KRISEBEREDSKAPSPLAN. for Uni Research AS. Oppdatert 22.juni 2016.

Transkript

1 KRISEBEREDSKAPSPLAN for Uni Research AS Oppdatert 22.juni

2 Innhold 1 Varslingsliste 4 2 Funksjonskort 8 Funksjonskort: Administrerende direktør 8 Funksjonskort: Personaldirektør 9 Funksjonskort: Kommunikasjonsdirektør 10 Funksjonskort: Loggfører for beredskapsledelsen 11 Funksjonskort: Ansvarlig for pårørendetelefon 12 Funksjonskort: Ansvarlig for pårørendesenter 15 3 Mål for beredskapsarbeidet i Uni Research 16 3 Varsling Varsling av nødetater Beredskapsnummer Varsling av beredskapsledelsen Beredskapskort Klargjøring av beredskapsrom 17 4 Arbeidet i beredskapsledelsen Beredskapsledelsens sammensetning og funksjon Administrerende direktør Personaldirektør Kommunikasjonsdirektør Selskapscontroller og avdelingscontroller Error! Bookmark not defined. 4.2 Beskrivelse av beredskapsledelsens arbeid i akuttfasen Telefonberedskap Sentralbord Pårørendetelefon Telefonmottak av mediehenvendelser Pårørendehåndtering Varsling av pårørende Pårørendesenter Kriseteam Mediehåndtering Presserom «Kriseweb» Informasjon til ansatte 22 5 Normalisering/Skjerming 23 2

3 6 Evaluering/Debrifing 23 7 Opplæring/Øvelser 23 8 Oppdatering og vedlikehold av beredskapsplan 23 9 LOGGSKJEMA 24 Loggskjema: Registrering av hendelse 24 Loggskjema: Sentralbord 25 Loggskjema: Beredskapsledelsen 26 Loggskjema: Registrering av div. innkommende informasjon Error! Bookmark not defined. Loggskjema: Pårørendetelefon 28 Loggskjema: Pressemottak 29 Loggskjema: Evaluering Error! Bookmark not defined. 3

4 1 Varslingsliste Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Beredskapsnummer: Uni Research, sentralbord: Universitetet i Bergen, sentralbord: Beredskapsledelse Tlf. Stedfortreder Tlf. Leder Adm. direktør Aina Berg / Forskningsdirektør Trond Dokken / Personaldirektør Britt Skorpen / Forskningsdirektør Hans Kleivdal Personal- og administrasjonsleder Inger Thorsen / / Kommunikasjonsdirektør Monika Sandnesmo / Kommunikasjonsrådgiver Andreas Graven / Selskapscontroller Anita Vangen Avdelingscontroller Cato Kolseth / / Personal- og administrasjonsleder Monika Voit Førstekonsulent Arne Johan Ibsen / / Sentralbord Tlf. Stedfortreder Tlf. Resepsjonen Leder for resepsjonen Jeanette Nilsen / Seniorsekretær Mette Norvalls /

5 Mediekontakt og medieovervåkning Tlf. Kommunikasjonsrådgiver Hanne Fosheim / Førstekonsulent Rune Rolvsjord / Kommunikasjonsrådgiver Hilde Kjerland / Fagkonsulent Veronica Helle / Pårørendetelefon Tlf. Stedfortreder Tlf. Leder for pårørendetlf Personal- og administrasjonsleder Bente Groth Prosjektøkonom Siren Høgtun / Personal- og administrasjonsleder Renate S Lien / Konsulent Kristin Haug / / Personal- og administrasjonsleder Julia Dale / Avdelingscontroller Mariann Apelseth / Pårørendesenter Tlf. Stedfortreder Tlf. Personal- og administrasjonsleder Åse Kvinnsland Kodal / Førstekonsulent Monica Berge / Superbruker av kjemikaliearkiv ECO online Tlf. Katrine Sandnes Skaar, Uni Research CIPR / Strålevernkoordinator for radioaktive kilder Tlf. Uni Research CIPR Per Arne Ormehaug / Uni Research Klima Emil Jeansson / IT-direktør UiB Tore Burheim /

6 Kontaktinformasjon for øvrig ledelse i Uni Research Navn Økonomidirektør Nora-Lise Kristiansen Telefon / Forskningsdirektør Uni Research Computing Klaus Johannsen / Forskningsdirektør Uni Research Klima Trond Dokken / Forskningsdirektør Uni Research CIPR Arne Skauge / Forskningsdirektør Uni Research Helse Reidar Jakobsen / Forskningsdirektør Uni Research Miljø Hans Kleivdal / Forskningsdirektør Uni Research Rokkansenteret Ingrid Helgøy / Styreleder Uni Research Tore Furevik Universitetsdirektør, Kjell Bernstrøm Kst. ass. universitetsdirektør Tore Tungodden / / /

7 Ekstern varslingsliste Institusjon Funksjon Telefon Brannvesenet Nødnummer 110 Brannvesen - Bergen Sentrum Sentralbord Politi Nødnummer 112 Hordaland politidistrikt Døgnåpen politivakt Ambulanse Nødnummer 113 Legevakt avd. Bergen AMK-sentral, alt. nødnummer Legevakt avd. Bergen Døgnåpen akutthjelp Helse Bergen, Haukeland universitetssjukehus Sentralbord Bergen kommune Sentralbord Fylkesmannen i Hordaland Beredskapsavdelingen, sentralbord Sivilforsvaret Hordaland SFD Sentralbord Sjømannskirken Hovedkontor Statens forurensingstilsyn Akutt forurensing: Utenriksdepartementet Sentralbord

8 2 Funksjonskort Funksjonskort: Administrerende direktør Mobiliseringsfase Sikre at redningsetatene er varslet Kalle inn beredskapsledelsen Kalle inn berørt avdeling eller samarbeidspartner Vurdere om styreleder bør varsles Vurdere om eier bør varsles Akuttfase Holde kontakt med redningsetater, myndigheter, samarbeidspartnere Oppdatere beredskapsledelsen Sjekke status på beredskapsledelsens mobiliseringsoppgaver Analysere hendelsen sammen med beredskapsledelsen Vurdere hvilke ressurser som trengs Beslutte tiltak Sjekke status på tiltak Uttale seg til media Demobilisering Demobilisere beredskapsledelsen Debrifing Utpeke ansvarlig for ettervern Legge forholdene til rette for intern og ekstern gransking av hendelsen Evaluere hendelsen og kvalitetssikre rutiner Oppdatere beredskapsplan 8

9 Funksjonskort: Personaldirektør Mobiliseringsfase Kalle inn resepsjonsansvarlig Varsle IT-direktør ved UiB Kalle inn ansvarlig for pårørendetelefon Akuttfase Analysere hendelsen sammen med beredskapsledelsen Etablere kontakt med berørt avdeling Fremskaffe ajourført personalinformasjon til nødetater. Fremskaffe informasjon om kjemikalier til nødetater. Sørge for at lister over berørte medarbeidere blir overlevert politiet. Avklare med eksterne hjelpeinstanser i hvilken grad de tar ansvar for og koordinerer informasjon til eventuelle pårørende. Formidle lister med kontaktinformasjon til pårørende og til aktuelle eksterne hjelpeinstanser. Vurdere behov for ekstra kapasitet på sentralbord. Vurdere medarbeideres behov for oppfølging og trygghet. Vurdere behov for informasjon overfor medarbeidere i samarbeid med kommunikasjonsdirektør. Opprette pårørendetelefon i samarbeid med kommunikasjonsdirektør. Vurdere behov for pårørendesenter. Vurdere om kriseteam skal kontaktes. Fastsette rutiner som sikrer avløsning og hvile. Informere beredskapsledelsen om iverksatte eller planlagte tiltak. Demobilisering Demobilisere evt. pårørendetelefon og pårørendesenter Evaluere hendelsen og kvalitetssikre rutiner 9

10 Funksjonskort: Kommunikasjonsdirektør Mobiliseringsfase Kalle inn kommunikasjonsteam Akuttfase Analysere hendelsen sammen med beredskapsledelsen Vurdere hvilke ressurser som trengs Sette opp medieovervåkning og analyse Produsere informasjon til ansatte, web og media Opprette pressetelefon Bemanne sosiale kanaler Forberede uttalelser til media Arrangere pressekonferanse Oppdatere beredskapsledelsen på status for tiltak Demobilisering Demobilisere kommunikasjonsteam Evaluere hendelsen og kvalitetssikre rutiner 10

11 Funksjonskort: Loggfører for innkommende informasjon til beredskapsledelsen Mobiliseringsfase Akuttfase Sørge for at beredskapsledelsen får logg for melding av hendelsen hvis slik finnes Sørge for at beredskapsledelsen får tilgang til informasjon som kommer inn via sentralbord og lignende. Loggføre all informasjon som kommer inn til beredskapsledelsen og fra hvem informasjonen kommer og tidspunkt. Demobilisering 11

12 Funksjonskort: Loggfører for beslutninger tatt av beredskapsledelsen Mobiliseringsfase Sørge for at alt utstyr er på plass og fungerer: Utstyr hentes fra «beredskapsskapet» utenfor møterommet i lokalene til hovedkontoret i 1. etasje i F-blokken: o Beredskapsperm med alle vedlegg og loggskjema o Minnepenn med beredskapsplan, vedlegg, beredskapsrapporter, loggskjema (oppdateres jf. kap. 7) o Bærbar PC med strømkabel o Flippover o Tusjer o Penner o Papir o Klokke o 3 batteriladere (for lading av mobiltelefoner og nettbrett ) Flippover skal stå i møterommet. Ark finnes evt. på lager/rekvisitarom på hovedkontor. Akuttfase Loggføre alle avgjørelser som blir tatt med tidspunkt og ansvarlig for å følge opp. Demobilisering Loggføre evaluering i etterkant av ulykken. 12

13 Funksjonskort: Ansvarlig for resepsjonen Mobiliseringsfase Ved melding om beredskapssituasjon til resepsjonen, straks varsle leder av beredskapsgruppen, logge 1. varsel Mobilisere personale til resepsjonen Eventuelt formidle standardisert melding til de som ringer inn Akuttfase Sette opp vaktliste for resepsjonen Sørge for at de som betjener pårørendetelefon har mat og drikke Være mellomledd mellom beredskapsgruppe og de som bemanner resepsjonen med tanke på kvalitetssikret informasjon Sørge for at kun kvalitetssikret informasjon går ut til innringere Rute innringere til ev. pårørendetelefon eller pressetelefon. Logge innringing Demobilisering Delta i debrifing av personalet som bemanner resepsjonen Delta i evaluering og ev. endring av rutiner/ planer 13

14 Funksjonskort: Ansvarlig for pårørendetelefon Mobiliseringsfase På initiativ fra beredskapsledelsen: opprette og mobilisere personale for pårørendetelefon Tilrettelegge rom og utstyr for pårørendetelefon Akuttfase Sette opp vaktliste for pårørendetelefon Sørge for at de som betjener pårørendetelefon har mat og drikke Være mellomledd mellom beredskapsgruppe og de som bemanner pårørendetelefon mht. kvalitetssikret informasjon Være mellomledd mellom de som bemanner pårørendetelefon og de som skal utføre praktiske oppgaver i forhold til pårørende (eks. bestilling av billetter, overnatting etc.) Demobilisering Delta i debrifing av personalet som bemanner pårørendetelefonen Delta i evaluering og ev. endring av rutiner/ planer 14

15 Funksjonskort: Ansvarlig for pårørendesenter Mobiliseringsfase På initiativ fra beredskapsledelsen: opprette lokasjon for pårørendesenter Akuttfase Lokasjon velges av beredskapsledelsen. Hendelsens omfang vil påvirke valg av lokasjon (størrelse, antall rom, adresse osv.) Lokasjon kan være lokaler eid av Uni Research, UiB eller Havforskningsinstituttet. Ta imot pårørende og anvise oppholdsrom Notere navn på de som møter i pårørendesenter - notere familiær/sosial relasjon til ansatt (se eget skjema) Snakke med pårørende og gi oppdatert, kvalitetssikret informasjon Tilby mat og drikke Hvis behov, tilby å organisere/bestille overnatting (i samråd med beredskapsledelsen) I samråd med beredskapsledelsen: be om mer mannskap til å bemanne pårørendesenter Eventuelt tilkalle profesjonelle bidragsytere som prest/ imam/ psykolog etc. Holde media borte fra pårørendesenter og pårørende For ev. vakthold, skjerming mot uvedkommende: i samråd med beredskapsledelsen kontakte UiBs eiendomsavdeling Demobilisering Delta i debrifing med personalet som har bemannet pårørendesenteret Delta i evaluering 15

16 3 Mål for beredskapsarbeidet i Uni Research Denne planen er en manual for hvordan Uni Research skal håndtere alvorlige krisesituasjoner. Hensikten er at Uni Research skal være godt forberedt på alle typer uforutsette hendelser som krever profesjonell handling og omsorg. Planen inneholder retningslinjer for: varsling beredskapsledelsens organisering og ansvar omsorg for kriserammede informasjon og kommunikasjon under krisen skjerming Planen gjelder for alle ansatte i Uni Research, personer som måtte befinne seg i Uni Research sine lokaler når en ulykke inntreffer, og personer som utfører arbeid for Uni Research i forbindelse med felt eller tokt. Målet for planen er å bidra til at konsekvensene av en alvorlig krise blir minst mulig. I en alvorlig krisesituasjon skal følgende prioriteringer legges til grunn for alle beslutninger: 1. Sikre liv og helse 2. Sikre omgivelser og ytre miljø 3. Sikre selskapets virksomhet 4. Bevare selskapets tillit og omdømme 3 Varsling Nedenfor følger en kort beskrivelse av varslingsrutinene i Uni Research i en krisesituasjon. 3.1 Varsling av nødetater Den som blir oppmerksom på en krisesituasjon skal umiddelbart varsle offentlige nødetater som brannvesen, politi og ambulanse. Den interne beredskapsorganisasjonen må ikke være et forsinkende ledd. Nødetater Tlf. Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Når du varsler, husk å si: 1. Hvem du er 2. Hva som har skjedd 3. Skadestedets adresse (hvor du er) 4. Hvor mange som er skadet/omfang av skaden Sett om nødvendig i gang førstehjelp. Det er utarbeidet et oppslag for lokal beredskapsplan. HMS-leder er ansvarlig for at oppslaget er oppdatert og distribuert til alle avdelinger. 16

17 3.2 Beredskapsnummer Når nødetatene er varslet, varsles døgnbemannet beredskapsnummer: Uni Research har en døgnbemannet vakttelefon som besvares av vaktselskap. Vaktselskapet sørger for at beredskapsledelsen blir varslet i henhold til varslingsliste. Det er normalt administrerende direktør eller stedfortreder som avgjør om hendelsen krever iverksetting av beredskapsplanen og innkalling av beredskapsledelsen. 3.3 Varsling av beredskapsledelsen Det er oppnevnt en beredskapsledelse som alltid skal varsles ved ulykker, kriser og dødsfall blant ansatte. Beredskapsledelsen skal sikre at selskapet, sett i ettertid, gjorde «det beste man kunne». Dersom beredskapsplanen settes i verk kaller administrerende direktør/stedfortreder inn: Beredskapsledelsen Beredskapsledelsen skal så snart det er mulig samles i beredskapsrommet Beredskapskort Det er utviklet et beredskapskort i lommeformat med telefonnummer til beredskapsledelsen og øvrig ledelse i Uni Research. Alle forskningsdirektører, HR-personale og ansatte ved Hovedkontoret skal ha kortet tilgjengelig til enhver tid. 3.4 Klargjøring av beredskapsrom Selskapets beredskapsrom er møterommet ved hovedadministrasjonen i Nygårdsporten. Adresse: Nygårdsgaten 112, 1. etasje F-blokk. De første som ankommer rommet starter rigging av beredskapsutstyr. Loggfører (selskapscontroller) er ansvarlig for at utstyret er tilgjengelig og operativt til enhver tid. Følgende utstyr skal være på plass: Beredskapsperm med alle vedlegg og loggskjema Minnepenn med beredskapsplan, vedlegg, beredskapsrapporter, loggskjema (oppdateres jf. kap. 7) Bærbar PC med strømkabel må logges på tilkoblet UiB-nettet hver 3. måned Flippover Tusjer Penner Papir Klokke 3 batteriladere (for lading av mobiltelefoner og nettbrett ) må lades hver 3. måned 17

18 4 Arbeidet i beredskapsledelsen Beredskapsledelsen skal så snart som mulig samles i beredskapsrommet. ipad eller bærbar PC tas med. 4.1 Beredskapsledelsens sammensetning og funksjon Funksjon Leder Operativt ansvar, omsorg for berørte Koordinere intern og ekstern informasjon Loggfører 1 Loggfører 2 Stilling Administrerende direktør Personaldirektør Kommunikasjonsdirektør Selskapscontroller Avdelingscontroller Beredskapsledelsen suppleres ved behov og krisens art. Beredskapsledelsens hovedoppgaver er: Samle og koordinere informasjon (logg) Gjøre løpende strategiske/taktiske vurderinger og iverksette disse Kontakt og samordning i forhold til nødetater og andre myndigheter Samordning internt Informasjonsoppgaver internt og eksternt Vurdere behovet for pårørendetelefon, pårørendesenter og kriseteam Vurdere behovet for «kriseweb», medietelefon og presserom Logg, evaluering og rapportering Administrerende direktør Administrerende direktør har ansvar for å kalle inn beredskapsledelsen ved melding om krisehendelser og sikre at nødetater er varslet. Administrerende direktørs hovedoppgaver er å etablere kontakt med nødetater, myndigheter og andre instanser, samt å koordinere beredskapsarbeidet i Uni Research. Beslutte iverksetting av pårørendetelefon, pårørendesenter og kriseteam Beslutte iverksetting av «kriseweb», medietelefon og presserom Uttale seg til pressen Kontakt mot styrende organer Dersom Universitetet i Bergen (UiB) er berørt av samme krise og iverksetter sin sentrale beredskapsplan, må beredskapsarbeidet mellom institusjonene koordineres. Administrerende direktør har ansvar for denne koordineringen. Se også funksjonskort for administrerende direktør Personaldirektør Personaldirektør har som personalansvarlig i praksis mye av det operative ansvar i forbindelse med kriser som rammer Uni Research. Personaldirektør samordner innsats mellom den sentrale beredskapsledelsen og berørt avdeling. Informasjon om ansatte til nødetater Informasjon om kjemikalier til nødetater Bemanne sentralbord Iverksette pårørendetelefon Iverksette pårørendesenter 18

19 Se også funksjonskort for personaldirektør Kommunikasjonsdirektør Ansvar for å koordinere intern og ekstern informasjon. Opprette og bemanne «kriseweb» og sosiale medier Forberede medieuttalelser Overvåke medieomtalen Iverksette og bemanne pressetelefon Arrangere pressekonferanser Se også funksjonskort for kommunikasjonsdirektør Loggførere Loggførere og har ansvar for registrering underveis i beredskapsarbeidet, herunder: Logge all innkommende informasjon Logge beslutninger og tiltak Sjekke at beslutninger og tiltak blir iverksatt Det er utarbeidet to funksjonskort for loggfører, ett for loggfører av innkommende informasjon og ett for loggfører av beslutninger tatt av beredskapsledelsen. Det er utarbeidet to loggskjema for beredskapsledelsen, ett for logging av innkommende informasjon og ett for logging av beslutninger tatt av beredskapsledelsen. 4.2 Beskrivelse av beredskapsledelsens arbeid i akuttfasen Beredskapsledelsen samles umiddelbart i beredskapsrommet. Gruppen vurderer hendelsen og dimensjonerer tiltak, ressurser og oppfølging. Ved mindre alvorlig hendelse/krise varsles ansvarlig leder i avdeling som overtar ansvar for videre oppfølging, eventuelt med støtte fra beredskapsledelsen. Kontakt med nødetater/sykehus opprettes. Beredskapsledelsen ved personaldirektør sørger for at relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for nødetater og politi. Beredskapsrapporter med oversikt over ansatte og kontaktinformasjon til pårørende oppdateres en gang i måneden. Disse rapportene ligger i mappen «Beredskap» på hovedkontorets fellesområde. Oversikt over alle medarbeideres kontoradresser kan fås via Paga. Det er HR-personalet som har ansvar for at denne informasjonen er oppdatert og tilgjengelig til enhver tid. Oversikt over hvilke kjemikalier og mengde som er lagret i det aktuelle lokalet/bygget er tilgjengelig gjennom kjemikaliearkivet ECO online. I de tilfeller der det er aktuelt tas det umiddelbart kontakt med superbruker i Uni Research (se varslingslisten). Det er avdelingenes ansvar å holde dette arkivet oppdatert til enhver tid. Oversikt over radioaktive kilder finnes hos lokal strålevernskoordinator (se varslingslisten). Oversikt over hvem som er med på tokt/feltarbeid med kontaktinformasjon skal være lagret hos HR-personalet ved den enkelte avdeling i feltplan og feltkort. I feltplanen vil det også finnes en oversikt over ev. samarbeidende institusjoner med kontaktinformasjon. Beredskapsledelsen skal videre vurdere og eventuelt sette i gang følgende tiltak: Bemanning av sentralbord Bemanning av pårørendetelefon Opprette «kriseweb» Opprette pårørende- /ansattsenter 19

20 Kalle inn kriseteam Opprette telefonmottak av mediehenvendelser Opprette presserom Dersom Universitet i Bergen er involvert i samme krise, kan administrerende direktør bli hentet inn i UiBs beredskapsledelse. Personaldirektør overtar da beredskapsledelsen. Dersom krisen gjelder tokt i regi av Havforskningsinstituttets (HI) rederi, er det HI som er kriseeier. Det kan bli aktuelt å avgi personale fra Uni Research til HIs beredskapsarbeid. Tiltak gjennomføres med utgangspunkt i «worst case scenario». Følgende spørsmål er ment som hjelp/sjekkliste for beredskapsledelsens arbeid: Hva slags krise er dette? Hvem er rammet? Er kolleger fra samarbeidende institusjoner involvert? Hvilke komplikasjoner står vi overfor? Hvilken informasjon trenger vi? Kan vi vente ytterligere effekter som følge av forsinkelser? Hva er det verste scenariet? Hva står på spill? Hva kommer mediene og allmennheten til å tenke/gjøre/kreve? Hvilke tidsforløp må vi forholde oss til? Hvor kan vi få hjelp? Hva skjer etter det akutte stadiet? Finnes det dypere/alvorligere problemer bak krisen/hendelsen? Hvordan skal informasjon fokuseres? Kan krisen begrenses? Hvem kan påvirke oss? Hvem skal ytterligere kontaktes? Ved en langvarig krise vil det være behov for å kalle inn stedfortredere. Leder for beredskapsledelsen avgjør dette og har ansvar for at stedfortredere blir kalt inn. Stedfortredere brifes muntlig av leder for beredskapsledelsen samt gjennom beredskapsledelsens logg før han/hun går inn i beredskapsledelsen. 4.3 Telefonberedskap Sentralbord Dersom krisevarselet ringes inn til Uni Researchs sentralbord skal den som bemanner dette umiddelbart varsle leder for beredskapsledelsen (varslingslisten). Varselet om krisen skal loggføres med tidspunkt, innringer, krisens art og omfang. Sentralbordet ledes av leder for resepsjonen. Leder for resepsjonen bemanner sentralbordet og er kontaktpunkt opp mot beredskapsledelsen. Hovedkontoret avser et rom slik at det til enhver tid er to som bemanner sentralbordet. Beredskapsledelsen avgjør om det skal opprettes eget telefonnummer for krisen. Sentralbordet henviser eventuelle pårørende til pårørendetelefon dersom denne er opprettet. Sentralbordet henviser media til telefonmottak for mediehenvendelser dersom dette er opprettet. Alle henvendelser skal loggføres ved bruk av loggskjema. Loggskjema skal alltid være tilgjengelig i papirformat for den som til daglig har sentralbordfunksjonen i selskapet. Personaldirektør har ansvar for å gi sentralbordet kvalitetssikret informasjon som kan formidles via telefon. Sentralbordet gir bare ut informasjon som er godkjent av beredskapsledelsen. 20

21 Personaldirektør er ansvarlig for å kalle inn stedfortreder til sentralbordet. Det kan være behov for døgnbemanning i den første fasen. Stedfortreder brifes om eventuelt pårørendesenter, presserom, krisens omfang og art samt hvilken informasjon som kan offentliggjøres. Ved behov for døgnbemanning utarbeider resepsjonsleder en vaktplan med tilgjengelig personell i selskapet Pårørendetelefon Dersom krisens omfang og art tilsier det avgjør beredskapsledelsen at det skal opprettes en pårørendetelefon. Pårørendetelefonen er lokalisert i Datalab. 2 i 1. etg i Thormøhlensgate 55, Datablokken. Dersom det ikke er aktuelt å bruke disse lokalene settes pårørendetelefon opp i Ulrike Pihls Hus i Prof. Keysers gate 1. Leder for pårørendetelefon varsles umiddelbart ved alle kriser. Hun/han er ansvarlig for å organisere rommet med telefoner og loggskjema. Dette gjøres umiddelbart ved varsling av krise. Leder for pårørendetelefon varsler de som skal bemanne pårørendetelefonen. Bemanning av pårørendetelefonen skjer i henhold til varslingslisten. Ved behov for døgnbemanning utarbeides vaktplan med tilgjengelig personell i selskapet. Alle innkommende telefoner skal loggføres: Loggskjema er utarbeidet og skal være tilgjengelig i papirformat ved iverksetting av pårørendetelefon. Loggskjema arkiveres i egne permer kronologisk. All informasjon som gis til pårørende skal være kvalitetssikret av beredskapsledelsen. Personaldirektøren er ansvarlig for å overbringe kvalitetssikret informasjon. Ved opprettelse av pårørendesenter skal pårørendetelefonen registrere informasjon om hvem som ønsker å benytte et slikt senter samt hvor dette er og hvordan de pårørende kan bestille og få refundert reiseutgifter. Eventuelt kan man i samarbeid med den aktuelle avdelingen bestille reise for de involverte Telefonmottak av mediehenvendelser I mange krisesituasjoner blir pågangen av henvendelser fra pressen stor. Beredskapsledelsen må løpende avgjøre om det skal opprettes et eget telefonmottak for mediehenvendelser. Kommunikasjonsdirektør har ansvar for å bemanne og iverksette mottaket. Kun kvalitetssikret informasjon fra beredskapsledelsen frigis til pressen. Mottaket vil også opplyse om pressekonferanser og sette opp intervjuavtaler for administrerende direktør. 4.4 Pårørendehåndtering Varsling av pårørende Berørte personer som ikke er skadet varsler selv sine pårørende. Dette vil avlaste trykket på telefonberedskapen. For personer som er skadet og innlagt på sykehus er det sykehusets eller politiets ansvar å varsle pårørende. Det er ansvarlig sykehus som uttaler seg om pasienters tilstand etter innleggelse. NB! For savnede eller omkomne personer er det politiet som har ansvar for varsling av pårørende. I alle tilfeller skal politiet informeres om hvem av de pårørende som er varslet, når det ble varslet og hvem som varslet dem. 21

22 4.4.2 Pårørendesenter Dersom krisens art og omfang tilsier det kan beredskapsledelsen velge å opprette et pårørendesenter. Det kan bli aktuelt å samarbeide med UiB eller Havforskningsinstituttet om arbeidet blant pårørende. Utforming og kapasitet er avhengig av hendelsens omfang. Det kan bli behov for å dele inn i mindre grupper etc. Pårørendesenter for Uni Research vil som en hovedregel etableres i Nygårdsgaten 114 i Uni Research Helses Undervisningslokaler. Det er utarbeidet en liste over ansatte med helsefaglig bakgrunn som kan være ressurspersoner/ kriseteam ved behov. Administrerende direktør må med jevne mellomrom møte de pårørende på pårørendesenteret. Frekvens blir avgjort i samarbeid med kriseteam (se neste avsnitt) og kommunikasjonsdirektør Kriseteam Uni Research har fagfolk med kompetanse på omsorg for kriserammede. Disse blir varslet og vil være tilgjengelig for berørte som trenger profesjonell omsorg. Kriseteamet kan også benyttes i etterkant av den akutte krisen for å støtte pårørende og kollegaer. 4.5 Mediehåndtering Det er kun administrerende direktør som er selskapets ansikt utad i beredskapssituasjoner. Administrerende direktør kan utpeke andre dersom det er behov for avlastning, eller hvis det av faglige grunner er viktig å bringe andre inn i pressehåndteringen Presserom Beredskapsledelsen avgjør om det skal opprettes et dedikert presserom til pressekonferanser. Dette opprettes i tilfeller hvor det er behov for jevnlige kontaktpunkt med pressen. Kommunikasjonsdirektøren har ansvar for å iverksette og bemanne presserommet (se varslingslisten). Adm. dir. oppholder seg kun i rommet når han/hun ønsker å holde pressekonferanse «Kriseweb» Ved alvorlige kriser vil det dedikeres en side på til krisen. Siden skal inneholde: Alle relevante telefonnummer All oppdatert og frigitt informasjon om krisen (fortløpende) Informasjon om ev. pressekonferanser Kommunikasjonsdirektør har ansvar for å iverksette «kriseweb» og sørge for bemanning Informasjon til ansatte Avdelingsledelsen har ansvar for å informere egne ansatte om hva som har skjedd og hvem som er involvert i krisen. Ansatte skal informeres om at «kriseweb» er opprettet, og at de kan oppsøke pårørendesenteret dersom de ønsker det. I kriser med stort omfang vurderer beredskapsledelsen om melding skal gå ut til alle ansatte på alle@uni.no. 22

23 5 Normalisering/Skjerming En akutt krise vil bare i sjeldne tilfeller ramme flere/alle avdelinger. Det er viktig å sikre normal drift/skjerme de avdelingene/miljøene som ikke er direkte involvert. Økonomidirektøren i selskapet får et særskilt ansvar for dette så lenge selskapet er i en beredskapssituasjon. Når den akutte krisen er over er det viktig å komme tilbake til normal drift så snart som mulig, samtidig som man sikrer oppfølging av involverte pårørende og ansatte. Personaldirektør har i samarbeid med HRpersonale på avdelingene ansvar for å ivareta kolleger, pårørende og ev. andre involverte. 6 Evaluering/Debrifing Administrerende direktør kaller alle som har deltatt, beredskapsledelsen, sentralbord, pårørendetelefon, pårørendesenter og mediesenter inn til debrifing og oppsummering. På en debrifing går man gjennom de viktigste sidene ved hendelsesforløpet, og erfaringer systematiseres og dokumenteres. HMS-leder er ansvarlig for å skrive et referat fra debrifingen. Denne oppbevares sammen med logg fra beredskapsledelsen, logg fra sentralbord og logg fra pårørendetelefon i arkivet ved Hovedkontoret. Informasjonen skal være unntatt offentlighet. Administrerende direktør vurderer i samråd med kommunikasjonsdirektør hvilken informasjon som skal frigis eller holdes tilbake og i hvilken form denne eventuelt skal frigis. Det skal vurdere om det er ytterligere behov for å følge opp ansatte/pårørende. Personaldirektør er ansvarlig for å følge opp jf. kap. 4. HMS-leder er ansvarlig for eventuelle revisjoner av beredskapsplanen. 7 Opplæring/Øvelser Beredskapsledelsen skal få grunnleggende opplæring gjennom skreddersydde kurs og øvelser. Det skal gjennomføres øvelser som et minimum én gang/to ganger i året. Også de som bemanner pårørendetelefon og mediehenvendelser, samt pårørendesenter skal få grundig informasjon og opplæring. Administrerende direktør er i samarbeid med HMS-leder ansvarlig for opplæring og øvelser. 8 Oppdatering og vedlikehold av beredskapsplan Beredskapsplanen oppdateres fortløpende mht. bemanning, telefonlister etc. To ganger i året foretas det en revisjon av samtlige telefonlister. Planen gjennomgås i sin helhet i forbindelse med HMS-rapportering til styret for selskapet i mai måned. Ansvarlig for vedlikehold og oppdatering er HMS-leder. 23

24 9 LOGGSKJEMA Loggskjema: Registrering av hendelse REGISTRERING AV HENDELSE Loggfører: Hendelsen ble varslet? Dato: Kl.: Hvem varslet om hendelsen? Navn: Hva har skjedd? Hvem er involvert? Hvor har det skjedd (skadested)? Politiet ble varslet Brannvesenet ble varslet Ambulanse ble varslet Kl.: Kl.: Kl.: Ledelse ble varslet Navn: Kl.: 24

25 Loggskjema: Sentralbord TELEFONLOGG Loggfører: Ark nr: Dato/tid Navn på innringer Hva gjelder det Tiltak Skjemaet utvides ved behov 25

26 Loggskjema: Registrering av div. innkommende informasjon Loggfører: Ark nr: Dato/tid Innhold i info Kilde (eks. epost) Skjemaet utvides ved behov 26

27 Loggskjema: Beredskapsledelsen BEREDSKAPSLEDELSENS ARBEID Loggfører: Ark nr: Kl. Tiltak Ansvar Status Skjemaet utvides ved behov 27

28 Loggskjema: pårørendetelefon Innringer registreringsskjema Klokke:... Dato:... Registrert av:... Opplysninger om innringer: Navn:... Telefon:... Familiær tilknytning:... Henvendelsen gjelder ansatt (besøkende, gjest, student etc.:) Navn:... Avdeling:... Stilling:... Reisehjelp:... Spesielle behov:... Hvilken beskjed er gitt til innringeren: Informasjon om pårørende/ansattesenter er gitt: 28

29 Loggskjema: Pressemottak Innringer registreringsskjema Registrert av:... Dato:... Kl.:... Innringerens Etternavn:... Fornavn:... Telefon:... Arbeidsgiver:... Hva gjelder henvendelsen? Hvilken informasjon ble gitt? 29

30 Loggskjema: Evaluering Hva fungerte? Hva må forbedres? Tiltak Ansvarlig Frist 30