Møteinnkalling. Nore og Uvdal kommune. Saksnr: 20- Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget. Møtested: Kommunehuset, kommunestyresalen. Dato: Tidspunkt: 12:2Ö

Transkript

1 Saksnr: 20- Møteinnkalling Grethe-Marit Trulsen, leder Nore oguvdal kommune, O 4 I O 4. Hvis du ikke kan møte gir du beskjed til møtesekretær Hilde Tingdal Røbech, telefon / eller e-post: htr@noreuvdal.no Tidspunkt: 12:2Ö Møtested: Kommunehuset, kommunestyresalen Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Dato: N LJ DAL Nore og Uvdal kommune

2 Sakskart: Utvalgs Sakstittel Lukket/åpent Saksnr: PS 20/14 Informasjon om prosjekt Kvalitetstyringssystem PS 2 1/14 HMS-avvik første halvdel 2014 PS 22/14 Prosedyre for håndtering av mobbing; RÅR-prosedyren PS 23/14 Orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte PS 24/14 Rullering av økonomiplanen for perioden , orientering om prosessen med fokus på Arbeidsmiljøutvalgets ansvarsområde PS 25/14 Systematisk HMS-arbeid; vemerunden PS 26/14 økonomiplanen for perioden og budsjett for høringsuttalelse fra Arbeidsmiljøutvalget. PS 27/14 Fysisk aktivitet for kommunalt ansatte. PS 28/14 Rapport fra Opplevelsesdagen 2014 PS 29/14 Møteplan 2015 for Arbeidsmiljøutvalget Hovedverneombudets informasjon.

3 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/790 Avcl. : Personalseksjonen Saksbehandiler : Hilde Tingdal Røbech Informasjon om prosjekt Kvalitetstyringssystem MØTEBEHANDL1NG: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Informasjon om prosjektaktiviteten. Fakta: Arbeidsmiljøutvalget er orientert om prosjektet i følgende saker: 09/13, 07/14 og 17/14. Prosjektplanen av danner grunnlaget for arbeidet; se vedlegg. Rådmannen er prosjektansvarlig og informerer utvalget i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretning.

4 . -Q V) t. = z 0 m 1< 5. V) V) 1< V) CD 3 z 3 (D td -I -D o c o (.fl

5 Innhold 1. Innledning 2. Mål og rammer 2.1 Mål 2.2 Rammer 2.3 Omfang og avgrensninger 3. Organisering 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5. Detaljert prosjektplan

6 Etter initiativ fra rådmannen i Notodden kommune, ble felles anskaffelse av IKT-verktøy Kongsbergregionen mars for kvalitet/internkontroll med avviksoppfølging satt på agendaen i Rådmannsutvalget i Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal, PLP-metodikken skal brukes. Rådmannens ledergruppe vedtok i sitt møte organisering av prosjektet. Konkret arbeid har i liten grad vært utført grunnet manglende lokal prosjektorganisering. regionen. Ressurser har vært brukt av både rådmann, fagsjefer og mellomledere. gjennomført forventet opplæring. Opplæringen har vært gjennomført både lokalt og I For Nore og Uvdal sin del, har rådmannen deltatt i regionale prosjektmøter, ledelsen har deltatt, de starter i Notodden har gjennomført mye. Her legges til at de startet arbeidet for det regionale prosjektet ble etablert. Store variasjoner har preget prosjektaktiviteten i de 7 kommunene. Kongsberg har ikke Det regionale prosjektet er i henhold til prosjektplanen gjennomført og avsluttet i skal være en samling av nødvendige styringsdokumenter, prosedyrer, rutiner og 3. Kommunene har i regionale faggrupper og nettverk drøftet behovet for et digitalt 4. Målet med et slikt system er at alle ansatte skal kunne utføre sine i enkelte fagavdelinger men ikke som en helhetlig, organisatorisk prosess. (lntemkontrollforskriften) er en sentral forankring. Skal den oppfylles kreves systematikk og helhetligjobbing i organisasjonen. Arbeidstilsynet har i økende kvalitetssystem. I den grad kommunene har systemer er systemene ulike. 2. Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter betryggende kontrolr. arbeidsoppgaver i henhold til avtalt nivå, metode, standard og kvalitet. Systemet lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for Også internt i organisasjonene brukes ulike systemer. Utviklingsarbeid har skjedd Administrasjonssjefen skal sørgefor at administrasjonen drives i samsvar med retningslinjer, samt awikshåndtering. grad HMS-tilsyn. De stiller krav om at virksomhetene skal ha et helhetlig system. 1. Kommunelovens bestemmelser i 23: Bakgrunn: Kongsbergregionen omfatter følgende kommuner: Tinn, Hjartdal, Notodden, Kongsberg, 1. Innledning

7 ) Funksjonell og målrettet prosjektorganisering Handlingsmål Implementere kvalitetsstyringssystem (Kvalitetsiosen) i Nore og Uvdal kommune. Overordnet mål årsverk: Prosjektet gjelder alle ansatte, 368 personer med følgende fordeling på fagavdeling og Systemadministratorer: prosjektieder, prosjektgruppen og leder IKT Systemeier: rådmannen 2.3 Omfang og avgrensnlnger Budsjett utarbeides på bakgrunn av definerte aktiviteter. Prosjektplanen skal beskrive aktiviteter, tidsangivelser, milepæler og ansvarlige. rådmannen. arbeidet innenfor ordinær drift. Ved behov utover dette avgjør prosjektansvarlig/ Prosjektieder, prosjektgruppen, arbeidsgrupper og interne prosjektressurser utfører Prosjektslutt Prosjektstart Dokumentasjonsmodulen Awikssystemet Risiko- og sårbarhetsmodul (ROS-modulen) 2.2 Rammer Kvalitetsstyringssystem (Kvalitetslosen): Ta ansvar for oppstart av kvalitetsnettverket > Etablere systematisk kontakt med Kongsbergregionens Kvalitetsnettverk funksjon og tema > Etablere og systematisk følge opp nødvendige arbeidsgrupper sammensatt ut fra > Planlegge, koordinere og gjennomføre opplæring > Systematisk kommunikasjon mellom prosjektansvarlig og prosjektieder > Etablere rådmannens kvalitetsnettverk og definere ansvar og oppgaver > Etablere god forankring og forståelse hos alle ansatte 2.1 Mål 2 Mål og rammer

8 Arbeidsgiver/personallederne er hovedressursgruppen for å nå prosjektmålet. Denne gruppen består av rådmann, økonomisjef, 5 fagsjefer og 20 melfomledere. PRO 83,67 NMK 45,70 HSB 28,25 Prosjekteier (PE) Nore og Uvdal kommune agenda: rapportering og framdriftskontroll Oppdragsgiver Nore og Uvdal Er gitt av Kongsbergregionens kommune rådmannsutvalg , sak 029/11 kontakt med avdelingens representant i prosjektgruppen. us Berit Nerli Den enkelte har ansvar for en systematisk Leder styringsgruppen Prosjektansvarlig Alexander Ytteborg Ansvarlig for at prosjektmålene nås. Anne Rudi Ivareta helheten Styringsgruppe Vidar Torgersen Overordnet ansvar Systematisk kontakt med prosjektieder (P1), Oddbjørn Fønnebø Møtene ledes av prosjektansvarlig (PA) Christianne Stroop Referat oversendes prosjektleder (PL) Leif Ågesen Fatte strategiske beslutninger (PA) Systemansvarlig Funksjon Person/organisasjon Mandat Ansvarsforhold Oppdragsgiver: Nore og Uvdal kommune Prosjekteier: Nore og Uvdal kommune Prosjektansvarlig: Vidar Torgersen Prosjektets metodikk er bestemt til å være PLP-prosessen. 3 Organisering Prosjektmidler er ikke avsatt i budsjettet for Økonomisk behov legges fram for styrlngsgruppen. SBK 98,32 5FF 21,20

9 til rutiner, kodeverk mm. Prosjektleder (P1) Hilde Tingdal Røbech Ansvar for daglig drift Systemadministrator Mandat til tverrfaglige beslutninger i forhold Systematisk kontakt med prosjektansvarlig framdriftskontroll. (PA), agenda: rapportering og Fagnettverk har møter etter avklaring med fagavdelingens representant i prosjektgruppen. Sistnevnte er ansvarlig for å sikre kommunikasjon mellom fagnettverk og prosjektgrupperi. Prosjektgruppen har møter etter prosjektleder og prosjektgruppens behov. gruppen møtes utover dette etter bestemmelse hos prosjektansvarlig. Styringsgruppen har møte ved prosjektets oppstart og ved prosjektsiutt. Etter behov kan Statuspunkter framdriftsplanen, tema- og funksjonsbasert Fagnettverk Grupper som etableres i henhold til fagavdeling fagavdelingen ta opp aktuelle saker i Skal på eget initiativ og på vegene av PRO vi Toril HSB vi Stefan Olsson NMK v? Kai Redalen Knudsen Mikalsen Ansvarlig for at definerte oppgaver i Bistå prosjektleder for å nå prosjektmålene Systemadministratorer SBK v! Merethe Rød Skal ivareta helheten Prosjektgruppe FØNK vi Guro Lie Oppnevnt av leder Prosjektets bindeledd til sin fagsjef som har ansvar for daglig drift. prosjektgruppen gjennomføres i egen prosjektgruppen. Disse gis til prosjektleder Ivaretar SFF sin rolle og ansvar.

10 Kvalitetsnettverket i Kongsbergregionen nødvendige områder forå nå målet. Intern kompetanse; alle ansatte som sammen gir en bred kompetanse på alle bli brukt Notodden kommune; mye erfaring med systemet og implementering og ønske om å Se eget dokument 5 Detaljert prosjektplan prosjektledelsen oppmerksom på eventuelle nye risikoforhold som oppstår. Alle prosjektdeltakerne og definerte nøkkelpersoner er ansvarlig for straks å gjøre Manglende motivasjon Uklare kommunikasjonslinjer Fravær av prosjektgruppemedlemmer Kvalitetsnettverket ikke iverksettes Fravær av prosjektleder Rådmannens kvalitetsnettverk ikke etableres Risikoer for at målet ikke nås: 4 Risikoanalyse og kvalitetssikring Manglende forankring i fagavdelingene At ikke alle ansatte har e-post/er tilkoblet AD Prosjektet blir ikke prioritert Manglende eller fravær av kommunikasjon med eksterne ressurser Kvalitetslosen AS Prosjektets kompetanse:

11 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe 2014/789 Avd. Personalseksjonen Saksbehandler Hilde Tingdal Røbech 1TMS-avvik første halvdel 2014 MØTEBEHANDLING Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Orientering om HMS-avvik for første halvdel Fakta: Plikten til et systematisk HMS-arbeid er forankret i Arbeidsmiljøloven og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ( Internkontrollforskriften). HMS-avvik legges fram for utvalget 2 ganger pr år. 1 avvik er mottatt, se vedlegg. Saksbehandlers vurdering: Systematisk rapportering til Arbeidsmiljøutvalget startet høsten Papirversjon brukes i påvente av et digitalt avvikssystem.

12 I henhold til prosjektplanen for Kvalitetstyringssystemet, skal alle ansatte fra og med januar 2015 kunne melde avvik digitalt. Rådmannen vil da til enhver tid har oversikt over meldte avvik og håndteringen av disse. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretning.

13 AVVIK REGISTRERT KORRIGERENDE TILTAK REGISTRERT LUKKET T Ansatt på HSB-avd. Klage på bruken av vikar i renholdet Rutiner gjennomgått med vikaren. Oppsynsmann Vikaren har tidligere undertegnet taushetserklæring. i Utskrift: Skjema for avviksiogg Nore og Uvdal kommune Verneområde: NMK-avdelingen År: 2014 Første halvår. Ansvarlig for Fagsjef Delegert ansvar: oppdatering: Sist oppdatert (dato): Sendt A1 IU: i. Alle avvik skal være dokumentertlregistrert på avviksskjema eller på annen måte dokumentert før det registreres i avviksiog. ii. Avviksloggen skal gi oversikt over avvik. iii. Ansvarlig leder sjekker hvor raskt ett avvik blir fulgt opp og hvor lang tid det tar å lukke avvik. NR Dato Navn på melder Stikkord beskrivelse av avviket Dato Stikkord beskrivelse av tiltak Navn på ansvarlig Dato Verneområde/sted

14 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 443 Saksmappe : 2014/791 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler Hilde Tingdal Røbech Prosedyre for håndtering av mobbing; RÅR-prosedyren MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Prosedyre for håndtering av mobbing, vitalisering. Fakta: I 2009 gjennomførte rådmannen en medarbeiderundersøkelse blant ansatte i stillingsstørrelser fra og med 40%. Undersøkelsen var forankret i Handlingsplanen mellom kommunen og bedriftshelsetjenesten Hjelp 24. På bakgrunn av resultatene vedtok Arbeidsmiljøutvalget i sak 06/10 å starte prosjektet Raushet, åpenhet og respekt (RÅR); systematisk sanihandling for å forebygge og håndtere mobbing. Prosjektperioden var I sak 21/10 vedtok Arbeidsmiljøutvalget en forlengelse til

15 Lovforankringen er Arbeidsmiljølovens * 4-1 og 4-3; både arbeidsgiver og arbeidstaker skal være beskyttet mot: utilbørlig opptreden uheldig psykisk belastning krenking av integritet og verdighet trakassering Prosedyre er utarbeidet og drøftet i rådmannens ledergruppe i årene 2011 og 2012; se vedlegg. I april 2014 ble nåværende rådmann kjent med prosedyren. Den ble lagt fram i rådmannens ledergruppe Rådmannen konkluderer med at prosedyren innføres og praktiseres i alle fagavdelingene etter ferien. Arbeidsmiljøutvalget får prosedyren til orientering. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar prosedyren til etterretning.

16 lvi obbing dreier seg om situasjoner på arbeidsplassen der en person over lengre tid utsettes for negativ behandling fra en eller flere i arbeidsmiljøet, og der personen som rammes har vanskelig med å forsvare seg mot disse handlingene. Hvis du ser andre bli utsatt for mobbing eller opplever dette selv har du plikt til å si fra... Innenluke lnnen2uker Ta kontakt med Nærmeste leder skal skaffe din nærmeste leder på faktaopplysninger fra begge arbeidsplassen parter og sørge for at alle involverte får legge frem sitt Han/hun skal dokumentere syn og uttale seg om det andre henvendelsen umiddelbart har sagt. Alt skal dokumenteres På bakgrunn av og behandle den skriftlig av leder. faktaopplysningene konfidensielt : skal nærmeste leder, Nærmeste leder skal koble inn i gjerne i samarbeid (følge med skjema?) Hjelp 24 som uavhengig part med Hjelp 24, avklare hvis noen av partene i om Hvis din nærmeste leder er konflikten ønsker dette. mobberen skal du gå til lederen over eller til verneombudet som skal bringe saken videre til rett person * *...og vi har plikt til å hjelpe deg. Juni2014

17 Innenluke Innen2uker -% - Prosedyrer for ledere som mottar henvendelser om mobbing, juni 2014 Skafffaktaopplysninger fra Dokumenter henvendelsen begge parter og sørg for at alle umiddelbart og behandle den involverte får legge frem sitt konfidensielt syn og uttale seg om det andre horsagt.altskaldokumenteres - Hvem klager skriftlig: Hvem anklages i Pa bakgrunn av Hendelsesforløp Koble inn Hjelp 24 hvis faktaopplysningene Tid og sted for det er Ønske fra deg skal nærmeste leder, hendelsene som leder eller noen av gjerne i samarbeid Eventuelle vitner partene med Hjelp 24 og sin Intervju med den som nærmeste leder, Informer klageren om harfremlagt klagen I avklare om videre saksgang H samt vitner som denne har oppnevnt lnformér din Intervju med den/de nærmeste leder om anklagede og vitner saken som denne/disse har oppnevnt

18 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/788 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Orienteringer i Arbeidsmfljoutvalgets møte MØTEBEHANDLING Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Orienteringer om hendelser og aktiviteter siden forrige utvalgsmøte. Fakta: 1. Organisasjonsendring Fra fagavdeling for Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner (SFF) til Stab hos rådmannen med virkning fra og med 1. september Rådmannen orienterer. 2. Vernerunden 2014 Status og framdrift. Rådmannen orienterer. 3. Endringer i tobakkskadeloven fra 1. juli 2014 Rådmannen orienterer om lovendringen og lokale tiltak. Se vedlagte Retningslinjer vedrørende røyking på arbeidspiassene i Nore og Uvdal kommune. 4. Hovedvernombudets informasjon 5. Bedriftshelsetjenestens informasjon

19 6. AKAN Rådmannen orienterer. 7. Opplevelsesdagen for kommunalt ansatte. Rådmannen orienterer. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringene til etterretning

20 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 145 Saksmappe : 2014/784 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Rullermg av okonomiplanen for perioden , orientering om prosessen med fokus på Arbeidsmiljoutvalgets ansvarsområde M0TEBEHANDLNG: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Rådmannens orientering om økonomiplanprosessen med fokus på Arbeidsmiljoutvalgets ansvarsområde. Fakta: Gjeldende økonomiplan ble vedtatt i kommunestyret 16. desember Arbeidsmiljøutvalget gav sin uttalelse til budsjettforslaget i sak 19/13: Arbeidsmiljøutvalget ber rådmannen koble vernerunderapportene sterkere opp mot økonomiplanarbeidet. Arbeidet med rullering av planen er i gang. Rådmannen orienterer utvalget i møtet.

21 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringen til etterretning.

22 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/753 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Systematisk HMS-arbeid; vernerunden MØTEBEHANDL1NG: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Dokumentasjon på vernerunden Fakta: Arbeidsmiljølovens 3-1 omtaler Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Vemerunden er en del av det systematiske arbeidet. Partene i arbeidet er personalledelsen og vemetjenesten. De ble i brev datert påminnet om prosessen med frist for levering av fagavdelingenes handlingsplaner til rådmannen innen Aktuelle skjema ble lagt ved. Samme informasjon ble også lagt ut på kommunens intranett. Arbeidsmiljøutvalget ble i sitt møte 11. juni informert om prosessen.

23 Rådmannen har dokumentert arbeidet som vedlegg 1 viser. Fagavdelingenes Handlingspianer vises i vedlegg 2. Vemetjenestens Høstmøte hadde vernerunden 2014 som tema. Hovedvemeombudet viii møtet gi en tilbakemelding. Saksbehandlers vurdering: Vemerunden er en stor prosess som invoiverer mange. De ansatte har med dette en anledning til å gi arbeidsgiver og Arbeidsmiljøutvalget tilbakemelding om forbedringspunkter på både fysiske og psykiske arbeidsforhold. I hovedsak er det de fysiske forholdene som omtales. De aller fleste vemeområdene er gjennomgått. Hovedutfordringen er vemeområdet Renhold. Vemerunden er tidsmessig lagt slik at oppfølgingen kan sees i sammenheng med rullering av økonomiplanen. De ansatte har forventninger om forbedringer. Det er viktig at personallederne informerer sine ansatte om videre prosess helt fram til vedtak i kommunestyret i desember. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering.

24 Vernerunden 2014 statusdoku ment til Arbeidsmiljøutvalget Verneområde Fagavdeling Verneområdets Leder Levert Levert Verneombudets innhold skjema Handlingsplan deltakelse eventuelt andre itillegg Kommunehuset 5FF VidarTorgersen X X Kathrine Hopstad Servicekontoret lagt ved sin egen Han d li ngsp la n Verneombud: Kathrine Hopstad Varaverneombud: Elin Hagen Fønk Ansatte som Anne Rudi x x Elin Hagen jobber i Rollag kommune og Flesberg kommune. SBK Leif Ågesen x x Kathrine Hopstad i Frivilligsentralen x x x Kathrine Hopstad Hybelhuset NMI( Bygdetunet Oddbjørn x x Kathrine Hopstad Utmarkssenteret FØnnebØ

25 Rødberg lngebjørg x - Max Jacobsen bibliotek Ulbaasen Rødberg skole SBK Torunn-Helene X - Verneombud ikke Bakka Vaktmester deltok HSB Ansatte som Christianne X X Kathrine Hopstad jobber I Rollag Stroop kommune og Flesberg kommune. Bråflåttu n ressurssenter Rødberghallen SBK Ungdomsklubben Leif Ågesen x X Max Jacobsen Verneombud: Max Kulturskolen Liv Bergset x x Max Jacobsen Jacobsen Verneombud: Trine B Hovd Vara: Anne Lise Pettersborg Rødberg barnehage SBK Tordis Skogen x x Gunn Lian i ah ren Verneombud: Gunn H Lian Vara: Anne T Wetterhus Uvdal skole SBK Uvdal bibliotek Lars Granhaug x x Kan Håvardsrud Verneombud: Karl Håvardsrud Vara: Monica Bekkeseth

26 Uvdal barnehage SBK Kan Kleiv x x Janne Vikan Redalen Verneombud: Janne Vikan Vara: Kirsten Frydenberg Nore skole SBK Nore bibliotek Verneombud: SBK Nore barnehage SBK Bente Gunn x x Heidi Skriudalen Haug Verneombud: Heidi Skriudalen Leirskolen SBK Leif Ågesen x - Verneom bud: Tor 5 Samuelsen Tunhovd Oppvekstsenter SBK Lars E Jacobsen x - Tor Kristin Samuelsen og rektor Teigen Verneombud: Kristin Teigen Administrasjon PRO Lis Berit Nerli x - Gunn Snarheim Fellestjenesten PRO Åse Berit x - Løitegård Verneombud: Gunn Snarheim Vara: Solveig Heggelien Gunn Snarheim Verneombud: Gunn Snarheim Vara: Solveig Heggelien

27 Institusjon PRO Skjermet avdeling Toril Mikalsen Verneombud: Aud Sidsel x - Haugen Vara: Marianne Tollefsen Aud Sidsel Haugen Verneombud: Vida Korttids/rehab GunnerTjelldèn x - Naujokaltyte Vara: Liv Åse SØnsterud Vida Naujokaltyte Hjemmetjenesten PRO Boliger, Toril Fjøslid x - Hellemohusene Verneombud: Liv Åse SØnsteru d Vara: Grete H Lassegård Brannvesenet NMK Kai Redalen x x Eirik Haug Liv Åse Sønsterud Verneombud: Eirik Haug Renhold * NMK Therje Andersen Verneombud: Vaktmester * NMK Therje Andersen Vedlikehold * NMK Therje Andersen Verneombud: Lars Terje Bølviken WAR NMK Birger Deinboll x x Terje Bølviken Verneom bud: Lars Terje Bølviken Verneombud: Lars Terje Bølviken

28 Antall verneområder 19 Antall verneombud 14 Antall varaverneombud 9 Verneområde PRO Institusjon er inndelt i 2 avdelinger, Skjermet A og B ledet av hver sin leder og med verneombud og Korttids Rehab varaverneombud i hver avdeling. 2 verneområder mangler verneombùd SBK Nore skole inkludert Nore bibliotek NMK, Renhold Verneområder det ikke er levert vernerunderapport Nore skole Renhold Vaktmester Vedlikehold i rapport er levert i forhold til administrativ inndeling FDV Handlingsplaner er levert for alle fagavdelingene SFF FØNK SBK NMK HSB PRO *Rapporter ikke levert fra disse verneområdene. Derimot er det levert rapport for FDV datert og signert av områdenes leder Therje Andersen og verneombud Terje Bølviken. Handlingsplan er vedlagt, den samme som for VVAR. FDV er en administrativ enhet i fagavdeling NMK. Verneområdeinndelingen er en inndeling forankret i Arbeidsmiljøutvalget og tuftet på Arbeidsmiljøloven. Rapporten tydeliggjør ikke hvilke av disse områdene som beskrivelsen gjelder. Faktaoppsummering pr

29 For et verneområde har verneombud ikke deltatt på Rødberg skole vernerunden For et verneområde har vaktmester deltatt på Rødberg skole vernerunden For et verneområde har vareverneombud deltatt på Verneområde kommunehuset, avdeling vernerunden FØNK Rød berg Hilde Tingdal Røbech Rådgiver personalseksjonen uci

30 J. :punkt isånsvar Forslajtil løsiiing. :em arrva r rriéd %verneskjemaet I! Avdelingsmøter Møteplan og målrettede møter Fagsjef 0 Høy/lav (hhv sommer/vinter) temperatur Koble til aircondition. Ingen tilkopling 5.5 på servicekontoret til ventilasjon slik det er nå- kople til NMK 0 på egen Trekk i enkelte kontorer i rådm.ktr. ventilasjonen ellers i huset? fagavdeling Støy fra ventilasjonen hos Helge G. Justere luftstrømmen på råd.ktr. Dårlig renhold generelt på hele Gjennomgang av renholdsplanen, Anslått Dékkesinnen kostnad eget budsjett; 7 servicekontoret/arkivet. Spesielt på opplæring av renholdere, mindre bruk NMK 0 fellesrom/toalett av vikarer. Faglærte renholdere 8 Mangler brannplan, lite kunnskap om Oppsett av brannplan rømningsveier og branninstruks Info om rømningsveger og instrukser NMK 0 Gjennomføre brannvelse v/brannvernleder Servicekontoret har ingen Oppsett av benk på andre siden av ,- NEI 9 kjøkkenmulighet vegg mot HSB NMK 1, HMS. VERNERUNDEN 2014 HAN DLINGSPLAN for fagavdeling SFF 10 Førstehjelp Kunnskap om førstehjelp Fagsjef 0 11 Oppslag om vernetjenesten på Leder 5FF henger opp tilsvarende SFFs Fagsjef 0 servicekontoret mangler oppslag Dato (D& /4 Leder: Verneombud:..., Ja/nei

31 5.3 Dusj på kommunehuset Innspill til teknisk (vedlikeholdsplan kommunehuset) 9 Matsikkerhet Ansatte kan bruke bokser med navn på sin mat HELSE, MIUØ OG SIKKERHET HAN DLINGSPLAN 2014 for verneområde FØNK Frist: som avtalt med din fagsjef Punkt i samsvar Arbeidsmiljøforhold/sak Forslag til løsning Hvem har ansvar Anslått Dekkes innen med kostnad eget verneskjemaet budsjett; Ja/nei 7.6 Kildesortering Oppfølging av kommunestyrevedtak Oddbjørn 8.2 BrannØvelse Etterspørre brannøvelse Kai Dato Signatur

32 0 Punkt i samsvar Arbeidsmiljøforhold/sak Forslag til løsning Hvem har ansvar Anslått Dekkes innen med kostnad eget verneskjemaet budsjett; Ja/nei HELSE, MIUØ OG SIKKERHET HAN DLINGSPLAN 2014 for vemeområde fagkontor sbk Brannslukkingsutstyr Kjøpe inn brannteppe fagsjef Ja Dato: Signatur er Verneomud?

33 Nore og UvcjaJ komiu,e r 0 I 1WI 2014 Punkti Arbeldsmiliøforbold/sak ForSIagtflIø5nIng Hvem tiaransvar Anstâtt Dekkes innen samsvar med kostnad eget budsjett; vemeskjemaet Ja/nei 1.1 Medarbeldersamtaler, kontor og Mer systematisk Fagsjef - Ja saksbehandlere. gjennomføring for alle tidligere på året ansatte på kommunehuset vinterdager. Fagavdeling for næring, miljø og kommunalteicniicic Ark..7ô 2 / C? knr / HELSE, MIUØ OG SIKKERHET s)etl.j7ie HANDIJNGSPLAN 2014 for vemeområde: NMKavdellngens kontor/saksbehandlere, Utmarkssenteret og Kufturarv/bygdetun. 1.3 MTM. Oppfølging bl.a. av Lage nødvendige Fagsjef - Ja delegasjon og organisatoriske tiltak beskrivelser og fullmakter 1.4 AvdelingsmØter Utarbeide møteplan Fagsjef - Ja 4.0 Oppfølging sykemeldte. Ny gjennomgang med Fagsjef - Ja Dlalogmøter. mellomledere 5.3 Toalett- og garderobeforhold Dusj og garderober for Fagsjef/Rådmann Nei 5.5 Temperatur utmarkssenteret lilleggsvarme kalde Fagsjef Nei 5.7 t.uftmengde/kvalitet Ventilasjon for 3 kontorer Fagsjef/rådmann Nei nærmest kantina 5.8/ 5.10 Belysning/lamper utmarkssenteret Flytte lamper/ anskaffe Fagsjef Nei

34 utmarkssenteret og bygdetunet data blader utmarkssenteret rutiner 7.1/7.3 Renhold støvtørking / hovedrent Renholdsplan / gjennomgå Fagsjef - Ja 6.3 Tilgjengelige datablad på Skrive ut aktuelle Fagsjef - Ja 6.1 Plassering av Låsbart skap/benk på Fagsjef? Ja kjemikalier/vaskemidler bygdetunet bygdetunet. kaffetrakter/vannvarmere Grønneflåtastua på 8.8 Tidsbryter Tidsbrytere i skolestua og Fagsjef? Ja 8.7 Blinkende lysrør Utmarkssenteret Vaktmester sjekker opp Fagsjef - Ja utmarkssenteret 8.3 Brannsiukningsutstyr Ekstra brannsiokker ved Fagsjef - Ja kaffebenk på 8.2 Brannøvelser Gjennomføres høsten 2014 Fagsjef - Ja avfall på bygdetunet 7.4 Ledninger på gulvet LØse ledninger på hev/senk- Fagsjef - Ja bord må henges opp. 7.6 Rutiner for kildesortering Innføre kildesortering for Fagsjef? Ja 5.9 Blending/refleks fra vinduer Montere lameller i Fagsjef - Ja ekspedisjonen NMK nye? fl

35 Dato Signatur: JW70 1WW Fags& Vemeombud 2W -i utstyr gå gjennom rutiner. 10. Førstehjelp, kursog tilgjengelig Avholde førstehjelpskurs og Fagsjef? Ja kommunehuset. kontorene etter møter på 9.1 I 9.2 Rydding kjøleskap utmarkssenteret Rutiner for rydding Alle på utmarks- - Ja 9.3 Rydding kjøkkenbenk Rydding oppvask, spesielt Fagsjef - Ja

36 1.4 Barneverntjenesten lite Finne egnede tider når CS 0 ja budsjett; Ja/nei 2.6 Flere ansatte har behov for Barneverntjenesten trenger 3-4 IKT?? Nei dårlige pasientstoler innkjøp av nye Christianne ja 5.4 Garderobeforhold dårlige Egen dusj på kommunehuset rådmann?? nei Toa lett for ansatte 5.7 Luftkvalitet dårlig Sjekke ventilasjon særlig på rådmann??nei HELSE, MIUØ OG SIKKERHET HANDLINGSPLAN 2014 for verneområde Svarfrist: 20. juni Punkt i Arbeidsmiljøforhold/sak Forslag til løsning Hvem har ansvar Anslått Dekkes samsvar med kostnad innen verneskjemaet eget tilgjengelig til felles møter tjenesten er samlet på Rødberg 2.1 Ikke regulerbare tilrettelegging CS ja arbeidsplasser resepsjon legekontor 2.4 arbeidsstillinger lnformasjon/ tilrettelegging CS/ BHT ja større skjerm Utilfredsstillende innkjøp av egnede løsninger Christianne ja arbeidsforhold for legesekretærene Røykluft inn i møterom mene ventilasjonsanlegget, inn i Fjerne røykebøtter, innføre kontorene røykefritt kommunehus

37 storrengjøring: vindusvask Forutsigbarhet om når og Ja 7.4 osv hvordan 5000? Ledninger i kontakt med Gjennomgang og finne tekn. 7.6 panelovner, brannfare Løsninger med rør? HSB / IKT/elektriker jevnlig kommunelege/kontorleder/ambulansepersonell 0 ja Tilbud om 1.hjelpskurs ansatte på HSB og på k-huset 7.1 Renhold generelt dårlig og Gjennomgang av NMK/ HSB på noen steder ikke nok, arbeidsoppgaver/informasjonsærlig helsestasjon kommunikasjon Kildesortering ikke NMK? nei gjennomført Innføring av kildesortering Brannplan mangler, Lage plan og gjennomføre Brannsjef 0 Nei brannøvelser ikke opplæring gjennomført på flere år Brannsiukningsutstyr? Merking av rømningsvei? Opplæring/info mangler ja 8.8 Kaffetrakter og Finne egnede løsninger CS 1000? vannvarmere uten tidsbryter Førstehjelpsrutiner mangler Førstehjelpsutstyr sjekkes Kontorleder legekontor 0 Ja

38 Bråflåttun: Utbedringer som er foreslåtte bør innarbeides I vedlikeholdsplan NMI( for Ansvar: OF Barnevernlokalene Lampeland: Forslagene sendes til rådmann Flesberg kommune. Ansvar: CS Dato Signatur _Christianne Stroop Hopstad Leder Verneombud

39 HELSE, MIUØ OG SIKKERHET HANDLINGSPLAN 2014 for verneområde: Fagavdeling pleie rehabilitering og omsorg Punkt i samsvar Arbeidsmiijøforhold/sak 1:rsIag til løsning } Hvem har ansvar Anslått Dekkes med kostnad innen eget verneskjemaet I budsjett; Ja/nei Fra tidligere Spørsmål fra ansatte om det finnes vernerunder i rutiner for kontroll og rengjøring av 2008, 2009, 2010, ventilasjonsanlegget. 2011: I forbindelse med ombygging ble ventilasjonskanaler på hovedkjøkken byttet ut I rengjort. To personer hadde Innekhma igjennom flere år hatt misstanke om at Huseier/NMK 7 7 deres allergiplager på jobb kom fra ventilasjonssystemet. De har i ettertid ikke hatt slike plager. Dette er en av hovedgrunnene til at rutiner etterspørres. Det er ønskelig med skriftlig tilbakemelding / dokumentasjon. Henviser til ergonomisk PRO Kr ,- Ja 2. Ergonomi risikovurdering utført i 2013: Behov Kjøpe inn egnede kurver og for trailer med regulerbar bunn i støtdempende matter. vaskeriet, samt nye støtdempende mattertil å stå på.

40 Det er behov for automatisk åpning av dører ved vaktmesterinngang i Ettermontere automatiske Huseier/NMK?? forbindelse med ut fraktning av døråpnere. søppel og tralle med matavfall fra hovedkjøkken. 5 Arbeidsiokaler, Hadde det vært automatisk inneklima, lys og døråpner er det letter for de som er støy beboere å komme ut og inn på Huseier/NMI(?? egenhånd. 5.4 Også lettere for de som hjelper Tilrettelagt for andre spesielt i rullestol å komme ut funksjonshemmede Institusjonen bør generelt bli bedre på 7 Orden, kildesortering vedlikehold, renhold, Nåværende rutiner utvides og Huseier/NMK?? kildesortering forbedres Det mangler en persienne på 5 Arbeidsiokaler, kjøkkenvindu avd.c.det blir fortsatt inneklima, iys og veldig varmt inne der. Og forhold til Huseier/NMK?? støy spise og matsituasjonen er det ønskelig å få dette på plass.

41 2018 Nore og Uvdal kommune Rødberg Arkiv 145 Saksmappe 2014/784 Avd. Personalseksjonen Saksbehandler : Hilcle Tingdal Røbech økonomiplanen for perioden og budsjett for horingsuttalelse fra Arbeidsmfljoutvalget. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Høringsuttalelse fra Arbeidsmiljøutvalget til økonomiplanen for perioden 2015 budsjett og Fakta: Rådmannens forslag til Handlingsplan og budsjett for 2015 er lagt fram og sendt på høring; se vedlegg. Arbeidsmiljølovens 7-2 (2) sier at utvalget skal behandle planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutvalget er en høringsinstans med frist til 4. desember Kommunestyret fatter endelig vedtak Rådmannen orienterer utvalget i møtet.

42 Saksbehandlers vurdering: Økonomiplanen er forankret i Kommuneplanen. Arbeidsmiljøutvalget har med dette en anledning til å påvirke slik at vedtatt økonomiplan i størst mulig grad harmonerer med de utfordringene kommunen har innenfor HMS. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens budsjettforslag til orientering.

43 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/788 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingclal Røbech Fysisk aktivitet for kommunalt ansatte. MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Oppfølging av Arbeidsmiljølovens 3-4 Vurdering av tiltak for fysisk aktivitet. Fakta: Vemeombudet i Rødberg bamehage, Gunn Lian, har sendt brev til Arbeidsmiljøutvalget datert 8. oktober «Vi ønsker at kommunen kan bruke sine kommunale fysioterapauter til å gi noe til oss ansatte i kommunen». Se vedlagt brev. Arbeidsmiljølovens 3-4 Vurdering av tiltak for fsrsisk aktivitet sier følgende: Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne. Nore og Uvdal kommune er en JA-kommune. I den nye la-avtalen har forebygging etter sterkere fokus enn i tidligere avtaler.

44 Saksbehandlers vurdering: Regelmessig fysisk aktivitet er forebyggende for sykefravær. De ansatte har selv et ansvar for å sørge for egen helse ved å restituere seg i fritiden. Om også arbeidsgiver skal legge til rette for fysisk aktivitet er noe arbeidsgiver skal vurdere, jfr. aml 3-4. I dag har ikke rådmannen noen oversikt over eventuelle treningstilbud til kommunalt ansatte, ei heller den økonomiske siden. Med dette legges sak fram til drøfting i Arbeidsmiljøutvalget. Rådmannens forslag til vedtak: Forslag fremmes ikke.

45 hindre belastningskader ved å «bygge opp muskier» ved trening, som igjen kan være med på å forhindre sykemeldinger. Dette kommer kommunen til gode ved at arbeidstakeren holder seg i god fysisk form, og for å Vi mener det er viktig at kommunen kan «oppmuntre» til trening, og da ved at dette er gratis. periode. Det var vanngym og trening i gymsalen med kommunal f,sioterapeut. Vi er noen damer i Rødberg bamehage som savner gratis-trimmen som kommunen hadde i en Vi syns det er synd ar dette er kuttet ut. Rødberg 8.oktober 2014 Vemeombud i Rødberg Bamehage Gunn Lian Mvh Håper på positiv tilbakemelding de klarer å få instruktøer. gjennom friskoteket. Dette er en veldig bra trening, men det koster penger hvis du ikke har ansatte som ikke blir med på denne treningen, fordi de føler at de må melde seg inn som medlem i friskoteket., («drop in» timen koster 90 kr pr gang) kommunen. Ved å gi gratis trening i time i uka i gymsal, og evt i time vanngym i uka, hvis Vi ønsker at kommunen kan bruke sine kommunale fysioterapeuter til å gi noe til oss ansatte i grønn resept. På disse treningene er det pr i dag flertall av kommunens ansatte. Vet det er flere Det er et lavterskeltilbud i time en gang i uka nå med fysioterapeut (kommunal ansatt) hva en burde trene! ikke gjøre, for å forebygge belastningskader. det er lettere å trene når en blir «pushet» av en instruktør. Pluss at en da kan få veiledning på Men vi her i barnehagen ønsker trening i gymsalen med instruktør, helst fysioterapeut, fordi fysioterapeuten, noe som arbeidsgiver betaler, og det er veldig bra. Vi vet at det på sykehjemmet er tilbud til de ansatte ved å bruke treningsrommet hos &:i cc3la\ L/(

46 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/788 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Rapport fra Opplevelsesdagen 2014 MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Rapport fra Opplevelsesdagen Fakta: Arbeidsmiljøutvalget vedtak i sak 11/13 Opplevelsesdag i Rødberg Fritidspart 2014, oppretting av komite, følgende vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget oppretter en arrangementskomite for Opplevelsesdagen 2014 som består av 1 representant med vararepresentant for følgende områder: FØNK, SBK, NMK, HSB, PRO. 2. Fagavdeling for Sentraladministrasjonen og fellesfunksjoner er sekretariat. 3. Leder for hvert av områdene skal innen 1. juli ha oppnevnt sin representant. 4. Komiteen velger selv leder. 5. Planleggingen gjøres i ordinær arbeidstid. Er det behov for å møtes utenom, skal den enkelte representanten avkiare dette i forkant med nærmeste leder. 6. Komiteen orienterer utvalget om arbeidet. 7. Mandat: planlegge aktiviteter, utarbeide og følge budsjettet, ansvarlig for gjennomføring og utarbeiding av sluttrapport. Rapporten skal leveres rådmannen innen

47 8. Behov for arbeidskraft i tillegg til komiteen avkiarer fagavdelingens valgte representant med nærmeste leder. Arbeidet er gjennomført og dokumenteres i vedlagt rapport med regnskap. Saksbehandlers vurdering: Et stort tverretatlig arbeid er gjennomført. Av kommunens 366 ansatte deltok 241 personer. Med en gjennomføring på 2 dager, er det tatt hensyn til arbeidstid for alle ansatte. Arrangementsmessig er det krevende men nødvendig, alle har samme mulighet til å delta. Kommunesenterets Fritidspark er samlingsstedet; vakkert område omkranset av vakker natur og kultur. Komiteen har lagt ned et stort arbeid over lang tid, dette i tillegg til sitt ordinære arbeid. Med unntak av hovedattraksjonen var alle andre aktører lokale. Det kjennes godt. Vi har mye å være stolte av. økonomisk har det vært stram styring og budsjettet er overholdt. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten til orientering.

48 ol< Inkluderende arbeidsliv Rapport om Opplevelsesdagen for kommunalt ansatte 2014 med forankring i Arbeidsmiljøutvalgets sak 11/13. Arrangementskomite Fagavdeling Medlem Varamedlem Fønk Elsi Haug Sandra Arango SBK Line Bjørnestad Merete B Bra ndsgård NMK Terje Halland Britt G Halland HSB Elin Hagen Kathrine Hopstad PRO Åse Berit Løitegård Grete Tollefsen Sekretariat: fagavdeling for Sentraladministrasjonen og fellesfunksjoner vi Hilde Tingdal Røbech Leder ble valgt av komiteen: Line Bjørnestad Antall møter: 2013: 12.09, : 14.01, 18.02, 25.03, 18.08, Møtene er holdt i ordinær arbeidstid. Arrangementsdager: 20. og 21. august Arrangementsvarighet: Antall deltakere: 241 Budsjett og regnskap; se vedlegg. Pris per ansatt: Komiteens arbeid arrangementsdagene var utover ordinær arbeidstid. For alle ble det bestemt avspasering, ingen overtidsutbetaling. Tilbakemeldinger: Deltakerne: svært positivt. Kjekt og viktig å møtes. Komiteen: positivt. De største utfordringene var økonomiske avkiaringer samt sene tilbakemeldinger fra hovedattraksjonen. Lærerikt å jobbe sammen med andre. Arbeidsgiver: positivt. At det skjer sensommer oppleves totalt sett positivt. Rød berg Hilde Tingdal Røbech sekretær

49 Mat Gaver HonorarTomas Bjerke Skyss og kost Honorar hovedattraksjon, honorar Tekst Budsjett Regnskap UTGIFTER Hilde Tingdal Røbech Annen finansiering Velferdsmidler2ol INNTEKT Sum Rekvisita Telt, bord, stoler BUDSJETT OG FINANSIERINGSPLAN, versjon Opplevelsesdag 2014, 20. og 21. august

50 Nore og Uvdal kommune Rødberg : Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/805 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Hilde Tingdal Røbech Moteplan 2015 for Arbeidsmiljoutvalget MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget /14 Saken gjelder: Møteplan 2015 for Arbeidsmiljøutvalget. Fakta: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er et partssammensatt utvalg hjemlet i Arbeidsmiljølovens 7. Utvalgets oppgaver er hj emlet samme sted. For 2014 var det planlagt 5 møter. Møtet i september ble utsatt fordi verken leder eller nestleder kunne delta. Fakta om møteplanen for de tidligere årene: tilpasset plan- og budsj ettprosesser. møtedag onsdag kloklceslett Med dette foreslås møteplan for 2015.

51 Saksbehandlers vurdering: Møteplan er en klar innramming av utvalgets arbeid. Medlemmene har travle dager. En møteplan som vedtas tidlig kan være med å sikre at utvalget kan gjennomføre møter med flest mulig til stede. Rådmannen foreslår en møteplan med til sammen 4 møter. Ved behov for flere berammes de etter avtale med utvalget. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalgets møteplan for 2015 er: 18.02, 27.05, 02.09, 11.11