Sakspapirer GENERALFORSAMLING STUDENTERSAMFUNNET FOLKEN. Mandag 08. mai 2017 Kl. 18:00 - STORSALEN

Transkript

1 Sakspapirer GENERALFORSAMLING STUDENTERSAMFUNNET FOLKEN Mandag 08. mai 2017 Kl. 18:00 - STORSALEN side 1 av 15

2 Saksliste Folken- Studentenes Kulturhus, Generalforsamling 2017 Sak 1/17 Sak 2/17 Sak 3/17 Sak 4/17 Konstituering Valg av møteleder, referent, bisitter, protokollunderskrivere og tellekorps Godkjenning av innkalling Forslag til vedtak: Innkallingen godkjennes Forretningsorden Forslag til vedtak: Forretningsorden godkjennes. Saksliste Forslag til vedtak: Sakslisten godkjennes. Sak 5/17 Styrets årsmelding for 2016 Forslag til vedtak: Styrets årsmelding for 2016 godkjennes Sak 6/17 Gjengenes årsmeldinger for 2016 Legges frem til orientering Sak 7/17 Årsregnskap for 2016 Forslag til vedtak: Årsregnskapet for 2016 godkjennes med revisors beretning Sak 8/17 Handlingsplan Legges frem til orientering Sak 9/17 Sak 10/17 Valg av valgkomité Forslag til vedtak: Generalforsamlingen velger xxx som valgkomite Valg av nytt styre Forslag til vedtak: "Generalforsamlingen velger ny styreleder og styremedlemmer" side 2 av 15

3 Sak 3/17 Folken - Forretningsorden for Generalforsamlingen Organer Plenum består av styret, delegater med tale-, forslags- og stemmerett, samt gjester. 2. Konstituering Etter åpningen presenterer styrets leder forslag til møteleder, som godkjennes av Generalforsamlingen. Møteleder overtar så møteledelsen. 3. Forhandlinger Alle delegater som har betalt semesteravgiften til Studentsamskipnaden i Stavanger har tale-, forslags- og stemmerett. Dette gjelder også styret, samt ansatte som har betalt sin semesteravgift til SiS. I tillegg har de frivillige med gyldig gjengkort tale- og forslagsrett. Dette gjelder også representanter fra Stavanger kommune, Universitetsfondet, Universitetet i Stavanger og Studentsamskipnaden i Stavanger. Alle gjester kan innvilges tale- og forslagsrett med 2/3 flertall av de stemmeberettigede. Under stemmegivning skal alle stemmeberettigede oppholde seg i salen. Det gis adgang til to replikker + svarreplikk på hvert innlegg. Alle med talerett samt møteleder kan be om at det settes strek. Strek settes og oppheves, samt at innføring av taletid kan vedtas for en sak eller for resten av møtet med simpelt flertall. Dersom det vedtas at strek skal settes, må møteleder opplyse om at de som ønsker innlegg tegner seg under neste talers innlegg. Talelisten skal leses opp før strek settes, slik at ingen blir oversett. Forslag skal ikke kunngjøres i plenum etter at strek er satt. Forslag/innlegg til endring av forretningsorden og/eller sakslisten, skal bryte saksdebatten. Slike forslag skal det ikke debatteres over, men tas til votering med det samme, det kreves 2/3 flertall for å bli vedtatt. 4. Avstemninger. Avstemning skjer ved håndsopprekning. Skriftlig avstemning skal foretas dersom en eller flere i plenum ber om det. Vedtak fattes med simpelt flertall, dersom ikke annet er regulert i lovene eller forretningsorden. 5. Sluttbestemmelser. Hvis et spørsmål ikke er regulert i lovene eller forretningsorden, kan Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilke praksis som skal gjelde. side 3 av 15

4 Sak 5/ 17 Styrets årsmelding 2016 Stiftelsen Folken driver Folken - Studentenes Kulturhus Formålet til stiftelsen er å bidra til å skape et aktivt og inkluderende miljø for studentene, samt stimulere disse til åndelig, politisk og kulturell egenaktivitet. Dette gjøres blant annet gjennom en omfattende konsertaktivitet, studentfester, quiz, Folkenteateret, filmvisninger og debatter. Studentorganisasjoner, linjeforeninger og enkeltstudenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Stavanger får låne lokaler gratis til arrangementer rettet mot studentene. Huset driftes i stor grad på frivillig basis. En administrasjon sørger for den daglige driften, mens deltidsansatte bartendere og dørvakter sørger for fast åpningstid i vår kafé. Alle studenter som har betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Stavanger har stemmerett på Folkens generalforsamling. Styrets arbeidsform Styret har siden det ble valgt på generalforsamlingen 2016 hatt 10 ordinære styremøter. Styret har siden tiltredelse ved sist generalforsamling fortsatt det gode arbeidet fra 2014 og 2015 med å sikre husets økonomi og fremtid, og har sammen med daglig leder arbeidet målrettet for å stabilisere den økonomiske situasjonen. Dette har gitt svært gode resultater og ved utgangen av 2016 hadde Folken et overskudd på kr Årets overskudd overføres til annen egenkapital og deler av overskuddet er avsatt til oppussing av Folken i løpet av Samarbeidet med Referansegruppen bestående av Universitetet i Stavanger, Stavanger kommune, Universitetsfondet og Studentsamkipnaden i Stavanger, har fortsatt i 2016, hvor Referansegruppen har fått oversendt sakspapirer og protokoller, samt at de ved enkelte anledninger har vært representert på styremøtene. Styret har møtt opp fulltallig på de fleste styremøter og nedlagt betydelig arbeidsmengde. Styret har i denne perioden bestått av: Styreleder - Sverre Gaupås Nestleder - Anders Daidalos Dahle Styremedlem - Malin Undem 1. vara - Jannette Aurdal 2. vara - Michelle Tvedt 3. vara - Sara Sunniva Jalali AG representant - Dayana Garvik / Helene Furseth Ansattes representant - Bjørn Snoen StOr representant - Magne Bartlett Styrets leder har mottatt honorar på kr i perioden. Styremedlemmene for øvrig har ikke mottatt honorar fra Stiftelsen Folken for sine verv. Administrasjonen Administrasjonen har i 2016 bestått av følgende årsverk: Daglig leder - Mariann Bjørnelv 100 % Booking- og markedsføringleder - Jesper Brodersen 100 % Produksjonsleder - Tommy Svela 100 % Cafè- og barleder - Michael Næss Helvik 100 % Teknisk ansvarlig - Ole Reidar Gudmestad 50 % (ansatt 01. august) side 4 av 15

5 De Frivillige Folken hadde pr 31. desember 2016 registrert 158 frivillige medarbeidere i databasen. Disse er fordelt inn i gjenger etter arbeidsområde og interessefelt. I 2016 har følgende gjenger vært tilknyttet Folken: Studentenes Musikkforening (SMF), Serveringsgjengen, Lyd- og lysgjengen, Fotogjengen, FolkenQuiz, Spillgjengen, Folkenteateret, Ugå og Pr- gjengen. SMF, Serveringsgjengen og Lyd- og lysgjengen er de største og mest aktive gjengene. Disse er i hovedsak knyttet opp rundt aktiviteten i Storsalen. SMF har i 2016 hatt et stabilt lederskap, et svært velfungerende styre og en stabil medlemsmasse. Serveringsgjengen har jobbet godt, og har hatt et svært godt rekrutteringsår. Serveringsgjengen er den gjengen som har flest internasjonale studenter og disse har vært en viktig og økende del av husets frivillige gruppe de siste årene. Lyd- og lysgjengen har hatt god rekrutteringsstrøm høsten 2016, der de mottok flere frivillige fra bla produksjonsstudiet ved Imd Bjergsted og også fikk en større stabilitet ved at Folken ansatte en teknsik ansvarlig. Denne stillingen har ikke vært besatt på Folken siden Fotogjengen har dokumentert de aller fleste arrangementer som har vært på huset i 2016 og har også et stabilt styre, om enn at de sliter med for få medlemmer. Folkenteateret har ikke hatt produksjon siden sist GF. Spillgjengen ledes av frivillige og ansatte på tvers av gjengene og samles jevnlig til spillkvelder i Kafe Akvariet eller Grottene. Av de gjengene som har hatt fokus på aktivitet og arrangement, har FolkenQuiz fortsatt stor suksess og høye besøkstall. Pr- gjengen var velfungerende frem til sommeren 2016 men mistet sin leder i august og har ikke vært aktiv etter Fadder Leder for Ugå 2017 ble ansatt i juni 2016 og styret var på plass i løpet av høsten De frivillige har i løpet av året jobbet godt og målrettet med rekruttering og vi har i perioder hatt flere frivillige enn vi har trengt i noen av gjengene. I tillegg har man gjennom kommunikasjonsforumet Arbeidsgruppen jobbet med forbedring av kommunikasjonsrutiner og flere sosiale møteplasser for de frivillige. Økonomi 2016 ble et eksepsjonelt godt år for Folken. Dette skyldes flere faktorer, men deriblandt stort fokus på kostnadskontroll og en svært stor økning i billettsalg med tilhørende barsalg. Videre har vi lykkes med å opprettholde vårt tilskuddsnivå, noe vi fortsatt er veldig avhengig av. I samsvar med regnskapsloven 3-3a bekreftes det at forutsetningene om fortsatt drift er tilstede. Til grunn for antagelsen ligger resultatprognoser for år 2016 og stiftelsens langsiktige strategiske prognoser for årene fremover. Fortsatt drift Fortsatt drift er avhengig av tilstrekkelig tilskudd og at billettintektene og tilhørende salgsinntekter stabiliserer seg og holder seg nært det man har hatt de siste to årene. Resultatene fra 2014 og frem til 2016 viser en positiv trend og styret er derfor optimistiske til fortsatt drift. side 5 av 15

6 Tilskudd gitt i (2017) Støtte Velferdstinget Støtte kultur gjengene SiS Støtte drift Stavanger kommune Støtte drift Universitetet i Stavanger Støtte Ugå, Universitetet i Stavanger Støtte Ugå, Stavanger kommune Støtte Ugå, Velferdstinget Diverse støtte Ugå 0 0 Støtte kultur Stavanger kommune Norsk kulturråd Rogaland fylkeskommune Annen støtte SUM Regnskapsfører har vært Kvikk Regnskap ved Gudny Irene Borge. Revisor er Erga Revisjon. Arbeidsmiljø, sykefravær, likestilling og diskriminering Det har vært fokus på HMS, rutiner, opplæring og kommunikasjon mellom administrasjon, ansatte og frivillige, noe som har gitt et godt arbeidsmiljø gjennom året. Totalt sykefravær siste år har generellt vært lavt. Det har blitt rapportert om 2 skader /ulykker/ avvik på arbeidsplassen. Sykefraværet har vært 4 egenmeldinger med tilsammen 12 dager og en legeærklæring på tre dager. Det har ikke vært noen langtidssykemeldinger. Stiftelsen har som mål å være en arbeidsplass der det råder full likestilling mellom kvinner og menn, og har en policy som tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling grunnet kjønn. Av stiftelsens totalt ansatte er 9 kvinner og 9 menn. Stiftelsens styre bestod etter generalforsamling 2016 av 5 kvinner og 4 menn. Stiftelsen arbeider aktivt for å forhindre diskriminering som følge av nedsatt funksjonsevne, etnisitet, nasjonal opprinnelse, hudfarge, religion eller livssyn. Aktivitetene omfatter blant annet rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter og beskyttelse mot trakassering. Stiftelsen har som målsetning å reflektere befolkningen i nærområdet. side 6 av 15

7 Miljørapport Etter det styret kjenner til forurenser ikke stiftelsen det ytre miljøet Sverre Gaupås Anders Daidalos Dahle Malin Undem Styreleder Nestleder Styremedlem Bjørn Snoen Magne Bartlett Dayana Garvik Ansattes representant StOr representant AG representant Jannette Aurdal Michelle Tvedt Sara S. Jalali 1. vara 2. vara 3. vara Mariann Bjørnelv Daglig leder side 7 av 15

8 Sak 6/17 Gjengenes årsmeldinger 2016 Folkens grunnstamme og ryggrad er våre mange frivillige. Uten deres utrettelige arbeid, gode humør og kjærlighet til huset, ville der vært et stort hull i studentbyen og kulturbyen Stavanger. For de frivillige fungerer Folken som en sosial arena hvor man møter likesinnede, og som en plass for kompetanseheving gjennom de arrangementene og den aktiviteten vi gjennomfører. I løpet av 2016 har det vært ca 160 frivillige på huset. Disse er organisert i forskjellige gjenger etter arbeidsområder og interesser. Det er flere av våre frivillige som er engasjert i flere gjenger. På et fullbemannet arrangement bidrar ca 25 frivillige til artistvelferd, lyd- og lysteknikk, publikumsservice, sikkerhet og dokumentasjon. Til sammen utgjør dette ca 170 timers gratis arbeid pr arrangement. Når man så legger sammen at det i løpet av et år gjennomføres rundt 100 store arrangement med full bemanning i Storsalen, tilsvarer dette alene timers arbeid. I tillegg til dette finnes det også små og store arrangement som ikke krever fullsatt bemanning, som for eksempel når festivalene er leietakere hos oss og bidrar med delvis bemanning selv. Det er helt tydelig at Folken aldri kunnet ha overlevd rent økonomisk uten den store innsatsen de frivillige legger ned i vårt formål. Man har i løpet av 2016 jobbet aktivt for få bedre kommunikasjon rundt aktiviteter og produksjoner på huset, og har hatt jevnlige møter for å få en mer jevnt fordelt arbeidsbyrde. De forskjellige gjengene har sine egne styringsgrupper. Her velges styrerepresentanter i forskjellige roller, så som leder, personalansvarlig, sosialansvarlig og økonomiansvarlig. Hver gjeng har sin egen økonomi, fristilt fra Folken sin økonomi, hvor utgiftene i stor grad går til sosiale tilstelninger innad i gjengen, samt til kursing og opplæring. De fleste gjengene praktiserer at man må jobbe minst to vakter i løpet av en måned for å oppnå goder. Goder kommer i form av gratis inngang på arrangementer i regi av Folken, interne sosiale aktiviteter og fester og internpriser i baren. Arbeidsgruppen (AG) er fellesforumet for gjengene, administrasjonen, de ansatte og styret. På disse møtene er det orienteringer fra hver gjeng, de interne husfestene planlegges, og større saker som angår flere gjenger og resten av huset debatteres. Årsmelding Studentenes Musikkforening - SMF Medlemmer: SMF har ca 65 registrerte medlemmer, hvorav ca 50 som har vært aktive og deltatt på arrangementer det inneværende år (ca 10 av dem er internasjonale studenter). I år har vi hatt færre internasjonale studenter enn vanlig, men det kompenserte seg med mange flinke engasjerte norske studenter. SMF har også fått flere artistverter og også flere konsertansvarlige. Vi må fortsatt bli flinkere på å rekruttere nye frivillige og jobbe litt mer med å forbedre opplæringsrutiner. Styret: I mai 2016 hadde SMF Generalforsamling. Som følge av den ble det stiftet et styre bestående av leder (Dayana Garvik), nestleder/artistvertansvarlig (Ingrid Kvalevaag), personalansvarlig (Julia Peter) og sosialtansvarlig (Shreyansh Divyankar). Styretordningen fungerte svært bra og i mai 2017 arrangeres det en ny generalforsamling der det skal velges et nytt styret for perioden 2017/2018. Konserter: SMF har deltatt på de aller fleste konserter avholdt på Folken i 2016 og har stillt med artistansvarlige, scenevakter, branndørvakter og ansvarlige for inngang/billett. Det har vært veldig travelt i Men vi klarte å være fullbemannet på alle konserter, så det gikk bedre enn forventet! Antallet artistverter er forholdsvis det samme som det var i fjor, med noen flere konsertansvarlige. Artistansvarlige koordineres fortsatt av produksjonsansvarlig Tommy Svela, med stor hjelp fra artistvertansvarlig Ingrid Kvalevaag. Ordningen har fungert bra, men vi må likevel jobbe med å engasjere flere artistverter og få dem til å være litt mer proaktive. Det har også vært en flott samarbeid mellom gjengene under arrangementer. Spesielt serveringsgjengen har vært veldig behjelpelig med å stille opp når vi f.eks. sleit med bemanning. side 8 av 15

9 Sosialt: Vi arrangerer møter ca 1-2 ganger i måned hvor vi diskuterer hvordan det har gått, hva vi kan bli bedre på og hvor folk kan sette seg opp på kommende konserter. Ett av våre medlemmer reiste også på Arrangørkonferansen 2016 i Bodø i regi av Norske konsertarrangører. I år har SMF vært med på å arrangere flere fester for frivillige på huset sammen med andre gjenger. I april 2017 har vi arrangert et veldig vellykket Loppemarked på Folken. Det har vært et veldig kjekt, lærerikt og overalt bra år. Videre vil vi fokusere på rekruttering og sosialt samhold både internt i SMF og generelt med andre gjengene på huset, samt jobbe med forbedring av rutiner og vedtekter. Årsmelding Lyd- og Lys Bemanning, kompetanse og opplæring: I år har vi fått inn mange flinke og kompetente teknikere fra studioteknikklinja i Bjergsted. Vi har også fått flere nye flinke medlemmer fra andre steder også. Vi har vært ca 18 aktive medlemmer som gjør at dekning av produksjoner blir en lek. I år har Folken fått en teknisk ansvarlig (Ole Reidar Gudmestad), noe som har hjulpet oss masse på opplærings biten. Vi har utført flere kurs i år. Styret: Ved generalforsamling 2016 ble følgende styre valg inn: Leder: Trym Bårdsen Hustoft Lyd-sjef: Harald Tesaker Lys-sjef: Audun Bakke Vaktansvarlig: Veslemøy Flotve Personalansvarlig: Bjørn Snoen Sosialt: Vi har fortsatt medlemsmøter hver mandag, samt dugnad første mandag i måneden. Vi har ikke arrangert noen interne lyd- og lysfester i år men, vi har vært aktive på andre sosiale sammenkomster i regi av Folken. Årsmelding Serveringsgjengen Medlemmer: I løpet av høsten 2016 fikk vi en økning i medlemmer fra rundt til over 80. De fleste av disse var internasjonale studenter, men flere var også norske studenter som har blitt værende også i vårhalvåret. Som et resultat har vi klart å holde medlemstallet rundt 70 i løpet av våren 2017, også med hjelp av nye utvekslingsstudenter som startet. Medlemmene har vært aktive og derfor har det sjeldent vært problemer å skaffe nok folk til å dekke konsertene, tvert i mot har vi hatt problemer med for mange som skriver seg opp til jobb. Det økte aktivitetsnivået kan skyldes at det ble prøvd ut å la alle nye som ville jobbe få jobbe selv om det allerede var nok folk satt opp. Årets nykommer for 2016 ble Kristine Bendiksen for sin høye aktivitet, samt det at hun ble BA (baransvarlig) raskt etter å ha startet var ekstremt travelt men våren 2017 har vært preget av få arrangementer så det har vært lite problemer med å skaffe folk til å jobbe med de som var. Hvordan mai utspiller gjenstår å se, men så langt ser det ut som å bli den største utfordringen så langt på grunn av eksamener og antall arrangementer. Vi har også drastisk økt antall baransvarlige gjennom året som et resultat av mangelen som preget fjoråret og starten av året vårt. Antallet har økt fra 7 fullt opplærte til 17. side 9 av 15

10 Styret: Det ble avholdt generalforsamling for serveringsgjengen den 1. september 2016 hvor følgende endringer i styret ble vedtatt: Det ble bestemt at styret skulle bestå av fem medlemmer: Leder, nestleder, vaktansvarlig, økonomiansvarlig og sosialansvarlig. Patrycja Kopec tok over etter Ole-Gunnar Hollund som leder av serveringsgjengen. Jaldeep Chauhan ble valgt inn som nestleder, men etter 17. mars ga hans seg i styret og ansvart ble lagt over på Jørgen Joramo. Jørgen Joramo ble valgt inn som vaktansvarlig, og ble i tillegg nestleder fra 17. mars. Hilde Knudsen ble valgt inn som økonomiansvarlig og Kinga Koperek ble valgt inn som sosialansvarlig. Styret har hatt møter i forkant av de ordinære møtene for å kartlegge saker samt planlegger fremover. Sosialt: Serveringsgjengen har i løpet av året forsøkt å ha møter en gang i måneden til varierende suksess. Det har i tillegg også blitt satt opp møter for spesielle anledninger, som semesterstart med flere nye frivillige pluss ved store arrangement perioder som Ugå. I likhet med i fjor ble det arrangert pub-crawl i november for medlemmene i serveringsgjengen. Denne ble avholdt tidligere i måneden for å få mest mulig folk med på arrangementet med tanke på studenter som reiste hjem samt eksamener. Dette var en stor suksess med rundt deltakere. Det har også blitt arrangert flere fester av serveringsgjengen, både for de i gjengen i tillegg for de resterende gjengene. Det planlegges nå en tur til Kongeparken for alle frivillige på Folken. Baren og konserter: I løpet av 2016har det vært flere store og utsolgte arrangementer med høyt salg. De fleste av disse var i løpet av høsten 2016 hvor vi hadde flest folk til disposisjon. De største arrangementene var Radioresepsjonen og Janove konsertene (våren 2017) med tre utsolgt hus på rad. I starten av mars sendte vi fire frivillige til by:larm for å jobbe i baren der. De som ble sendt var Jørgen Joramo, James Fabricius, Kristine Bendiksen og Kristine Johansen. Disse ble valgt på grunnlag av innsatsen de hadde vist i løpet av høsten og vinteren. I løpet av året har det også blitt gjort en del oppgraderinger av baren i seg selv. Det er kommet en tredje kasse for å gjøre det raskere og enklere å slå inn varer som blir solgt. Dette har hjulpet på med å få mindre feil på oppgjøret på slutten av kvelden. I tillegg har det også blitt ryddet i systemet som blir brukt for å slå inn varene som igjen har hjulpet på å øke flyten når vi jobber. Det har også blitt satt opp ett ekstra kjøleskap i baren for å få plass til flere varer samt fordele de vi har for å hindre at de som jobber løper over hverandre samt slipper å løpe til andre siden av baren for å hente varer. Årsmelding Quizgjengen Medlemmer Vi har 10 aktive medlemmer. Vi har også noen gjeste quizmastere. Høsten 2016 sa Jon Salthe fra seg ansvaret som Quizmaster. Dette etter det ble vist interesse fra Elisabeth Hjelm om å ta over. Elisabeth kom inn etter en vellykket rekruterings event; «Folken kickoff». Jon tok ansvar og lærte henne opp og meldte om hvordan dette foregikk og hva som skulle gjøres. Han er enda en del av gjengen, og gir alltid en hjelpende hånd. Det første Elisabeth gikk i gang med var å se hvor mange som var aktiv og fikk utdelt disse utover høsten. Her laget vi i gruppen et google docs dokument der vi skrev ned hvilke vakter folk skulle ha, hva som ble premie og tilleggsinfo som innledningsrunden og hva som har vært/skal være. Vi har også laget google docs dokument der vi har startet med quiz spørsmåls bank og musikk kategori forslagsbank. Sosialt Medlemmene og quizmaster har vært dårlig på å ha møter i løpet av sist år og dette året. Dette er et mål vi har utover på å bli bedre på. Høsten 2016 hadde vi en halloween fest for medlemmene i quizgruppen, her må vi bli bedre på å noe sosialt for å bli en mer sammen sveiset gjeng. Etter at Elisabeth har tatt over ansvaret har styresettet av quizgruppen endret seg litt. Vi har prøvd på å få nye inputs til gruppen. Her har vi fått inn nye premier, team quizer, promotert mer på sider for å få mer besøkende. Før var internasjonal quiz en fast ting innen gruppen, dette har vi innført igjen i starten av 2017 (hver 1. tirsdag i mnd). Siste sprell er å lage en stor event kalt «den store skattejakten», her har vi holdt på siden januar Håper på at dette blir et bra event med fornøyde besøkende og kanskje det blir en tradisjon. Ellers har vi hatt jule-, forever alone-, seksual-, gulating-, mablis quiz. side 10 av 15

11 Årsmelding Fotogjengen Medlemmer: Fotogjengen har i 2016/17 rundt 10 medlemmer, der en god kjerne på mellom 5-7 stk er aktive på arrangementer, og resten er støttemedlemmer som av og til hjelper til. I forhold til 2015/16, har andelen studenter steget. Leder har tatt en opprydding i medlemslistene og fjernet inaktive medlemmer. Styret: Styret i 2016/17 bestod av leder, Thorstein «Toffa» K. Berg, nestleder Kylo Salvesen. Vervet som økonomiansvarlig er for tiden ikke besatt, da vi ikke har noe budskjett å jobbe med. Fra høsten 2016 overtok Toffa som leder, mens Kylo fremdeles fungerer som fotogjengens respresentant i AG. Konserter: Fotogjengen har klart å dekke de fleste konsertene med ihvertfall én fotograf, men skulle gjerne hatt flere aktive da noen konsert/arrangement faller bort. Sosialt: Vi har møter annenhver mandag (fremt ikke noe hindrer) der vi deler ut konserter, generell informasjon og generell drøs. Sosiale møter og utflukter har i stor grad falt bort i det siste, da interessen har vært manglende. Årsmelding Spillgruppen Aktivitet: Spillgjengen har hatt et veldig rolig år med tre eventer totalt. Vi har omlag 20 medlemmer. Spillene våre brukes ofte i kafeen og er svært populære. Styret: Bjørn Snoen (leder), Ipek Polat (eventsjef), Elisabeth Hjelm, Ole Gunnar Holund og Heidi Ulrikke Danielsen Kommentar fra daglig leder: Folkenteateret har ikke hatt aktivitet i 2016 og har derv ikke levert årsmelding. Ugå 2017 har ikke ferdigstillt sin rapport ennå og deres årsmelding vil tilhøre sakspapirer til generalforsamling side 11 av 15

12 Sak 8/17 Handlingsplan Visjon: Folken - Studentenes kulturhus og regionens beste konsertscene Vi skal være best på å gi studentene kulturtilbud av høy kvalitet! Studentaktivitet Hele studentmiljøet i Stavanger skal ha muligheten til å være en del av Folken. Det er vesentlig at både studenter og studentorganisasjoner føler eierskap til huset og aktiviteten her. Vi er avhengige av hverandre både politisk og økonomisk for å kunne være med å styrke studentmiljøet og ivareta det viktige velferdstilbudet vi er for studentene i regionen. I henhold til formålsparagrafen vår skal vi alltid arbeide for å øke studentenes egen aktivitet på huset. Vi har i 2016 hatt gratis leie av huset for alle studenter og linjeforeninger, og har opplevd en fortsatt økning i bruk av dette tilbudet. Dette tilbudet vil vi fortsette å utvikle og ha som et satsningsområde. Vi ønsker også å øke fokuset på Folken som studentenes kulturhus og den rollen Folken spiller som studenentes kulturtilbyder og dannelsesreise. Dette må sees i sammenheng med Visjonsdokumentet Folken skal til enhver tid evaluere sin egen rolle og tilpasse drift og tilbud etter dette. Folken skal i den perioden planen gjelder arbeide med og ha fokus på følgende: 1. Arbeide for en ny brukerundersøkelse i 2018 som kartlegger studentenes bruk av huset. 2. Tilrettelegge for fortsatt gratis leie av huset for alle studentorganisasjoner og linjeforeninger og arbeide for at disse i enda større grad skal kjenne eierskap til og benytte Folken. 3. Tilrettelegge for økt studentaktivitet via feks å initiere debatter, skape nye studentrelaterte aktiviteter og konsepter og fortsatt satse på Tirsdagsquiz, stand up og Jazzjam Folken(s). 4. Øke samarbeidet med andre studentorganisasjoner, feks via aktiv deltagelse i Engasjertforumet og samarbeid med studentaktører på tvers av utdanningsinstitusjoner. 5. Øke synligheten på alle studiestedene tilknyttet SiS, feks ved månedlig standvirksomhet. Arbeide målrettet med å bli mer synlig og nå bredere ut til studentmassen. Konsert- og kulturaktivitet i forhold til studentmassen Konsertaktiviteten er vår viktigste inntektskilde og kjernen i aktiviteten på huset. Folkens rolle som kulturleverandør, både for studenter og byens befolkning forøvrig er betydelig og viktig, og skal også være det i årene som kommer. Konserter og kulturarrangement spesiellt tilrettelagt for studenter vil være et fokus i neste periode. Folken skal være studentenes premissleverandør på kulturtilbud, via fortsatt fokus på høy kvalitet kombinert med lavterskel- og breddetilbud. Følgende tiltak er allerede -eller skal iverksettes i perioden: 1. Fortsatt drift av gratis lavterkseltilbud, drevet av de frivillige. 2. Arrangere rene studentkonserter med før- og etterarrangement. 3. Samarbeide med relevante aktører for å kunne skape gode kulturtilbud til studentene. Det være seg i form av å tilrettelegge for debatter, filmvisninger, fester, utstillinger, seminarer m.m som er kulturellt betinget. 4. Skape konsert- og kulturglede blandt studentene ved f.eks utdeling av gratisbilletter, for slik å la studentene oppdage ny musikk, men også ved økt tilstedeværelse i de fora studentene befinner seg. 5. Arbeide for å styrke UGÅ som en rekrutteringsarena for nye kulturbrukere innenfor studentmassen. side 12 av 15

13 Frivillige Folken er i stor grad drevet på frivillig basis og er derav helt avhengig av disse for å kunne drifte våre aktiviteter. En av de viktigste rekrutteringsarenaene for bruk av og kjennskap til huset er opplevelsen av å være frivillig på Folken. De frivillige er også våre viktigste ambassadører og i stor grad vårt ansikt utad. Å beholde og videreutvikle kompetansen vi besitter på huset i form av drift- og arrangørgjengene er sentralt, men også fokuset på hva de frivillige får med seg når de forlater Folken. Det er derfor også viktig å ta ansvar for at alle frivillige har et positivt møte med huset. Det gjøres bl.a ved å skape rom for å trives og ha positive opplevelser på huset også utenfor arbeidssituasjonen. Følgende punkter skal videreføres og styrkes i perioden: 1. Helhetlig rekrutteringsstrategi med påfølgende opplæringsprosesser. 2. Utarbeide skriftlige dokumenter for opplæring og rutiner som sikrer overføring av kunnskap i alle ledd. 3. Arbeide for fortsatt høy tilstrømning av frivillige via større synlighet i studentmiljøene og opplysning. om hva Folken kan tilby. 4. Tilrettelegge for opprettelse av flere driftsgjenger og arrangørforeninger om ønskelig. 5. Skape rom for trivsel og eierskap. 6. Skape nye sosiale arenaer for de frivillige. Organisasjonen Kompetanseheving internt i organisasjonen er en viktig faktor både for videreutvikling av huset, økonomisk stabilitet og intern trivsel. Det skal til enhver tid være fokus på og tilrettelegging for kompetanseoverføring, kurs og opplæring, samt innføring av obligatoriske kurs for alle frivillige for å bygge en kunnskapsrik og innarbeidet internkultur. Et slikt kurs bør inneholde en innføring i organisasjonen ikke bare internt, men også i forhold til våre samarbeidspartnere, blant annet samskipnaden, utdanningsinstitusjonene og studentdemokratiene. Folken har pr. i dag både et godt styre og en kompetent administrasjon. Disse sammen med de frivillige danner grunnlaget for å skape gode rutiner, slik at man i årene fremover får en trygg og god organisasjon som evner å tilpasse seg de utfordringer som måtte komme. Følgende tiltak er allerede igangsatt eller skal igangsettes i perioden: 1. Fortsatt utvikle Folken til en mer rutinert, stabil og endringsdyktig organisasjon. 2. Sammen med de frivillige skape rutiner for kompetanseheving og overføring av kunnskap. 3. Kartlegge og evaluere kompetansebehovet i organisasjonen. 4. Arbeide for å videreutvikle de frivilliges arbeidsområder på huset. 5. Tilby et organisasjonsforståelseskurs for de frivillige. Dette skal gjennomføres hvert semester. 6. Gjennomføre obligatorisk styreseminar for styret per valgte periode. Økonomi Nåværende økonomisk situasjon er god og har vært stabil de siste tre årene. For at Folken skal kunne utvikle seg i takt med både studentenes og samfunnets behov må der en ytterligere satsning til i årene som kommer. Følgende tiltak er enten igangsatt eller planlagt igangsatt i perioden: 1. Fortsatt kvalitetssikre alle ledd som omhandler utgifter og inntekter via gode styringsbudsjetter. 2. Konstant evaluering av egen drift. 3. Sikre økt grad av tilskudd via god kommunikasjon med nåværende og fremtidige tilskuddhavere. 4. Økt fokus- og kunnskap om sponsorarbeid for slik å sikre økt finansiering av nødvendige tiltak i fremtiden. 5. Bedre dokumentasjon- og opplæringsrutinene slik at der i fremtiden foreligger gode styringsverktøy og prosedyrer for nye ansatte og nye styremedlemmer. side 13 av 15

14 Studentene i sentrum Folken har en sentral rolle i Universitetsmeldingen i forhold til studentenes sentrumstilbud. Det blir i denne meldingen vektlagt både fra kommunen og UiS at der er ønskelig med en fortsatt satsning på Folken som et av studentenes viktigste tilbud i sentrum. Linjen mellom Campus Ullandhaug, tilslutningsskolene og sentrum skal også i fremtiden gå naturlig via Folken. I meldingen blir det nevnt Folkens egen evne til å tilpasse seg studentenes behov. Folken bestreber til enhver tid å lykkes med dette, men er avhengig av solide rammebetingelse. Følgende punkter skal derfor gjennomføres: 1. Opprettholde og videreutvikle dialog med aktuelle studentorganisasjoner for å kartlegge behov og interesse. 2. Opprettholde og videreutvikle dialog med institusjonene, samarbeidspartnere og tilskuddshavere om eventuell finansiering. 3. Gå i dialog med Folkets Hus/ Samvirkende Fagforeninger for å få en oversikt over mulige ledige lokaler. 4. Sikre videre dialog med kommunen, UiS, fylkeskommunen, Folkets Hus og sponsorer for å se på en fremtidig oppussing og eierskap/ leieavtale. 5. Utvikle samarbeid med regionens næringsforening, STAS og Region Stavanger for å kartlegge mulig samarbeid i forhold til Folkens rolle som bindeledd mellom studentene og regionens nærings- og sentrumsliv. Arrangørvirksomhet Vi er dyktige og profesjonelle på arrangørvirksomheten og dette er vi er stolte av. Det er også via konsertvirksomheten med tilhørende barsalg at Folken har størstedelen av sin inntjening. Vi ønsker å fortsette denne driften, og også vårt samarbeid med Norske Konsertarrangører, hvor vi møter de andre studentersamfunnene og arrangørene i Norge. Folken blir regnet som en av Norges absolutte beste scener og tilbyr et program av høy kvalitet, i tillegg til å dekke inn bredde- og lavterskeltilbud. Vi har et godt samarbeid med flere av regionens arrangører, slik som Stavanger Jazzforum, MaiJazz, Brynerocken, Perkapella m.fl. Vår evne til god og jevn kvalitet har bl.a ført til en flerårig støtte fra Norsk Kulturråd, noe de færreste konsertscener i Norge får. I fremtiden vil vi fortsette å videreutvikle vårt tilbud gjennom følgende mål: 1. Bli norges beste arrangør og konsertscene. 2. Bli enda mer profesjonelle i konsert- og arrangørvirksomheten. 3. Være en tilgjengelig scene for nye talenter, slik at vi er en aktiv aktør i det lokale musikkmiljøet. 4. Skape Stavangers beste musikkscene, uavhengig av sjangertilknyttning. 5. Være regionens selvsagte mellomstore scene for rytmisk musikk. Folken 30 år i 2018 Folken fyller 30 år 17. mars Vi ønsker å invitere til en storstilt feiring og det skal i den forbindelse arbeides med å søke ekstraordinære tilskudd til gjennomføring av aktiviteter i forbindelse med jubileumet. Program og innhold utarbeides av administrasjonen på Folken i samarbeid med styret og de frivillige. side 14 av 15

15 Langsiktige mål Langsiktige mål må sees i lys av Visjonsdokument En avklaring av Folkens leieforhold i fremtiden vil også være viktig. Visjoner, mål og strategier som fremkommer i Visjonsdokumentet må implementeres i den daglige driften av Folken, evalueres årlig og implementeres i fremtidige Handlingsplaner. Bygg og lokaler Folken leier i dag lokaler av Folkets Hus/ Samvirkende Fagforeninger. Bygget er gammelt og bærer preg av dette. Mål og strategier for en fremtidig oppussing er kartlagt i Visjonsdokumentet. Et av hovedmålene er mulighet for kjøp av bygget for slik å sikre økonomi til oppussing av huset. I 2015 mottok Folken økonomisk støtte til oppussing av storsalen, noe som har gitt svært positive utslag på studentenes bruk av huset. Målet for 2017 er å skaffe nye midler til å pusse opp Kafe Akvariet og det er alt søkt tilskudd fra Sparebankstiftelsen Sr Bank. Deler av Folkens overskudd fra 2016 skal investeres i oppgradering av huset, men det totale behovet for rehabilitering er en økonomisk krevende prosess med tanke på det begrensede økonomiske- og leietakermessige handlingsrommet Folken har. Folken har ikke økonomiske muskler til å ta alt alene. Byggets tilstand er også et av ankepunktene når mange studenter velger seg bort fra Folken. Opplevelsen av Folken som et slitt og mørkt bygg er en gjenganger blandt studentene og noe vi må endre i årene fremover om huset forsatt skal kunne overleve. En større rehabilitering av huset er helt derfor helt nødvendig på sikt. Følgende mål settes for perioden 2017/2018: 1. Avklare mulig kjøp av bygningen som i dag huser Folken. 2. Ved mulighet for kjøp: Avklare finansieringmodell og eierskap. 3. Skaffe midler til oppussing av Kafe Akvariet innen sommeren Skaffe midler til en større renvovering av huset innen 2018 Sak 9/17 Valg av valgkomite Valgkomiteen fremlegger sin innstilling for generalforsamlingen Sak 10/17 Valg av nytt styre side 15 av 15