KOM I GANG MED ADVISOR Oppdatert august 2015

Transkript

1 KOM I GANG MED ADVISOR Oppdatert august 2015 Kort beskrivelse av Advisor 2 Kortversjonen av å opprette oppdrag/sak 5 Kontakt 6 Kunde/klient 10 Oppdrag/sak 13 Time- og utleggsregistrering 19 Opprette dokumenter i Advisor 24 Overføre dokumenter til Advisor 30 Overføre e-post fra Outlook til Advisor 32 Masseimport av eksisterende dokumenter 36 Diverse hurtigvalg og oversikter 39 Brukerinnstillinger 43 Rapporter for kvalitetssikring av timer 48 Fakturering

2 KORT BESKRIVELSE AV ADVISOR Advisor er et system med integrerte kartoteker for registrering/arkivering av kontakter, kunde/klienter, oppdrag/sak, dokumenter, hendelser, oppgaver, frister, timer, utlegg og fakturering. Kontakter er personer/juridiske personer/forretningsforbindelser som registreres i systemet. Kontakter kan knyttes til andre kontakter, til kunde/klienter og til oppdrag/saker med forskjellige roller. Videre kan kontakter/kunder/oppdrag kobles til dokumenter, hendelser og oppgaver. Kontaktkartoteket i Advisor er ment å være et overordnet kartotek hvorfra navn- og adresseopplysninger overføres til de øvrige kartotekene som personalkartotek, kunde/klientkartotek og oppdrag/sakskartotek. Dette gjelder både i forbindelse med nyopprettelser og ved senere endringer/vedlikehold. Navneopplysninger kan ikke legges inn/vedlikeholdes fra de øvrige kartotekene, men må da gjøres fra kontaktkartoteket. Kontaktkortene viser relasjonene kontaktene i mellom, og relasjoner mellom kontakter og kunder/klienter, oppdrag/saker, motparter, motparters advokater og andre roller, og er således basisen for konfliktsøk i databasen. I tillegg er kontaktkartoteket en del av dokumentarkivet da det viser all korrespondanse til og fra en kontakt. Videre knyttes journalføringer også opp mot kontaktkortene. Både dokumenter og journalføringer vil kunne vise forhold som det er viktig å ta hensyn til når det skal tas stilling til habilitet. Før det opprettes et nytt kontaktkort bør det alltid, for å unngå duplikater, gjøres et innledende søk i kontaktdatabasen for å kontrollere at kontakten ikke allerede er opprettet. Etter at opplysningene knyttet til en nytt kontaktkort oppdateres, bør det i tillegg alltid gjøres et maskinelt konflikt-/duplikatsøk for å unngå duplikater. 2

3 Systemdefinerte roller er kunde/klient, motpart og part. Roller som brukeren definerer selv kan være daglig leder, styreleder, sakkyndig, rettsinstans, bankforbindelse. Oppdrag/sak er en kunde/klientmappe for registrering av dokumenter, kontakter, journalføringer, oppgaver, timer, utlegg, fakturaer med mer, og har normalt en begrenset levetid angitt med datoer for oppstart, frister og ferdigstillelse. En kunde/klient kan ha et ubegrenset antall aktive oppdrag/saker gående, og etter hvert som de ferdigstilles settes de passive eller arkivert. Person er en kontakt som også har rollen bruker (ansatt, partner, deltaker i systemet). En bruker må tildeles et passord slik at brukeren kan logge seg på i systemet. Dokument gjelder både dokumenter som er opprettet i Advisor og eksterne dokumenter som er importert for lagring/arkivering og oppfølging i Advisor. Eksterne dokumenter kan være dokumenter som er skannet til systemet og filer som for eksempel e-post. Journalføring er korte notater som kan knyttes til kontakt, kunde/klient, oppdrag/sak og bruker for dokumentasjon av samtaler og hendelser. Oppgaver kan opprettes med beskrivelse, frister, ansvarlig og utførende person og knyttes til oppdrag/saker, bruker og gjøremålsoversikter. I Advisor er det lagt opp til å dobbeltklikke på knapper og linjer. Istedenfor å dobbeltklikke på funksjonsknappene kan man alternativt benytte funksjonsknappen Alt i tastaturet + bokstaven som er understreket i Advisor. Spesielt i forbindelse med timeregistrering er det mye tid å hente på å benytte tastatur fremfor mus. Videre benytter man Tab-knappen (ikke Enter) når men skal flytte seg fra felt til felt i Advisor, og Enter når man skal bekrefte/åpne linjen som er markert. Under Velkomstvindu Dokumentasjon Om Advisor får man valgene: Under Velkomstvindu får man tilgang til Nytt i Advisor (nytt og versjonshistorikk), Informasjon (videoer) og Advisors hjemmeside: 3

4 Under Hjelp>Dokumentasjon får man tilgang til brukerveiledningen. I denne oppstartveiledningen har vi bevisst ikke valgt å gå i dybden, og henviser derfor til brukerveiledningen når det gjelder systeminnstillinger, diverse temaer innenfor fakturering m.m. Under Hjelp>Om Advisor finnes versjonsinformasjon, antall lisenser, supportinfo med oppkobling til fjernhjelp, system- og brukerinformasjon: 4

5 KORTVERSJONEN AV Å OPPRETTE OPPDRAG/SAK 1 - NYTT KONTAKTKORT Søk i kontaktoversikten for å avdekke om den potensielle kontakten allerede er opprettet i kartoteket. Nytt kontaktkort kan opprettes fra kontaktoversikten med knappen Ny. Fyll inn i flest mulig felt da det er rasjonelt og det vil gi et bedre maskinelt duplikatsøk. Foreta maskinelt konflikt-/duplikat søk før kontaktkortet lagres og avbryt hvis duplikat avdekkes. Kategoriser kontakten i.h.t. rutinebeskrivelse. 2 - NYTT KUNDE-/KLIENTKORT Hvis den potensielle kunden/klienten har ligget inne som kontakt benyttes informasjonen i kontaktkartoteket som en del av habilitetsvurderingen i forkant av inngåelsen av et nytt kunde-/klientforhold. Kontroller videre på samme måte om eventuelle parter (f.eks. motpart) i det potensielle oppdraget/saken ligger i kontaktkartoteket, og om det i så fall kan være habilitetsproblemer i forhold til eksisterende kunde-/klientforhold. Hvis inhabilitet bør kontaktkortet til den avviste potensielle kunden/klienten åpnes for å skrive en kort kommentar om årsaken til avvisningen på siden for kommentarer. Hvis habil marker navnet i kontaktoversikten og benytt funksjonsknappen for ny kunde/klient: o Legg inn kunde-/klientansvarlig(e) i.h.t. rutinebeskrivelse. o Kategoriser i.h.t. rutinebeskrivelse (type, bransje etc.). Deretter åpnes eventuelt kunde-/klientkortet for å legge inn mer informasjon o Kontakter med roller som daglig leder, styre m.m. o Avvikende timesatser, fakturaadresse, fakturablankett, fakturadistribusjon m.m. 3 - NYTT OPPDRAG-/SAKSKORT Marker kontakten i kontaktoversikten og klikk på knappen for Nytt oppdrag/sak: o Beskriv oppdraget/saken. o Legg inn søkeord (kunden/klientens søkeord blir foreslått som sakens søkeord og bør normalt ikke endres). o Knytt oppdraget/saken til ansvarlig(e) personer o Kategoriser oppdraget/saken i.h.t. rutinebeskrivelsen Deretter åpnes oppdrag-/sakskortet for å legge mer informasjon (marker kontakten i kontaktoversikten og klikk på knappen for Oppdrag og dobbeltklipp deretter på oppdrag/sak): o Parter, motpart og motparts advokat. o Kontakter roller som sakkyndig, vitner m.m.. o Oppstartdato, fristdato og antatt ferdigdato. o Avvikende timesatser, avvikende fakturaadresse. 5

6 KONTAKT Ny kontakt kan opprettes fra kontaktoversikten nedenfor, eller alternativt med knappen alltid vil være tilgjengelig på høyre eller venstre side av skjermbildet, se eget kapittel. som Kontaktoversikt Kontaktene fremkommer i kontaktoversikten: Følgene ikoner markerer kontaktens forhold til oppdrag/saker ; gul farge markerer et ordinært kunde-/klientforhold, grønt markerer et partsforhold (medkunde/klient) og rødt et morpartsforhold (kontakten kan da være enten motpart eller motpartens advokat). Hvis man markerer en kontakt og klikker på får man frem en liste over oppdrag/saker som viser i hvilke oppdrag/saker kontakten har rollene kunde/klient, part, motpart og motpartens advokat. Hvis man åpner kontaktkortet vil man også se øvrige roller som kontakten måtte ha knyttet til oppdrag/saker, kunder/klienter eller andre kontakter. Kontakter med med ikonet er opprettet som kunde-/klient, noe som er en forutsetning for å kunne opprette oppdrag/sak på kontakten, eller knytte kontakten til et oppdrag/sak som part. Kontakter uten dette ikonet er rene kontakter, f.eks. Tor Karlsen ovenfor, men slike kontakter kan ha et motpartsforhold, se f.eks. Justin ovenfor. Fra kontaktoversikten kan kontaktkortet åpnes med å dobbeltklikke eller benytte egen knapp for å Åpne. Ved å klikke på kolonneoversiktene kan kontaktene sorteres alfabetisk etter navn eller sort/søk, eller numerisk etter fødselsnummer eller organisasjonsnummer. Oversikten kan også filtreres basert på fritekst med å benytte feltet for Søk/filter. Fritekst benytter feltene for navn, sort/søk, attention, telefon, fax, mobiltelefon, e-post, postadresse 1 og 2 og besøksadresse, og da det er et fritekstsøk kan det benyttes på deler av et navn eller nummer, og midt i et navn eller nummer. 6

7 Kvalitet på det som legges inn i feltet sort/søk på kontaktkortet er viktig for alfabetisk og numerisk sortering av kontaktoversikten, og for å gjøre raske søk i forbindelse med timeregistrering. Opprette nytt kontaktkort Før det opprettes et nytt kontaktkort må det gjøres et innledende søk for å kontrollere at kontakten ikke allerede er opprettet. Feltet for Søk/filer er det mest effektive da det søker i fritekst og på mange felt samtidig, både alfafelt og numeriske felt, se ovenfor. Benytt ikonet for Ny i kontaktoversikten: Det første feltet er et eget felt for Sortering/søkenavn, som for personer bør være etternavn. Dette er et viktig felt da det benyttes til sortering av kontaktoversikten alfabetisk og hurtigsøk i forbindelse med time- og utleggsregistrering. Navn og adresse skrives slik man vil ha det overført til dokumentene som opprettes via Advisor. 7

8 Etter at kontaktopplysningene er lagt inn på et nytt kontaktkort bør det, selv om det innledningsvis ble gjort et manuelt søk, foretas et maskinelt konfliktsøk før kontaktkortet lagres. Det maskinelle søket sammenligner navn, sort-/søkenavn, telefonnummer, faxnummer og mobilnummer. Personnummer og organisasjonsnummer kontrolleres automatisk av systemet, og vil forhindre oppdatering av et nytt kontaktkort som inneholder samme person- eller organisasjonsnummer som et eksisterende kontaktkort. Det er viktig at kontaktkortet fylles ut så fullstendig som mulig, både i forhold til å oppnå et effektivt duplikatsøk og for å optimalisere bruken av systemet forøvrig. Åpne/vedlikeholde kontaktkortet Søk, marker og benytt ikonet for Åpne eller dobbeltklikk på kontakten i kontaktoversikten, og gå deretter inn på siden for opplysninger på kontaktkortet for å vedlikeholde/endre opplysningene: Under siden for Kontakter registreres andre kontakter som har et forhold/rolle knyttet til denne kontakten, og under siden Kontaktrelasjoner fremkommer det som er lagt inn på andre kontaktkort. På sidene for Dokumenter fremkommer dokumenter som er sendt til (mottaker) eller mottatt fra (avsender) denne kontakten. På siden for Journaler fremkommer journalføringer som er knyttet til denne kontakten. Under siden for kommentarer kan avviste kundeforhold f.eks. legges inn, noe som da vil fremkomme i det gule feltet til høyre i kontaktkortet. 8

9 Under siden for Økonomisk informasjon kan man legge inn bl.a. kredittverdighet. Under siden for Annen informasjon fremmer sist det ble foretatt et konflikt-/duplikatsøk. Under siden for Identifikasjon bør det registreres at det er gjort kontroll av identitet i.h.t. reglene for hvitvasking når det blir opprettet et kunde/klientforhold. 9

10 KUNDE/KLIENT Opprette nytt kunde-klientkort Marker kontakten i kontaktoversikten og klikk på knappen Ny kunde/klient,. Kontaktopplysninger på markert kontaktkort overføres da til det nye kunde/klientkortet når dialogboksen for ny kunde/klient bekreftes med OK. Kunde/klientansvarlig person må velges, og kategorisering av klient gjøres i.h.t. rutinebeskrivelsen. Det kan benyttes 2 felt for ansvarlig, og ansvarlig 1 innebærer faktureringsansvar. Åpne/vedlikeholde klientkortet Etter at kunde-/klientkortet er opprettet kommer man tilbake til kontaktoversikten og kan åpne kunde-/klientkortet ved å markere kontakten og benytte knappen for Kunde/Klient (som tidligere het Ny kunde/klient, se ovenfor): 10

11 Verktøykolonnen på venstre siden av kunde-/klientkortet har ikoner for saksoversikt, dokumentoversikt (med fritekstsøk i dokumentene knyttet til kunden/klienten), kontaktoversikt, opplysninger, kommentarer, økonomisk informasjon, annen informasjon, oppgaveoversikt og oversikt over fakturaer. Vedlikehold opplysninger På siden for opplysninger kan man kontrollere/endre det som ble lagt inn da kunde-/klientkortet ble opprettet fra kontaktoversikten, og legge inn flere opplysninger. Senere vedlikehold av klientopplysninger, bortsett fra navn og adresseopplysninger som vedlikeholdes fra kontaktkortet, foretas her. Felter kan legges til eller velges bort av superbruker under fil/styreinfo/systemopplysninger/kunde. 11

12 Vedlikehold økonomisk info Antall forfallsdager som lå under fil/styreinfo/systemopplysninger på det tidspunktet klientkortet ble opprettet ble overført til denne siden. Antall forfallsdager kan senere endres på denne siden. Avvikende fakturaadresse kan legges inn, og det kan legges opp til annen Fakturalayout (fakturablankett) og Fakturaformat (distribusjon) enn det som er valgt under systeminnstillinger. Videre kan man legge inn timesatser som da vil overstyre timesatsen som er lagt inn på brukerens personkort, og som da vil gjelde for alle oppdrag/saker knyttet til kunden/klienten. Imidlertid kan det på samme måte legges inn egne timesatser på det enkelte oppdrag/sakskort knyttet til kunden/klienten. Her er det også mulig å gjøre oppslag i regnskapet for de som bruker regnskapssystemet InfoEasy. 12

13 OPPDRAG/SAKSKORT Nytt oppdrag/sakskort kan opprettes fra kontaktoversikten, eller alternativt med knappen som kan være tilgjengelig på høyre eller venstre side av skjermbildet, se eget kapittel. Opprette nytt oppdrag/sakskort fra kontaktkartoteket Marker kontakt/klient i kontaktoversikten og opprett nytt oppdrag/sak med ikonet for : Saken må gis et navn i feltet for beskrivelse. Dette er det offisielle navnet på oppdraget/saken som også vil fremkomme i fakturaene. Klientens Sort/søkenavn blir foreslått som Sort/søkenavn på saken, men kan overstyres. Imidlertid bør ikke man ikke overstyre hvis man ikke har veldig mange oppdrag/saker på en og samme kunde/klient. Oppdrag/saksansvarlig person må velges. Det kan benyttes 2 felt for ansvarlig, og ansvarlig 1 innebærer faktureringsansvar. Oppdraget/saken kategoriseres i.h.t. rutinebeskrivelsene. Det kan hukes av for Åpne etter opprettelse hvis man samtidig ønsker å legge inn mer informasjon på oppdrag/sakskortet, se nedenfor. 13

14 Åpne oppdrag/sakskortet Marker kontakten i kontaktoversikten og klikk på knappen oppdrag/saker knyttet til kontakten: for å åpne listen over Marker deretter oppdrag/sak og klikk på knappen for Åpne for å åpne oppdrag/sakskortet, eller dobbeltklikk direkte på linjen for oppdraget/saken i oversikten. Verktøykolonnen på venstre siden av oppdrag/sakskortet har ikoner for dokumenter (se eget kapittel), timer/utlegg (se eget kapittel), journaler, filer (det opprettes automatisk en egen 14

15 filmappe i Advisormappa med oppdraget/sakens nummer som navn), parter, motparter, kontakter, fysiske arkivlokasjoner, opplysninger, kommentarer, økonomisk informasjon, juridisk informasjon, annen informasjon, journalføringer, metodikker, oppgaver, faktura, økonomi og kontrakter. Endre oppdrag/saksinformasjon på siden for Opplysninger Feltene for beskrivelse av oppdrag/sak er søkbart, og man bør derfor beskrive oppdraget/saken på en måte som kan gi optimale alfabetiske søk. Samtidig må det tas hensyn til at beskrivelsen av oppdraget/saken i det første feltet fremkommer i fakturaen. Feltet for søk ble overført fra kunde/klientkortet da oppdraget ble opprettet (men kan ha blitt overstyrt ved opprettelsen) kan endres i ettertid. Det kan ikke endres fra kunde/klientkortet fordi det er løsrevet fra kunde/klientkortet etter opprettelsen av oppdraget/saket. Feltene for oppdrag/saksansvarlig 1 og 2 er filter/sorteringsbegreper i oppdrag/saksoversikten og i beholdningslisten (som viser ikke fakturerte timer og utlegg). Ansvarlig 1 innebærer faktureringsansvar og ansvarlig 2 kan for eksempel være medarbeider. Har man behov for å markere det formelle ansvaret for oppdraget/saken uavhengig av faktureringsansvar kan tilsvarende felter på kunde/klientkortet benyttes i kombinasjon med feltene på oppdrag/sakskortet. Hovedgruppe med tilhørende undergrupper er felter for kategorisering av oppdrag/sak, og kan benyttes ved erfaringssøk både når det gjelder oppdrag/sak og dokumenter knyttet til oppdrag/saker. 15

16 I feltet for valgt aktivitet kan man legge inn nummeret på den timeaktiviteten man ønsker som forslag når man skal timeregistrere. Forslaget kan overstyres under timeregistreringen. Frie felt kan benyttes til øvrig informasjon som skal kunne overføres til dokumenter via flettefelter. På oppdrag/sakskortet kan man endre status fra aktiv til passiv eller til arkivert, og tilbake igjen hvis det skulle bli aktuelt. Når oppdraget/saken settes arkivert blir den tildelt et eget arkivnummer som kan benyttes til fjernarkivering. Dette nummeret endres ikke hvis oppdraget/saken blir satt aktiv igjen. Når et oppdrag/sak endrer status til passivt eller arkivert varsler systemet hvis det er timer som ikke er fakturert. Da bør man utsette statusendringen til faktureringen er utført, eller hvis timene ikke skal faktureres, bør beløpene nullstilles via en internfakturering (kan også gjøres under masseendring av timer på timeoversikten på oppdrag/sakskortet, men da blir ikke nullstillingen tildelt en regnskapsperiode). Motparter Man kan fra oppdrag/sakskortet hente inn et ubegrenset antall motparter fra kontaktkartoteket. Den første motparten som registreres blir automatisk foreslått som hovedmotpart. Med hovedmotpart menes den motparten som automatisk skal kunne overføres til dokumenter via malfeltet for hovedmotpart. Øvrige motparter kan hentes inn i dokumentet via funksjonen kopier liste til utklippstavle og deretter limes inn i dokumentet. Hvilken av motpartene som skal stå markert som hovedmotpart kan endres når som helst. 16

17 Andre kontakter Andre kontakter kan knyttes til et oppdrag/sakskort med egendefinerte roller (roller som superbruker oppretter under fil/kartotek/roller). 17

18 Økonomisk informasjon På denne siden kan man overstyre forfallsdager og fakturaadresse som ligger på kunde/klientkortet, og timesatser som ligger på personalkortet og på kunde/klientkortet. Her kan det også legges inn informasjon knyttet til automatisk splitting/fordeling av faktura med en annen kunde, f.eks. forsikringsselskap eller egenandel ved fri rettshjelp. Her kan det hukes av for Fastprisfakturering, og da bør man samtidig legge inn avtalt pris eller anslått pris under budsjett 1 og eller 2. Videre kan det legges inn kontroll med endring av timesatser og økonomisk informasjon, og at oppdraget/saken skal unntas fra beholdningslisten hvis saken ikke skal benyttes til å fakturere timer og utlegg. Her er det også mulig å gjøre oppslag i regnskapet for de som bruker regnskapssystemet InfoEasy. 18

19 TIME- OG UTLEGGSREGISTRERING Timer og utlegg kan registres fra dagens timeliste, fra timeoversikten på oppdrag/sakskortet og med å markere oppdrag/sak under sist viste og benytte egen ny-knapp, se eget kapittel. Timeregistrering via dagens timeliste (egen timemodul) Timemodulen åpnes fra Åpne-knappen: Periode (måned) og dato registreres. Deretter velges den personen det skal registreres timer for. Pålogget person vil bli foreslått. Det er kun i timeregistreringsmodulen at det kan registreres timer på vegne av andre personer. 19

20 Alternativet via kunde/klient er normalt å foretrekke fordi da søker man først etter kunde/klient og får da opp en liste over oppdragene/sakene som er knyttet til kunden/klienten før man deretter søker i denne listen. Fordi mange oppdrag/saker kan ha tilnærmet like navn (beskrivelser) er det både det mest effektivt og tryggest å gå via Kunde/klient. Når det gjelder timeregistrering er det mest effektivt å benytte tastatur fremfor mus. Ny time via alternativet kunde/klient: Nye transaksjoner kan opprettes med funksjonsknappen Ny. Imidlertid er det mer rasjonelt å benytte tasten Insert-knappen på tastaturet: Gå forbi feltet for kunde/klientnummer (la det stå 0 i feltet) for å komme automatisk opp i kunde/klientlisten hvor det kan søkes alfabetisk på sort-/søkenavn. Ved søk holder det normal med kun å legge inn 2-3 bokstaver (for mange bokstaver kan virke mot sin hensikt da fort vil utelukke forekomster). Søket igangsettes deretter med Tab, man kontrollerer treffet (juster opp eller ned med pilen om nødvendig) og bekrefter deretter med Enter. Aktive oppdrag/saker for den valgte kunden/klienten vises deretter i en oversikt. Søk og bekreft med Enter-knappen. Gå forbi feltet for timeaktivitet (la det stå 0 i feltet) med tasten Tab, legg inn 1-2 bokstaver for søk, igangsett søket med Tab og bekrefter med Enter. Registrer timeantallet med desimaler. Fritekst kan registreres som kort tekst og lang tekst, begge kan skjules i fakturavedlegget. Avslutningsvis tabulerer man til OK-knappen og bekrefter med Enter. På denne måten blir arbeidsrytmen Tab-Enter, Tab-Enter. Det benyttes egne timeaktiviteter for avgiftsfrie tjenester. Hvis det registrerte antall timer skal faktureres med et annet antall timer kan justeringen legges inn som utjevningstimer allerede i forbindelse med timeregistreringen. Utjevningstimer påvirker 20

21 ikke arbeidstiden, kun faktureringen. I fakturavedlegget kan man velge å vise eller skjule utjevningstimer. I timeregistreringsbildet kan man kopiere den timetransaksjon som sist har vært åpnet med knappen, og oppdrag/sak og aktivitet vil bli fylt inn automatisk. Videre kan man kopiere en hel dag med knappen. Videre kan man sjekke totalt medgått tid og hva som eventuelt måtte være lagt inn som budsjett 1 og 2: Timeregistrering av interne timer (eget kontor) Timer registreres som ovenfor, men eget kontor søkes opp med F9 (kunde/klientnummer 99999). Det benyttes egne timeaktiviteter for interne timer (ikke fakturerbare timer). Utleggsregistrering fra timemodulen 21

22 Periodens utleggsoversikt og nytt utlegg: Utlegg registreres for øvrig i som timer ovenfor. Time- og utleggsregistrering direkte fra oppdrags-/sakskortet Timer og utlegg fremkommer på egen oversikt på oppdrags-/sakskortet: Her fremkommer alle timer og utlegg knyttet til oppdraget/saken, både de som er fakturert og de som ikke er fakturert. Her kan det videre registreres nye timer og utlegg. 22

23 På denne siden kan man også legge inn timesatser som avviker fra den timesatsen som normalt hentes fra personkortet, både en generelt avvikende timesats og en avvikende timesats pr. person. Det som legges inn her går foran det som registreres under økonomisk informasjon på oppdrags-/sakskortet. Her kan det også angis hvilke timeaktiviteter og utleggsarter man skal få tilgang til når det registreres timer og utlegg på dette oppdraget/saken (uansett hvorfra man registrerer). Ny time fra timeoversikten på oppdrags-/sakskortet: 23

24 OPPRETTE DOKUMENT I ADVISOR Dokumenter bør opprettes i Advisor da informasjonen i Advisor overføres til det ferdige dokumentet via maler. Dette forsterker behovet for at all kontakt-, kunde/klient- og oppdrag/saksinformasjon skal registreres så tidlig som mulig, og deretter vedlikeholdes med stor nøyaktighet, i Advisor som saksbehandlingssystem. Dette vil medvirke til bedre kvalitetssikring og tryggere arkivering av dokumenter, rasjonell kontordrift og optimaliseringen av kunnskapshåndteringen. Dokumenter/filer som ikke er opprettet i Advisor kan overføres til Advisor via et program som heter Advisor Office Addin. Dokumenter kan i Advisor opprettes fra bl.a.: Oppdrag/sakskortet Kontaktkartoteket Kontorets dokumentoversikt Med å markere oppdrag/sak under sist viste og benytte egen Ny-knapp I dette heftet tar vi for oss alternativet fra dokumentoversikten på oppdrag/sakskortet og Nyknappen, se eget kapittel. Dokumentoversikten på oppdrag/sakskortet I dokumentoversikten på oppdrag/sakskortet kan man ved å klikke på dokumentkolonnene sorteres dokumentene stigende eller synkende. Videre kan dokumentoversikten filtreres ved å legge inn søkeord i feltet som åpnes når kolonnene markeres: Sortering og søk kan gjøres på dokumentbeskrivelse, filtype, dokumenttype/arkivkode, avsendere, mottakere, fristdato, mapper m.m. Videre kan man gjøre fritekstsøk i dokumentinnhold og deretter markere dokumentene. og forhåndsvisning ved å klikke på 24

25 Dokumentene kan åpnes fra dokumentoversikten med å markere dokumentet og dobbeltklikke, eller benytte knappen for Vis dokument. Ved å klikke på knappen endrer dokumentet status fra utgående (U) til sendt (S) og blir skrivebeskyttet. Status I står for inngående og A står for arbeidspapir (internt dokument). Det kan ikke sorteres på denne kolonnen, men man kan velge filter. Man kan også velge å skjule e-post. Opprette dokument fra dokumentoversikten på oppdrag/sakskortet Trykk på Ny for å opprette nytt dokument, og velg deretter mal og legg inn dokumentnavn (beskrivelse): Videre kan mottaker hentes fra navnekartoteket, og da vil navn, adresse m.m. overføres til dokumentet, samtidig som dokumentet vil fremkomme på dokumentoversikten på mottakers kontaktkort og kan åpnes derfra ved senere anledninger. Dette er effektivt da det gir et dokumentarkiv med flere arkivkoder for gjenfinning: 25

26 I tillegg til dokumentbeskrivelse og mottaker kan det legges inn/endres dokumenttype, dokumentklasse, kommentarer, dokumentansvarlig, fristdato, fristnotat, aktivt for og skjerming. Opprette dokument fra oversikten over motparter på oppdrag/sakskortet: Når motparten markeres som mottaker av dokumentet, må man deretter velge enten motparten eller motpartens advokat. For øvrig er fremgangsmåten ved dokumentopprettelsen som ovenfor, dette er kun en mer effektiv måte å velge dokumentmottaker på. Selve dokumentet vil fremkomme på siden for dokumentoversikt på oppdrag/sakskortet, sammen med de øvrige dokumentene. Opprette dokument fra oversikten over kontakter på oppdrag/sakskortet 26

27 Kopiere dokument Når et dokument i Advisor skal kopieres må man benytte kopierfunksjonen på oppdrag/sakskortet (ikke lagre som i Word) fordi Advisor må opprette kopien for å få det korrekt lagret i Advisor. Når man velger Original kopieres dokumentet i samme fil-format og kan arkiveres på samme eller annet oppdrag/sak på samme eller annen kunde/klient: Hvis man velger PDF lagres en PDF-versjon av dokumentet, men da på samme oppdrag/sak. 27

28 Endre dokumentegenskapene Data som mottaker, avsender, oppdrag/sak, beskrivelse mm kan endres ved å klikke på ikonet for dokumentegenskaper: Importere ett dokument Import kan gjøres fra oppdrag/sakskortet med funksjonsknappen Importer eksternt dokument. Denne funksjonen håndterer kun ett dokument av gangen. Importfunksjonen er innrettet slik at det kan velges å slette dokumentkilden samtidig med importen. 28

29 Kopiere oppdrag/saksinformasjon til utklippstavle Fra oppdrag/sakskortet kan man kopiere flere dokumenter, sakens referansenummer eller en fil (ett dokument) for å lime inn i f.eks. en e-post. Herfra kan man også hente mottakere fra oppdrag/sakskortet eller kontaktkartoteket. 29

30 OVERFØRE DOKUMENT FRA F.EKS. WORD TIL ADVISOR Da benyttes Advisor Office Addin for å overføre til Advisor. Denne programvaren installeres fra fi/brukerinnstillinger/e-post i Advisor, se hjelpetekst. Når Addin er installert fremkommer en arkfane for Advisor i Word og Excel. Her kan man lagre dokumentet direkte i Advisor. Det dokumentet som nå lagres kan man fortsette å bearbeide så lenge man ikke går ut av dokumentet. Etter at man har gått ut av dokumentet må man gå inn i Advisor for å bearbeide dokumentet videre. Når man trykker på Lagre og kopier til Advisor får man opp dokumentegenskapene som benyttes ved lagring i Advisor: 30

31 Andre filer enn Word og Excel kan også lagres i Advisor, f.eks. PDF, men da må man lagre dokumentet (lagre som eller slippe filene) i en virtuell disk (f.eks. M som i dette tilfellet) for å få tilgang til arkiveringsfunksjonen i Advisor: Når man slipper dokumentet ned i denne mappen og trykker lagre får man opp dokumentegenskapene i Advisor: 31

32 OVERFØRE E-POST FRA OUTLOOK TIL ADVISOR Som ovenfor benyttes Advisor Office Addin for å overføre e-post fra Outlook til Advisor. Når man står i Outlook kan man lagre en og en e-post, eller man kan merke flere e-poster som da lagres samtidig. E-poster kan overføres fra alle mappene i Outlook til Advisor. Før man arkiverer i Advisor kan det lønne seg å legge oppdrag/saksreferansen i emnet i e- posten. 32

33 Dette fordi man da slipper å finne frem til kunde/klient og oppdrag/sak når e-posten skal lagres, samtidig som denne referansen følger med hvis man besvarer e-posten og senere igjen får svar på svar. Her er det mye å tid å spare, og det er viktig hvis man har som målsetning å arkivere/behandle e-post på lik linje med andre dokumenter. Lagringen igangsettes enten via Ikonet Lagre i Advisor i Outlook eller ved å høyreklikke på markert e-post og velge fra menyen. Dokumentegenskaper/arkivkoder legges inn som ved ordinær dokumentopprettelse, men de fleste feltene kan være ferdig utfylt hvis man gjør ting i riktig rekkefølge: Avsender blir foreslått automatisk hvis e-postadressen til avsender ligger i navnekartoteket. Hvis Advisor ikke kjenner igjen avsender kan man manuelt hente avsender fra kontaktkartoteket. En slik kobling er kun noen få museklikk unna forutsatt at man har logiske sort-/søkenavn i kontaktkartoteket. I tillegg kan man skrive inn eller overføre avsenders navn direkte fra e-posten med pilen. Da vil navnet på avsender fremkomme under dokumentegenskapene og på oppdrag/sakskortet i tillegg til den formelle avsenderen som er koblet til kontaktkartoteket. Dette gir store fordeler når man skal orientere seg i dokumentoversikten på oppdrag/sakskort med store dokumentmengder. 33

34 Kunde/klient og oppdrag/sak blir foreslått automatisk hvis oppdrag/saksnummeret står i emnet (AT-saksnummerA, se kopifunksjon nevnt ovenfor). Hvis man markerer e-poster som gjelder samme avsender, oppdrag/sak osv og overfører de samtidig til Advisor, kan man huke av for Hold på de forskjellige arkivkodene slik at disse gjentas under arkiveringsprosessen. Hvis man ikke markerer flere e-poster for lagring i en og samme operasjon, men ønsker å lese/lagre lese/lagre, kan man benytte kopiknappen Forrige hvis man ønsker å gjenbruke arkivinformasjonen fra forrige e-post. Videre kan man ta bort markeringen for å lagre e-posten og isteden huke av for å lagre vedlegg separat, eller gjøre begge deler. I tillegg kan man ved lagringen benytte dokumenttype/arkivkode, velge mappe, sette dokumentet aktivt og legge inn fristdato som ellers under dokumentopprettelse og oppfølging. Førstevalg/forslag til sak og dokumenttype ved arkivering av e-post kan settes opp under fil/brukerinnstillinger/e-post. Outlook kan under verktøy/alternativer for Advisor tillegg settes opp til automatisk overføring av e-posten til Advisor når e-posten sendes fra Outlook. En utg. e-post kan også være en tidligere e-post som blir åpnet fra et oppdrag/sakskort i Advisor for å sende svar eller å videresende, eller en ny e-post som opprettes i Outlook. Systemet foreslår kunde/klient og eldste aktive oppdrag/sak når e-postadresse ligger på kontaktkortet. Beskrivelse av vedlegget kan nå endres når vedlegget lagres separat, og enkeltvedlegg kan slettes. Videre kan det hukes av for å lagre alle valgte e-poster uten stopp mellom hver lagring. Under Fil/brukerinnstillinger kan det hukes av for å lagre vedlegg separat som hovedinnstilling. Kopiere informasjon fra Advisor til e-post i Outlook Mottakers adresse, sakens referansenummer og vedlegg til e-posten kan kopieres fra Advisor og limes inn i e-posten som opprettes fra Outlook fra forskjellige steder i Advisor: Navneoversikten Kunde/klientoversikten Oppdrag/saksoversikten Oppdrag/sakskortet 34

35 Med denne funksjonen kan man hente flere mottakere, flere dokumenter, oppdragets/sakens referansenummer for automatisk søk når e-posten skal arkiveres og ett dokument (filnavn). Skal det hentes flere dokumenter med dokumentbeskrivelsen som filnavn kan eksportfunksjonen fra oppdrag/sakskortet benyttes: 35

36 MASSEIMPORT AV EKSISTERENDE DOKUMENTER Alternativet til import av enkeltdokumenter fra oppdrag/sakskortet er å gå via funksjonen for masseimport under Fil/import/dokumenter, og deretter benytte veiviseren: I neste bilde i veiviseren markes filmappen hvor dokumentene som skal kopieres ligger: 36

37 I neste bilde velges Filnavn som dokumentbeskrivelse, og det søkes etter kunde/klient og oppdrag/sak. De øvrige dokumentegenskapene kan stå som diverse eller blanke: I neste bilde bør det ikke hukes av for å slette originalen: 37

38 I neste bilde starter man importen av filene til en importkladd (hvor man fortsatt kan endre/slette før endelig oppdatering): Dokumentegenskapene knyttet til det enkelte dokument kan nå endres, og dokumenter kan slettes, før listen oppdateres med funksjonsknappen Lagre alle: 38

39 DIVERSE HURTIGVALG OG OVERSIKTER Sist åpnet Sist åpnede oppdrag/saker, kunde/klienter og kontakter vises i egen oversikt. Her kan det sorteres på alle, oppdrag/saker, kunde/klienter eller kontakter, og på dag, uke, måned eller år: Via denne oversikten kan man åpne og ha oppe flere oppdrag/sakskort, kunde/klientkort og kontaktkort samtidig, og de som da er åpnet vil fremkomme som arkfaner: Dokumenter som har vært åpnet fremkommer også i en egen oversikt. Denne kan også filtreres på dag, uke, måned eller år: Dokumentene kan åpnes fra denne oversikten. 39

40 Hurtigvalg for ny Hurtigvalg for opprettelse av ny kontakt, oppdrag/sak, dokument, journal og oppgave: Nytt oppdrag/sak og ny kontakt kan opprettes med knappen som alltid vil være tilgjengelig på høyre eller venstre side av skjermbildet hvis brukeren selv legger opp til det. Når det skal opprettes et nytt kontaktkort herfra mangler det en kontaktoversikt som det kan gjøres innledende søk i, og da er det enda viktigere å legge inn flest mulig opplysninger i et nytt kontaktkort og gjøre et duplikatsøk før dette kortet oppdateres. Finner man da et potensielt duplikat må opprettelsen avbrytes. Duplikatsøk må gjøres på samme måte i forbindelse med opprettelse av nytt oppdrag/sak når kunde/klient mangler. Når kunde/klient mangler får man muligheten til å opprette kunde/klient på basis av eksisterende kontaktliste, men mangler kontakten i kontaktlisten kan kontakten opprettes i samme bilde, og det er da som ovenfor viktig å legge inn tilstrekkelig med informasjon for å kunne foreta et duplikatsøk før det nye kontaktkortet oppdateres. Finner man da et potensielt duplikat må opprettelsen av kontakten og oppdraget/saken avbrytes, og man må gå til ordinær kontaktliste for å opprette kunde/klient. Fra dette ståstedet får man med andre ord kun opprette kunde/klient i forbindelse med opprettelse av nye kontakter, og ikke opprette ny kunde/klient av eksisterende kontakter. Hvis man først markerer oppdrag/sak i oversikten ovenfor, og deretter går til hurtigvalg for opprettelse, er oppdraget/saken allerede valgt ved opprettelse av dokument, journal, oppgave og time: 40

41 Diverse oversikter Oversikt over registrerte timer og dokumenter i dag og hittil i måneden: Oversikt over frister knyttet til oppdrag/sak, dokument og oppgaver som har forfalt eller forfaller i løpet av 2 dager: 41

42 Hvis man dobbeltklikker på oppdraget/saken eller dokumentet som blir markert kommer man til oppdrag/sakskortet, og hvis man dobbeltklikker på oppgave kommer man direkte til oppgaven. Informasjonsvindu fra Advisor: 42

43 BRUKERINNSTILLINER Under Fil/Brukerinnstillinger settes de valgene som gjelder for den enkelte bruker. Den enkelte bruker bør selv ta ansvaret for egne innstillinger for å forenkle bruken av systemet, for eksempel for å redusere antall museklikk. Brukerinnstillinger gir den enkelte bruker muligheter til å gjøre egne valg i oppsettet. Dette gjelder i forbindelse med: Generelt Kunde Oppdrag Dokument Journal E-post Oppgave Time Fakturering Nedenfor nevnes de viktigste. Generelt Oversikt som viser sist åpnede oppdrag/saker og dokumenter, frister, timer og snarvei til ny kontakt, sak, dokument, journal, oppgave og time. Her kan man kan velge venstre eller høyre plassering av oversikten. 43

44 Kunde/klient Her kan man angi om man ønsker å se alle kunder/klienter eller kun de man har ansvaret for når kundeoversikten åpnes. Alle kunder/klienter kan være et naturlig valg for person som også arbeider med kunder/klienter de ikke har ansvaret for. Oppdrag/sak Her kan man angi om man ønsker å se kun aktive eller alle oppdrag/saker når oppdragsoversikten åpnes. Vis aktive oppdrag/saker kan være et naturlig valg. Her kan man velge at kunde/klientansvarlig skal foreslås som oppdrags/saksansvarlig. Personer som oppretter oppdrag/saker, men som selv ikke kan ha oppdrags/saksansvaret, bør huke av for ansvarlig kunde/klient som ansvarlig for oppdrag/sak. Man kan angi om man ønsker å se alle oppdrag/saker eller kun de oppdragene/sakene man har ansvaret for når oppdragsoversikten åpnes. Alle oppdrag/saker kan være et naturlig valg for personer som også arbeider på oppdrag/saker de ikke har ansvaret for. Videre kan de som har de aller fleste oppdragene/sakene knyttet til en og samme kunde/klient (f.eks. interne juridiske avdelinger) angi hvilken kunde/klient et nytt oppdrag/sak skal knyttes til. Da kan det også angis om sort/søke-navnet skal hentes fra kunde/klientkortet eller om det skal legges inn manuelt. 44

45 Dokument Valgene her inngår som en del av systematikken i bruken av maler og opprettelse av nye dokumenter. Her kan man forhåndsinnstille hvordan man ønsker å sortere/presentere malene ved opprettelse av et nytt dokument; generelle maler, eksempel-maler, for dokumenttype eller alle. Dokumentene i Advisor knyttes til en dokumentansvarlig person, til den personen som registrerer dokumentet og til den personen som jobber med dokumentet (aktivt for). Hvem som bør foreslås som dokumentansvarlig ved opprettelse av nytt dokument avhenger av hvilken rolle man har i organisasjonen. Skriver man dokumenter for andre personer bør oppdrags/saksansvarlig foreslås som dokumentansvarlig, skriver man dokumentene selv bør pålogget person foreslås som dokumentansvarlig. Det kan velges at et nytt utgående og inngående dokumenter skal foreslås satt aktivt (legges i gjøremålsboksen) for den personen som registrerer dokumentet. Fra gjøremålsboksen kan man da senere overføre dokumentet til andre personer og sjekke dokumentet ut av gjøremålsboksen når det er ferdig fulgt opp. Alternativet er å huske å sette dokumenter aktive når de registreres. Imidlertid er det tryggest, og lite tidkrevende, å la alle dokumenter gå inn i gjøremålsboksen og heller sjekke de ut senere. Her kan man tillate andre personer å endre frister på egne (mine) dokumenter. 45

46 Dokumenter kan masseimporteres til Advisor under fil/import/dokumenter, og dokumenter kan enkeltimporteres på oppdragskortet. Til bruk ved masseimport av dokumenter kan det under brukerinnstillinger forhåndinnstilles hvilken filmappe det skal foreslås import fra. I tillegg kan det legges inn forslag på hvilket oppdrag dokumentet skal arkiveres på (midlertidig eller permanent), og hvilken dokumenttype/arkivkode som skal benyttes. Vi foreslår at det opprettes ett internt oppdrag i Advisor pr. bruker, som for eksempel Cathrine diverse, Inge diverse osv, som da kan benyttes til hurtigarkivering av dokumenter. Dette oppdraget/saken bør også benyttes til registrering av timer som det ikke er naturlig å plassere på andre kontorrelaterte oppdrag som kontorarbeid, ledermøter osv. Som dokumenttype kan foreslås ikke ferdigstilte dokument, uspesifisert eller lignende. Det kan også legges inn som forslag at kilden som det kopieres/hentes fra skal slettes, noe man imidlertid bør være meget forsiktig med (det er bedre å velge å slette i forbindelse med hver enkelt import). E-post Dette er innstillinger som gjelder enten Advisors egen e-post klient eller Outlook (Addin): Huk av som ovenfor, og legg inn referense til eget internt oppdrag/sak og generell dokumenttype. Spesielt lagre e-post som dokument er viktig. For øvrig se egne temaer. 46

47 Installasjon av Advisor Office Addin For å kunne overføre e-post direkte mellom Outlook og Advisor (Advisor Office Addin forutsetter Outlook 2003 eller nyere) må hver enkelt bruker installere Advisor Office Addin på egen PC. Når denne installasjonen foretas må alle Office-programmene være lukket. Når man åpner Outlook første gang etter at denne installasjonen er foretatt vil man få spørsmålet om man vil konfigurere Advisor-Office integrasjonen. Til dette svarer man ja, og man får opp følgende dialogboks: Her legger man inn link til mappen hvor filen adtm.exe og dataene ligger. Dette fremkommer under Egenskaper når man høyreklikker på ikonet for oppstart Advisor, og som med fordel kan kopieres herfra (men da må man deretter erstatte advisor.exe med adtm.exe). Videre kan man huke av for automatisk lagring ved utsendelse av e-post fra Outlook, og automatisk sletting etter overføring til Advisor. Ved sletting legges e-posten i mappen for slettede elementer slik at det vil være mulig å angre slettingen. Man må prøve seg fram til hvilke valg som er optimale, men for de aller vil det være mest effektivt å huke av for Lagring og Slett. Disse valgene kan senere endres under arkfanen Advisor i Outlook, alternativer for Advisor tillegg. Alternativet til å huke av for slett er å flytte e-poster som er arkivert i Advisor i en egen mappe i Outlook. Da må man oppgi stien til denne mappen, se bildet ovenfor. Det siste valget man bør huke av for er om man i Outlook vil vise at e-posten er overført til Advisor, i egen kolonne med arkiveringsdato i Outlook. Feltet for stasjonsbokstav gjelder den virtuelle disken som benyttes for å overføre filer til Advisor, se nedenfor under import av dokumenter. 47

48 RAPPORTER FOR KVALITETSSIKRING AV TIMER I Advisor finnes rapporter i hovedmodulen og i fakturamodulen, i tillegg til utskrifter og lister i diverse oversikter. Rapporter under Åpne i hovedmodulen bør benyttes til kvalitetssikring av timer før timene importeres til fakturakladder: Rapporter i fakturamodulen kan bl.a. benyttes til kontroll av fakturaer og ikke fakturerte timer og utlegg (beholdningsliste): Rapporter i hovedmodulen Det finnes mange rapportkombinasjoner under Rapporter (1), og den beste måten å få innsikt i disse er å forsøke seg fram med forskjellige valg. Når man finner frem til valg som gir ønsket informasjon bør valget lagres og tildeles en beskrivelse. Når rapporten skal kjøres ut ved en senere anledning går man til det valget man lagret i oversikten over lagrede rapportdefinisjoner. Valgene kan også justeres ved senere anledninger. Rapportene er organisert i grupper og arkfaner innenfor grupper. Rapportgrupper: Kontor Personal Kunde/klient Oppdrag/sak Aktiviteter Dokumenter 48

49 Fakturaforslag oppdrag/sak Rapportene viser periodens timer sortert på kunde/oppdrag, og de kan tas ut på forskjellige nivåer når det gjelder detaljer. Rapportene for fakturaforslag bør benyttes til kvalitetssikring av månedens timer. Selv om dagens timeliste kvalitetssikres hver dag bør månedens timeregistrering kvalitetssikres før kundeansvarlig/oppdragsansvarlig påbegynner faktureringsprosessen. Timene sett under ett for en måned gir et bedre utgangspunkt for vurdering av tidsforbruk, bruk av aktivitetskoder, fritekst osv. Da ikke alt kan korrigeres i fakturakladdene er det veldig urasjonelt å igangsette faktureringen før alle har kvalitetssikret egne timer/utlegg, og foretatt nødvendige korreksjoner. Feil som ikke er korrigert medfører at faktureringsprosessen må avbrytes og igangsettes på nytt etter at nødvendige korreksjoner er foretatt i timeregistreringen. Kvalitetssikringen bør legges opp slik: 1. Alle kjører ut egne timer/utlegg (alle kunder/oppdrag/ansvarlig osv., men kun fra til egen person) og kvalitetssikrer disse. 2. Kunde/klientansvarlig og oppdrag/saksansvarlig tar deretter ut rapporter som gjelder egne kunder/oppdrag (alle personer, men fra til egen person som ansvarlig for kunde/oppdrag) og kvalitetssikrer disse. 3. Deretter igangsettes import til fakturakladder og eventuell justering av disse i.h.t. til avtaler m.m. Man skal være forsiktig med å benytte disse rapportene som plukklister for fakturering, til dette formålet er beholdningslistene i fakturamodulen mer egnet fordi der vises også eventuelle faktureringer som ikke er knyttet til timer/utlegg, for eksempel a-kontofaktureringer. 49

50 FAKTURERING Når man skal generere mer enn en faktura logger man seg på i fakturamodulen via verktøy>fakturering. Ved påloggingen må man velge for hvilken person (oppdrags/saksansvarlig eller kunde/klientansvarlig) man skal fakturere: Fakturere ett oppdrag/sak Hvis man skal fakturere et oppdrag/sak kan man åpne fakturamodulen direkte fra time- og utleggsoversikten på oppdrags/sakskortet (forutsatt at fakturamodulen ikke allerede er åpnet av samme person). Man starter da på timeoversikten på oppdrag/sakskortet: Går derifra via fakturaoversikten til veiviseren i faktureringsmodulen: 50

51 Og kommer da direkte til side 2 i veiviseren. Her bør man velge alternativet Faktura pr. Oppdrag/transaksjon: I det siste bildet nedenfor kan man flytte timer og utlegg frem og tilbake før det importeres til fakturakladd: Etter at det er importert til fakturakladd må denne kvalitetssikres og oppdateres, se nedenfor under fakturering av mange oppdrag/saker. 51

52 Fakturere mange oppdrag/saker Når man skal fakturere mange oppdrag/saker må man åpne fakturamodulen fra Verktøy, og logge på med den personen det skal faktureres for. Man bør videre starte faktureringen med å åpne veiviseren med knappen. Veiviseren tar brukeren gjennom de forskjellige fasene i faktureringsprosessen: Import av timer og utlegg til fakturakladd I bilde nr. 2 i veiviseren, under import, velger man hvordan det skal faktureres: 52

53 Det kan genereres fakturakladder på følgende måter: Pr. kunde/klient (genererer mange fakturer med alle oppdrag/saker på en faktura for den enkelte kunde/klient) Pr. oppdrag/sak (genererer mange fakturaer samtidig med ett oppdrag/sak pr. faktura) Pr. oppdrag/transaksjon (genererer en fakturakladd) A-konto (genererer mange fakturaer på oppdrag/saker hvor det er lagt inn a-konto transaksjoner) Avregne tidligere a-kontofaktureringer (genererer mange fakturaer hvor det hentes inn timer og utlegg og hvor tidligere a-kontofaktureringer trekkes fra) A-kontofakturering tas ikke opp her, se hjelpetekst. Ved å velge Pr. oppdrag/sak får man opp et bilde hvor man kan plukke oppdrag/saker for import av timer og utlegg: 53

54 Det er det lagt opp til følgende valg: Dagens dato foreslås som Fakturadato, og forfallsdato blir beregnet med utgangspunkt i denne. Hvis man ønsker å tilbakedatere fakturaen til siste dagen i den perioden man importerer timer og utlegg for, bør man samtidig overstyre forfallsdato da forfallsdato hele tiden tar utgangspunkt i fakturadatoen. Hvis man fremdaterer fakturaen blir det unødvendig å overstyre forfallsdato. Man skal normalt Ikke ta med a-konto velges, se hjelpeteksten. Ta med automatisk splitt, se hjelpeteksten. Med og uten fastpris, se hjelpeteksten. Det bør svares Ja til nulltimer, se for øvrig hjelpeteksten. Kunder/oppdrag flyttes over til høyre før man Starter importen. Før importen startes med Start-knappen kan det tas ut en oversikt over timer og utlegg (knappen med skriver) på de oppdrag/saker som er merket for import. Dette må imidlertid ikke benyttes til fakturavedlegg som skal oversendes kunden sammen med fakturaen. Fakturavedlegget kjøres ut etter at fakturaene er oppdatert for å få med eventuelle justeringer som blir foretatt etter importen direkte i fakturakladdene. Deretter startes importen til fakturakladd med Start. Kvalitetssikring og eventuelt justering av fakturakladdene 54

55 Her kan det tas ut en fakturaoversikt som viser beløpene på fakturakladdene som er generert, beløpsrammer som er lagt inn på oppdrag/sakskortet som budsjett 1 og 2, hva som er fakturert på et sammenlignbart oppdrag/sak (tidligere ID på arkfanen for opplysninger på oppdragskortet) og hva som totalt vil være fakturert inklusive det som nå er tatt med i fakturakladden. Via funksjonene En kladd eller Alle kladder kan fakturakladdene forhåndsvises eller skrives ut. Dette bør gjøres for å kvalitetssikre fakturaene før de oppdateres. Etter at fakturaene er oppdatert må det opprettes kreditnota og faktureres på nytt hvis noe skal endres. Hvis man skal endre innholdet i en fakturakladd må fakturakladden åpnes med Åpne-knappen. Da får man innledningsvis en advarsel/info om konsekvensene ved å endre beløpet i fakturaen: Denne advarselen bør man ikke slå av før man har gjennomført og satt seg inn i konsekvensene av slike endringer. 55

56 Endringer som kan foretas: Felter i fakturahode som kundenavn, adresse, fakturadato og forfallsdato (Info kan hentes fra kontaktkartoteket). Beløpet i girodelen nederst i vinduet kan endres hvis man huker av for endring. Da kan man også legge inn en forklaring til endringen, for eksempel avregnet innbetalt forskudd eller tidligere for mye betalt på annen faktura. Nye tekstlinjer kan legges inn uten import, noe som ikke anbefales for annet enn rabatt og gebyrer på dertil angitte tekstlinjer under fil/styreinfo/systemopplysninger/fakturering. Fordelingen av verdien på tekstlinjen mellom personer/avdelinger kan endres. Fakturakladden kan splittes maskinelt og manuelt mellom flere kunder. En eller flere tekstlinjer kan slettes i fakturakladden. Da får man valget utsett eller nullstill. o Transaksjoner som utsettes kommer med neste gang det skal importeres timer. o Transaksjoner som nullstilles kommer ikke med ved senere importer hvis ikke verdiene legges inn igjen via timeregistreringen. Timene ligger fortsatt på oppdrag/saksskortet og i timestatistikker, men blir ikke tatt med i senere fakturaforslag fordi beløpet er satt til null. o Hvis man sletter alle tekstlinjene i en faktura må man deretter slette fakturablanketten i oversikten. Ønsker man å endre teksten og/eller beløpet i en eller flere av tekstlinjene, må tekstlinjen det gjelder åpnes: 56

57 Tekst og beløp i tekstlinjen kan nå endres: Ny tekst legges inn. Endring av beløpet i tekstlinjen vil imidlertid endre verdien på timene som blir summert opp til tekstlinjen når fakturaen oppdateres. Dette er en rask og enkel måte å endre fakturabeløpet på, og kan benyttes ved fastprisavtaler fordi kunden i slike tilfeller ikke har noe forhold til timesats og timeantall, og timeoversikten derfor normalt ikke vedlegges fakturaen i slike tilfeller. I de tilfellene timesatsen er av interesse for kunden bør man imidlertid vurdere å endre enkelttransaksjonene bak beløpet i tekstlinjen, enten ved å utsette, nullstille eller endre verdien på den enkelte transaksjon med utjevningstimer: Transaksjonene kan nå nullstilles eller utsettes: Ved utsettelse kan transaksjonen faktureres ved en senere anledning. Ved nullstilling vil ikke transaksjonene bli importert ved en senere anledning hvis ikke verdien legges inn igjen via timeregistreringen. 57

58 Hvis man skal endre verdien eller tekst knyttet til en enkelt transaksjon må transaksjonen åpnes: Kort-tekst, langtekst og beløp knyttet til den enkelte transaksjonen kan nå endres: Tekst og beløp kan endres direkte. Imidlertid bør antallet timer endres via utjevningstimer slik at korrekt timesats opprettholdes. De registrerte timene som skal dokumentere tilstedeværelse påvirkes ikke av slike utjevningstimer, men utjevningstimene fremkommer på timelisten for angjeldende dag. Når beløpet på transaksjonen endres direkte eller indirekte ved å legge inn utjevningstimer, eller en transaksjon nullstilles, fordeles det nye beløpet på tekstlinjen i.h.t. fordelingsbrøken ved den opprinnelige importen. Dette betyr at hvis f.eks. en transaksjon tilhørende en person blir nullstilt, får allikevel denne personen i utgangspunktet sin forholdsmessige andel av det nye fakturabeløpet. Hvis man ønsker at det nye beløpet på tekstlinjen skal fordeles i.h.t. til transaksjonene som nå ligger bak beløpet må man manuelt benytte funksjonsknappen for Beregn fordeling. Denne funksjonen bør også benyttes hvis endringene forårsaker øreavrundinger som ikke bør fremkomme på et timevedlegg. Utskrift og oppdatering av fakturakladdene Etter at man har kontrollert og eventuelt justert fakturakladden får man spørsmål om man er klar til å oppdatere. I forbindelse med oppdatering blir timene som er knyttet til fakturaen merket med fakturanummer, dette gjelder også timene som er nullstilt forutsatt at de er knyttet til en tekstlinje. Etter oppdatering kan ikke fakturaen endres, da må det opprettes kreditnota hvis det skal gjøres endringer. Det er derfor viktig at fakturakladden, se ovenfor, er kontrollert før man igangsetter oppdatering og utskrift, man får nå ingen flere muligheter til å angre når man går til oppdatering. 58

59 Kun en person kan være inne i oppdateringsfasen av gangen (andre som forsøker å gå inn vil bli avvist): Når fakturaer skal oppdateres er det viktig å kontrollere for korrekt regnskapsperiode (regnskapsperioden skal i utgangspunktet tilsvare dato på fakturaen). Når man trykker på Oppdater og skriv ut får man spørsmål om man skal gå direkte til utskrift etter oppdateringen. Hvis man skal benytte funksjonen for distribuering av fakturaer er det ikke nødvendig, i så fall kun for å ta ut en fakturakopi til internt bruk. Når det gjelder distribuering (til skriver, e-post eller EHF) av faktura, se eget kapittel. 59

60 Utskrift av faktura Hvis man har svart ja til å gå til utskrift etter fullført oppdatering kommer man til dette bildet for manuell utskrift av faktura: I dette bildet kan man også skrive ut faktura i ettertid hvis noen skulle etterlyse en faktura. Etter oppdatering og eventuelt utskrift kan det skrives ut fakturajournaler: Utskrift av fakturajournal og konteringssammendrag kan være hensiktsmessig hvis det oppdateres flere fakturaer i samme oppdatering. 60

61 Overføring til regnskap Fakturaene kan overføres til regnskapet for automatisk bokføring forutsatt at man har et regnskapssystem som kan integreres med Advisor, se hjelpetekst. Avslutningsvis kan det skrives ut Fakturavedlegg og Fakturadokumenter Fakturavedlegg som spesifiserer timer og utlegg: Det kan velges hvor mye informasjon som skal tas med i fakturavedlegget, og det må velges en sortering som passer til fakturablanketten. Utjevningstimer og nullstilte timer kan skjules eller vises i fakturavedlegget. Etter utskrift av fakturavedlegg blir man i siste bilde i veiviseren anmodet om å sjekke beholdningslisten, slik at en kan kontrollere at restbeholdningen stemmer med det man hadde lagt opp til i forkant av faktureringen, og at ingen oppdrag/saker står igjen med beløp som man ikke hadde forventet. 61