Styreseminar 2. juni 2004 NHH, BERGEN

Transkript

1 Uttalelse fra: STYRET I og II DAGLIG LEDELSE GRUPPEOPPGAVER Styreseminar 2. juni 2004 NHH, BERGEN 1. SIFO forvaltningsorgan med særskilte fullmakter: hva har fungert godt/mindre godt sett fra de ulike partenes ståsted: STYRE - I Pluss: Nettobudsjettering Forvaltningsorgan med særskilte fullmakter gir muligheter. Minus: Uklare roller kommunikasjonslinjer mellom styret/daglig ledelse Daglig ledelse Riksrevisjonen Formell rolleavklaring For lite styremøter rotete Økonomirapportering til styret rutiner SIFO har brukt lang tid å få på plass økonomirutiner Mangel på fagdiskusjoner i styret STYRE - II Pluss: Styringsdokumenter LTP Avsatt midler til strategiske satsninger Uformelt nettverk /Forbrukerorganisasjonene Styreseminar strategidiskusjoenr Har fått budsjett/regnskap på plass Vektlegging av brukerformidling/forståelse Utvikling av intern.nettverk

2 2 1. SIFO forvaltningsorgan med særskilte fullmakter: hva har fungert godt/mindre godt sett fra de ulike partenes ståsted,: forts. STYRE II Minus: Uklar rolleforståelse for styret i forhold til: o o Ledelsen og øvrig organisasjon Manglende involvering i strategiprosessen Lite systematisk bruk av styret som nettverk Få muligheter for kvalitativ kontroll For få møteplasser styremøter/seminar Pluss: Profesjonell organisasjon Villig til å følge opp våre saker på en god måte Streker seg for å etterkomme våre ønsker Åpent forhold Minus: Uklare roller og ansvarsfordeling (for eksempel hvem skal revisjonsbrevet sendes til?) Løpende oppfølging av økonomisaker fra styrets side (for eksempel fast agendapunkt? Mye bedre enn tidligere) Formell behandling av regnskapet, (når, hvordan, av hvem Riksrevisjonen tilstede?) Regnskapsprinsipper hvordan praktiseres? (ulik praktisering, hva er beste praksis?) Prosjektinntekter. Mva-behandling, fondsavsetninger. Dialog om risikobilde Pluss: Har rendyrket SIFOs ansvar Administrativt arbeid er flyttet ut av Positiv utvikling i oversikt over utviklingen Minus: Fjernet kontaktpunkter For formalisert kontakt familiebåndene er svekket 2

3 3 1. SIFO forvaltningsorgan med særskilte fullmakter: hva har fungert godt/mindre godt sett fra de ulike partenes ståsted,: forts. Daglig ledelse((administrasjon) Pluss: Beholdt faglig autonomi Høy grunnbevilgning Fleksibelt budsjettsystem Statlig personalforvaltning Minus: Rolleuklarheter fag/styret Prøvekanin Diskriminering 3

4 4 2. Oppfatning av egen og andres roller (ansvarsdomener og oppgaver) - sett fra de ulike partenes ståsted: Egen rolle: Ekstern revisor - Revisjon og bekreftelse av årsregnskapet inkl. KAD - Veiledning underveis iht. Riksrevisjonens mandat - Avstemme RR s vurdering mot styret mht. Intern kontroll risiko Overordnet departement, ikke eier i juridisk forstand Ansvarlig for rammebetingelser, herunder budsjett, regelverk, etatsstyring, instruksjon i enkelte saker m.m. Vurdering: Noe usikker på hvordan styringsvirkemidlene skal dimensjoneres og balanseres. Styret Organisering Strategi Budsjett/regnskap Resultatoppfølging/evaluering ( Påse -rolle) Vurdering: Ønsker mer relevant info vedr. ansvarsområder Ønsker forutsigbarhet og ryddighet mht. saksbehandling Blir vi oppdatert/konsultert og informert på riktig måte/til rett tid? Hvor bundet er vi av vedtektene? Hvilken rolle skal vi spille? Proaktiv/Reaktiv? Daglig ledelse: Iverksette strategier, vedtak, budsjetter ( Sørge for rolle ) Tilbakerapportere, herunder nødvendige systemer + rutiner for økonomi Fag. Vurdering: Uklarhet i forhold til styret mht. bl.a. økonomisk rapportering Utfordring mhp. Å utvikle systemer for faglig kvalitetsvurdering + fremdrift 4

5 5 2. Oppfatning av egen og andres roller (ansvarsdomener og oppgaver) - sett fra de ulike partenes ståsted (forts..): Egen rolle: Styre gjennom vedtekter Stille krav gjennom tildelingsbrev og stille midler til disposisjon Kontrollfunksjon Gjør SIFO det de skal gjøre? Faglig og administrativt. Oppnevne styre som er uavhengig også av eier Oppnevne styre som sikrer bredde i kunnskap, kompetanse og erfaring Klargjøre/utvikle rollen som etterspørrer Lage klare roller, rutiner og møteplasser når ting går galt. SIFO Utvikle langsiktige planer Styre etter budsjett og regnskap Aktiv og synlig forskningsaktør som leverer resultater (Tilstrekkelig) god og tydelig kommunikasjon mellom administrasjonen og styret Veileder og kontrollør STYRE I Egen rolle: 1. Faglig strategi-rolle Faglig utvikling Faglig fornyelse Kvalitet Effektivitet 2. Økonomisk ansvar - overordnet Forutsetter effektiv rapportering 3. Sikre gode rammevilkår i samarbeid med eierne/ 4. Overvåke at SIFO er hensiktsmessig organisert: God arbeidsplass God kommunikasjon Effektiv 5

6 6 2. Oppfatning av egen og andres roller (ansvarsdomener og oppgaver) - sett fra de ulike partenes ståsted (forts..): STYRET- I - Begrenset rolle - Forventer at de arbeider med å sikre/utvikle SIFOs rammevilkår - Incentiver/honorering for styrets arbeid - Si fra når noe er galt - Delta på styremøte DAGLIG LEDELSE - Forsyne styret med GOD, NOK og RIKTIG informasjon - Følge opp styrets vedtak lojalt - Bringe Faglig stab/ledere mer i kontakt med styret STYRET- II Egen rolle: - Strategisk ledelse - Kontrollfunksjon - Dialog med - Rådgivning/nettverk/allianse - Organisering/arbeidsgiver - Etikk/samfunnsansvar - Selvstyring styret - Etterspørrerrollen Systematisk dialog /Styret/Ledelsen - Innspill strategi Evaluering/tilbakemelding Forbrukerpolitiske ambisjoner (som eier) - Riktig styresammensetning Klargjøre ift. Andre aktører 6

7 7 2. Oppfatning av egen og andres roller (ansvarsdomener og oppgaver) - sett fra de ulike partenes ståsted (forts..): STYRET- II - Kontrollere - Rådgivning - Tydeliggjøre egen rolle/forventninger til styret DAGLIG LEDELSE(direktør): - Tilrettelegge for styret Personalledelse - Operativ ledelse (øko,adm,fag) rekruttering - Organisering/styringsrutiner - Allianse/nettverk/profilering DAGLIG LEDELSE Egen rolle: 1. Sørge for at SIFO forvalter, utvikler og formidler kunnskap i henhold til vedtekter og styrets prioriteringer 2. Iverksette styrevedtak 3. Sørge for at: Offentlig regelverk følges Hensiktsmessig organisering Riktig kompetanse og Nødvendig kapasitet God økonomiforvaltning 4. Utøve en sekretariatsfunksjon for styret mht. planlegging og rapportering og tilrettelegge for styrets strategiarbeide 5. Dialog med eiere og brukere 7

8 8 2. Oppfatning av egen og andres roller (ansvarsdomener og oppgaver) - sett fra de ulike partenes ståsted (forts..): DAGLIG LEDELSE STYRET - Formulere overordnede mål og langsiktige strategier (iht. SIFOs formålsparagraf) - Påse at SIFOs ledelse gjør pkt (som de selv har satt opp som egen rolle se forrige side) - Sørge for forsvarlig finansiering - Opptre som aktive eiere (Bestiller/kunde) - Spydspiss mot politisk miljø og sektordepartement mht. forskningsoppgaver og anvendelse av SIFOs forskning.- Påse at SIFO drives i henhold til Stortingets vedtak og gjeldende regelverk - Rådgivning i spørsmål om fortolkning av regelverk 8

9 9 AVSLUTNING Største utfordring i samspillet mellom partene og den rollen de fyller Ulike oppfatninger Forventinger Rammebetingelser Overlapp/manglende roller ROLLE Egne forventinger Andres forventinger Rammebetingelser Samarbeid Styret om framtidig forskningsstrategi: Finansiering/grunnbevilgning Forholdet til NFR Konkurranseutsetting Mål å bevare Forbrukerforksning Beste strategi SIFO er oppdaget 9

10 10 VEIEN VIDERE: Stort sammenfall mellom oppfatninger av hvordan forholdet oss i mellom er og bør være! Størst jobb å gjøre med å avklare forholdet mellom daglig ledelse og styre Forretningsorden for styret Fullmakter fra styret til daglig ledelse (maler for rapportering) Årssyklusplan for økonomi og faglig strategiplanlegging Mer kontakt med styre/faglig ledelse Fremdeles noe avvik i forhold til hva Riksrevisjonen bør/kan gjøre o Internrevisjon o Rådgivning o Prosjektakkvisisjon - heller som bør dekkes? Daglig ledelse føler de har tre-dobbelt revisjon; Styre,, Riksrevisjon - Årssyklusplan? Avklare hvordan vil utøve sin styring av SIFO fremover: Tildelingsbrev Kontaktmøter St.prp. Kan være spydspiss i forhold til omverden? 10

11 This document was created with Win2PDF available at The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.