Arbeidsmiljøutvalgenes oppfølging av HAMU-sak 23/14 Organisering av vernetjenesten

Transkript

1 /15 Hovedarbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalgenes oppfølging av HAMU-sak 23/14 Organisering av vernetjenesten HEBE ESARK Hva saken gjelder: HAMU behandlet sak 23/14 «Organisering av vernetjenesten». I notat av fra HRseksjonen ble sendt ut en bestilling til kommunens AMU. I notatet heter det blant annet: Dette notatet handler om oppfølging av HAMU sak 23/14; organisering av verneorganisasjonen i Bergen kommune. Det er i saken redegjort for bakgrunner og hjemler. Alle dokumenter i saken finnes BK-DOK under HMS. Man ber om at administrasjonssjefene forbereder og melder inn sak til AMU som foreslått og oppfordrer til samarbeid mellom Hovedverneombud og ledelse som forberedelse til AMU sak. Det er ønskelig at AMU i byrådsavdelingene gjennomfører denne behandlingen i AMU innen 1 kvartal Tilbakemelding sendes skriftlig til HAMU med eventuelle vedtak.» Det foreligger slik tilbakemelding: AMU for byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap og byrådsleders avdeling AMU behandlet bestillingen i sak 4/15 og vedtok følgende: 1. AMU gir sin tilslutning til foreslått organisering av vernetjesten i BFEE. 2. Hovedverneombudet er fristilt 3 dager pr. uke for å utøve sin rolle i verneorganisasjonen. 3. Muligheten for at BFEE kan få sitt eget arbeidsmiljøutvalg utredes. Vedtakspunkt 2 ble vedtatt med 5 (arbeidsgiverne) mot 4 stemmer (arbeidstakerne). For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 1. AMU for byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing AMU behandlet bestillingen i sak 6/15 og vedtok enstemmig følgende: 1. AMU vedtar alternativ 5 som modell for organisering av vernetjenesten i BSBO. 2. Evaluering av modellen og organisering av vernetjenesten settes opp som sak i første AMU For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 2. 1

2 AMU for byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke AMU behandlet bestillingen i sak 11/15 og vedtok enstemmig følgende: Verneorganisasjon for BKNI vedtas i samsvar med saksfremlegg. Organiseringen er i samsvar med standard oppbygging vedtatt av HAMU, uten tilleggsfunksjon som resultatenhetsverneombud. For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 3. AMU for byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø AMU behandlet bestillingen i sak 4/15 og vedtok enstemmig følgende: AMU tar saken til orientering. Skulle situasjonen endre seg, ber Arbeidsmiljøutvalget om å bli orientert. For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 4. AMU for byrådsavdeling for barnehage og skole AMU behandlet bestillingen i sak 26/14 og vedtok enstemmig følgende: 1. Arbeidsmiljøutvalget tar sak vedr. organisering av vernetjenesten i Bergen kommune til orientering. 2. Administrasjonen undersøker om det er lovpålagt at AMG gruppene skal rapportere til arbeidsmiljøutvalget. 3. Administrasjonen kommer tilbake med ny sak i løpet av våren. I BBS sitt svar på bestillingen datert heter det blant annet: Saken ble fulgt opp på møte 19.februar-15, sak 7-15 vedr. oppnevnelse av AMG-grupper. Følgende er hentet fra protokollen: Administrasjonen redegjorde for oppnevnelsen av AMGgrupper og kunne opplyse om at ingenting rundt organisering av AMG er lovpålagt i seg selv. AMG er opprettet som organ for at Bergen kommune skal kunne ivareta sine lovpålagte plikter i oppfølging og kontroll med arbeidsmiljøet. I den sammenheng er rapportering og annet samarbeid en del av virkemidlene for å være i samsvar med lovkrav. I ettertid har vi fått melding om at rapporteringen kan skje elektronisk. Vi forutsetter da at arbeidsbyrden vil bli betydelig mindre enn først antatt. Jeg vil informere AMU om det i neste uke på vårt møte som finner sted onsdag 2.september. For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 5. 2

3 AMU for byrådsavdeling for helse og omsorg AMU behandlet bestillingen i sak og vedtok enstemmig følgende: 1. AMU-BHO gir sin tilslutning til hovedelementene i organisering av verneombudstjenesten i BHO, herunder beskrivelsene av resultatenhetsverneombudets og etatshovedverneombudets funksjoner og oppgaver som beskrevet i arbeidsgruppens forslag. 2. Med hjemmel i 3-1 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning deler AMU inn byrådsavdelings arbeidsplasser i verneområder på den måten som administrasjonen har foreslått i saken. Verneområder skal løpende vurderes. Eventuelle behov for endringer i inndelingen fremmes vanlig tjenestevei til AMU for behandling. For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 6. AMU for Bergen Vann KF AMU behandlet bestillingen i 3 saker og vedtok enstemmig følgende: Organisering av vernetjenesten i Bergen Kommune HAMU sak 23/14. Vedtak: Saken tas til orientering Forslag til beskrivelse av ny verneorganisasjon i Bergen Vann KF Vedtak: Beskrivelse av ny verneorganisasjon vedtas, med følgende bemerkninger: Det oppnevnes 4 representanter fra arbeidsgiver/arbeidstaker. Ved valg til AMU og verneombud følges bystyreperioden, men tiltrer fra årsskiftet. Saker tas direkte til AMU og skal meldes inn 2 uker før oppsatt møte. Vurdering av HVO og VO ressurser ved Bergen Vann KF Vedtak: AMU ved Bergen Vann godkjenner forslag til avsatt tid for HVO og VO, med følgende bemerkning: Tidsforbruk tas opp til evaluering i første AMU i Arbeidsgiver og HVO rapporterer tilbake på hvordan ordningen med estimert tid har fungert på det enkelte verneområdet for å avklare om ordningen fungerer hensiktsmessig. Tid som går med til vernearbeid og som ikke er jobbrelatert skal føres i Agresso, prosjekt ADM, art 22 (HMS). Organisering og planlegging av den avtalte tid til vernearbeidet skal gjennomføres i samarbeid mellom arbeidsgiver og verneombud. For utfyllende saksinformasjon til sak «Forslag til beskrivelse av ny verneorganisasjon i Bergen Vann KF, se vedlegg 7. AMU for Bergen brannvesen Bergen brannvesen v/avdelingsleder Trond Knoop melder i notat d følgende tilbake på bestillingen: 1) Bergen brannvesen har gjennomført nødvendige prosesser for å gjøre kjent innholdet i sak 23/14. Det ble orientert om saken i AMU 12. mars Verneorganisasjonen i Bergen brannvesen er i tråd med den «standard» oppbygning som beskrives. Videre er AMU kjent med hvilke fullmakter som er delegert fra HAMU, og hvilke krav som stilles når det gjelder rapportering generelt og kravet til årsrapport spesielt. 3

4 2) Organiseringen av vernetjenesten i Bergen brannvesen har i forbindelse med saken vært diskutert med etatens hovedverneombud. Konklusjonen er at dagens modell er hensiktsmessig, tilstrekkelig og funksjonell. Basert på dette er det ikke behov for tillegg eller endringer i verneorganisasjonen. AMU for Bergen og Omland Havnevesen AMU behandlet bestillingen i sak og følgende er tilført protokollen: Eli K. Reigstad gikk gjennom rapporten hun har laget på oppfordring fra Bergen kommune, som beskriver BOH sin organisering av verneorganisasjonen. Det var ingen merknader til rapporten og AMU sluttet seg til den. For utfyllende saksinformasjon, se vedlegg 8. Forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalgenes oppfølging av HAMU-sak 23/14 tas til orientering. Ove Foldnes kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-direktør Dato: 17. september 2015 Henry Berg - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 8 vedlegg Tilbakemeldinger fra AMU 4

5 Vedlegg 1 AMU for BFEE og BLED Dato: 10. mars 2015 Administrativ sak Organisering av vernetjenesten i BFEE Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap GRHO ESARK Hva saken gjelder: HAMU har i sak 23/14 bedt byrådsavdelingene gjennomgå verneorganiseringen i egen avdeling og legge frem et forslag for AMU om organisering av vernetjenesten og bruk av ressurser til vernearbeid. Det ble i BFEE nedsatt en arbeidsgruppe med arbeidsgiverrepresentanter og verneombud fra Kemneren, IKT Drift og fra Etat for bygg og eiendom (EBE). Arbeidsgruppen har hatt 3 møter og gruppen legger frem forslaget som fremkommer i denne saken. Forslag til vedtak: 1. AMU gir sin tilslutning til forslåtte organisering av vernetjenesten i BFEE. 2. Hovedverneombudet er fristilt 3 dager pr. uke for å utøve sin rolle i verneorganisasjonen. 3. BFEE får sitt eget Arbeidsmiljøutvalg. Grete Holen - leder Ove Foldnes - kommunaldirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 5

6 Saksutredning: Arbeidsgruppen har gjennomgått vedtatt standard verneorganisering som består av ledende hovedverneombud, hovedverneombud og verneombud. Ledende hovedverneombud har en konsernfunksjon og vil ikke bli omtalt nærmere i denne saken. I BFEE har vi ett hovedverneombud og 25 verneombud. Hovedverneombudet kommer i dag fra EBE og er fristilt fra sine «vanlige» arbeidsoppgaver 3 dager pr. uke for å ivareta vervet som HVO. Det er stilt et kontor til disposisjon. Han opplever at det er utfordrende å få nok tid til å utøve sitt verv, men er foreløpig ny i rollen og forventer at dette skal bedre seg etter hvert. HVO er de ansatte sin representant i AMU og skal koordinere gruppen av VO i BFEE og bidra til å styrke kompetanse, samhandling og aktiviteter på arbeidsmiljøområdet. HVO skal gjennomføre minst 4 møter årlig med VO og holde oversikt over dem og oppdatere AMU ved endringer. Bergen kommune har vedtatt at det skal opprettes arbeidsmiljøgrupper på resultatenhetsnivå som et samarbeidsorgan på arbeidsmiljøspørsmål. BFEE har 7 (blir 8) resultatenheter som alle har AMG. Vi har i vår byrådsavdeling i tillegg noen store seksjoner som har egne AMG`er, det er IKT Konsern, Innkjøp og et felles for HR/Økonomi. I AMG sitter som et minimum verneombud og resultatenhetsleder. AMG rapporterer til AMU. BFEE har noen store resultatenheter hvor det er flere VO. Arbeidsgruppen ønsker at ett av verneombudene skal ha en representativt funksjon, det vil si være VO i AMG. I forkant av møtene må denne funksjonen innhente saker fra de andre VO og tilbakerapportere fra AMG møter. Utover dette er det representativt verneombudet kun VO på eget arbeidssted. 6

7 Hovedverneombud AMG VO AMG VO VO VO VO VO VO Verneorganisering i BFEE HVO samhandler med leder i byrådsavdelingen, dvs kommunaldirektør, AMG VO samhandler med resultatenhetsleder i AMG og for øvrig som de andre VO, med sin nærmeste leder i eget verneområde. AMG skal årlig levere årsrapport til AMU hvor det fremgår hvilke type og antall saker som har vært til behandling, planer for gruppens arbeid og antall møter gruppen har hatt. AMU skal på tilsvarende måte en gang i året rapportere til HAMU. BFEE har felles AMU med BLED. Arbeidsgruppen vil anbefale at BFEE får sitt eget AMU og at BLED slår seg sammen med Brannvesenets AMU. BFEE har etter overføringen av Byggvedlikehold fått en ny gruppe arbeidstakere og mange flere ansatte. Mye av HMS arbeidet skal planlegges og gjennomføres pr. byrådsavdeling og vi finner det derfor hensiktsmessig at AMU følger samme struktur. 7

8 Vedlegg 2 AMUSBO 6/15 Arbeidsmiljøutvalg BSBO Organisering av vernetjenesten, sak 23/14 i HAMU STBO ESARK Hva saken gjelder: Saken gjelder organisering av vernetjenesten. BSBO har nedsatt en arbeidsgruppe som har utarbeidet anbefaling og alternative forslag til organisering av vernetjenesten innen BSBO. Forslag til vedtak: 4. AMU vedtar alternativ som modell for organisering av vernetjenesten i BSBO. 5. Evaluering av modellen og organisering av vernetjenesten settes opp som sak i første AMU Dato: 12. mars 2015 Magne Ervik kommunaldirektør Stine Borge saksbehandler 8

9 Saksutredning: Det vises til sak 23/14 fra HAMU og sak 19/14 i AMU den , der det ble lagt føringer for byrådsavdelingene med tanke på å nedsette arbeidsgrupper som skulle utarbeide forslag/anbefalinger til en organisasjonsstruktur av vernetjenesten for sitt respektive område. HAMU nedsatte en partssammensatt gruppe som skulle foreslå ny organisering av vernetjenesten. Følgende organisering ble anbefalt fra arbeidsgruppen, samtidig som det ble foreslått at byrådsavdelingenes enkelte AMU selv burde bestemme organisering ut over modellen som er gjengitt under. Det ble anbefalt følgende prinsipper for arbeidet med organisering av vernetjenesten (utdrag fra arbeidsgruppens konklusjoner i HAMU sak 23/14): Byrådsavdelingen organiserer egen vernetjeneste basert på grunnmodell. Kommunaldirektøren og AMU realitetsdrøfter hvor mange personalressurser som er nødvendig for å fylle «HVO-funksjonen» i gjeldende byrådsavdeling. Det skilles mellom frikjøp av ressurser og funksjonen tillagt innenfor ordinært arbeid. Arbeidsgruppen for BSBO har bestått av Svein Vinnes (arbeidsgiver), Laine Aadland (arbeidsgiver), Håkon Tingvatn (arbeidsgiver), Stine Borge (arbeidsgiver), Conny Lamberg (tillitsvalgt), Jostein Storsæter (tillitsvalgt), Carjet Demir (tillitsvalgt) og May Britt Kindem (HVO). Det har vært avholdt fire arbeidsgruppemøter, hvor ulike modeller og alternativer til organisasjon av vernetjenesten har blitt drøftet. Arbeidsgruppen har også tatt med Byrådsavdeling for Helse og omsorg sin arbeidsgruppes anbefalte organiseringsforslag i sine vurderinger. Forkortelser: AML: Arbeidsmiljøloven HVO: Hovedverneombud EHVO: Etatshovedverneombud EVO: Etatsverneombud REVO: Resultatenhetsverneombud VO: Verneombud 9

10 Følgende modeller har vært til vurdering i arbeidsgruppen: Alternativ 1: HVO BSBO (Hovedverneombud) VO (verneombud) Modellen baserer seg på arbeidsmiljøloven og HAMU sak 23/14 sine utgangspunkt, hvor det settes av «nødvendig tid» for at verneombudene skal ha anledning «til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte» jf. aml. 6-5 (2). Det positive med en slik modell er at man har et Hovedverneombud som er ansvarlig for å koordinere verneombudene for samtlige tjenester i byrådsavdelingen. På denne måten vil aktuelle saker samles hos en person, noe som øker HVO sin kompetanse og kunnskap om saker innad i vernetjenesten. HVO i BSBO mener at en slik modell er for krevende dersom man skal ha et HVO som koordinerende ledd for samtlige verneombud i Byrådsavdelingen uten frikjøp. Arbeidsfeltet er stort og omfattende og er særdeles krevende innenfor 100 % stilling for et enkelt HVO alene når man tar utgangspunkt i «nødvendig tid». Det var enighet i arbeidsgruppen om at en slik modell, basert på «nødvendig tid», er krevende for HVO å koordinere alene sett i forhold til byrådsavdelingens størrelse og tjenestenes behov. 10

11 Alternativ 2: HVO (Hovedverneombud) REVO (Resultatenhetsverneombud) VO (Verneombud) Alternativ modell nr. 2 baserer seg på en verneorganisasjon hvor man har resultatenhetsverneombud (REVO) som koordinerende ledd mellom HVO og verneombud (VO). Det positive med en slik organisering er at REVO er tiltenkt en rolle som har til hensikt å koordinere vernetjenesten i resultatenheten. På denne måten vil REVO bidra til at HVO i større grad kan fokusere på å koordinere resultatenhetene sitt vernearbeid på et overordnet nivå. I tillegg vil REVO sitte i lokale AMG og koordinere vernetjenesten på resultatenhetsnivå. Ulempen med modellen er at det fortsatt er krevende for HVO å holde oversikt over sine koordineringsoppgaver mot REVO og VO. Det var enighet i arbeidsgruppen om at en slik modell, basert på «nødvendig tid», er krevende for HVO å koordinere alene sett i forhold til byrådsavdelingens størrelse og tjenestenes behov. 11

12 Alternativ 3: HVO EHVO Sosiale tjenester EHVO Psykisk helse VO Grønn VO Bolig VO Byrådsavdelingen REVO/VO REVO/VO Alternativ 3 er utledet fra forslaget til arbeidsgruppen for organisering av vernetjenesten i BHO. Det som er spesielt med denne modellen er at det etableres to etatshovedverneombud, som skal være et koordinerende ledd fra etatsnivå opp mot hovedverneombudet for byrådsavdelingen. Avgjørende for arbeidsoppgavene vil derfor være benevnelsen, ved at det påhviler et etatshovedverneombud flere arbeidsoppgaver enn henholdsvis REVO og VO. Fordelen med modellen er at man i større grad får en sektorspesifikk inndeling av hovedverneombudene. Etatshovedverneombudene skal avlaste HVO sin funksjon og sikre at bare relevante saker tas opp til byrådsavdelingens hovedverneombud. Denne modellen er vurdert som aktuell dersom vernetjenesten skal basere seg på å sette av «nødvendig tid» til vernearbeidet. Ulempen med modellen er at flere hovedverneombud skaper flere koordinerende ledd og vil også kreve betydelige ressurser selv ved bruk av «nødvendig tid». 12

13 Alternativ 4: HVO (Hovedverneombud) EVO (Etatsverneombud) REVO (Resultatenhetsverneombud) VO (Verneombud) Til forskjell fra alternativ 3, har man her etatsverneombud, ikke etatshovedverneombud. Etatsverneombudet har samme fullmakter som REVO og VO, hvor EVO er tiltenkt en koordineringsfunksjon, uten de tilleggsfullmaktene som ligger til hovedverneombudet. Tanken med denne modellen er at fordeling av koordineringsfunksjonen deles mellom HVO og EVO. Denne modellen ble av arbeidsgruppen vurdert som et dårligere alternativ enn alternativ 3, da koordinerende ledd, EVO, ikke har klart definerte roller i lovverket. Det kan skape forvirring og upresise roller dersom verneorganisasjonen skal bestå av tre ulike koordinerende ledd verneombud. 13

14 Alternativ 5: HVO Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing. (Inntil 100 % frikjøp) REVO/VO REVO/VO REVO/VO REVO/VO REVO/VO REVO/VO Siste alternative modell er basert på alternativ 2, men med den viktige forskjellen at hovedverneombudet her vil bli frikjøpt med inntil 100 %. Etter arbeidsgruppens syn er frikjøp en måte å organisere vervet som HVO på en måte som gir forutsigbarhet for hovedverneombudet og enheten hovedverneombudet er tilsatt i. Det vil alltid være et samsvar mellom «nødvendig tid» og behov for frikjøp. Utgangspunktet for behovet for frikjøp må således bygge på vernetjenestens vurdering av hva som er behovet for å utføre vervet som hovedverneombud i Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing. Arbeidstidsordningen for den som velges som hovedverneombud i Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing kan være et element i vurdering av hvorvidt det er mulig å bruke «nødvendig tid» eller om man bør velge en frikjøpsordning. Bergen kommune har stort fokus på systematisk HMS-arbeid og krav som følger av arbeidsmiljøloven. Hovedverneombudet har således en sentral rolle i dette arbeidet og en ser at i den fasen byrådsavdelingen er nå med et stort fokus på blant annet risikovurderinger, vil det kreve en betydelig ressursinnsats å koordinere vernetjenesten. Arbeidsgruppen er innforstått med at hovedverneombudet pr. dags dato, bruker et betydelig antall timer på å koordinere vernetjenesten og således anvendes det allerede betydelige ressurser på HVO. Positive sider med en slik modell er at det skaper forutsigbarhet for hovedverneombudet og tjenestene gjennom at frikjøpet avklarer rammene rundt vervet som hovedverneombud. En annen positiv side er at man får en person som koordinerer vernetjenesten og dermed reduserer behovet for flere koordinerende ledd i vernetjenesten. Arbeidsgruppen mener at dette alternativet er det beste alternativet for organiseringen av vernetjenesten slik byrådsavdelingens behov fremstår i dag. I tillegg kan frikjøp medføre at det blir lettere å få ansatte til å påta seg vervet som hovedverneombud, noe som har vært en betydelig utfordring tidligere. Ulempen med en slik modell er at den er sårbar da man blir personavhengig, eksempelvis ved fravær. 14

15 Verneombudenes rolle: Hovedverneombud Det følger av aml. 6-1 (3) at dersom en virksomhet har mer enn et verneombud skal det velges minst ett hovedverneombud som skal ha ansvar for å samordne verneombudets virksomhet. «Hovedverneombudet skal velges blant verneombudene eller andre som har eller har hatt tillitsverv ved virksomheten» jf. aml. 6-1 (3) andre setning. I henhold til Bergen kommunes HMS-instruks skal arbeidsgiver involvere hovedverneombudet i byggesøknader som skal leveres til Arbeidstilsynet etter aml Hovedverneombudet skal i følge rutinene levere en uttalelse som skal legges ved søknaden. Hovedoppgaven for HVO er i følge aml. å samordne verneombudenes virksomhet. HVO skal ikke involveres i enkeltsaker. Det er det lokale verneombud som har ansvaret i disse tilfellene. For øvrig følger hovedverneombudets arbeidsoppgaver av aml Arbeidsoppgaver/aktiviteter tiltenkt HVO i følge HAMU sak 23/14: Trinn Ansvarlig Aktivitet Mål nr. 1. HVO Sørge for valg av VO/REVO på enhetene Kontinuitet og påse at det gjennomføres opplæring. 2. Ledelse/HVO Nytt HVO skal sammen med sin nærmeste leder møtes for å avklare samhandling og ressursbruk i sin byrådsavdeling. Avtale skrives ned, signeres og arkiveres. 3. HVO HVO presenterer avtalen i AMU for å orientere om avtalens innhold. 4. HVO Gjennomføre minst 4 møter årlig med VO/REVO. Oppdeling av VO-gruppen gjøres i samråd med ledelsen og AMU for å finne en gjennomførbar ordning. Å koordinere VO-gruppen og bidra til å styre kompetanse, samhandling og aktivitet. 5. HVO Føre lister over verneombud og holde seg oppdatert ved endringer. 6. HVO Sende ut informasjon, kursinvitasjoner m.m. på e-post til VO. Resultatenhetsverneombud (REVO) Valg av REVO vil være aktuelt hvor man har flere verneombud innenfor samme resultatenhet og hvor det er behov for å samordne disse ressursene. REVO velges blant verneombudene og skal være representert i enhetens AMG. Resultatenhetsverneombudets oppgave er å koordinere verneombudene i resultatenheten, eksempelvis ved den årlige vernerunden. Verneombud Samtlige virksomheter som faller inn under arbeidsmiljølovens bestemmelser er pliktig til å velge verneombud jf. aml. 6-1 (1). Verneombudenes oppgaver følger av aml Det følger av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-4 at verneombudene velges for to år av gangen. Det er det enkelte verneombud som følger opp saker innenfor sitt verneområde. Koordinerende ledd som REVO og HVO inntrer først dersom en sak gjelder flere verneområder. Oppsummering og konklusjon: Arbeidsgruppen anbefaler at vernetjenesten i Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing organiseres i henhold til alternativ 5. 15

16 Vedlegg 3 AMU for BKNI 11/15 Organisering av vernetjenesten i BKNI BJOA ESARK Hva saken gjelder: HAMU (Hovedarbeidsmiljøutvalget) har i sak 23/14 vedtatt standard oppbygging av verneorganisasjonen i byrådsavdelingene. Standard organisering fra er HVO (hovedverneombud) og VO (verneombud). Det er vedtatt egne prosedyrer for disse funksjonene. Ordningen med REVO (resultatenhetsverneombud) er definert utenfor standard oppbygging, men AMU i byrådsavdelingene er gitt fullmakt til å vedta REVO som et tillegg i verneorganisasjonen. REVOs funksjoner skal i så fall beskrives med mål, mandat og ressurser. AMU vedtok i sak 6/15 at «HVO og kommunaldirektør bes om å nedsette en arbeidsgruppe med mandat til å legge frem forslag til organisering av vernetjenesten i BKNI i neste møte i AMU.» Arbeidsgruppen, som har hatt ett møte, har bestått av HVO Marit Haugland, biblioteksjef Leikny Indergaard og rådgiver Bjarne Aagaard. Arbeidsgruppen har særlig vurdert organiseringen av vernetjenesten i de fire største resultatenhetene. I disse enhetene er det mulig å organisere vernearbeidet etter ulike modeller. Ved tre av enhetene synes det ønskelig å videreføre dagens organisering: - Bergen kulturskole har fem VO. Disse representerer ulike fag, men ansatte kan velge fritt hvilket VO de vil kontakte. - Bergen Byarkiv har to VO. Ett av disse har ansvar for Sentralarkivet, det andre for øvrige anlegg. - Bergen Offentlige Bibliotek har ett VO. Filialene er for små til at det er hensiktsmessig å ha desentraliserte VO. Takket være generelt god kontakt mellom filialer/avdelinger, er det mulig for VO å være tilstrekkelig kjent for de ansatte og selv ha tilstrekkelig oversikt over organisasjonen. Idrettsservice har flere VO med ansvar for hhv. administrasjonen, FIKS, bad- og isanlegg, inneanlegg og uteanlegg. I tillegg har Idrettsservice, som den eneste enheten i BKNI, hatt REVO. HAMU gjør oppmerksom på at REVO bare skal fungere som et koordinerende ledd mellom VO og HVO. REVO kan ikke agere som VO iht. bestemmelser i arbeidsmiljøloven. Dette er forbeholdt VO og HVO. REVOs rolle vil primært være å legge til rette for HVOs funksjon. Et alternativ til REVO kan være at VOene seg i mellom velger en VO til å sitte i AMG og ha visse koordinatorfunksjoner. Arbeidsgruppen anbefaler sistnevnte løsning og har lagt saken frem for resultatenhetsleder. Han og REVO deler synspunktet om at REVO bør avvikles. De vil orientere organisasjonen om at dette skal være en styrking av VO-funksjonen, og ikke en svekkelse. Idrettsservice tar sikte på å etablere flere faste møtepunkter for VO-gruppen. 16

17 Forslag til vedtak: Vedlagte verneorganisasjon vedtas for BKNI. Organiseringen er i samsvar med standard oppbygging vedtatt av HAMU, uten tilleggsfunksjon som resultatenhetsverneombud. Dato: 21. mai 2015 Bjarne Ørnulfson Aagaard - saksbehandler Bodil Bye Stavang - administrasjonssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1. Verneorganisasjon for BKNI pr. mai Verneombud i BKNI pr. mai

18 Vedlegg 4 AMUBBKM 4 /15 Arbeidsmiljøutvalget Byutvikling, klima og miljø Oppfølging av HAMU sak 23/14 - organisering av vernetjenesten KAKL ESARK Hva saken gjelder: Det vises til HAMU sak 23/14 organisering av verneorganisasjonen i Bergen kommune. HAMU har i saken vedtatt prosedyrer for samhandling i verneorganisasjonen. Det er i henhold til lovkrav gitt formelle fullmakter til byrådsavdelingens AMU til å ivareta arbeidsmiljøet i egen enhet. Det er videre gitt retningslinjer for saksarbeid, rapportering og organisering for AMU sitt arbeid. HAMU har i saken vedtatt at verneorganisasjonens standard oppbygging er hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO). Det betyr at ordningen med resultatenhets-verneombud (RE-VO) og etats-vo opphører som standard fra I saken vektlegges byrådsavdelingenes fullmakt til selv å vedta tillegg i denne organiseringen. AMU skal behandle sak der vurderingen av tillegg i verneorganisasjonen tas opp. Tilleggsfunksjoner skal beskrives med mål, mandat og ressurser. Alle endringer i verneorganisasjonen skal vedtas av AMU. Arbeidsmiljøloven og forskriftene er klare på at: a)arbeidsgiver skal sørge for en tilfredsstillende verneorganisasjon iht. utfordringen i arbeidsmiljøet. HVO skal koordinere VO i sin byrådsavdeling. Konsekvensen av en modell med HVO og VO er at AMU også bør gjøre en vurdering av byrådsavdelingens ressurser tildelt HVO funksjonen og organiseringen av disse for å sikre en tilfredsstillende verneorganisasjon i samsvar med lovkrav. Dette vil henge sammen med enhets eventuelle tillegg til standard verneorganisasjon.. b)vernetjenesten selv skal estimere behov for tid til vernearbeidet. Verneombudet / Hovedverneombudet har rett til selv å beskrive behov for tid til vernearbeidet. Dette bør nedfelles i en enkel oversikt der oppgaver og tidsbruk er beskrevet. Organisering og planlegging av den avtalte tid til vernearbeidet skal gjennomføres i samarbeid mellom arbeidsgiver og verneombud. En skal tilstrebe gode dialoger og felles fokus på arbeidsmiljø. HAMU ber således byrådsavdelingene om gjennomføre to oppfølginger knyttet til HAMU sak 23/14. Oppfølging 1 Gjennomføre nødvendige prosesser for å gjøre kjent innholdet i sak 23/14. HAMU ber om at det settes opp sak til AMU der en gjennomgår sak 23/14 og konsekvenser av denne. HAMU ber om skriftlig tilbakemelding på at byrådsavdelingene har gjennomgått saken innen 1. kvartal

19 Oppfølging 2 Gjennomføre nødvendige prosesser for å gjennomgå organiseringen av vernetjenesten i egen byrådsavdeling/foretak Vurdering av behov for eventuelt tillegg i verneorganiseringen Vurdering av HVO ressurser basert på HVO sine oppgaver iht. Arbeidsmiljøloven og «Prosedyre for HVO i Bergen kommune» HAMU ber om at det settes opp sak til AMU der en vurderer egen verneorganisasjon med tanke på samsvar med lovkrav. En ber særlig om en grundig gjennomgang av Hovedverneombudsressursen. HAMU ber om skriftlig tilbakemelding på at byrådsavdelingene har gjennomgått saken innen 1. kvartal Ressurser Strategisk HMS rådgiver står til disposisjon for administrasjonssjefene, verneombud og AMU. På dette grunnlag ble det avholdt møte den 12. februar 2015 mellom Verneorganisasjonen ved HVO Evelyn Engen, administrasjonssjef Katrine Klæboe og HR-rådgiver Tone Hermanrud. Hensikten med møte var bl.a. å klarlegge verneorganisasjonens behov for tid og ressurser til vernearbeidet. HVO Evelyn Engen gav uttrykk for at det ikke er behov for frikjøp slik situasjonen er i dag. HVO har i møte med etatsleder blitt enige om at hun får nødvendig tid til å utøve vervet som HVO. Skulle situasjonen endre seg, vil dette bli tatt opp. Dialogen og samarbeidet mellom partene er god, og vernetjenesten fungerer fint. Det er ikke inngått en skriftlig avtale, men om dette kreves, kan det gjøres. HVO vil vurdere behovet for en bærbar pc i sitt arbeid som HVO og vil ta kontakt med administrasjonssjefen om hun ser at dette kan være til hjelp. På møtet 13. februar ble det også tilbudt HVO bistand i å ivareta VO. Det er et ønske om å gjennomføre minst fire årlige møter med VO. Det ble derfor avtalt møte med VO tirsdag fra kl. 13:15 15:00, der HR-rådgiver bistår med innkalling og tilrettelegging av møtet for HVO. Arbeidsgiver bistår også i å fremskaffe oppdaterte lister over VO-gruppen i BBKM. Forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget for Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø tar saken til orientering. Skulle situasjonen endre seg, ber Arbeidsmiljøutvalget om å bli orientert. Dato: 6. mars 2015 Katrine Klæboe Administrasjonssjef 19

20 Vedlegg 5 AMU for BBS BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Intern korrespondanse Saksnr.: Saksbehandler: KOVR Emnekode: ESARK-0782 Til: Fra: Finans - HR-seksjonen v/ Henry Berg Administrasjonssjef Kari Øvrebø Dato: 28. august 2015 Oppfølging av HAMU sak 23/14 - Organisering av verneorganisasjonen Vi viser til skriv vedr. oppfølging av ovennevnte sak. BBS sitt Arbeidsmiljøutvalg hadde saken til behandling i desember 2014, sak Organisering av vernetjenesten i Bergen kommune. AMU sine medlemmer var på møtet kritisk til at arbeidsmiljøgruppene ved alle våre enheter, totalt 170 stk., skal rapportere AMU. Opprettelsen av AMG grupper er ikke lovpålagt og det er derfor ikke noe krav til rapportering i lovverket. At AMU summarisk får seg forelagt 170 årsrapporter har liten hensikt. Vi mener at styringen innen HMS feltet må følge de vanlige styrings- og rapporteringslinjer på linje med dagens eksisterende internkontroll der oppfølgingsansvaret for alle våre resultatenheter ligger hos områdelederne og seksjonsleder for spesialpedagogiske tjenester. Når det gjelder organisering av vernetjenesten i BBS har vi ikke behov for å gjøre endringer i denne. Vi har pr. i dag 1,4 stillinger frikjøpt til formålet og det fungerer meget bra. På møte i desember fattet Arbeidsmiljøutvalget følgende vedtak: 1) Arbeidsmiljøutvalget tar sak vedr. organisering av vernetjenesten i Bergen kommune til orientering. 2) Administrasjonen undersøker om det er lovpålagt at AMG gruppene skal rapportere til arbeidsmiljøutvalget. 3) Administrasjonen kommer tilbake med ny sak i løpet av våren. Saken ble fulgt opp på møte 19.februar-15, sak 7-15 vedr. oppnevnelse av AMG-grupper. Følgende er hentet fra protokollen: Administrasjonen redegjorde for oppnevnelsen av AMG-grupper og kunne opplyse om at ingenting rundt organisering av AMG er lovpålagt i seg selv. AMG er opprettet som organ for at Bergen kommune skal kunne ivareta sine lovpålagte plikter i oppfølging og kontroll med arbeidsmiljø. I den sammenheng er rapportering og annet samarbeid en del av virkemidlene for å være i samsvar med lovkrav. I ettertid har vi fått melding om at rapporteringen kan skje elektronisk. Vi forutsetter da at arbeidsbyrden vil bli betydelig mindre enn først antatt. Jeg vil informere AMU om det i neste uke på vårt møte som finner sted onsdag 2.september. Kari Øvrebø, administrasjonssjef 20

21 Vedlegg 6 /15 Arbeidsmiljøutvalg for Byrådsavd. for helse og omsorg Oppfølging av HAMU - sak 23/14: Organisering av verneombudstjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg ALSC ESARK Hva saken gjelder: Saken gjelder oppfølging av HAMU- sak 23/14 Organisering av verneorganisasjonen. BHO har mottatt skriv, datert , fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap v/ HMS-rådgiver Svein Denne saken gjelder oppfølging 2 der AMU skal gjennomføre nødvendige prosesser for å gjennomgå organiseringen av vernetjenesten i egen byrådsavdeling. HAMU har i sak 23/14 vedtatt at verneorganisasjonens standard oppbygging er hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO). Det betyr at ordningen med resultatsenhetsverneombud (REVO) og etatsverneombud opphører som standard fra I saken vektlegges byrådsavdelingens fullmakt til selv å vedta tillegg til standardmodellen. HAMU ber om skriftlig tilbakemelding om byrådsavdelingenes gjennomgang saken innen 1. kvartal Forslag til vedtak: 1. AMU-BHO gir sin tilslutning til hovedelementene i organisering av verneombudstjenesten i BHO, herunder beskrivelsene av resultatenhetsverneombudets og etatshovedverneombudets funksjoner og oppgaver som beskrevet i arbeidsgruppens forslag. 2. Utvalget er enig i at det bør besluttes en endret fordeling av den frikjøpte tid til den samlede hovedverneombudvirksomheten i byrådsavdelingen basert på den nye modellen. 3. Med hjemmel i 3-1 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning deler AMU inn byrådsavdelings arbeidsplasser i verneområder på den måten som administrasjonen har foreslått i saken. Verneområder skal løpende vurderes. Eventuelle behov for endringer i inndelingen fremmes vanlig tjenestevei til AMU for behandling. Dato: 27. februar 2015 Nina Mevold kommunaldirektør Vedlegg: BFEE: Oppfølging av HAMU-sak 23/14- Organisering av verneorganisasjonen BK-DOK: Prosedyre L-HVO og HVO Vernetjenesten i Bergen kommune og vervet som HVO Organisering av verneombudstjenesten i Byrådsavdeling for helse og omsorg. Forslag fra partssammensatt arbeidsgruppe nedsatt av AMU-BHO i møte

22 Saksutredning: Sak om organisering av vernetjenesten i Bergen kommune ble behandlet av HAMU i møte , sak Det ble fattet følgende enstemmige vedtak: 1. HAMU godkjenner at følgende prosedyrer og maler iverksettes m.v.f Prosedyre: HAMU/AMU i Bergen kommune - fullmakter Prosedyre: Saksprosesser Prosedyre: HVO i Bergen kommune MAL: HAMU årsrapport MAL: AMU årsrapport til HAMU MAL: AMG årsrapport til AMU 2. Organisering av vernetjenesten utover grunnleggende modell, som beskrevet i arbeidsgruppens forslag, besluttes av byrådsavdelingens AMU. 3. AMU gis frist til med å redegjøre for hvordan HVO/VO-tjenesten blir organisert på den enkelte byrådsavdeling. I AMU- BHO s s møte ble det vist til HAMU-saken om organisering av vernetjenesten i Bergen kommune. AMU ble av kommunaldirektøren bedt om å igangsette en diskusjon om hvordan den skulle følges opp i egen byrådsavdeling. AMU ble orientert om HAMU s vedtak i selve møtet. AMU fattet følgende vedtak i sak 16-14: 1 Det nedsettes en arbeidsgruppe som på bakgrunn av HAMU sak om organisering av vernetjenesten i Bergen kommune, skal foreslå lokale løsninger i BHO for organisering av vernetjenesten/verneombudsordningen/amu som er i tråd med måten selve byrådsavdelingen er organisert på og i samsvar med vedtak fra HAMU. 2 Gruppen skal bestå av tre fra arbeidsgiversiden, to fra vernetjenesten inkludert hovedverneombud og en representant fra arbeidstakerorganisasjonene. 3 Gruppen avleverer sitt forslag innen utløpet av uke 2/2015 Vedlagt følger arbeidsgruppens forslag til organisering av verneombudstjenesten i BHO. 1. Hovedelementene i byrådsavdelingens verneombudstjeneste Struktur Verneombudstjenesten skal følge linjeorganisasjonen Antall verneområder bestemmes konkret ut fra de faktorene som er nevnt i arbeidsmiljølovens 6-1(2). Ordningen med resultatsenhetsverneombud (REVO) opprettholdes. For resultatenheter med bare ett verneombud, er verneombudet også REVO. For resultatenheter med flere verneombud utpekes REVO av og blant de valgte verneombudene i resultatenheten. REVO s hovedoppgave er å samordne verneombudenes virksomhet i resultatenheten. REVO representerer vernetjenesten i arbeidsmiljøgruppen Det etableres etatshovedverneombud (EHVO) ved hver etat. Etatshovedverneombudets hovedoppgave er å samordne REVO s virksomhet. 22

23 Ett av etatshovedverneombudene utpekes/velges som hovedverneombud for BHO. HVO samordner etatshovedverneombudenes virksomhet og skal sitte i byrådsavdelingens AMU. Samarbeidsprinsipper Alle verne- og arbeidsmiljøsaker skal som hovedregel løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Dersom det ikke lar seg gjøre, skal saken med tilhørende begrunnelse løftes til et høyere nivå i linjeorganisasjonen. En velfungerende verneombudstjeneste i BHO forutsetter aktive, velskolerte og erfarne verneombud med gode arbeidsbetingelser og med respekt og anerkjennelse som linjeledelsens samarbeidspartner på alle nivåer i bydelens organisasjon Det skal være regelmessig kommunikasjon (møter) mellom verneombudstjenesten og ledelsen på alle nivåer i organisasjonen Det skal være regelmessig kommunikasjon (møter) internt i verneombudstjenestene på alle nivåer Linjens ansvar Linjen skal ta verneombudstjenesten med på råd i verne- og arbeidsmiljøsaker og sørge for at verneombudstjenesten involveres og medvirker på alle plan i endringer som har betydning for arbeidsmiljøet Linjeledelsen er ansvarlig for å tilrettelegge arbeidssituasjonen for verneombudstjenestene for at den skal få tilstrekkelig og nødvendig tid til utøvelse av tjenesten på en forsvarlig måte. Linjeledelsen skal sørge for og legge til rette for at verneombudstjenestene får utvikle sin kompetanse for å ivareta normen om aktive, velskolerte og erfarne verneombud Administrasjonen gir sin tilslutning til disse hovedelementene i organiseringen av verneombudstjenesten i BHO. 2. Beskrivelse av REVO s og etatshovedverneombudets (EHVO) funksjon og oppgaver i vernetjenesten Resultatenhetsverneombudets funksjon og oppgaver: Være bindeledd mellom verneombudene og etatshovedverneombudene Bistå verneombudene i resultatenheten Påse at det blir gjennomført vernerunder ved alle verneområder i resultatenheten Påse at resultatet fra lokale vernerunder blir lagt frem for AMG Være medlem i AMG og sørge for at verneombudene løpende informeres og involveres i AMG s arbeid. Bli enige sammen med resultatenhetsleder om hvilke saker som skal drøftes i AMG Bruke faste verneombudsmøter for å koordinere verneombudene i resultatenheten Ha regelmessig dialog med resultatenhetsleder om HMS-arbeidet i enheten REVO s samordning av verneombudenes arbeid innenfor resultatenheten gir mulighet til økt aktivitet, økt innflytelse, økt status og økt samarbeid i HMS-arbeidet i byrådsavdelingen. Etatshovedverneombudets funksjon og oppgaver: 23

24 Etatshovedverneombudet har ansvar for å samordne og stimulere resultatenhetsverneombudenes virksomhet i etaten Det gjennomføres minst 4 årlige møter med REVO Det gjennomføres faste møter med etatssjef, minimum 1 gang pr. kvartal Spørsmål som gjelder flere verneområder i etaten, skal forelegges etatshovedverneombudet. Spørsmål om hvilket verneombud en sak hører under, avgjøres av etatshovedverneombudet. For øvrig gjelder de regler i Aml som er fastsatt for verneombudet, tilsvarende for etatshovedverneombudet. Administrasjonen gir også disse funksjons- og oppgavebeskrivelsene sin tilslutning. 3. Ressurser til hovedverneombudsvirksomheten Arbeidsgruppen har ikke sammen foretatt en vurdering og forslag til fordeling av tidsressurser til hovedverneombudsvirksomheten i BHO basert forslag til ny organisasjonsmodell. Om dette saksforholdet har arbeidsgiversiden i gruppen bemerket: «Arbeidsgiversiden vil på sin side bemerke at nødvendig tid til å utføre vervet som etatshovedverneombud kan uføres både innenfor den alminnelige arbeidstid eller frikjøpt tid etter en konkret vurdering. I utgangspunktet skal etatsjefen og etatshovedverneombudet sikre at etatshovedverneombudet får nødvendig tid til å utføre vervet innenfor den alminnelige arbeidstid. Begge parter skal vurdere hvilke eventuelle konsekvenser vervet får for etatshovedverneombudets ordinære oppgaver og vurdere konkrete løsninger. Det bør skilles mellom arbeid av mer rutinepreget karakter og arbeid i akutte situasjoner. Det skal bl.a. avsettes tid til regelmessige faste møter mellom etatssjef og etatshovedverneombudet og mellom etatshovedverneombud og REVO for å koordinere verneinnsatsen. I utgangspunktet er det etatshovedverneombudet som selv avgjør hva som er nødvendig tid. I Ot.prp. nr. 3 ( ) i merknad til 29, uttalte departementet følgende om dette: «Paragrafens nr. 3 fastsetter at verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal få den nødvendige tid til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Det forutsettes at disse personene i utgangspunktet selv må vurdere hvor mye tid som er nødvendig, men at det må kunne treffes nærmere avtale om dette innenfor den enkelte virksomhet. Oppstår det eventuell uenighet mellom etatssjef og etatshovedverneombud for hva som er «nødvendig tid», kan spørsmålet forelegges kommunaldirektøren og AMU. I dag er det avsatt 1,4 årsverk frikjøpt tid til å utføre vervene til to hovedverneombud i BHO. Omorganisering av hovedverneombudsvirksomheten bør få konsekvenser for allokeringen av frikjøpte tidsressurser mellom HVO for BHO og etatshovedverneombudene. Kommunaldirektøren bør ta standpunkt til dette. Både med tanke på etatenes størrelse og arbeidsmiljøutfordringene synes det rimelig at frikjøpte ressurser allokeres til etatshovedverneombudene for Etat for alders- og sykehjem, Etat for tjenester til utviklingshemmede og Etat for hjemmebaserte tjenester. Det anbefales at den frikjøpte tid fortsatt finansieres og dekkes innenfor budsjettet til byrådsavdelingens administrasjon». Fagforbundet har foretatt valg av hovedverneombud for BHO for perioden basert på 1,4 årsverk frikjøpte ressurser (Eli Tysnes 80 % frikjøp og Henning Åsheim 60 % frikjøp). Administrasjonen legger til grunn at med ny organisering av hovedverneombudsvirksomheten bør det foretas en endret fordeling av den samlede frikjøpte tid. Utgiftene dekkes innenfor budsjettet til byrådsavdelingens 24

25 administrasjon. Administrasjonen ønsker først å ha en intern dialog/drøfte allokering med dagens hovedverneombud før sak om dette presenteres for AMU. 4. Inndeling av byrådsavdelingens arbeidsplasser i verneområder. Antall verneombud Et nødvendig grunnlag for arbeidsgruppens vurdering av verneombudtjenesten i BHO, var å få en total oversikt over den faktiske inndelingen i verneområder slik status er nå. Kartleggingen ble gjort etatsvis og hver resultatenhetsleder har sendt inn opplysninger ved hjelp av et skjema. Kartleggingen var nødvendig fordi det ikke foreligger vedtak i AMU som dokumenterer en godkjent inndeling i en samlet oversikt. En oversikt over inndeling i verneområder for hver etat slik områdene faktisk er avgrenset pr er vedlagt arbeidsgruppens utredning. Etter 3-1 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning er det AMU som har beslutningsmyndigheten til å bestemme inndeling av arbeidsplassene i verneområder. Det skal være ett verneombud for hvert verneområde og inndelingen skal fastsettes i tråd med faktorene i Aml 6-1 (2). Det var ikke i gruppen en felles forståelse av bestemmelsene i 6-1(1) Plikt til å velge verneombud og 6-1(2) Antall verneombud i virksomheten. Det var derfor i mange tilfeller ikke enighet i gruppen om en konkret anbefaling av verneområdeinndeling/antall verneombud i alle etatene. Det legges frem et forslag til vedtak som tar hensyn til denne uenigheten Med hjemmel i 3-1 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning foreslår administrasjonen at AMU deler inn byrådsavdelingens arbeidsplasser i verneområder på denne måten: 1. Byrådsavdelingens sentrale administrasjon og etatsadministrasjonene skal utgjøre ett verneområde 2. Etat for forvaltning: Hver resultatenhet utgjør ett verneområde. 3. Etat for helsetjenester: 1) Ergo- og fysioterapitjenesten: Hver resultatenhet skal utgjøre ett verneområde 2) Bergen legevakt: Dagens inndeling basert på yrkesgrupper godkjennes ikke. Forslag til ny inndeling basert på verneområder fremmes tjenestevei til behandling for AMU. 3) Helsevernenheten: Resultatenheten skal utgjøre ett verneområde 4) Fengselshelsetjenesten utgjør ett verneområde 4. Etat for barn og familie: 1) Barneverntjenesten skal utgjøre ett verneområde pr. resultatenhet. Unntaket er Barneverntjenesten i Bergenhus bydel som skal utgjøre ett verneområde for den ordinære barneverntjenesten og ett verneområde for arbeidsplassene tilknyttet enslige mindreårige flyktninger 2) Helsestasjons- og skolehelsetjenesten: Hver resultatenhet skal utgjøre ett verneområde 3) Barnevernvakten utgjør ett verneområde 4) Utekontakten skal utgjøre ett verneområde 5. Etat for hjemmebaserte tjenester: 1) Hver sonegruppe i resultatenheten utgjør ett verneområde. 2) Øvrige arbeidsplasser/arbeidssteder i resultatenheten kan enten omfattes av verneområdet til en av sonene eller utgjøre ett verneområde for seg. Inndelingen til Arna HSY i ett verneområde, Fana HSY i tre verneområder, Sandviken HSY i tre verneområder, 25

26 Landås HSY i tre verneområder og Solheim HSY i tre verneområder godkjennes som de er. Sentrum HSY, Fyllingsdalen HSY, Laksevåg HSY, Ytrebygda HSY og Åsane HSY fremmer forslag til inndeling tjenestevei til behandling i AMU basert på faktorene 1) og 2). 3) Enhet for hjemmehjelptjenester: Hver geografiske sone utgjør ett verneområde. 6. Etat for alders- og sykehjem 1) Gullstølen kjøkken skal utgjøre ett verneområde 2) Avd. for sykehjemsmedisin utgjør ett verneområde (basert på faglig tilhørighet) 3) Mindre og mellomstore sykehjem kan utgjøre ett verneområde. Større sykehjem, begynnende med Engensenteret, skal dele arbeidsplassen inn i flere verneområder. Sykehjem som ønsker å gjøre endringer i nåværende inndeling fremmer forslaget tjenestevei til behandling i AMU. 7. Etat for tjenester til utviklingshemmede I etaten er det 14 resultatenheter som inndelt i 101 verneområder. AMU ber resultatenhetene vurdere på nytt nåværende inndeling basert på antall ansatte, risikoforhold, arbeidets art og god nok oversikt for verneombudet, med tanke på muligheten for at ett verneområde kan bestå av flere bofellesskap/arbeidssteder Administrasjonen vil understreke at inndelingen av verneområder skal vurderes løpende. Eventuelle innsigelser eller behov for endringer fremmes vanlig tjenestevei. 26

27 Vedlegg 7 AMU for Bergen Vann KF VERNEORGANISASJONEN I BERGEN VANN KF - Bergen Vann KF følger Bergen kommune sin organisering av vernetjenesten. For utfyllende informasjon om vernetjenesten se HMS og arbeidsmiljø på intranettet: Bergen kommune har i HAMU sak 23/14 vedtatt at verneorganisasjonens standard oppbygging er hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO). Bergen Vann KF- skal ha eget arbeidsmiljøutvalg, (AMU) jfr. Arbeidsmiljøloven (AML) kap. 7, punkt 1 Verneombudet/Hovedverneombudet har rett til å selv beskrive behov for tid til vernearbeidet. Dette bør nedfelles i en enkel oversikt der oppgaver og tidsbruk er beskrevet. Organisering og planlegging av den avtalte tid til vernearbeidet skal gjennomføres i samarbeid mellom arbeidsgiver og verneombud. Arbeidsmiljøsaker som angår Bergen Vann KF behandles i det lokale arbeidsmiljøutvalget. AMU's sammensetning, oppnevning og oppnevningsperiode Det anbefales at det oppnevnes 4 representanter fra arbeidsgiversiden, og 4 representanter fra arbeidstakersiden. Arbeidsgiveren peker ut sine representanter i utvalget. Arbeidsgiveren, den som i arbeidsgiverens sted leder virksomheten skal alltid være medlem av arbeidsmiljøutvalget. Hovedverneombudet skal være en av arbeidstakernes representanter i utvalget. Hovedverneombudet representerer således alle ansatte. Verne- og helsepersonalet kan ikke velges som representanter for arbeidsgiveren eller arbeidstakerne, men de skal være representert som faste medlemmer av utvalget. For arbeidsgiversiden anbefales det at representantene (og vararepresentantene) i størst mulig grad gjenspeiler personalmassen innenfor virksomhetens viktigste tjenesteområder. Medlemmene i AMU skal ha stedfortredere. Stedfortreder for arbeidsgiver skal utpekes av denne og være fra virksomhetens øverste ledelse. Stedfortredere for arbeidstakernes representanter skal velges/utpekes jf. Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 6, punkt 4 og 5. Det anbefales videre at oppnevningsperioden følger bystyreperioden/eller ved årsskiftet. Skifte av leder mellom arbeidsgiver og arbeidstakersiden hvert år. Medlemmer av arbeidsmiljøutvalget velges for to år av gangen. Møtefrekvens AMU fastsetter selv hvor ofte det skal holde møte. Det skal minst holdes 4 møter pr. år. Dersom minst to utvalgsmedlemmer krever det, skal AMU holde møte. 27

28 Ansvar og oppgaver Det er AML 7.2 som beskriver arbeidsmiljøutvalgets ansvar og oppgaver. Arbeidsmiljøutvalget skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verneog miljøarbeidet i virksomheten, og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. Lovpålagte oppgaver for AMU: Behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjeneste. Behandle spørsmål om opplæring og instruksjon på områder som kan ha betydning for arbeidsmiljøet. Behandle planer om nye lokaler, prosesser eller ombygginger som krever samtykke fra Arbeidstilsynet. Behandle andre planer som kan ha betydning for arbeidsmiljøet, som nye maskiner, rasjonaliseringstiltak, endringer i arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak. Delta aktivt i virksomhetens helse, -miljø- og sikkerhetsarbeid. Delta i kartlegginger, utarbeidelse av handlingsplaner og gi råd i forhold til prioriteringer og tiltak. Vurdere helse- og velferdsaspekter ved arbeidstidsordninger. Gjennomgå alle rapporter om ulykker, nesten ulykker og sykdom som kan skyldes arbeidsmiljøet. Ha fokus på årsaken til hendelsen og se til at arbeidsgiver gjør det som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen. Gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater. Behandle spørsmål om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Utarbeide en årsrapport om arbeidet til HAMU. Ved uklarheter, eller manglende mulighet til å gjennomføre tiltak, brukes vanlig saksbehandling og ordinær tjenestevei. Verneombudsordningen AML kap 6. Verneombud Alle seksjonene, samt elektrogruppen skal ha sitt eget verneombud. Administrasjonen, fellestjenester og laboratoriet kan ha et felles verneombud. Valg av verneombud følger bystyreperioden, men tiltrer fra årsskiftet. Verneombudets rolle Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakerens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Alle problemer bør først søkes løst av den som best kjenner dem, for eksempel ved at den enkelte tar opp saken med sin nærmeste overordnede. Verneombud som oppdager forhold som kan medføre ulykke- eller helsefare, skal straks varsle ledelsen, og de som er utsatt for faren. Verneombudets oppgaver Om verneombudets oppgaver står det i AML 6-2 at verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. 28

29 Hovedverneombudet Bergen Vann KF- har sitt eget hovedverneombud. Hovedverneombudet har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet. Hovedverneombudet skal være medlem av arbeidsmiljøutvalget.hovedverneombud/verneombud har rett til å selv beskrive behov for tid til vernearbeidet. AMU prosesser Saker til AMU meldes inn 2 uker før oppsatt møte. Saker skal følge BK sine standarder for saksdokumenter og prosesser. Kriterier for AMU sak.: Berører foretakets overordnede arbeidsmiljø/hms Berører foretakets rutiner og dokumentasjon Overbyggende ift enheter i foretaket Saker med presedens for foretaket Summarisk-/saksrapportering fra utvalg og andre interesser Overordnet rapportering fra AMU Saksomfanget skal bestå av: Egen-initierte AMU saker Faste rapporteringer Orienteringssaker Oppfølgingssaker Innmeldte saker fra o Administrasjonen o Ansatte organisasjoner De ulike ansvarlige skal påse at det blir meldt opp saker som fyller kriteriene. Forebyggende perspektiv Saker som gjelder sykefravær/nærvær, skader og sykdom, interne/eksterne kartleggingsrapporter skal behandles av AMU. Saksbehandler/arbeidsgruppe får mandat til å vurdere materialet og gi en innstilling med forslag til vedtak i AMU. Prosessen skal avdekke eventuelle behov for oppfølging av trender og tiltak. Saksgang 1) Sakene sendes via sekretær i AMU før hvert AMU møte. AMU behandler normalt ikke saker som sendes inn etter tidsfrist (2 uker). 2) Sakene bringes inn til AMU av Bergen Vann KF, AMU eller hovedverneombud. 3) Hvilke saker som kan bringes inn for behandling fremgår av AML 7-2. Her reguleres også når AMU kan opptre som rådgivende organ og besluttende organ. Det presiseres i den forbindelse at AMU først og fremst er et samarbeidsutvalg og at en bestreber seg på å finne frem til omforente løsninger. Prosedyre AMU årsrapport (Til HAMU/Styret i BV) 1. Innledning Kort om AMUs funksjon, sammensetning og egen evaluering av funksjon. - Hvilke typer saker og antall - Fulgt opp/løst iht prosedyrer 29

30 Sakstype Antall Forebyggende arbeid Status Skadesaker Nærvær 2. Satsingsområder i langtidsplan for 20 til 20 Sakstype Antall Forebyggende arbeid Status 3. Oversikt møter og aktiviteter i AMU Sakstype Antall Forebyggende arbeid Status Møter 4. Vedlegg/Dokumentasjon Referat fra møter Saksdokumenter Rapport til AMU på sak/år Prosedyre saksprosesser arbeidsmiljøsaker i Bergen Vann KF 1) HENSIKT Prosedyre for arbeidsmiljø saksprosess beskriver hvordan rollene skal arbeide for å nå målsettinger i AML 7 og 7.2 samt interne styringsdokumenter i Bergen kommune. 2) MÅLGRUPPE Alle, særlig HVO og medlemmer i AMU samt tillitsvalgtes organisasjoner. 3) DEFINISJONER HMS: Helse- miljø og sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg (Bergen kommune) AMU: Arbeidsmiljøutvalg Bergen Vann KF AMG: Arbeidsmiljøgruppe HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven 4) GJENNOMFØRING Prosedyren bygger på Arbeidsmiljølovens bestemmelser om samarbeid mellom ledelse og ansatte samt bestemmelser om hvordan Bergen Vann KF ønsker å drive sitt HMS arbeid. 30

31 Arbeidsmiljøloven har i flere kapitler angitt saksbehandlingsrutine for ulike typer arbeidsmiljøsaker som er aktuelle for oss. Dette gjelder: 2-1 Arbeidsgivers plikter 2-3 Arbeidstakers plikter 5-1 Registrering av skader og sykdommer 7-2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver 6-2 Verneombudets oppgaver 10-6 Lengden av overtidsarbeid Hovedregel er at alle arbeidsmiljøspørsmål skal behandles på lavest mulig nivå. Det vil si at alle forhold skal tas opp og søkes løst så nært mulig der problemet oppstår. Alle arbeidsmiljøspørsmål skal behandles raskt, og beskjed om utfallet av saken skal snarest mulig gis til den som har tatt opp spørsmålet. Arbeidsmiljøsaker skal registreres i TQM. 5) SAKSGANG FOR VERNEOMBUD OG ARBEIDSTAKERE Arbeidstaker som mener at tiltak ut fra arbeidsmiljøhensyn bør foretas, henvender seg til sin nærmeste leder for verneområdet. Dersom det ikke skjer noe i saken innen rimelig tid, eller arbeidstaker ikke kan akseptere lederens svar, henvender han/hun seg til verneombudet. 5.1) SAKSGANG FOR LEDER AV VERNEOMRÅDET Leder for verneområdet har ansvar for alle arbeidsmiljøspørsmål innen sitt område. Alle skriftlige henvendelser fra verneombud skal besvares innen rimelig tid og senest innen 2 uker. Saker som ikke har konsekvenser utover verneområdet skal så langt mulig løses innen verneområdet. Dette forhindrer ikke at leder kan søke råd hos andre for å finne fram til mulige løsninger. Verneombud kan på samme måte søke råd og veiledning hos hovedverneombudet. Dersom leder av verneområdet ikke har myndighet/ressurser til å avgjøre spørsmålet sendes saken videre vanlig tjeneste vei. Leder av verneområdet har ansvar for oppfølgingen videre inntil saken er overtatt av andre eller løst. 5.2) SAKSGANG VED PSYKOSOSIALE ARBEIDSMILJØSPØRSMÅL Når en eller flere ansatte innen et verneområde opplever samarbeidsproblemer, konflikter eller andre psykososiale problemer som knytter seg til arbeidsmiljøet på stedet skal saken behandles etter samme rutine som andre arbeidsmiljøsaker. Underveis kan HMS leder, BHT eller HR seksjonen kontaktes for råd og veiledning. Om saken ikke er løst kan saken tas opp i arbeidsmiljøutvalget. 5.3) NYE ELLER ENDRETE ARBEIDSPLASSER Arbeidsgiver har en undersøkelsesplikt om kravene i arbeidsmiljøloven blir fulgt i planleggingen av nye eller endrete arbeidsplasser. Verneombudet og hovedverneombudet skal alltid kontaktes og saken skal drøftes når det snakk om nye, endring eller flytting av arbeidsplasser. 31

32 Vedlegg 8 AMU for Bergen og Omland Havnevesen BERGEN OG OMLAND HAVNEVESEN PORT OF BERGEN Bergen kommune, HR-Stab Vår dato: Emnekode.: Vår ref.: Saksbeh.: Telefon: E-post: Deres ref.: Organisering av verneorganisasjonen i Bergen kommune - Rapport fra BOH Oppfølging av HAMU sak 23/14 Organisering av verneorganisasjonen i BOH Det er 50 ansatte i BOH. BOHs virksomhet er inndelt i 3 verneområder: «Tårnet»- maritim seksjon «Nøstet»- verksted, fagarbeidere Hrt. kontorer 3. etg. - Administrasjon Verneombud i BOH «Tårnet»- Terje Strømsnes (HVO), Vara: Hans Skjønhaug «Nøstet» - Frode Askeland, Vara: Jonny Kåre Klausen Hrt. 3. etg, Frode Sagmo (ny vara skal velges) Tillitsvalgte i BOH Nito :Tillitsvalgt: Hans Skjønhaug, Vara: Andreas Dyrdal (ny vara velges i høst) Parat:Tillitsvalgt: Åsmund Åstveit, Vara: Hans Løvik Fagforbundet: Tillitsvalgt: Kjell Furre, Vara: Stein Hauge AMU i BOH Medlemmer ml stemmerett Arbeidsgiver: Inge Tangerås, havnedirektør, stedfortreder Nils Møllerup Eli K. Reigstad, avdelingsleder stab, stedfortreder Sverre Østvold Arbeidstaker Terje Strømsnes, HVO, stedfortreder Frode Askeland Åsmund Åstveit, stedfortreder Hans Løvik Sekretær (for arbeidsgiver): Monica Woll Sigvaldsen I tillegg møter: Rigmor Farsund Moe, BHT Siri Nerheim Torvestad, NAV Alle VO og tillitsvalgte inviteres til å delta i AMU-m øtene 32