Hold orden på kundene i skyen

Transkript

1 -systemer Hold orden på kundene i skyen Test av fem webbaserte -systemer Et -system på nettet gir deg oversikt over kunder og avtaler fra hvor som helst. Du kan bruke smarttelefn, nettbrettet eller pc-en. Hverdagen gjøres enklere ved at du er organisert og oppdatert både på kontoret og på farten. Av ERIK ANDERSEN Tilgjengelighet og mobilitet er viktig i dagens arbeidsliv. Det forventes at du er organisert, og at du samarbeider godt. Mer og mer av kommunikasjn går elektronisk, og mengden av e-post, dokumenter og sms-er vokser raskt. For ikke å miste oversikten fullstendig, må du ha en måte å organisere det hele på. Et -system hjelper deg med alt dette. står for Customer Relationship Management, og det blir kunderelasjonshåndtering på norsk. Det er i første rekke selgere som har kundekontakten, og det er salgsavdelingen som oftest trekker et -system inn i organisasjn. Her finner du et komplett kunde- og kontaktregister med tilknyttede dokumenter, e-poster og kontakthistorikk. Fordelen er at en kollega raskt kan få oversikten og hjelpe en av dine kunder hvis du er borte en dag. I Norge og Europa forøvrig er det strenge innsynsregler i personlig e-post og dokumenter. Slik har vi testet Med bare SaaS-løsninger som deltakere ble det naturligvis enklere for oss å teste. Vi trengte ikke noen server og det var ytterst få installasjr som måtte gjøres. Unntaket var noen plugin-moduler for Outlook fra Super og, samt Windows-klienten til. Selve testingen har foregått fra Bedriften har ikke uten videre lov til å lese din e-post eller dokumenter lagret på ditt område på pc-en eller serveren når du er borte. Dette gjelder selv om det er snakk om arbeidsgivers utstyr og adresser. Et innsyn kan foretas, men det er strenge krav til prosessen med varsling, dokumentasjon og rapportering. Terskelen for behovet er lav, men kravene til fremgangsmetode gjør det upraktisk i de fleste tilfeller. Løsningen på dette er at du selv organiserer relevante dokumenter og e-poster under kundekortet i -systemet. Dette fordrer disiplin og nøye oppfølging. Det er derfor viktig at -systemet legger til rette for dette på enklest mulig måte. Det er ikke bare selgere som driver med kundeoppfølging. Alle i en virksomhet har nytte av å kunne organisere seg. Et system fungerer aller best når det brukes av alle alltid. Ledelsen får oversikt over oppfølgingen av nye og gamle kunder, og sel- gerne trenger ikke å bruke tid på kunder som ikke gjør opp for seg. Samtidig kan du følge opp misfornøyde kunder som ikke er fornøyd med produktet eller tjenesten de har fått levert. En fornøyd kunde kommer tilbake, og det er mye enklere å beholde en fornøyd kunde enn å skaffe nye. Internett: 24sevenoffice.no Pluss: Komplett ERP-løsning i skyen Minus: Fortsatt mangelfull støtte for moderne nettlesere og litt rotete overgang inneholder alt du trenger for å administrere virksomheten din. Dette er på mange måter en komplett nettskyløsning med regnskap, ordre, faktura,, e-post, dokumenthåndtering, prosjektstyring og timeregistrering. trekker frem regnskapsfunksjn som en av de viktigste modulene, men vi oppfatter at det først og en stasjonær PC med Windows 7 Ultimate og 2007, i tillegg til en liten Samsung NP900XAlaptop med Windows 7 Ultimate og Alle programmene er testet i norsk språkdrakt. Internett-forbindelsen var en 60/60 Mbit/s fiberlinje fra Altibox. Vi har også hatt møter eller vært i kontakt med alle leverandørene slik at de har kunnet fremheve de viktigste funksjne i programmene sine før vi selv testet. er så omfattende at det ville være en uoverkommelig oppgave å finne frem til alle funksjne på egen hånd. Vi har også dratt nytte av tidligere års testing, og vi ba alle leverandørene liste opp nyheter siden sist. fremst er - og prosjektstyringsmodulene som er programmets kjerne. Fullversjn gir deg full pakke, og du må ha minst en bruker som er lisensiert for alle modulene. fungerer best når alle modulene tas i bruk og også selskapets regnskap føres her. Du får også en gratis bruker til regnskapsfører og en lesebruker for revisor. Andre brukere kan velge rimeligere varianter uten regnskapstilgang. har de siste årene jobbet videre med å overhale brukergrensesnittet slik at avhengigheten av Internet Explorer skal fjernes. Noen moduler er ferdige, andre ikke. Vi kan nok trygt si at denne prosessen har tatt svært mye lenger tid enn opprinnelig forventet, og mesteparten av systemet gjenstår. Vi har kikket igjennom løsningen med siste Firefox, og det er stort sett bare åpningsbildet og e-postklienten som er oppdatert. Filutforskeren fungerer også fint, men dokumentbehandleren, malutforskeren og katalogstruktur gjenstår. Du får dog gjort det aller meste fra Filutforskeren, som virker solid. Den eneste mangelen vi kan finne er at den mangler versjonskontroll. De oppdaterte delene av systemet har en lekker design med en knapperad med store og tydelige ikr som det er lett å finne frem i. De gamle bildene fungerer greit i Internet Explorer, men du må slå på kompatibilitetsmodus i Internet Explorer 9 for at den skal fungere særlig bedre enn Firefox. Dette gjelder i praksis alle de gamle bildene, som fortsatt er i flertall. Nytt av året er også integrasjon mot Google Maps og synkronisering av kontakter og kalender til smarttelefn din. Selve kundeoppfølgingsbildet i -modulen finnes i to utgaver. Du har den meget kraftige og omfattende gamle modulen for Internet Explorer, og den nye nettleseruavhengige lite, som er noe begrenset. Det gamle -bildet starter med et bilde for å opprette nye kunder, og det er først når en kunde er opprettet at -modulen våkner til liv og viser frem alle sine omfattende og kraftige funksjr. er et avansert -system med alt du trenger for å pleie nye Filutforskeren i er oppdatert og virker i alle nettlesere. og gamle kunder. Integrasjn med regnskap og faktura gjør seg også gjeldende her da det samme kontaktregisteret brukes i alle moduler. Det er reskontro i regnskapsmodulen, telefonlisten, prospektlisten og aktivitetslisten. Du kan registrere selskaper og persr og lage koblinger mellom disse. Mangetil-mange-relasjn mellom kontaktpersr og selskaper gjør at en person enkelt kan kobles til mange selskaper og omvendt. E-postadresser og telefonnumre er tilknyttet koblingen, slik at du benytter riktig adresse avhengig av hvilket selskap henvendelsen til denne persn gjelder. Du kan veksle mellom klassisk og lite hvis du bruker Internet Explorer. Med en annen nettleser er kun lite tilgjengelig. På mange måter er klassisk mer oversiktlig enn lite med sine paneler. Det er først og fremst på normale skjermer, men hvis du har en virkelig stor skjerm, vil du få bedre oversikt i den nye modulen. Begge modulene krever at du må søke frem selskapet eller kontaktpersn når bildet åpnes. Her hadde vi foretrukket at systemet husker den forrige kontakten vi var inne på og hentet den frem automatisk. Det hadde også gjort det mer effektivt å veksle mellom de to variantene. Når alle funksjne er på plass i lite, vil den ikke lenger være «lite» og erstatte det andre bildet fullsten- 38 PC WORLD NORGE NR. 5 - PC WORLD NORGE NR. 5-39

2 -systemer dig. Her har systemet vært på stedet hvil det siste året. E-postklienten i støtter POP3 eller IMAP og ligner på Outlook E-postadresser som er registrert på kontaktkortet, vil automatisk få en kobling som gjør at innkommende e-poster fra denne adressen legges inn i -systemet og blir tilgjengelig for alle som har tilgang til kunden. Vær forsiktig med denne funksjn så du ikke bryter de strenge reglene for innsyn i arbeidstakers personlige e-post som gjelder i Norge og Europa forøvrig. Det går også an å styre hvem som skal ha tilgang til e-post fra bestemte adresser på overordnet nivå. Gruppekalenderen kan gir deg oversikt over egne og andres avtaler og du kan vise tre kalendere samtidig for forskjellige brukere eller ressurser. Ressurser som møterom og projektorer har egne kalendere, og du kan opprette så mange du vil. Oppgavelisten din vises også her. Oyatel er en IP-telefonileverandør som eies av. Oyatels Call Manager er en webbasert IP-telefoniklient som er integrert i. Med denne har du full telefoniintegrasjon med automatisk logging av samtaler, i tillegg til at kundekortet kommer automatisk opp når noen ringer inn. Du kan naturligvis også ringe ut ved å klikke på et ikon ved siden av et telefonnummer. Det finnes også en integrasjon mot Telenor Mobil Bedriftsnett som lar deg logge samtaler og ringe ut via mobilen. Salgsjobben er optimalisert i. Kampanjemodulen lar deg gjøre et utplukk av kunderegisteret og kontakte disse. Leads eller salgsmuligheter er et eget system som skiller seg fra oppgaver ved at du i tillegg kan opprette et forventet salgsbeløp og styre hvor langt i salgsprosessen du har kommet i prosent. Her er det mulig for salgsleder å få frem rapporter over hvilke og hvor store salg som kan forventes. Disse kan verdsettes etter forventet størrelse og progresjon. Selgere motiveres av konkurranse, og du kan benytte sanntidsrapporter som viser progresjn i Her vises det samme kontaktkortet i Lite oppå den gamle, men mye mer omfattende modulen. salget. I tillegg til at du kan følge med selv, kan du også vise dette på en storskjerm i salgsavdelingen. En salgsleder har god nytte av budsjettverktøyet som løpende sammenligner det virkelige salget med budsjettet. For å strømlinjeforme salgsprosessen, kan du benytte Cases. Her kan du bygge opp et bibliotek med salgsprosesser hvor du kan krysse av for utførte oppgaver og milepeler underveis. Ved tett oppfølging er dette svært nær en fullt skriptet arbeidsflyt. tilbyr flere forskjellige månedsavtaler for brukerne. Full pakke med tilgang til alle moduler koster 500 krr per måned per bruker, og du må ha minst en slik bruker før du kan kjøpe de rimeligere alternativene. De som ikke fører regnskap, kan klare seg med, prosjekt og faktura til 400 krr. Uten prosjektstyring er prisen 350 krr, og hvis du heller ikke trenger å fakturere, er prisen 300 krr. Da får du full, dokumentregister og e-post. Alle variantene gir innsyn i reskontroen, og alle har kampanjemodulen. Brukerstøtte er ikke inkludert i prisen, så det anbefales å tegne brukerstøtteavtale for en eller to ressurspersr i organisasjn. Internett: proweb.no Pluss: God mobil-integrasjon, spesialfunksjr for rekruttering og bemanning Minus: Testens høyeste pris når regnskapsprogrammet kommer i tillegg er et rendyrket -system for web. Det er et helt nøkkelferdig system med i sentrum. Designet fungerer med alle nettlesere og de har en egen utgave for små skjermer, som er beregnet på smarttelefr. Designet, som ble frisket opp i fjor, har en hovedmeny i form av knapper på venstre side av skjermen som bytter ut innholdet til høyre for denne. Dette er ikke ulikt prinsippet i Super, men med en helt annen utforming forøvrig. Utformingen er godt tilpasset bredskjermene til moderne pc-er. Vi liker designet godt. Nytt av året er en kraftig rekrutteringsmodul som hjelper deg å ansette nye mennesker. Du kan lage stillingsbeskrivelser og automatisk laste disse opp til finn.no. Dette er et resultat av s satsing mot vikarbyråer og håndverkere. Bemanningsmodulen til kan allerede fordele oppgaver til de ansatte basert på deres kunnskaper og jobber hos den bestemte kunden fra før. Oppgavene kan sendes til den ansattes telefon og godtas eller avvises derifra. Denne modulen koster 150 krr ekstra i måneden per bruker Mobilintegrasjon er en av styrkene til. Ved sitt samarbeid med Network Norway gir de deg full oversikt over bedriftens mobilbruk i sanntid. Network Norways fraværsassistent er integrert, og du ser om brukerne er opptatt i telefn eller ikke. Selv om funksjonaliteten er best med Network Norway, er det også en integrasjon mot Telenor og Skype. Når du er på farten, kan du benytte webgrensesnittet på de fleste enheter. Et nettbrett vil kunne vise den fulle klienten, men når skjermen blir for liten, kan du bytte til mobilklienten som er tilpasset små skjermer. Den eneste modulen som ikke finnes på mobil, er fakturaklienten. Oppdragsmodulen har full støtte for å lage fakturagrunnlag, og snart vil du også se betalingsstatus på tidligere fakturaer i det mobile kundekortet. I mellomtiden må du altså zoome ut og inn hvis du vil ha tilgang til resten. Når du legger inn nye kunder 40 PC WORLD NORGE NR. 5 -

3 -systemer eller kontakter, kan du slå dem opp hos Eniro, selskapet bak Gule sider. Tjenesten er inkludert i månedsprisen du betaler, og du sparer mye tid ved å slippe all registreringen. Du kan også kredittsjekke bedrifter hos Experian, og dette koster 19 krr per oppslag. Du får god oversikt over historikk, oppgaver og hendelser på hver enkelt kunde. Alle hendelser som telefonsamtaler, e-poster og brev registreres på kundens aktuelle kontaktperson, men det er også mulig å vise dem direkte under kunden. Kalenderen kan synkroniseres med Google Calendar, og erfarne Google-brukere vil kjenne seg igjen. Hvis du allerede har din egen Exchange server, kan du få en Exchange-integrasjon som benytter webdav. Her trenger du ikke Outlook, og både e-poster, kalenderen og kontaktene synkroniseres over. Meget nyttig så andre Exchange-brukere kan få tilgang til dine kontakter og kalender. Synkroniseringen går begge veier. Det er en egen e-postklient integrert i systemet. Den kan hente e-post fra en vanlig POP3- eller IMAP-konto, og da Hierarkiet lar deg enkelt finne frem til riktig kontaktkort i. s windowbokser lar deg skreddersy startsiden som de omtaler som intranett. blir dette i praksis hovedmåten å lese og skrive e-post på. Du klikker enkelt på arkivér-knappen for å flytte e-posten inn på riktig sted i -modulen. Den kommer da med forslag til riktig kontaktperson basert på avsender eller mottakers registrerte e-postadresse. Om mottakeren er medlem av et eller flere prosjekter, kan du knytte e-posten til et av disse prosjektene. Pass på at du ivaretar personvernet hvis du velger å automatisere dette. Dokumentarkivet er omfattende og kan inneholde alle typer dokumenter. Det inneholder full versjonskontroll, og du kan se eller redigere enkelte dokumenter rett i nettleseren. Akkurat denne funksjn virker bare i Internet Explorer og er den eneste funksjn i systemet som er nettleseravhengig. Ellers kan du redigere dem i det programmet du måtte ønske å bruke. Du får automatisk et spørsmål fra nettleseren din om du vil lagre dokumentet tilbake i når du lukker dokumentet. Salgsmodulen er en av s aller største styrker. Her kan du importere leads som du enten importerer fra en Excel-fil eller kjøper fra Experian. Etterpå kan du lage DM-er både på post og e-post, og styre dette helt til du får et salg. Når salget er endelig, fører du den nye kunden over i -modulen for senere oppfølging og fakturering. Pass på at en e-post DM ikke blir spam. Her er det viktig at har et informert og bekreftet samtykk fra alle mottakere. Eksisterende kunder kan også overføres til salgsmodulen fra -modulen, gjennomføre et salg der og etterpå føre salget tilbake til -modulen. Rapporteringsmulighetene på åpne salg er svært gode, og salgs- leder kan lage gode prognoser for salget. Det finnes to overordnede nivåer i salgsmodulen. Den ene er salgsleder og den andre er kjedeleder. Kjedeleder står naturligvis over salgsleder og har oversikten over flere kontorer samtidig. Støtten for kjedestruktur er ikke inkludert som standard og må settes opp med hjelp fra. Likevel kan du i mange tilfelle få dette uten tillegg i prisen hvis det medfører mange nok brukere av systemet, og det blir fort det med en hel kjede som kunde. Fakturamodulen er oversiktlig, men mangler e-faktura utover at en PDF-fil kan sendes på e-post. Weboffice har integrert vareregister, og en faktura er sluttproduktet til en ordre eller et oppdrag. Det følger gratis med integrasjr med en rekke tradisjlle regnskapssystemer som for eksempel DI Systemer, Uni Micro, tre varianter mot Visma, Agro, DI, Axapta og Mamut. Integrasjn er basert på eksport og import av en fakturajournal. Hvis du vil ha oversikt over innbetalinger, må du bruke OCR med KID-nummer og importere OCR-filen fra banken i både og regnskapssystemet ditt. I tillegg har også laget integrasjon mot de webbaserte regnskapssystemene e-conomic og XLedger. Denne integrasjn er automatisk. Du kan også koble deg mot factoring-selskapene Høkas Kredittadministrasjon og Aktiv kapital samt inkassobyrået Lindorff. Weboffice kommer i tre versjr. Prisen ble satt litt ned i fjor og er justert opp igjen i år. Da dette er fjerde året på rad vi -systemer her i PC World, har vi tidligere vært innom en rekke andre løsninger som ikke er med i år. Vi har blant annet testet lokalt installerte versjr av både Super og. Disse versjne er veldig like SaaS-løsningene, men gir deg litt mer funksjonalitet og blir rimeligere hvis du har veldig mange brukere. De har også en oppgraderingsmulighet hvis du skulle Brukerstøtte kommer i tillegg med 100 krr i måneden, og du må ha det for alle eller ingen. De anbefaler brukerstøtte for Premium og Professional, men ikke for Basic. Til gjengjeld er brukerstøtten for Basic bare kr 50 i måneden. Basic er mer omfattende enn tidligere, og du får, delt kalender, e-postklient, dokumentbehandling og intranett i form av et konfigurerbart åpningsbilde. Oppslag hos Eniro er inkludert. Mobil tilgang er inkludert, og du får 1 GB lagring per bruker. Prisen er 175 krr per ansatt per måned. Etablering er 990 krr per løsning, og du kan bestille Exchange sync ved behov. Premium gir deg i tillegg markedsføring, faktura og oppdrag. Oppdragsmodulen inkluderer timeregistrering. Du får telefoniintegrasjon og SMS inkludert. Prisen øker til 275 per bruker per måned. Etableringen er nå 1990 krr per løsning. Professional er den største løsningen og inkluderer salgsmodulen. Det er først nå vi snakker om et komplett -system. Her kan du også få kjedestruktur og kan utvide med rekrutterings- og bemanningsmodulen til 150 krr i måneden per bruker. Her er månedsavgiften i utgangspunktet 375 krr per bruker og etableringsavgiften forblir 1990 krr per løsning. Hvis du har mange brukere, kan du fint blande disse nivåene innenfor samme organisasjon. Weboffice bygger stadig ut sine mer spesielle funksjr. Det overstige et visst antall brukere. For to år siden vant Visma, men Visma satser på Visma Superoffice som inkluderer en kobling til Visma Business uten tillegg i prisen. Dette gjelder også Visma Super Online. Visma er forbeholdt Visma Global-brukere, men vi er av den bestemte oppfatningen at den ikke har noen stor fremtid og nok vil erstattes av Super i alle sammenhenger. Visma har et solid -system i bunn, men er aller best for deg som virkelig trenger spesialfunksjne i systemet. Dynamics 2011 Online Internett: microsoft.no Pluss: Ingen begrensninger på funksjonalitet i forhold til å bruke egen server Minus: Krever en del arbeid med å rydde vekk alt du ikke trenger er ikke mest kjent for sine ERP-løsninger, men regnskapssystemer som Dynamics AX (Axapta) og Dynamics NAV (Navision) får stadig større utbredelse. Disse regnskapssystemene er alt annet enn de nøkkelferdige løsningene som vi her i bladet. Her er det større prosjekter som må settes i gang med tilhørende bruk av konsulenter før du kan ta systemet i bruk. Det gjelder også Dynamics, men våre tidligere har vist at dette har vært overkommelig for oss å gjøre selv. De siste to årene har i tillegg vært tilgjengelig som en online-tjeneste. Hverken AX eller NAV er der ennå. Online er fortsatt i 2011-utgave, men lanserer service-oppdateringer jevnlig, og vi er nå på R7, siden 2011 ble lansert. Vi har også fått innsyn i en rekke spennende nyheter i R8, som skal lanseres i siste halvdel av april og dermed kan være på plass når du leser dette. Hva med de tradisjlle systemene? Du får et eget underdomene hos for din egen Online-utgave med din egen databaseinstans. Det blir da mulig å legge til felter og tabeller og kjøre utvidelser som krever dette. Alle utvidelser for serverutgaven blir derfor tilgjengelige i onlineutgaven. I motsetning til i fjor kjører nå Online på Windows Azure, og for vår del betyr det at det kjører på en serverpark i Irland. Vi merket en god del bedre ytelse enn i fjor, og hastigheten er nå akseptabel. satser på at brukergrensesnittet skal være enkelt og velkjent (ligner på 2010), intelligent (ved at dashbordene oppdaterer seg i sanntid) og samordnet (integrert med -produktene). Dashbordet på åpningsbildet har dashbordelementer (webparts) som kan tilpasses fritt og kan integreres i andre publiseringsløsninger. Spesielt Sharepoint er en god match. Online kan du bestille selv på sidene til. Du kan velge om du vil bestille direkte fra eller benytte en partner. foretrekker det sistnevnte. En partner jobber naturligvis ikke gratis, men kan være nyttig hvis du vil ha hjelp til å tilpasse systemet. Selv om du kan bruke det som det er og har tilgang til alle verktøy for å tilpasse det selv, vil det være nyttig for de fleste å få hjelp til dette. Det blir dog lettere og lettere med selvbetjening nå som Dynamics Marketplace er lansert med et godt utvalg av norske tilleggsmoduler. Du kan blant finnes ikke i noen online-utgave og er uansett uaktuell for årets test. Mamut er heller ikke deltaker i årets test. Mamut er en hybridløsning med både en tradisjll Windows-klient og en online-klient. Online-klienten har etter hvert fått en god del -funksjonalitet, og vi skulle gjerne ha testet dette opp mot de rene SaaS-løsningene. Mamut har likevel fokus som en totalleverandør og føler at de ikke passer inn i vår test av -systemer. Samtidig er de nå godt plassert i Visma-familien og bekrefter at det er Visma Super som er Vismas viktigste -system. UNI Micro som er vår regjerende Best-i-test av regnskapsprogrammer, har nå lagt ut sin -modul som et separat produkt. De er likevel ikke med i årets test da dette ikke er noen SaaS-løsning. 42 PC WORLD NORGE NR. 5 - PC WORLD NORGE NR. 5-43

4 -systemer Med hele -systemet inne i Outlook gjør det lett å koble e-posten. annet kjøpe standardtilpasninger til norske forhold fra flere norske partnere. Dette er typisk en engangsutgift som blir mye rimeligere enn å bruke konsulenter. Spørsmålet er hvor mye du må justere på løsningen etterpå. Etter en 30 dagers prøveperiode binder du deg for 12 måneder før du kan si opp. Det er ikke så ille som det høres ut, da du kan redusere helt ned til en bruker i resten av bindingstiden. Etter bindingstiden kan du si opp når som helst. Du trenger en Live ID for å logge på løsningen. Du kan bare ha én slik, men det gikk helt fint å teste løsningen med den jeg hadde fra før. Mens du oppretter løsningen, vises en video (på engelsk) som demonstrerer de viktigste funksjne i systemet. Når du er logget inn på webklienten, har du en rekke veiledere for å komme i gang. Det ligger også inne en del engelskspråklige testdata du kan se på. Inne på webgrensesnittet kan du koble opp andre brukeres Live ID-er og registrere nøkkeltall for foretaket. Du blir også tilbudt å laste ned -klienten for integrasjon med Outlook, og vi anbefaler denne. Installasjn tok cirka 10 minutter på vår test-pc, men den går av seg selv uten inngripen. Når den er ferdig, må du lukke og starte Outlook på nytt. Du oppdager da en ny arkfane på toppen inneholdende en knapp. Trykk på den og legg inn din e-postadresse og passordet til din Live ID, vent cirka ett minutt og -systemet er på plass i Outlook. Brukergrensesnittet er meget godt gjennomarbeidet, og integrasjn med Outlook er suveren. Du er imidlertid avhengig av å benytte Outlook for å koble e-poster til kundene, så vi anbefaler å benytte denne til mesteparten av arbeidet. Web-klienten er ypperlig for oppslag fra fremmede pc-er. har ikke noe eget system for felles dokumenthåndtering og anbefaler SharePoint for dette. Du trenger også en ekstern e-posttjeneste for Outlook, og Exchange er naturligvis best egnet. For en webløsning som Online er naturligvis 365 perfekt til dette formålet. Her får du hosted Exchange, SharePoint og Lync for 98,25 krr i måneden per bruker. Dette er E2-varianten av 365 og er best egnet for å sammenligne med de andre testdeltakerne. Vi vil likevel anbefale E3 for bare 50 krr ekstra i måneden, siden du da får med full lokalt installert 2010 Professional. Pro for 600 krr i året slår alle andre måter å kjøpe eller leie på. Dynamics er også godt integrert med Lync for avanserte telefonitjenester. er ikke kjent med noen mobiltelefon-integrasjr for Norge ennå, men det finnes i andre land. Dynamics er delt inn i en rekke hovedområder som gjenspeiles i menyen. Arbeidsområdet gir deg egne kunder og oversikt over oppgavene dine. Salg jobber med nye og gamle kunder og inneholder markedsføringslister, salgsmuligheter, konkurrentanalyse, vareregister, salgsmateriell, tilbud, ordre og faktura. Markedsføring jobber med å skaffe kundeemner (leads) ved hjelp av kampanjer og salgsmateriell. Service er en innebygget helpdesk for eksisterende kunder. Her kan du følge opp henvendelser, brukerstøtte og klager fra kundene dine. Det er nyttig for selgerne å se om kundene har noen utestående saker og eventuelt ordne opp i dem før nye salgsfremstøt. utnytter naturligvis sine egne teknologier. Med SQL Server som database er det SQL Reporting Services som er rapportgeneratoren til -systemet. Du kan derfor kostnadsfritt lage dine egne og tilpasse rapportene i systemet. Styrken til er at alle verktøy for å tilpasse systemet er tilgjengelige for alle brukere uten ekstra kostnad. Du kan derfor selv legge til felter og tabeller i standardversjn, eller få en partner til å hjelpe deg. Mulighetene er uendelige da du kan tilpasse alle bilder i systemet. Du kan både ta vekk og legge til felter over alt. Du kan lage ulike tilpasninger for forskjellige brukere. Du benytter Windows Workflow Foundation for å styre salgsprosessen. Her kan du styre selgerne og sørge for at de benytter den aller beste metodikken til å få kunden til å kjøpe. Du kan skripte hele arbeidsprosessen deres. For hvert steg som avsluttes, startes automatisk neste steg. Så snart du har hatt kontakt med kunden din, legges det automatisk inn et nytt tidspunkt for avtale Salgsmulighetene til gir deg sannsynlighet. Her vises et eksempel fra demodataene som er på engelsk.. i kalenderen, eller salget sendes videre til salgsleder for godkjenning. Forgreninger av denne prosessen styres basert på ordrens størrelse og type. Gode kunder trenger kanskje ingen godkjenning, mens andre må kredittsjekkes på større ordre. Samtidig vedlikeholdes prosentverdien med hvor langt i prosessen salget har kommet, og forecast-rapportene oppdateres nesten i sanntid. Ferdige integrasjr mot Axapta og Navision er gratis, og du kan selv laste ned en gratis veiviser som hjelper deg å integrere mot andre ERPsystemer. Forutsetningen er at dataene er lagret i SQL Server. -systemet har også en rekke tilgjengelige funksjr via webservices. er og -systemet er langt fra nettleseruavhengig. All vår testing har foregått i Internet Explorer 9. Akkurat det er snart historie og når R8 med kodenavn Anywhere kommer i siste halvdel av april, skal den virke i alle nettlesere. Dette har forlengst løst i webgrensesnitt som Outlook Web App i Exchange For deg som bruker Outlook-integrasjn spiller det liten rolle, men det er nyttig å kunne bruke webgrensesnittet fra alle mulige plattformer. har virkelig blitt pragmatiske og vil lansere egne apper for både ios (iph og ipad), Android, Blackberry og Windows Ph 7. Til og med gode gamle Windows Mobile 6.5 vil støttes. Selvfølgelig vil Kundekortet til Super er oversiktlig med alle funksjr innen rekkevidde. metrogrensesnittet i Windows 8 og WOA (Windows on ARM) komme i god tid før lansering. tillater deg å koble deg opp med inntil tre enheter uten tillegg i prisen. vil også utvide aktivitetslistene med Facebook-lignende funksjonalitet. -systemet vil kunne bli et sosialt nettverk for de ansatte i virksomheten, med diskusjonsgrupper, vegger og internblogger. Det blir nesten surrealistisk med en ios-app, utviklet på en Mac av, på iph som lenker til Google Maps. Alt i skjønn forening med 365, levert i skyen på Windows Azure. Heldigvis er det nesten fire år til neste skuddårsdag. Kanskje 366 er lansert innen det og Azure holder seg oppe. Super 7 Online Internett: superoffice.no Pluss: Meget brukervennlig, egner seg også for små selskaper Minus: Begrenset støtte for tilleggsmoduler og integrasjr Super 7 ble lansert i fjor og var den første hovedversjn på fem år. Uten å være noen revolusjon var det en større mengde små og store forbedringer som i sum ble svært attraktive. Samtidig vil alle kjenne seg igjen. Super har hatt en webklient for lokal installasjon ganske lenge. Webklienten er meget godt gjennomarbeidet, og du skal sjekke både to og tre ganger før du ser forskjell på den og Windows-klienten. Super Online ble først lansert som versjon 6, men var 44 PC WORLD NORGE NR. 5 - PC WORLD NORGE NR. 5-45

5 -systemer allerede i versjon 7 da vi testet i fjor. Online-versjn kommer i to utgaver. Standardversjn til 295 krr per bruker per måned inneholder den fulle Superklienten og tilbyr 5 GB lagringsplass totalt for organisasjn. Pro-versjn koster 100 krr ekstra og er beregnet på deg som vil tilpasse Super. I praksis betyr det at en modul som Super- kaller SAINT er inkludert. I tillegg kan du lage brukerdefinerte felter og egne rapporter med Reporter studio. Organisasjn får 10 GB lagring som standard. Vi mener det er logisk at lagringsplassen er knyttet til antall brukere istedenfor henholdsvis 5 og 10 GB totalt. Super deler likevel dette med både og. SAINT-modulen som i serverutgave koster krr, gir deg støtte for vannmerker (som for eksempel den kjente sinte babyen som vises for kranglete kunder), lager utvalg av kunder som bør få oppfølging og gir deg et datavarehus over alle kunder. Salgsledere trenger denne utgaven for å følge opp selgerne. Prisforskjellen er ikke avskrekkende hvis du trenger disse funksjne. Super tar mål av seg til å være ledende i Europa på, og mange mener at de har nådd det målet allerede. Satsingen på Online er svært stor og ledes fra Norge for hele verden. For mange er Super synonymt med, og ingen vil hevde at de har kopiert brukergrensesnittet sitt fra noen. Brukergrensesnittet er helt unikt, og mange brukere blir helt avhengige når de har jobbet med Super en stund. Grensesnittet fremstår som svært gjennomtenkt og fullt av detaljer uten å virke nedlesset eller rotete. Super- har som mål at ingen funksjr skal være mer en to klikk unna. Webklienten har sin egen innebygde e-postklient som støtter IMAP. Den blir da et alternativ til Outlook når du logger deg på fra en maskin uten din vanlige e-postklient. Super Ribbon er integrasjn som benyttes mot. Den er ennå ikke tilpasset Super Online. I Her er vi i ferd med å avslutte et salg og salgsguiden vet nøyaktig hva som skal gjøres. stedet for har Super sin Mail Link som virker med Outlook. I fjor tillot ikke Super at du benyttet tredjeparts integrasjr. I år tilbyr de et sett med webservices som lar partnerne lage utvidelser også for Super- Online. De fleste gamle integrasjne virker ikke, men moderne webservices-løsninger skal kunne brukes mot både egen server og Online. Partnerne må imidlertid hoste løsningen sin selv, men når det er gjort, er det enkelt å opprette en ekstra arkfane i Super hvor det lenkes til løsningen. Du oppgir da en nettadresse med noen passende parametere for å få tilgang til løsningen. Dette ligner på noen av de mulighetene har i sitt system, men her ligger nok fortsatt Super litt etter. Super- jobber også med planer om en egen nettbutikk med integrasjr inne i Super, og planen er at vi vil se det i løpet av året, men i første omgang kun for Supers egne moduler. Alle selskaper i Super Online får sin egen databaseinstans. Det er nødvendig for å kunne legge til felter i Professional-utgaven, og hvis du vil bytte til egen server, kan Super sende deg databasen din som det bare er å koble opp (attache) lokalt. Med versjon 7 introduserte Super sitt nye arbeidsflytsystem som de kaller salgsguide. Dette er ikke like avansert som full skriptmulighet, men det er mye mer tilgjengelig for alle, og det ligger inne som standard. Onlineløsningen støtter ikke skripting, men salgsguiden kan brukes av alle. Super har en kraftig utvalgsfunksjon. Du kan nå lage utvalg av alt, og er ikke det nok, så kan du kombinere to utvalg og hente frem union, snitt eller de som er i den ene, men ikke den andre. Fint hvis du allerede har kontaktet det ene utvalget. Du kan velge mellom statiske og dynamiske utvalg. Statiske er gjort på et bestemt tidspunkt, og dynamiske er et lagret søk som oppdateres hver gang det benyttes. Den innebygde e-postklienten i Super Online er glimrende når du ikke sitter på pc-en eller benytter et nettbrett. Lokalt på pc-en kan du bestemme om du skal bruke Outlook med Mail Link eller den innebygde klienten. Hvis du velger Outlook, kommer den automatisk opp når du trykker på innboks. Den innebygde klienten er ikke like fullverdig som Outlook, men fungerer fint til tilfeldig bruk. Super mener at de allerede har all den nødvendige funksjonaliteten i programmet, så de har fokusert på helt andre ting det siste året. Nytt er Outlook Mail Link som følger med som standard i begge utgavene. I tillegg kan brukerne av Professionalutgaven benytte Outlook Sync for 50 krr i måneden. Den vil synkronisere kontakter, oppgaver og kalenderen med Outlook og dermed også Exchange. Med denne kan brukere utenfor Super- blant annet følge med på kalenderen din hvis du deler den ut. Pocket er java-basert, fungerer på de fleste mobiltelefr og kan nå også brukes av Online Professional-brukere for 59 krr ekstra i måneden. elearning er meget godt gjennomført i Super. Brukerne får et fullt videobasert kurs inkludert og etter å ha kjørt gjennom kurset, fikk vi meget god oversikt over alle funksjne i programmet. Du tar til og med en test som er bestått med 75 % riktig (undertegnede fikk 97 % uten å ta den flere ganger). Foruten dette har de jobbet mye med stabilitet og hastighet. De hevder nå at løsningen er 30 % raskere enn i fjor. Vi merket ikke noe til det, men opplevde den som rask og fin både i år og i fjor. Super har også optimalisert for Mac-brukere. Internett: xsoffice.no Pluss: Lekkert webgrensesnitt, gratisversjon, god -integrasjon Minus: Kan ikke koble e-poster utenfor Outlook eller Thunderbird Tromsø-baserte er det eneste produktet i testen som gir deg gratis. Denne gratisutgaven har fått så mange flere funksjr i år at vi tar den med i sammenligningstabellen vår. Funksjonaliteten inkluderer nå grunnleggende, men mangler fortsatt dokumentregister, e-post og -integrasjon. Det viktigste er at de kan samarbeide med de andre brukerne av systemet. har noe tilsvarende med sine gratis community-brukere, men -funksjonaliteten er mer omfattende her. Hvis du trenger mer enn ti brukere, må du begynne å betale Karakterer Program Utgave Versjon og Faktura har den lekreste oppstartsiden av alle og med over hundre elementer å velge mellom, kan du få den som du vil. 49 krr i måneden fra bruker elleve. Vi er imprt over at de tilbyr gratis online brukerstøtte også i gratisversjn. Hvis du vil fakturere, kan du utvide gratisversjn til Invoicing Edition for 99 krr per bruker i måneden. Fullversjon 2011 Online og Online og E2 Basic Premium Professional Super Super 7 Online 7 Online Pro har to utgaver med full -funksjonalitet. Professional til 299 krr per bruker per måned gir deg, prosjekt, timeregistrering og meldingshåndtering. Enterprise gir deg fullversjn som også inkluderer Faktura og en enkel lagerstyringsmodul, og koster 399 krr per måned. Du kan kjøpe brukerstøtte per telefon og avhengig av hvor sent du ønsker å ringe, varierer prisen mellom 49 og 199 krr per bruker i måneden. Karakterer Vekt Komme i gang 5 5,5 5,5 4,5 4,5 6,0 6,0 6,0 5,5 5,5 6,0 6,0 6,0 Brukervennlighet 15 3,0 3,0 4,0 4,0 4,5 4,5 4,5 5,5 5,5 4,5 4,5 4,5 Funksjonsinnhold 15 4,0 5,5 5,0 6,0 3,0 4,0 5,0 4,5 5,0 2,0 4,0 4,5 Dokumentregister 10 4,0 4,0 3,0 6,0 5,5 5,5 5,5 5,0 5,5 0,0 5,5 5,5 -integrasjon 10 4,5 4,5 5,0 6,0 3,5 3,5 3,5 4,5 4,5 4,0 4,5 4,5 Salgsoversikt 13 5,0 5,0 5,2 5,2 0,0 0,0 5,0 5,8 5,8 0,0 4,0 4,0 Tilgjengelighet 10 4,0 4,0 5,0 5,0 5,5 5,5 5,5 5,5 5,5 5,0 5,0 5,0 Arbeidsflyt 10 4,5 4,5 5,5 5,5 3,5 3,5 3,5 6,0 6,0 3,5 3,5 3,5 Pris 12 3,0 1,0 3,5 1,5 5,0 4,0 2,5 3,5 2,0 6,0 4,5 3,0 Sluttkarakter 100 4,0 4,0 4,5 4,8 3,8 3,9 4,5 5,0 5,0 3,2 4,5 4,4 Free Edition Professional Enterprise 46 PC WORLD NORGE NR. 5 - PC WORLD NORGE NR. 5-47

6 -systemer Åpningsbildet i kan i likhet med og tilpasses din smak. har det mest rikholdige utvalget av alle, og du har over 100 forskjellige elementer å velge mellom. virker med alle nettlesere og har et moderne og robust webgrensesnitt uten gamle elementer som ActiveX eller rammer (frames). Her er alt Ajax-basert. Professional og Enterprise har gode -funksjr med ferdiglagde rapporter og en oversiktlig salgsmodul. Alle rapporter kan eksporteres til Excel. -modulen inneholder alt du trenger for oppfølging og salg til nye og gamle kunder. Du får ledetråder, distribusjonslister, salgsmuligheter med sannsynlighet og kampanjer. Du kan også lage en oversikt over konkurrentene dine og vurdere dem. I likhet med har også en komplett prosjektstyringsmodul i de to største versjne. Her er prosjekt mer bare en kategorisering av hendelser, og du kan planlegge ressurser og milepeler. Fakta Program Utgave og Faktura I -bildet til får du hjelp av farger for å vite hva du må ordne opp i først. og 365 Fullversjon 2011 Online 2011 Online og E2 Basic Premium Professional Super 1 Super 7 Online 7 Online Pro Free Edition Professional Enterprise Versjon Startkostnad Vedlikehold server Startkostnad pr. bruker Vedlikehold pr. bruker obligatorisk? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja inkl. brukerstøtte? Nei Nei Ja Ja Nei Nei Nei Online Online Online Online Online Leverandør Norge Norge AS AS AS Super AS Super AS AS AS AS ASA ASA AS AS Telefon Web 24sevenoffice. no 24sevenoffice. no microsoft.no microsoft.no proweb.no proweb.no proweb.no superoffice.no superoffice.no xsoffice.no xsoffice.no xsoffice.no Pris 5 brukere i 3 år Pris 10 brukere i 3 år Pris 20 brukere i 3 år (Alle priser er ekskl. mva.) Priser med 1 stk. fullversjon og resten med faktura Saksbehandlingssystemet sitt er alene om. Det er langt enklere enn Super Customer Service (tidligere ejournal), men det tilbys ikke til Online-brukerne ennå, så her er alene. Veldig bra at det tilbys uten tillegg i prisen. -integrasjn i er omfattende og gjelder flere -applikasjner som Word, Excel, PowerPoint, Visio, Priser med bare fullversjon Priser med bare Project og Publisher. Du får da mulighet til å åpne og lagre dokumenter i alle disse applikasjne direkte fra dokumentregisteret uavhengig av nettleser. Til e-post kan du velge mellom en pluginmodul for Outlook og Mozilla Thunderbird eller SeaMonkey. Det er bare inne i en av disse klientene at du kan koble opp e-post i -systemet. Du kan også eksportere kontakter, avtaler, Priser med både og 365 Brukerstøtte er kr 50,- pr. bruker pr. måned ekstra. Brukerstøtte er kr 100,- pr. bruker pr. måned ekstra. oppgaver og notater fra Outlook til. Kontaktene kan også sendes andre veien. Thunderbird finnes for en rekke plattformer i tillegg til Windows. Her kan du ha både MacOS og Linux på pc-en din. Dette er omfattende og bra, men vi savner en mulighet til å gjøre det samme på håndholdte enheter. Dokumentregisteret sammen med -integrasjn er nå blant de beste i testen. Brukerstøtte er kr 100,- pr. bruker pr. måned ekstra. Startkostnader gjelder «kom i gang»-konsulenttjenester. Her har du full oversikt, versjonshåndtering og rettighetsstyring. Samhandlingsmodulen inneholder gruppekalender, møteog ressursbooking samt diskusjonsforum, kunngjøringer og avstemninger. Prosjektmodulen kan knytte sammen hendelser og ressurser på tvers av kunder, leverandører og medarbeidere. Timeregistreringsmodulen er svært omfattende og funksjonsrik. Du kan registrere timer du bruker på prosjekt og ordre. Det er mulig å legge inn faktureringsgrad på timene hvis du ikke vil fakturere timene fullt ut i en opplæringsfase. Som en kuriositet fortalte i fjor om regnskapsføreren som ville ha 150 prosent faktureringsgrad i stedet for å sette opp timeprisen. lager også ferieplan for hele virksomheten og har innebygget kjørebok. I Handels-modulen finner du tilbud og faktura. Her får du lagerstyring, valuta og bilagsjournaler og en rekke andre registre som vanligvis bare finnes i et regnskapsprogram. Vi savner støtte for e-faktura, men dette skal komme etter hvert. Når du Startkostnader gjelder «kom i gang»-konsulenttjenester. De første 10 brukerne er gratis har fakturert i med KID og OCR, kan du importere OCRfilen fra banken både her og i regnskapssystemet for å merke fakturaer som betalt begge steder. har modulen Accounting Link som gir deg manuell integrasjon med en rekke regnskapssystemer i form av import og eksport av bilagsjournaler og innbetalinger. Denne modulen koster krr i oppstart, og da bygger de inn støtte for ditt regnskapssystem om det ikke finnes fra før. Accounting Link kan bare brukes med Enterprise og koster 49 krr i måneden for de første fem brukerne, deretter 29 krr for de neste fem før det stopper. Du kan faktisk kontere samtlige bilag i denne modulen mot den innebygde kontoplanen. Resultatet er at dette nesten er full bokføring og bilagene er nesten ført ferdig når de er importert. kan også bygges ut med en skannermodul som lar deg skanne inn alle typer dokumenter og arkivere de online. Vi blir ikke overrasket om får full regnskapsstøtte om noen år. Prisen synker med flere brukere Prisen synker med flere brukere Vårt valg Årets test inneholder fem systemer i til sammen tolv varianter. Det er tre nøkkelferdige løsninger i form av, og og to tilpasningsdyktige systemer i form av og Super Online. Ingen av systemene er dårlige, og alle har noen fortrinn som gjør at de kan være best akkurat for deg. er både best og dårligst på håndtering av dokumenter. har ikke noe eget dokumentregister, men når du legger til 365 med SharePoint, blir de aller best. og har gode dokumentregistre med tilgangskontroll og versjonskontroll. og Super mangler versjonskontroll. er best på integrasjon med Outlook, men har integrasjon med alle programmene og er den eneste som støtter andre e-postklienter som Thunderbird og SeaMonkey. Disse kan også brukes på Mac., Super og har innebygde e-postklienter, men i Super kan du også bruke Outlook. og har innebygget oppfølging av inngående henvendelser. Super har et separat produkt for dette. Weboffice har en oppdragsmodul som også kan brukes til rekruttering. Det er de alene om. Både og støtter kjørebok., og har fakturamodul. har det nesten, og Super må overføre en ordre til et separat fakturasystem. Super er den mest brukervennlige løsningen, og har mye å gjøre før det nye og lekre designet er innført i alle moduler. Weboffice er best på mobilintegrasjon. er meget avansert med IP-telefoniintegrasjon, og støtter Lync. Weboffice og har egne tilpassede versjr for små skjermer, men sistnevnte har bare begrenset funksjonalitet. har egne apps og klienter for nesten alle smarttelefr rett rundt hjørnet. Super har en løsning som kjører på nesten alle telefr, men koster ekstra å bruke. og har full prosjektstyring. er integrert med Project en -applikasjon som er en av verdens mest utbredte prosjektstyringsapplikasjr., og har støtte for timeregistrering som standard. Når vi bryter dette ned og setter karakterer som vi vekter viktigheten av, blir det vårt valg som får høyest poengsum. Det trenger ikke å bli ditt valg, da det bare er du som vet hva som passer best i din virksomhet. er et meget omfattende system med alt du trenger. Med litt disiplin og den rette nettleseren, tar den over hele kontoret og driver din trofaste server ut i det ytterste mørke. Weboffice er best for deg som har en flåte av håndverkere eller servicefolk som du trenger å styre med mobilen. Vikar- og rekrutteringsbyråer er også i målgruppen. Integrasjne er mange og gratis. har prosjektstyring, kundebehandling og god integrasjon. Brukergrensesnittet er moderne med Ajax og virker i alle nettlesere. Prosjektstyringsmodulen er omfattende og en kundebehandlingsmodul er inkludert. Dynamics Online kan alt og gjør alt. Hvis du har litt grunnleggende databasekunnskaper, kan du utvide og tilpasse den selv. Den er litt begrenset på e-post og dokumenthåndtering, men sammen med 365 blir den en meget kraftfull SaaS-løsning. I tillegg har den det aller største økosystemet med integrasjr og tilpasninger. Super mangler spesialfunksjr og tilleggsmodulene er dyre og bare noen få er tilgjengelige online. Likevel er Super best på. Det unike brukergrensesnittet er meget effektivt og oversiktlig. Salgsguidene er et kraftfullt verktøy som leder deg inn på den smale sti og sørger for at du gjør alt riktig i salgsprosessen. Utvalgene er unike og du får en svært god innsikt i kundemassen. Derfor er Super vårt valg enda en gang. 48 PC WORLD NORGE NR. 5 - PC WORLD NORGE NR. 5-49