et magasin fra UNiT4 Agresso N o ELEKTRONISK SAMHANDLING STORT HR-PROSJEKT SNART I MÅL EN PROGRAMVARE BRUKERNE LIKER

Transkript

1 et magasin fra UNiT4 Agresso N o ELEKTRONISK SAMHANDLING STORT HR-PROSJEKT SNART I MÅL EN PROGRAMVARE BRUKERNE LIKER

2 Vi har her de beste forutsetninger og en sterk ambisjon om å «spille våre kunder gode»! Administrerende direktør helge strypet ANSVARLIG UTGIVER UNIT4 Agresso AS REDAKTØR Børre Rødal REDAKSJON Pia Torre Schau, Marianne Stern, Terje Kaasa, Rolf Skregelid, Aslak Lid, Trygve Lønn, Børre Rødal og Circus Reklamebyrå. DESIGN/LAYOUT Circus Reklamebyrå TEKST Børre Rødal, UNIT4 Agresso AS TRYKK Nordby Grafisk AS UNIT4 AGRESSO AS Gjerdrumsvei 4 Postboks 4244, Nydalen 0401 Oslo Telefon UNIT4 Agresso AS leverer forretningssystemer som utmerker seg ved at de enkelt lar seg justere til stadig nye behov. I tillegg til ERP-systemet Agresso - som omfatter løsninger innen økonomi, lønn og personal med tilhørende konsulenttjenester og kundeservice - leverer selskapet også Current-produktene og virksomhetsstyringssystemet UNIT4 Business Analytics til det norske markedet. Sammen med sine partnere betjener UNIT4 Agresso rundt 800 kunder i Norge. UNIT4 Agresso AS er et datterselskap av UNIT4 NV som har sitt hovedkontor i Holland og er notert på børsen i Amsterdam. UNIT4 Agresso tar forbehold om eventuelle feil i tekstene. Tekster og symboler i dette magasinet som inneholder referanser til andre firmaer, merke- og produktnavn er her ute lukkende brukt for identifikasjon og kan være varemerker for sine respektive eiere. Forsidefoto: Herman Dreyer Elektronisk samhandling Det har gjennom mange år vært mye fokus på mulighetsbildet knyttet til elektronisk utveksling av forretningsdokumenter. Manglende standarder på dataformater og infrastruktur har imidlertid begrenset utbredelsen og samhandlingen mellom virksomheter. DIFI sitt initiativ om å bruke den europeiske PEPPOL standarden som fundament har blitt omfavnet, og materialiserte seg i myndighetenes direktiv om at offentlig sektor fra 1. juli 2012 skal benytte EHF (Elektronisk Handles Format) både ved utstedelse og mottak av fakturaer. Denne standardiseringen påvirker prosesser og rutiner hos de aller fleste av våre kunder, - i første omgang i offentlig sektor, men samtidig setter det også fart i private virksomheter som er leverandører til offentlig sektor. Agresso er fullt ut tilrettelagt for både utstedelse og mottak av EHF-fakturaer. Med oppkjøpet av SendRegning kan vi tilby våre kunder en helhetlig løsning som inkluderer et nettbasert fakturasystem for småleverandørene, som samlet sett representerer det største fakturavolumet. Aktivering av denne gruppen er derfor et vesentlig element i visjonen om at alle fakturaer skal distribueres elektronisk. SendRegning har på oppdrag fra DIFI spilt en aktiv rolle i utviklingen av den nye digitale infrastrukturen og har tilført UNIT4 Agresso spisskompetanse som kommer våre kunder til gode ved at vi kan tilby å ta hånd om hele prosessen. Vi kan bidra i aktiveringen av leverandørsiden, ta hånd om sikker transport og overvåke at fakturaene kommer kontrollert inn i Agresso. Dette gir trygghet for rask oppstart og forvaltning. EHF-fakturaer er den første av en rekke handelsdokumenter som digitaliseres og det ligger her et svært spennende mulighetsbilde knyttet til å hente gevinster innenfor denne elektroniske samhandlingen. - Vi har her de beste forutsetninger og en sterk ambisjon om å «spille våre kunder gode»! 2 agresso advantage N o

3 04 SendRegning med på laget UNIT4 Agresso har nylig overtatt selskapet SendRegning AS. Hvilken verdi har det våre kunder? 05 Lønnsom overgang til EHF 17 kommuner i Hordaland og Rogaland regner med å frigjøre inntil 30 årsverk. 06 Statskog ser både skogen og trærne Statskog valgte UNIT4 Business Analytics for å realisere sine nye strategier og KPI-mål 08 Fagsider Her finner du tips og nyttig informasjon om Agresso innen Økonomi, Rapportering, HR&Lønn og Logistikk 12 Snart i mål med stort HR&Lønnprosjekt i Oslo kommune EVRY og UNIT4 Agresso avslutter 1. juli sitt hittil største samarbeidsprosjekt i offentlig sektor. Løsningen omfatter flere enn lønnsmottakere. 14 Brenner for digitalisering av Norge Sammen tar UNIT4 Agresso og SendRegning sikte på å ta en ledende posisjon i utviklingen av elektronisk samhandling. 16 En programvare brukerne liker Å utvikle god programvare handler om å forstå brukernes behov. Allerede i Agresso Milestone 4 er deler av denne forståelsen innarbeidet i programvaren. 18 Klar for årets lønnsjustering? Med Agresso Lønnsforhandling kan hele prosessen utføres innenfor ett system, enten den er enkel eller kompleks. 19 EDAG EDAG-prosjektet planlegges iverksatt fra Hold deg oppdatert om utviklingen av prosjektet. 20 Nye tjenester fra Kundeservice I løpet av våren vil UNIT4 Agresso Kundeservice tilby to nye tjenester,- bistand til refusjon av sykepenger og elektronisk distribusjon av fakturaer. 22 Agresso Fagdag tirsdag 28. mai Les mer om Agresso Fagdag, Agresso Brukerkonferanse, Elektroniske kurshefter, sponsoravtaler mm agresso advantage N o

4 foto Herman Dreyer SendRegning med på laget UNIT4 Agresso har nylig overtatt og fått selskapet SendRegning AS med på laget. Hva gjør et lite selskap med åtte ansatte interessant for en stor ERP-leverandør som UNIT4 Agresso? - Det er er kort og godt meget god match, sier Helge Strypet, administrerende direktør i UNIT4 Agresso. Vi ville gi våre kunder et bedre totalprodukt innen ehandel samtidig som vi strategisk ønsket å styrke vår satsing innenfor elektronisk samhandling generelt. Utveksling av handelsdokumenter elektronisk vil raskt øke i omfang og bredde. Vi vil være en proaktiv pådriver i disse prosessene hos våre kunder og har ambisjoner om å ta en posisjon innen området. Med SendRegning på laget kan vi tilby kundene en unik kompetanse og trygghet. Bortsett fra de elementene som forvaltes av offentlige myndigheter, ivaretar vi hele prosessen når en elektronisk faktura sendes fra et Agresso-system til et annet. Standardisering åpner for Leverandøraktivering Alle offentlige virksomheter er fra sommeren 2012 pålagt å kunne motta elektroniske fakturaer på standardformatet EHF (Elektronisk HandelsFormat). Det innebærer følgelig at leverandørene de benytter også må kunne utstede og sende sine fakturaer i henhold til det nye EHF-formatet. Kommuner og andre offentlige virksomheter rundt om i vårt langstrakte land ønsker å støtte lokalt næringsliv og beholde sine lokale leverandører. Men mange av disse leverandørene er for små til å gjøre investeringer i nye og mer avanserte løsninger for å sende sine relativt få fakturaer elektronisk. Med SendRegning kan UNIT4 Agresso tilby småleverandørene en rimelig og smart webportal for enkel registrering og formidling av elektroniske fakturaer. I tillegg kan vi tilby Agresso-kundene en tjeneste for hele prosessen som inkluderer overvåkning og mottak av fakturaer i eget system. SendRegning har utviklet referanseprogramvaren for aksesspunktene som transporterer EHF-fakturaer i Norge. Det finnes flere tilbydere av aksesspunkter i Norge, men det er liten tvil om at SendRegning innehar spisskompetansen på området, sier Strypet. En ledende rolle SendRegning har vært sentrale i utviklingen av formater og standarder innen elektronisk samhandling, både i Norge og internasjonalt. UNIT4 Agresso har også samarbeidet tett med Difi i utviklingen av sine løsninger. Sammen har vi produkter, kunnskap og erfaring som gjør oss i stand til å ta en ledende rolle innen elektronisk samhandling, avslutter Helge Strypet. Les mer om dette på side Adm.dir. Helge Strypet i UNIT4 Agresso er glad for å få produktsjef Steinar Cook og de andre i SendRegning med på laget. Aksesspunkt Når et handelsdokument skal transporteres elektronisk fra et økonomisystem til et annet behøves en transportør. Innen elektronisk samhandling kalles dette for et aksesspunkt. 4 agresso advantage N o

5 Tekst Hanne Gravem Sagen foto Roundhouse AS Lønnsom overgang til EHF-faktura De 17 kommunene som først innførte elektronisk fakturering, regner med å frigjøre inntil 30 årsverk. Rundt 170 av landets 428 kommuner har til nå gått over til standardformatet EHF. Kommunesamarbeidet i Hardanger, Haugalandet og Sunnhordland har vært tidlig ute med elektroniske løsninger og var de første kommunene i landet som knyttet seg til den nye digitale infrastrukturen for forsendelse av handelsdokumenter. For alle nye avtaler krever kommunene at leverandørene sender faktura i EHF-format. Store gevinster De 17 kommunene i Hordaland og Rogaland mottar til sammen nærmere fakturaer i året. Konsulentselskapet Metier har beregnet at hver EHF-faktura vil spare mottakeren for inntil 18 minutter fordi informasjonen sendes direkte fra avsenders til mottakers økonomisystem. Den automatiske innlesingen gir raskere oppdaterte regnskapstall og reduserer risikoen for feil. I tillegg kommer miljøgevinstene ved å slippe papirfakturaer. Elektronisk fakturering er beregnet å spare staten for 1,9 millarder kroner over 15 år. Vi har regnet på dette og funnet ut at om analysen til Metier slår til med bare 25 prosent, vil dette være uhyre lønnsomt for oss. Det gjør at vi kan bruke de frigjorte ressursene til andre viktige oppgaver i kommunene, sier innkjøpsansvarlig Dag Eitrheim i Bømlo kommune. til infrastrukturen, automatisk støtte for EHF-formatet og kostnadsfri leverandøraktivering. Vi valgte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og teknisk var løsningen betydelig enklere for oss som brukere enn vi hadde sett for oss. Dessuten ønsker vi at det skal være enkelt å være leverandør til oss, sier Eitrheim. Enkelt for leverandørene Med nettbaserte fakturasystemer som SendRegning er det like enkelt for små leverandører å ta i bruk EHF som for store. Eitrheim forteller at det er nettopp de minste leverandørene som først har gått over til å fakturere elektronisk. Når vi aktiverer store leverandører som Telenor, kommer det alle andre kommuner til gode. På den måten blir leverandøraktiveringen en slags nasjonal dugnad. Når vi ser hvor mye det er å tjene, både ressursmessig og kvalitetsmessig, er det vel verdt strevet å få det på plass, sier Eitrheim. Aksesspunkt Etter en anbudskonkurranse inngikk kommune samarbeidet avtale med SendRegning om levering av aksesspunkt/ meldingssentral, som håndterer fakturaer og andre forretningsdokumenter både inn til og ut av kommunene. Avtalen inkluderte all nødvendig programvare, enkel tilkobling Om analysen til Metier slår til med bare 25 prosent, vil dette være uhyre lønnsomt for oss. Dag Eitrheim i Bømlo kommune agresso advantage N o

6 Ser både skogen og trærne Tekst/Foto Silje Gomnæs Statskog trengte et verktøy for å realisere sine nye strategier og KPI-mål. Valget falt på UNIT4 Business Analytics. Det har gitt både ny innsikt i egen bedrift og nye muligheter. Med utgangspunkt i strategi og hovedmål, arbeidet Statskog høsten 2011 med KPI-er for fremtidig drift. Etter at vi hadde jobbet frem indikatorer, trengte vi et system for å ivareta og operasjonalisere dem, sier Ronald Gåsvær, økonomisjef i Statskog. Selskapet vurderte flere alternativer før de bestemte seg for UNIT4 Business Analytics. Tungen på vektskålen ble til slutt et referansebesøk hos YIT. Selve utrullingen av prosjektet tok tre til fire måneder, anslår Gåsvær. Den forholdsvis raske prosessen forklarer han med den gode integrasjonen mellom Agresso-løsningen som de har brukt siden 1996 og UNIT4 Business Analytics, og dessuten at Statskog selv gjorde et meget grundig forarbeid. Sparte tid og penger Da vi begynte med systemet visste vi derfor hva vi ønsket å realisere. Vi var tydelige på hva vi ville ha fra dag én. Det sparte vi nok både tid og penger på, tror Gåsvær. I første omgang var det to ting Statskog ønsket å oppnå med UNIT4 Business Analytics: Å få økonomirapporteringen til ledelsen inn i løsningen og å jobbe med måltavler og indikatorer. Økonomirapporteringen ble prioritert først og deretter integrerte man måltavler i systemet. Under utrullingen av løsningen samarbeidet vi meget godt med UNIT4 Agresso. De har dyktige folk med god balanse i kunnskapen, sier Gåsvær. Hos Statskog brukes UNIT4 Business Analytics som lederverktøy, med rundt 25 brukere av totalt 135 ansatte. Det kan i midlertid bli aktuelt å integrere verktøyet i selskapets intra nett, slik at flere i bedriften kan dra nytte av måltavlene. Her vil man kunne trekke ut elementer fra tavlene, tilpasset behovene til hver enkelt innloggede bruker. 6 agresso advantage N o

7 Dette er Statskog SF Statskog SF er organisert som statsforetak og eies 100 % av staten. Foretaket skal drives etter bedriftsøkonomiske prinsipper innen sine fire kjerneområder; eiendom, energi, skog og friluftsliv. Statskog er landets største grunneier. Statens grunn utgjør km2, det vil si 1/5 av fastlands-norge. Foretaket har 135 ansatte fordelt på 19 kontorsteder. Statskogs formål å forvalte, drive og utvikle statlige skog og fjelleiendommer med tilhørende ressurser og tilgrensende virksomhet eiendommene skal drives effektivt med sikte på å oppnå et tilfredsstillende økonomisk resultat det skal drives aktivt naturvern og tas hensyn til friluftslivet ressursene skal utnyttes balansert, og fornybare ressurser skal tas vare på og utvikles videre I hverdagen har den nye økonomirapporteringen frigjort tid hos ledelsen. Før hadde vi økonomirapportering gjennom Excel. Det krevde manuell kjøring og distribusjon av rapporter. Dette slipper vi nå, sier Gåsvær. Helt annen brukeropplevelse Det er imidlertid ikke tidsbesparelsene ved å bruke UNIT4 Business Analytics som har skapt størst entusiasme hos Statskog, men brukeropplevelsen. Den største forbedringen ligger i at brukeropplevelsen har blitt vesentlig bedre. Opplæringen gikk raskt og lederne er svært fornøyde med verktøyet. Innen økonomirapportering gir løsningen flere nye muligheter vi ikke hadde i Excel. Nå kan vi grave oss skikkelig ned i tallene. Skjermbildene er intuitive og for eksempel flerfirma-rapportering er løst på en elegant måte slik at brukerne enkelt kan velge å se data pr organisasjons enhet eller på tvers. Denne dynamikken i løsningen gjør at brukeropplevelsen er en helt annen. Også bruken av måltavle og de nye måtene å vise data på har gitt mersmak for Statskog, som ikke hadde brukt dette i forbindelse med strategi tidligere. Per i dag har ikke selskapet behov for måltavler som oppdateres fortløpende, og nøyer seg med oppdateringer på ukesbasis. har kommet et godt stykke på vei, men dette er en kontinuerlig prosess. Strategien er og skal være levende, sier Gåsvær. Stinn av ambisjoner Selv om UNIT4 Business Analytics er på plass, velger Statskog å holde blikket høyt og utforske de mange mulighetene systemet har. Virksomheten ønsker å være fremoverlent og tenke nytt. Vi har mange ambisjoner videre, som blant annet å implementere systemet med HR-elementer som sykefravær og annen personalinformasjon. Vi vil også se på implementering av andre fagsystemer, som saksbehandlingssystem, kontraktforvaltningssystem og andre systemer som ivaretar konkrete oppgaver som for eksempel salg av jaktog fiskekort. Vi ønsker å være med i tiden. Vi så behovet for en større bredde i styringen av virksomheten og ikke bare fokusere på økonomi. Med UNIT4 Business Analytics har vi fått et verktøy som gir oss anledning til å fokusere bredere. Det gir oss ny kunnskap om egen virksomhet og forutsetninger for å styre og utvikle virksomheten på en bedre måte, avslutter Gåsvær. En kontinuerlig prosess Foreløpig er det for tidlig å måle de faktiske gevinstene UNIT4 Business Analytics gir hos Statskog. Det er imidlertid liten tvil om at resultatene vil vise seg. Gevinstene er avhengig av hvor godt man lykkes med å finne de rette indikatorene. Nøkkelen til suksess er et verktøy som sikrer ønsket utviklingsretning. Vi syns vi agresso advantage N o

8 Fagside: økonomi Anne Berit Skauerud Nann Kristin Bakker Sissel Rønning Arbeidsflyt på åpne poster Spørre på loggede endringer i faste registre Bokførte leverandørposter kan du nå velge å sende ut på arbeidsflyt for kontroll før utbetaling. Så lenge en post ikke er godkjent kan du ikke manuelt eller automatisk matche, remittere eller betale posten. Du kan velge å sende alle poster for kontroll, poster fra enkelte utvalgte leverandører eller poster over et visst beløp. Elementtypen har eget skjermbilde for godkjenning og egne spørringer. Mange har aktivert logging av endringer på eksempelvis kontoplan, leverandør- eller kunderegister under Agresso Oppsett > Systemadministrasjon > Data kontroll > Logging av endringer > Aktivering av server for logging. Funksjonen har også et eget vindu for spørring Endringer i faste registre. Spørrevinduet består av feltnavnene fra tabellen det logges endringer på og kan for mange virke noe kryptisk. Agresso har nå løst dette ved å legge spørring på endringer tilgjengelig fra Browser på alle faste registre du gjør spørringer Spesifikasjoner av pliktig regnskaps rapportering mot. Merk deg at feltet kun er tilgjengelig dersom du har aktivert logging på registeret. i pdf-format Ved avkryssing får du mulighet til å legge til Spesifikasjon rapport i Agresso feltet Endre status som gir deg informasjon om Bokføringsspesifikasjon Bilagsjournal (GL02) dette er en ny rad i det faste registeret (I) eller Kontospesifikasjon Hovedbok pr dimensjon (GL01) en oppdatering på eksisterende rad (U). Kundespesifikasjon Reskontrospesifikasjon (CU03) Bruk av Browser mot spørring på endringer Leverandørspesifikasjon Reskontrospesifikasjon (SU03) gir økt tilgjengelighet til spørring på endringer Spesifikasjon av merverdiavgift Transaksjoner pr avgiftskode (GL05) og mulighet for enkelt å sette opp IntellAgent hendelser mot en browsermal for å fange opp viktige endringer i faste registre. I henhold til Bokføringsloven 5 skal regnskapssystemet kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir. For å få en bedre layout på rapportene kan du ta i bruk ARC-rapporter (Agresso Report Creator), som gjør at spesifikasjonene blir generert i PDF-format. Å ta i bruk disse rapportmalene medfører minimalt med installasjon. ARC-rapportene som genererer spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering kan nå lastes ned fra Kundenettet, hvor du også finner brukerdokumentasjon. 8 agresso advantage N o

9 Fagside: Rapportering Arvid Selle Kopiering av browsermaler fra bruker til bruker fra firma til firma Ofte er det praktisk å dele browsermalene du har laget med andre, eller bruke de selv i andre klienter. Dette kan gjøres med funksjonaliteten Distribuere, Eksportere og Importere browsermal som ligger både i Agresso Felles og Systemadministrasjon under mappen Kopier browsermaler. Vi viser hvordan du kan gjøre følgende: Dele en privat browsermal med andre brukere Kopiere en global eller en privat rapport til andre firma Forutsetning som må ligge til grunn før kopiering av browsermaler: Rapportene må ligge i rapportmenyen for å kunne bruke funksjonaliteten kopiere browsermaler. Videre må den mottakende klienten bruke identisk rapporteringsmodell som givende klient (samme konteringsstreng, rapporteringshierarki etc.) Hvis rapporteringsmodellen er forskjellig, så vil ikke browser malene fungere. I vårt eksempel har vi en global og en privat rapport som skal distribueres. Disse har vi lagt under hver sin katalog. Privat rapport Etter at Browsermalene er lagt inn i rapporttreet, kan vi distribuere disse. Kopiere privat rapport til annen bruker 1. Velg Distribuer browser mal under Modul Felles 2. Finn aktuell browsermal og velg denne 3. Finn den eller de brukere som skal motta rapport 4. Bekrefte med F12 Mottakende bruker vil finne rapporten to plasser 1. I rapporttreet vil det bli opp rettet en ny mappe for mottakende rapporter 2. Rapporten vil også være synlig i det menypunkt den ble laget Til slutt anbefaler vi at mottaker åpner malen og lagrer den med nytt navn. Global rapport Eksportere global rapport til annet firma 1. Velg Eksporter browsermal under Modul Felles 2. Finn aktuell browsermal og velg denne 3. Finn den eller de firma som skal motta rapport 4. Bekrefte med F12 (OBS! Private rapporter kan også kopieres til andre firma i dette menypunkt) Gå til mottagende firma, oppdatér meny og rapporten vil nå være synlig i det menypunkt den ble lagd. Også her anbefaler vi å åpne spørringen og lagre med nytt navn. agresso advantage N o

10 Fagside: HR & lønn Bente Flåte Holth E-skattekort Pilottesting av løsningen for innhenting av elektroniske skattekort fra SKD, via Altinn og direkte fra Agresso, er nå godt i gang. Resultatet av testingen ser meget lovende ut og vi vil derfor tilby løsningen til flere kunder utover våren. Fra august vil løsningen være tilgjengelig for alle. Løsningen forutsetter at begrepene SKTAB og KOMMUNE ligger som relasjon på ressurs slik at historikk kan dannes. Vi minner om at ordningen med elektroniske skattekort blir obligatorisk for alle fra Oppfølging av sykmeldte overfør oppfølgingsplan og 9-ukersrapport til Altinn med ett klikk Fra Agresso HMS kan du overføre oppfølgingsplan og 9-ukers rapport elektronisk til NAV via Altinn. Oppfølging av den sykmeldte dokumenteres i en oppfølgingssak i Agresso HMS, som inneholder alle frister i opp følgingsarbeidet. Informasjon om avholdte oppfølgingssamtaler og dialogmøte registreres i systemet, og oppfølgingsplan genereres elektronisk på bakgrunn av registreringene. Ved ett tastetrykk kan den genererte oppfølgingsplanen overføres til NAV via Altinn. Merk at det ikke kreves bruker pålogging i Altinn all autentisering skjer automatisk på bakgrunn av et virksomhetssertifikat som er lagret i systemet og ivaretar sikkerheten. Sertifikatet gjelder hele det juridiske foretaket. Når frist for 9-ukersrapport nås, kan skjemaet genereres automatisk og oversendes til NAV via Altinn på tilsvarende måte. Systemet oppdateres når kvittering fra Altinn mottas, og brukeren kan i sitt skjermbilde se at forsendelsen er korrekt overført. Bruker kan når som helst laste opp en ny versjon av oppfølgingsplanen. Endringer i skattefrie satser - reise Ved årsskiftet ble det foretatt en del endringer i satsene. Her er noen av endringene: Km-godtgjørelse: Inntil km kr 4,05 Over km kr 3,40 Dagdiett innland: F.o.m 5 og inntil 9 timer kr 195,00 F.o.m 9 og inntil 12 timer kr 300,00 F.o.m 12 timer kr 495,00 Reiser over 12 timer med overnatting kr 670,00 Ulegitimert nattillegg ved overnatting kr 410,00 For oversikt over alle satser, sjekk Skatteetatens hjemmeside: Utnytter du mulighetene i Agresso? Dersom det er grensekontroller på noen lønnarter du ikke ønsker å se på varslingslisten (D-listen) når du kjører PR01, kan du nå ekskludere disse ved å ta vekk krysset i kolonnen Print i skillekortet Grenser i Lønnartskatalogen. 10 agresso advantage N o

11 Fagside: Logistikk Tor Bergene Tips om bruk av Elektronisk handelsformat Løsningene i Agresso knyttet til Elektronisk handelsformat (EHF) omfatter funksjoner både for innlesning og generering av fakturaer på EHF-formatet. Innlesning av EHF Siste versjon, 1.4, av innlesning av EHF (EN53) inneholdt flere forbedringer vedrørende feilhåndtering. Endringene i denne versjonen gjør at flere fakturaer behandles automatisk, og man slipper i større grad unna manuell avviksbehandling. Vi har hatt fokus på automatisk å takle flere typer feil i EHF-fakturaene som mottas. Det er lagt til rette for en mer kontrollert manuell behandling av fakturaer som inneholder feil eller avvises i forkontroll - og som må følges opp. Dette gjelder spesielt fakturaer med syntaksfeil og som mangler informasjon om blant annet mva på fakturalinjene. I tillegg er mva-behandling for fakturaer som har en tilhørende innkjøpsordre i Agresso endret, slik at det er mva-kodene på ordren som benyttes ved bokføring. Skjermbildet for vedlikehold elektronisk faktura er nå utvidet med mer informasjon for å håndtere dette. Vedlikehold elektronisk faktura med nye felt. Generering av EHF I siste versjon 1.3 av generering av EHF (EN54) har vi standard isert bruk av aktør-identifikatorer på mottaker og avsender av EHF i henhold til nye spesifikasjoner publisert av Difi Dette skal gjøre samhandling mellom utsteder, aksesspunkt og mottaker mer enhetlig og innebærer mindre behov for manuell oppfølging. Det er også implementert støtte for utvidet vedleggshåndtering i kreditnota, samt mulighet for å overføre fakturaer i Fakturaoversikt til historikk. Legg spesielt merke til den nye muligheten for å aktivere en kontroll av om Deres referanse (Salgsordre) er utfylt og eventuelt legge inn en default verdi. Kontrollen vil kun gjelde kunder som er markert som mottaker av EHF faktura. Alternative felt som benyttes som Deres referanse på EHF faktura kan angis i systemparameteren EN54_SO_EXT_REF. Kontrollene som kan skrus på er beskrevet i dokumentet Anbefalt oppsett utgående elektronisk faktura, som kan lastes ned fra Kundenettet. Ekstern referanse er obligatorisk i EHF-formatet og må derfor alltid registreres. God dialog med sine kunder og leverandører om EHF er viktigst Når man leser inn og sender fakturaer på EHF-formatet er det viktig på forhånd å ha avklart med sine kunder og leverandører hva som skal mottas/sendes i feltene for Deres referanse og Ordre referanse. God dialog rundt referansefeltene vil sikre høy datakvalitet i innholdet i EHF-fakturaene og gi størst mulig grad av automatisk behandling hos mottaker. Det påhviler fakturautsteder et spesielt ansvar for å ta kontakt med sine kunder angående dette. agresso advantage N o

12 EVRY og UNIT4 Agresso har samarbeidet siden 1996, og er nå i ferd med å avrunde sitt hittil største samarbeidsprosjekt. Fra venstre: Bård Jørgen Haaland Vice President Business Solutions i EVRY, Helge Strypet administrerende direktør i UNIT4 Agresso, Morten Hermstad - prosjektdirektør i EVRY og Camilla Owesen Lie - prosjektleder i UNIT4 Agresso. 12 agresso advantage N o

13 Tekst Hanne Gravem Sagen foto herman dreyer Stort HR-prosjekt snart i mål I to år har EVRY og UNIT4 Agresso samarbeidet om å levere nytt lønns- og HR-system til Oslo kommune. 1. juli lukkes leveransen i det hittil største samarbeidsprosjektet i offentlig sektor. Utrullingen av lønnsfunksjonaliteten er avsluttet, samtlige virksomheter er i produksjon og alle lønnsmottakere i Oslo kommune har fått lønnen sin, sier Bård Jørgen Haaland, Vice President Business Solutions i EVRY. Han leder ERP- og ECM-området mot offentlig sektor og er leveranseansvarlig prosjekteier for Lønn- og HR-prosjektet, som startet i mars De siste leveransene blir avsluttet i mars og er knyttet til HMS-prosesser. Komplett HR-løsning Oslo kommune er landets største arbeidsgiver. Inkludert pensjonister har kommunen flere enn lønnsmottakere. Alle kommunens 52 virksomheter er omfattet av prosjektet, noe som betyr at alle ansatte i kommunen blir berørt, sier Haaland. Oslo kommune er fra før den største Agresso-installasjonen i Norge, etter at kommunen innførte Agresso som økonomisystem for ti år siden. HR-løsningen omfatter blant annet lønn og personaladministrasjon, rekruttering, overvåking og oppfølging av sykefravær og ressurs- og kompetansestyring. Prosjektleder Camilla Owesen Lie i UNIT4 Agresso sier prosjektet har vært preget av en sterk felles drive for å lykkes. Vi har fått bekreftet at Agresso kan støtte store kunder med lønnsmottakere og at ansatte kan forvaltes desentralisert, samtidig som Oslo kommune har sentral oversikt over totalforholdet til den enkelte ansatte, sier Owesen Lie. Holder tidsplanen Pilotene startet i januar 2012 og gikk i et halvt år, før utrullingen ble gjennomført i tre puljer fra sommeren til november i fjor. Prosjektdirektør Morten Hermstad i EVRY har ledet prosjektet siden mai Til tross for en forsinket oppstart er prosjektet nå à jour i henhold til tidsplanen. Da vi konverterte den siste virksomheten i november 2012, hadde vi tatt igjen planen vår. 1. juli skal vi merkantilt være avsluttet, og godkjenningsperioden løper frem til oktober, sier Hermstad. EVRY og UNIT4 Agresso har samarbeidet siden Dette er det hittil største prosjektet i offentlig sektor for begge selskaper. Sett i lys av prosjektets størrelse og omfang er vi svært tilfreds med at leveransen er gjennomført i henhold til planen. All honnør til vår partner EVRY og til mottaksprosjektet i Oslo kommune, sier administrerende direktør Helge Strypet i UNIT4 Agresso. Med sin størrelse og utstrakte bruk av Agresso er Oslo kommune en betydningsfull signalkunde for oss, både her hjemme og internasjonalt, sier Strypet. Stort prosjekt store utfordringer Fra leverandørsiden jobbet mellom 30 og 40 personer på heltid med prosjektet frem til nyttår. Det har ikke manglet utfordringer. Systemet skal tas i bruk av 52 virksomheter med store innbyrdes forskjeller. UNIT4 Agresso har utviklet et mye mer avansert system som møter flere behov og har større muligheter enn tidligere, sier Hermstad. Han påpeker at Oslo kommunes krav til formelle prosesser har gitt mye læring. Ved at vi møtte et apparat som visste hva de ville ha i større grad enn små kunder gjerne gjør, har vi definitivt fått en formell metode for krevende prosjekter hos offentlige kunder, sier han. Gevinster for alle Flere enn 200 offentlige virksomheter bruker allerede lønn- og HR- løsningen, og disse vil nyte godt av den nye funksjonaliteten som er utviklet. Dette prosjektet har lagt beslag på store ressurser og kan nok i perioder ha innvirket på vår evne til å betjene andre kunder. Det beklager vi, men resultatet er forbedringer som andre kunder vil nyte godt av, sier Bård Jørgen Håland. Sett i lys av prosjektets størrelse og omfang er vi svært tilfreds med at leveransen er gjennomført i henhold til planen. Helge Strypet, adm. dir. i UNIT4 Agresso agresso advantage N o

14 Tekst Hanne Gravem Sagen foto Herman Dreyer Brenner for digitalisering av Norge Sammen skal UNIT4 Agresso og SendRegning ta en ledende posisjon i utviklingen av elektronisk samhandling, sier produktsjef for SendRegning Steinar O. Cook. Vi har lenge ment at elektronisk samhandling er nøkkelen innenfor offentlig og privat databehandling, sier Cook. Gründerbedriften SendRegning har spilt en aktiv rolle i utviklingen av den nye digitale infrastrukturen for elektronisk forsendelse av forretningsdokumenter. Selskapet utviklet referanseprogramvaren for aksesspunktene som transporterer EHF-fakturaer. De var den første tilbyderen av webfaktura som oppfylte statens krav for å levere et offentlig godkjent aksesspunkt. I dag er de representert i FADs* referansegruppe, to Difi-oppnevnte grupper og i OpenPEPPOLs transportkomité, som styrer standardiseringen av transportinfrastrukturen i Europa. Blir hørt SendRegning har vært en pådriver for elektronisk samhandling i det norske markedet, sier Olav Astad Kristiansen, prosjektleder for elektronisk faktura i Difi. Da SendRegning i 2009 fikk nyss om at staten ønsket norsk tilkobling til det europeiske PEPPOL-nettverket, våknet engasjementet for alvor. I den offentlige innkjøpsløsningen PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) så Cook et potensiale som hadde manglet i tidligere standarder. Ingen tidligere standarder har slått an eller vært offentlig godkjent. Med PEPPOL-prosjektet kom noe som kunne fungere, både fordi det inneholdt riktige tekniske løsninger og fordi det var staten som etablerte prosjektet. Det sikrer tilgjengelighet for alle, ikke bare de største aktørene, sier Cook. Han var imidlertid til dels sterkt uenig i deler av planene. Blant annet var Altinn tiltenkt en sentral rolle som webportal, noe Cook var motstander av. Vår uenighet endte med et brev til statsråd Rigmor Aasrud. Det ble et vende punkt. Jeg ble oppringt av departementet, de lyttet til oss, og siden har vi hatt et veldig fruktbart samarbeid, sier Cook. Forenklet programvaren SendRegning studerte også programvaren PEPPOL hadde utviklet, men var ikke imponert. Jeg har programmert i over 30 år, og jeg syntes den var vanskelig. Å lage god programvare som er tilgjengelig for alle, mener jeg er en kritisk suksessfaktor. Derfor mente vi Difi burde utlyse en konkurranse for å få skrevet om og forenklet programvaren, sier Cook. Difi likte ideen, og SendRegning vant konkurransen. Selskapet forenklet og tilpasset programvaren til det norske markedet og la den ut som åpen kildekode. SendRegning har vært en proaktiv aktør på godt og vondt for oss. De * Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 14 agresso advantage N o

15 Skal vi nå målet om elektronisk samhandling, er det én ting som er viktigere enn alt annet: Å gjøre det enkelt. Steinar O. Cook, produktsjef i SendRegning har satt fingeren på mye de mente var galt, de er opptatt av å gjøre ting enkelt og er blant de flinkeste i klassen. De har også vært fleksible med tanke på å tilby løsningene sine til markedet. I dag bruker de fleste norske aktørene den programvaren SendRegning laget for oss, påpeker Olav Astad Kristiansen i Difi. Valgte UNIT4 Agresso Mange har lurt på hvorfor SendRegning valgte UNIT4 Agresso blant flere store ERP-leverandører som var interessert. Det var et aktivt valg. Det var i UNIT4 Agresso vi opplevde at vi fant det største faglige fokuset, og vi ble raskt enige om at ambisjonen er å være en ledende aktør innenfor elektronisk samhandling. Her har det offentlige tatt en lederrolle, og UNIT4 Agresso er den klart største aktøren i det offentlige markedet. Å være med der gir oss helt nye muligheter til å utvikle gode løsninger som blir brukt av både offentlige og private, sier Cook. En viktig teknisk utfordring er ytelse, dvs. hvor mange fakturaer som kan presses gjennom systemet hvert sekund. Vi har identifisert og jobber aktivt med de fleste problemområdene. Skal vi nå målet om elektronisk samhandling, er det imidlertid én ting som er viktigere enn alt annet: Å gjøre det enkelt, sier Cook. SendRegning er opptatt av å gjøre ting enkelt og er blant de flinkeste i klassen. De har også vært fleksible med tanke på å tilby løsningene sine til markedet, sier Olav Astad Kristiansen i Difi. agresso advantage N o

16 foto Herman Dreyer En programvare brukerne liker Innovativ programvareutvikling handler mer enn noe annet om å forstå brukernes fremtidige behov. Det har utviklingsselskapet UNIT4 R&D, som lager Agresso programvare, tatt på alvor. Sammen med UNIT4 Agresso bruker utviklings selskapet betydelige ressurser på å forstå ulike brukeres arbeidssituasjon hvordan de tenker og hvordan de ønsker å arbeide. Allerede fra og med Agresso Milestone 4 er deler av denne forståelsen innarbeidet i programvaren. 16 agresso advantage N o

17 Gjennom omfattende studier av våre kunder og brukere vet vi i dag mye om informasjonsflyt og arbeidsprosesser i ulike virksomheter. Vi vet også at det stadig vil bli stilt høyere krav til praktiske, relevante og intuitive ERP-løsninger. Og vi vet at nye brukere og beslutningstakere har andre forutsetninger, holdninger og forventninger til både arbeidssituasjon, informasjons tilgang og brukergrensesnitt. De tar for eksempel for gitt at brukervennligheten holder den samme høye standarden som de kjenner fra nettsteder som Facebook og Amazon. Dette tar vi på alvor. Vi ønsker å bidra til å gjøre våre kundevirksomheter attraktive for de mest etterspurte arbeidstakerne, sier Thomas Staven, leder for Corporate Product Management i UNIT4. Forbedret kommunikasjonsflyt I dag er allerede en rekke funksjoner distribuert ut til den enkelte ansatte. Vi registrerer timene våre selv, vi fører reiseregninger, godkjenner fakturaer, analyserer informasjon osv. Dette vil forsterke seg, sier Staven. Hver enkelt medarbeider vi stadig ha høyere krav til enkelt å finne eller registrere data, når som helst og fra hvor som helst. Brukerne vil kreve at nye ERPløsninger tilbyr en langt bedre kommunikasjonsflyt både internt og eksternt enn det vi har i dag. Det innebærer for eksempel at det i langt større grad må være mulig umiddelbart å dele informasjon, samarbeide og kommunisere direkte i programvaren. Gevinsten vil blant annet være raskere tilgang til korrekt informasjon og raskere behandling av arbeidsoppgaver. Kunnskapsdeling og konkurransefortrinn Vi har med interesse fulgt utviklingen av sosiale medier som Facebook, Twitter, LinkedIn og blogger. Det er interessant å se hvordan disse mediene fungerer og ekspanderer, sier Staven. Disse mediene har på kort tid erobret et enormt marked. Da gjør de noe riktig, og vi har utvilsomt noe å lære. Et eksempel er enkel og effektiv informasjonsdeling internt i en virksomhet. Det handler om å bygge opp velfungerende nettverk som vil gi verdi i forbindelse med samarbeid og deling av informasjon. Sammen med andre gode idéer er dette elementer vi nå realiserer i våre produkter, forteller Staven. brukergrupper vi skal favne, slik at vi ikke utilsiktet ekskluderer noen fra programvaren vår. Et eksempel på en slik brukergruppe er blinde og svaksynte. Vi har lagt ned et stort arbeid i programvaren knyttet til universell utforming, som tar sikte på at også blinde og svaksynte skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en effektiv måte i Agresso. Mange arbeidsgivere tror ikke blinde kan bruke PC. Men det kan de altså, forsikrer Trygve Lønn. Helt konkret løses dette blant annet ved hjelp av en leselist i forkant av tastaturet. Her spretter det opp punktskrift som representasjon av skjermteksten, linje for linje. I tillegg benyttes såkalt tekst til tale funksjon, som gjør det enkelt og raskt å lytte seg gjennom innholdet på skjermen. For svaksynte handler det først og fremst om å øke lesbarheten i skjermbildene gjennom sterkere kontraster, økt størrelse og fargekorreksjoner. Og sannsynligvis er det riktig som Blindeforbundet sier: Bedre løsninger for blinde og svaksynte gi bedre løsninger for alle. Tett dialog med kunder og brukere Thomas Staven og Trygve Lønn er opptatt av å finne løsninger. I hver sin rolle og med hver sin innfallsvinkel til problemstillingene, jobber de hver dag med å skape gode programvareløsninger. Vår styrke og mulighet ligger i å forstå våre brukeres utfordringer og behov. Gjør vi det - og evner å bruke ny teknologi til å omsette det til effektive og bruker vennlige løsninger vil vi bidra til å skape konkurranse fortrinn for dem. Vi må rett og slett lage programvare som gir kundene våre fordeler og som brukerne liker. Det er den langsiktige suksessfaktoren for en programvareleverandør, avslutter de to. Brukeropplevelse ulike krav og behov Brukeropplevelse er krevende og har mange dimensjoner, sier Trygve Lønn, Presale Manager i UNIT4 Agresso. Når vi introduserer ny funksjonalitet og nye brukeropplevelser er det viktig å være bevisst på hvilke agresso advantage N o

18 foto Circus Klar for årets lønnsjustering? Det nærmer seg vår og for mange betyr det også tidspunktet for vurdering av lønnen til de ansatte. Den årlige lønnsjusteringen kan være relativt krevende og ikke alle imøteser den med glede. Lønn er sensitivt og viktig og alt må gjøres riktig. Med den nye funksjonaliteten i Agresso Lønnsforhandling elimineres behovet for bruk av potensielle feilkilder som Excelark. Hele prosessen kan utføres innenfor ett system, enten den er enkel eller kompleks. Og etter arbeidet er automatisert slik at resultatet blir oppdatert med få tastetrykk, forteller produktsjef Bente Flåte Holth. Agresso Lønnsforhandling har blitt grundig gjennomarbeidet og videreutviklet, sier hun. Versjonen Agresso Milestone 3 inneholder mye ny funksjonalitet som gjør systemet velegnet for både enkle og mer komplekse prosesser for lønnsjustering. I noen organisasjoner involveres tillitsvalgte i selve prosessen, og det er tilrettelagt for at de kan se medlemmene for sin fagforening, mens lederne får tilgang til ansatte i sin avdeling. Nedenfor nevner jeg noen av de fordelene jeg mener er viktige for mange kunder: Systemet styrer fremdriften i prosessen Ved å bruke arbeidsflyt-funksjonalitet kan hele prosessen planlegges slik at alle prosessdeltakere blir involvert på riktig tidspunkt og i riktig rekkefølge innenfor tilgjengelig tidsramme. Rolletildelingen åpner og begrenser innsyn til passet den rollen den enkelte prosessdeltaker har. Ledelsen kan til enhver tid se foreløpig resultat, og det er enkelt å følge opp hvor langt den enkelte har kommet med sin avdeling. Oppdatert informasjon i ett system Agresso Lønnsforhandling viser oppdatert informasjon i alle prosessens faser. Endringer som skjer underveis, for eksempel at en person bytter avdeling, kan fanges opp slik at brukerne hele tiden jobber med reell informasjon. Alle typer endringer inklusiv kalkulerte merkostnader Det er tilrettelagt for å gjennomføre generelle %- og kronetillegg på utvalgte grupper eller alle ansatte. I tillegg kan en foreta individuelle justeringer både på månedslønn og andre faste lønnstillegg. Det er tilrettelagt for utstrakt bruk av formler slik at en kan hensynta alle de beregningene en har behov for. I noen tilfeller kan en justering av månedslønn eller et fast tillegg automatisk medføre at et annet fast tillegg økes. Dette er tilfelle når et tillegg beregnes på basis av andre lønns elementer, og det er viktig informasjon å hensynta når en fordeler årets pott. I Agresso Lønnsforhandling kan brukeren se hvor mye kalkulerte mer kostnader til enhver tid spiser av potten slik at en har kontroll over årets ramme. Excel er et bra verktøy, men ikke alltid Det en kjent sak at bruk av supplerende Excel-ark utgjør potensielle feilkilder som kan bidra til forsinkelser og merarbeid i lønnsjusteringen. Behovet for å bruke Excelark er nå eliminert. Bruk av Agresso Lønnsforhandling fjerner usikkerhet og gir ledere og toppledelsen bedre oversikt over reell status i prosessen. Tilgang til statistiske data Både under og etter ferdigstillelse av prosessen tilbyr systemet rik tilgang til statistiske data som for eksempel medianlønn, gjennomsnittslønn, sammenligning av lønnsnivå menn/kvinner mm. Mindre etterarbeid Når selve lønnsjusteringen er over, sitter mange hvert å igjen med et betydelig etterarbeid. Med Agresso Lønnsforhandling reduseres dette arbeidet betydelig, fordi det produseres en rekke rapporter med utgangspunkt i resultatene fra den avsluttede lønnsjusteringen. Et par konkrete eksempler er oppdatering av satser i satsregisteret og generering av lønnsbrev til ansatte. Sistnevnte kan også distribueres til dokumentarkivet dersom det er ønskelig. Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon om Agresso Lønnsforhandling! 18 agresso advantage N o

19 foto Herman Dreyer EDAG Elektronisk Dialog med ArbeidsGiver Mange kunder er spente på EDAG-prosjektet som planlegges iverksatt fra Innen det må løsningene for å håndtere EDAG-melding være på plass. Vi begynte å informere om EDAG for halvannet år siden, og har underveis oppdatert informasjonen i takt med utviklingen i prosjektet. Premissgiverne er offentlige myndigheter representert ved Arbeids og velferdsdirektoratet, Brønnøysundregistrene, Skattedirektoratet og Statistisk sentralbyrå. Altinn skal brukes som samhandlingsverktøy. Nært samarbeid med myndighetene UNIT4 Agresso og flere andre leverandører samarbeider gjennom workshops og analyser nært med myndighetene i EDAG-prosjektet. Det er stor gjensidig vilje til åpenhet i utviklingsprosessen hvor alle aktørene har ett felles mål: Å gi brukerne en best mulig løsning. UNIT4 Agresso blir hørt på en slik måte, at vi helt konkret er med på å utforme formatet for den endelige løsningen. Det er en fordel for våre kunder, sier produktsjef Børge Danielsen. Samtidig vil jeg nevne at arkitekturen i Agresso også i denne sammenhengen ser ut til å være gunstig. Selv om det vil kreve endringer i oppsettet hos de fleste kunder, ser det ut som EDAG-løsningen kan implementeres i Agresso på en måte som, sammenlignet med mange andre systemer, vil kreve mindre av brukerne. Prøvedriftsår i 2014 I 2014 vil UNIT4 Agresso i samarbeid med myndighetene gjennomføre et prøvedriftsår hos noen utvalgte kunder. Disse vil i denne perioden kjøre rapportering til myndighetene i henhold til dagens regler, parallellt med at de leverer på det nye rapporteringsformatet. Helt konkret vil det si at Lønns - og trekkoppgaven (RF1015), Årsoppgaven (RF1025), Terminoppgaven (RF1037), Aa registeret ( ), Lønnsstatistikk (RA 0500) og Inntektsog skatteopplysningsskjemaet til NAV rapporteres inn på vanlig måte i tillegg til den såkalte EDAG-meldingen, som skal erstatte alle disse rapportene, forteller Børge. Positive praktiske konsekvenser EDAG-meldingen skal sendes inn minimum hver måned. Meldingen, som trekkes ut av Agresso, vil inneholde rikholdig informasjon om det enkelte arbeidsforhold med tilhørende opplysninger om arbeidede timer, ytelser og trekk. I praksis betyr dette at brukeren ikke lenger behøver å forholde seg til ulike arbeidsprosesser knyttet til hver av de nevnte rapportene. Arbeidsprosessene for brukeren blir derfor enklere og mye av den komplekse systemlogikken som i dag er innebygget i disse systemprosessene, flyttes over til mottaker, slik at feilkildene blir færre. For eksempel vil datainnholdet i EDAG-meldingen arbeidsgiver sender, inneholde tilstrekkelig informasjon til at NAV via egen systemog forretningslogikk vil ta stilling til hvorvidt en ansatt skal meldes inn eller ut av AA-registeret. NAV vil da selv foreta nødvendige registreringer i sine bakenforliggende systemer. Det kommer nye retningslinjer som vil påvirke EDAG allerede nå i Disse regelendringene skal etter planen sendes ut på høring nå i mars 2013, med en høringsfrist på to måneder. Vi henstiller til våre kunder å gjøre seg kjent med de foreslåtte regelendringene, og komme med eventuelle tilbakemeldinger innen fristens utløp. Vi følger nøye med på det som skjer, og føler at vi er i god rute med vår del av forberedelsene, sier Børge Danielsen. - Etter at de nødvendige politiske vedtak er fattet, ønsker vi å etablere en dialog med kunder som skal delta som piloter i prøvedriftsåret Det gleder vi oss til. Les om forslag til lov- og forskriftsendringer i en egen sak på side 23. agresso advantage N o

20 foto Herman Dreyer Nye tjenester fra UNIT4 Agresso Kundeservice Agresso Kundeservice arbeider kontinuerlig med å kvalitetssikre og utvikle sine tjenester. I løpet av våren vil de ha på plass to helt nye tjenstetilbud. Bistand refusjon sykepenger - Å innkreve refusjon for ansattes sykefravær er en økonomisk svært viktig og faglig krevende prosess. Vi ønsker derfor å tilby kundene ekstra bistand i denne prosessen, forteller direktør for UNIT4 Agresso Kundeservice, Rolf Skregelid. Fra 1. mai tilbyr vi en ny tjeneste som skal være et lavterskeltilbud for bistand i forbindelse med refusjonsarbeidet. Dette er et tilbud til alle brukere av refusjonsmodulen, helt uavhengig av hvilke avtaler kunden måtte ha fra før av, sier Skregelid. Tjenesten omfatter bistand til hvordan refusjonskrav skal håndteres i Agresso og hvordan en elektronisk kan samhandle med NAV i forbindelse med disse kravene. Alle kundene tildeles en pott med 3 timer gratis bistand for å bli tryggere i bruken av refusjonsmodulen. Vi anbefaler fremdeles at de ulike brukerne hos kunden koordinerer sine henvendelser til oss for å få optimal utnyttelse av tilbudet. Når potten på 3 timer er disponert, vil tjenestene bli fakturert på vanlig måte, naturligvis med unntak av saker som allerede dekkes av support- og vedlikeholdsavtalene. Dette er et tjenestetilbud som ikke styres av de ordinære kravene til responstider. Ytterligere informasjon om tilbudet vil bli distribuert på Kundenettet. 20 agresso advantage N o

21 Elektronisk distribusjon av fakturaer Med SendRegning på laget kan vi nå tilby elektronisk distribusjon av inngående fakturaer for alle våre kunder, forteller Bernt Vemøy, Anne Cathrine Risvand og Marianne Ruud Myrdal i UNIT4 Agresso Kundeservice. Leverandører som pr i dag sender papirfakturaer, medfører skanning og merarbeid hos mange av kundene våre. Det innebærer at dyktige medarbeidere bruker verdifull arbeidstid på å skanne inngående fakturaer. Dette ønsker vi å tilby en enkel løsning på, ved å tilby kundene våre tilgang til en skannersentral. Tjenesten Agresso Kundeservice tilbyr kan enkelt beskrives slik: Vi tilbyr kundene en postboks og en skannersentral hvor alle inngående fakturaer sendes til. Kundene oppgir denne adressen til alle de leverandørene som leverer papirfakturaer. Etter at skannersentralen har mottatt faktura og skannet denne, sendes fakturaen elektronisk via SendRegning til kunden som mottar dem som EHFfakturaer, sier Anne Cathrine Risvand. Papirfaktura vil fremdeles benyttes i noen år, men gjennom denne tjenesten kan vi allerede nå tilby kun elektroniske fakturaer for våre kunder. I tillegg vet vi at tjenesten kan løse flere utfordringer hos våre kunder. De blir mindre sårbare for sykdom og variasjoner i fakturavolum, de sparer tid og de unngår investeringer til skanner og tolkeprogram, sier Bernt Vemøy. Tjenesten vil bli bli priset pr. faktura, forteller Marianne Ruud Myrdal. Det gjør det enkelt å forholde seg til kostnadene. I UNIT4 Agresso Kundeservice tror de skanner sentralen kan bidra til å hjelpe noen raskere i gang med elektronisk fakturahåndtering, og de er overbevist om at tjenesten vil være både lønnsom og kjærkommen for mange kunder. agresso advantage N o

22 Aktuelt Agresso Gode resultater nasjonalt og internasjonalt Både UNIT4-konsernet og UNIT4 Agresso i Norge viser gode resultater og betydelig omsetningsvekst i Konsernet økte sin omsetning fra 445,7 mill til 469,8 mill og EBITDA fra 83,5 mill til 86,2 mill fra 2011 til Tilsvarende økte UNIT4 Agresso i Norge sin omsetning fra NOK 305,3 mill til NOK 324,5 mill. På grunn av et spesielt godt år i 2011 gikk EBIDA noe tilbake fra NOK 59,7 mill til NOK 55,1 mill. Men 2012 slutter seg til rekken av år hvor UNIT4 Agresso i Norge har levert gode resultater og en jevnt stigende utvikling. UNIT4 Solution Store UNIT4 Agresso er i ferd med å etablere et nytt tilbud for virksomheter som ser verdien av å ta i bruk UNIT4 Business Analytics, men som i øyeblikket ikke har kapasitet til å gjennomføre et grundig forarbeid og et påfølgende implementeringsprosjekt. Vi bygger rett og slett et utstillingsvindu på nettet, hvor du kan se og bestille fiks ferdige, smalt definerte programvareløsninger innen virksomhetsstyring. Hensikten er å gjøre en enkel form for virksomhetsstyring lett tilgjengelig og dessuten tilby kunder som har implementert UNIT4 Business Analytics funksjonelle tilleggsløsninger som de raskt kan ta i bruk. UNIT4 Solution Store er under utvikling, og vil bli lansert for det norske markedet før sommeren Sponsoravtale med Team Nordberg Sponsoravtaler med Norges Skiforbund UNIT4 Agresso har vært sponsor for kombinertlandslaget i forbindelse med VM i Val Di Fiemme, WC i Lahti og WC i Holmenkollen. Under Holmenkoll helgen var UNIT4 Agresso også sponsor for blant annet WC-hopprennet. Foto Scanpix UNIT4 Agresso er stolt sponsor for orienterings-ekteparet Anne Margrethe Hausken Nordberg og Anders Nordberg. Sammen har de 12 VM-medaljer, og har ambisjoner om å være med i verdenstoppen også i årene som kommer. Begge er profilerte idrettspersonligheter. Anne Margrethe ledet i fire år Olympiatoppens utøver komité, og ble kjent som norske toppidrettsutøveres talskvinne. Anders ble kåret til Årets Forbilde under Idrettsgallaen 2010, blant annet fordi han avbrøt siste etappe på VM-stafetten for å hjelpe Sveriges løper som var alvorlig skadet. I år er sesongens høydepunkt VM i Finland juli. Vi ønsker lykke til! 22 agresso advantage N o

23 Aktuelt Agresso 2013 Agresso FagDag mai Agresso Fagdag arrangeres tirsdag 28. mai på Radisson Blu Scandinavia Hotel i Oslo sentrum. Programmet vil som tidligere tilby seminarer innen Økonomi/ Regnskap, Rapporterting og HR&Lønn. Komplett program og påmeldingsskjema legges ut på i begynnelsen av april. E-læringskurs i Agresso for nyansatte Kurset er et selvstudiekurs beregnet på nyansatte som ikke har kjennskap til Agresso fra før. E-læringen er organisert som en elektronisk kursbok bestående av tekst, bilder og e-guider. Tekstene er lett søkbare, og e-guidene gjør eksempler og fremgangsmåter enkle å jobbe med. Kurset er beregnet på dem som ikke ønsker eller har mulighet for å delta på våre populære klasseromskurs med samme tema. I kurset gjennomgås følgende kapitler/leksjoner: Hva er Agresso? Logge på og logge av Brukergrensesnitt - Navigere i Agresso - Skjermbilder og funksjonstaster - Grunnstrukturen i Agresso Spørringer Rapporter. For mer informasjon send en Epost til kurs@unit4.com eller klikk deg inn på vår hjemmeside. Forslag til lov- og forskriftsendringer Skattedirektoratet har på vegne av de tre etatene som deltar i EDAG-prosjektet nylig sendt ut på høring forslag til lov- og forskriftsendringer som følge av den nye a-opplysningsloven. Høringsdokumentene er tilgjengelig på Skattedirektoratets hjemmesider, se Radgiver/Rettskilder/Uttalelser/Horingsuttalelser Vi oppfordrer våre lønns og personalkunder til å gjøre seg kjent med innholdet og eventuelt kontakte UNIT4 Agresso eller annen relevant høringsinstans dersom man har bemerkninger. Frist for å avgi høringsuttalelse til Skattedirektoratet er 4. juni Sponsor/utstiller på viktige konferanser Agresso Brukerkonferanse arrangeres i år som i fjor på Clarion Hotel & Congress Hotel i Trondheim. Årets konferanse er den 20. i rekken og noen spesielle jubileumsinnslag vil det bli. Som tidligere planlegges i tett samarbeid med Agresso Brukerforening et bredt faglig program som vil omfatte ca 50 foredrag og seminarer knyttet til bruk av løsninger fra UNIT4 Agresso. UNIT4 Agresso deltar hvert år aktivt på en rekke konferanser. I løpet av våren deltar vi som sponsor/utstiller på blant annet: april Evry s FØRST-konferanse 2013, Bergen april NIMA-dagene, Oslo sentrum 24. april IT Nor s AgressoDagen 2013, Trondheim juni Forretningssystemer 2013, Oslo 10. juni GOBI BI Seminar, Oslo Spektrum agresso advantage N o

24 Last ned gratis magasin om innkjøp og ehandel