RAPPORT DELPROSJEKT FELLES INNKJØPSFUNKSJON Delrapport 2: E-HANDEL
|
|
- Solveig Mikalsen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 RAPPORT DELPROSJEKT FELLES INNKJØPSFUNKSJON Delrapport 2: E-HANDEL Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 1 av 12
2 INNHOLD 1. Sammendrag Prosjektarbeidet Situasjonsbeskrivelse Analyse og vurderinger Hva er e-handel? Markedsplasser og aktører Etablerte kommuner Teknologiske forutsetninger Kostnader Organisasjonsmessige konsekvenser Valg av programleverandør Anbefalinger Organisering Beregning av investeringer Beregning av driftskostnader Gevinst? Forslag til prosjekt Tidsplan Risiko Vedlegg Sammendrag Prosjektgruppa anbefaler kommunene å innføre e-handelsløsning basert på den offentlige markedsplassen ehandel.no og med programvareløsning fra Visma Unique. Én forutsetning: At den formaliseringa av innkjøpssamarbeidet som er beskrevet i delrapport 1 i alt vesentlig gjennomføres. To forbehold: At Visma Uniques e-handelsløsning kan støtte hele kjøpsprosessen fra avrop/kjøp fra katalog til betaling av faktura; at den offentlige markedsplassen gir mulighet for e-faktura. I tillegg kommer prosjektbeskrivelsens/kommunenes forbehold i prosjektsøknaden (pkt 1.7): Eventuell satsing på e-handel kan gjennomføres først etter fullfinansiering. 2. Prosjektarbeidet Bakgrunn Denne rapporten er del to fra forprosjektet felles innkjøpsfunksjon som ble igangsatt for å formalisere innkjøpssamarbeidet og [å vurdere] en felles satsing på elektronisk handel (avklare muligheter og kostnader). Arbeidet i prosjektet Medlemmer i prosjektgruppa har vært: Hilde Ekeren (Lunner), Dag Gunnar Haraldsen (Jevnaker), og Per Kristian Valseth (Gran). Prosjektleder: Gaute Øvrebotten (Gran). Styringsgruppe for prosjektet: Rådmennene i Gran, Lunner og Jevnaker. Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 2 av 12
3 Prosjektet startet arbeidet 28. september Prosjektet avga delrapport 1 - formalisering av eksisterende innkjøpssamarbeid pr februar Rapporten behandles i kommunestyrene i løpet av mai Arbeidet med delrapport 2 - vurdering av e-handelsløsning og eventuelt videreutvikling/omorganisering av samarbeidet om anskaffelser startet Prosjektgruppa har hatt fire møter, herunder møte med potensielle leverandører, samt deltatt på e-handelsseminar. 3. Situasjonsbeskrivelse Regelverket som regulerer offentlige anskaffelser er vist i delrapport 1. Organisering Se delrapport 1. Kommunene bør klart ha gjennomført den foreslåtte organiseringa som et første skritt før det eventuelt er aktuelt i det hele tatt å gå i gang med e-handelsløsning. God organisasjon og klare myndighetslinjer er en forutsetning både for god innføringsprosess og den nødvendige tvang i bruk av e-handelsløsning. Det er nødvendig å strukturere delegering av innkjøp, og gjøre det klart at på sikt blir e- handel den eneste kanalen for registrering av innkjøpstransaksjoner. Alle tre kommunene har et system med attestasjons- og anvisningsprotokoll som også regulerer hvem som har fullmakt til å kjøpe på vegne av kommunene. Praksis er nok at alle gjør innkjøp. Innføring av e-handelsløsning vil ta fra mange muligheten til å gjøre innkjøp. Dette gir en opprydding i organisasjonen. Innkjøpenes omfang Gjennomgangen av de aktuelle artene i regnskapene som omhandler anskaffelser av varer, tjenester, bygg- og anlegg for perioden er gjengitt i tabellen under: INNKJØPSVOLUM Drift, snitt Investering, snitt JEVNAKER LUNNER GRAN 37 MNOK 41 MNOK 40 MNOK 20 MNOK 75 MNOK 40 MNOK BILAGSMENGDER Inngående faktura stk stk stk Nøkkeltall: Innkjøp drift 152 MNOK og fakturaer (både drift og investering). 4. Analyse og vurderinger 4.1 Hva er e-handel? Elektronisk handel innebærer at all informasjon og transaksjoner knyttet til innkjøpsprosessen, fra behovsregistrering til faktura er betalt og bokført, skjer elektronisk i programvaren og ved samhandling med leverandører over elektronisk nett. Målet med elektronisk handel er å redusere kostnadene ved anskaffelser og å heve kvaliteten på anskaffelsesprosessen. For å utføre elektronisk handel er det behov for en elektronisk markedsplass og et elektronisk innkjøpssystem, som i sin tur kan overføre nødvendige data til økonomi-/regnskapssystemet. Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 3 av 12
4 Markedsplassen er et sted hvor opplysninger om leverandør og dens produkter lagres og vedlikeholdes, og som sikrer at de rette personene har tilgang til nødvendig informasjoner/meldinger som skal utveksles mellom kjøper og leverandør. Markedsplassen skal være det sentrale hjelpemiddelet til å oppnå gevinster knyttet til: Reduserte innkjøpskostnader ved bedre utnyttelse av inngåtte rammeavtaler Intern forbedring av innkjøpsprosessen og reduserte transaksjonskostnader ved automatisering av overføring av informasjon. Enkel tilgang på informasjon om aktuelle produkter og leverandører. Bedre styring over innkjøp og disponering av midler. Figuren på neste side viser både organisering (i henhold til forslag i delrapport 1) og hvordan samspillet mellom interne og eksterne prosesser blir i en eventuell e- handelsløsning (via et e-torg). Den praktiske innkjøpsrutina er bare en del av anskaffelsesprosessen; figuren under viser helheten: Arbeidet med inngåelse av avtaler ligger til det foreslåtte innkjøpsrådet (i samarbeid med brukerkomiteene. Det som vises i skjemaets nederste figur, er bestillingsprosessen ut fra inngåtte rammeavtaler, dette er de oppgavene innkjøperne kommer bort i, og som utføres i e-handelsløsninga. Beskrivelse av noen av elementene i figuren over: (figur e-handel.no) Bestilling: Denne funksjonen kan deles i to trinn, ved at oppstått behov registreres inn av person som ikke har innkjøpsmyndighet, rekvirent. Det registrerte behovet må videre godkjennes eller avvises av person med innkjøpsfullmakt, innkjøper. Ved godkjenning dannes det da en bestilling. Denne godkjenningen tilsvarer attestasjonen av faktura i dag. En bestilling påfører kommunen en økonomisk forpliktelse, og en attestasjon av en faktura har i utgangspunktet ingen misjon i forhold til økonomistyring. Ved å overføre kontrollen til bestillingsfasen oppnås nødvendig styring. Ordrebekreftelse: Sammenligning av bestilling og ordrebekreftelse kvalitetssikrer framtidig leveranse, og gir mulighet til korrigeringer. Mottak og kontroll: Leverte varer registreres inn, og vil senere bli sammenholdt med faktura. Faktura: Mottatte faktura som samsvarer med bestilling og varemottak, betales og bokføres. Faktura med avvik avvises og behandles videre. Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 4 av 12
5 Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 5 av 12
6 4.2 Markedsplasser og aktører Programmet for e-handel i det offentlige ble etablert i 1999 og avsluttet i Sekretariat og prosjektledelse lå hos Statens forvaltningstjeneste. Målet for programmet var å bidra til økt bruk av elektronisk handel i kommuner, fylkeskommuner og staten. E-handelsprogrammet etablerte en elektronisk markedsplass. Firmaet IBX ble valgt som leverandør til å etablere og drive markedsplassen etter konkurranse. Avtalen gir alle offentlige virksomheter adgang til å benytte markedsplassen uten på egenhånd å gjennomføre en egen konkurranse. ehandel.no er det eneste reelle alternativet for oss som offentlig virksomhet. Det finnes i tillegg mer og mindre spesialiserte e-handelnettsteder etablert på bransjenivå. Status for markedsplassen ehandel.no per februar 2005 Antall abonnenter: 30 Antall brukere: ca Antall leverandører: 175 Antall varelinjer: Omsetting siste 12 måneder: ca 344 mill Transaksjoner siste 12 måneder: Etablerte kommuner og statlige virksomheter Det er mange kommuner som i denne perioden har vedtatt og arbeidet med innføring av e-handel. Problemet har vært å få hele prosessen fra bestilling til fakturabetaling elektronisk. Mange har tatt i bruk elektronisk bestilling. Noen av de kommunene som har kommet godt i gang er Fredrikstad, Kristiansand, Hamar, Ålesund og Buskerud fylkeskommune, som alle startet opp sine prosjekter i De benytter nå elektroniske bestillinger, men mangler fremdeles muligheten til å ta imot elektroniske faktura. Fredrikstad kommune forventer at de vil kunne være i stand til å gjennomføre hele prosessen elektronisk i løpet av Pr april 2005 er det opplyst at 5 % av kommunene er med, men dette er store kommuner: representerer 40 % av befolkningen. De mest aktive kjøper ca 2 % via e- handel. Men det er ingen ting i erfaringene slik disse ble presentert på Norstellas e- handelskonferanse som tilsier at kommunestørrelse har betydning verken for omstillingsevne eller nytte. Se for øvrig vedlagt oversikt over offentlige instanser på ehandel.no pr november Trondheim setter fart på e-handelen Trondheim kommune krever nå at ansatte og leverandører skal bruke den elektroniske markedsplassen e-handel.no. Kommunens innkjøpssjef Jan Ivar Bjørnli sier til Norsk lysingsblad at 50 prosent, til sammen 250 millioner, egner seg for e-handel. Skal man få fart på e-handelen, må man stille entydige og konkrete krav, mener Bjørnli. I første omgang er 14 rammeavtale-leverandører pekt ut. Det er hele 230 enheter med ansatte som må forholde seg til den nye måten å kjøpe varer og tjenester på. Kommunen har nedlagt et stort arbeid i opplæring og informasjon. Opplegget har ført til at transaksjonskostnadene har gått ned, og arbeidsprosessene er blitt enklere. Kommunen har jobbet med e-handel i halvannet år. I første fase var det mye frivillighet. Det var først da kommunen stilte krav og bestemte krav, at det virkelig tok av, sier Bjørnli. Oppslag : Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 6 av 12
7 I tillegg har Helse Øst, som har et totalt innkjøp på ca MNOK, besluttet å ta i bruk denne innkjøpsportalen. Dette blir av moderniseringsminister Meyer betraktet som det endelige gjennombrudd for Markedsplassen, da dette vil øke omsetningen og antall leverandører radikalt. 4.4 Teknologiske forutsetninger Ta utgangspunkt i eksisterende programvare E-handelsprosessen er i utgangspunktet en integrert elektronisk produksjonslinje fra bestilling av varer til betaling av faktura og regnskapsføring. Den offentlige markedsplassen ehandel.no driftes på en teknologisk plattform som Visma Uniques e-handelsmodul snakker med. Det finnes andre løsninger, m.a. fra IBX (som drifter handelsplassen), men med Visma Uniques oppkoblingsløsning får vi når pågående programutvikling er sluttført - sømløs løsning for hele produksjonslinja inkludert forbindelsen mot regnskap og fakturabehandling. Valget av Visma Unique gir seg sjøl for Jevnaker og Gran som allerede har regnskaps- og fakturabehandlingsmodulen installert. E-handelsprogramvaren må også snakke med fakturabehandling og regnskapsprogram. Anskaffelsesbehov Hadelandskommunene må inngå avtale med markedsplassen ehandel.no. I tillegg må det kjøres et større prosjekt for å etablere rutiner, avtaler, kataloger, konteringsplaner med mer, samt gjennomføre nødvendig opplæring i rutiner, i bruk av markedsplassen og bruk av programvare. Alle tre kommunene må i tillegg anskaffe Visma Uniques e-handelsmodul, inkludert kommunikasjonsløsning mot e-handelsplassen; en stor installasjons- og opplæringsjobb. Kommunene må ta standpunkt til fellesetablering og driftsform - nå eller i forbindelse med regnskaps- og/eller lønnsprosjektet. Det er Lunner må i tillegg anskaffe Unique regnskap og fakturabehandling for å gjøre seg nytte av e-handelsløsninga til Unique; alternativt bygge nødvendig integrasjon mot eget regnskapsprogram (som ikke leverer fakturahåndtering). Dette kan gjøres som sametablering med eksisterende installasjon (Jevnaker eller Gran). Ut over dette må kommunene arbeide med å få eksisterende leverandører med inn på markedsplassen viss de ikke allerede er etablerte der. Lykkes ikke det, må kommunene være villige til å skifte til etablerte leverandører. 4.5 Kostnader Direkte og indirekte kostnader, se under, pkt 5, Organisasjonsmessige konsekvenser Enda sterkere føringer enn i fase 1 (forslag i delrapport 1) for å benytte inngåtte avtaler. Kommunene må vurdere å innføre incitamenter - og kanskje også sanksjoner for å styre innkjøpene mot e-handelløsninga. En må vurdere antall innkjøpere i og for seg, og hvor mange som skal ha tilgang til programvaren. Programvaren innbyr til å involvere mange i innkjøp, dvs i rekvirentrolle. Siden attestasjon og anvisning flyttes fra fakturamottak til innkjøpssituasjonen, må disse fullmaktene revideres. Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 7 av 12
8 Hver geografisk enhet bør ha to som kan systemet for sikkerhets skyld. En innkjøper og en som kan fungere som backup. Hver resultatenhet/virksomhet bør ha to som kan bruke programvaren og som behersker innkjøpsrutinen. Alle innkjøpere må få opplæring i programmer, rutiner e-handel, rutiner innkjøp og revidert anskaffelsesreglement. Avtaler Tommelfingerregelen er at ca 40 % av innkjøpsvolumet (i kr) egner seg spesielt godt rammeavtaler innenfor en e-handelsløsning. Kommunene må sette i gang et arbeid for å identifisere de formålstjenlige avtaleområdene. Eksempel på varer/innkjøp som i utgangspunktet faller utenfor, er: Mat til skolekjøkken/sfo/barnehage; vaktmester-løsøre; håndarbeids- og sløydmateriell til skolene; ferskvarer. 4.7 Valg av programleverandør Jevnaker og Gran har avtale med Visma Unique som også dekker anskaffelse og bruk av e-handelsmodulen. Prosjektgruppa antar at Lunner kan velge Visma Unique gitt et nærmere definert samarbeid kommunene i mellom. 5. Anbefalinger Prosjektgruppa anbefaler at kommunene går sammen om å innføre e-handelsløsning basert på samme programvare og med likt organisatorisk rammeverk: Ja - men først når prosessen kan gjennomføres helelektronisk, inkludert varemottak og også e-faktura Ja - forutsatt et formelt samarbeid (fase 1) Ja - med et toårsperspektiv (høst ) E-handel er framtida, ikke et spørsmål OM, men NÅR. E-handel er i tillegg en naturlig videreføring av fakturaskanning og elektronisk fakturabehandling som Jevnaker og Gran har tatt i bruk med god erfaring. Erfaringene fra gjennomførte e-handelsprosjekter, både i privat og offentlig sektor, viser at det er viktig å få på plass mange avtaler (og leverandører) og å få organisasjonen til å kjøpe via avtalene (lojalitet) over e-handelsløsninga. Og at innføringsperioden gjøres så kort som mulig; se over, tekstramma med oppslag om Trondheim kommune. En e-handelsløsning vil føre til at kontrollen/godkjenninga flyttes til det riktige tidspunktet, ved kjøp, ikke som i dag etter at leveransen har funnet sted og faktura skal attesteres. Kommunene har i dag ikke noe egnet hjelpemiddel til å kartlegge behovet for kjøp. Alternativet er å gå gjennom massen av inngående fakturaer for en gitt periode (svært tidkrevende), eller å få statistikker fra leverandører, som ofte blir mangelfulle. E- handelsløsninga gir mulighet for analyse gjennom statistikk som produseres fortløpende. E-handelsløsning er kort oppsummert, i prioritert rekkefølge (!): Endring av organisasjon Nok avtaler i tilstrekkelig volum Plikt til bruk (gulrot og pisk) Innføring av teknologi Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 8 av 12
9 Erfaringa er at Ting Tar Tid; dette ga både innkjøpere og leverandører klart uttrykk for på Norstellas statuskonferanse for e-handel april Innføring krever godt organisasjon, klar målsetting og gjennomføringsvilje. 5.1 Organisering Innføring av e-handel gir ingen unike nye utfordringer. Innføring av e-handel er ikke et teknologiprosjekt; etableringsprosjektet fokuserer på kartlegging av fullmakter og innkjøpsbehov. Et forbedret anskaffelsesarbeid vil arbeide for å få gode avtaler på lønnsomme vareområder. Nytt med e-handel er at det nå først og fremst gjelder å få avtaler med leverandører som er representert på e-handelsplassen, eller få med eksisterende leverandører inn i en e-handelsløsning. I organisasjonen er det fortsatt viktig å få høy lojalitet mot avtaler. I tillegg må en avklare når det er godtatt å kjøpe utenfor avtale(-r), og hvilke varer/vareområder som ikke passer til avtale. Organisatorisk bygger vi e-handel direkte på modellen presentert i fase 1. Endringene kommer i rutinene: Rutiner for vedlikehold av kataloger, rutiner for etablering av nye kataloger, rutiner drift av datasystemet, rutiner for analyse av anskaffelser, o.s.v. I tillegg må organisasjonene formulere en sentral innkjøpsstrategi - samt etablere oppfølgings-/målerutiner. 5.2 Beregning av investeringer Kostnadstallene baserer seg på at det er naturlig å bygge videre på eksisterende programvare i Jevnaker og Gran. Lunners deltakelse forutsetter dermed anskaffelse av Visma Unique regnskap og fakturabehandling. Grans deltakelse forutsetter at E30-versjonen er på plass (oppgradering juni 2005). Det er forutsatt separate installasjoner i hver av kommunene. Oppstillinga er basert på tall fra Visma Unique og IBX. Det finnes andre programvarealternativer men ikke markedsplasser (unntatt supplerende bransjemarkedsplasser; er ikke egentlig alternativer.) De direkte anskaffelseskostnadene er beregna til kroner (eks mva); dette utgjør kroner pr kommune, fordelt flatt 1/3 på hver. (For detaljer, se vedlegg.) Det er ikke kjent andre IT-kostnader for installasjonen (servere el lign), men erfaringene viser at dataskjermen ute hos innkjøperne er en kritisk faktor. Indirekte kostnader er vanskelige å beregne. Et sannsynlig overslag kan se slik ut: Prosjektarbeid: prosjektledelse og deltakelse kr Avtalearbeid mot leverandører (14 dagsverk pr kommune) kr Opplæringstid (vikarer eller redusert produktivitet) for 40 personer i 8 dager (ansvarlige + superbrukere) kr Opplæringstid for øvrige brukere 80 personer i 1 dag kr Omstillingskostnader: utarbeide rutiner, plunder og heft, obstruksjon: kr I så fall blir sum indirekte etableringskostnader kroner, eller ca kr pr kommune (igjen forutsatt at vi fordeler likt). Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 9 av 12
10 5.3 Beregning av driftskostnader De kjente, nye driftskostnadene knytter seg til årlige avgift for tilgang til e-handelsnettsted og lisenser programvare. Løsninga vil koste rundt kroner pr år, dvs i underkant av kroner pr kommune, slik den er beregna. (Detaljer i vedlegg.) Det utgjør omtrent 0,25 % av årlige innkjøp (i drift). Også her vil det være nye oppgaver som gir nye indirekte kostnader; i hovedsak nye rutiner og administrasjon/drift av nye programmer. Men dette er beløp som er for usikre å kalkulere på. Se for øvrig over, pkt 5.1. Viktig å registrere at dette er aktiviteter som utføres sentralt i organisasjonen; det vil med andre ord si at der oppstår merarbeid sentralt, og rutineforenklinger/innsparinger ute i organisasjonen. 5.4 Gevinst? Portalleverandøren IBX har en standard kalkyle som er kommentert i avsnittet over. Brukere av e-handelsløsninger viser til at innføring gir innsparing allerede på høyere avtaledekning, forbedrede prosesser, og via bedre betalingsbetingelser Gevinstrealisering? Ingen kan eller vil legge fram konkrete tall. Det som står igjen som sikker kunnskap pr dato, er at en oppnår effektivisering gjennom kvalitetssikring og bedre prosesser. I den kalkylemodellen (eget vedlegg) som portalleverandøren IBX legger til grunn ved sine beregninger spores gevinstene ved innføring av e-handel til: Avtaler: Ved større lojalitet overfor inngåtte avtaler som da forutsetter bedre priser enn kjøp utenom. Større avtalelojalitet vil på sikt også gi bedre avtalebetingelser. Prosess: Redusert tidsforbruk ved innkjøps- og fakturabehandling. En beregning ved denne kalkylemodell gir følgende potensial for innsparing ut i fra forutsetninger som er gjort (i hele 1000 kr): År Avtaler Prosess Total Kalkylen bygger på våre innkjøpsutgifter slik disse er vist under pkt 3. For øvrig er det lagt til grunn en del forutsetninger som framgår av den vedlagte modellen. (Se også over, pkt for utgifter.) Dette er en beregning som i dag ikke kan bekreftes av faktiske undersøkelser hos de som har innført e-handel. Seminar Norstella (se Kortversjon av seminaret: Klar usikkerhet verdi markedsplass Manglende synliggjøring av de faktiske gevinster Tre typer effektiviserings-erfaringer Effektivisering gjennom verktøyet (e-handelsløsning) direkte Effektivisering gjennom fokusering på faget (det som er foreslått i delrapport 1!) Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 10 av 12
11 Effektivisering gjennom tiltaka; direkte, som følge av e-handel, indirekte som følge av at en ordner opp i en masse når vi likevel er i gang Ingen ville vise gevinster annet enn antatte administrative organisatoriske oppfriskninger i (hele) organisasjonen. For å kunne oppnå beregnet gevinst i forhold til avtaler er det avgjørende å få tilstrekkelig volum, noe som krever at de største og fleste leverandører som benyttes deltar på Markedsplassen. For gevinster i forhold til prosess er det viktig å være klar over at den fordeles på et stort antall brukere og brukersteder. Av den grunn er det vanskelig å ta ut denne gevinsten i form av reduserte antall årsverk. Besparelsen må heller gå til å styrke andre sentrale oppgaver. Ved kontakt med noen av de kommunene som har kommet lengst i å ta i bruk e- handelsløsninger er det ingen som kan dokumentere gevinster gjennom analyser. Alle konkluderer med at det tar tid å oppnå resultater, og at det er helt avgjørende å få volum, flere leverandører og avtaler inn på Markedsplassen for å oppnå forventede resultater i forhold til gevinster på avtaler. 5.5 Forslag til prosjekt Prosjektgruppe Forprosjektgruppa fortsetter i gjennomføringsprosjektet som fag-representanter! Ett medlem for rådmannsnivået (stab/støtte-enhet: økonomisjef ) IKT Regnskap (faktura) må være representert Referansegruppe med utvalg resultatenhets-/virksomhetsledere og innkjøpere anbefales oppretta. E-handelsprosjektet griper sterkt inn i mange nivåer med både praktiske og organisatoriske endringer! Krever bredt prosjekt! Medlemmene i denne prosjektgruppa må få frigjort avtalt avsatt tid til arbeidet. Forprosjektet har vist at kravene i daglig drift ellers går foran avtalt prosjektinnsats. Gitt foreslått formalisering og organisering kan det vurderes å bruke innkjøpsleder som prosjektleder. Innføring av e-handel har en faglig avhengighet til regnskap; gjennomføringa av prosjektet må avstemmes i tid og tempo mot et eventuelt gjenomføringsprosjekt for felles regnskapsfunksjon. 5.6 Tidsplan Regnskapsprosjektet må være avklart før det er naturlig å gå i gang. En eventuell samlokalisering av base/programvare må også besluttes før go!. Viktigste brems: Umoden programvare (e-faktura og håndtering av varemottak (del-leveranse) må kunne håndteres i innkjøpsprogrammet) Antallet leverandører på ehandel.no er for lavt. Teknologien er på det nærmeste moden. Vi må forutsette at e-fakturabehandling er stabilt integrert i totalpakka til Visma Unique og IBX/ehandel.no før vi i det hele tatt tenker på å starte opp med denne programvaren. Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 11 av 12
12 Leverandørutfordringa møtes med innsats for å få eksisterende avtaleleverandører med inn på e-handel.no innenfor avtaleperioden (eller ved reforhandling), og i tillegg håndtere nye avtaleprosesser slik at vi får avtaler med leverandører som er/vil gå på e-handel.no (jf Trondheim som sier SKAL!) Erfaringene viser at det er viktig å få implementert e-handelsløsning raskt for å ta ut gevinstene. Oppstart høst 2005 ferdig nyttårsleitet 2006/ Risiko Erfaringene fra tilsvarende prosjekter har vist at nedenstående kritiske suksessfaktorer gjelder for etableringa. Hver faktor er vurdert ut fra en skala fra 1-5 for sannsynlighet, og samme skala for konsekvens, ved realisering av ehandel. Sannsynlighet (S) * Konsekvens (K) = Risiko (R) Kritiske suksessfaktorer prioritert etter beregnet risiko: PRI Faktor S K R 1 Ikke få med leverandører Finansiering Nok tid til prosjektdeltakelse Innkjøpsorganisasjon på plass Motstand i organisasjonen Koordinering med øvrige prosjekter Mangler grunnleggende datakompetanse Faktorene med prioritet 1-3 må etter prosjektgruppas mening følges opp spesielt både ved etablering og i kommende driftsår for at dette skal lykkes. 7. Vedlegg 1. Overslag investeringer og driftskostnader 2. IBX gevinstberegning 3. Kostnadsberegning anskaffelsesprosess (kjøp) Buskerud fylkeskommune Viktig nettsted: Felles innkjøpsfunksjon prosjektrapport (delrapport 2) side 12 av 12
13 FELLESLØSNING E-HANDEL GRAN + JEVNAKER + LUNNER Lunners deltakelse forutsetter anskaffelse av REGNSKAP og FAKTURABEHANDLING Grans deltakelse forutsetter at E30-versjonen er på plass (oppgradering juni 2005) + WEB-rapport Det er forutsatt separate installasjoner i hver av kommunene. Basert på tall fra Visma Unique og IBX. Etableringskostnader Pr kommune IBX Forprosjekt VISMA UNIQUE Etableringsprosjekt Opsjon: Oppkobling mot ehandel.no Totaler vare- og tjenestekjøp inkl opsjoner Sørver? PC/skjerm? Indirekte kostnader Prosjektarbeid: prosjektledelse og deltakelse Avtalearbeid mot leverandører (14 dagsverk pr kommune) Opplæringstid for 40 personer i 8 dager (ansvarlige + superbrukere) Opplæringstid for øvrige brukere 80 personer i 1 dager Omstillingskostnader: utarbeide rutiner, plunder og heft, surving Sum indirekte etableringskostnader Driftskostnader Pr kommune IBX Abonnement 0,06 % basert på KOSTRAtall Gran: Lunner: Jevnaker: VISMA UNIQUE Økning bruksrett (basert på folketall og pristrapp) Opsjon: Oppkobling mot ehandel.no Totale driftskostnader inkl opsjoner Indirekte kostnader?
14 Return of investment - modell (ROI forutsetninger, se fotnote) SUM INNKJØP PR ÅR (snitt for kommunene samla) Antatt prosentandel (av totalen) som er innkjøp i drift 60 % Sum innkjøp drift (MRO) Antatt prosentandel av innkjøp (drift) som kan inngå i e-anskaffelse 100 % SUM SOM KAN INNGÅ I E-ANSKAFFELSE (beregningsgrunnlag) Dekningsgrad rammeavtaler (%) 40 % Beregna fordeling av innkjøpene ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 % Volume % Volume % Volume GRØNN (ordre på vare i katalog, til avtaleleverandør) GUL (ordre på fritekst, til avtaleleverandør) RØD (ordre på fritekst, til leverandør) Total Contract compliance 100 % Antall ordrer Gjennomsnittsordre Antatt kostnad manuell håndtering fra rekvirering til bokføring 250 pr ordre Antatt håndteringskostnad i ehandelsløsning 1 pr ordre SPAREPOTENSIALE AVTALE GRØNN ORDREFLYT ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 Sum anskaffelse i drift / MRO (beregna) % innsparing (bedre priser på kontrakt) GUL ORDREFLYT ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 Sum anskaffelse i drift / MRO (estimated) % innsparing (bedre priser pga økt volum) SPAREPOTENSIALE PROSESS Antall ordrer Totalkostnad ordreprosess GRØNN ORDREFLYT NOK Antatt innsparing pr ordre (50%) 75 ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 Anntall ordrer Antatt innsparing på prosess GUL ORDREFLYT NOK Antatt innsparing pr ordre (50%) 75 ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 Anntall ordrer Antatt innsparing på prosess RØD ORDREFLYT NOK Antatt innsparing pr ordre (50%) 37,5 ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 Anntall ordrer Antatt innsparing på prosess e-faktura NOK Antatt innsparing pr e-faktura (50%) 50 Antall e-ordrer Antatt innsparing på prosess Gevinst ehandel INNKJØP - IBX beregning av innsparinger.xls ROI Template - utskrift/versjon: :04 Side 1 av 2
15 Total savings ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 GRØNN ORDREFLYT GUL ORDREFLYT RØD ORDREFLYT Samla innsparingspotensiale uten e-faktura INNSPARING I PROSENT 2,45 % 3,40 % 4,55 % ØKNING I KRONER E-FAKTURA Samla innsparingspotensiale med e-faktura INNSPARING I PROSENT 2,65 % 3,70 % 4,95 % ØKNING I KRONER Innsparing ordre (total) % Innsparing prosess (total) % Innsparing e-invoice (total) % Komiteen har supplert IBX' oppstilling med et oppsett som viser innsparing relativt pr kommune, fordelt etter volum. Vi legger til grunn fordelinga av innkjøp. Oppstillinga viser at antall fakturaer har betydning; vi ser bort fra det her; inkluderer for øvrig også investering. Total innkjøp drift JEVNAKER LUNNER GRAN Kommunenes innkjøp drift Kommunenes relative andel innkjøp drift 24,3 % 26,3 % 49,3 % Totalt antall fakturaer innkjøp JEVNAKER LUNNER GRAN Kommunenes antall fakturaer innkjøp Kommunenes relative andel fakturaer innkjøp 28,3 % 43,5 % 56,5 % ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 INNSPARINGSPOTENSIALE (før e-ordre) iflg tabellen over: Innsparing Jevnaker (kroner) Innsparing Lunner (kroner) Innsparing Gran (kroner) IBX' ROI-ANALYSE - forutsetninger Opererer med 3 ordreflyter; Grønn, ordrer som plasseres etter funn i elektronisk katalog (Da vet vi at ordren er plassert på avtaleleverandør og riktig sortiment) Gul, ordrer som plasseres som fritekstordre mot avtaleleverandør. Rød, ordrer som plasseres som fritekstordre mot en hvilken som helst leverandør. Gjennomsnittsordre er satt til NOK Det antas at kostnaden for å håndtere en ordre fra rekvirering til bokføring er NOK 250,- Normalt oppnås en besparelse på 10-20% når 100 % av ordrene plasseres på riktig avtale og sortiment. Det er lagt inn 5% besparelse på grønn flyt i modellen. For gul flyt er denne satsen satt til 3%. Gevinst ehandel INNKJØP - IBX beregning av innsparinger.xls ROI Template - utskrift/versjon: :04 Side 2 av 2
E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp
E-handel Enklere, bedre og sikrere innkjøp Temaer Presentasjon av status for anskaffelser i kommunene. Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? Hvordan innføre e-handel i kommunene? Difi s rolle Status anskaffelser
DetaljerFra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen
Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Difi prioriterte oppgaver Medvirke til gode omstillingsprosesser i staten. Følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken. Være med på
DetaljerGevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE>
Gevinstrealiseringsplan e-handel Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: DFØ Forfatter: DFØ Dato opprettet: 09.02.11 Dato sist endret: 17.07.2012 Filnavn: 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_
DetaljerAgenda. Direktoratet for forvaltning og IKT
E-handel Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige
DetaljerMal Gevinstplan Versjon (3.0)
Gevinstplan . Generelt ved bruk av maler Det er mange fordeler med å bruke maler. Når du benytter en mal baserer du deg på arbeid som tidligere er utført, og du kan spare tid. Malene er utarbeidet med
DetaljerModernisering gjennom ehandel
Norwegian Ministry of Modernisation Modernisering gjennom ehandel Statsråd Morten Andreas Meyer Hvorfor modernisering? Pensjoner Finansdepartementet Oljeinntektene Pst. av BNP for Fastlands-Norge Kilde:
DetaljerEric Haugen, forretningsrådgiver 31.03.2014 EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER
Eric Haugen, forretningsrådgiver 31.03.2014 EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER TEMA OG STRUKTUR Definisjoner Virksomhetenes utfordringer Spesifisering av prosjektramme EVRYs metodikk for innkjøpsprosjekter
DetaljerStaten tar grep innenfor elektronisk fakturering
Staten tar grep innenfor elektronisk fakturering Cash Mangement Dagen 2009 DnB NOR 23. september 2009 Direktør Marianne Andreassen Senter for statlig økonomistyring Side 1 Senter for statlig økonomistyring
DetaljerProsjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland
Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Plan for presentasjon ehandel. Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet) Hva prosjektet skal levere. Prosjektorganisasjonen. Noen av milepælene
DetaljerHva kommer på efaktura/e-handel?
Hva kommer på efaktura/e-handel? Direktoratet for forvaltning og IKT Dag Strømsnes Avdelingsdirektør Avd. for offentlige anskaffelser Det gode innkjøp AGFA-rapporten - høring høsten 2008 Fokus på elektronisk
DetaljerInnføring av e-handel i Halden kommune
Innføring av e-handel i Halden kommune E-handel Brukersamling DIFI 04. November 2015 Svein Andersen Innkjøpsrådgiver / Systemansvarlig Halden kommune Fakta Halden kommune Fjord og festningsbyen 30 000
DetaljerVedlegg 2 Administrative bestemmelser
Vedlegg 2 Administrative bestemmelser Rammeavtale for levering og analyse av Sporfilmer til måling av radon Side 1 av 5 1 Gyldighet Bestemmelsene i dette dokumentet gjelder alle leveranser til Etat for
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske
DetaljerErfaringsdokumentasjon fra. gjennomførte e-handelsprosjekter
Erfaringsdokumentasjon fra gjennomførte e-handelsprosjekter Formålet med vårt samarbeid med Difi Dele erfaringer Øke forståelsen for omfanget av et e-handelsprosjekt Hva kan vi lære av tidligere erfaringer?
DetaljerProsjektveiviseren.no
Prosjektveiviseren.no Utrullings/- innføringsstrategi kategorisering, utnyttelsesgrad, avropsmetoder v/ Seniorrådgiver Jan Mærøe Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og Støtte Kontroll:
DetaljerOppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring
DetaljerCase. - økonomi og kostnadsbesparelser
Case - økonomi og kostnadsbesparelser Yngve Jonassen Bård-Helge Andreassen Utfordringen vi er gitt Presentere metode for å redusere reiseadministrative prosesskostnader. Hvilke indirekte kostnader finnes?
DetaljerEn av Regjeringens viktigste handlingsplaner er Modernisering av offentlig sektor.
INNLEDNING SEMINAR EFFEKTIVE INNKJØP OG FAKTURABEHANDLING VED BRUK AV EGET ØKONOMISYSTEM INTEGRERT MED MARKEDSPLASSEN EHANDEL.NO 21. APRIL 2004 OSLO KONGRESSENTER HVORFOR ELEKTRONISK HANDEL? Statssekretær
DetaljerStrategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG
Strategisk innkjøp i Nikita Gruppen, NG Glenn A. Hole Fakta ang. NG innkjøp Årlig kjøpsvolum > MNOK 50 Geografisk spredt virksomhet Sentral innkjøpsstrategi Lokal utførelse av bestilling-/ innkjøp fra
DetaljerHandlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING
Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ Styringsmål: oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.1 1.2 Planlegging prioritering og gjennomføring av
DetaljerBestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering
Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Difi Agenda Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av bestillingssystem Måling
DetaljerOrienteringssak. Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT AVDELING FOR ØKONOMI
AVDELING FOR ØKONOMI Orienteringssak Til: Universitetsstyret Møtedato: 06.05.13 Arkivref.:2013/739 Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT 2013 2015 Bakgrunn Kunnskapsdepartementet gjennomførte
DetaljerE- handel Elektronisk handel
T h e i m a E- handel Elektronisk handel November 2014 En profesjonalisering av innkjøpsområdet i ØRU kommunene Vedtaket i kommunestyrene: E- handelsprogrammet ble vedta9 i alle kommunestyrene i løpet
DetaljerHERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549
HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 NYTT ØKONOMISYSTEM Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at Herøy deltar i skissert samarbeid mellom
DetaljerFORSLAG OM INNFØRING AV OBLIGATORISK ELEKTRONISK FAKTURA I STATEN HØRINGSUTTALELSE
TOLL- O G A V G I F T S D I R E K T O R A T E T Innk r e v i n g - o g r e g n s k a p s a v d e li n g e n V å r d a t o V å r r e f e r a n s e A r k i v n u m m e r 30.09. 0 8 2008/01717 1 7 4 S a k
DetaljerBrukersamling Leverandøraktivering. 22. mars 2012
Brukersamling Leverandøraktivering 22. mars 2012 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale
DetaljerDigitale bestillingsprosesser. Jan Mærøe
Digitale bestillingsprosesser Jan Mærøe Få kontroll med virksomhetens bestillinger 320 virksomheter benytter bestillingssystem enten via Ehandelsplattformen eller systemer som er tilknyttet Ehandelsplattformen.
DetaljerKRAV OM ELEKTRONISKE BESTILLINGER
KRAV OM ELEKTRONISKE BESTILLINGER Statlig innkjøpsnettverk Jostein Engen Linda Lieberknecht AGENDA 1. Krav til elektronisk samhandling 2. Digitalisering 3. Hva gjør vi nå? - Innkjøpssynergier verdier gjennom
DetaljerOffentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes
Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes Målsetning med SIIS-prosjektet Utvikle en lokal markedsplass for åtte kommuner og deres leverandører.
DetaljerEN HISTORIE OM EFFEKTIVE FELLESTJENESTER. Gøril Aune avdelingsdirektør
EN HISTORIE OM EFFEKTIVE FELLESTJENESTER Gøril Aune avdelingsdirektør Agenda Kort om DFØ Fra desentraliserte til sentraliserte tjenester Muligheter og fremtidsutsikter DFØs oppdrag Visjon Effektiv ressursbruk
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel Hvordan komme i gang med e-handel Hvordan hente gevinster HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende
DetaljerUniversitetet i Oslo Enhet for lederstøtte
Universitetet i Oslo Enhet for lederstøtte Notat Til: AMU Dato: 16. mai 2019 Orientering om BOTT 1.1 Bakgrunn, hva er BOTT? BOTT-samarbeidet har som formål å styrke de deltakende organisasjonenes evne
DetaljerKom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske
Detaljere-business B2B det er kundene som styrer nå Bjørn Ola Børrestuen, 7. Juni 2006
e-business B2B det er kundene som styrer nå Bjørn Ola Børrestuen, 7. Juni 2006 e-business B2B det er kundene som styrer nå ( har de ikke alltid gjort det?) Wittusen & Jensen -Etablert 1897 -Leverandør
DetaljerGevinstrealiseringsprosjektet innen e-handel for kommunene på Øvre Romerike
Gevinstrealiseringsprosjektet innen for kommunene på Øvre Romerike 13. mai 2015 Torbjørn Bjørklund leder E-handel brukersamling Difi 1 sprogrammet Vi er en region i betydelig vekst! Kommune Innbyggere
DetaljerRealisering av gevinster i Bærum kommune. Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg,
Realisering av gevinster i Bærum kommune Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg, 11.05.17 Bærum kommune Norges 5.største kommune 123.000 innbyggere 7 288 årsverk 12.000 ansatte 10 milliarder brutto budsjett 1,5-2,5
DetaljerFagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm
Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 3-2019 06.03.2019 Lillestrøm Administrasjon, ledelse og kontorstøtte MA1 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative
DetaljerHvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi
Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske dokumenter Til: Utveksling av strukturert informasjon
DetaljerStrategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser
U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kontor for innkjøp Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser E-handel brukerkonferanse 21.-22. mars 2012 Kjetil Skog Universitetet
DetaljerINTERN. Anskaffelsesstrategi
INTERN Anskaffelsesstrategi 2013-2016 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 Utgangspunkt for ny strategi... 4 2 Ny strategiperiode - nye steg... 4 3 Videre
DetaljerAnskaffelsesstrategi. for. Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen. Periode
Anskaffelsesstrategi for Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen Periode 2019-2023 Vedtatt juni 2019 Innhold 1. Innledning... 3 Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen... 3 2. Hovedmål:... 4 2.1. Organisering
DetaljerE-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Direktoratet for forvaltning og IKT(Difi) FAD Difi Gode innkjøp ANS Kunnskapsbasert
DetaljerProsjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte
Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Strategi, lederforankring og gevinster Virksomhetsstrategi Skal
DetaljerHandlingsplan for innkjøp og logistikk 2012
Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2012 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1 1.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Avtaledekning 1.1 Lokale anskaffelser Det skal gjennomføres halvårlig evaluering
DetaljerPromotering av katalog i anskaffelsesprosessen. Jan Mærøe
Promotering av katalog i anskaffelsesprosessen Jan Mærøe jam@difi.no Hvorfor benytte katalog? Hvordan skal innkjøpsavdelingen sikre at inngåtte avtaler brukes i virksomheten? Hvordan kan leverandører sikre
DetaljerDigitalisering i kontraktsoppfølging Rolleoppfølging, avvikshåndtering og e-handel. Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver
Digitalisering i kontraktsoppfølging Rolleoppfølging, avvikshåndtering og e-handel Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Digitale verktøy i kontraktsoppfølgingsfasen Kataloghåndteringsverktøy Bestillingssystem
DetaljerSaksfremlegg GRATANGEN KOMMUNE. Innstilling:
GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 10/1232 Sakstittel: KOMMUNEPOOL - INNKJØPSALLIANSEN Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& 1. Gratangen kommunestyre vedtar
DetaljerSentral stab Økonomiavdelingen Sentral økonomi SAKSFREMLEGG
Sentral stab Økonomiavdelingen Sentral økonomi SAKSFREMLEGG Sak 25/15 Tiltak reduksjon varekostnader Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 29.10.2015 Saksansvarlig: Jan Morten Søraker Saksbehandler:
DetaljerOptimal elektronisk samhandling - nyttige erfaringer sett fra en leverandørs perspektiv
Optimal elektronisk samhandling - nyttige erfaringer sett fra en leverandørs perspektiv DIFI s brukersamling om e-handel Clarion Hotel Royal Christiania 18.9.2012 Bjørn Ola Børrestuen, Wittusen & Jensen
DetaljerPresentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011. Jon A Kveen SSØ Hamar
Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011 Jon A Kveen SSØ Hamar Senter for statlig økonomistyring Side 1 1) STATUS Side 2 Fra og med 1.1.2011 tilbyr SSØ e-handel som en del av sin
DetaljerRendalen kommune Økonomiavdelingen
Rendalen kommune Økonomiavdelingen Alle i Rendalen kommune Årsoppgjør 2017 Årsavslutningen nærmer seg og det vises til rutiner og frister som har vært fulgt ved de siste regnskapsavslutningene. Det stilles
DetaljerAnbud Tips til lokale innkjøpere
08.10.2014 MORTEN RIISE Anbud Tips til lokale innkjøpere Hvordan gjennomføre en tilbudsforespørsel enklest mulig? Informasjon om nytt dokument angående IKTrutine ved innkjøp 1 Hva er en tilbudsforespørsel?
DetaljerSAS forum Oslo 2013. Omstillingsprosjekt anskaffelser: Innkjøpsanalyse for offentlig sektor. Helge Askildsen
SAS forum Oslo 2013 Omstillingsprosjekt anskaffelser: Innkjøpsanalyse for offentlig sektor Helge Askildsen Stavanger Stavanger er en by og en kommune i Rogaland fylke. Kommunen og byen er Norges fjerde
DetaljerFor å høste må man så. For å få avkastning må man investere
For å høste må man så. For å få avkastning må man investere Brukerkonferansen 8. oktober 2013 Prosjektleder Torbjørn Bjørklund Agenda Kommunene på Hovedfokus i prosjekt e-handel Suksessfaktorer Kost/nyttevurderinger
Detaljer1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Side: 1 (Samhandlingsavtalen) er et avtalevedlegg til den kommersielle avtalen mellom kjøper og leverandør, som ønsker å drive handel over Ehandel.no. Samhandlingsavtalen regulerer hvordan den elektroniske
DetaljerForhåndsstilte spørsmål
Forhåndsstilte spørsmål Hva skjer om vi ikke er klar for elektronisk fakturering av statlig- og kommunal virksomhet innen de fristene som er satt i St.mld 36 (juni 2012)? Benytt web faktura portal for
DetaljerFagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte
Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 1-2019 Videomøte 07.01.2019 Agenda 1. Godkjenning av referat 2. Orientering og tilbakemelding om møte 18.12.18 3. Siste versjon av initiativ.
DetaljerStatus e-handel. Direktoratet for forvaltning og IKT
Status e-handel Direktoratet for forvaltning og IKT Antall offentlige virksomheter Abonnenter Ehandelsplattformen Abonnenter med omsetning Abonnenter med avtale 300 276 250 200 150 100 50 0 2004 2005 2006
Detaljerehandel i Skatteetaten Difi s Anskaffelseskonferanse 2012 Anette Bech, 15. nov 2012
ehandel i Skatteetaten Difi s Anskaffelseskonferanse 2012 Anette Bech, 15. nov 2012 Agenda Skatteetaten ehandel Hvorfor, Hvordan og Hva Implementering hva har vi gjort og hvorfor gjør vi som vi gjør? Suksesskriterier
DetaljerArve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte
Prosjektveiviseren 2.0 1. Mars 2013, 1200 1500 Hvordan bruke prosjektveilederen i praktisk implementering av et e-handelsprosjekt Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon
DetaljerOslo universitetssykehus HF
Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 20. juni 2012 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør økonomi og finans Brev 2/2012 fra revisor datert 23. april 2011 SAK 44/2012 REVISORS NUMMERERTE
DetaljerProsjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse og gevinstrealisering v/petter Vinje,
Prosjektveiviser Ehandel 16.10.13 Endring og endringsledelse og gevinstrealisering v/petter Vinje, 95118243 Å lykkes med e-handel er enkelt, men ikke lett! Endringer som følge av ehandel Endring og Endringsledelse
DetaljerInnkjøpsledernettverk Terje Horn Evensen, Ivar Dahl og Kari Janne Leinan Pedersen
Innkjøpsledernettverk - 08.06.2018 Terje Horn Evensen, Ivar Dahl og Kari Janne Leinan Pedersen Terje Horn Evensen Historisk Høsten 2016 Oppstart 2010 Oppstart av fellesenheten på Gjøvik 1. februar 2011
DetaljerVedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper
Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Versjon-2 1 av 9 Kjøper Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 2 Definisjoner... 3 2.1 Beregningsgrunnlag... 3 2.1.1 Beregningsgrunnlag, virksomheter som fører regnskap
DetaljerHandlingsplan for innkjøp og logistikk 2014
Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2014 MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ: Helseforetaket må etablere egne anskaffelsesplaner 1.1 Planlegging prioritering og gjennomføring av anskaffelser ANSKAFFELSER
DetaljerENKLERE E-HANDEL. symbrio.com
ENKLERE E-HANDEL symbrio.com Vi gjør det enklere Symbrio forenkler innkjøpene og effektiviserer fakturahåndteringen. Vi hjelper våre kunder med å senke sine kostnader og minske tiden til administrasjon.
DetaljerUniversitetet i Oslo Prosjektmandat
Prosjekt «Bedre innkjøp 2018» 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Bakgrunn for prosjektet er UiO-ledelsens ønske om besparelser på innkjøpsområdet. Prosjektet skal innen utgangen av 2018 bidra til
DetaljerSeminar Norstella 7. juni
Seminar Norstella 7. juni Innføring av sentraliserte innkjøpsløsninger sett fra kundens side Kjell Warholm Atento AS Mobil 90756727 kjell.warholm@atento.no Kort om Atento Effektivisering av innkjøp via
DetaljerSamlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring:
Samlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring: Område Tjeneste/Oppg Nivå Endringer Verktøy/digital Gevinster Org/lokalisering Innkjøp og
DetaljerRollebeskrivelser e-handel
Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller
DetaljerNotat for beslutning Delprosjekt D System Socio Nye Drammen kommune
Notat for beslutning Delprosjekt D3-002-01 System Socio Nye Drammen kommune mal 1 Innhold 1. Formål med notat for beslutning... 3 2. Kort om delprosjektet... 3 2.1. Sektor og system som berøres... 3 2.2.
DetaljerLillehammer kommune. Sluttrapport ELIN-K SAMSPILLPROSJEKTET
Lillehammer kommune Sluttrapport ELIN-K SAMSPILLPROSJEKTET 05082008 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 4 5.
DetaljerProsjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse v/petter Vinje,
Prosjektveiviser Ehandel 22.08.13 Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243 Å lykkes med e-handel er enkelt, men ikke lett! Endring og Endringsledelse ved Ehandel Endring vil si forandringer
DetaljerUllevål Universitetsykehus HF
Assurance and Advisory Business Services Ullevål Universitetsykehus HF Gjennomgang av anskaffelser i eiendomsavdelingen Vår rapport er ment for bruk av Ullevål Universitetssykehus HF internt for vurdering
DetaljerDigitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked?
Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked? Jan Mærøe Seniorrådgiver (Difi) Hva er Difi, og hva jobber vi med Difi utvikler offentlig sektor.
DetaljerStandardisert e-faktura B2B i praktisk bruk. Jørn Einard Skjærlund Gjensidige NOR Forsikring
Standardisert e-faktura B2B i praktisk bruk Jørn Einard Skjærlund Gjensidige NOR Forsikring Den vanlige scenariet er i dag at fakturaer sendes på papir og deretter behandles manuelt i mottaker organisasjonen
DetaljerVeiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel
Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel I dette dokumentet er fremgangsmåten for å realisere gevinster beskrevet i en steg for steg guide Forutsetninger Virksomheten gjennomfører
DetaljerPROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12
Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12 Rådgiver Per Inge Bjørnevik, Stavanger kommune Senior rådgiver Petter
DetaljerElektronisk fakturahåndtering i Norge
Elektronisk fakturahåndtering i Norge Knut Øyvind Granli seniorrådgiver Fornyings- og administrasjonsdepartementets Ehandelssekretariat Agenda Litt om Ehandelssekretariatet Organisering Fokus - Strategiplan
DetaljerErfaringer med elektronisk ID og signatur. Mari Holien, Steinkjer kommune
Erfaringer med elektronisk ID og signatur Mari Holien, Steinkjer kommune Filmen - To prosjekter, mange kommuner, én framtidsrettet region Mål om modernisering, effektivisering og bedre tjenester Behov
DetaljerDigitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert
Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Revidert 2018-2020 Buskerud fylkeskommune Stab og kvalitetsavdelingen oktober 2017 Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER...
DetaljerVedlegg 2 til konkurransegrunnlag. Administrative bestemmelser. Tilstandskartlegging
Vedlegg 2 til konkurransegrunnlag Administrative bestemmelser Rammeavtale Tilstandskartlegging (EBE 20130401) Innholdsfortegnelse A GYLDIGHET... 3 B FORDELING AV OPPDRAG VED PARALLELLE RAMMEAVTALER...
DetaljerFinansiering av plansatsningen i Norge digitalt
Finansiering av plansatsningen i Norge digitalt Norge digitalt konseptet bygger på deling av kostnadene ved å forvalte, kvalitetssikre og tilgjengeliggjøre planene. Sentralt i dette arbeidet står Forvaltnings-,
DetaljerPromotering av katalog i anskaffelsesprosessen. Jan Mærøe
Promotering av katalog i anskaffelsesprosessen Jan Mærøe jam@difi.no Hvorfor benytte katalog? Hvordan skal innkjøpsavdelingen sikre at inngåtte avtaler brukes i virksomheten? Hvordan kan leverandører sikre
DetaljerHandlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING
Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ Styringsmål: oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.1 1.2 Planlegging prioritering og gjennomføring av
DetaljerKonkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess
Konkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess «Premiss kommer fra det latinske ordet praemisus (pre- - mittere), som betyr å plassere foran» Jacob M Landsvik En grunnleggende premiss
DetaljerKan e-handel gi intern kontroll?
Kan e-handel gi intern kontroll? Nettverksmøte NIRF den 23 mai 2012 Knut Øyvind Granli leder e-handel i Difi Disposisjon Innledning Hva mener Difi med elektronisk handel? Situasjonsbeskrivelse offentlige
DetaljerPROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER
Senior rådgiver Petter Vinje, Difi PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER Dette er ikke noe nytt! HVA ER PROSESS En prosess er en serie med aktiviteter som skal oppfylle et mål eks bestille en vare jeg trenger
DetaljerAnskaffelsesutfordringene sett fra Difi! Dag Strømsnes Avdelingsdirektør Avdeling for offentlige anskaffelser
Anskaffelsesutfordringene sett fra Difi! Dag Strømsnes Avdelingsdirektør Avdeling for offentlige anskaffelser Anskaffelsesstatus 2011 Difi har i samarbeid med revisjons- og rådgivningsfirmaet PwC gjennomført
DetaljerRetningslinjer for anskaffelser
Retningslinjer for anskaffelser 1 Definisjon/avgrensning Anskaffelsesområdet omfatter følgende aktiviteter: avdekke og spesifisere behov søke i leverandørmarkedet kostnadsramme og budsjettmessig dekning
DetaljerBD nett. BD mobil. Filoverføring. Papirløs faktura. en enklere hverdag
BD nett BD mobil Bda Filoverføring Papirløs faktura en enklere hverdag Hvorfor ekanaler? 01 02 Løsninger for alle! Riktig verktøy er mer enn halve jobben også når det gjelder IT! Brødrene Dahl har som
DetaljerDifis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT
Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT Digitalisering Direktoratet for forvaltning og IKT Hvorfor elektronisk handel? I avtaleperioden Presise bestillinger
DetaljerE-handel Status og veien videre. Jostein Engen Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
E-handel Status og veien videre Jostein Engen Seniorrådgiver (Difi) Agenda Nytt forenklet regelverk for offentlige anskaffelser Nye EU-direktiver Status elektronisk faktura Status e-handel E-handel i årene
DetaljerKnutepunkt Sørlandet
Knutepunkt Sørlandet PROSJEKTMANDAT FOR INNFØRING AV EHANDEL I KNUTEPUNKT SØRLANDET Prosjektleder John Ånon Jonassen Teamleder Prosjekteier Rådmannsutvalget ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent
DetaljerRevisjon av fylkeskommunens innkjøpsstrategi og innkjøpspolitikk Endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp
Revisjon av fylkeskommunens innkjøpsstrategi og innkjøpspolitikk Endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp Eiendomssjef Arne Schei 18.2.2014 Konkurranse fungerer! 5 Grunnleggende krav
DetaljerProsjektplan A5 Anskaffelser
Prosjektplan A5 Anskaffelser Programleder: Prosjektleder: Morten Deol Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som
DetaljerBankavtale for Bergen kommune fra 1.2.15 til 31.12.17 med opsjon til forlengelse til 31.12.18
Byrådssak 1023 /15 Bankavtale for Bergen kommune fra 1.2.15 til 31.12.17 med opsjon til forlengelse til 31.12.18 GOMI ESARK-1706-201426660-5 Hva saken gjelder: Det er innhentet tilbud for levering av banktjenester
DetaljerKategoristyring og gevinstrealisering. Heidi Rygg og Thomas Ballou
Kategoristyring og gevinstrealisering Heidi Rygg og Thomas Ballou 07.09.2017 Agenda Om Bærum Kategoristyring hva og hvorfor? Inndeling i kategorier Modell for realisering av gevinster Identifisere Planlegge
DetaljerNotat REGIONRÅDET FOR HALLINGDAL
Notat Til: Styringsgruppe IKT v/ Tone Tveito Eidnes Fra: Halgrim Merødningen, IKT-koordinator Dato: 15.8.2013 Emne: Budsjett IKT 2014 til behandling i kommunene IKT-kostnadene i Hallingdal er samordnet
DetaljerDigitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.
Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.april 2015 Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER...
Detaljer