Kommunens kvalitetssikring smidig saksbehandling. Glipper kvaliteten, har du rutiner og brukes sjekklistene osv osv v/malvin Bjorøy

Transkript

1 Kommunens kvalitetssikring smidig saksbehandling Glipper kvaliteten, har du rutiner og brukes sjekklistene osv osv v/malvin Bjorøy

2 Agenda Bakgrunn, refleksjoner, påstander, ytringer Litt om utfordringer i hverdagen Litt om muligheter til å få kontroll Inspirasjon veien videre

3 Påstander:

4 Påstand I Gitt samme sak Vil ulike kommuner og forskjellige saksbehandlere lande på ja og nei? Bunntekst 4

5 Påstand II Gitt samme tiltak og samme foretak i ulike kommuner ville søknadsprosessen (inklusive gebyr) blitt lik fra kommune til kommune? Bunntekst 5

6 Påstand III Lærer vi jevnt og trutt av våre feil og mangler slik at vi ikke gjentar feil og mangler igjen og igjen? Bunntekst 6

7 Innbyggernes bilde Uforutsigbarhet ang beslutning Hos den enkelte ansatte, hos politikere og mellom nabokommuner Uforutsigbarhet ang tidsbruk Hos den enkelte ansatte, hos politikere og mellom nabokommuner = Noen må kjenne noen ettersom naboen/ den rike får alt men jeg Bunntekst 7

8 Loven hindrer fornuft? Politikernes bilde Saksbehandlerne forskjellsbehandler? Politikerne må være innbyggernes ombudsmenn/-kvinne MOT administrasjonen? Komplisert språk og komplisert avgjørelse? Lang saksbehandlingstid? Kostbare gebyrer? Byråkrati?

9 Forskjells-Norge årlige variabler søknader parter? klagesaker 350 kommuner maler pr kommune maler 3 saksbehandlere pr kommune/ ca 1000 saksbeh. 1-6 beslutningsnivå administrativt 1-3 politiske utvalg og beslutningsnivå politikere, 2 fløyer - hvor mange omgjøringer? politikere 19 Fylkesmenn 75 jurister 10% omgjøring omgjøringer Bunntekst 9

10 300 kommuneplaner (fra 0 til generalplan til gått ut på dato til i gang med til stadfestet) kommunedel-, regulerings- og beb.planer, vedtekter, normer, uttalelser fra % dispensasjoner = 3500 stk foretak med sentral godkjenning søkere foretak som søker lokal godkjenning 350 saker til sivilombudsmannen? 350 saker til sivil rettssak tingretten 35 saker til lagmannsretten 100 saker til Miljøverndepartementet telefoniske og skriftlige henvendelser til BE/KRD ulovligheter kjente og ukjente henvendelser pr kommune pr år

11 300 kommuneplaner (fra 0 til generalplan til gått ut på dato til i gang med til stadfestet) kommunedel-, regulerings- og beb.planer, vedtekter, normer, uttalelser fra % dispensasjoner = 3500 stk foretak med sentral godkjenning søkere foretak som søker lokal godkjenning 350 saker til sivilombudsmannen? 350 saker til sivil rettssak tingretten 35 saker til lagmannsretten 100 saker til Miljøverndepartementet telefoniske og skriftlige henvendelser til BE/KRD ulovligheter kjente og ukjente henvendelser pr kommune pr år

12 Skjønn Privat/personlig skjønn Faglig skjønn Rettslig skjønn Politikk Smidighet Praksis i kommunen egen praksis Bunntekst 12

13 Sidemann Kollegahensyn Kontrollerer hva da? Korridorkonger Gjort det slik alltid. Ulike utdannelser/erfaringer/ståsted Bunntekst 13

14 Så ille er det? Vi har/skaper en virkelighet som er Uforutsigbar Ulik/forskjellig I stadig endring Tilfeldig og personavhengig Preget av synsing Preget av ulik praksis Bunntekst 14

15 Er det håp?

16 Ansvar og fordeling av ansvar Stat Fylkes og fylkeskommune/regionale mynd. Kommunen Kommunens styringssystem Avdelingens og enhetens styring og kontroll Lederansvar og kontroll Sidemanns styring og kontroll Den enkelte medarbeiders evne og vilje

17 Kommunens ansvar, rolle og oppgave Informasjon og veiledning Matrikkelen Delesaker Plan- og reguleringssaker Byggesaker Klagesaker Bunntekst 17

18 Vedtak - beslutning Informasjon - veiledning Fakta Vurdering Konklusjon Etterarbeid/tilsyn

19 Hva er målet og hvor er det definert? Sikre kvalitet det som er avtalt Forutsigbarhet Likebehandling Effektiv saksbehandling Sunne hus og gode uterom Gode kvaliteter i Osv Bunntekst 19

20 Mål Hva er målene/verdiene/måltallene Holde tidsfrister avvik mindre enn Unngå omgjøringer avvik mindre enn Bunntekst 20

21 Lov det du holder hold det du lover Et produkt er en vare eller tjeneste som leveres etter avtale. Tid Pris Sted Bestemt omfang Bestemt produksjonsprosess Bestemt resultat (en gang eller hver gang) Bestemt avvik/toleranser

22 Litt om kvalitetssikring og kontroll

23 Kvalitetssikring Tenk igjennom hvordan dere vil sikre kvaliteten hvilke prosesser vil dere bruke hvordan skal arbeidet organiseres hvem er ansvarlig for hva egenkontroll sidemannskontroll disiplin intern kontroll interdisiplin kontroll 3. parts kontroll verifikasjon etc. hvordan skal dette dokumenteres bruk sjekk lister og sjekk kopier referater husk å arkivere

24 Formål med kontroll Sikre at avtalt arbeid blir levert som bestilt Politiske bestillinger Økonomiske bestillinger Hindre økonomisk korrupsjon/vennskapskorrupsjon Optimal bruk av samfunnets midler (nytte/kost) Faglig korrekt/riktig nok konklusjon Læring og forbedring/utvikling/effektivitet Forutsigbarhet Likebehandling Sunne hus og gode uterom Krav i lovverket Etiske/moralske krav Økonomisk motivert Kvalitetssikringskrav/dokumentasjonskrav/sporing Linjeansvar eller medarbeideransvar?

25 Etterprøving/evaluering av Resultat Hva er kontroll Beslutning, hjemmelsgrunnlag, bruk av midler, mål, framdrift, årsverk, rapportinnhold Metode Juridisk metode (pro et contra) Akademisk metode (induktiv-deduktiv metode) osv Samme metode annen/andre metode Økonomisk metode attestere/anvise Feilkilder Kildegranskning og eller faktagrunnlag Referanser

26 Sidemannskontroll Intern kontroll i foretaket, utført av noen som selv ikke har prosjektert/utført selve prosjekteringen/ utførelsen. Fordeler Lav terskel lett å spørre Kjapt Kan være personuavhengig roller på rundgang Mye kunnskap og erfaring Ulemper Har ikke tid eller kompetanse Velger selv hvem man vil spørre samme svar hver gang Liker ikke negativ tilbakemelding velger ny å spørre Man spør i siste øyeblikk

27 Fordeler Lederkontroll Har makt og myndighet (og ansvar/anledning) Kan gi individuelt tilpasset tilbakemelding Nærhet til saken/medarbeideren (Tett-på ledelse) Fast oppfølging kan ta opp andre forhold også med medarbeideren Enhetlig kontroll enhetlig saksbehandling Ulemper Ulike regimer fra kommune til kommune fra sjef til sjef Oppfattes som unødvendig og som mistillit (rød penn) Oppfattes som urettferdig ikke likt mellom kollegaer Kan skli ut kan ta lett på noen fast skepsis til andre.. Kan skape beslutningsvegring ikke gjør noe før sjefen har bestemt seg Lite nytenking kun en person bestemmer

28 Eksempler Forslag til tekster Må avstemmes mot hverandre unngå dobbeltkontroll Avhengig også av egenkontroll

29 Sidemannskontroll - eksempel Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar 1 Er alle milepæler/frister overholdt? 2 Er relevante planer, bestemmelser og forskrifter hensyntatt? 3 Er generelle forhold i byggesaken ivaretatt? - Adkomstforhold, parkering -Tilgjengelighet for alle -Plassering 4 Er spesielle forhold i byggesaken ivaretatt? - Tilpasning til terreng, og omgivelser - Estetikk Er egenkontroll utført (utfylt sjekkliste)? 6 Er det dispensasjoner? riktig begrunnet? 7 Er det sammenheng mellom vurdering og vedtak? 8 Er et eventuelt avslag hjemlet og begrunnet? 9 Er sidemannskontrollen utført og riktig signert? 10 Er vedtaket omstridt eller omforent i avdelingen? 11 Er gebyret utregnet riktig? 12 Er interne/eksterne enheter rådført? (VAV/landbruk/FM/FK) 13 Er saken politisk aktuell/prinsippiell? Avklare med rådmannen?

30 Lederkontroll - eksempel Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar 1 Er enhetens sjekklister fyllt ut og funnet i orden? 2 Er sakens dokumenter ført korrekt i sak/arkiv? 3 Er habilitet vurdert i saken? 4 Er det ført avvik i saken som er relevante for læring i avdelingen? 5 Har saksbehandler rett kompetanse? 6 Representerer vedtaket avdelingens syn (omforent?) 7 Er relevante planer brukt? 8 Er relevante bestemmelser/retningslinjer brukt? 9 Er relevante forskrifter brukt? 10 Er riktig hjemmel brukt? 11 Er egenkontroll utført (utfylt sjekkliste)? 12 Er sidemannskontroll utført, og signert i vedtaket? 13 Er all korrespondanse ført i sak/arkiv(stikkprøve) 14 Skal saken til politisk behandling? 15 Er et eventuelt avslag hjemlet og begrunnet? 16 Er tidsbruken korrekt og saken innen for lovpålagt frist? 17 Er gebyret utregnet riktig?

31 Hva hindrer oss Hva er risikoene for å ikke nå målene? Ulik kompetanse Den enkeltes etterlevelse av krav/mål Ledelse og lederoppfølging Organisasjonen (struktur/kultur osv) Overordnet ledelse/politisk styring Bunntekst 31

32 Ha en riktig god ettermiddag Bunntekst 32