Oppdragsgivers spesifikasjon av Tjenesteytelsen

Transkript

1 Oppdragsgivers spesifikasjon av Tjenesteytelsen Innhold 1. INNLEDNING Krav til besvarelsen Bakgrunn for anskaffelsen Formål med anskaffelsen Omfang av arbeider KRAV TIL LEVERANSE Overordnede krav Drift Tilsyn Skjøtsel Tilleggsarbeider Vedlikehold Samlet vedlikeholdsplan Annet løpende vedlikehold Planlagt vedlikehold Verktøy og forbruksmateriell KRAV TIL KOMPETANSE KRAV TIL RAPPORTERING OG BESTILLINGSRUTINER Dokumentasjon og rapportering Bestillingsrutiner... 8 Parafer / Side 1 av 8

2 1. Innledning 1.1 Krav til besvarelsen Denne spesifikasjon spesifiserer kjøpers krav til funksjon, ytelse og grensesnitt som leveransen må imøtekomme. Hele forespørselen er å anse som krav det skal ageres på. Dette betyr at oppdragsgiver forutsetter at leverandør setter seg inn i alle deler av forespørselens dokumenter. Det legges vekt på at forespørselen besvares eksplisitt for de krav som er satt og at alle referanser følger forespørselens oppbygging. Tilbyderen bes om å gi en god og detaljert beskrivelse av tilbudet slik ytelsen tilbys og i samsvar med kravene i denne kravspesifikasjonen. Det skal gis en overordnet beskrivelse av løsningen totalt (bilag 2a). Bilag 2b skal brukes som mal og rettesnor for besvarelsen av kravspesifikasjonen. Alt materiale skal være relevant og direkte relatert til forespørselen. Generelle brosjyrer og oversikter ønskes ikke vedlagt, med mindre de har klar relasjon til besvarelsen. Relevant materiale skal fortrinnsvis oppgis kun en gang, slik at tilbudet blir leservennlig. Alt materiale skal identifiseres entydig, primært med tilbyders navn og versjonsnummer. Avtalen skal inneholde oversikt over hvilke ressurstyper som inngår i kontrakten. Det skal gis eksempler på relevant faglig utdannelse, referanser og erfaring. Pris og prisbestemmelser skal bevares i bilag 7 Pris- og betalingsbetingelser. 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen OD leier lokaler av Entra eiendom i Professor Olav Hanssensvei 10 Stavanger. Bygget er på ca m2, hvorav ca m2 er høylager og resten er kontor og møteromslokaler, samt diverse lager og arkiver. Leieavtalen innebærer at OD fra og med selv må stå for det innvendige vedlikehold av lokalene de leier. 1.3 Formål med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å sikre avtale med én leverandør som skal koordinere ivaretakelse av kontinuerlig drift gjennom innvendig vedlikehold samt skallsikring - dvs. service og reparasjoner på vinduer, dører, lagerport og lignende for Oljedirektoratet. Tjenestene skal utføres på en måte som gjenspeiler Oljedirektoratets verdier og kvaliteter, og bevarer de arkitektoniske kvaliteter og egenskaper bygningen innehar, samt å sikre den tekniske tilstanden av innvendige funksjoner og installasjoner. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at bygningen skal fungere best mulig funksjonelt, teknisk og økonomisk. Parafer / Side 2 av 8

3 Med vedlikehold menes de oppgaver som er nødvendig for å opprettholde et fastsatt kvalitetsnivå for bygningen, og de tekniske installasjonene og dermed sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten. 1.4 Omfang av arbeider Ettersom bygget er relativt nytt, er det vanskelig å si noe om hva omfang vil være de kommende år. OD har per i dag en egen avdeling for byggdrift som foruten å gjøre enkle drifts- og vaktmesteroppgaver, håndterer alle henvendelser fra brukerne relatert til vaktmestertjenester. Huseier er ansvarlig for brannvern, og OD har egen brannvernleder. Oppdragstaker skal jobbe i nært samarbeid med ODs avd. for byggdrift. Oppdragstaker vil være ansvarlig for gjennomføringen av alle operasjoner, vedlikehold og vedlikeholdsplanlegging i forbindelse med bygningsmassen, og alle relaterte områder og funksjoner i lokalene, og skal bære alle kostnader knyttet til slikt. Oppdragstaker er dermed ansvarlig for planlegging av drift og vedlikehold, iverksettelse av generelt vedlikehold og alle løpende driftskostnader i samsvar med NS3454, herunder planlagt vedlikehold og utskiftninger i samsvar med NS3454. Leverandør skal sikre at følgende vedlikeholdsplikter ivaretas: Behandling av så vel leieobjektet som eiendommen for øvrig med tilbørlig aktsomhet. Vedlikehold av leieobjektet, herunder også ut- og innvendig vedlikehold av inngangsdører, porter og skilt, samt innvendig vedlikehold av vinduer med omramming, slik at alt er i forskrifts- og håndverksmessig god stand. Vedlikeholdsplikten for leietaker omfatter også fornyelse av tapet og gulvbelegg og annen oppussing og istandsetting innvendig, herunder overflatebehandling av gulv, vegger og tak. Videre omfatter vedlikeholdsplikten de i lokalet synlige rør, ledninger og installasjoner tilknyttet forsyning med og avløp for vann, varme og elektrisitet/ikt, og ventilasjon/kjøleanlegg. Utleier har ikke ansvar for vedlikehold eller utskifting av innretninger anbrakt i leieobjektet av leietaker. Alt arbeid leietaker plikter å utføre, skal han foreta uten ugrunnet opphold, med normale intervaller i leieperioden og på en håndverksmessig god måte. Leietakers vedlikeholdsplikt omfatter også skader etter innbrudd og/eller hærverk leieobjektet, herunder skader på vinduer, karmer, egen inngangsdør og porter. Knuste ruter i ethvert rom som omfattes av leieforholdet, skal straks erstattes med nye. Leverandør er ansvarlig for: Utføre drifts- og vedlikeholdsoppgaver i henhold til NS3454. Motta og registrere ordre for andre tilfeldige og lignende oppgaver etter oppdragsgivers valg. Sikre årlig planlegging, bestilling, oppfølging og rapportering av leveranser fra tredjepartsleverandører relatert til tjenesten. Gjennomføring av alle kjøp knyttet til ferdigstillelse av oppgavene, uttak av materialer, utarbeidelse av utstyr og materialer, og håndtering av emballasje og avfall. Se til og følge opp service- og vedlikeholdsavtaler, samt garantiavtaler med tredjepartsleverandører i hele garantiperiodene. Parafer / Side 3 av 8

4 I tilfelle eieren har etablert eller ønsker å etablere separate kontrakter med underleverandører, skal oppdragstaker ta opp disse kontraktene på forespørsel. Vurdering og avklaring av relevante rammer og økonomiske forutsetninger for oppgavefordeling mellom Oljedirektoratet og oppdragstaker. Leverandør er ikke ansvarlig for: Gjennomføring av service og vedlikehold på konstruksjoner og installasjoner som omfattes av en tidsbegrenset garanti gjennom oppdragsgiveren sin. Dette unntaket er begrenset til varigheten av garantiperioden. Avfallsbeholdere: Det finnes ulike forskjellige typer containere som brukes for avfallshåndtering: F.eks Biologisk, spesial, papir og restavfall lokalisert i et felles varemottak. Utvendig vedlikehold. Ikke synlige installasjoner, varmesentral, samt andre tekniske installasjoner som huseier, dvs Entra Eiendom, selv er ansvarlige for. Det skal skilles mellom planlagt og løpende vedlikehold. Planlagt (verdibevarende) vedlikehold er arbeider som utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Dette er planlagte, periodiske vedlikeholdstiltak som har en preventiv virkning mot senere reparasjoner og skader. Løpende (tilfeldig) vedlikehold omfatter arbeider som ikke er planlagt, men som utføres for å rette opp uforutsette (akutte) skader eller mangler, f.eks som følge av uvær, hærverk, ledningsbrudd osv. Det antas at Oljedirektoratet vil ha behov for å bestille følgende oppgaver i avtaletiden - listen er ikke uttømmende: Elektrisk: Ansvar for service, vedlikehold og montering av alle synlige elektriske installasjoner. HVAC: Ansvar for service og vedlikehold på alle synlige deler. Bygningsinteriør/tømrer/snekker (bygningskropp innvendig): Ansvar for service, vedlikehold og ombygninger Rørlegger: Ansvar for service, vedlikehold, montering av synlige rør. Maler, gulvlegger, blikkenslager, glassmester: Ansvar for service og vedlikehold på innvendige overflater. Renhold i bygget er ikke inkludert i denne kontrakt da dette utføres på separat kontrakt. Byggdrift i OD har alle tegninger og nødvendig info om bygget i sin database. Etter avtaleinngåelse kan oppdragstaker få tilgang til papirversjoner av disse ved henvendelse. Det refereres til NS3454 for utfyllende definisjoner og forståelse av begreper, uttrykk og ytelse. Parafer / Side 4 av 8

5 2. Krav til leveranse 2.1 Overordnede krav Oppdragstaker påtar seg ved inngåelsen av denne avtalen å medvirke til å opprettholde eiendommenes standard og kvalitet, samt å holde driftsutgiftene nede. Oppdragstaker er ansvarlig for at oppdrag innen avtalen utføres fagmessig og i henhold til de til enhver tid gjeldende regler og normer, samt i samsvar med retningslinjer fra oppdragsgiver. Utførende personell skal rette seg etter de til en hver tid gjeldende sikkerhetsbestemmelser i OD, eks. adgangskontroll, skrive under taushetserklæring, kunne sikkerhetsklareres ved behov m.m. Utførende personell må av hensyn til tjenestenes gjennomføring, minimum ha en grunnleggende evne til å kommunisere på norsk, både muntlig og skriftlig. Dette betyr bl.a. at de skal kunne gjøre seg forstått på norsk. Leverandørens kontaktperson, ansvarlig for kontrakt og teamleder/stedlig leder må alle kunne kommunisere svært godt på norsk, både muntlig og skriftlig. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å omdisponere arbeidets art innenfor det avtalte timeantall. Ansvar for at brukerne av bygget orienteres om saker av felles interesse, f.eks ved rundskriv, intranett etc. Drifts- og vedlikeholdsoppgaver skal løses på en slik måte at de i minst mulig grad er til hinder for stedets kjernevirksomhet. Etter avtaleinngåelse skal leverandør utvikle en plan for drift og vedlikehold. Et eksempel på en slik plan skal følge tilbudet. Alt arbeid skal utføres på en slik måte at bygningen (innendørs,) har en økonomisk og teknisk levealder i samsvar med relevante retningslinjer gitt av Norsk Standard. 2.2 Drift Tilsyn Tilsyn omfatter følgende oppgaver: Parafer / Side 5 av 8

6 Kontroll av bygget og oppdragsgiveroppfølging gjennom fysisk tilstedeværelse. Kontroll av byggets evne til å fungere i forhold til: o Avvik fra offentlig lovverk og retningslinjer o Avvik fra eiers og oppdragsgivers spesifikke krav o Andre avvik fra forventet og / eller tilfredsstillende tilstand Rapportering: o Tilsyn gjennomført o Identifiserte avvik o Forslag til strakstiltak med en tilhørende kostnadsbeskrivelse o Forslag til utvikling av vedlikeholdsplan Tilbyder skal oppgi fast månedspris for tilsyn. Antall tilsyn per måned samt estimert tidsbruk per tilsyn skal oppgis i Bilag 7. Tilsyn skal fortrinnsvis kombineres med andre oppgaver, eksempelvis ved møter med oppdragsgiver. Tilbyder bes beskrive forslag til løsning rundt dette i SLA Skjøtsel Skjøtsel omfatter driftsoppgaver som fører til en funksjonell, teknisk og økonomisk forsvarlig forvaltning og bruk av lokalene. Skjøtselsoppgaver skal utføres på en optimal og planlagt intervallbasert måte etter anbefalingene fra leverandøren, og basert på nærmere avtale med Oljedirektoratet før det blir en reparasjonsoppgave. Leverandøren skal utføre oppgaven med tilsyn og påfølgende skjøtsel for å sikre at mindre feil ikke utvikler seg til akutte oppgaver. Eksempler på hva skjøtsel omfatter (ikke-uttømmende liste): Feste løse bygningsdeler, skruer etc. Smøre bevegelige bygningsdeler (dvs. dører, låser, kroker, vinduer, etc.) Justering og reparasjon av dører, vinduer, kjøkken skap, garderober osv. Bytte ut aktuelle forbruksgjenstander Fjerne avfall, brukt emballasje og lignende som naturlig er knyttet til leverandørens egne oppgaver og vedlikeholdsaktiviteter Utføre andre enkle reparasjoner basert på tilsynet Vær oppmerksom på listen over eksempler på tilsyns- og skjøtselsoppgaver er ikke uttømmende. En viktig forutsetning er at den tekniske tilstanden/kvaliteten og de arkitektoniske egenskaper bygningens lokaler, samt installasjoner, innehar opprettholdes Tilleggsarbeider OD kan be leverandør på forespørsel å gi tilbud på tilleggsarbeider. Ved tilleggsarbeider forbeholder OD seg retten til å konkurranseutsette arbeidet. Med tilleggsarbeider menes eksempelvis indre ombyggingsarbeider og øvrige lignende tiltak som ikke faller inn under avtalens drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Parafer / Side 6 av 8

7 2.3 Vedlikehold Samlet vedlikeholdsplan Leverandør er ansvarlig for komponering av en årlig samlet budsjett- og vedlikeholdsplan for bygningen Annet løpende vedlikehold Oppdragstaker er ansvarlig for løpende ikke-kritisk vedlikehold, som er inkludert i samlet plan for drift. Dette inkluderer små og enkle reparasjoner. Andre større og/eller mer kompliserte ikke-kritiske vedlikeholdsoppgaver skal anses som planlagt vedlikehold Planlagt vedlikehold Forebyggende vedlikehold som er utført med den hensikt å bevare byggets tekniske standarder og øke byggets robusthet mot feil og avvik, som igjen vil redusere sannsynligheten for at uforutsette avvik oppstår. Leverandøren er ansvarlig for å melde OD om saker som krever tiltak. 2.4 Verktøy og forbruksmateriell. Oppdragstaker skal bruke sine egne verktøy, og skal holde alle nødvendige forbruksvarer knyttet til å utføre oppgavene i denne avtalen. 3. Krav til kompetanse Personellet som tilbys for oppdrag må kunne dokumentere at de innehar den faglige kompetansen som trengs for å utføre de enkelte oppdrag. Eks. fagbrev, sertifikater og lignende. Det er leverandørs ansvar å sikre at dette blir ivaretatt. OD ønsker fortrinnsvis å ha dedikert personell ved utførelse av oppgaver innen tilsyn, skjøtsel og planlagt vedlikehold. Tilbyder skal foreslå løsning for slik bemanning. Kompetansen som skal gis og dokumenteres for dette anbudet skal være knyttet til de store konsulentfeltene som følger: a. Bygning b. Konstruksjon c. Elektrisk d. Varme, vann og avløp e. Brann og sikkerhet I tillegg kan tjenester fra andre fagfelt bli forespurt. Eksempel på dette er kjøleteknikk og ventilasjon. Det er ikke krav om at slik kompetanse skal dokumenteres i tilbudet. Konsulenter og / eller underleverandører skal på forespørsel være navngitt og med relevant dokumentasjon. Parafer / Side 7 av 8

8 Driftspersonale og øvrige håndverkere plikter å være iført arbeidstøy med firmalogo samt bære legitimasjon. Arbeidstøyet skal være i presentabel forfatning. Det tas for gitt at tilbudt personell opptrer med høflighet og folkeskikk som er tilpasset ODs profil. 4. Krav til rapportering og bestillingsrutiner 4.1 Dokumentasjon og rapportering Tilbyder skal presentere forslag til rapporteringsrutiner. Det forventes at leverandør foretar elektronisk FDV oppfølging og HMS dokumentasjon, herunder: Loggføring av skriftlige og muntlige henvendelser og føring av nødvendig korrespondanse i denne forbindelse. Utførte inspeksjoner og vedlikehold skal dokumenteres i samsvar med de avtalte krav til utførelse. Fullførte oppgaver skal dokumenteres i samsvar med avtalte spesifikasjoner for utførelse. 4.2 Bestillingsrutiner Tilleggsarbeider må påregnes. Ved bestilling av tilleggsarbeider skal det fremgå hvem ytelsen er bestilt av, leveringssted, leveringstid samt angivelse av hvilken tjeneste som skal utføres med en økonomisk ramme. Leverandør skal kun påta seg oppdrag som er bestilt av og spesifisert av avtalte personer i OD. Tilbyder skal beskrive sin tilbudte responstid, herunder tilbakemelding for forespørsler ved ordinære oppdrag og hasteoppdrag. Slik beskrivelse skal være en del av tilbudt SLA. Ved utarbeidelse av arbeidsbeskrivelser er det leverandørs plikt og ansvar å sikre klare grenser og økonomiske vilkår, herunder fordeling av ansvarsområder mellom leverandørs plikter og ODs egne oppgaver. Parafer / Side 8 av 8