ETISKE RETNINGSLINJER OG REGLER FOR GIEK

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER OG REGLER FOR GIEK Juni 2013

2 Innholdsfortegnelse 1.1 Hva som reguleres Hvem de etiske regler og retningslinjer gjelder for Kort om strukturen 2 2 VEILEDENDE HOVEDPRINSIPPER Lojalitet og personlig integritet Diskresjon - Taushetsplikt Åpenhet Økonomisk uavhengighet og habilitet 3 3 BINDENDE REGLER FOR UTVALGTE EMNER SUPPLERER OG UTFYLLER HOVEDPRINSIPPENE Taushetsplikt Effektivitetsplikten overfor GIEK Ansettelsesforhold Økonomisk uavhengighet Habilitet Gaver og andre økonomiske fordeler Verdipapirhandel Bierverv Rutiner ved brudd på etiske retningslinjer Varsling om kritikkverdige forhold Vedtakelse av Etiske retningslinjer og regler for GIEK 10 I

3 4 VEDLEGG Vedlegg 1 Kopi av forvaltningslovens 13 Taushetsplikt Vedlegg 2 Datadisiplinerklæring Vedlegg 3 Forvaltningslovens 6, jf. 10 om habilitet Vedlegg 4 Påvirkningshandel, korrupsjon og gaver Vedlegg 5 A Rundskriv om flybonusordninger for ansatte i GIEK Vedlegg 5 B Rundskriv om flyreiser bonuspoeng, billigste reisemåte, forhåndsgodkjennelse 18 Retningslinjer for bierverv for ansatte i GIEK Vedlegg 7 Erklæring vedrørende de etiske regler for GIEK 20 II

4 I INNLEDNING 1.1 Hva som reguleres Formålet med etiske retningslinjer og regler for GIEK er å øke tilgjengeligheten til, og derved også bevisstheten om de etiske normer og regler som ligger til grunn for GIEKs virksomhet. Ved å vedta egne etiske regler for GIEK, markeres at det å være ansatt i GIEK innebærer et krav om integritet, herunder en forpliktelse til å opptre etisk forsvarlig. Etiske retningslinjer har dessuten som formål å skape trygghet for den enkelte medarbeider og beskytte vedkommende selv, og indirekte også beskytte medarbeiderens nærstående, mot opptreden i strid med retningslinjene og mot konsekvenser som kan følge av slik opptreden. Med etiske normer menes regler som uttrykker et felles sett av verdier som gjelder for GIEKs virksomhet. Foruten at etterlevelse av reglene har en egenverdi, vil dette også bidra til at GIEK bevarer et positivt omdømme og den nødvendige tillit fra omverdenen og derved medvirke til at virksomhetens mål oppnås. De etiske retningslinjer omfatter kun enkelte utvalgte emner som anses for praktiske, og tar ikke sikte på å være uttømmende, men snarere å være et supplement til norsk og internasjonal lovgivning og avtaler som gjelder for GIEK og GIEKs ansatte, herunder også Etiske retningslinjer for statstjenesten. Internasjonale menneskerettighetskonvensjoner har bestemmelser om menneskerettigheter som er anerkjent av Norge. Disse avtalene inneholder bl.a. bestemmelser om arbeidstakerrettigheter og korrupsjon. Korrupsjon er forbudt etter norsk straffelovgivning og GIEK har også forpliktet seg til å bekjempe korrupsjon gjennom medlemskap i OECD. Håndtering av disse forholdene foretas i forbindelse med saksbehandlingen iht. gjeldende saksbehandlingsrutiner, og derved som et ledd i risikovurderingen i enkeltsaker. I forbindelse med etiske regler for GIEK reguleres derfor kun de ansattes forhold i relasjon til kunder og forretningsforbindelser. 1.2 Hvem de etiske regler og retningslinjer gjelder for GIEKs etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte, både hel- og deltidsansatte, ansatte på permisjon, praktikanter, vikarer og konsulenter som representerer GIEK. Reglene gjelder også for styrets medlemmer med mindre annet fremgår av den enkelte bestemmelse, eller der det fremgår av sammenhengen at reglene kun tar sikte på ansatte. I de tilfeller styret ikke omfattes av den aktuelle bestemmelsen, omtales kun ansatt(e). Der særlige regler skal gjelde for styrets medlemmer er dette angitt. 1

5 Det påligger GIEKs ledelse å sørge for at alle GIEKs ansatte og styrets medlemmer har tilgang til, og kunnskap om de etiske retningslinjer. Den enkelte har selv ansvar for å sette seg inn i, og for å følge retningslinjene. Det er videre ledelsens ansvar å påse at opplysninger som er innrapportert som følge av bestemmelsene i de etiske retningslinjene oppbevares, utnyttes og behandles forsvarlig i samsvar med gjeldende lover og regler. Retningslinjene er en del av ansettelsesforholdet / konsulentoppdraget /engasjementet eller vervet, og vedtas av den enkelte gjennom vedlagte Erklæring om etiske retningslinjer og regler for GIEK. 1.3 Kort om strukturen Nedenfor i kap. 2 angis hovedprinsippene som er ment å være en rettesnor og gi veiledning. I kap. 3 utdypes prinsippene i kap. 2 gjennom mer konkrete regler for ansatte og for styrets medlemmer. 2 VEILEDENDE HOVEDPRINSIPPER 2.1 Lojalitet og personlig integritet Basert på GIEKs formelle rammeverk har styret og ledelsen for øvrig utarbeidet interne mål og styringsdokumenter for GIEKs virksomhet, herunder instrukser, rammer, regelverk og rutiner for saksbehandlingen som definerer fullmaktsgrenser og normer for utførelsen av arbeidet. Enhver ansatt har plikt til å gjøre seg kjent med disse reglene og til å etterleve disse. Enhver skal gjøre sitt for at GIEKs mål om å fremme norsk eksport og norske investeringer i utlandet oppnås på en slik måte at GIEKs drift går i balanse på lang sikt. Lojalitet innebærer også at man skal reise nødvendige motforestillinger før beslutninger fattes, og å delta i den interne diskusjon med kollegial respekt og åpenhet. Videre skal man forholde seg lojalt til de beslutninger som er fattet, jf dog pkt 3.6 nedenfor. Enhver skal påse at relasjoner til kunder og forretningsforbindelser ikke blir så tette at de kan gi grunnlag for tvil om den personlige integritet, eller til skade for den generelle tilliten til GIEK utad. 2

6 2.2 Diskresjon - Taushetsplikt Enhver som har tjeneste i, utfører oppdrag for, eller er styremedlem i GIEK, har taushetsplikt om opplysninger man mottar eller skaffer til veie om noens forretnings- eller personlige forhold i forbindelse med arbeidet/vervet. 2.3 Åpenhet Åpenhet skal fungere som en rettesnor. Allmennheten har innsynsrett i GIEKs journal, og det skal gjennom GIEKs informasjonsstrategi tilstrebes størst mulig åpenhet om virksomheten. Administrerende direktør, eller den som han/hun oppnevner, forestår all kontakt med media Åpenhet er også en grunnleggende forutsetning for samarbeidet internt i GIEK og for GIEKs renommé. GIEKs ansatte skal alltid gi korrekte og fullstendige opplysninger til politisk og administrativt overordnede. 2.4 Økonomisk uavhengighet og habilitet Det er et grunnleggende prinsipp for virksomheten at ingen som utfører arbeid, oppdrag eller styreverv for GIEK, skal la private interesser influere på saksbehandling og beslutninger. Det overordnede prinsippet er at enhver skal avstå fra handlinger som kan skape konflikt, eller som er egnet til å fremstå slik utad, mellom private økonomiske forhold eller private interesser av annen art på den ene side, og de interesser som man skal ivareta som ansatt, eller tillitsvalgt i GIEK, på den annen. 3 BINDENDE REGLER FOR UTVALGTE EMNER SUPPLERER OG UTFYLLER HOVEDPRINSIPPENE Reglene tar ikke sikte på å være uttømmende og må leses i sammenheng med hovedprinsippene ovenfor i pkt. II og de nasjonale og internasjonale avtaler, lover og regelverk som gjelder for GIEK og GIEKs ansatte og styrets medlemmer. 3

7 3.1 Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste, verv eller arbeid for GIEK, plikter å hindre at andre får tilgang til eller kjennskap til det han/hun får kjennskap til i forbindelse med arbeidet om: a) noens personlige forhold eller, b) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Taushetsplikten gjelder for alle som er ansatt i GIEK, eller som utfører oppdrag for GIEK, og også styrets medlemmer og andre som gjennom sitt arbeid for GIEK får tilgang til slik informasjon som er omfattet at taushetsplikten. Taushetsplikten gjelder overfor omverdenen, og også innad, dvs. overfor kollegaer i GIEK i den grad andre ikke har behov for opplysningene i forbindelse med utførelsen av sitt arbeid. Taushetsplikten kan oppheves helt eller delvis ved skriftlig samtykke fra den som har krav på diskresjon. Det påhviler den enkelte å sørge for at sensitive opplysninger oppbevares på forsvarlig måte og iht. interne retningslinjer om dette. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende er sluttet i tjenesten, oppdraget, eller vervet. Opplysningene kan heller ikke benyttes i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Vedlegg 1: Forvaltningslovens Effektivitetsplikten overfor GIEK Ansatte og styrets medlemmer forventes å bruke og å ta vare på GIEKs ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, slik at oppsatte mål kan nås på den minst ressurskrevende måte. Ansatte forventes å sette seg inn i og å etterleve GIEKs datadisiplinerklæring. Vedlegg 2: Datadisiplinerklæring 4

8 3.3 Ansettelsesforhold GIEKs ansatte og styrets medlemmer skal ikke utnytte sin stilling til å påvirke vurderinger i ansettelsessaker slik at favorisering eller annen usaklig forskjellsbehandling finner sted. 3.4 Økonomisk uavhengighet Med nærstående i reglene nedenfor menes bl.a. den ansattes eller styremedlemmets nåværende eller tidligere ektefelle, samboer, barn, samt barn til ektefelle, tidligere ektefelle, eller samboer som vedkommende bor sammen med, foreldre, søsken eller selskap hvor vedkommende selv, eller noen av de nærstående alene, eller sammen har bestemmende innflytelse, jf. aksjelovens 1-3. Eksemplene ovenfor er ikke ment å være uttømmende, jf. vedlagte kopi av forvaltningslovens 6 (vedlegg 3) Habilitet Forvaltningslovens 6 om habilitet gjelder for GIEKs ansatte og styremedlemmer, jf. vedlegg 3 nedenfor. Av første del av bestemmelsen følger det at ansatte og styrets medlemmer i visse angitte situasjoner skal fratre arbeidet med en sak. Dette gjelder f. eks der man selv er part i saken, eller der man er medlem i styret i et selskap som søker garanti. De forhold som er beskrevet i 6 a c, medfører alltid at man skal fratre arbeidet med saken. Selv om man ikke har den tilknytning til sakens medvirkende som er beskrevet ovenfor, vil man likevel være inhabil i andre tilfeller dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til ens upartiskhet. Slike særegne forhold kan f. eks være at man har en nær personlig tilknytning til en medvirkende i saken. Som eksempel nevnes et langvarig og nært vennskap til en medvirkende i saken. Videre vil tilfeller som ligger nært opp til de tilfellene som automatisk medfører inhabilitet ( 6 a-c) kunne medføre inhabilitet etter denne delen av bestemmelsen. Det kan f. eks. være at den ansatte selv, eller dennes nærstående, har et avhengighetsforhold eller motsetningsforhold til en medvirkende person/selskap i saken. Videre kan man selv eller ens nærstående ha vesentlige eierforhold, eller annen økonomisk relasjon til en medvirkende i saken. For eksempel vil eget eller nærståendes eie av aksjer i et selskap som er part i en transaksjon der også GIEK deltar, kunne være særegne forhold som medfører inhabilitet. Spørsmålet man skal stille seg er om man har en tilknytning til en part, eller en som medvirker i en sak, på en slik måte at omverdenen berettiget kan reise spørsmål om man har den nødvendige avstand til saken eller dens parter og til at vurderingen man foretar er upartisk. 5

9 Vurderingen er ikke bare om man selv anser seg som upartisk, men om forholdet overfor omverdenen kan være egnet til å svekke tilliten til at man er uhildet. Vurderingen om man er inhabil er konkret i hvert tilfelle og ved enhver i tvil må forholdet tas opp med overordnet som vurderer og tar beslutning om habilitetsspørsmålet. Administrerende direktør og styrets medlemmer forelegger spørsmål om inhabilitet til styrets leder. Vedkommende skal ikke ha videre befatning med saken før beslutning i habilitetsspørsmålet foreligger. Når beslutning om inhabilitet foreligger skal vedkommende straks fratre videre befatning med saken. Dette innebærer at man verken skal forberede eller fatte beslutning i saken. Dersom overordnet er inhabil i saken, gjelder dette også for underordnet. En underordnet kan likevel forberede en sak selv om overordnet er inhabil. Vedlegg 3: Forvaltningslovens 6 jf. 10 om habilitet Gaver og andre økonomiske fordeler Ansatte og styrets medlemmer må ikke kreve, motta eller akseptere tilbud om en utilbørlig fordel fra noen av GIEKs forbindelser eller andre. Man må heller ikke gi eller tilby noen en utilbørlig fordel. Fordel omfatter normalt penger, rabatter eller gjenstander med økonomisk verdi, men kan også omfatte tjenester uten økonomisk verdi (så som for eksempel medlemskap i lukkede foreninger). Uttrykket omfatter også invitasjoner til deltakelse på arrangementer, reiser og lignende som betales av andre. Mindre verdifulle gjenstander til f. eks jul og merkedager omfattes normalt ikke. Se ellers nærmere i vedlagte retningslinjer for ansatte om hva som omfattes (vedlegg 4) Utilbørlig fordel viser til en rettslig standard om forbud mot korrupsjon og påvirkningssalg, jf straffeloven 276a-c. Om en fordel er utilbørlig vil bero på en helhetlig vurdering der flere momenter inngår, bl.a. formålet med ytelsen, ytelsens art og verdi, hvilken grad av åpenhet som foreligger og hvilket regelsett som foreligger i bedriften eller bransjen og hvilken posisjon henholdsvis giver og mottaker har. Ansatte skal rapportere alle gaver og fordeler utover en verdi av NOK 500,- (og tilbud om slike) til nærmeste overordnet. Administrerende direktør og styrets medlemmer skal rapportere til styrets leder. Vedlegg 4: Tjenestemannsloven 20, straffelovens 276 a - c om påvirkningshandel og korrupsjon og nærmere Retningslinjer for ansatte vedrørende gaver. 6

10 Vedlegg 5: Statens personalhåndbok pkt om flybonusordninger. Vedlegg 5 a: Rundskriv av 11. april 2006 om flyreiser, bonuspoeng, billigste reisemåte, forhåndsgodkjennelse Verdipapirhandel Med de begrensninger som følger nedenfor har GIEKs ansatte og styremedlemmer på lik linje med andre rett til å kjøpe, eie og selge finansielle instrumenter, slik disse er definert i verdipapirhandelloven. Handel med finansielle instrumenter må stå i rimelig forhold til vedkommendes økonomi. Handelen må ikke gå på bekostning av arbeidet i GIEK. Verdipapirhandel i stort omfang må avklares med overordnet. Handel må ikke foretas hvis dette er uforenlig med de interesser den ansatte eller styremedlemmet skal ivareta i sitt arbeid for GIEK eller GIEKs forretningsforbindelser, eller der handel kan skade allmennhetens tillit til GIEK. Ansatte og styremedlemmer må også avstå fra å foreta disposisjoner som er egnet til å svekke tilliten til GIEK. GIEKs Engasjementsliste handleforbud Ansatte kan ikke kjøpe, selge, bytte eller tegne finansielle instrumenter i selskap som er ført på GIEKs Engasjementsliste. Ansatte plikter å gjøre seg kjent med innholdet i GIEKs Engasjementsliste før og i forbindelse med enhver disposisjon over finansielle instrumenter. Ansatte som handler i strid med denne regel plikter å rette seg etter GIEKs instruks vedrørende salg eller annen disposisjon. Regelen om handleforbud gjelder også der handel eller annen disposisjon foretas av et selskap der den ansatte har eierandeler som representerer flertallet av stemmene, eller på grunn av avtale har bestemmende innflytelse over selskapet. Regelen om handleforbud gjelder ikke verdipapirfondsandeler. Ansatte som innehar finansielle instrumenter, som senere omfattes av GIEKs Engasjementsliste, kan søke KOR om tillatelse til å avhende eller på annen måte disponere over disse. Inntil skriftlig godkjennelse foreligger, kan den ansatte ikke disponere over de finansielle instrumentene. Unntak fra handleforbudet I særlige tilfelle kan en ansatt søke om tillatelse til å disponere over finansielle instrumenter som omfattes av GIEKs engasjementsliste. «Særlige tilfelle» kan for 7

11 eksempel være overdragelse i forbindelse med skifte, eller ved emisjon, fisjon, fusjon eller andre selskapsinitierte forhold. Inntil tillatelse foreligger, kan den ansatte ikke disponere over de finansielle instrumentene. Bindingstid for ansatte Finansielle instrumenter kan uansett ikke avhendes før tidligst 30 dager etter kjøpet. Innsideopplysninger GIEKs ansatte og styremedlemmer kan ikke på vegne av seg selv eller nærstående tegne, kjøpe, selge eller bytte finansielle instrumenter notert på norsk børs, eller autorisert markedsplass, eller tilskynde andre til slike disposisjoner når vedkommende gjennom sitt arbeid for GIEK har mottatt slike opplysninger om verdipapirene, utstederen av disse, eller andre forhold, som er egnet til å påvirke kursen og som ikke er offentlig tilgjengelig, eller allment kjent i markedet. Vedkommende kan heller ikke medvirke til eller gi råd om slik handel. Det vises til verdipapirhandelloven kapittel 3, særlig det straffesanksjonerte forbudet i verdipapirhandelloven 3-3. Rapporteringsplikt for ansatte og ansattes nærstående, kontroll av eierskap GIEKs ansatte har plikt til å rapportere egne og nærståendes handler eller andre disposisjoner over finansielle instrumenter. Rapporteringsplikten gjelder også der handel eller annen disposisjon foretas av et selskap der den ansatte eller den nærstående har eierandeler som representerer flertallet av stemmene, eller på grunn av avtale har bestemmende innflytelse over selskapet. Som nærstående regnes ektefelle, partner eller person den ansatte bor sammen med i et ekteskapslignende forhold, samt den ansattes mindreårige barn. Ansatte skal rapportere samlet eierskap og handel av alle finansielle instrumenter til KOR, eller person utpekt av administrerende direktør. Rapport skal sendes umiddelbart etter hver bevegelse. Verdipapirfondsandeler omfattes ikke av rapporteringsplikten. Administrerende direktør rapporterer slik handel til styrets leder. GIEK kan kontrollere den ansattes opplysninger om eierskap og handel med finansielle instrumenter, for eksempel ved å gå igjennom VPS- eller ligningsoppgaver Bierverv Ansatte i GIEK kan ikke ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver, drive privat ervervsvirksomhet, eller påta seg styreverv eller andre lønnede oppdrag i annen næringsvirksomhet i sin fritid uten etter pålegg, eller skriftlig samtykke fra administrerende direktør. Administrerende direktør innhenter samtykke fra styret. Samtykke kan bare gis 8

12 når vervet ikke vurderes å være egnet til å svekke allmennhetens tillit til GIEK. Se vedlagte retningslinjer for bierverv for ansatte i GIEK. Ansatte skal årlig rapportere sine bierverv/honorarinntekter til administrerende direktør ved å fylle ut et elektronisk skjema som sendes alle ansatte. Vedlegg 6: Retningslinjer for bierverv for ansatte i GIEK. Ansattes rapportering: Kontakt Christina Markussen i Personalavdelingen. Du får da tilsendt lenke for elektronisk rapportering. 3.5 Rutiner ved brudd på etiske retningslinjer Dersom man er i tvil om man selv handler i strid med de etiske regler, kan en ledetråd for tanken være å spørre seg selv om forholdet er av en slik art at det, dersom det ble kjent for allmennheten ville sette GIEK eller en medarbeider, eller kunde, eller andre involverte, i et dårlig lys. Ved enhver tvil om man er i ferd med, eller har overtrådt de etiske reglene skal nærmeste overordnet informeres og ta stilling til saken. Ved mistanke om brudd på etiske retningslinjer fra andre, skal man rapportere dette til nærmeste overordnet, som er forpliktet til å sørge for at dette behandles i besluttende organ. Ansatte rapporterer til avdelingsleder, avdelingsleder rapporterer til administrerende direktør og administrerende direktør rapporterer til styret, ved styrets leder. Konsulenter rapporterer til den avdelingsleder som har inngått avtale om konsulenttjenesten/oppdraget. Styrets medlemmer rapporterer til styrets leder, som rapporterer alvorlige forhold til Nærings- og Handelsdepartementet og/eller til rette myndighet. Ansatte plikter, på anmodning fra styrets leder eller administrerende direktør, umiddelbart å legge frem alle opplysninger som er nødvendig for å vurdere om GIEKs etiske regler, eller bestemmelser reglene viser til, blir fulgt. Brudd på etiske regler og retningslinjer kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Ved alvorlige brudd som også kan rammes av straffelovgivningen, er ledelsen ansvarlig for å rapportere forholdet til rette myndighet/politi. 9

13 3.6 Varsling om kritikkverdige forhold Ansatte og styrets medlemmer plikter å melde fra til overordnet om egne eller andres handlinger eller forhold som påfører, eller kan påføre, GIEK økonomiske tap eller annen materiell eller ikke-materiell skade, slik at GIEK kan iverksette tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. Ansatte og styrets medlemmer kan varsle om kritikkverdige forhold i GIEK, som misligheter begått av ansatte/styremedlem, eller alvorlige feil, eller svakheter i systemet. Ved varsel etter nærværende bestemmelse skal det utvises aktsomhet. Før man varsler overordnet etter retningslinjene nedenfor, skal man søke å ta opp forholdet direkte med den det evt. gjelder, og under enhver omstendighet skal man påse at vedkommendes (og dennes nærståendes) legitime interesser ivaretas på best mulig måte. Ansatte skal først varsle nærmest overordnet, som har ansvar for at forholdet håndteres videre i GIEK, herunder å besørge at relevant myndighet (for eksempel politi) varsles dersom sakens karakter tilsier det. Dersom det ikke er mulig å varsle overordnet, eller det av andre grunner ikke ansees hensiktsmessig grunnet sakens karakter, skal administrerende direktør varsles direkte om forholdet. I tilfeller der varsel som nevnt ovenfor ikke er mulig, skal styrets leder varsles direkte. Dersom varsel som nevnt ovenfor ikke er mulig, eller det etter rimelig tid, sett hen til sakens alvorlighetsgrad ikke har medført at saken undergis de nødvendige undersøkelser, kan den ansatte selv kontakte relevant myndighet, herunder politi og/eller departement, riksrevisjonen eller annen relevant myndighet. Styrets medlemmer varsler forhold som nevnt til styrets leder som håndterer saken videre. Dersom det anses nødvendig, kan styrets medlemmer varsle relevant myndighet direkte. Beroende på sakens art og alvorlighet underretter styrets leder departement, politi, riksrevisjonen eller annen relevant kontroll myndighet. 3.7 Vedtakelse av Etiske retningslinjer og regler for GIEK Medarbeidere forplikter seg til å gjøre seg kjent med, og til å akseptere de etiske retningslinjer og regler for GIEK som en del av ansettelsesforholdet/vervet ved å signere vedlagte erklæring. For konsulenter og andre oppdragstakere vurderes det konkret om det er naturlig at de etiske retningslinjer og regler skal gjelde helt eller delvis, og om erklæring om etiske retningslinjer skal signeres. 10

14 Vedlegg 7: Erklæring om de etiske regler og retningslinjer for GIEK. 11

15 4 VEDLEGG I dette kapittelet er vedleggene som det er vist til ovenfor i reglene inntatt. 4.1 Vedlegg 1 Kopi av forvaltningslovens 13 Taushetsplikt 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr. 40, endret ved lov 11. juni 1982 nr a. (begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse). Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker, 2. at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte, og 3. at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr b. (begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser). Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter, 2. at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan 12

16 brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll, 3. at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved veiledning i andre saker, 4. at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen, 5. at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag, 6. at forvaltningsorganet anmelder eller gir opplysninger (jfr. også nr. 5) om lovbrudd til påtalemyndigheten eller vedkommende kontrollmyndighet, når det finnes ønskelig av allmenne omsyn eller forfølging av lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver, og 7. at forvaltningsorganet gir et annet forvaltningsorgan opplysninger (samordning) som forutsatt i lov om Oppgaveregisteret. Part eller partsrepresentant som blir gjort kjent med opplysninger etter første ledd nr. 1, kan bare bruke opplysningene i den utstrekning det er nødvendig for å vareta partens tarv i saken. Forvaltningsorganet skal gjøre ham merksam på dette. Likeledes kan forvaltningsorganet pålegge taushetsplikt når vitner o.l. får opplysninger undergitt taushetsplikt i forbindelse med at de uttaler seg til organet. Overtreding av taushetsplikt etter dette ledd kan straffes etter straffelovens 121, dersom vedkommende er gjort merksam på at overtreding kan få slik følge. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr. 40, endret ved lov 6. juni 1997 nr. 35 (i kraft 1. nov 1997). 13c. (informasjon om taushetsplikt, oppbevaring av opplysninger undergitt taushetsplikt). Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene. Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Kongen kan gi nærmere regler om oppbevaring av dokumenter og annet materiale som er undergitt taushetsplikt, om tilintetgjøring av dokumenter eller materiale og om bortfall av taushetsplikt etter en viss tid. Taushetsplikten bortfaller etter 60 år når ikke annet er bestemt i medhold av foregående punktum. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr

17 4.2 Vedlegg 2 Datadisiplinerklæring Lenke her. 4.3 Vedlegg 3 Forvaltningslovens 6, jf. 10 om habilitet 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1. et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2. et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40, 29 juni 2007 nr. 81 (ikr. 1 jan 2008 iflg. res. 23 nov 2007 nr. 1287), 19 juni 2009 nr. 90 (ikr. 1 nov 2011 iflg. res. 19 juni 2009 nr. 819). 14

18 10. (hvem habilitetsbestemmelsene gjelder for). Foruten for offentlige tjenestemenn gjelder bestemmelsene i kapitlet her tilsvarende for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan. Bestemmelsene gjelder ikke statsråd i egenskap av regjeringsmedlem. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 12. jan 1995 nr. 4 (i kraft 1. april 1995). 15

19 4.4 Vedlegg 4 Påvirkningshandel, korrupsjon og gaver Nedenfor følger en nærmere utdypning av GIEKs retningslinjer for ansatte vedrørende gaver. Avslutningsvis er de mest sentrale lovreglene inntatt. Retningslinjer for ansatte vedrørende gaver Tjenestemannsloven 20 om gaveforbud gjelder for GIEK ansatte. Kopi av lovbestemmelsen er inntatt nedenfor. Alle tilbud om eller mottatte gaver utover en verdi av NOK 500,- skal rapporteres til nærmeste overordnet. Administrerende direktør rapporterer til styrets leder. Gaver eller andre fordeler som for eksempel reiser og deltakelse på arrangementer til/fra våre forretningsforbindelser må skje i samsvar med lokalt akseptert, og god forretningsskikk (som også samsvarer med norsk standard) og kan bare gis dersom de er av beskjeden verdi. Pengegaver kan ikke ytes eller mottas. Ansatte må ikke motta gaver eller fordeler som nevnt ovenfor i forbindelse med forhandlinger, eller som anerkjennelse for inngått avtale. I andre sammenhenger, som i forbindelse med høytider, foredrag eller annet kan vanlig aksepterte påskjønnelser mottas (med en verdi inntil NOK 500,-). For interne oppmerksomheter gjelder egne retningslinjer. Ansatte skal heller ikke motta rabatter ved kjøp av varer eller tjenester fra GIEKs kontakter til personlig bruk med mindre dette er en alminnelig tilgjengelig ordning. Dette gjelder også i forbindelse med opptak av lån, forsikringsavtaler eller andre tjenester. For flybonusordninger gjelder retningslinjene i Administrativt Rundskriv av 18. oktober 1996 som er inntatt som vedlegg nr 6 til Etiske regler og retningslinjer. Ansatte i GIEK må ikke benytte sitt arbeidsforhold, eller verv til å oppnå økonomiske fordeler av noen karakter for seg, eller sine nærstående. Normalt dekker GIEK utgifter til måltider for sine ansatte etter reglene for kostgodtgjørelse i Statens regulativer. I forbindelse med møter, seminarer, kundebesøk, eller der det må anses som en naturlig del av arbeidet, skal det imidlertid være adgang til å ta i mot tilbud om måltider. GIEK skal alltid dekke alle utgifter i forbindelse med at ansatte deltar på konferanser, reiser, seminarer etc. som arrangeres av kunder/ forretningsforbindelser, med mindre medarbeideren er spesielt invitert for å yte et faglig bidrag el. l. 16

20 Tjenestemannsloven 20. Forbud mot gaver i tjenesten mv. Ingen embets- eller tjenestemann må for seg eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenstlige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed. Straffeloven 276a. For korrupsjon straffes den som a) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag. Med stilling, verv eller oppdrag i første ledd menes også stilling, verv eller oppdrag i utlandet. Straffen for korrupsjon er bøter eller fengsel inntil 3 år. Medvirkning straffes på samme måte. Tilføyd ved lov 4 juli 2003 nr b. Grov korrupsjon straffes med fengsel inntil 10 år. Medvirkning straffes på samme måte. Ved avgjørelsen av om korrupsjonen er grov skal det blant annet legges vekt på om handlingen er forøvd av eller overfor en offentlig tjenestemann eller noen annen ved brudd på den særlige tillit som følger med hans stilling, verv eller oppdrag, om den har gitt betydelig økonomisk fordel, om det forelå risiko for betydelig skade av økonomisk eller annen art, eller om det er registrert uriktige regnskapsopplysninger, utarbeidet uriktig regnskapsdokumentasjon eller uriktig årsregnskap. Tilføyd ved lov 4. juli 2003 nr c. For påvirkningshandel straffes den som a) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag. Med stilling, verv eller oppdrag i første ledd menes også stilling, verv eller oppdrag i utlandet. Straffen for påvirkningshandel er bøter eller fengsel inntil 3 år. Medvirkning straffes på samme måte. Tilføyd ved lov 4. juli 2003 nr

21 3-2. Definisjon av innsideinformasjon (1) Med innsideinformasjon menes presise opplysninger om de finansielle instrumentene, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen på de finansielle instrumentene eller tilknyttede finansielle instrumenter merkbart, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. (2) Med presise opplysninger menes opplysninger som indikerer at en eller flere omstendigheter eller begivenheter har inntruffet eller med rimelig grunn kan ventes å ville inntreffe og som er tilstrekkelig spesifikke for å trekke en slutning om den mulige påvirkningen av disse omstendighetene eller begivenhetene på kursen til de finansielle instrumentene eller de tilknyttede finansielle instrumentene. (3) Med opplysninger som er egnet til å påvirke kursen til finansielle instrumenter eller tilknyttede finansielle instrumenter merkbart, menes opplysninger som en fornuftig investor sannsynligvis vil benytte som en del av grunnlaget for sin investeringsbeslutning. (4) Med innsideinformasjon om varederivater menes presise opplysninger som ikke er offentlig tilgjengelige eller allment kjent og som direkte eller indirekte angår ett eller flere varederivater og som deltakere på markedet der varederivatene omsettes ville forvente å motta i samsvar med det Finanstilsynet anser som akseptert markedspraksis på det aktuelle markedet. Med opplysninger som deltakerne ville forvente å motta, menes opplysninger som normalt gjøres tilgjengelig for deltakere på markedet eller opplysninger som skal offentliggjøres som følge av lov, forskrift eller annen regulering, herunder privatrettslig regulering og praksis på det aktuelle varederivatmarkedet eller det underliggende varemarked. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere regler om innsideinformasjon i tilknytning til varederivater og akseptert markedspraksis. Endret ved lov 19 juni 2009 nr. 48 (i kraft 21 des 2009 iflg. res. 18 des 2009 nr. 1603) Misbruk av innsideinformasjon (1) Tegning, kjøp, salg eller bytte av finansielle instrumenter eller tilskyndelse til slike disposisjoner, må ikke direkte eller indirekte foretas for egen eller fremmed regning av noen som har innsideinformasjon. (2) Første ledd gjelder bare ved misbruk av innsideinformasjon nevnt i 3-2. Første ledd er ikke til hinder for normal utøvelse av tidligere inngått opsjons- eller terminkontrakt ved kontraktens utløp. 4.5 Vedlegg 5 A Rundskriv om flybonusordninger for ansatte i GIEK Lenke her Vedlegg 5 B Rundskriv om flyreiser bonuspoeng, billigste reisemåte, forhåndsgodkjennelse Lenke her. 18

22 4.6 Vedlegg 6 Retningslinjer for bierverv for ansatte i GIEK Ansatte i GIEK kan ikke ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver, eller drive privat ervervsvirksomhet i sin fritid som: 1. er forbudt for ham i lov eller forskrift 2. er direkte avtalt ved reglement, tariffavtale eller annen avtale at han/hun skal avstå fra 3. hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre overordnet har samtykket, eller det foreligger særskilt tillatelse, 4. innebærer at den ansatte driver med eller medvirker til illojal konkurranse med GIEK 5. gjør at den ansatte kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle 6. innebærer at den ansatte lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til GIEKs virksomhet 7. innebærer at han/hun i sin funksjon for det offentlige kan treffe avgjørelser som i vesentlig grad kan influere på hans egne eller biarbeidsgivers inntekter. 8. innebærer at hun/han benytter bedriftshemmeligheter på en illojal måte 9. skader stillingens eller GIEKs anseelse. Slike styreverv og stillinger for annen arbeidsgiver og privat næringsvirksomhet må være begrenset og kjent i organisasjonen for å sikre åpenhet, og GIEKs tillit utad. GIEK har derfor opprettet en (habilitets)base for registrering av styremedlemmers og ansattes bistillinger og bierverv. Opplysningene er konfidensielle overfor utenforstående, og overfor ansatte som ikke har behov for opplysningene for utførelse av sitt arbeid. Registrering, oppbevaring og bruk av opplysningene skal kun skje innenfor gjeldende regelverk og lovgivning. 19

23 4.6 Vedlegg 7 Erklæring vedrørende de etiske regler for GIEK ERKLÆRING VEDRØRENDE DE ETISKE REGLER FOR GIEK Til personalavdelingen i GIEK. Jeg har nøye lest gjennom innholdet av de vedlagte Etiske regler og retningslinjer for GIEK fastsatt den 30. juni 2013 med tilhørende vedlegg. Jeg er klar over at disse skal gjelde for mitt arbeid i GIEK. Signatur: Navn Dato (Blokkbokstaver). 20