Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/ Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2017 Styremøte Vedlegg: Vedlegg 1 - kap. 61 Høyesterett Vedlegg 2 - Kap. 410 Domstolene Vedlegg 3 - kap. 411 Domstoladministrasjonen Vedlegg 4 - Statusrapport prosjekter 1 tertial 2017 Vedlegg 5 - Resultat balanse noter SRS 1. tertial Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2017 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Det foreslås å omprioritere 3,75 mill. kroner til prosjektet nye saksbehandlingssystemer og 0,9 mill. kroner til Etablering av nytt leverandørforhold. I prosjektet Etablering av nytt leverandørforhold er det både teknologiske og ressursmessige utfordringer. Tiltak blir iverksatt fortløpende. Det er usikkerhet knyttet til prognostisert forbruk for prosjektet Digitale domstoler i Andre prosjekter som ESAS (Stifinner II) og Nye saksbehandlingsløsninger legger beslag på utviklingsressurser i Dette vil påvirke kapasitet og fremdrift i prosjektet, særlig når det gjelder leveransene på området elektronisk samhandling. Det bemanningsreduserende tiltaket har til nå levert 31 mill. kroner i kjente utgiftsbesparelser. Basert på den kontakten det har vært med alle domstoler settes det en prognose for tiltaket i 2017 på 33 mill. kroner. Dette er 3,5 mill. kroner lavere enn budsjettert. Prøveprosjektet Lyd og bilde i domstolene har et ekstra budsjettbehov på 1,4 mill. kroner for å videreføre utprøvingen. Dette er nødvendig for å få erfaringer med ankebehandlingen. For å finansiere merbehovene foreslås flere tiltak. I hovedsak er dette tiltak som kutter i planlagte utstyrsinvesteringer. På kap. 411 Domstoladministrasjonen gir foreslåtte endringer en reserve på 0,4 mill. kroner.

2 1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges styret regnskapsrapporter for første tertial 2017 for kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Det rapporteres på virksomhetsplan per 1. tertial Vurderinger 2.1. Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og forbruk for Høyesterett. Regnskapstallene etter første tertial 2017 viser et forbruk på 33,8 pst. av budsjett. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen. Budsjettet for 2017 er økt med overført mindreforbruk fra 2016, og endringer i revidert nasjonalbudsjett for 2017 (RNB Prop. 129 S ( )). I RNB foreslås bevilgningen redusert med 0,3 mill. kroner som en justering av for høyt beregnede pensjonskostnader. Videre foreslås budsjettet økt med 0,2 mill. kroner knyttet til lønnsoppgjøret for dommere i Høyesterett per Lønnsoppgjøret per var ikke klart tidsnok til at lønnskompensasjonen kom med i revidert nasjonalbudsjett Med utgifter som påløper, og visshet om at midlene vil bli bevilget, er budsjettet økt med og 1,3 mill. kroner knyttet til lønnsoppgjøret per Kap. 410 Domstolene Saksfremlegget er inndelt i prosjekter, AMA og Tjenester/driftsoppgaver Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. 2

3 1 Prosjekter Revidert budsjett 2017 Regnskap 2. tertial 2017 %-vis forbruk Forslag revidering Forslag nytt rev bud Nye saksbehandlersystemer % Digitale domstoler % Etablering av nytt leverandørforhold % Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene % Organisering av sentralbordfunksjoner i domstolene % Sum prosjekter % Nye saksbehandlingssystemer Prosjektet skal: Realisere felles plattform for saksbehandlingssystemer. Realisere nytt saksbehandlingssystem for jordskiftedomstolene på ny plattform. Realisere nytt saksbehandlingssystem for Høyesterett på ny plattform. Videreutvikle saksbehandlingssystemet for tingrettene og lagmannsrettene på ny plattform. I perioden har prosjektet satt i drift to nye versjoner som blant annet inneholdt oppgradering av Databaseserver, endring på hvordan pdf-konvertering skjer, forkynning og endringer av teknisk plattform som muliggjør små og hyppigere leveranser. Prosjektet har en stram økonomisk ramme og kontinuerlig stor oppmerksomhet på prioritering av hvilken funksjonalitet som skal utvikles. Prosjektet oppdaterer kontinuerlig leveranseplan og koordinerer denne med tilgrensende prosjekter, blant annet Etablering ny drift og Digitale domstoler. Prosjektet er i all hovedsak på plan iht. leveranseplan for prosjektet, men avhengighet til andre prosjekter (bytte av driftsleverandør) gjør at leveransetidspunkt for når Høyesterett tar i bruk Lovisa mest sannsynlig blir forskjøvet. Årsprognose for 2017 er 33,75 mill. kroner, mens budsjettet er 30 mill. kroner. Økningen skyldes: Utgiftene til felles plattform for saksbehandlingssystemene har økt med 1,25 mill. kroner Funksjonelle endringer økte utgifter 0,5 mill. kroner o Gjennomgang brukeropplevelse o Ekstra kvalitetssikring fra jordskifterettene o Prioritering av ny funksjonalitet i Lovisa for jordskifterettene o Informasjons- og opplæringsarbeid rettet mot jordskifterettene Høyesterett, mer funksjonalitet økte utgifter 1,25 mill. kroner Bruk av eksterne konsulenter utgiftsøkning 0,75 mill. kroner. 1-2 Digitale domstoler Formålet med prosjektet er å nå hel-digitale, sømløse rettsprosesser i satsingsdomstolene (12 største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett). Prosjektet har en varighet på 6 år ( ) og har et estimat på 240 mill. kroner (208 mill. kroner bevilgning og 32 mill. kroner egenfinansiering). Prosjektet er i planleggingsfasen. Første tertial 2017 ble brukt for å starte opp arbeidet med Digitale Domstoler. Det betyr: 3

4 Etablere prosjektorganisering bl.a. med prosjektkontor, delprosjekter, styringsgruppe, prosjektforum, referansegrupper og ekstern kvalitetssikring Etablere styringsgruppe, prosjektmandat og fokusområder for 2017 Etablere delprosjekter med oppdrag, delprosjektleder og bemanning Etablere samarbeid og koordinering med linje-organisasjon Lage prosjektplaner for hvert delprosjekt I tillegg til planleggingsfasen er det også en del pågående aktiviteter i flere delprosjekter. Alle aktiviteter vil resultere i en samlet prosjektplan for styringsgruppen i juni Budsjettet for Digitale domstoler i 2017 er på 28 mill. kroner. Det er usikkerhet knyttet til prognostisert forbruk i Andre prosjekter som ESAS (Stifinner II) og Nye saksbehandlingsløsninger legger beslag på utviklingsressurser i Dette vil påvirke kapasitet og fremdrift i prosjektet, særlig når det gjelder leveransene i området av elektronisk samhandling. Det vises for øvrig til prosjektrapport vedlegg Etablering av nytt leverandørforhold Prosjektbeskrivelse, mål og gevinster (kort fra mandat): Styrt avvikling av driftsleveranse fra CGI. Etablert et godt og stabilt driftsmiljø hos EVRY. En velfungerende samarbeidsorganisasjon. Dette er et prosjekt med høy risikoprofil og store utfordringer både fremdriftsmessig, teknologisk og ressursmessig. Prosjektet jobber med mange aktiviteter for å sikre tilstrekkelig kvalitet i løsningen før produksjonssettingene. Uten en tilstrekkelig kvalitet vil ikke DA kunne ta i bruk den nye løsningen. Dette betyr i praksis mye testing og feilretting i intensive perioder. Det er knyttet stor risk til prosjektet relatert til både teknologiske og ressursmessige utfordringer hos alle involverte parter. Følgende risiko er vurdert og tiltak iverksatt. Tekniske utfordringer i sammenkoblingen med CGI kan vise seg å gi uventede problemer. o Tilrettelegge for et godt samarbeid på teknisk nivå mellom CGI og EVRY. Endringsvillighet fra CGI/DA sin side dersom det viser seg at endringer må til i dagens løsning. Driftsforstyrrelser hos DA/CGI o Styrke DAs driftsorganisasjon o Mer detaljstyring av ressurser når det gjelder planlagt fravær (deltakelse på kurs, seminarer, avspasering, ferie etc). o Prioritering av oppgaver. Hva MÅ gjennomføres, og hva kan utsettes til etter Etableringsprosjektet. o Styrke bemanningen på Brukersenteret ytterligere ved å leie inn ressurser fra EVRY. Dette sikrer at nøkkelressurser i Etableringsprosjektet ikke blir sittende der 4

5 Det kan avdekkes uventede problemer i programvare som benyttes i plattformen. o Benytte kontakt med programvareleverandører. Supportavtaler benyttes for å få så raske svar som mulig Prosjektplanen er komprimert og har lite sikkerhetsmargin/slakk. o Kommunikasjonen til organisasjonen inkluderer denne usikkerheten slik at dette ikke kommer som en negativ overraskelse. o Standup-møter hver morgen knyttet til etablering av plattform o Sette på nødvendig overtid på applikasjonssiden om det blir behov for det. o Hente inn ekstra ressurser. o Jan Trøiel Bukkholm, som leder mange av ressursene på applikasjonssiden hos driftsleverandør nasjonalt, kommer inn i styringsgruppa. Det vil sikre ressurstilgangen ytterligere Blackberry er valgt som produkt for mobile enheter for sent i planleggingsfasen og aktiviteter for å gjennomføre dette må oppdateres i planen. o Planlegging gjennomføres så raskt som mulig og konsekvensene kartlegges Flere egenutviklede applikasjoner i Lovisa og Jordskifterett reetableres på ny, oppgradert infrastruktur, noe som gir økt risiko for at det oppstår uventede problemer som det kan ta tid å løse. o Det formaliseres en avtale med CGI om mulighet for forlenging av drift av eksisterende løsning 3-parts nøkkelressurser kan ha avtaler som står i veien for å bistå på produksjonssettingsdatoene. o Publiser datoene i god tid og gjør avtaler Sykdom hos sentrale prosjektdeltakere o Ingen spesielle tiltak Driftsavtalen med nåværende leverandør har blitt forlenget for å sikre en reserveløsningen i tilfelle overgangen til ny driftsleverandør feiler. Dette vil medføre et merforbruk i drift da månedlige utgifter er høyere hos gammel leverandør. I tillegg har utvidelse av prosjektperioden medført økte kostnader til eksterne. Det foreslås derfor å øke budsjettet med 0,9 mill. kroner. Dette er basert på en overføring av oppgavene før ferien. Den siste utsettelsen til etter ferien og eventuelle økonomiske konsekvenser av dette er ikke vurdert. 1-5 og 1-6 Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene og Organisering av sentralbordfunksjonen i domstolene Det forventes at delprosjektetene ferdigstiller sitt arbeid før sommerferien. 5

6 AMA Revidert Regnskap 2. %-vis Forslag Forslag nytt rev bud 2 Andre midlertidige aktiviteter (AMA) budsjett 2017 tertial 2017 forbruk revidering Oppfølging sannhetens øyeblikk % Barn i domstolene % Teknologinøytralt regelverk % Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene % Videreutvikle Lovisa mht. tekniske endringer i matrikkelen % Alvorlige sikkerhetshendelser - utvikling av regelverk % Anskaffelse ny kartløsning jordskifte % Lokalprosjekter/teknisk utstyr % Ekstern bistand lokalprosjekter/anskaffelser % Videreutvikling fordelingsmodeller/statistikk og analyse % KS1 i Bergen og Stavanger % Tinghusprosjektet i Drammen % Strategisk plan for domstolene og DA % Høyrett leveranser % Malarbeid Lovisa (IKT) % Samhandlingsportaler (Aktørportal) % Inter- og Intranettportal % Integrasjonsløsninger leveranser % Kommunikasjonsplattform % Prøveprosjekt lyd og bilde i domstolene % Digitale læringsressurser % Virksomhetsutvikling med støtte i KRUT % Kompetanseprogram for modernisering og virksomhetsutvikling % Sum andre midlertidige aktiviteter (AMA) % Flere av de opplistede aktivitetene viser lave regnskapsførte utgifter per første tertial. Aktivitetene planlegges gjennomført, og det forventes at utgiftene i hovedsak vil påløpe i andre halvår KS1 Bergen og Stavanger Regnskap pr 1. tertial 2017 viser et forbruk på kun 0,2 mill. kroner. Det er imidlertid utført arbeid som ikke er regnskapsført, og det forventes at 6 mill. kroner vil bli anvendt til aktivitetene. Det foreslås å redusere budsjettet med 1,5 mill. kroner. KS1 for Bergen er gjennomført og det forventes at sluttrapporten for Stavanger tinghus vil foreligge medio Det arbeides for at regjeringen behandler rapportene fortløpende Tinghusprosjektet i Drammen Det er i første halvår igangsatt en prosjektavklaringsfase i samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet som vil pågå store deler av Dette for å legge grunnlag for et begrunnet valg av alternativ for tinghusprosjekt i Drammen. Arbeidet utføres av Statsbygg og Dovre group AS. Forventet forbruk i 2017 vil derfor bli 3-4 mill. kroner, og resterende del av bevilgningen må overføres til Dette innebærer at det egentlige forprosjektet først kan igangsettes fra årsskiftet 2017/18. 6

7 2-16 Samhandlingsportaler Prognosen for Samhandlingsportaler viser en utgiftsøkning på 0,45 mill. kroner. Dette skyldes økte kostnader ved Aktørportalen for å tilrettelegge for prosjektet Digitale domstoler. Videre skyldes noe av utgiftsøkningen økning i frikjøp brukerstøtte for Aktørportal Kommunikasjonsplattform Grunnet mye ressursbruk i arbeidet med Etableringsprosjektet og virushendelser foreslås det å stoppe videre utrulling av IP-telefoni i Prøveprosjekt lyd og bilde i domstolene Prosjektperioden må forlenges for å få en reell vurdering av arbeidsprosesser i andre instans, Utprøving av arbeidsprosedyrer i forbindelse med ankebehandling vil ta lengre tid enn planlagt, da lagmannsretten må få en reell sak til behandling før arbeidet kan konkluderes. Utprøvingen av teknisk utstyr har også vært mer krevende enn først antatt. Dette har medført økte ressurser til oppfølging av utprøvingen i Tromsø. Videre har kartlegging av eksisterende AV-utstyr ute i domstolene vist at forventet gjenbruk blir lavere enn først antatt. For å sikre at forutsetningene som legges til grunn for beregning av investeringsbehov er korrekte, er det nødvendig med ekstra kapasitet og kompetanse for å sikre at beregningene holder nødvendig kvalitet og at alle forutsetninger er i varetatt. Det foreslås å øke budsjettet med 1,4 mill. kroner Drift Teknisk utstyr jordskifte Rammeavtale med ny utstyrsleverandør er signert. Det skal i løpet av året kjøpes inn måleutstyr for 4,5 mill. kroner. Det foreslås å redusere budsjettet med 1 mill. kroner for å dekke merbehov på andre budsjettposter AV-utstyr Avtale med AV-rådgiver vil være på plass i løpet av kort tid. Innkjøp vil da bli foretatt. Investeringer vil da bli foretatt, blant annet til tinghuset i Skien. For å dekke inn merbehov på andre budsjettposter foreslås det å redusere midlene til AV utstyr i domstolene med 1 mill. kroner. 7

8 3-6-1 Teknisk infrastruktur Teknisk infrastruktur foreslås redusert med 1 mill. kroner. Prognosen baserer seg på estimater for ny driftsavtale for telefoni, som ikke er endelig avklart. For å omprioritere midler til andre nødvendige aktiviteter, foreslås det en budsjettreduksjon tilsvarende 1,35 mill. kroner i PC-utstyr Eksterne registre Utgiftene på denne budsjettposten dekker domstolenes oppslag i Det Sentrale Folkeregisteret, Enhetsregisteret, Foretaksregisteret, Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret, telefonkatalogen, smstjenester, BibJure biblioteksystemlisenser, m.v. En planlagt oppgradering av Bibjure foreslås ikke prioritert, og budsjettet redusert med 0,3 mill. kroner Lisenser/hjemmekontorordningen Budsjettet var laget på bakgrunn av da eksisterende avtale som gikk ut ved årsskifte. I forhandlinger om ny avtale ble kostanden lavere. Budsjettet foreslås redusert med 1,8 mill. kroner Bemanningsreduserende tiltak Budsjettet for 2017 legger opp til at de bemanningsreduserende tiltaket i domstolene skal gi en innsparing på 36,5 mill. kroner. I forbindelse med domstolenes disponeringsskriv ble det trukket ut 13,6 mill. kroner i bemanning i domstolene. Jordskifterettenes andel av det bemanningsreduserende tiltaket ble med dette innfridd. DA henvendte seg til lagmannsrettene og T12 for å få innspill til nye bemanningsplaner. Denne gjennomgangen har til nå medført 15,2 mill. kroner i innsparing. De øvrige domstolene tar kontakt med DA når det oppstår ledighet. Utover hva som ble trukket inn i forbindelse med disponeringsskrivene til de øvrige domstolene, har dette resultert i om lag 1 mill. kroner i nye kutt. I hvilken grad den enkelte domstol innfrir sitt innsparingskrav er ulikt. Dette beror i hovedsak på når det oppstår naturlig ledighet i den enkelte domstol. Administrasjonen har vært i dialog med alle domstoler. Etter første tertial 2017 er årseffekten av det bemanningsreduserende tiltaket 31 mill. kroner. De domstolene som fortsatt ikke har oppnådd sine innsparingskrav skal fortsatt rapportere til DA når ledighet oppstår. Dette gjør domstolene i all hovedsak umiddelbart etter at de er kjent med at det vil forekomme ledighet. Oversikten frem mot september/oktober er derfor god. Ledighet som oppstår sent på året vil ha begrenset økonomisk effekt. Basert på den informasjon som foreligger anslås det en innsparing på om lag 33 mill. kroner 8

9 for det bemanningsreduserende tiltaket i Dette er 3,5 mill. kroner lavere enn hva som ligger til grunn i budsjettet Øvrig Utmarksdomstolen for Finnmark og Finnmarkskommisjonen På bakgrunn av ny lønnsmodell for dommere i Utmarksdomstolen for Finnmark, og oversikt over søksmål generert av kommisjonens arbeid, er det gjort en ny gjennomgang av budsjettbehovet for Utmarksdomstolen. Prognosen for 2017 er på 3,5 mill. kroner. I statsbudsjettet for 2017 er det øremerket en bevilgning på 16 mill. kroner til Utmarksdomstolen for Finnmark og Finnmarkskommisjonen. Mindrebehov i Utmarksdomstolen må således overføres Finnmarkskommisjonen Oppsummering Revidert budsjett etter anvendelse av mindreforbruket i 2016, er 31 mill. kroner utover hva som er disponibelt av midler for Dette skyldes engangskostnader i 2017 i forbindelse med skifte av IKT-driftsleverandør, ekstraordinært utstyrsinnkjøp for domstolene, og betaling av garantiforpliktelse til Statsbygg. Dette skal finansieres ved et forventet mindreforbruk i 2017 i størrelse 40 mill. kroner. Budsjettopplegget forutsetter også at det gjennomføres bemanningsreduserende tiltak i et omfang på 36,5 mill. kroner i løpet av Tall i 1000-kroner Revidert budsjett utover disponibel budsjettramme Foreslåtte budsjettøkninger inkl. red. effekt bemanningsred. tiltak Foreslåtte budsjettreduksjoner Forslag til nytt budsjett utover disponibel budsjettramme Endring (økning utover disponibel budsjettramme) Forslaget til budsjettrevideringer etter første tertial 2017 gir et ytterligere budsjettbehov på 1,6 mill. kroner. I forbindelse med økonomirapporteringen for andre tertial 2017, vil det bli foreslått budsjettrevideringer som reduserer budsjettbehovet utover disponibel budsjettramme med 1,6 mill. kroner. Reserven I løpet av første tertial 2017 er 3,9 mill. kroner av budsjettert reserve på 6 mill. kroner på kap. 410 Domstolene anvendt. Det har vært nødvendig å anvende midler på dommerkonstitusjoner i Sogn og Fjordane tingrett, Nedre Romerike tingrett, Fredrikstad tingrett og Ofoten tingrett. 9

10 Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning Forslaget til budsjettendringer vil gi en reserve på 2,1 mill. kroner siste 8 måneder av Ut året vil det være nødvendige å belaste reserven med opp i mot 1 mill. kroner til sikkerhetstiltak i forbindelse med brannsaken på Hamar Kap. 411 Domstoladministrasjonen Utgiftene på kap. 411 Domstoladministrasjonen etter første tertial 2017 er på 35 pst. Inntektsføring av refusjoner første tertial gir 0,3 mill. kroner i disponible midler. I RNB ble imidlertid bevilgningen redusert med 0,2 mill. kroner som en justering av for høyt beregnede pensjonskostnader. Forslagene til budsjettendringer i vedlegg 3 gir en reserve på 0,4 mill. kroner. I løpet av siste halvår vil det foregå nyansettelser i IKT-enheten. Hva dette vil medføre av økte utgifter er foreløpig usikkert. Midlene må tas av reserven. I tillegg må utgifter i forbindelse med kompetansedagene i DA finansieres over reserven. 3. Avviksrapportering virksomhetsplan første tertial 2017 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan ( ). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen Prosjekter Tabellen oppsummerer status per på prosjektene angitt ved bruk av lyktene. = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Nye saksbehandlingssystemer Digitale domstoler Etablering av nytt leverandørforhold Rapporteringen viser at prosjektet Etablering av nytt leverandørforhold har avvik som krever at tiltak iverksettes. Disse er beskrevet i kap Det vises ellers til vedlagte prosjektrapporter. 10

11 Rapportene for Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene og Organisering av sentralbordfunksjonene i domstolene er foreløpig litt uferdige, men vil ferdigstilles til papirer sendes styremøte Andre midlertidige aktiviteter (AMA) I virksomhetsplanen til DA gjøres følgende endringer: AMA 2-4 Teknologinøytralt regelverk går inn i AMA 2-7 Alvorlige sikkerhetshendelser utvikling av regelverk. AMA2-9 Videreutvikle Lovisa mht. tekniske endringer i matrikkelen må sees i sammenheng med driftsoppgave Malarbeid Lovisa Nytt AMA Anskaffelse av integrasjonsplattform Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for første tertial 2017 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. I forbindelse med økonomirapporteringen for andre tertial 2017 foreslås det budsjettrevisjoner som reduserer utgiftene i Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 11