SOTRA BRANNVERN IKS - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn!

Transkript

1 - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn! Representantskapet for Representantskapet Medlemmer: Leiar Lars Lie Fjell kommune Medlem: Albrigt Sangolt Sund kommune Varamedlem: Møter berre etter nærare melding Andre: leiar for Sotra Brannstyre Ove Bernt Trellevik Dato: Tid: 09: Sted: SAKER TIL BEHANDLING Skogsskiftet brannstasjon Orienteringssaker Innkalling til møte 01/ Saksliste for møte 02/ Møtebok for møte 03/ Rekneskap 2007 for Årsmelding 2007 for side 2 av 10 Representantskapet INNKALLING TIL MØTE 01/2008 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld innkalling til møte 01/2008 i representantskapet for Innkalling skal normalt vere fire, 4, veker før møtet, men leiar for representantskapet kan godkjent kortare innkalling. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne innkallinga slik den ligg føre. I høve til lov om interkommunale selskaper skal innkalling til møte i representantskapet skje med min. fire, 4, vekers frist. Leiar for representantskapet kan godkjenne kortare innkallingsfrist. Jf. 8 i lov om interkommunale selskaper. Leiar for representantskapet kan godkjenne kortare innkallingstid. Representantskapet godkjenner innkalling til møte 01/2008 slik den ligg føre. Representantskapet godkjenner innkalling til møte 01/2008 slik den ligg føre. Samrøystes vedteken Eventuelt Lars Lie representantskapsleiar Tlf Tlfax

2 side 3 av 10 Representantskapet SAKSLISTE FOR MØTE 01/2008 side 4 av 10 Representantskapet FOR MØTE 03/2007 Trykte vedlegg: Ingen Trykte vedlegg: Møtebok for møte 03/2007 Saka gjeld godkjenning av sakslista for møte 01/2008 i representantskapet for Sotra Brannvern IKS. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne sakslista slik den ligg føre. I høve til Lov om interkommunale selskaper skal innkalling til møte i representantskapet innehalde saksliste. Representantskapet skal ha min to, 2, møter per år. Sakslista er på førehand lagt fram for leiar av representantskapet. Representantskapet godkjenner sakslista til møte 01/2008 slik den ligg føre Representantskapet godkjenner sakslista til møte 01/2008 slik den ligg føre Saka gjeld godkjenning av møtebok for møte 03/2007 i representantskapet for Sotra Brannvern IKS. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne møteboka slik den ligg føre. Møteboka viser behandla saker på førre møte, samt dei vedtak som blei fatta. Representantskapet skal godkjenne at vedtaksformuleringane er i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Representantskapet godkjenner møteboka for 03/2007 slik den ligg føre. Representantskapet godkjenner møteboka for 03/2007 slik den ligg føre. Samrøystes vedteken

3 side 5 av 10 Sotra Brannstyre Nils Anders Mæland Representantskapet Som over REKNESKAP 2007 FOR Trykte vedlegg: Rekneskap for for Saka gjeld rekneskap for for Driftsresultatet for fjoråret viser eit meirforbruk på om lag kr (0,2%). Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne rekneskapen for 2007slik den ligg føre. For 2007 er Kemax økonomi AS som er selskapet sitt rekneskapsbyrå og som tek i vare alle oppgåver knytt til fakturering, lønskjøring, innrapportering, meirverdiavgift m.m. Selskapet fekk månadlege rapportar på budsjettstatus. Som det går fram av rekneskapen har selskapet hatt vesentleg høgare driftsutgifter i 2007 enn det som opphavleg var budsjettert. Budsjettet var på kr , mens rekneskapen viser eit forbruk på Hovudårsaka er handtering av oppreinskingsaksjonen etter MS Server sitt forlis ved Fedje. Brannsjefen vil elles legge til at inntektene etter sal av tenester er høgare enn budsjettert. Det har vore fleire store innkjøp i 2007, som har virka sterkt inn på resultatet. T.d. el. vinsj til nye bil 2, røykviftet til nye bil 1, nye røykdykkarsett, termografikamera, opptakar til termografikameraet Som ein planlagt delfinansiering av dei nye bilane blei det teke om lag frå driftsbudsjettet. Etter at styret har behandla rekneskapen vil revisor skrive ut revisjonsmelding som blir lagt inn i Årsmeldinga for 2007 og oversendt representantskapet. Torsdag 13. mars var det eit møte mellom revisor Gunnar Hoff (Deloitte), rekneksapsførar Espen Fredriksen (Kemax Økonomi), Ove Bernt Trellevik (styreleiar), Nils Anders Mæland (vara) og (). I møte blei rekneskapen gjennomgått. Behandla i Sotra Brannstyre sak med følgjande vedtak: Sotra Brannstyre rår representantskapet til å godkjenne rekneskapen for 2007 for Sotra Brannvern IKS. Meirforbruket på kr blir å dekke inn over driftsfondet. side 6 av 10 Vårt driftsbudsjett var i 2007 delt inn i følgjande KOSTRA-funksjonar: 120 Administrasjonsavdeling 338 Førebyggande arbeid 336 Feiing og tilsyn 339 Beredskap 337 Oljeverndepot Det er berre 120, 338 og 339 som blir innrapportert til Statistisk sentralbyrå. Vi har likevel vald å synleggjere feie- og tilsynstenesta og oljeverndepot som eigne funksjonar, men har ikkje gjengjeve detaljane for kvar funksjon her, då det er totalen som er viktig. Selskapsavtalen for regulerer m.a. også disponering av overskot i drifta. Representantskapet for selskapet vedtok i desember 2007 ein ny revidert selskapsavtale. Nokre av punkta må godkjennast av kommunestyret, mens andre blir gjort av representantskapet sjølv. To viktige endringar som representantskapet har mynde til å gjere er m.a. følgjande: 22 OVER/UNDERSKOT I REKNESKAPEN. Ved eventuelt overskot i rekneskapen skal midlar overførast til driftsfondet jf. 23 innanfor ei ramme på kr Resterande overskot etter slik overføring vert å overføre til investeringsfondet jf. 24. Ved eventuelt underskot i rekneskapen vert dette å dekka frå driftsfondet. 23 DRIFTSFOND. Selskapet skal ha eit fond som skal nyttast til å ta opp svingingar i drifta ev. til større ad hoc-utgiftar. Bruk av driftsfondet krev godkjenning av brannstyret. 24 INVESTERINGSFOND. Ved overskot i drifta på meir enn kr , eller dersom driftsfondet kjem opp i meir enn kr , skal overskot i drifta førast på investeringsfondet. Bruk av investeringsfondet krev godkjenning i brannstyret. Representantskapet er selskapets øvste mynde og deltakarane (eigarane) utøvar sitt mynde i selskapet gjennom representantskapet. Det er difor representantskapet som godkjenner rekneskapen og disponerer overskot/underskot Vi har tidlegare omtalt feie- og tilsynsfondet som eit bunde fond. Dette er ikkje korrekt, sidan pengane ikkje er øyremerkt noko særskilt tiltak. Med dei endringane som representantskapet gjorde i sak er eit investeringsfond oppretta. Brannsjefen tilrår difor at vi i den vidare omtaler dei to aktuelle konti som hhv. driftsfond og investeringsfond (tidlegare bunden fond) I denne saka her dette ingen praktisk avgjerd. Rekneskapen blir gjort opp med eit meirforbruk på kr , eller om ein vil om lag 0,2 %. Dette er foreslått dekt inn ved bruk av mindreforbruket på kr frå Det er i tillegg, som planlagt, trekt kr frå ei særskilt konto for feie- og tilsynstenesta. Denne summen var ei planlagd saldering av feie- og tilsynstenesta sitt budsjett for 2007.

4 side 7 av 10 KONKLUSJONAR: Med tanke på dei mange store utskiftingane av utstyr og materiell, samt at vi nok ein gong fekk ein stor aksjon (MS Server-aksjonen), meiner en at selskapet har levert eit godt resultat for Intensjonen er å gå på plussida, men eit meirforbruk på om lag er altså berre 2 promille av omsetnaden for Etter desse disposisjonane har selskapet ein samla buffer på = Intensjonen vil vere å auke den i Brannsjefen gir følgjande Representantskapet godkjenner rekneskapen for 2007 for. Meirforbruket på kr blir å dekke inn over driftsfondet. Representantskapet godkjenner rekneskapen for 2007 for. Meirforbruket på kr blir å dekke inn over driftsfondet. side 8 av 10 SAKSFRAMLEGG Sotra Brannstyre Therese Berntsen Representantskapet Som over ÅRSMELDING 2007 FOR Trykte vedlegg: Utkast til Årsmelding for 2007 Saka gjeld årsmelding for Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne årsmeldinga for 2007 slik den ligg føre. Årsmelding 2007 for er inndelt i avsnitt om aktiveter ved dei respektive avdelingane, om organisasjon, leiing og økonomi, tilsette, materiell, styret m.m. Revisor si melding blir først oversendt når styret har behandla rekneskapen. Tilbakemeldingane frå det førre styret var den at årsmeldinga var informativ og god. Brannsjefen har i år lagt inn kapittel om rekneskap m/notar og revisormelding. Det er også denne malen vi kjem til å nytta i åra framover. For detaljar oppfordrar en til å sjå i sjølve årsmelding som er tilgjengeleg som vedlegg. Behandla i Sotra Brannstyre sak med følgjande vedtak: Sotra Brannstyre rår representantskapet til å godkjenne Årsmeldinga for 2007 for Sotra Brannvern IKS slik den ligg føre. Nils Anders Mæland vara Også i 2007 fekk selskapet ein storaksjon å handtere. MS Server sitt forlis ved Fedje forårsaka store oljeutslepp, som også kom inn over nordre delar av Fjell kommune. I samband med dette blei Sotra Brannvern IKS involvert i oppreinsking og i og med at selskapet også administrerer Kystverket sitt oljeverndepot, var det til tider stor kapitalflyt. Dette gav oss ein likviditetsmesig utfordring, men saka blei handterte greitt sidan Kystverket var rimeleg rask med å betale tilbake dei utlegg som vi hadde. Av andre større oppgåver kan vi nemne prosessen med kjøp av nye mannskapsbilar. Begge bilane var planlagt levert i oktober/november, men pga. inntrufne omstende blei berre den eine bilen levert. Den andre måtte flyttast over til mars 2008, og er forøvrig levert. Bilane blei betalt i 2007, noko som har sin verknad på rekneskapen. Produksjonsmessig nådde vi dei aller fleste måla som var sett opp. Det vere seg tilsyn i særskilte brannobjekter, tilsyn med fyringsanlegg og feiing av røykpiper, gjennomføring av røykdykkarkurs og grunnkurs, for å nemne noko.

5 side 9 av 10 Branndokumentasjonen for Fjell og Sund blei utarbeidd og oversendt Fjell kommune i juni 2007 for vidare behandling. Sund vil følgje Fjell kommune, men må formelt sett også behandle saka. Selskapet har behandla ferdig saka om branndokumentasjon, men den blei ikkje behandla i Fjell kommune i Brannsjefen gir følgjande Representantskapet godkjenner Årsmeldinga for 2007 for slik den ligg føre. Representantskapet godkjenner Årsmeldinga for 2007 for slik den ligg føre. side 10 av 10 Eventuelt Revidert selskapsavtale Det var ei runde på revisjon av selskapsavtalen som ble vedtatt endra i førre møte i representantskapet. Nokre paragrafer må endras av kommunestyra. Brannsjefen blei beden om å lage en kortfatta saksutgreiing. Branndokumentasjon Styret/administrasjonen etterlyser framgang i saka om branndokumentasjon for selskapet. Saka er ferdig behandla i selskapet og blei oversendt Fjell kommune i juni Branndokumentasjonen er basert på ein brannteknisk risikovurdering. Det er eit lovfesta krav om at alle kommunar skal ha ei gjeldande branndokumentasjon i hht 9 og 10 i brann- og eksplosjonsvernloven. Lars Lie så føre seg eit møte mellom sentrale personar og administrasjonen i, samt styreleiar, for å avklare innhaldet. Brannsjefen så positivt på eit snarleg møte. Therese Berntsen personal- og kontorleiar