BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Intern korrespondanse

Transkript

1 Saksnr: RKR Delarkiv: BYST-0220 Tilbakemeldinger fra byrådsavdelingene BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Intern korrespondanse Saksnr.: TOJO Emnekode: BYST-0220 Til: Fra: Bystyrets kontor v/ Ragnhild Hvoslef Krüger Dato: 29. juni 2010 Tilbakemelding fra Byrådsavdeling for barnehage og skole vedr innspill til evaluering av bydelsstyreordningen Viser til intern korrespondanse datert 25. juni vedr innspill til evalueringsrapport om bydelsstyreordningen i perioden Byrådsavdeling for barnehage og skole har følgende kommentarer: 1. Ressursbruk i forbindelse med 1.1 Orienteringer og deltakelser på møter i forbindelse med saker bydelsstyrene har til behandling: Ønsker om deltakelse fra byrådsavdeling for barnehage og skole i bydelsstyremøter har i særlig grad knyttet seg til SLT-arbeidet med prioritering av søknader og årsrapportering på tiltak. Fra BBS sin side har ansvaret for deltakelse og saksforbereding vært lagt til SLT-koordinator og oppvekstrådgiver i byområde. Det er administrasjonens inntrykk at samarbeidet har fungert greit og at man har prøvd å komme frem til praktiske tidsplaner for vår deltakelse slik at møtekollisjoner unngås. Der har også vært en del henvendelser vedr enkeltsaker rundt standard på og utbygging av skolebygg og også trafikkforhold omkring skoler og barnehager.

2 Her har det vært ytret ønsker om orienteringer fra administrasjon og politisk ledelse som byrådsavdelingen har foretrukket å besvare skriftlig. Dette for å holde ressursbruken nede og også fordi sakene ikke alltid har vært så langt kommet i en utredningsprosess at de har vært egnet for fremleggelse i et åpent møte i bydelsstyrer. Det er byrådsavdelingens vurdering at bydelsstyrenes ønsker og ambisjoner om muntlig orientering om enkeltssaker helst bør reserveres for store sektorplaner som berører hele byområder mer enn små enkeltsaker. I tråd med dette har byråden selv tatt initiativ til en serie med folkemøter i byområdene vedr høring av ny skolebruksplan for bergensskolen. Disse møtene forutsetter byrådens deltakelse og er nå planlagt gjennomført i august/september Om bydelsstyrenes behandling av saker der de har vedtaksmyndighet 2.1 Hvordan fungerer bydelsstyrenes behandling? Av BBS sine politikkoppgaver er det særlig SLT-sakene som har vært gjenstand for en ordinær politisk behandling. Det er administrasjonens vurdering at grad av engasjement og spørsmålsstilling omkring disse saksfremleggene har variert fra bydelsstyre til bydelssstyre. Dette henger nok også sammen med hvor kjent og innarbeidet lokale tiltak er. En fare med nåværende ordning kan være at lokale vedtak kan medføre mindre spissing av et SLT-tiltak mot kriminalitetsforebygging enn det som er intensjonen bak midlene. Generelt ser byrådsavdelingen også en utfordring med den lange tidsperioden som må legges inn i behandlingen av politiske saker siden innstilling ofte skal gjøres både av Ungdommens bystyre og bydelsstyrer. Det er ønskelig at man vurderer om der er et potensiale for å legge møtene i Bystyrets organer tettere opp til hverandre slik at tidsspennet samlet sett kan reduseres. 2.2 Har bydelsstyrene fått tilstrekkelig opplæring? BBS har ikke grunnlag for å hevde at politisk og faglig skolering i politikkområder og oppgaver er mangelfull og som følge av det bør heves. 2.3 Hvordan opplever saksbehandlerne samarbeidet med bydelsstyrene? Saksbehandlere i BBS opplever god samhandling med administrasjonen ved Bystyrets kontor i det daglige samarbeidet. Samhandling med bydelsstyreledere og enkeltmedlemmer foregår i all hovedsak på et skriftlig plan. Uenighet kan ha oppstått når ønske om personlig tilstedeværelse fra adm eller pol. ledelse i enkeltmøter har vært avslått - ut fra hvor langt en politisk sak har kommet. Da har man fra BBS sin side valgt å prioritere skriftlig tilbakemelding slik at opplysnings og informasjonplikten blir ivaretatt. Med vennlig hilsen Byrådsavdeling for barnehage og skole Anne-Marit Presterud kommunaldirektør

3 Torstein Johannessen administrasjonssjef BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Intern korrespondanse Saksnr.: ANLS Emnekode: BYST-0220 Til: Fra: Bystyrets kontor Edel Eikeseth Dato: 26. juli 2010 Evaluering av bydelsstyreordningen Det vises til skriv fra bystyrets kontor 25. juni, hvor byrådsavdelingene bes gi tilbakemeldinger til evalueringsrapport for bydelsstyreordningen som skal utarbeides høsten Saksområde: Klager i byggesaker og uttaler til private planer Ansvarlig etat: Byggesak og private planer I samsvar med delegerte fullmakter skal bydelsstyrene behandle klager i mindre byggesaker. De skal også høres i lokale arealplansaker. Reguleringsforslag oversendes bydelsstyrene i forbindelse med 1. gangsbehandlingen. I perioden fra bydelsstyrenes oppstart i 2008 til og med juni 2010, dvs. over en periode på 30 mnd. har bydelsstyrene i alt håndtert 179 klagesaker i byggesaker. Klager i Byggesaker* ( ) Sum periode Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane Sum alle bydeler

4 *Saker som er utsatt, f.eks som følge av at det er gjennomført befaringer og lignende, er talt hver gang de har vært til behandling. I samme periode har utvalgene hatt i alt 125 reguleringssaker knyttet til private reguleringsplaner på dagsorden. Sakene omfatter forslag til nye reguleringsplaner og saker vedrørende endring av allerede vedtatte reguleringsplaner. Reguleringssaker* ( ) Sum periode Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane Sum alle bydeler *Tallene omfatter ikke offentlige reguleringsplaner eller andre offentlige arealplaner. *Saker som er utsatt, f.eks som følge av at det er gjennomført befaringer og lignende, er talt hver gang de har vært til behandling. I forbindelse med bydelsstyrenes møter har det vært en forutsetning at forvaltningen stiller med nødvendig faglig kompetanse for å kunne forklare og orientere om sakene etter behov. Både fagetat og byrådsavdeling har deltatt i møtene som forutsatt. Bydelsstyrenes medvirkning som uttalepart i reguleringsplanbehandlingen lar seg innpasse i den øvrige saksbehandlingsprosessen. Fremdrift i plansaksbehandlingen påvirkes ikke av at bydelsstyrene skal avgi uttale. Bydelsstyrene gir, med sin lokale forankring nyttige innspill til planene. Generelt tar klagesaksbehandlingen for lang tid. Ny bygningslov krever at klagesakene skal ferdigbehandles i kommunen innen 8 uker. Dette kravet er det ikke mulig å innfri med den fullmaktsstruktur og de saksbehandlingsrutiner kommunen har i dag. En egen sak om denne problemstillingen er under utarbeidelse. I klagesaker med behandlingsfrist på 6 uker etter gammel bygningslov og som behandles i bydelsstyrene, overskrides behandlingsfristen i over 90 % av sakene. Det er også ressurskrevende med 2 ulike løp vedrørende klagebehandling på politisk nivå, en del til bydelsstyrene og en del til byråd/komite. Det vil være ytterligere ressurskrevende dersom flere saker skal behandles i bydelsstyrene slik det har vært foreslått ved flere anledninger. Opplæring. Fagetat og byrådsavdeling har bidratt i forbindelse med opplæringstiltak for bydelsstyrene. Saksbehandling etter plan og bygningsloven er et komplekst felt. Å vurdere om opplæringen er tilstrekkelig avhenger av hva vurderingen gjøres i forhold til. Det kan imidlertid konstateres at utvalgene løser oppgavene sine innenfor de rammer som gjeldende regelverk setter. Samarbeid mellom saksbehandlere og bydelsstyrer.

5 I bydelsstyrenes møter er det i tillegg til styrerepresentantene selv, representanter for bystyrets kontor og for fagetat og i noen tilfeller for byrådsavdeling til stede. Tilbakemelding fra saksbehandlere som har deltatt i møtene, går i noen tilfeller ut på at rollene til de ulike aktørene i møtene kan se ut til å være noe uavklarte. Bydelsstyrene tillegger gjerne ombudsrollen stor betydning. I enkelte tilfeller kan det spørres om en finner den rette balansen mellom denne rollen og den rollen bydelsstyret er tillagt som en del av kommunens plan- og byggesaksmyndighet. Dersom det er aktuelt med videre opplæring på området, kan de folkevalgtes ulike roller bl.a. som myndighetsutøver og som ombud, være et aktuelt tema. At bydelsstyrene kommer til et annet resultat enn fagetaten i klagesakene er bydelsstyrenes privilegier, og dette tas til etterretning. Bydelsstyrene har imidlertid en høy omgjøringsprosent av klager i byggesakene. Når tilnærmet like saker behandles av 8 ulike bydelsstyrer medfører det fare for ulike behandling av like saker og utvikling av forskjellig praksis i de ulike bydelene. Dette var en risiko som ble vurdert og funnet akseptabel da bydelsstyrene ble etablert. Det er ikke etablert gode nok rutiner for informasjon om vedtak i bydelsstyrene til fagetaten. Protokoll blir lagt inn i sakene, men disse kommer ikke opp på etatens eller saksbehandlers elektroniske postlister. Dette ble tatt opp etter etablering av ordningen i 2008 og rutiner var da at arkivet skulle sende e-post til saksbehandler om resultat av bydelsstyrebehandlingen. Dette fungerer imidlertid ikke alltid og vi må foreta manuelle kontroller av resultat i sakene. Det hender derfor at det "glipper" med oppfølgning av saker etter bydelsstyrebehandlingen. Ressursbruk Da bydelsstyrene ble opprettet, ble det budsjettert med i alt 1 årsverk knyttet til plan- og byggesaksbehandlingen for å dekke merkostnader til betjening av bydelsutvalgene. De faktiske merkostnadene ligger innenfor denne rammen. Sett i forhold til saksmengden brukes i dag relativt mye tid til fremmøte i bydelsstyrene, herunder deltakelse på befaringer og til behandling av den enkelte sak. Videre skjer det hyppig at flere bydelsstyremøtene legges samtidig. En er derfor avhengig av å ha flere disponible saksbehandlere som kan møte frem. Offentlige planer og navnesaker Ansvarlig etat: Plan og geodata. Etaten bistår bydelsstyrene i forbindelse med navnesaker (der bydelsstyrene har vedtaksmyndighet) og i plansaker etter plan- og bygningsloven (der bydelsstyrene gir uttalelse til planene). Ressursbruk - Etaten har deltatt i forb. med behandling av saker i bydelsstyremøter i perioden , dvs. vel 20 møter i året. Av disse utgjør navnesaker Noen av møtene har inkludert befaring. Medgått tid til møtedeltakelse varierer fra 2,5-3 timer (navnesakene) til 7-9 timer (inkl. forberedelse av orientering). Totalt i perioden anslås medgått tid å være ca. 300 timer, tilsvarende vel 9 ukeverk. - Etatens har bidratt i Folkevalgtopplæringen innen temaene plan- og bygningsloven, arealplanlegging og navnsaker, anslagsvis ved 5 anledninger. Medgått tid inkl forberedelse er timer.

6 - Etaten har deltatt etter anmodning og etter avtale med byrådsavdelingen på enkelte temamøter eller med orientering om enkelttema i noen bydelsstyremøter. Det er snakk om et par møter i året. Erfaringer Erfaringene er generelt gode, etter litt "rusk" i starten. - Bydelsstyrene behandling av sakene fungerer greit. Saksbehandlingen bærer preg av lokale synspunkter, mer enn hensynet til overordnet og samlet planlegging. - Generelt mener vi at opplæringen har vært tilstrekkelig, men det hender det blir vanskelig for bydelsstyrene å holde oversikten i lange planprosesser etter plan- og bygningsloven. - Saksbehandlerne opplever at samarbeidet med bydelsstyrene fungerer godt og smidig. De blir mottatt med respekt og opplever det positivt å få møte lokalpolitikerne og høre deres synspunkter på våre utredninger Vei og trafikk Ansvarlig etat: samferdsel Etaten har deltatt på et begrenset antall bydelsstyremøter. Disse har i hovedsak vært knyttet til arbeidet med trafikksikkerhetsplan og innfartsparkering. Etter etatens oppfatning har møtene vært tilfredsstillende. Etaten har ikke ytterligere merknader. Grønn etat Etaten har ikke andre kommentarer til samarbeidet med bydelsstyrene enn at dette fungerer greit og etter hensikten. Edel Eikeseth Kommunaldirektør

7 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett Intern korrespondanse Saksnr.: BOBS Emnekode: BYST-0220 Til: Fra: Byrådsleders avdeling - Felles v/ Britt Nordgreen Kommunaldirektør Bjørn F. Holmvik Dato: 13. august 2010 Forespørsel om innspill til evaluering av bydelsstyreordningen Med dette oversendes byrådsavdeling for kultur, kirke og idretts forslag til innspill om bydelsstyreordningen : Ressursbruk. De lokale kulturkontorene bruker tildelte ressurser på å betjene bydelsstyrene. Ressursene brukes innen følgende områder: 1. Rådgivere/saksbehandlere skriver sakene i forbindelse med bydelsstyrenes behandling av tilskuddsordningene. Videre bruker man tid på gjennomføring og oppfølging av vedtak fattet i bydelsstyrene. 2. De lokale kultursjefene og rådgivere/saksbehandlere deltar på bydelsstyremøtene utenfor ordinær arbeidstid. 3. Kultursjefene og rådgivere/saksbehandlere betjener henvendelser fra bydelsstyrene hvor de ønsker orienteringer/redegjørelser innenfor kulturkontorenes virksomhetsområder. Man deltar også på temamøter i regi av bydelsstyrene. Om bydelsstyrenes behandling av saker der de har vedtaksmyndighet. - hvordan fungerer bydelsstyrenes behandling? Bydelsstyremedlemmene er interesserte og engasjerte i kultursakene. De ønsker som regel at representanter fra kulturkontoret skal gå gjennom saken før de diskuterer og vedtar. Selv om det forekommer at medlemmer i bydelsstyrene foreslår endringer i kulturkontorenes forslag til vedtak, vedtas saksfremlegget vanligvis uten endringer. Sett fra et søkerperspektiv medfører behandlingen av kulturkontorenes tilskuddsordninger i bydelsstyrene en betydelig økning i saksbehandlingstid. Dette henger sammen med

8 innleveringsfrister og fastsatte møtedatoer for bydelsstyrene. For en støtteordning som før innføringen av bydelsstyreordningen hadde en saksbehandlingstid på 3 uker, må søker nå belage seg på å vente inntil 12 uker før man får svar på søknaden. - har bydelsstyrene fått tilstrekkelig opplæring? Bydelsstyremedlemmene har fått og får kontinuerlig informasjon om kulturkontorets ansvar og arbeidsoppgaver slik at de skal ha best mulig grunnlag for å fatte gode vedtak. - hvordan opplever saksbehandlerne samarbeidet med bydelsstyrene? Alle bydelsstyrene oppleves som engasjerte og interesserte i kulturfeltet. Samarbeidet er konstruktivt og godt, slik kulturkontorene ser det. Bjørn F. Holmvik kommunaldirektør Bodil Bye Stavang administrasjonssjef

9 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for helse og inkludering Intern korrespondanse Saksnr.: JPST Emnekode: BYST-0220 Til: Fra: Bystyrets kontor v/ Ragnhild Hvoslef Krüger Dato: 30. juni 2010 Forespørsel om innspill til evaluering av bydelsstyreordningen Ref notat av 25. juni. Vi har ikke foretatt noen systematisk registrering av arbeidsbelastningen ifm bydelsstyreordningen. Når det gjelder stjernepunkt 1 i notatet har det i all hovedsak dreid seg om orienteringer på møter. Når en ser bort fra belastningen på Helsevernetaten ifm levekårsundersøkelsen, har belastningen vært overkommelig. Uten at vi har noen grunn til å klage på det, påpekes imidlertid at det er viktig at vi får beskjed om møteoppdrag/aktiviteter på et så tidlig tidspunkt som mulig. Mht stjernepunkt 2 har vi intet å tilbakemelde. Jan-Petter Stoutland seksjonssjef