vi gir tilbakemelding på forslag om tildelingskriterier. Forslag til tildelingskriterier Vekting Delvekting Dok krav Pris 60% Kvalitet 40% Når det gjelder volum anser rådmannen at det er det greit å gå videre med nåværende timetall 178 timer hvert år + å ha opsjon for kjøp av ytterligere 50 timer. Rådmannen anser at kvalitet på bedriftshelsetjenesten bør vektlegges minst like høyt som pris. Vekting i tildelingskriterier bør være pris 45% og kvalitet 55%. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Utgiftene antas å ligge innenfor det som er vedtatt i gjeldende økonomiplan. Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser Side 11